Řízení projektu je jako dirigování symfonie – a software pro řízení projektů je dirigentem, který zajišťuje, aby všechny tóny ladily.
Nástroj pro řízení projektů vám poskytuje přehled o každém úkolu, sleduje pokrok a časové harmonogramy a usnadňuje spolupráci. Ne každý nástroj však vyhovuje každému týmu, proto je před výběrem nezbytné pečlivě zhodnotit software pro řízení projektů.
Hodnocení softwaru pro řízení projektů není jen zvažováním funkcí a schopností. Jedná se o mezifunkční posouzení použitelnosti, aplikovatelnosti a dlouhodobé hodnoty softwarového řešení.
V této souvislosti se podíváme na více než 10 klíčových parametrů, které vám toto hodnocení usnadní.
60sekundové shrnutí ⏰
Výběr správného softwaru pro řízení projektů vyžaduje hodnocení nástrojů na základě klíčových kritérií, jako jsou:
Cena: Cenová dostupnost pro váš rozpočetSnadné použití: Uživatelsky přívětivé rozhraní a mobilní aplikaceSpolupráce: Funkce pro plynulou komunikaci a týmovou práciSchopnosti: Automatizace, sledování v reálném čase, správa zdrojů a analytikaKompatibilita: Integrace s jinými nástroji a škálovatelnost pro budoucí růstPodpora: Bezpečnostní opatření, zaškolení a pohotový zákaznický servisNejlepší nástroje pro řízení projektů:ClickUp, Asana, Monday. com, Wrike a Trello vynikají splněním těchto standardů.
Proces hodnocení:
- Definujte své potřeby
- Seznam a kategorizace základních funkcí
- Prozkoumejte a vyberte si nástroje
- Vyzkoušejte platformy a sbírejte zpětnou vazbu od týmu
- Analyzujte výsledky a vyberte si nejvhodnější řešení.
Porozumění softwaru pro řízení projektů
Software pro řízení projektů si představte jako virtuální centrálu vašeho týmu. Je to místo, kde plánujete, organizujete a realizujete projekty. Jedná se o centrum pro centralizaci úkolů, časových harmonogramů a interakcí, které členům týmu umožňuje pracovat chytřeji, nikoli tvrději.
Mezi základní funkce každého nástroje pro řízení projektů patří správa úkolů, správa zdrojů, sledování pokroku a reporting.
Moderní nástroje pro řízení projektů nabízejí automatizaci, spolupráci v reálném čase, funkce umělé inteligence a hladkou integraci pro flexibilní digitální pracovní prostory.
➡️Číst více: 10 různých typů softwaru pro řízení projektů
Kritéria pro hodnocení softwaru pro řízení projektů
Výběr správného nástroje pro řízení projektů není jen otázkou zaškrtnutí políček v seznamu. Jde o to zajistit, aby váš projektový tým měl prostředky a nástroje k řešení reálných problémů a realizaci plánů v odpovídajícím měřítku.
Zde jsou kritéria, která je třeba vzít v úvahu:
Ceny a nákladová efektivita
Projektoví manažeři by se měli zaměřit na nákladovou efektivitu softwaru, nikoli pouze na jeho cenu. Měli by posoudit, zda jeho funkce odpovídají současným a budoucím potřebám týmu.
Dále porovnejte cenové úrovně a hodnotu, kterou každá možnost nabízí. Nakonec zvažte všechny skryté nebo opakující se náklady, jako jsou prémiové integrace, školení a implementace, abyste se vešli do rozpočtu.
Příklad: Představte si, že váš tým je v současné době malý, ale plánujete jej do dvou let zdvojnásobit. Zvolte nástroj, který nabízí škálovatelnost cenových úrovní, abyste mohli provádět hladké aktualizace bez zbytečných počátečních nákladů.
Použitelnost a uživatelská přívětivost
Použitelnost funkcí vašeho softwaru pro řízení projektů má vliv na výkonnost a produktivitu vašeho projektového týmu.
Hledejte nástroje pro řízení projektů, které jsou uživatelsky přívětivé. Zaměřte se na funkce drag-and-drop, přizpůsobitelné pracovní postupy, vizualizaci projektových dat pomocí Ganttových diagramů a Kanban tabulek a další.
Uživatelsky přívětivé nástroje přinášejí užitek od prvního dne, což z nich dělá nejlepší software pro řízení projektů ve všech situacích, od základních až po složité projekty!
Příklad: Představte si, že se váš tým připravuje na spuštění urgentního projektu pro klienta. Nástroj s předem připravenými šablonami pro pracovní postupy a přidělování úkolů vám umožní nastavit celý plán projektu během několika minut, takže se tým může okamžitě pustit do realizace, aniž by ztrácel čas ručním nastavováním.
Kompatibilita s mobilními aplikacemi
Vaše nástroje by měly odpovídat požadavkům složitých projektů, jako jsou stavebnictví, nemovitosti, pojišťovnictví a zdravotnictví, a umožňovat produktivitu i mimo kancelář.
Hledejte plně funkční aplikaci pro správu projektů pro zařízení iOS a Android. Tato aplikace by měla nabízet aktualizace v reálném čase, přehledy o postupu projektu a komunikaci týmu kdykoli a kdekoli.
Tyto funkce a offline funkčnost tvoří vítěznou kombinaci, zejména pokud váš projekt zahrnuje práci v terénu v oblastech s nízkou nebo žádnou konektivitou.
Příklad: Představte si, že řídíte stavební projekt s pracovníky na místě. Mobilní aplikace nabízející aktualizace v reálném čase a offline funkce zajišťuje sledování pokroku i v oblastech s omezeným připojením.
Komunikační kanály
Efektivní komunikace sjednocuje projektové týmy. Špičkový software propojuje členy prostřednictvím různých kanálů, jako je chat v reálném čase, videokonference, nahrávání obrazovky, diskusní fóra a komentáře.
Centralizovaná komunikace snižuje závislost na externích aplikacích, udržuje diskuse zaměřené na dané téma a podporuje transparentnost, odpovědnost a týmovou práci, čímž posiluje projektové řízení.
Příklad: Předpokládejme, že designový tým sdílí aktualizace prostřednictvím e-mailu, zatímco vývojový tým využívá Slack. Centralizovaná platforma, jako je ClickUp, eliminuje izolovanost a umožňuje každému členovi týmu zobrazit kontextové aktualizace v rámci úkolů.
Integrace e-mailu
Nástroje pro řízení projektů podporují vícekanálovou komunikaci, ale měly by také integrovat funkce e-mailu.
Nástroje pro řízení projektů s nativní integrací e-mailů umožňují týmům převádět e-maily na úkoly, sdílet aktualizace bez přepínání platforem a propojovat konverzační vlákna s konkrétním úkolem nebo projektem.
Tím se zvýší efektivita a zabrání se případům nedorozumění. Navíc je mnohem snazší třídit jednotlivé e-maily. Taková konsolidace poskytuje kontext pro klíčová rozhodnutí a zajišťuje, že se neztratí žádné důležité detaily.
Příklad: Představte si, že obdržíte e-mailovou zprávu o zpoždění dodávky od dodavatele. Díky integraci e-mailů můžete tuto zprávu přímo přiřadit k logistické úloze projektu a zajistit tak, že změna bude okamžitě viditelná pro všechny relevantní zúčastněné strany.
? Věděli jste? 31 % lidí komunikuje se svými kolegy především prostřednictvím e-mailu.
Bezpečnostní opatření
Bezpečnost je zásadní, zejména při práci s citlivými nebo důvěrnými údaji.
Řešení pro řízení projektů by mělo mít výkonné bezpečnostní funkce, jako je šifrování dat, dvoufaktorová autentizace, jednotné přihlášení, přizpůsobitelná oprávnění uživatelů a přístup založený na účtech.
Kromě toho by cloudová platforma pro řízení projektů měla v zájmu zachování a ochrany integrity dat splňovat průmyslové standardy, jako jsou GDPR nebo SOC 2.
Nejdůležitější je, aby dodavatelé softwaru pro řízení projektů pravidelně vydávali aktualizace softwaru a bezpečnostní záplaty, které posílí bezpečnost vašich projektových dat.
Příklad: Představte si, že spravujete projekt v oblasti zdravotnictví, kde jsou uložena data pacientů. Nástroj s robustním šifrováním a přístupem na základě rolí zajišťuje, že citlivé informace jsou v bezpečí a přístupné pouze oprávněným osobám.
Sledování pokroku v reálném čase
Sledování postupu projektu v reálném čase pomáhá manažerům přidělovat zdroje, informovat zúčastněné strany, zasáhnout v případě potřeby a zlepšit výsledky.
Zde se hodí funkce sledování postupu v reálném čase.
Kromě toho, že poskytuje přehled o stavu projektu v reálném čase, podporuje také odpovědnost a proaktivní řešení problémů, aby se milníky proměnily v trvalý úspěch.
Příklad: Představte si marketingovou kampaň, která se blíží ke svému spuštění. Sledování v reálném čase identifikuje zpoždění v dodávkách aktiv, což vám umožní přerozdělit zdroje a vyhnout se nedodržení termínů.
Správa zdrojů
Efektivní správa zdrojů je klíčem k zamezení překážek a maximalizaci produktivity. Projektoví manažeři potřebují detailní kontrolu nad správou zdrojů, ať už se jedná o personál, čas, software nebo materiál.
Vyberte si nástroje pro správu zdrojů, které vám pomohou spravovat kalendáře, rozdělovat pracovní zátěž, vizualizovat dostupnost a optimalizovat úkoly v reálném čase. Tento přístup zabraňuje nadměrnému nebo nedostatečnému využití zdrojů a vyhoření, zejména při práci na více projektech.
Příklad: Představte si, že řídíte společnost zabývající se plánováním akcí, která organizuje několik akcí současně. Nástroj, který vizualizuje přidělování zdrojů, vám umožní odhalit přeplněného fotografa a přeřadit ho, aby byla zajištěna hladká realizace.
? Věděli jste? Přibližně 60 % projektových manažerů zpracovává současně dva až pět projektů!
Školení a zaškolení
Školení a zapracování nových zaměstnanců ovlivňují, jak rychle se váš tým přizpůsobí nástroji pro řízení projektů.
Hledejte podporu při zaškolování, jako jsou návody, videonávody, prohlídky produktů v aplikaci, živá školení, podpora komunity a uživatelské příručky.
Některé nástroje nabízejí týmy zákaznické podpory a interaktivní výukové moduly, které vašemu týmu pomohou rychle se přizpůsobit softwaru pro řízení projektů. Takové praktické školení během zaškolování snižuje odpor a umožňuje vašemu týmu maximálně využít potenciál nástroje.
Příklad: Předpokládejme, že váš tým zahrnuje freelancery, kteří nejsou obeznámeni s vašimi procesy. Nástroj s interaktivními průvodci krok za krokem jim pomůže rychle se zapracovat, což sníží zpoždění při zahájení jejich úkolů.
Zákaznická podpora
Spolehlivá zákaznická podpora vám může ušetřit hodiny problémů, zejména při řešení kritických záležitostí. Hledejte dodavatele softwaru pro řízení projektů, který nabízí zákaznickou podporu 24 hodin denně, 7 dní v týdnu, a to prostřednictvím více kanálů – živého chatu, e-mailu, telefonu a dalších.
Prozkoumejte také komunitní fórum a znalostní databázi nástroje, abyste mohli posoudit jeho samoobslužné funkce a možnosti řešení problémů a zajistit si tak podporu v každé fázi.
Příklad: Předpokládejme, že během spuštění projektu dojde k chybě, která naruší přidělování úkolů. Okamžitý přístup k živému chatu minimalizuje prostoje a udržuje projekt na správné cestě.
Funkce automatizace
Automatizace zbavuje váš tým opakujících se úkolů, takže se může soustředit na to, co je opravdu důležité.
Hledejte software pro řízení projektů, který podporuje vytváření automatizovaných pracovních postupů. Ať už se jedná o stanovení priorit úkolů a plánování nebo včasná oznámení, zajistí, že váš projektový tým zůstane na správné cestě.
Některé pokročilé softwarové nástroje pro řízení projektů s asistenty AI navrhují úkoly pro automatizaci s cílem zvýšit efektivitu a zlepšit rozhodování.
Dalším způsobem, jak automatizovat řízení projektů, jsou šablony pro řízení projektů. Tyto předem připravené rámce umožňují vašemu týmu rychle zahájit projekt, aniž by bylo nutné budovat strukturu od nuly. Stačí pouze nakonfigurovat některé hodnoty a projekt je připraven!
Příklad: Představte si automatizaci opakující se úlohy, jako je odesílání aktualizací stavu. Nastavení automatizace pro týdenní zasílání oznámení zainteresovaným stranám ušetří hodiny opakující se práce.
Funkce pro spolupráci
Spolupráce je komunikace v akci.
Pro efektivitu týmu by software pro řízení projektů měl zahrnovat nástroje pro spolupráci, jako jsou sdílené pracovní prostory, sdílení souborů, úpravy v reálném čase, komentáře k úkolům, kontrola verzí, vláknové konverzace a @zmínky.
Navíc můžete využít software, který nabízí pokročilé funkce, jako je přidělování úkolů, oznámení, sledování a sdílené kalendáře, které podporují odpovědnost, transparentnost a sladění týmu směrem ke společným cílům.
Příklad: Představte si, že koordinujete s designovou agenturou projekt rebrandingu. Sdílený pracovní prostor s možností živé úpravy designových souborů eliminuje nutnost neustálého zasílání e-mailů a urychluje schvalovací proces.
? Věděli jste? Téměř 40 % projektových týmů tvoří šest až deset lidí!
Reporting a analytika
Dobrý software pro řízení projektů disponuje výkonnými funkcemi pro vytváření reportů a analýz, které podporují rozhodování založené na datech. Nabízí přizpůsobitelné dashboardy, přehledy v reálném čase a podrobné reporty o výkonu projektu.
Díky tomu se projektový manažer dostává do pozice řidiče a může činit chytřejší a strategičtější rozhodnutí týkající se projektu.
Zvažte také funkce pro řízení projektů, jako jsou Ganttovy diagramy, burndown diagramy, trendy výkonu atd., které projektovým manažerům umožňují vyhodnocovat pokrok, předvídat potenciální zpoždění a udržovat projekt na správné cestě.
Příklad: Představte si, že se váš tým snaží zlepšit rychlost sprintu. Přizpůsobitelné řídicí panely vám umožňují porovnávat data z minulých sprintů, identifikovat vzorce zpoždění a implementovat strategie pro zvýšení výkonu.
Škálovatelnost
Při výběru softwaru pro řízení projektů je klíčová dlouhodobá hodnota. Vyberte si proto řešení, které se přizpůsobí měnícím se potřebám vaší firmy.
Některé z nejlepších softwarů pro řízení projektů nabízejí škálovatelnost, která týmům umožňuje přizpůsobit se rostoucí složitosti projektů, větším týmům a vyššímu pracovnímu zatížení. V případě potřeby mohou dokonce zvládnout více projektů v různých odvětvích.
Vyberte si možnost, která nabízí flexibilní plány a funkce s modulárními doplňky, aby vyhovovala současným požadavkům i budoucímu rozvoji. Ušetříte si tak potíže s pozdější změnou nástrojů a platforem.
Příklad: Předpokládejme, že váš startup začíná spravovat projekty pro mezinárodní klienty. Nástroj nabízející vícejazyčné rozhraní a globální podporu se plynule přizpůsobí rozšiřování vašich operací.
Integrační možnosti
Nesouvislé nebo nekompatibilní nástroje vedou k neefektivitě, mezerám ve znalostech a chybám, které patří mezi závažné problémy v oblasti řízení projektů.
Potřebujete software, který se hladce integruje s oblíbenými nástroji, platformami a systémy. Hladká integrace podporuje neomezený pohyb dat a vytváří jediný zdroj pravdivých informací v celé vaší organizaci.
Ať už používáte Google Drive, OneDrive, Gmail, Outlook, Slack, Zoom, Zendesk, Calendly nebo jiné aplikace, integrace sjednotí váš digitální pracovní prostor a centralizuje všechny zdroje a data.
Navíc umožňuje projektovým manažerům vybrat a přidat do projektového prostředí konkrétní nástroje a funkce.
Příklad: Představte si, že realizujete kampaň, která využívá data ze Salesforce a HubSpot. Nástroj pro řízení projektů, jako je ClickUp, který se integruje s oběma platformami, shromažďuje potenciální zákazníky, aktualizace úkolů a analytické údaje a vytváří tak jednotný pracovní postup.
5 nejlepších softwarových nástrojů pro řízení projektů v roce 2024
Na základě výše uvedených kritérií jsme vybrali několik nejlepších softwarů pro řízení projektů. Zde je stručné srovnání jejich funkcí:
| Kritéria | ClickUp | Asana | Monday. com | Wrike | Trello |
|---|---|---|---|---|---|
| Snadné použití | Flexibilní, drag-and-drop; přizpůsobitelný | Minimalistický, uživatelsky přívětivý | Vysoce vizuální a intuitivní | Přizpůsobitelné pracovní postupy | Jednoduché rozhraní Kanban |
| Mobilní aplikace | Plně funkční, aktualizace v reálném čase | Funkční, méně robustní | Správa úkolů na cestách | Aktualizace a sledování | Základní funkce |
| Komunikace | Integrovaný chat, integrace Slack/Zoom | Komentáře, sdílení souborů | Aktualizace a značkování v reálném čase | Živá editace | Komentáře v rámci úkolů |
| Automatizace | Pokročilé pracovní postupy, návrhy umělé inteligence | Automatizuje opakující se úkoly | Konfigurovatelné šablony | Automatizace pracovních postupů a zdrojů | Základní automatizace úkolů (Butler) |
| Analýzy a reporty | Komplexní přehledové panely, sledování času | Omezeno na prémiové tarify | Přizpůsobitelné ovládací panely | Robustní a podrobné informace | Základní reportování pomocí power-upů |
| Integrace | Rozsáhlý (Slack, Zoom, Drive atd.) | Podporované oblíbené nástroje | Hladká integrace s mnoha aplikacemi | Více než 400 integrací třetích stran | Omezený bez placených vylepšení |
| Škálovatelnost | Vysoce flexibilní pro týmy všech velikostí | Skvělé pro jednoduché až středně náročné úkoly | Všestranné použití napříč odvětvími | Vynikající pro IT/kreativní projekty | Nejlepší pro malé týmy nebo jednoduché projekty |
| Jedinečná síla | Funkce založené na umělé inteligenci, bohatá šablony | Intuitivní a minimalistický design | Živé vizuální prvky, silná automatizace | Podrobné sledování a reportování | Ideální pro vizuální správu úkolů |
| Klíčové omezení | Náročná křivka učení, zpoždění mobilních zařízení | Žádné sledování času, omezené reportování | Omezená úložná kapacita v nižších úrovních | Omezený bezplatný tarif, onboardování | Pokročilé funkce vyžadují placené tarify. |
Ať už hledáte bezplatný software pro řízení projektů nebo prémiová řešení, zde je podrobnější pohled na některé z nejlepších tipů:
1. ClickUp
ClickUp je výkonný nástroj pro řízení projektů, který nabízí maximální flexibilitu při plánování a realizaci projektů.
Tento nástroj vylepšuje projektové řízení kombinací správy úkolů, sledování cílů, správy zdrojů, automatizace pracovních postupů a integrací. Přizpůsobí se také týmům všech velikostí, odvětví a aplikací.
Může se pochlubit ClickUp Brain, modulem umělé inteligence nové generace pro řízení projektů. ClickUp Brain dokáže vytvářet znalostní úložiště a spravovat autonomní úkoly.
Navíc získáte přístup k rozsáhlé knihovně šablon pro řízení projektů, které vám pomohou začít hned od začátku!
Pro začátek zjednodušuje šablona pro řízení projektů ClickUp organizaci, sledování a správu projektů bez ohledu na jejich velikost. Umožňuje snadno rozdělit úkoly, stanovit priority a sledovat pokrok. Tato šablona obsahuje integrované zobrazení časových os, pracovních postupů a cílů a zajišťuje soulad a produktivitu projektového týmu.
Klíčové funkce
- Vizualizujte své projekty a úkoly v různých zobrazeních – tabulkách Kanban, Ganttových diagramech, seznamech, kalendářích atd.
- Sledujte produktivitu týmu i jednotlivých členů v reálném čase pomocí funkcí pro sledování času a interaktivních dashboardů.
- Vytvářejte a organizujte komplexní dokumentaci a wiki s informacemi o projektech pomocí ClickUp Docs a spolupracujte na nich.
- Automatizujte rutinní a opakující se pracovní postupy pomocí výkonné automatizace.
- Převádějte abstraktní nápady do vývojových diagramů nebo brainstormujte se svým týmem pomocí ClickUp Whiteboards.
- Komunikujte smysluplně s interními a externími zainteresovanými stranami pomocí ClickUp Chat.
- Integrujte jej s dalšími aplikacemi a platformami pro zvýšení produktivity, jako jsou Google Drive, Microsoft Outlook, Slack, Zoom atd.
Případová studie: QubicaAMF zefektivňuje provoz pomocí ClickUp
Společnost QubicaAMF, světový lídr v oblasti bowlingových a zábavních řešení, se potýkala s řízením distribuovaných týmů rozptýlených po 10 000 bowlingových centrech v 90 zemích. Pro konsolidaci systémů, koordinaci a spolupráci týmů a efektivní řízení pracovní zátěže použila ClickUp.
Díky přizpůsobitelným nástrojům a všestrannosti ClickUp mohla společnost QuibcaAMF zůstat agilní, sjednotit týmy po celém světě, zrychlit dodávky projektů a zvládnout přetížení daty. To mělo transformativní vliv na jejich procesy, což vedlo k:
- 35% nárůst včasného dodání projektů
- 40% úspora času, který by jinak byl věnován vytváření zpráv a grafů
- 60% nárůst spolupráce týmů v rámci celé organizace
- Konsolidace systému s hladkou integrací
Přečtěte si více o tom, jak společnost QubicaAMF využila ClickUp k organizaci své práce a rozšíření provozu, v naší podrobné případové studii.
Výhody
- Má intuitivní a přehledné rozhraní s jednoduchou funkcí drag-and-drop.
- Podporuje velkorysý bezplatný tarif s bohatými funkcemi, díky čemuž je ideální pro jednotlivce, freelancery a malé týmy.
- Nabízí obrovskou flexibilitu a škálovatelnost, díky nimž může nástroj růst spolu s vaším týmem.
- Generuje praktické zprávy podložené analytickými údaji, které podporují efektivní rozhodování.
Omezení
- Rozsáhlé funkce pro řízení projektů mohou způsobit, že se budete muset hodně učit.
- Aplikace pro řízení projektů může na mobilních zařízeních při práci s velkými datovými soubory mírně zaostávat.
2. Asana
Asana je oblíbený software pro řízení projektů známý svým intuitivním a minimalistickým rozhraním. Asana, navržená pro usnadnění spolupráce, sjednocuje projektové týmy díky vynikajícím funkcím pro vizualizaci časových os projektů a závislostí úkolů.
Díky přehlednému rozhraní a zaměření na jasnost úkolů je Asana vhodná pro projekty vyžadující soustředění a jasnou komunikaci.
Klíčové funkce
- Spravujte projekty, úkoly, milníky a závislosti v časové ose.
- Automatizujte opakující se úkoly a pracovní postupy pomocí nástrojů pro automatizaci projektů.
- Upřednostňujte a organizujte úkoly pomocí vlastních značek
- Získejte praktické informace díky pokročilým reportovacím dashboardům.
Výhody
- Díky uživatelsky přívětivému rozhraní je používání nástroje pro řízení projektů snadné i pro začátečníky.
- Usnadňuje spolupráci týmu díky funkcím, jako je sdílení souborů, komentáře k úkolům atd.
- Nabízí podrobné šablony projektů pro běžné pracovní postupy.
Omezení
- Chybí nativní funkce pro sledování času
- Reportovací panely jsou k dispozici pouze v prémiových tarifech.
- Pro velmi komplexní projekty se jeví jako příliš zjednodušující.
3. Monday. com
Monday.com je univerzální pracovní operační systém, který kombinuje vizuální řízení projektů s výkonnou automatizací, aby šetřil čas a zvyšoval efektivitu.
Tento nástroj se vyznačuje velmi přehledným a živým rozhraním, které usnadňuje správu úkolů. Od poskytování informací na první pohled až po podporu týmové spolupráce se jedná o strukturovaný virtuální pracovní prostor, ve kterém mohou týmy vykonávat svou práci.
Klíčové funkce
- Prohlížejte si obsah projektů a úkolů na přehledné nástěnce s přizpůsobitelnými sloupci.
- Nakonfigurujte šablony projektů tak, aby odpovídaly specifickým požadavkům daného odvětví nebo funkce týmu.
- Sledujte produktivitu a vytvářejte přesné faktury pomocí widgetů pro sledování času.
- Nastavte automatizaci, abyste zjednodušili opakující se a pravidelné úkoly.
Výhody
- Vysoce univerzální, vhodný pro různé podniky a týmy v různých odvětvích
- Podporuje spolupráci týmu díky aktualizacím v reálném čase a značkování.
- Podporuje rozhodnutí založená na datech prostřednictvím přizpůsobitelných dashboardů a reportů.
Omezení
- Vysoká vizualita tabulek Monday.com činí prostředí pro řízení projektů příliš zjednodušeným.
- Možnosti úložiště jsou v nižších tarifech omezené.
- Nenabízí offline podporu.
➡️Číst více: 20 nejlepších softwarových nástrojů pro správu úkolů, které zlepší vaše pracovní postupy
4. Wrike
Wrike je nástroj pro řízení projektů, který umožňuje podrobné sledování projektů a vytváření reportů. Klade důraz na produktivitu a přizpůsobení, díky čemuž je ideální pro projekty v oblasti IT, marketingu a kreativity.
Tento nástroj obsahuje výkonné funkce pro řízení práce, jako je přidělování zdrojů a sledování času, které týmům umožňují zůstat organizované a efektivní.
Klíčové funkce
- Naplánujte úkoly na základě priorit, závislostí a milníků.
- Spolupracujte s ostatními členy týmu v reálném čase díky funkcím, jako je živá editace dokumentů.
- Přizpůsobte pracovní postupy a spravujte zdroje podle požadavků týmu.
- Dělejte chytřejší rozhodnutí díky datovým a vizuálním dashboardům a reportům.
Výhody
- Pracovní postupy projektového řízení a nástroje pro reporting jsou vysoce přizpůsobitelné podle požadavků projektu.
- Nabízí bezpečné prostředí s robustními kontrolami a oprávněními založenými na přístupu a rolích.
- Usnadňuje intuitivní správu souborů a schvalovací procesy
Omezení
- Cenová struktura je pro malé týmy omezující.
- Vyžaduje značné zaškolení nových uživatelů.
- Funkce pro řízení projektů v bezplatném tarifu jsou omezené, zejména ve srovnání s konkurencí.
? Věděli jste? Jedna ze čtyř organizací v současné době používá software nebo nástroje pro řízení projektů.
5. Trello
Díky svým vizuálně zaměřeným funkcím pro správu úkolů je Trello oblíbeným softwarem pro řízení projektů mezi vizuálními typy uživatelů. Je zcela založen na Kanbanových tabulkách a je vhodný pro malé projekty se základními požadavky na správu úkolů.
Power-upy dostupné na Trello zvyšují flexibilitu platformy a možnosti integrace. To umožňuje projektovým manažerům přizpůsobit si své pracovní postupy a podle potřeby přidat pokročilé funkce.
Klíčové funkce
- Organizujte úkoly do intuitivních tabulek, seznamů a karet pro efektivní správu úkolů.
- Naplánujte termíny v kalendářovém zobrazení pro strategické plánování a implementaci podle časového harmonogramu.
- Použijte Butler k automatizaci a zefektivnění pracovních postupů v rámci projektů.
- Přidejte vylepšení pro integraci se Slackem, Google Drive, GitHubem atd.
Výhody
- Jednoduchý a snadno použitelný s funkcí drag-and-drop
- Bezplatná verze podporuje neomezený počet tabulek a členů týmu.
- Vhodný pro řízení osobních i profesionálních projektů
Omezení
- Nepodporuje pokročilé funkce pro reporting a analytiku.
- Při řízení složitých projektů představuje určitá omezení.
- Power-upy jsou k dispozici pouze v placených tarifech pro plnou funkčnost.
Proces hodnocení softwaru pro řízení projektů: podrobný průvodce
Výběr nejlepší platformy pro řízení projektů je náročný proces. Zde je podrobný průvodce výběrem správného softwaru pro řízení projektů:
Krok 1: Definujte své potřeby
Než se pustíte do zkoumání mnoha nástrojů pro řízení projektů, zdokumentujte své potřeby – typy projektů, velikost a strukturu týmu, obchodní cíle a základní očekávání, abyste mohli definovat své požadavky.
Zvažte také integraci, systémové požadavky a kompatibilitu zařízení.
Krok 2: Seznam a kategorizace funkcí
Jakmile budete znát své potřeby, rozdělte funkce do kategorií „nezbytné“, „vhodné“ a „nepřínosné“.
Mezi nezbytné funkce by například měly patřit správa úkolů, nástroje pro spolupráci, reportování a analytika a integrace. Podobně pokročilé funkce, jako je automatizace, by mohly spadat do kategorie „vítané“.
Upravte tento seznam tak, aby upřednostňoval to, co vaše firma, projekt nebo tým potřebují okamžitě, a zároveň ponechal prostor pro budoucí růst a vylepšení.
Krok 3: Prozkoumejte různé možnosti
Začněte s online průzkumem nebo se spojte s kolegy či odvětvovými skupinami, abyste získali tipy. Zaměřte se na nástroje pro řízení projektů, které odpovídají vašemu odvětví a rozsahu činnosti.
Například velká společnost může vyžadovat funkce pro správu portfolia, zatímco malá firma si vystačí s jednoduchou správou úkolů. Seznamte tedy pět až deset nástrojů pro správu projektů, které splňují vaše počáteční kritéria.
? Tip pro profesionály: Využijte webové stránky třetích stran zaměřené na recenze softwaru, jako jsou G2, Capterra, TrustPilot atd., kde si můžete přečíst recenze a hodnocení uživatelů softwaru pro řízení projektů a porozumět tak dopadu a schopnostem daného nástroje na základní úrovni.
Krok 4: Vyhodnoťte vybrané možnosti
Porovnejte funkce, ceny, recenze zákazníků, hodnocení a škálovatelnost, abyste pochopili, co jednotlivé produkty nabízejí.
Jakmile budete mít užší výběr, položte sobě a svému týmu klíčové otázky, jako například:
- Jak tento software pro řízení projektů splňuje naše nejdůležitější potřeby?
- Je toto řešení pro řízení projektů kompatibilní s našimi ostatními nástroji?
- Existují nějaké skryté náklady nebo doplňky, které potřebujeme pro základní fungování?
- Odpovídají celkové náklady na software pro řízení projektů našemu rozpočtu?
- Je platforma intuitivní a snadno použitelná pro náš tým?
- Je platforma schopna se přizpůsobit našim budoucím potřebám?
Takové podrobné hodnocení vám pomůže zúžit výběr a najít řešení, které odpovídá vašim požadavkům.
Krok 5: Vyzkoušejte platformu pro řízení projektů
Zde můžete provést praktické hodnocení platformy pro řízení projektů.
Požádejte o bezplatnou zkušební verzi nebo si domluvte ukázku, abyste si mohli vyzkoušet řešení pro řízení projektů. Otestujte jeho snadné použití, odezvu a efektivitu na reálných úkolech a vyhodnoťte rozhraní, zpracování obchodních procesů a přizpůsobivost týmu.
Kromě testování funkcí a funkčnosti vyhodnoťte také cloudové možnosti softwaru se zaměřením na škálovatelnost, přístupnost a výkon.
Zkontrolujte, zda nabízí spolehlivá cloudová řešení, záruky dostupnosti, globální dostupnost serverů, synchronizaci v reálném čase, kompatibilitu mezi zařízeními a offline přístup. Zajistěte soulad s předpisy jako GDPR/HIPAA a posuďte protokoly pro obnovu po havárii.
Nakonec je třeba zkontrolovat využití šířky pásma a rychlost, aby byl zajištěn výkon během špičkového zatížení a podpořena provozní kontinuita a hybridní/vzdálená práce.
Krok 6: Shromážděte zpětnou vazbu od týmu
Tým je hlavním uživatelem softwaru pro řízení projektů, kromě vašeho projektového manažera. Proto jsou jejich názory důležité.
Požádejte tedy členy týmu, kteří se účastnili zkušebního provozu, aby se podělili o své upřímné názory a postřehy ohledně zkušeností s produktem. Zaměřte se na aspekty, jako je snadnost použití, zvýšení produktivity a případné problémy, s nimiž se setkali.
Můžete zapojit IT tým, aby analyzoval cloudové možnosti platformy, a tým pro kybernetickou bezpečnost, aby posoudil její bezpečnostní funkce.
Získání takové přímé zpětné vazby zajistí, že zvolené řešení bude přínosem pro všechny zúčastněné strany.
? Tip pro profesionály: Vyberte si z 11 bezplatných šablon formulářů pro zpětnou vazbu na ClickUp a získejte praktické informace od svého projektového týmu!
Krok 7: Analyzujte své zjištění
Poslední fází hodnocení softwaru pro řízení projektů je konsolidace všech zpětných vazeb a dat do jednoho centralizovaného dokumentu.
Použijte bodovací systém nebo vytvořte váženou matici, abyste mohli porovnat nástroje z užšího výběru s vašimi počátečními požadavky a zkušenostmi s používáním a objektivně posoudit, jak dobře každá platforma splňuje vaše potřeby.
Výše uvedené kritéria pro hodnocení softwaru pro řízení projektů fungují dobře jako parametry pro takové srovnání. Pro vyvážené hodnocení zvažte všechny dlouhodobé výhody a potenciální nevýhody.
Pak už zbývá jen učinit konečné rozhodnutí!
Implementace softwaru pro řízení projektů v organizacích
Implementace softwaru pro řízení projektů vyžaduje strategické plánování a provedení, aby byl zajištěn hladký přechod a dlouhodobý úspěch.
Zde je několik osvědčených postupů pro efektivní přijetí a implementaci:
- Zajistěte si podporu vedení tím, že zdůrazníte výhody softwaru pro řízení projektů. Jejich aktivní podpora ovlivňuje přijetí a osvojení softwaru týmem.
- Ukažte, jak řešení pro řízení projektů zjednodušuje práci a zvyšuje produktivitu, aby se neutralizoval jakýkoli odpor ke změnám.
- Spusťte pilotní projekt s menšími týmy pro postupné zavádění. Po vyřešení problémů s implementací a seznámení týmu přejděte k plnému provozu.
- Naplánujte strategii postupného přenosu dat, abyste předešli ztrátám a minimalizovali přerušení provozu.
- Poskytujte komplexní školení a podporu při zapracování prostřednictvím tutoriálů, návodů, školicích seminářů, praktických workshopů a dalších zdrojů, které pomohou řešit běžné výzvy vašeho týmu.
- Definujte role, odpovědnosti a pracovní postupy v softwaru, abyste zajistili transparentnost, omezili zmatek a zvýšili efektivitu.
- Podporujte aktivní zpětnou vazbu od členů týmu a upravujte pracovní postupy na základě těchto podnětů, abyste mohli přijmout nové způsoby práce.
? Věděli jste? Přibližně osm z deseti vysoce výkonných projektů má nějakou formu projektové kanceláře.
Staňte se profesionálem v hodnocení softwaru pro řízení projektů
Hodnocení softwaru pro řízení projektů je klíčové pro úspěch a efektivitu týmu. Definování jasných kritérií vám zajistí výběr správného nástroje a strukturovaný proces hodnocení.
Mezi různými dostupnými platformami pro správu projektů vyniká ClickUp svou schopností plnit mnoho funkcí.
Díky svým výkonným funkcím pro správu úkolů, nástrojům pro spolupráci týmů a pokročilým funkcím je ClickUp komplexním a efektivním řešením pro správu projektů.
Zaregistrujte se do ClickUp ještě dnes a přesvědčte se, jak tento nástroj předčí ostatní nástroje pro řízení projektů!