Cloudové úložiště zásadně změnilo způsob, jakým firmy spravují a sdílejí informace. Je tu ale jeden háček: pouhé správné ukládání dat nestačí. Efektivní komunikace vyžaduje, abyste svým příjemcům poskytovali relevantní informace.
Jedním z oblíbených nástrojů, který byste měli ovládat, je Google Drive. Proč? Na konci roku 2023 dominoval Google Drive trhu se softwarem pro sdílení souborů s výrazným podílem 31,19 %. Je velká šance, že na něm závisí i vaše firma.
Kopírování složek na Disku Google se může zdát jednoduché, ale správné provedení vyžaduje návod. Stačí totiž jeden chybný krok – například odeslání interních cenových nabídek klientovi – a okamžitě dojde k narušení komunikace, dopadu a důvěry.
Tento článek vysvětluje, jak zkopírovat složku na Disku Google v sedmi jednoduchých krocích. Představíme vám také tři bonusové tipy od odborníků a jako výkonnou alternativu vám představíme ClickUp, nástroj pro řízení projektů, který používají i zkušení profesionálové.
⏰ 60sekundové shrnutí
Takto zkopírujete složku na Disku Google:
- Nejprve se přihlaste do služby Google Drive a vyhledejte složku, kterou potřebujete zkopírovat
- Pomocí vyhledávacího pole a filtrů vyhledejte složku, kterou chcete zkopírovat
- Otevřete složku, vyberte konkrétní soubory a pomocí klávesových zkratek Ctrl/Command vyřaďte ty nepotřebné
- Vytvořte kopie vybraných souborů pomocí možnosti Vytvořit kopii v nabídce
- Vytvořte novou složku, pojmenujte ji vhodně a umístěte ji do stejného adresáře, abyste k ní měli snadný přístup
- Přesuňte zkopírované soubory do nové složky pomocí možností Uspořádat a Přesunout
- Přejmenujte zkopírované soubory a odstraňte tak výchozí předponu „Kopie“, abyste si soubory lépe uspořádali
- Upravte oprávnění nové složky změnou nastavení sdílení, úrovní přístupu a viditelnosti pro zúčastněné strany
- Přidejte popis složky pro lepší orientaci a pravidelně kontrolujte protokoly aktivit, abyste měli přehled o odpovědnosti a aktualizacích
- Mezi omezení služby Google Drive patří absence nativní funkce duplikování složek, ztráta metadat, omezené možnosti integrace, nedostatek funkcí pro správu úkolů a absence automatizace založené na umělé inteligenci.
- ClickUp nabízí pokročilé nástroje založené na umělé inteligenci, automatizaci a integraci s více než 1 000 aplikacemi, čímž zlepšuje správu složek a zvyšuje efektivitu pracovních postupů
- ClickUp zjednodušuje duplikování složek jediným kliknutím a přitom zachovává metadata, včetně úkolů, historie souborů a popisů
Jak krok za krokem zkopírovat složku na Disku Google
Chcete-li zkopírovat složku na Disku Google (zejména při sdílení s klientem), zkopírujte soubory, které se v ní nacházejí, a vytvořte novou, „pro klienta bezpečnou“ verzi.
- Najděte složku → vyberte pouze soubory, které chcete sdílet → klikněte na nabídku se třemi tečkami a vyberte možnost Vytvořit kopii.
- Vytvořte novou složku → přesuňte do ní zkopírované soubory → přejmenujte soubory (odstraňte „Kopie…“) → před odesláním odkazu aktualizujte oprávnění ke sdílení.
- Bonus: Přidejte popis složky pro lepší přehled a pravidelně kontrolujte kartu Aktivita, abyste mohli sledovat změny a zajistit odpovědnost.
Zde je sedm kroků, jak zkopírovat složku na Disku Google.
Situace: Předpokládejme, že jste byli požádáni, abyste s klientem sdíleli složku s projektem. Soubory jsou připravené; stačí je jen zkopírovat a sdílet.
Krok č. 1: Přihlaste se ke svému účtu na Disku Google
Nejprve přejděte na svůj účet na Disku Google a přihlaste se. Právě zde budete spravovat všechny své soubory a složky na Disku Google.
💡 Tip pro pokročilé: Přístup k Disku Google přímo ze stránky Gmailu je skvělý trik, jak ušetřit čas. Jak na to? Stačí kliknout na čtvereček s devíti tečkami v pravém horním rohu.
Krok č. 2: Najděte složku, kterou chcete zkopírovat
Nyní se podívejme na soubory, které potřebujete zkopírovat.
- Přejděte do vyhledávacího pole a zadejte název projektu
- Vyberte typ souboru, který hledáte. Tuto možnost najdete pod vyhledávacím polem
- Vyhledejte složku v seznamu výsledků a dvojitým kliknutím ji otevřete
Krok č. 3: Vyberte soubory v původní složce
Po otevření složky možná zjistíte, že některé soubory by měly zůstat uvnitř. To znamená, že musíte vybrat pouze určitý počet souborů.
- Podržte stisknutou klávesu Ctrl (nebo Command ⌘, pokud používáte MacOS)
- Klikněte na soubory, které potřebujete
💡 Tip pro pokročilé: Pokud máte velké množství souborů a chcete některé z nich vyloučit, podržte klávesu Ctrl/Command ⌘ a stiskněte A. Tím vyberete všechny soubory. Poté znovu podržte klávesu Ctrl/Command ⌘ a klikněte na soubory, které nepotřebujete.
➡️ Přečtěte si více: Jak organizovat soubory na Macu
Krok č. 4: Vytvořte kopie vybraných souborů
Nakonec vytvoříme kopie. Postup je následující:
- Klikněte na tři tečky přímo pod názvem složky
- Klikněte na „Vytvořit kopii“
Poznámka: Všechny zkopírované soubory se zobrazí na stejném místě a jejich názvy budou začínat slovem Kopie…
Krok č. 5: Vytvořte novou složku
Teď, když máme kopírování za sebou, pojďme si zkopírované soubory uspořádat. Prvním krokem je vytvoření složky pro tyto soubory.
- V levém horním rohu vyberte možnost +Nový
- Z rozbalovacího seznamu vyberte možnost Nová složka (bude to první položka v seznamu)
- Pojmenujte složku (pojmenujme ji Projekt Augustus – Prostor pro zákazníky) a klikněte na Vytvořit
💡 Tip pro pokročilé: Ve výchozím nastavení se nově vytvořená složka zobrazí ve stávající složce. Pro snadný přístup a lepší přehled o informacích je nejlepší ji tam nechat.
Krok č. 6: Přesuňte zkopírované soubory
Nyní můžete zkopírované soubory přesunout do nové složky. Postupujte takto:
- Znovu vyberte soubory, klikněte na menu se třemi tečkami, přejděte do části Uspořádat a vyberte možnost Přesunout
- Otevře se dialogové okno, ve kterém si můžete vybrat umístění. Vyberte novou složku a potvrďte výběr
💡 Tip pro pokročilé: Hledejte název složky v sekci s návrhy. Právě tam se často objevují nejnovější složky a prostory.
🧠 Nezapomeňte: Zkopírované soubory je nyní třeba přejmenovat. Všechny začínají slovním spojením „Kopie“, které bylo pro větší přehlednost zachováno při výběru souborů.
Krok č. 7: Ověřte a aktualizujte oprávnění pro novou složku
Posledním krokem je zkontrolovat a aktualizovat nastavení sdílení složky. Postup najdete zde:
- Přejděte na šipku dolů vedle názvu složky, v rozevíracím menu klikněte na Sdílet a poté znovu v druhé sadě možností
Stejně jako u možnosti Přesunout se i zde otevře dialogové okno. Jeho účelem je:
- Zkontrolujte, kdo již má přístup, a odeberte všechny osoby, které s daným obsahem nesouvisí
- Přidejte e-mailové adresy těch, kteří musí mít přístup
- Vyberte úroveň přístupu (prohlížení, úpravy nebo přidávání komentářů)
- Nastavte obecný přístup. Tím se aktualizují nastavení pro širší přístup (např. omezený, v rámci celé organizace nebo veřejný).
- Klikněte na Hotovo a pokud potřebujete odkaz sdílet v e-mailu nebo zprávě, vyberte možnost Kopírovat odkaz
Složku jste úspěšně zkopírovali na Disk Google. Nyní, když máte toto za sebou, přinášíme vám dva bonusové tipy, jak vylepšit strukturu souborů a hierarchii.
Bonusový tip č. 1: Přidejte popis složky
Přidání popisu složky poskytuje kontext pro vaše spolupracovníky. Pomáhá také všem lépe pochopit, co vidí, a jak složku lépe využívat.
Takto přidáte popis složky:
- Klikněte na ikonu „i“ v pravém horním rohu vedle názvu složky
- Vyberte kartu Podrobnosti a posuňte se dolů, kde najdete pole Popis
- K zkopírované složce přidejte výstižný popis
Bonusový tip č. 2: Pravidelně kontrolujte aktivitu
Pochopení toho, jaké změny byly provedeny, usnadňuje vyvozování odpovědnosti. Je to také užitečné při analýze příčin a při tvorbě akčního plánu v rámci projektu nebo akce.
Kontrola aktivity složky probíhá v následujících krocích:
- Klikněte na ikonu „i“ v pravém horním rohu vedle názvu složky
- Vyberte kartu Aktivita a zkontrolujte změny provedené ve složce
➡️ Přečtěte si více: Jak organizovat dokumenty v Google Docs
Jaká jsou omezení při kopírování složek na Disku Google
Ačkoli je Google Drive oblíbenou volbou pro ukládání dat, má několik omezení. Zde je pět věcí, které byste měli mít na paměti, než začnete Drive používat jako své hlavní řešení pro správu souborů:
- Kopíruje pouze soubory: Google Drive nenabízí nativní možnost kopírování celých složek. To znamená, že musíte vybrat všechny soubory, zkopírovat je a ručně vytvořit složky. Ačkoli je rozhraní přehledné, omezené možnosti přizpůsobení Google Drive činí jeho používání velmi frustrujícím.
- Ztráta metadat při kopírování: Při kopírování souborů se nepřenášejí klíčové údaje, jako jsou popisy, komentáře a historie souborů. To zahrnuje i ztrátu struktury složek. Pokud tedy pracujete s rozsáhlými hierarchiemi souborů, není Google Drive ideálním nástrojem.
- Chybějící řádná integrace s platformou: Jen málo nástrojů je plně integrováno s Google Drive a často podporují pouze jednosměrnou synchronizaci. To vyžaduje další kroky a snižuje efektivitu pracovních postupů využívajících více nástrojů. Jediný způsob, jak integraci vytvořit, obvykle vyžaduje složité programování pomocí Google Apps Script.
- Chybí správa úkolů: Tento nástroj neobsahuje integrovanou správu úkolů. Složka na Disku Google tak izoluje data od činností souvisejících s projekty. Tato mezera nutí spoléhat se na externí nástroje, což komplikuje pracovní postupy
- Nenabízí umělou inteligenci pro vyhledávání ani analýzu dat: Google Drive postrádá pokročilou automatizaci nebo umělou inteligenci pro třídění, vyhledávání či analýzu dat. Kromě souhrnů souborů generovaných nástrojem Gemini od Googlu musí uživatelé informace procházet ručně, čímž ztrácejí čas
Proč je ClickUp lepší alternativou pro organizaci a kopírování projektových složek
ClickUp je lepší alternativou k Google Drive, pokud mají projektové složky sloužit k akci, a ne jen k ukládání souborů – protože kombinuje soubory, úkoly a spolupráci v jednom systému.
- Rychlejší a bezpečnější duplikace složek: Kopírujte celé složky několika kliknutími a zachovejte přitom metadata (úkoly, komentáře, historii, popisy), na rozdíl od ručního kopírování jednotlivých souborů, které nabízí Disk.
- Vytvořeno pro efektivní práci: Přidává správu úkolů, automatizaci a umělou inteligenci ( ClickUp Brain ), díky nimž se obsah složek promění v přehledy, analýzy a pracovní postupy – a navíc ClickUp Dashboardy pro přehled v reálném čase.
- Vyhledávejte a spravujte práci napříč nástroji: ClickUp Connected Search a integrace vám pomohou vyhledávat soubory a úkoly napříč aplikacemi, centralizovat spolupráci a spravovat sdílení a oprávnění na jednom místě.
Vzhledem ke všem těmto omezením, která jsou nyní zřejmá, můžete zvážit alternativu k Disku Google. Koneckonců, nepodporuje správu informací zaměřenou na konkrétní akce.
Uspořádané soubory a složky musí přispívat k úspěšné realizaci projektů a získávání nových poznatků. Právě proto je ClickUp, univerzální aplikace pro práci, ideálním odborníkem v oboru právě pro vás. Poskytuje vám vše, co potřebujete k dokončení úkolu, od centralizace dokumentů, úkolů a komunikace v jedné aplikaci až po pomoc s vizualizací pracovních postupů, závislostí a výsledků projektů pomocí rozsáhlých nástrojů pro řízení projektů.
Potřebujete ještě trochu přesvědčit? Zde je přehled toho, jak si Google Drive a ClickUp vedou v přímém srovnání:
| **Funkce** | **Disk Google** | **ClickUp** |
|---|---|---|
| Nativní duplikace složek | ❌Vyžaduje článek, který vás provede sedmi kroky | 🏆✅Kopírování celé složky zabere jen pár kliknutí |
| Uchovávání metadat | ❌Při kopírování dojde ke ztrátě všech informací | 🏆✅Zachovává všechna data, včetně vestavěných úkolů, komentářů, historie souborů, popisu a dalších informací |
| Automatizace | ❌Neexistuje | 🏆✅Podporuje pokročilé integrace a automatizaci, od načítání dat v reálném čase až po aktualizace úkolů a dat založené na podmíněné logice |
| Umělá inteligence pro vyhledávání a analýzu dat | ➖Nabízí Gemini, nástroj s umělou inteligencí, který vytváří jednoduché souhrny. Vyhledává složky a soubory. | 🏆✅ ClickUp Brain, nativní AI asistent aplikace ClickUp, generuje souhrny, analýzy, plány a dokonce i strategie pro efektivní využití dat ze složek. Dashboardy ClickUp poskytují vizualizace a analýzy v reálném čase, které vám pomohou proměnit data z vašich projektů ve zisková rozhodnutí. |
| Správa úkolů | ❌Nenabízí funkce pro správu úkolů | 🏆✅Okamžité vytváření a přidělování úkolů přímo ve složkách a souborech. Snadné propojování dokumentů jako příloh úkolů pro snadný přístup. Sledování postupu úkolů a jejich závislostí |
| Centralizovaná platforma pro spolupráci | ❌Určeno především pro přidávání a aktualizaci dat na platformě | 🏆✅Navrženo tak, aby centralizovalo zpracování dat, analýzu, akce a provádění s maximální produktivitou |
| Výkonné vyhledávání souborů | ➖ Základní vyhledávací funkce pomocí názvů souborů nebo klíčových slov. Omezené kontextové vyhledávání a vyhledávání pomocí filtrů | 🏆✅Obsahuje pokročilou funkci „Propojené vyhledávání“, která umožňuje rychle vyhledávat soubory, úkoly a složky pomocí kontextu, štítků a metadat |
| Přizpůsobitelné pracovní postupy | ➖ Umožňuje pouze minimální přizpůsobení. Pro pokročilé pracovní postupy vyžaduje složité skripty. | 🏆✅Plně přizpůsobitelné pracovní postupy s jednoduchým ovládáním typu „přetáhnout a pustit“ Automatizujte procesy bez programování (pomocí jednoduchých sekvencí typu „pokud-pak“) |
I z rychlého srovnání je patrné, jak ClickUp předčí Google Drive. Podívejme se tedy blíže na čtyři konkrétní funkce, které ClickUp nabízí pro snadnou správu složek.
Vyhledávání souborů
👀 Věděli jste, že...? Znalostní pracovníci tráví přibližně 60 % svého času sdílením, vyhledáváním a aktualizací informací v různých nástrojích.
Efektivní správa složek vám pomůže rychle najít ten správný soubor. Navíc vám pomůže najít informace, které potřebujete k tomu, abyste svou práci zvládli dobře a rychleji.
Při práci s rozsáhlými databázemi často hledání správných informací přesahuje rámec stávajících cloudových úložišť. Zamyslete se nad tím. Svět, ve kterém pracujeme, se sotva vejde do jedné aplikace.
Možná máte prezentaci pro klienta v jednom nástroji, návrh smlouvy v jiném, záznam hovoru ve třetím a záznamy e-mailů ve čtvrtém nástroji.
Vyhledávání přímo v aplikaci prostě nestačí.
A právě zde přichází na řadu funkce Connected Search od ClickUp.
Jedná se o výkonnou funkci, která vám umožní vyhledávat soubory, úkoly a složky ve vašem pracovním prostoru, v propojených aplikacích a dokonce i na vašem lokálním disku. Kombinuje kontextové vyhledávání založené na umělé inteligenci s pokročilými filtry, díky čemuž můžete najít to, co potřebujete, aniž byste museli prohledávat více platforem. K upřesnění výsledků a uložení textu pro pozdější použití můžete využít štítky, metadata a vlastní zkratky, čímž ušetříte čas i námahu.
V aplikaci ClickUp je tato funkce dostupná z různých míst, jako je například Command Center nebo Global Action Bar, a zajišťuje tak rychlé vyhledávání odkudkoli. Díky této centralizované vyhledávací funkci je správa rozsáhlých databází nebo integrovaných pracovních postupů plynulá a vysoce efektivní.
Vyhledávejte cokoli a kdekoli díky integrované umělé inteligenci pouhým jedním kliknutím nebo stisknutím klávesy. Google Drive už je tím pádem naprosto nepřekonatelný, že?
📮 ClickUp Insight: 30 % našich respondentů využívá nástroje umělé inteligence k výzkumu a shromažďování informací. Existuje ale nějaká umělá inteligence, která vám pomůže najít ten jeden ztracený soubor v práci nebo ten důležitý konverzaci ve Slacku, kterou jste zapomněli uložit?
Ano! Funkce Connected Search od ClickUp, poháněná umělou inteligencí, dokáže okamžitě prohledávat veškerý obsah vašeho pracovního prostoru, včetně integrovaných aplikací třetích stran, a vyhledávat tak poznatky, zdroje a odpovědi. Ušetřete až 5 hodin týdně díky pokročilému vyhledávání v ClickUp!
Duplikace jedním kliknutím
Duplikování složek je sice důležité, ale stále se jedná o rutinní úkol, který by neměl zabrat mnoho času. V ClickUp nepotřebujete k kopírování složek sedm podrobných kroků – stačí jedno kliknutí a pár řádků textu.
Postup je následující:
- Přihlaste se ke svému účtu ClickUp, přejděte k názvu složky a klikněte na menu s třemi tečkami vedle ní
- Z rozevíracího seznamu vyberte možnost Duplikovat. Otevře se dialogové okno
- Upravte název nové složky, její umístění a vše, co chcete zkopírovat
Nyní je zkopírována celá vaše složka, od úkolů přes popisy až po dokumenty.
💡 Tip pro pokročilé: ClickUp vám také umožňuje přenášet metadata, jako jsou štítky a vlastní pole. Díky tomu zůstane tok vašich informací nepřerušený, například při filtrování nebo kontrole souborů.
Umělá inteligence a automatizace
ClickUp je také navržen tak, aby snížil manuální úsilí ve všem, co děláte – od správy každodenních úkolů až po analýzu údajů o výkonu projektů. Pokud jde o správu složek, jeho nástroj s umělou inteligencí, ClickUp Brain, dokáže pomocí jednoduchých příkazů v přirozeném jazyce vyhledat umístění složek, zdrojové odkazy, souhrny, přehledy dat a mnoho dalšího.
Stačí jen najít Ask AI v pravém horním rohu a zadat svou otázku.
ClickUp vám také pomůže automatizovat akce a pracovní postupy. Jeho výkonné funkce vám dokonce umožní vytvářet vlastní podmíněnou logiku.
Postup najdete zde:
- Klikněte na nabídku s třemi tečkami vedle složky
- Přejděte do nastavení Složky a klikněte na Automatizace
- Nastavte spouštěč, logiku a požadovaný výsledek (co se stane a kdy) a klikněte na Vytvořit
Tím vytvoříte automatizační sekvenci bez nutnosti programování, která sama provede opakující se a předvídatelné úkoly, aniž byste museli hnout prstem.
Pokud chcete ušetřit čas při vyhledávání a provádění úkolů, automatizace ClickUp vám s tím pomohou!
💡 Tip pro pokročilé: Jednoduchým příkladem automatizace je situace, kdy se při změně stavu úkolu tento úkol přesune do konkrétní složky a přiřadí se kolegovi „x“ k dalšímu zpracování.
Integrace nástrojů a funkcí
Jako univerzální aplikace pro práci integruje ClickUp vaše projektové materiály a zdroje – úkoly, dokumenty, tabulky, prezentace, poznámky, diagramy a grafy, Kanbanové tabule a dokonce i chatové konverzace atd. – na jedno místo. Umožňuje vám také okamžitě aktualizovat nastavení sdílení těchto zdrojů, čímž podporuje efektivní spolupráci.
Postupujte takto:
- Klikněte na nabídku s třemi tečkami vedle názvu složky
- Vyberte možnost Sdílení a oprávnění
- Zde můžete přidat e-mailové adresy, zkopírovat odkaz pro sdílení a dokonce i aktualizovat nastavení ve sdílené složce
Každá složka v ClickUp vám navíc umožňuje importovat soubory z celé řady externích aplikací. Patří sem integrace s Google Drive, mnoho formátů souborů a dokonce i aplikace pro zvýšení produktivity.
Postupujte takto:
- Klikněte na tři tečky vedle názvu složky
- Vyberte +Vytvořit nový a poté Importovat
- Z rozevíracího seznamu vyberte soubor, který chcete importovat, nebo firemní nástroj, ke kterému se chcete připojit
💡 Tip pro pokročilé: Aplikace ClickApps, které najdete v čtvercovém menu s devíti tečkami vedle vaší profilové fotky, vám umožňují integrovat do vašeho pracovního prostoru více než 1 000 nástrojů.
Kromě integrací, nástrojů a snadného vytváření souborů vám ClickUp umožňuje proměnit jakýkoli obsah z jakéhokoli zdroje v seznam úkolů. Díky této funkci můžete efektivně organizovat své činnosti a udržovat je v přímé souvislosti s vaší centrální složkou, čímž zachováte jejich relevanci a zaměření.
Proč je ClickUp chytřejší volbou, pokud potřebujete víc než jen úložiště souborů
Organizace firemních informací vyžaduje promyšlený a transparentní přístup. Při sdílení důležitých souborů a složek je jejich duplikování chytrým krokem.
I když vám tento návod pomůže vše zvládnout jednoduše a rychle, je Google Drive pro vás tou správnou volbou? Koneckonců, v oblasti správy dat, sledování úkolů a automatizace má své nedostatky.
ClickUp tyto mezery bez námahy vyplňuje. Nabízí duplikování složek jedním kliknutím, zefektivněné pracovní postupy, podrobné vizualizace a výkonné analytické nástroje. Navíc plně přizpůsobitelné funkce zvyšují produktivitu a zjednodušují správu složek.
Zní to skvěle, že? Zaregistrujte se ještě dnes na ClickUp a vyzkoušejte ten rozdíl!