Pokud organizace nemají plán pro prognózu svých požadavků na zdroje, riskují promarněné příležitosti a přepracované týmy.
Navzdory jeho zjevnému významu však Research Management Institute zjistil, že pouze 47 % společností má zavedený formalizovaný a zdokumentovaný proces prognózování zdrojů.
Včasné plánování zdrojů umožňuje projektovým týmům dosahovat kvalitních výsledků bez zmatků na poslední chvíli nebo nedostatku zdrojů.
Jinými slovy, podniky by měly být schopny předvídat požadavky na zdroje pro různé projekty, předvídat výzvy a mít připravený nouzový plán pro případ nepředvídaných okolností.
V tomto blogu diskutujeme o tom, proč je prognózování zdrojů důležité, jak jej implementovat a jaké možné výzvy mohou nastat.
Pojďme na to.
Porozumění procesu prognózování zdrojů
Prognózy zdrojů jsou vícestupňový proces, který může podnikům pomoci předvídat budoucí požadavky projektů a připravit se na ně. Pokud je provádíte správně, zvyšují efektivitu a pomáhají hladšímu průběhu projektů.
Než se ale pustíme do detailů, zde je stručný přehled základních informací, abyste přesně věděli, co prognózy zdrojů obnášejí.
Co je prognóza zdrojů?
Prognózy zdrojů pomáhají podnikům zajistit, aby byly zdroje, jako jsou personál, rozpočet a vybavení, v pravý čas dostatečně k dispozici. Zahrnují analýzu historických dat, pracovní zátěže týmů, provozních vzorců, tržních trendů a připravovaných projektů s cílem odhalit vzorce a trendy.
Pomáhá jim připravit se na neočekávané změny, které mohou být způsobeny vnějšími nebo vnitřními faktory, a zajišťuje optimální efektivitu projektů.
Typy zdrojů, které je třeba předpovídat
Zdroje je široký pojem, který může zahrnovat cokoli od personálu po vybavení. Zde je stručný přehled různých typů zdrojů, které můžete potřebovat.
- Pracovní síla: Odkazuje na lidské zdroje potřebné k dokončení projektu. Zahrnuje velikost týmu, klíčové kompetence, odborné znalosti a dostupnost. Vaše pracovní síla může zahrnovat zaměstnance na plný úvazek, freelancery a dodavatele.
- Finanční zdroje: Zahrnují rozpočtové požadavky projektu od začátku do konce. Patří sem mzdy, náklady na vybavení, ceny materiálu a všechny ostatní výdaje. Přesné finanční prognózy mohou snížit zbytečné náklady a nadměrné výdaje.
- Čas: Předpovídání času vyžaduje odhadnout, jak dlouho může trvat dokončení projektu. Zahrnuje stanovení klíčových milníků, přípravu na neočekávané zpoždění a stanovení realistických termínů pro úkoly a činnosti.
- Fyzické zdroje: Jedná se o veškeré vybavení, nástroje a materiály potřebné k úspěšnému dokončení projektu.
- Technologie a IT infrastruktura: Patří sem software, servery, cloudové služby a hardware, které může podnik potřebovat k dokončení projektů.
Výhody prognózování zdrojů
Pokud je plánování zdrojů provedeno správně, může mít významný vliv na výsledky projektu a dlouhodobé strategické cíle. Mezi hlavní výhody patří:
Lepší kontrola rozpočtu
Správné prognózování potřeb zdrojů pomáhá projektovým manažerům předcházet překročení nákladů díky správnému odhadu nákladů na pracovní sílu, materiál a vybavení.
Včasná identifikace potřeb zdrojů může také zvýšit povědomí o možných finančních rizicích, jako je například zvýšení nákladů na materiál.
Efektivnější přidělování zdrojů
Prognózy umožňují rychlé přerozdělení zdrojů v reakci na měnící se priority, čímž zajišťují, že úkoly s vysokou prioritou dostanou potřebnou pozornost a zdroje.
Kromě toho přesné předpovídání dostupnosti a potřeb zdrojů zvyšuje produktivitu. Projektoví manažeři mohou rovnoměrněji rozdělovat pracovní zátěž a zabránit přepracování členů týmu, což vede k lepší morálce a vyššímu výkonu.
Vylepšené plánování a rozvrhování projektů
Díky předpovědi požadavků na zdroje mohou projektoví manažeři efektivněji rozdělovat čas na úkoly a milníky. Tím se zajistí, že týmy nebudou pociťovat tlak nereálných termínů nebo pracovních plánů.
Navíc předvídání možného nedostatku zdrojů umožňuje provádět včasné úpravy, jako je najmutí dalších zaměstnanců nebo včasné zajištění materiálů. Tím se snižuje pravděpodobnost zpoždění.
Informované rozhodování
Přesné a aktualizované prognózy zdrojů pomáhají projektovým manažerům zvýšit celkovou úspěšnost projektů. Mohou tak činit uvážlivá rozhodnutí ohledně rozsahu projektu, časového harmonogramu a alokace zdrojů.
Prognózy také pomáhají zajistit, aby organizace efektivně využívala zdroje v rámci více projektů k dosažení svých dlouhodobých cílů.
Klíčové techniky pro efektivní prognózy zdrojů
Projektoví manažeři mohou pro efektivní správu a prognózy zdrojů využívat řadu technik. Uvádíme některé z nejčastěji používaných technik a způsoby, jak mohou pomoci optimalizovat alokaci zdrojů.
1. Analýza historických dat
Co to je: Analýza dat z minulých projektů za účelem pochopení toho, jak byly zdroje využity, porovnání výsledků a nákladů a posouzení časových harmonogramů.
Jak to pomáhá: Historická data poskytují základ pro identifikaci důležitých trendů a vzorců v minulých projektech. Tyto poznatky mohou pomoci odhadnout dostupnost zdrojů a vytvořit přesné prognózy pro podobné projekty.
2. Struktura rozdělení práce (WBS)
Co to je: Pomocí struktury rozdělení práce se složitý projekt rozdělí na menší, zvládnutelné úkoly, což usnadňuje prognózu zdrojů potřebných pro každý úkol.
Jak to pomáhá: Postupné plánování zdrojů zajišťuje, že pro každý úkol jsou k dispozici správné zdroje. Tím se snižují omezení zdrojů a přetížení nebo nedostatečné využití vašich aktiv.
3. Analýza scénářů
Co to je: Plánování dostupnosti zdrojů pro optimistické, pesimistické a realistické scénáře.
Jak to pomáhá: Týmy mohou zůstat agilní a schopné rychle reagovat bez nedostatku zdrojů, a to i v případě nejistoty, zpoždění nebo změn v projektu.
4. Mapování dovedností
Co to je: Předvídání požadavků na dovednosti pro budoucí projekty a jejich porovnání s aktuálně dostupnými dovednostmi. To pomáhá identifikovat mezery v dovednostech.
Jak to pomáhá: Přesné pochopení nedostatků v dovednostech vám může pomoci připravit se na budoucí projekty tím, že najmete odborníky nebo proškolíte stávající zaměstnance, aby tyto nedostatky naplnili.
Jak implementovat prognózy zdrojů
Nyní, když jsme pochopili výhody a techniky přesného prognózování zdrojů, je čas zavést systém prognózování zdrojů. V této části se zabýváme všemi různými kroky prognózování a zdůrazňujeme, jak jeden jediný nástroj může zvýšit vaši produktivitu a vše usnadnit.
Mluvíme o ClickUp.
ClickUp je komplexní nástroj pro řízení projektů, který nabízí vše, co potřebujete pro efektivní plánování zdrojů. Platforma poskytuje funkce, které pomáhají s centralizovanou správou dat, vytvářením a přiřazováním úkolů, spoluprací a úsporou času. Můžete ji použít pro plánování kapacity, mapování dovedností, alokaci zdrojů a reporting.
Myslím si, že Clickup je skvělý. Proč? Je to jednoduché – několika kliknutími mohu naplánovat týden pro 4 osoby a všichni, včetně našich zákazníků, mají přehled. Je to efektivní, logické a snadno srozumitelné. Navíc si každý může navrhnout vlastní zobrazení, dashboardy atd., což je velmi individuální.
Myslím si, že Clickup je skvělý. Proč? Je to jednoduché – několika kliknutími mohu naplánovat týden pro 4 osoby a všichni, včetně našich zákazníků, mají přehled. Je to efektivní, logické a snadno srozumitelné. Navíc si každý může navrhnout vlastní zobrazení, dashboardy atd., což je velmi individuální.
Podívejme se, jak je můžete využít v různých fázích prognózování zdrojů.
Krok 1: Identifikujte požadavky projektu
Vyhodnoťte svůj projekt, abyste identifikovali jeho cíle, časový harmonogram, výstupy a klíčové milníky.
Definování těchto prvků tvoří základ pro plánování vašich potřeb v oblasti zdrojů. Poskytuje vám přehled o druhu zdrojů, které budete potřebovat, a jejich množství v různých fázích životního cyklu projektu. To pomáhá při cíleném plánování a prognózování zdrojů.
Zaznamenejte rozsah projektu a potřeby zdrojů pomocí ClickUp Docs.
ClickUp vám umožňuje shromažďovat a spravovat důležité informace na jednom místě pomocí ClickUp Docs. Funguje jako centralizované informační centrum, které je ideální pro ukládání všech informací souvisejících s vašimi projekty, jako je rozsah, role a odpovědnosti, specifikace a poznámky.
Vzhledem k tomu, že všichni mají přístup ke stejným informacím, snižuje se riziko nedorozumění a chyb. S ClickUp Docs můžete:
- Vytvářejte přehledně formátované dokumenty a wiki stránky pro zaznamenávání požadavků projektu.
- Získejte podněty od členů týmu v reálném čase, označujte osoby pomocí @zmínek a přiřazujte úkoly.
- Vytvořte více dokumentů pro různé projekty a uspořádejte je v Docs Hub, aby měli všichni přístup k nejnovějším informacím.
- Přidejte obrázky, videa a soubory PDF pro lepší kontext.
💡Tip pro profesionály: Po shromáždění požadavků projektu vytvořte hierarchickou strukturu všech zdrojů potřebných (také nazývanou struktura rozdělení zdrojů ) k dokončení různých úkolů. Tím zajistíte, že projektoví manažeři nepřehlédnou žádné důležité zdroje potřebné pro projekt.
Krok 2: Analyzujte historická data
Jakmile budete mít dostatek informací o svém novém projektu, můžete jej porovnat s minulými projekty s podobnými cíli. Identifikujte vzorce ve využívání zdrojů, časových harmonogramech a nákladech, abyste mohli přesně odhadnout, jaké prostředky budete potřebovat.
Historická data o minulých výkonech a klíčových ukazatelích výkonnosti lze použít k identifikaci oblastí, které je třeba zlepšit, k odstranění překážek a k optimalizaci přidělování zdrojů.
Analyzujte metriky minulých projektů pomocí dashboardů ClickUp.
Získejte podrobné informace o produktivitě, výkonu týmu a postupu projektu pomocí panelů ClickUp. Tyto plně přizpůsobitelné panely vizuálně zobrazují data prostřednictvím seznamů, karet, tabulek a grafů, které slouží ke sledování klíčových metrik a analýze historických dat.
Můžete například použít widgety pro sledování času k provedení historické analýzy času stráveného na konkrétních projektech nebo úkolech. Získáte tak přehled o tom, které úkoly v minulosti nejvíce zatěžovaly kapacitu vašeho týmu, abyste mohli rozpoznat opakující se vzorce a optimalizovat využití zdrojů.
💡Tip pro profesionály: Dashboardy lze sdílet s jinými odděleními a zainteresovanými stranami, aby všichni měli ucelený přehled o všech dostupných zdrojích, závislostech a omezeních a mohli tak předejít potenciálním konfliktům.
Krok 3: Spolupracujte s týmem
Příprava přesných prognóz zdrojů vyžaduje spolupráci s mezifunkčními týmy, aby bylo možné na základě zkušeností realisticky odhadnout délku trvání projektu, složitost úkolů a personální požadavky.
Spolupráce je nezbytná také v situacích, kdy jsou zdroje sdíleny mezi jedním nebo více týmy. Hladká komunikace zohledňuje tyto závislosti a zajišťuje, že práce žádného z týmů nebude narušena kvůli nedostatku zdrojů.
Shromažďujte podněty od zainteresovaných stran pomocí ClickUp Tasks a ClickUp Chat.
Software pro správu zdrojů ClickUp nabízí mnoho funkcí, díky nimž je spolupráce na projektech hračkou.
Pomocí ClickUp Tasks můžete rozdělit složité projekty na menší úkoly a každý úkol přiřadit příslušnému členovi týmu. Tím zajistíte, že úkoly budou přiřazeny podle individuálních silných stránek a odborných znalostí, což povede k efektivnímu využití zdrojů.
Každý úkol má termín splnění, vlastní stav úkolu a typy úkolů, takže pověření pracovníci přesně vědí, na čem mají pracovat.
Nastavte úrovně priority pro různé úkoly tak, aby byly kritické činnosti dokončeny včas. Priority se pohybují od nízké po urgentní a jsou označeny barevně. Tímto způsobem mohou členové týmu snadno identifikovat úkoly, které vyžadují okamžitou pozornost.
Jedním z našich oblíbených nástrojů pro spolupráci je ClickUp Chat. Jedná se o nejjednodušší způsob, jak sdílet aktualizace v reálném čase s členy vašeho týmu, aniž byste byli závislí na e-mailech nebo jiných komunikačních nástrojích. Nejlepší na tom je, že je vybaven super schopnostmi umělé inteligence.
ClickUp Chat vám umožňuje:
- Komunikujte s členy týmu přímo z propojených úkolů v aplikaci ClickUp.
- Využijte umělou inteligenci ClickUp – ClickUp Brain k sumarizaci konverzačních vláken.
- Analyzujte komentáře a přeměňte je na proveditelné úkoly, aby každý akční bod měl dostatečný kontext.
- Organizujte audio a video hovory s členy týmu pomocí SyncUps.
Další zajímavou funkcí jsou přiřazené komentáře ClickUp. Můžete si prohlížet všechny komentáře, které vám byly přiřazeny, na jednom místě, takže nedochází k záměně nebo zahlcení nekonečnými vlákny komentářů.
💡Tip pro profesionály: Přiřazené komentáře mohou sloužit jako nástroj pro monitorování projektu v reálném čase. Lze je použít jako historický záznam pro sledování změn provedených v úkolu, dokumentu nebo projektu, aniž by bylo nutné vést samostatnou databázi.
Krok 4: Využijte nástroje pro prognózy
Nadměrné přidělování zdrojů může vést k plýtvání, zatímco nedostatečné přidělování může způsobit zpoždění konečných výsledků. Nástroje pro prognózy a plánování kapacity pomáhají tento problém zmírnit tím, že přesně předvídají budoucí požadavky na zdroje. Tímto způsobem je každé úloze přiděleno pouze správné množství.
Tyto nástroje využívají analytické a datové modelovací techniky ke sledování výkyvů poptávky v čase, simulaci různých scénářů a monitorování vnějších faktorů pro přesné předpovědi týkající se alokace zdrojů.
Zobrazte pracovní vytížení týmu pomocí zobrazení pracovního vytížení ClickUp.
Pomocí nástroje ClickUp Workload View získáte vizuální přehled o úkolech vašeho týmu, individuálních kapacitách a harmonogramech.
U každého projektu poskytuje zobrazení pracovní zátěže přehled o tom, na čem členové vašeho týmu pracují. To vám pomůže optimalizovat vytížení zdrojů tím, že zajistíte vyváženou pracovní zátěž a realistické časové plány. Zde je návod, jak to lze využít pro prognózy zdrojů:
- Nastavte kapacitní limity (pracovní zátěž, kterou člen týmu zvládne za určitou dobu) pro každého člena svého týmu.
- Porovnejte současné kapacity týmu s úrovní náročnosti nadcházejících úkolů nebo projektů.
- Vytvořte pohotovostní plán, který zajistí kontinuitu projektu i při kolísání zdrojů.
Můžete dokonce prozkoumat předem připravené rámce pro plánování zdrojů z rozsáhlé knihovny šablon ClickUp.
Například šablona ClickUp Employee Workload Template vám pomůže analyzovat týdenní pracovní vytížení jednotlivců i týmů, abyste zajistili maximální produktivitu a předešli vyhoření.
Šablona pro plánování zdrojů ClickUp vám umožňuje definovat cíle každého projektu a kategorizovat zdroje potřebné k jejich splnění. Můžete vytvořit časovou osu pro sledování požadavků na zdroje a kontrolovat poptávku a dostupnost zdrojů během různých fází projektu.
S šablonou pro plánování zdrojů můžete:
- Vytvářejte úkoly pro každý projekt a vizualizujte alokaci zdrojů na jednom místě.
- Sledujte pracovní vytížení týmu a optimalizujte rozdělení úkolů, abyste předešli přetížení svého týmu.
- Identifikujte potenciální konflikty zdrojů a vypracujte strategie pro jejich zmírnění.
- Sledujte využití zdrojů a provádějte úpravy, kdekoli je to nutné.
Pro přesnější prognózy můžete použít šablonu pro plánování zdrojů s šablonou pro alokaci zdrojů ClickUp. Tím se zkrátí čas potřebný k rozhodování o alokaci zdrojů a usnadní se alokace aktiv tak, aby byly správně sladěny s cíli a prioritami projektu.
💡Tip pro profesionály: Použijte šablonu ClickUp Resource Management People Template k nastavení jasných cílů pro váš tým a identifikaci zdrojů potřebných k jejich dosažení.
Krok 5: Sledujte a upravujte
V této fázi pečlivě sledujete využití zdrojů a porovnáváte je s vašimi prognózami. Pokrok v plnění úkolů se porovnává s předem definovanými milníky. Získáte tak reálnou představu o tom, zda projekt probíhá podle plánu a zda vyžaduje další úpravy zdrojů.
V průběhu projektu se provádějí úpravy a poznatky se dokumentují, aby se zlepšila přesnost prognózování zdrojů pro budoucí projekty.
Sledujte alokaci zdrojů a průběh projektu pomocí dashboardů ClickUp
Pomocí panelů ClickUp můžete sledovat, jak váš tým postupuje v plnění úkolů. Získejte podrobné informace o stavu projektových úkolů a pracovním vytížení jednotlivých pracovníků a sledujte termíny.
Projektový manažer může tyto údaje v reálném čase porovnat s prognózami a zjistit, zda jsou nutné nějaké úpravy. Pokud zjistí, že některé zdroje jsou nedostatečně nebo nadměrně využívány, lze tento problém řešit buď přidáním dalších pracovníků, nebo přerozdělením práce.
Výzvy v oblasti prognózování zdrojů
Navzdory četným výhodám prognózování zdrojů přináší i některé výzvy, které mohou proces zkomplikovat. Porozumění těmto překážkám je klíčové pro efektivní správu zdrojů a optimální výkonnost projektů.
1. Nepřesné údaje
To je pravděpodobně největší překážka efektivního prognózování. Pokud jsou historická data neúplná nebo nepřesná, vede to k nespolehlivým prognózám a neefektivnímu využití zdrojů.
Řešení:
✅Používejte robustní nástroje pro sběr dat pro větší přesnost.
✅Zaveďte standardizované procesy pro konzistentní sběr dat.
✅Zapojte více členů týmu při vzájemném porovnávání dat, abyste získali komplexnější prognózy zdrojů.
2. Potíže s plánováním kapacity
Správné sledování kapacit týmu může být náročné, zejména pokud členové týmu pracují současně na více projektech.
Řešení:
✅Využijte nástroje pro správu pracovní zátěže k vizualizaci kapacit týmu.
✅Pomocí sledování času zaznamenávejte, jak váš tým využívá své kapacity, abyste mohli prognózy vylepšovat.
✅Definujte kapacitní limity, aby členové týmu pracovali optimálně bez vyhoření.
Další informace: Jak zlepšit rozložení pracovní zátěže ve vašem týmu
3. Přehlížení vnějších faktorů
Prognózy zdrojů mohou být nepřesné, pokud nezohledníte zpoždění nebo změny způsobené vnějšími faktory.
Řešení:
✅Sledujte důsledně trendy v odvětví a na trhu, abyste mohli sledovat výkyvy.
✅Spolupracujte s partnery, dodavateli a dalšími externími zainteresovanými stranami, abyste mohli předvídat potenciální nedostatek zdrojů.
✅Využijte prediktivní analytiku k přípravě scénářových prognostických modelů, abyste byli připraveni na různé situace nebo výsledky.
4. Nedostatečná spolupráce mezi odděleními
Prognózy zdrojů mohou být obzvláště obtížné, pokud týmy pracují izolovaně. To vede k nejasnostem ohledně priorit a časových harmonogramů, což často vede k neefektivnímu využití zdrojů.
Řešení:
✅Naplánujte pravidelné schůzky mezi odděleními, abyste zjistili požadavky na plánování zdrojů.
✅Používejte nástroj pro spolupráci nebo správu práce, jako je ClickUp, aby všichni měli stejné informace o úkolech, prioritách a termínech.
✅Vytvořte mezifunkční týmy s členy z různých oddělení. Tím zajistíte, že při plánování zdrojů budou zohledněny různé pohledy.
Urychlete růst podnikání pomocí efektivního prognózování zdrojů
Prognózy zdrojů v projektovém řízení jsou pro podniky nezbytné, aby mohly prosperovat na dynamických trzích. Jedná se o strategický krok k plnému využití příležitostí k růstu, aniž by došlo k přetížení týmů nebo vzniku zbytečných nákladů.
Právě proto je důležité zavést strukturovaný přístup k procesu prognózování zdrojů. Software pro řízení projektů, jako je ClickUp, za vás odvede těžkou práci díky pokročilým funkcím pro vizualizaci pracovní zátěže, správu úkolů a spolupráci.
ClickUp Docs pomáhá vytvořit centrální úložiště informací o týmu a projektu s možností společné úpravy, aby všichni měli stejné informace o výstupech a časových harmonogramech. S ClickUp Chat můžete shromažďovat informace o rolích a závislostech napříč funkčními týmy, abyste zajistili hladký a včasný průběh všech projektů.
Díky panelům ClickUp mohou projektoví manažeři analyzovat historická data, předvídat budoucí potřeby zdrojů a optimalizovat projektové zdroje.
Zaregistrujte se zdarma na ClickUp, abyste zlepšili správu zdrojů a dosáhli úspěšných výsledků projektů.