Jak vytvořit strukturu rozdělení zdrojů

Anthony Bourdain, slavný kuchař a autor, řídil své kuchyně pomocí brigádního systému. Rozdělil kuchyň na stanice, které připravovaly jednotlivé složky jídla. Každá stanice měla své pomocné kuchaře, kuchaře a asistenty s vlastními surovinami, nástroji a pracovními prostory.

Díky této struktuře, jak říká, „může i v nejrušnější době večeří spoustu úkolů v velké, rušné kuchyni řídit a koordinovat jedna osoba – šéfkuchař“.

V obchodním světě by se taková hierarchie nazývala strukturou rozdělení zdrojů. Co to je, ptáte se? Pojďme to zjistit.

Porozumění struktuře rozdělení zdrojů

Struktura rozdělení zdrojů (RBS) je seznam všech zdrojů potřebných k dokončení projektu, uspořádaných do hierarchie. Tyto zdroje mohou být lidské, materiální, finanční, informační a dokonce i časové.

Jedná se o nástroj pro správu zdrojů, který je obvykle organizován na několika úrovních, přičemž cíl projektu je na vrcholu a různé kategorie zdrojů se rozvětvují v každé fázi. Zahrnuje všechny zdroje, které stojí peníze, s výjimkou samotných peněz.

Nejdůležitější je, že RBS není izolovaný prvek. Úzce spolupracuje s různými aktivitami projektového plánování, jako je struktura rozdělení práce, struktura rozdělení rizik atd. Zde je návod, jak na to.

Struktura rozdělení práce (WBS) je dokument, který rozděluje práci na malé, zvládnutelné úkoly. Dobrá RBS bude odpovídat tomuto dokumentu a bude popisovat, jaké zdroje budou potřebné v každé fázi.

Například pokud je projekt vývoje softwaru rozdělen do fáze minimálně životaschopného produktu (MVP), fází 1, 2 atd., RBS uvede zdroje potřebné v každé fázi. Ve fázi MVP budete možná potřebovat:

Jakmile je MVP hotové a produkt je nyní v provozu, možná budete potřebovat další zdroje, jako například:

Dalším aspektem, se kterým se RBS sladí, je struktura rozdělení rizik. V každé fázi práce existují určitá rizika. Několik softwarových nástrojů ERP propojuje RBS, WBS a strukturu rozdělení rizik, aby poskytly ucelený přehled.

Například ve fázi MVP mohou nastat problémy s výkonem. Pokud na MVP pracuje několik členů týmu, můžete čelit bezpečnostním rizikům. Pokud shromažďujete informace o uživatelích, můžete čelit rizikům v oblasti ochrany osobních údajů.

Struktura rozdělení zdrojů zahrnuje komponenty potřebné ke zmírnění těchto rizik v každé fázi. Během fáze MVP bude RBS pravděpodobně zahrnovat další zdroje pro cloudovou infrastrukturu. Pokud dojde k významnému nárůstu, může RBS přidat do seznamu bezpečnostní inženýry nebo konzultanty.

Nyní, když jsme si nastínili základy struktury rozdělení zdrojů, podívejme se, jak se používá v projektovém řízení.

Role a význam RBS v projektovém řízení

Struktura rozdělení zdrojů je jedním z mnoha rámců, které projektoví manažeři používají pro plánování a realizaci. Hraje klíčovou roli v celém životním cyklu projektu. Zde je návod, jak na to.

Přidělování zdrojů

Když víte, jaké zdroje potřebujete k dokončení projektu, můžete ve správný čas najmout, vyškolit a přidělit ty správné. RBS funguje jako plán pro přidělování zdrojů v průběhu celého projektu.

Pokud například RBS uvádí, že třetí sprint vyžaduje další vývojáře, projektový manažer může v dostatečném předstihu najít způsoby, jak tyto zdroje najmout/zapojit.

Plánování

Ačkoli plánování je více ovlivněno strukturou rozdělení práce než RBS, ta druhá stále hraje klíčovou roli. Při společném pohledu na WBS a RBS mohou projektoví manažeři plánovat práci na základě dostupnosti zdrojů.

Pokud máte například pouze jednoho vývojáře Scala, který je v době, kdy ho potřebujete, zaneprázdněn jiným projektem, můžete pomocí RBS přeplánovat práci na základě jeho dostupnosti, místo abyste najímali další lidi.

Rozložení pracovní zátěže

Struktura rozdělení zdrojů předem identifikuje, co projekt potřebuje: kolik lidí, na jak dlouho, v jakém období atd. Pokud vývojová fáze vyžaduje maximální zdroje, budete moci najmout/zapojit další talenty a rovnoměrně rozložit pracovní zátěž.

Řízení rizik

Struktura rozdělení zdrojů je v podstatě prognózou. Uvádí budoucí potřeby na základě aktuálních požadavků. Tím se snižuje několik rizik projektového řízení, například:

Dobrá RBS předvídá tyto eventuality a pomáhá vytvářet nouzové plány pro případ, že k nim dojde.

Analýza kritické cesty

Metoda kritické cesty je technika projektového řízení, která identifikuje nejdelší posloupnost závislých úkolů za účelem výpočtu minimální doby trvání projektu. RBS provádí totéž, aby určil minimální potřebné zdroje.

K optimalizaci plánování projektu, rozložení pracovní zátěže, řízení rizik a dalších aspektů potřebujete robustní strukturu rozdělení zdrojů. Zde je podrobný průvodce, jak ji vytvořit.

Vytvoření struktury rozdělení zdrojů

RBS je seznam zdrojů potřebných k dokončení projektu. Zní to jednoduše, že? V závislosti na povaze vašeho projektu to však může být velmi složité. Chcete-li být důkladní, vyzkoušejte následující kroky, které jsou šikovně podporovány softwarem pro správu zdrojů ClickUp.

1. Identifikujte výstupy projektu

Začněte jasným definováním cílů projektu a odpovídajících výstupů. Pokud je vaším cílem dodat MVP s x funkcemi do daného termínu, naplánujte úkoly a podúkoly, které musíte splnit. Pokud již existuje WBS, použijte ji.

Pokud ne, definujte rozsah projektu. Svolejte všechny klíčové zúčastněné strany projektu, abyste prodiskutovali očekávání a výstupy.

Pro rychlý start vyzkoušejte šablonu Project Scope Whiteboard Template od ClickUp. Použijte ji ke shromáždění informací o činnostech, úkolech a termínech od různých zainteresovaných stran. Shrňte informace a vizuálně je uspořádejte pro pozdější použití.

Stáhnout tuto šablonu

2. Identifikujte kategorie zdrojů

Začněte určením primárních kategorií zdrojů, které budou tvořit nejvyšší úroveň vaší RBS. Může se jednat o:

Nezapomeňte, že RBS je hierarchická struktura. Rozdělte tedy zdroje na konkrétní komponenty v rámci každé primární kategorie zdrojů. Například lidské zdroje by se dále rozdělily na:

Pokud je projekt dostatečně velký, můžete se pustit do podrobnějšího rozboru. Můžete například mít vedoucího UX, který řídí tým UX složený z návrháře UI, návrháře animací, návrháře značky atd.

Stáhnout tuto šablonu

Pokud jste v plánování zdrojů začátečníkem, máme pro vás to pravé. Vyzkoušejte šablonu ClickUp pro plánování zdrojů, abyste mohli vizualizovat úkoly a zdroje na jednom místě. S touto šablonou můžete také sledovat hodiny, spravovat subdodavatele a monitorovat pracovní postupy svého týmu.

3. Zahrňte podrobnosti o zdrojích

Přejděte k detailům. Použijte WBS nebo dokument o rozsahu projektu a zeptejte se, kdo bude co dělat. Ujistěte se, že vám nic neunikne.

Mezi nejčastěji potřebné informace patří dovednosti, zkušenosti, odměna, dostupnost atd. Například:

Zajistěte si také potřebné počty. Zjistěte, kolik obchodních analytiků, vývojářů nebo testerů potřebujete, a zdokumentujte to.

4. Najděte ty správné lidi pro danou roli

V této fázi jste připraveni přejít od teoretického plánování k vytváření praktických scénářů. Pro každou roli vyberte vhodného zaměstnance na základě jeho dostupnosti.

Zobrazení pracovní zátěže v ClickUp je skvělý způsob, jak na jednom místě sledovat dostupnost všech členů týmu. V tomto zobrazení můžete také vidět, na čem právě někdo pracuje. Pokud tedy potřebujete zdroj, který je již přidělen k něčemu jinému, můžete požádat projektového manažera, aby jej přeřadil nebo sdílel.

Pokud dáváte přednost trochu větší struktuře, vyzkoušejte šablonu ClickUp Employee Workload Template. Tato pokročilá šablona pomáhá při plánování kapacity, vizualizaci práce, porovnávání odhadů času s skutečnými hodnotami a dalších úkolech.

S šablonou ClickUp Employee Workload Template bude správa pracovního vytížení hračkou.

5. Spojte body

Dobrá struktura rozdělení zdrojů je více než jen seznam. Je to pohled na to, jak všechny zdroje vzájemně interagují, aby byl projekt dokončen. Jak jsme viděli dříve, děje se tak hierarchickým způsobem a pomáhá to při vyrovnávání zdrojů.

Zdroje tedy uspořádejte hierarchicky, s nejobecnějšími kategoriemi nahoře a konkrétními podkategoriemi směrem dolů. Příklad struktury rozdělení zdrojů může být:

6. Nastavte projekt

Nastavte projekt v nástroji pro správu zdrojů, jako je ClickUp, abyste vyřešili všechny problémy. Pomocí ClickUp Tasks publikujte strukturu rozdělení práce organizovaným způsobem. Poté přidejte zdroje ke každému úkolu, nastavte termíny a přidejte popisy. V případě potřeby můžete také přidat přílohy nebo odkazy na externí soubory.

Nevymýšlejte již vymyšlené. Použijte šablonu ClickUp pro alokaci zdrojů, abyste měli přehled o všech materiálech a pracovní síle, které pro svůj projekt potřebujete. Pomocí této šablony pro středně pokročilé si můžete zapisovat podrobné poznámky o každém zdroji, spravovat jejich dostupnost, vizualizovat strukturu týmu a mnoho dalšího.

Stáhnout tuto šablonu

Nyní sdílejte RBS a nastavení projektu se zainteresovanými stranami, včetně klienta, sponzorů, vedoucích týmů a členů týmů. Vyzvěte je, aby poukázali na případné nesrovnalosti v prognózách.

Pomocí zobrazení seznamu ClickUp můžete zobrazit všechny úkoly a zdroje, které se na projektu podílejí. Zobrazení tabule ClickUp je skvělé pro organizaci práce podle různých fází. A zobrazení Ganttova diagramu ClickUp pomáhá vizualizovat závislosti a časové osy.

Zní to jednoduše, a také to jednoduché je. Nezapomeňte však, že jednoduché neznamená vždy snadné. Při vytváření struktury rozdělení zdrojů můžete narazit na řadu výzev.

Zde uvádíme několik výzev, kterým projektoví manažeři pravidelně čelí, a kroky k jejich překonání.

Výzvy a řešení při implementaci RBS

Projekty mohou být složité, může dojít k rozšiřování rozsahu a cíle, na kterých jste projekt založili, se mohou změnit. Podívejme se, co dělat v takových případech.

1. Nedostatečná identifikace zdrojů

Jednou z největších výzev, kterým projektoví manažeři čelí, je nesprávná identifikace potřebných zdrojů. Důvodem může být nedostatečná přehlednost projektu, nesprávně stanovený rozsah prací nebo podcenění náročnosti projektu.

V každém případě, pokud vaše RBS neobsahuje všechny potřebné zdroje, můžete čelit riziku překročení rozpočtu a zpoždění. Abyste tomu předešli:

2. Vyvíjející se požadavky projektu

Agilní projekty jsou ze své podstaty přizpůsobivé změnám. RBS, kterou vytvoříte na začátku projektu, může po několika sprintech přestat vyhovovat. To je sice nepříjemné z hlediska řízení zdrojů, ale je to nevyhnutelné.

Jak se tomu přizpůsobit:

Pokud k tomu používáte nástroj jako ClickUp Docs, můžete změny zvýraznit a sdílet je se zainteresovanými stranami, které tak budou moci společně provádět úpravy nebo zanechat zpětnou vazbu v podobě komentářů. Můžete například ukázat změny v nákladech projektu, aby je mohl schválit sponzor projektu nebo finanční ředitel.

3. Nedostatečná podpora ze strany zainteresovaných stran

Projektoví manažeři v rané fázi mohou udělat chybu, když vytvoří strukturu rozdělení zdrojů bez konzultace s ostatními. I přes jejich nejlepší úmysly může práce v izolaci později vést k omezením zdrojů.

Projektový manažer může například předpokládat, že jeden návrhář uživatelského rozhraní je dostačující. Vedoucí UX však nemusí mít k dispozici návrháře uživatelského rozhraní, který by byl zároveň zběhlý v mikroanimacích, což znamená, že nyní potřebuje dvě osoby.

Abyste tomu předešli, získejte podporu všech zainteresovaných stran na všech úrovních. Vyzvěte všechny zainteresované strany, aby si RBS prostudovaly a vyjádřily svůj souhlas, aby bylo zajištěno optimální využití zdrojů.

4. Zmatení členové týmu

Struktura rozdělení zdrojů také hraje roli při definování struktury řízení projektu. To zahrnuje, kdo komu podléhá, kdo kontroluje práci koho atd.

Bez jasné hierarchie a aktivního uznání může být řízení týmu chaotické. Například jste možná přidali front-end vývojáře do hierarchie UX, zatímco daný zdroj si může myslet, že podléhá vedoucímu vývoje.

Těmto situacím můžete předejít díky transparentnosti. Zveřejněte struktury rozdělení zdrojů a vyzvěte všechny členy týmu, aby se na ně podívali. Udržujte je přehledné a vizuálně srozumitelné, aby jim všichni snadno porozuměli. Otevřete komunikační kanály pro případ, že by někdo měl obavy nebo připomínky.

Strukturovejte své projekty a posuňte se na vyšší úroveň s ClickUp

Agilní softwarové projekty dnes upřednostňují autonomii a sebeřízení, což znamená, že Bourdainův brigádní systém organizace práce může být kontraproduktivní. Je však třeba se poučit z hlubšího a zásadnějšího ponaučení.

Bourdainova kuchyně ukazuje, že k efektivnímu a konzistentnímu dodání projektu i v situacích pod velkým tlakem potřebujete jasné rozdělení odpovědností a postupu práce od jednoho kroku k druhému – tedy strukturu rozdělení zdrojů.

Robustní nástroj pro řízení projektů, jako je ClickUp, může integrovat strukturu rozdělení zdrojů do vašeho plánovacího procesu. Bez nutnosti vytvářet další dokument nebo tabulku Google Docs můžete pomocí ClickUp uchovávat veškerou dokumentaci související s projektem na jednom místě.

A co víc? Přímo na platformě můžete sdílet, upravovat a spolupracovat s různými zúčastněnými stranami. Můžete si také vytvořit vlastní přizpůsobenou šablonu struktury rozdělení zdrojů pro budoucí použití.

Konsolidujte svůj pracovní prostor projektu. Vyzkoušejte ClickUp ještě dnes zdarma.