Přemýšleli jste někdy nad tím, proč některé společnosti přitahují špičkové talenty, zatímco jiné mají potíže s obsazováním pracovních pozic? Nebo proč jeden tým může být plný energie a produktivní, zatímco jiné se jen s námahou protloukají každým dnem? Odpověď vás možná překvapí: vše závisí na dobře definovaných procesech v oblasti lidských zdrojů.
Procesy v oblasti lidských zdrojů jsou systematické rámce, které zajišťují, že pracovní síla organizace je zdravá a spokojená a v souladu s jejím posláním. Jsou životně důležitou součástí každé organizace a pomáhají zaměstnavatelům zvládat vše od hledání těch nejlepších talentů až po udržení prosperity zaměstnanců.
Bez správných postupů v oblasti lidských zdrojů můžete skončit s nekvalifikovanými zaměstnanci, frustrovanými zaměstnanci kvůli nejasným očekáváním nebo dokonce s právními problémy v případech, kdy není dodržován správný protokol pro vyřizování stížností nebo propouštění.
Silné procesy v oblasti lidských zdrojů zajišťují hladký chod, pozitivní pracovní prostředí a tým připravený podávat nejlepší výkony.
Tento článek se zabývá tím, jak zavést jasné procesy v oblasti lidských zdrojů, vytvořit vynikající personální oddělení a používat nástroje k optimalizaci pracovních postupů od začátku do konce.
Jaké jsou klíčové procesy v oblasti lidských zdrojů?
Procesy v oblasti lidských zdrojů jsou základními stavebními kameny úspěšného a zdravého pracovního prostředí. Zahrnují vše od hledání správných lidí (nábor) až po udržení jejich zapojení a spokojenosti (řízení výkonu, vztahy se zaměstnanci).
Pojďme se podívat na klíčové procesy v oblasti lidských zdrojů.
1. Nábor
Nábor je základem silného plánování lidských zdrojů a slouží jako brána k budování talentovaného a úspěšného týmu. Je to první krok v oblasti lidských zdrojů, kdy identifikujete potřebu talentů ve společnosti a vydáte se hledat ideálního kandidáta, který tuto pozici obsadí.
K tomuto účelu můžete také použít software pro řízení talentů.
Nábor zahrnuje úkoly jako:
- Vytvoření popisu pracovní pozice: Vypracování jasného a poutavého popisu, který nastiňuje odpovědnosti dané pozice, požadované dovednosti a firemní kulturu.
- Sourcing: Oslovení potenciálních kandidátů prostřednictvím pracovních portálů, sociálních médií nebo doporučení zaměstnanců
- Výběr: Prohlížení životopisů a provádění úvodních pohovorů za účelem výběru kvalifikovaných uchazečů
- Výběr: Provedení hloubkových pohovorů, technických hodnocení nebo ověření referencí u kandidátů, kteří postoupili do užšího výběru, s cílem najít nejvhodnějšího uchazeče.
Dobře definovaný náborový proces může přilákat špičkové talenty, zkrátit dobu náboru a vytvořit pevný základ pro úspěch vaší společnosti.
ClickUp, efektivní nástroj pro řízení lidských zdrojů, vám s těmito kroky může pomoci. Nabízí například bezplatný zdroj, který vám pomůže s náborovým procesem – šablonu ClickUp Implementation Plan for Recruitment Template(Plán implementace ClickUp pro nábor).
Máte potíže najít ideálního zaměstnance? Budování silného týmu začíná zjednodušeným náborovým procesem.
Zde je návod, jak šablonu plně využít:
- Vlastní stavy úkolů: Vlastní stavy jako „K provedení“, „Probíhá“, „Vyžaduje vstup“, „Hotovo“ a „Dokončeno“ vám pomáhají vizuálně sledovat průběh každého úkolu v rámci náborového procesu. Díky snadno viditelným stavům má celý váš tým okamžitý přehled o tom, v jaké fázi procesu se každý kandidát nachází.
- Vlastní pole: Každý úkol lze doplnit o vlastní pole, která obsahují důležité informace, jako jsou „Dokumenty“ (životopisy, motivační dopisy), „Fáze náboru“ (výběr, pohovor atd.), „Tým“ (náborový manažer, HR), „Průběh“ (poznámky, zpětná vazba z pohovoru) a „Úsilí“ (odhadovaný časový nárok). Tento přizpůsobený přístup zajišťuje, že všechny relevantní informace jsou snadno dostupné pro každého kandidáta a pozici.
- Vlastní zobrazení: Vytvořte čtyři odlišná zobrazení pro vizualizaci vašeho náborového procesu: Časová osa náboru: Získejte komplexní vizuální časovou osu celého náborového procesu a zajistěte, aby všechny kroky byly dokončeny v požadovaném časovém rámci Hodnocení úsilí: Odhadněte a sledujte časovou náročnost jednotlivých úkolů, což usnadní lepší alokaci zdrojů. Průvodce pro začátečníky: Sjednoťte všechny materiály a zdroje pro zapracování nových zaměstnanců na jednom snadno přístupném místě. Průběh náboru: Sledujte celkový průběh náboru s jasným přehledem o pohybu kandidátů v procesu.
- Časový harmonogram náboru: Získejte komplexní vizuální přehled celého procesu náboru a zajistěte, aby všechny kroky byly dokončeny v požadovaném časovém rámci.
- Hodnocení úsilí: Odhadněte a sledujte časovou náročnost jednotlivých úkolů, což usnadní lepší alokaci zdrojů.
- Průvodce pro začátečníky: Sjednoťte všechny materiály a zdroje pro zaškolení nových zaměstnanců na jednom snadno přístupném místě.
- Průběh náboru: Sledujte celkový průběh náborových aktivit a získejte jasný přehled o pohybu kandidátů v náborovém procesu.
- Časový harmonogram náboru: Získejte komplexní vizuální časový harmonogram celého procesu náboru a zajistěte, aby všechny kroky byly dokončeny v požadovaném časovém rámci.
- Hodnocení úsilí: Odhadujte a sledujte časovou náročnost jednotlivých úkolů, což usnadňuje lepší alokaci zdrojů.
- Průvodce pro začátečníky: Sjednoťte všechny materiály a zdroje pro zaškolení nových zaměstnanců na jednom snadno přístupném místě.
- Průběh náboru: Sledujte celkový průběh náborových aktivit a získejte jasný přehled o pohybu kandidátů v náborovém procesu.
2. Zapracování nových zaměstnanců
Po fázi náboru následuje onboardování, proces lidských zdrojů, který zajišťuje hladký přechod nových zaměstnanců do firemní kultury a role. Přemýšlejte o tom jako o přivítání nového hráče v týmu – neposlali byste ho do hry bez jakéhokoli vysvětlení, že? Onboarding spočívá v tom, že novým zaměstnancům poskytnete znalosti, zdroje a podporu, které potřebují, aby byli úspěšní od prvního dne.
Zde je několik klíčových příkladů toho, co může zahrnovat zapracování nových zaměstnanců:
- Zaslání uvítacího e-mailu s nezbytnými informacemi a nastavení očekávání pro první den
- Vřelé přivítání, představení kolegům, příprava pracovního prostoru a poskytnutí přehledu o společnosti a pracovní pozici
- Poskytování komplexních školicích programů o firemních politikách, nástrojích a postupech specifických pro jejich roli
- Přiřadit jim mentora, který jim může odpovídat na otázky, poskytovat poradenství a pomáhat jim orientovat se v firemní kultuře.
- Seznámit je s KPI, které musí noví zaměstnanci splnit, aby dosáhli požadovaného výkonu.
Například zkušenosti s nástupem nových zaměstnanců do společnosti Google jsou údajně tak úžasné, že 77 % nových zaměstnanců uvádí , že mají pozitivní zkušenosti. Google toho dosahuje díky pečlivému procesu zaměřenému na přípravu před nástupem, systémům buddy a strukturovanému orientačnímu programu.
Sundas Khalid, šampion Google v oblasti onboardingu, zdůrazňuje důležitost pre-boardingu.
„V momentě, kdy jsem řekl ano, mě tým Google bombardoval vřelými e-maily – od personalistů přes budoucí manažery až po kolegy z týmu! Byl to úžasný pocit,“ svěřil se. To udává tón pro příjemnou a pozitivní zkušenost od samého začátku.
Google spojuje nové zaměstnance, tzv. Nooglery, s parťáky ještě před jejich prvním dnem v práci. Tito „přátelé z pracoviště“ jim v novém prostředí poskytují přátelskou tvář a známý hlas. První den parťák funguje jako průvodce, ukazuje jim okolí a pomáhá jim seznámit se s firemní kulturou. Díky tomu, že Google klade důraz na přípravu před nástupem, budování vztahů prostřednictvím parťáků a komplexní orientaci, připravuje Nooglery na úspěch.
Pokud se vám ruční správa celé škály úkolů souvisejících s nástupem nových zaměstnanců jeví jako příliš náročná, zkuste k zefektivnění procesu využít bezplatné šablony pro řízení lidských zdrojů.
3. Školení a rozvoj
Školení a rozvoj (T&D) je zásadní proces v oblasti lidských zdrojů, který přesahuje pouhé vybavení zaměstnanců dovednostmi potřebnými pro výkon jejich současné práce. Jedná se o investici do jejich dlouhodobého růstu a potenciálu.
Školení:
- Dovednosti specifické pro danou pozici: Poskytování novým nebo stávajícím zaměstnancům specifických znalostí a dovedností potřebných k efektivnímu výkonu jejich rolí. Může se jednat o školení v oblasti softwaru, workshopy zaměřené na znalost produktů nebo bezpečnostní protokoly.
- Školení v oblasti dodržování předpisů: Vzdělávejte zaměstnance v oblasti firemních politik, právních předpisů a etických pokynů relevantních pro jejich práci.
Rozvoj:
- Školení vedoucích pracovníků: Vybavení zaměstnanců s vysokým potenciálem dovednostmi potřebnými k vedení a inspiraci týmů
- Rozvoj měkkých dovedností: Pomáháme zaměstnancům rozvíjet komunikační dovednosti, schopnost týmové práce, řešení problémů a time management.
- Plánování kariérního růstu: Spolupráce se zaměstnanci s cílem identifikovat jejich kariérní cíle a poskytnout jim příležitosti k postupu v rámci společnosti.
Investicí do komplexního programu vzdělávání a rozvoje můžete zvýšit morálku zaměstnanců, zlepšit pracovní výkon, podpořit inovace a zvýšit retenci zaměstnanců.
Společnost Unilever se v rámci svého programu Unilever Compass zavázala do roku 2025 zvýšit kvalifikaci všech zaměstnanců o dovednosti potřebné pro budoucnost. Jejich výzkum zjistil, že účastníci workshopů zlepšili celkovou produktivitu o 41 %.
Patrick Hull, viceprezident pro budoucnost práce ve společnosti Unilever, řekl:
Již brzy jsme identifikovali potřebu větší mobility talentů, větší flexibility a neustálého vzdělávání. Všichni mluvili o důležitosti celoživotního vzdělávání, a tak jsme se rozhodli, že je na čase prozkoumat trh a najít nástroje a nápady, které bychom mohli implementovat, aby měly dopad na naši organizaci.
Již brzy jsme identifikovali potřebu větší mobility talentů, větší flexibility a neustálého vzdělávání. Všichni mluvili o důležitosti celoživotního vzdělávání, a tak jsme se rozhodli, že je na čase prozkoumat trh a najít nástroje a nápady, které bychom mohli implementovat, aby měly dopad na naši organizaci.
Společnost Unilever vytvořila interní program flexibilní práce, který spojuje lidi s projektovými příležitostmi v jiných oblastech podnikání. Tato iniciativa bude rozšířena o platformu umělé inteligence, která pomůže vedoucím pracovníkům rychle zajistit zdroje pro projekty.
Společnost Unilever si uvědomuje, že lidé definují smysluplnou práci různými způsoby, a proto upřednostnila transparentnost v oblasti interních příležitostí. Vytvořením rovných podmínek s rovnou viditelností pro všechny členy týmu zajistila, že přidělené projekty odpovídají aspiraci a silným stránkám ideálního kandidáta. Tento přístup podporuje kulturu, ve které mohou zaměstnanci aktivně vyhledávat práci, která odpovídá jejich definici smysluplnosti.
4. Udržení zaměstnanců
Zapojení zaměstnanci jsou ve hře kvůli hře samotné; věří v poslání organizace. *
Zapojení zaměstnanci jsou ve hře kvůli hře samotné; věří v poslání organizace. *
Retence je proces v oblasti lidských zdrojů, který se zaměřuje na udržení spokojenosti a angažovanosti talentovaných zaměstnanců a v konečném důsledku na jejich motivaci zůstat ve společnosti.
Zde je několik příkladů, jak personální oddělení využívá strategie udržení zaměstnanců ve prospěch organizace i jejích zaměstnanců:
- Konkurenceschopné odměny a benefity: Nabízejte konkurenceschopné platy, bonusy, zdravotní pojištění a další výhody, abyste ocenili přínos zaměstnanců.
- Rovnováha mezi pracovním a soukromým životem : Podpora flexibilních pracovních podmínek, politiky volného času a iniciativ, které pomáhají zaměstnancům efektivně řídit jejich osobní a profesní život.
- Uznání výkonu: Veřejné i soukromé uznání a odměňování úspěchů zaměstnanců za účelem posílení morálky a pocitu úspěchu.
- Příležitosti k profesnímu rozvoji: Poskytování průběžného školení, mentorských programů a příležitostí k vnitřnímu růstu, aby zaměstnanci měli stále nové výzvy a byli zapojení.
- Pozitivní pracovní kultura: Podpora kultury spolupráce, otevřené komunikace, respektu a psychologické bezpečnosti, kde se zaměstnanci cítí oceňováni a podporováni.
Společnost ConocoPhillips se může pochlubit průměrnou délkou zaměstnání 10,6 let, což je možné díky bezvadným benefitům a výhodám, které společnost nabízí. Mezi tyto benefity patří roční peněžní bonusy, zdravotní pojištění, životní pojištění a příspěvek společnosti na spoření ve výši 6 % platu, který se někdy zvyšuje i nad 6 %.
5. Vztahy se zaměstnanci
Vztahy se zaměstnanci, které jsou základním kamenem silných personálních postupů, se zaměřují na budování pozitivních a produktivních vztahů mezi zaměstnavateli a zaměstnanci.
Zde je návod, jak profesionálové v oblasti lidských zdrojů řídí tento důležitý proces:
- Komunikační kanály: Vytvoření jasných a konzistentních komunikačních kanálů, kde se zaměstnanci cítí pohodlně při vyjadřování svých obav, navrhování zlepšení nebo hledání rady.
- Řešení konfliktů: Usnadnění spravedlivého a efektivního řešení konfliktů na pracovišti, ať už mezi kolegy, manažery nebo týmy.
- Zapojení zaměstnanců: Zavádění iniciativ, které podporují účast zaměstnanců, jejich pocit sounáležitosti a odpovědnosti v rámci firemní kultury.
- Řízení výkonu: Poskytování průběžné zpětné vazby, hodnocení výkonu a příležitostí k růstu, aby zaměstnanci zůstali motivovaní a v souladu s cíli společnosti.
- Postupy pro podávání stížností: Stanovení jasných a přístupných postupů, které zaměstnanci mohou využít k řešení svých stížností nebo obav, a zajištění spravedlivého a respektujícího procesu.
6. Požadavky zaměstnanců
Žádosti zaměstnanců jsou důležitým, ale často opomíjeným procesem v oblasti lidských zdrojů, který usnadňuje dotazy, žádosti a změny zaměstnanců související s jejich zaměstnáním.
Takto fungují požadavky zaměstnanců v dobře definovaném HR procesu:
- Centralizovaný systém: Zavedení uživatelsky přívětivého systému (online portál, e-mailová adresa, speciální formulář), prostřednictvím kterého mohou zaměstnanci podávat žádosti.
- Jasná kategorizace: Stanovení jasných kategorií pro běžné žádosti, jako jsou dovolené, volno, výměna vybavení nebo aktualizace benefitů.
- Definované schvalovací procesy: Nastavení jasných schvalovacích procesů pro různé typy žádostí
- Komunikace a sledování: Poskytování jasné komunikace ohledně stavu žádostí zaměstnanců, informování zaměstnanců během celého procesu
7. Řízení výkonu
Řízení výkonu, klíčový proces v oblasti lidských zdrojů, je systematický způsob, jakým hodnotíme, rozvíjíme a motivujeme zaměstnance, aby plně využili svůj potenciál a přispěli k dosažení cílů společnosti.
Jedná se o nepřetržitou zpětnou vazbu – obousměrnou komunikaci, v rámci které zaměstnanci dostávají jasná očekávání, průběžnou podporu a příležitosti k růstu, zatímco jejich příspěvky jsou uznávány a sladěny se strategickým směřováním společnosti.
Zde je několik příkladů, jak profesionálové v oblasti lidských zdrojů využívají řízení výkonu k dosažení optimálních výsledků:
- Stanovení cílů: Společné stanovení cílů v oblasti lidských zdrojů mezi zaměstnanci a manažery, které zajišťuje, že individuální cíle jsou v souladu s cíli oddělení a společnosti.
- Pravidelná zpětná vazba: Poskytování průběžné zpětné vazby k výkonu, jak pozitivní, tak konstruktivní, po celý rok.
- Hodnocení výkonu: Provádění pravidelných hodnocení výkonu v souladu s KPI v oblasti lidských zdrojů za účelem formálního posouzení pokroku zaměstnanců ve vztahu k dohodnutým cílům.
- Příležitosti k rozvoji: Identifikace individuálních silných a slabých stránek a vytváření příležitostí k růstu prostřednictvím školení, mentoringu nebo programů rozvoje dovedností.
- Uznání výkonu: Uznání a odměňování vynikajícího výkonu veřejně i soukromě
8. Správa odměn a benefitů
Odměny a benefity, základní proces v oblasti lidských zdrojů, pomáhají přilákat, udržet a motivovat talentované zaměstnance. Jedná se o celkový balíček, který nabízíte zaměstnancům a který zahrnuje jak finanční odměny, tak cenné výhody.
Vezměme si například rostoucí softwarový startup. Personální manažeři mohou nabízet konkurenceschopné platy, komplexní zdravotní pojištění s nízkými spoluúčastmi, velkorysou placenou dovolenou a volno pro duševní zdraví a flexibilní pracovní podmínky, aby přilákali a udrželi mladé talenty na konkurenčním technologickém trhu. Mohou zavést programy opčních akcií, aby motivovali zaměstnance a podpořili jejich pocit sounáležitosti s úspěchem společnosti.
9. Dodržování předpisů
Dodržování předpisů zajišťuje, že vaše organizace dodržuje všechny příslušné zákony a předpisy v oblasti zaměstnanosti. Představte si to jako neviditelné silové pole, které chrání vaši společnost před právními důsledky.
Pokud například společnost nedodržuje předpisy o minimální mzdě a svým zaměstnancům vyplácí nižší mzdy, může personální oddělení čelit stížnostem nespokojených zaměstnanců, potenciálním pokutám od vládních orgánů a dokonce i poškození reputace.
Tím, že upřednostňuje dodržování předpisů, chrání personální oddělení organizaci před právními problémy, napomáhá vytvářet spravedlivé a etické pracovní prostředí a buduje důvěru zaměstnanců.
10. Odchod zaměstnanců
Ačkoli je často zastíněn náborem a zapracováním nových zaměstnanců, odchod zaměstnanců je klíčovým procesem v oblasti lidských zdrojů, který zajišťuje hladké a profesionální rozloučení mezi zaměstnancem a společností.
Představte si, že Sarah, marketingová manažerka v technologickém startupu, se rozhodla využít nové příležitosti. Takto by pro ni mohl vypadat dobře definovaný proces odchodu:
- Dva týdny před posledním dnem: Sarahin nadřízený David naplánuje schůzku, aby s ní prodiskutoval její odchod. Projdou její nadcházející úkoly a projekty a určí, co je třeba dokončit nebo předat jako prioritu.
- Týden před posledním dnem: Personální oddělení se setká se Sarah, aby zahájilo proces odchodu. To zahrnuje vyzvednutí majetku společnosti, jako je její notebook a průkaz, přezkoumání jejích benefitů podle zákona Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act (COBRA, program pokračování zdravotního pojištění v USA) a nastavení přímého vkladu poslední výplaty.
- Poslední den: Sarah stráví dopoledne dokončováním urgentních úkolů a schůzkami s kolegy, aby zajistila hladký přechod svých povinností. Zúčastní se také rozlučkového oběda organizovaného týmem, který je příležitostí k neformálnímu rozloučení a popřání všeho nejlepšího.
- Týden po posledním dni: Personální oddělení provádí s Sarah výstupní pohovor. Zde může sdílet svou upřímnou zpětnou vazbu o svých zkušenostech ve společnosti, jak pozitivní, tak negativní.
- Jeden měsíc po posledním dni: Sarah obdrží svou poslední výplatu a veškeré nevyplacené benefity, jak bylo dohodnuto během schůzky s personálním oddělením. Společnost jí na požádání také zašle formální doporučující dopis, ve kterém vyzdvihne její dovednosti a přínos.
Tento příklad ukazuje hladký proces odchodu zaměstnance, který je výhodný jak pro Sarah, tak pro společnost.
11. Plánování lidských zdrojů
Plánování lidských zdrojů je strategický proces předvídání budoucích potřeb pracovní síly a vyvíjení iniciativ k jejich naplnění. Představte si to jako plán – HR analyzuje současné talenty, předpovídá budoucí potřeby na základě obchodních cílů a vytváří plány k překlenutí případných mezer. To může zahrnovat cílený nábor, školicí programy nebo plánování nástupnictví pro klíčové role.
Například rostoucí technologická společnost může použít HR software pro plánování, aby identifikovala potřebu dalších softwarových vývojářů v příštím roce. Vedoucí pracovníci v oblasti lidských zdrojů by pak vypracovali náborovou strategii s cílem přilákat špičkové talenty a zároveň prozkoumali interní vzdělávací programy pro zvýšení kvalifikace stávajících zaměstnanců.
Nyní, když znáte kontrolní seznam pro důkladný proces v oblasti lidských zdrojů, pojďme se podívat na jeho význam.
Důležitost procesů v oblasti lidských zdrojů
Organizace bez dobře řízených procesů v oblasti lidských zdrojů je pouze souborem talentovaných jednotlivců, kteří se snaží dosáhnout společného cíle.
Efektivní procesy v oblasti lidských zdrojů zajišťují, že každý hraje svou roli při vytváření prosperující společnosti. Podívejme se na konkrétní způsoby, jakými robustní procesy v oblasti lidských zdrojů vytvářejí skutečně výjimečnou organizaci.
Procesy v oblasti lidských zdrojů a moderní podniky
Procesy v oblasti lidských zdrojů jsou páteří každého moderního podniku. Zajišťují plynulý tok talentů, od přilákání špičkových uchazečů až po udržení spokojenosti a angažovanosti zaměstnanců. Představte si je jako recept na budování vysoce výkonného týmu. Silný systém řízení lidských zdrojů vede k:
- Lepší nábor: Nalezení správných talentů pro danou práci
- Snížená fluktuace: Udržte si své nejlepší zaměstnance
- Zvýšená produktivita: Zapojení zaměstnanců, aby podávali lepší výkony
- Pozitivní pracovní kultura: Podpora inovací prostřednictvím spokojeného pracoviště
Jak procesy v oblasti lidských zdrojů ovlivňují udržení zaměstnanců, spokojenost v práci a produktivitu
Zefektivněné procesy v oblasti lidských zdrojů jsou základními kameny silné zkušenosti zaměstnanců. Mají přímý vliv na udržení zaměstnanců, jejich spokojenost a produktivitu v logickém řetězci:
- Efektivní procesy v oblasti lidských zdrojů (nábor, zapracování, školení) vedou k lepším rozhodnutím při přijímání zaměstnanců a vybavují zaměstnance dovednostmi, které potřebují k úspěchu.
- Zaměstnanci, kteří se cítí oceněni a připraveni, jsou s větší pravděpodobností spokojeni se svou prací.
- Spokojení zaměstnanci jsou více zapojení a produktivní a podávají nejlepší pracovní výkon.
- Vysoká produktivita vede k pozitivním obchodním výsledkům, což posiluje hodnotu silných procesů v oblasti lidských zdrojů.
Dobře řízené personální postupy vytvářejí spokojenou a produktivní pracovní sílu, která podporuje úspěch organizace. Zpráva společnosti McKinsey z roku 2024 uvádí, že odstranění překrývání, snížení počtu úrovní a úprava rozsahu řízení může mít dopad 5 až 10 procent na zvýšení efektivity, která přímo ovlivňuje produktivitu zaměstnanců.
Vliv procesů v oblasti lidských zdrojů na práci na dálku, zapojení zaměstnanců a dynamiku týmu
V prostředí práce na dálku po pandemii jsou procesy v oblasti lidských zdrojů důležitější než kdy jindy. Fungují jako most přes fyzickou vzdálenost a ovlivňují zapojení zaměstnanců a dynamiku týmu. Zde je vysvětlení, jak:
- Strukturované zapracování: Představte si nového zaměstnance, který je bez řádného představení nebo zaškolení vržen do virtuálního týmu. Dobře definovaný proces zapracování (např. online školicí moduly, virtuální setkání) pomáhá zaměstnancům na dálku cítit se vítáni, připraveni a propojeni s týmem od prvního dne.
- Jasné komunikační kanály: Práce na dálku může vyvolávat pocit izolace. Personální oddělení podporuje zapojení zaměstnanců tím, že vytváří jasné komunikační kanály (např. vyhrazené kanály Slack, pravidelné videohovory), kde se zaměstnanci cítí pohodlně při vyjadřování svých nápadů nebo obav.
- Řízení výkonu: Hodnocení výkonu nemůže být jen jednou ročně prováděnou formalitou. Personální oddělení podporuje silnou dynamiku týmu tím, že podporuje pravidelné zpětné vazby, jako jsou videohovory mezi manažery a zaměstnanci pracujícími na dálku. Díky tomu jsou všichni sladěni a motivováni.
Jde o vytvoření virtuálního prostředí, ve kterém se každý cítí oceněný, propojený a připravený podávat nejlepší výkon.
Vliv procesů v oblasti lidských zdrojů na „válku o talenty“
Společnost McKinsey v roce 1997 vytvořila výraz „válka o talenty“, aby popsala potíže, kterým čelí podniky při hledání a najímání kvalifikovaných pracovníků. Vzhledem k omezenému počtu kvalifikovaných uchazečů se společnosti dostávají do tvrdého boje o přilákání a udržení těch nejlepších pracovníků.
Nejde o dočasný trend – je to nová norma. A v této válce jsou vaším nepřítelem neefektivní HR procesy. Plýtvají drahocenným časem, zdroji a v konečném důsledku i vaší šancí získat talenty, které potřebujete k vítězství.
Procesy v oblasti lidských zdrojů hrají v této válce klíčovou roli:
- Jak vyhrát bitvu o nábor: Silné náborové procesy s jasnými popisy pracovních pozic, cíleným oslovením uchazečů a hladkým průběhem náboru mohou přilákat ty nejlepší talenty.
- Budování loajality zaměstnanců: Investice do programů zapojení, školení a rozvoje zaměstnanců vytváří pocit hodnoty a udržuje motivaci zaměstnanců zůstat v organizaci.
- Posílení role manažerů: HR vybavuje manažery dovednostmi a zdroji, aby mohli vytvářet pozitivní pracovní kulturu, poskytovat efektivní zpětnou vazbu a řešit problémy zaměstnanců.
Díky robustním procesům v oblasti lidských zdrojů se společnosti mohou proměnit z bojiště v magnet, který přitahuje a udržuje špičkové talenty v boji o budoucnost.
Komplexní řízení procesů v oblasti lidských zdrojů
Komplexní řízení procesů v oblasti lidských zdrojů (E2E HRM) se týká řízení celého životního cyklu zaměstnance, od okamžiku, kdy se potenciální kandidát dostane do vašeho hledáčku, až po jeho případný odchod.
Pomáhá vytvářet plynulou a strategickou cestu, která je prospěšná jak pro zaměstnance, tak pro organizaci. Mezi její výhody patří:
- Lepší zkušenost uchazečů: Hladký a efektivní náborový proces přitahuje špičkové talenty a buduje pozitivní image zaměstnavatele – i v případech, kdy uchazeč nakonec nemusí být přijat.
Jeden uživatel na Redditu popsal svou zkušenost s odmítnutím : „Manažer KPMG mi po pohovoru zavolal, protože jsme si během něj velmi dobře rozuměli. Omluvil se mi, že jsem místo nedostal, a řekl mi, proč jsem neuspěl (GPA). Ocenil jsem ten telefonát a nyní budeme v profesním kontaktu.“
- Větší zapojení zaměstnanců: Zjednodušené zapracování, možnosti průběžného rozvoje a jasné řízení výkonu vytvářejí u zaměstnanců pocit hodnoty a motivace.
- Vyšší retence: Pozitivní zkušenosti zaměstnanců snižují fluktuaci a udržují vaše nejlepší lidi ve firmě.
- Lepší rozhodování: Datově podložené poznatky z procesů E2E slouží jako podklad pro strategická rozhodnutí v oblasti lidských zdrojů.
- Snížené náklady: Automatizace a zjednodušené procesy šetří čas a zdroje týmům HR. Podle zprávy společnosti Gartner38 % vedoucích pracovníků v oblasti lidských zdrojů zkoumalo nebo implementovalo řešení umělé inteligence s cílem zlepšit efektivitu procesů ve své organizaci.
Účinné procesy v oblasti lidských zdrojů přesahují pouhé plnění úkolů. Přispívají k celkovému úspěchu organizace.
Zde je několik klíčových metrik pro měření účinnosti vašich procesů v oblasti lidských zdrojů:
- Doba náboru: Měří, jak dlouho trvá obsazení volného pracovního místa. Kratší doba náboru znamená efektivní náborový proces.
- Míra retence nových zaměstnanců: Sleduje procento nových zaměstnanců, kteří ve společnosti zůstávají po určitou dobu (např. jeden rok). Vysoká míra retence znamená silný program zapracování a rozvoje.
- Spokojenost zaměstnanců: Průzkumy a mechanismy zpětné vazby mohou odhalit názory zaměstnanců na jejich zkušenosti. Vysoká spokojenost naznačuje pozitivní pracovní kulturu a efektivní personální postupy.
- Návratnost investic do školení (ROI): Měří finanční přínosy školicích programů ve srovnání s jejich náklady. Demonstruje hodnotu investic do rozvoje zaměstnanců.
- Míra absence: Sleduje četnost absence zaměstnanců. Nízká míra absence naznačuje zdravou a angažovanou pracovní sílu.
Máte potíže se zavedením komplexních procesů v oblasti lidských zdrojů nebo nevíte, kde začít? Nechte se vést a pomoct platformou pro správu lidských zdrojů ClickUp.
Tato komplexní platforma obsahuje spoustu nástrojů a šablon, které vám pomohou v každém kroku při komplexní správě procesů v oblasti lidských zdrojů:
Řízení úkolů
ClickUp Tasks v kombinaci s více než 15 flexibilními zobrazeními ClickUp umožňuje vašemu HR týmu vytvářet různá zobrazení úkolů přizpůsobená jejich potřebám.
Můžete vytvořit vizuální pipeline pro svůj náborový proces, doplněnou o funkci drag-and-drop pro přesun kandidátů mezi různými fázemi (např. vyhledávání, screening, pohovory).
Vytvořte kontrolní seznamy pro zaškolování nových zaměstnanců, které zajistí hladký přechod do jejich rolí. Nastavte opakující se úkoly a připomenutí pro hodnocení výkonu, aby manažeři byli v obraze a poskytovali zaměstnancům včasnou zpětnou vazbu.
Spolupráce v reálném čase
Centralizujte všechny dokumenty zaměstnanců pomocí ClickUp Docs a vytvořte bezpečné a snadno přístupné úložiště.
Ukládejte životopisy, hodnocení výkonu, školicí materiály a další relevantní dokumenty do určených složek nebo pracovních prostorů. Usnadněte plynulou spolupráci na dokumentech pomocí funkcí společné úpravy v reálném čase a komentářů ve vláknech, které zajistí, že všichni budou na stejné vlně.
K zjednodušení ukládání informací o lidských zdrojích můžete také použít šablonu znalostní báze ClickUp pro lidské zdroje.
Vaši zaměstnanci mohou snadno přistupovat k důležitým informacím pomocí znalostní báze ClickUp pro HR. Toto centralizované úložiště zajišťuje, že vaši zaměstnanci v oddělení lidských zdrojů tráví méně času odpovídáním na dotazy a více času se mohou věnovat strategickým úkolům.
Tady je několik důvodů, proč může tato šablona být pro váš tým přínosem:
- Vytvořte komplexní znalostní bázi, ve které se snadno orientuje
- Uspořádejte a ukládejte důležité dokumenty v oblasti lidských zdrojů na jednom pohodlném místě
- Sledujte změny politik a aktualizace dokumentů v průběhu času
Následná komunikace
Pomocí formulářů ClickUp zjednodušte sběr dat a pracovní postupy. Vytvářejte online formuláře pro různé procesy v oblasti lidských zdrojů, včetně zaškolování zaměstnanců, hodnocení výkonu, výstupních pohovorů nebo žádostí o volno.
Navrhujte formuláře s uživatelsky přívětivým rozhraním, abyste efektivně shromažďovali potřebné informace. ClickUp automaticky vyplňuje data do příslušných polí, čímž snižuje ruční zadávání a šetří HR týmům drahocenný čas.
Například můžete použít šablonu formuláře pro zpětnou vazbu ClickUp, abyste získali náskok v oblasti zpětné vazby od zaměstnanců.
Tato šablona může být velmi užitečná pro shromažďování a správu zpětné vazby od zaměstnanců. Zde je několik klíčových funkcí, které lze aplikovat na procesy v oblasti lidských zdrojů:
- Přizpůsobte šablonu tak, aby zjednodušila proces sběru zpětné vazby od zaměstnanců. Navrhněte otázky přizpůsobené konkrétním potřebám, jako jsou zkušenosti s nástupem do společnosti, hodnocení výkonu nebo firemní kultura
- Sledujte zpětnou vazbu zaměstnanců efektivně pomocí vlastních stavů , jako je „Je třeba řešit“ nebo „Implementováno“. Pomocí vlastních polí můžete zpětnou vazbu kategorizovat podle oddělení, skupiny zaměstnanců nebo typu (např. návrh, připomínka).
- Organizujte zpětnou vazbu od zaměstnanců pro snadnou analýzu. Vytvořte speciální přehledy, jako jsou „Realizovatelné návrhy“ nebo „Problémy oddělení“, abyste mohli identifikovat trendy a stanovit priority pro zlepšení.
- Využijte nástroje pro řízení projektů ClickUp ke sledování pokroku při implementaci zpětné vazby. Přiřaďte úkoly příslušným týmům, stanovte termíny pro řešení problémů a využijte funkce, jako jsou e-mailová oznámení a varování o závislostech, abyste zajistili odpovědnost a včasné jednání.
Zrychlení opakujících se procesů v oblasti lidských zdrojů
Využijte bezplatné šablony pro řízení lidských zdrojů a získejte náskok ve svých procesech řízení lidských zdrojů.
Například týmy pro zaškolování nových zaměstnanců mohou použít šablonu ClickUp Employee Onboarding Template, aby rychle prošly jednotlivými kroky této fáze.
První dojem je důležitý, zejména pokud jde o přivítání nových zaměstnanců. Tato šablona vám umožní vytvořit plynulý a poutavý zážitek z nástupu do zaměstnání, který připraví půdu pro úspěch. Tuto šablonu použijte k:
- Vytvořte podrobný kontrolní seznam , který zajistí, že budou pokryty všechny aspekty zapracování nových zaměstnanců, od předběžných formalit po představení a školení. Udržujte vše organizované a pod kontrolou a eliminujte stres z nevyřízených úkolů.
- Naplánujte důležité schůzky a úkoly v rámci šablony a zajistěte, aby všechny strany (noví zaměstnanci, manažeři, členové týmu) byly informovány a připraveny. Tím zajistíte jasnou komunikaci a hladký přechod pro nového zaměstnance.
- Usnadněte spolupráci mezi novými zaměstnanci a kolegy. Naplánujte týmové obědy nebo kávové dýchánky, podporujte včasné navazování kontaktů a vytvářejte pocit sounáležitosti s firemní kulturou.
Pokud se právě potýkáte s procesem zapracování nových zaměstnanců, může vám pomoci šablona kontrolního seznamu pro zapracování nových zaměstnanců od ClickUp.
Umožněte novým zaměstnancům rychle se zapracovat a vybavte je tak, aby mohli prosperovat. Tato šablona promění zapracování nových zaměstnanců z povinnosti na strategickou výhodu.
Takto podporuje rychlejší a efektivnější zapracování nových zaměstnanců:
- Vytvořte přizpůsobené kontrolní seznamy šité na míru každé pozici. Zajistíte tak cílené a relevantní zapracování nových zaměstnanců a vybavíte je specifickými znalostmi a nástroji, které potřebují k vynikajícím výkonům.
- Rozdělte úkoly spojené se zaškolením na jasné, proveditelné kroky. Noví zaměstnanci dostanou jasné pokyny, což minimalizuje zmatek a maximalizuje jejich produktivitu od prvního dne.
- Sledujte průběh zapracování v reálném čase. ClickUp poskytuje jasný přehled o plnění úkolů a zajišťuje, že všechny aspekty zapracování probíhají podle plánu. To umožňuje manažerům identifikovat potenciální překážky a proaktivně zasáhnout.
Procesy a systémy v oblasti lidských zdrojů
Procesy v oblasti lidských zdrojů řídí a koordinují činnosti, zatímco systémy lidských zdrojů nebo software HRMS tyto procesy uvádějí do života.
Podívejme se na klíčové rozdíly mezi těmito dvěma zásadními prvky při budování úspěšné strategie lidských zdrojů:
| Funkce | Procesy v oblasti lidských zdrojů | HR systémy |
| Definice | Definované kroky, činnosti a metodiky používané k řízení životního cyklu zaměstnanců, od náboru až po odchod ze společnosti. | Softwarové aplikace a technologické platformy, které automatizují, zjednodušují a podporují procesy v oblasti lidských zdrojů |
| Zaměření | Strategické: Definování „co“ a „proč“ za personálními aktivitami | Provozní: Poskytování nástrojů a technologií pro efektivní provádění procesů v oblasti lidských zdrojů |
| Flexibilita | Lze přizpůsobit a upravit tak, aby vyhovovaly konkrétním potřebám společnosti. | Méně flexibilní, s předem definovanými funkcemi a vlastnostmi |
| Příklady | – Náborový proces (výběr, pohovory) – Řízení výkonu (stanovení cílů, zpětná vazba) – Programy školení a rozvoje | – Systém sledování uchazečů (ATS) – Systém pro správu vzdělávání (LMS) – Software pro mzdy a benefity |
| Evoluce | Mohou se v průběhu času vyvíjet a měnit podle potřeb podniku. | Vyžaduje aktualizace a upgrady, aby držel krok s technologickým pokrokem |
Procesy a systémy v oblasti lidských zdrojů fungují ruku v ruce. Dobře definované procesy zajišťují jasný plán pro řízení vašich zaměstnanců, zatímco systémy v oblasti lidských zdrojů poskytují technologii pro efektivní a účinné provádění těchto procesů.
Podívejme se na klíčové role, které systémy HR hrají při řízení procesů v oblasti lidských zdrojů:
- Zjednodušení pracovních postupů: Personální procesy mohou zahrnovat opakující se úkoly, jako je plánování pohovorů, zasílání nabídek nebo správa školicích materiálů. Personální systémy tyto úkoly automatizují, čímž uvolňují personální pracovníky, aby se mohli soustředit na strategičtější iniciativy.
- Zvýšení přesnosti: Ruční zadávání dat může vést k chybám. Systémy HR minimalizují toto riziko tím, že poskytují centralizované ukládání dat a automatizovaný přenos dat mezi různými funkcemi.
- Zlepšení komunikace: Systémy lidských zdrojů usnadňují komunikaci v rámci celé organizace. Zaměstnanci mají elektronický přístup k výplatním páskám, mohou žádat o volno nebo podávat zpětnou vazbu, zatímco manažeři mohou poskytovat zpětnou vazbu a sledovat ukazatele výkonnosti.
- Podpora samoobsluhy zaměstnanců: Systémy lidských zdrojů umožňují zaměstnancům spravovat některé aspekty svých vlastních zkušeností s lidskými zdroji. Mohou aktualizovat osobní údaje, přihlásit se do programů benefitů nebo samostatně přistupovat k školicím modulům.
- Rozhodování založené na datech: Systémy lidských zdrojů shromažďují a analyzují obrovské množství dat o náboru, výkonu, udržení zaměstnanců a dalších klíčových oblastech. Tato data poskytují cenné informace, které mohou odborníci v oblasti lidských zdrojů využít k informovanému rozhodování a optimalizaci strategií lidských zdrojů.
Kara Smith, manažerka provozního programu ve společnosti Instant Teams, oceňuje ClickUp za zvýšení efektivity ve všech odděleních:
Platforma nám poskytla jedno místo pro zefektivnění procesů. Tým ClickUp se skládá z vynikajících členů, kteří jsou vždy otevřeni zpětné vazbě a tvrdě pracují na implementaci změn na základě této zpětné vazby. Je to podpůrný systém, jaký jsem ještě nikdy neviděl. Všechny týmy mohou těžit z automatizace a ClickUp ji nabízí doslova pro každý scénář, se kterým jsem se setkal. Velkou výhodou ClickUp je však zjednodušení procesů a nástrojů do jedné pracovní zóny. ”
Platforma nám poskytla jedno místo pro zefektivnění procesů. Tým ClickUp se skládá z vynikajících členů, kteří jsou vždy otevřeni zpětné vazbě a tvrdě pracují na implementaci změn na základě této zpětné vazby. Je to podpůrný systém, jaký jsem ještě nikdy neviděl. Všechny týmy mohou těžit z automatizace a ClickUp ji nabízí doslova pro každý scénář, se kterým jsem se setkal. Velkou výhodou ClickUp je však zjednodušení procesů a nástrojů do jedné pracovní zóny. ”
Automatizace procesů v oblasti lidských zdrojů
HR týmy mají mnoho úkolů. Představte si, že musíte zvládat nábor, zaškolování, školení a další činnosti, a to vše při zajištění přesnosti a efektivity. Automatizace HR procesů vám pomůže jako superhrdina a nabídne řadu výhod:
- Zvýšení efektivity: Automatizace šetří čas při opakujících se úkolech, čímž uvolňuje personální oddělení pro strategickou práci.
- Přesnost a rychlost: Automatizované procesy zajišťují přesnost dat a zjednodušují pracovní postupy.
- Zmocnění zaměstnanci: Možnosti samoobsluhy zlepšují zkušenosti zaměstnanců
- Rozhodování na základě dat: Automatizace HR poskytuje informace pro optimalizaci HR strategií.
- Úspora nákladů: Automatizace snižuje manuální práci a administrativní zátěž.
- Soulad s předpisy a zapojení: Automatizované pracovní postupy zajišťují soulad s předpisy a uvolňují personální oddělení, aby se mohlo soustředit na zapojení zaměstnanců.
Vztah automatizace HR k inovacím a řízení podnikových procesů
Automatizace HR procesů propojuje inovace a řízení podnikových procesů (BPM):
Inovace
- Uvolňuje personální oddělení pro kreativitu a inovace založené na datech
- Testuje nové technologie a připravuje půdu pro širší inovace
BPM
- Zjednodušuje pracovní postupy a zlepšuje integraci dat v souladu s cíli BPM
- Standardizuje personální postupy pro efektivní BPM
Role automatizace při snižování fluktuace zaměstnanců
Fluktuace zaměstnanců je pro firmy velkou zátěží. Automatizace HR tomu čelí pomocí komplexního přístupu:
- Automatizace zjednodušuje nábor, zapracování a školení a vytváří pozitivní zkušenosti zaměstnanců od prvního dne.
- Automatizované učení udržuje zaměstnance zapojené a rozvíjí jejich dovednosti
- Pravidelná zpětná vazba a uznání prostřednictvím automatizace udržují u zaměstnanců pocit, že jsou ceněni.
- Automatizace HR uvolňuje personální oddělení, aby se mohlo věnovat zaměstnancům a řešit jejich problémy.
Používání automatizace ClickUp
V rámci platformy pro řízení projektů můžete kombinovat automatizace ClickUp. Vyberte si z více než 100 automatizací a přizpůsobte je svým jedinečným procesům v oblasti lidských zdrojů pomocí vlastních polí a stavů úkolů.
Propojte ClickUp s dalšími nástroji a platformami pro řízení lidských zdrojů, abyste automatizovali přenos dat a dále zjednodušili pracovní postupy. V pravidelných intervalech provádějte průzkumy a kontroly pulsu, abyste získali zpětnou vazbu od zaměstnanců.
Automaticky zasílejte zaměstnancům zprávy k narozeninám nebo výročí zaměstnání. Sledujte programy uznání zaměstnanců pomocí automatizovaných bodů nebo odznaků. Nastavte opakující se úkoly pro hodnocení výkonu a zpětnou vazbu.
Automaticky informujte manažery o termínech hodnocení. Sledujte pokrok v plnění výkonnostních cílů pomocí automatizovaných zpráv. Kreativním využitím automatizace mohou týmy HR proměnit nudné úkoly v plynulé HR procesy.
Klíčové vývojové trendy a budoucí trendy v HR procesech
Zde je přehled klíčových trendů v automatizaci HR zahrnujících rozšířenou analytiku:
- Nástroje AI pro HR: Automatizují screening, poskytují personalizované zážitky (chatboty), navrhují školení (doporučení vzdělávacích cest) a pomáhají při složitém rozhodování (např. výběr kandidátů).
- Robotická automatizace procesů: Zpracovává opakující se úkoly (zadávání dat, plánování), zvyšuje přesnost a zajišťuje dodržování předpisů.
- Samoobsluha: Umožňuje zaměstnancům samoobslužné portály a mobilní přístup (výplatní pásky, přihlášení k benefitům, žádosti o volno)
- Rozhodování na základě dat (s rozšířenou analytikou): Poskytuje data a analytické informace v snadno srozumitelné formě (vizualizace, zprávy) pro informovaná rozhodnutí v oblasti lidských zdrojů. Rozšířená analytika využívá umělou inteligenci k odhalení hlubších poznatků a automatizaci reportingu, což umožňuje profesionálům v oblasti lidských zdrojů soustředit se na strategické iniciativy.
- Lidský rozměr: Posouvá zaměření HR na strategii, vztahy a pracovní kulturu a využívá data a automatizaci, aby uvolnil čas pro tyto klíčové oblasti.
Zlepšete HR procesy pro vyšší retenci zaměstnanců
Základní procesy v oblasti lidských zdrojů neslouží pouze k obsazování pozic – budují silnou firemní kulturu, podporují zapojení zaměstnanců, napomáhají dosažení cílů organizace a v konečném důsledku přispívají k úspěchu.
Abyste udrželi náskok před konkurencí, potřebujete správné nástroje. Zvažte ClickUp, výkonnou platformu, která se hladce integruje do vašich HR procesů. Zjednodušuje zapracování nových zaměstnanců pomocí přizpůsobitelných kontrolních seznamů, automatizuje úkoly pomocí připomínek a využívá analýzu dat ke sledování zapojení zaměstnanců – to vše v rámci jedné uživatelsky přívětivé platformy.
Zaregistrujte se ještě dnes do ClickUp, aby se vaši HR profesionálové mohli stát strategickými partnery a soustředit se na to nejdůležitější – budování šťastné, produktivní a budoucnosti odolné pracovní síly!