Je plocha vašeho Macu chaotickou džunglí souborů, ikon a složek?
Pravda je taková: Uklízení na ploše Macu není žádná věda.
Jistě, pro uživatele Mac existuje mnoho aplikací pro zvýšení produktivity. Někdy ale stačí jen pár tipů, jak digitální nepořádek uklidit.
V tomto blogovém příspěvku vám krok za krokem ukážeme, jak organizovat soubory na Macu. Také si povíme, jak můžete tuto strukturu rozšířit do komplexního softwaru pro správu projektů, jako je ClickUp.
12 způsobů, jak organizovat soubory a složky na Macu
1. Uspořádejte položky do složek
Na počítači Mac klikněte na ikonu „Finder“ (modrobílá ikona s obličejem) v „Docku“, aby se otevřelo okno „Finder“.
Budete moci zobrazit kartu „Nedávné“, která obsahuje seznam všech vašich nejnovějších souborů, bez ohledu na to, kde jsou v systému uloženy.
Nyní přejděte do umístění, kde chcete vytvořit složku s dokumenty. Pro tento příklad předpokládejme, že ji chcete mít na ploše. Klikněte na kartu „Plocha“ v části „Oblíbené“ v postranním menu okna „Finder“.
Poté stiskněte klávesy „Shift-Command-N“ a vytvořte novou složku na ploše. Tato složka bude sloužit jako dočasné úložiště všech volných souborů, než je začnete organizovat.
Na obrazovce se zobrazí složka s názvem „Složka bez názvu“.
Přejmenujte složku na „Organize“ a poté ji kliknutím přetáhněte do sekce „Favorites“ v postranní liště menu „Finder“ (těsně pod „Desktop“), jak je znázorněno na následujícím snímku obrazovky.
💡Tip pro profesionály: Můžete to provést u více souborů najednou – stačí podržet klávesu „Command“, kliknout na položky (nemusí být vedle sebe) a přetáhnout je do složky.
Můžete také rychle seskupit položky na ploše do složek . Vyberte všechny položky, které chcete seskupit, klikněte na jednu z nich při stisknuté klávesě Control a vyberte možnost Nová složka s výběrem. Nezapomeňte, že uzamčené položky nelze seskupit.
2. Vytvořte podsložky
Vraťte se do složky „Organize“ a vytvořte podsložky pro každou hlavní kategorii, do které chcete své soubory uspořádat.
Pro tento příklad jsme vybrali následující kategorie: „Složka Dokumenty“, „Šablony YouTube“, „Média“, „Šablony PPT“, „Screenshoty softwaru“, „Marketingové materiály“ a „Návody k instalaci aplikací“.
3. Sloučte podobné složky
I když se to může zdát jako hledání duplicitních složek, není to tak jednoduché. Pokud například vytvoříte složku se stejným názvem pro stejné umístění, můžete omylem přepsat první složku a ztratit cenné informace.
Ale jako ve většině případů existuje i zde řešení.
Ve skutečnosti existují dva způsoby, jak bezpečně sloučit složky na Macu.
Sloučení složek pomocí Finderu
Když přidáte složku do umístění, kde již existuje složka se stejným názvem, zobrazí se zpráva s dotazem, zda chcete tento proces zastavit, nahradit složku v daném umístění nebo obě složky sloučit. Pokud máte různé soubory se stejným názvem, vyberte možnost „Zastavit“, aby nedošlo k přepsání souborů.
Pokud chcete zachovat obě složky, musíte přetáhnout složku a před uvolněním podržet klávesu Option, aby se zobrazila nová možnost s názvem „Sloučit“. Klikněte na ni.
Soubory se stejným názvem budou mít v názvu souboru přidáno číslo „2“, což vám zajistí, že si ponecháte jak původní, tak nový soubor, aniž byste přišli o jakýkoli obsah.
Sloučení složek pomocí Terminálu
Druhá metoda využívá Terminál a příkaz zvaný „ditto“. Ten sloučí obsah dvou složek, včetně všech podsložek v nich.
Otevřete Terminál a zadejte: ditto ~/source_folder ~/target_folder
Místo „source_folder“ a „target_folder“ byste měli zadat skutečné názvy složek.
Místo zadávání cesty ke složce můžete složky také přetáhnout do okna Terminálu.
4. Přidejte si složky do oblíbených
Pokud máte příliš mnoho složek a podsložek, může být hledání konkrétní složky, kterou často používáte nebo potřebujete pro speciální účely, velmi náročné. Dobrou zprávou je, že můžete přidat libovolnou složku do oblíbených položek v postranním panelu Finderu. Postupujte takto:
- Otevřete nové okno Finderu
- Najděte složku, kterou chcete přidat do oblíbených
- Přetáhněte jej do postranního panelu
5. Seřaďte soubory podle typu
Soubory můžete také třídit podle „typu“, abyste seskupili podobné soubory (PDF, obrázky, dokumenty atd.).
Klikněte pravým tlačítkem myši kdekoli ve složce Stažené soubory a vyberte možnost „Seřadit podle“ > „Typ“. Tak uvidíte, jaké soubory máte a kam je můžete přesunout.
Jakmile seřadíte soubory podle toho, jak je chcete kategorizovat, přesuňte je do příslušných podsložek. Například fotografie a videa patří do složky „Stock media“ a snímky obrazovky do složky „Software screenshots“.
6. Používejte štítky
Chcete-li upřednostnit důležité soubory, klikněte pravým tlačítkem myši na soubor, vyberte možnost „Značky“ a přiřaďte vlastní značky, například „Naléhavé“ nebo „Úkoly“. Označené soubory budou mít vedle svých názvů barevné tečky pro snadnou identifikaci.
K označeným souborům se můžete rychle dostat kliknutím na odpovídající barvu v části „Značky“ na postranní liště „Finderu“.
7. Vyzkoušejte inteligentní složky
Chcete-li soubory v počítači Mac dynamicky seskupit, otevřete „Finder“ a přejděte do nabídky „Soubor“ > „Nová inteligentní složka“.
Poté klikněte na tlačítko (+) v pravém horním rohu okna vedle položky „Uložit“ a přidejte kritérium vyhledávání.
K dispozici budete mít dvě rozbalovací nabídky, ze kterých můžete vybírat.
V tomto příkladu jsme vybrali „Datum poslední úpravy“ a „před“, abychom rychle získali přístup ke všem souborům, které splňují tato kritéria (bez jejich přesouvání z původního umístění).
Klikněte na tlačítko „Uložit“ v pravém horním rohu okna a pojmenujte svou „chytrou složku“.
„Chytrá složka“ se automaticky zobrazí v postranním menu „Oblíbené“.
💡Tip pro profesionály: Pokud máte dvě složky se stejným názvem na různých místech, podržte klávesu „Option“ a přetáhněte jednu složku na druhou. Po zobrazení výzvy vyberte možnost „Sloučit“ a sloučte obsah obou složek. Tím se odstraní duplicity a soubory se sloučí.
8. Vytvořte si systém pojmenovávání souborů
Strategické uspořádání souborů pomocí systému pojmenování vám může ušetřit čas při hledání souborů.
Na základě vašeho pracovního postupu nebo osobních dokumentů zahrňte do názvu souboru následující informace:
- Název projektu/osobní jméno
- Popis tohoto konkrétního souboru
- Datum, kdy jste začali pracovat na souboru
- Jakékoli číslo verze
- Vaše iniciály, pokud se jedná o soubor, který budete posílat jiným lidem
Nezapomeňte, že v závislosti na zobrazení Finderu budou vaše soubory uspořádány abecedně.
💡Tip pro profesionály: Umístěním data na začátek názvu souboru je můžete seřadit chronologicky, což vám pomůže je rychleji najít.
9. Používejte zásobníky k automatickému uspořádání souborů
Složky na ploše vám umožňují uspořádat soubory do přehledných skupin na ploše. Složky jsou podobné inteligentním složkám, ale jsou určeny pro plochu. Složky lze seskupit podle druhu, data nebo značek.
Pokud například seskupíte soubory podle druhu, všechny fotografie se zobrazí v jedné složce, prezentace v jiné atd. Jakékoli nové soubory, které přidáte, se okamžitě přesunou do příslušné složky, což vám umožní udržovat vše v pořádku bez námahy.
Ujistěte se, že jste na ploše, a poté klikněte na Zobrazit > Použít zásobníky > Štítky.
Chcete-li zobrazit, otevřít nebo zavřít zásobník, stačí na něj kliknout a soubory se rozbalí na ploše. Pokud však chcete soubory zobrazit bez otevření zásobníku, stačí:
- Přesuňte kurzor myši nad zásobník
- Přejeďte prstem po trackpadu nebo myši doleva nebo doprava, ikona zásobníku a název se změní tak, aby odpovídaly jednotlivým souborům v zásobníku.
- Dvojitým kliknutím na požadovaný soubor jej otevřete.
10. Ukládejte soubory na iCloud Drive
S iCloud Drive můžete synchronizovat složky a soubory mezi více zařízeními. To vám pomůže najít soubory na všech vašich zařízeních Apple, pokud používáte více iPadů nebo iPhone.
Takto můžete zapnout iCloud Drive na svém Macu:
- Otevřete Nastavení systému.
- Klikněte na Apple ID > iCloud.
- Zapněte iCloud Drive.
- Klikněte znovu na iCloud Drive
- Vyberte možnosti a vyberte složky a aplikace, které chcete synchronizovat s počítačem Mac.
💡Tip pro profesionály: Pokud zapnete iCloud Desktop and Documents, můžete získat stejné položky na ploše na jiném Macu tím, že se přihlásíte ke stejnému účtu iCloud a zapnete iCloud Desktop and Documents na tomto Macu.
11. Uspořádejte soubory na ploše
Kromě třídění souborů na ploše podle názvu, typu, data přidání, velikosti, značek atd. můžete také změnit zobrazení složek podle velikosti ikon, rozestupů mřížky, velikosti textu a dalších parametrů.
Vyrovnejte a změňte velikost položek podle svých preferencí a vytvořte si tak osobnější a estetičtější plochu. Soubory můžete také podle potřeby přehledně přeskupit – stačí kliknout na plochu, vybrat Zobrazit > Uklidit podle a poté vybrat, jak chcete soubory uspořádat.
12. Používejte externí aplikace
Nakonec můžete použít aplikace třetích stran k efektivnímu uspořádání souborů a složek , pokud dáváte přednost. Ty vám nejen pomohou snadno sledovat a mazat duplicitní soubory, ale také vám pomohou vyhledat a vyčistit nepořádek ve složce Stažené soubory.
A je to!
Díky těmto krokům budete mít brzy uklizenou plochu Macu. Klíčem je důslednost – věnujte každý den pár minut organizaci souborů a složek ve vašem systému a brzy se to stane vaší druhou přirozeností.
Pamatujte, že trochu úsilí dnes vám ušetří spoustu starostí později.
Uspořádejte si soubory bez námahy pomocí ClickUp
Nyní, když jste se naučili triky pro organizaci souborů v MacBooku, proč se zastavit? Pojďme o krok dál a prozkoumejme ClickUp, efektivní software pro správu úkolů, který jde nad rámec řešení pro správu úkolů a souborů.
Software pro správu dokumentů obsahuje pokročilé funkce, jako je ClickUp Docs pro organizaci souborů, což z něj činí skvělou volbu pro jednotlivce, kteří chtějí optimalizovat svůj digitální pracovní prostor.
Poskytuje pokročilé nástroje a funkce pro dynamické a společné kategorizování, vyhledávání a optimalizaci textových dokumentů, úkolů a projektů.
Mluvte o tom, jak být v práci organizovanější!
Zaujalo vás to?
1. Prozkoumejte ClickUp Docs
Pro začátek může ClickUp Docs fungovat jako digitální kartotéka pro efektivní ukládání informací.
Řekněme, že každému klientovi věnujete jeden dokument, do kterého prokládáte důležité podklady, jako jsou smlouvy, projektové zadání, faktury a šablony adresářů. Pro snadný přístup můžete do dokumentu také vložit soubory z Google Drive nebo Dropboxu.
Pokud jsou soubory a složky související s klienty uloženy lokálně (např. na vašem MacBooku), jednoduše je přetáhněte do příslušného dokumentu ClickUp. Díky tomu budete mít vše na jednom místě a při práci se nebudete muset přepínat mezi aplikacemi.
Můžete také vytvářet sdílené odkazy a spravovat oprávnění pro členy svého týmu v ClickUp Docs. Díky ovládacím prvkům pro soukromí a úpravy mají přístup k citlivým informacím pouze oprávněné osoby.
Chcete-li jít ještě dál, vytvořte pro každého klienta úkoly ClickUp, připojte příslušné dokumenty, nastavte termíny a přiřaďte členy týmu. Tato integrace zefektivní váš pracovní postup při správě dokumentů a organizaci projektů.
2. Využijte průvodce hierarchií projektů ClickUp
Poté přichází na řadu Průvodce hierarchií projektů ClickUp, který vám umožní vidět celkový obraz, aniž byste přehlédli jakékoli důležité detaily.
Vysvětlíme vám, jak na to.
V rámci každého pracovního prostoru na platformě můžete vytvářet prostory pro konkrétní projekty nebo oddělení, jako je „Marketing“ nebo „Projekty klientů“. Každý prostor může obsahovat „složky“ pro organizaci souvisejících souborů.
Tato hierarchie zajišťuje, že každý soubor má své místo v systému, což usnadňuje vyhledávání a správu dokumentů. Například v prostoru „Projekty klientů“ vytvořte pro každého klienta složku, která obsahuje seznamy smluv, faktur a dodávek.
3. Používejte seznamy ClickUp
Pomocí zobrazení seznamu ClickUp můžete tuto organizaci vylepšit pomocí definovaných kritérií, jako jsou typy souborů, názvy složek a souborů, termíny a priority, například „V použití“, „Archivováno“ nebo „Ve fázi kontroly“.
Seznamy můžete také přizpůsobit pomocí barev, které označují stav projektu nebo lépe vizuálně odlišují vaši práci. Ale to není vše.
4. Vyzkoušejte propojené vyhledávání v ClickUp
Potřebujete rychle najít konkrétní soubor?
Stačí zadat název do vyhledávacího pole a ClickUp vyhledá přesně to, co hledáte, ať už se jedná o pracovní prostor ClickUp, připojenou aplikaci (např. Dropbox, Slack a Google Drive) nebo váš místní disk. To je síla propojeného vyhledávání v ClickUp.
Můžete například filtrovat úkoly podle termínů, abyste zjistili, co vyžaduje urgentní pozornost, jako jsou návrhy s blížícím se termínem odevzdání nebo blížící se obnovení smluv. Nebo můžete soubory označit štítky jako „Právní“, „Finanční“ nebo „Osobní“ a poté je filtrovat podle těchto štítků, abyste našli konkrétní dokumenty.
Navíc ClickUp Brain, vestavěný AI asistent ClickUp, si pamatuje vaše vyhledávací návyky a postupem času se zlepšuje, takže vám poskytuje ještě přesnější výsledky.
Pokud například často vyhledáváte „smlouvy“ týkající se konkrétních klientů, ClickUp Brain při budoucích vyhledáváních upřednostní tyto výsledky. To znamená, že čím více platformu používáte, tím chytřejší se stává, což vám umožňuje najít soubory rychleji a přesněji.
Číst dále: Zvládněte svůj čas s 10 nejlepšími kalendářovými aplikacemi pro Mac
Nenechte se zpomalovat digitálním nepořádkem
Existují důležitější věci než ztrácet drahocenný čas hledáním důležitých dokumentů, protože neefektivita se může rychle nahromadit.
Místo toho si zorganizujte svůj čas pomocí strategického uspořádání souborů.
Správná struktura souborů snižuje rozptýlení, minimalizuje chyby a zajišťuje plynulejší provoz. Tato praxe je nezbytná pro koordinaci rozsáhlých projektů, správu záznamů o klientech a dohled nad citlivými dokumenty.
Naštěstí ClickUp poskytuje nástroje pro vytvoření centralizovaného a efektivního pracovního prostoru – od organizování úkolů pomocí hierarchie ClickUp a využití zobrazení seznamu pro podrobné filtrování až po využití pokročilých funkcí, jako je AI.
Na co ještě čekáte? Zaregistrujte se ještě dnes zdarma na ClickUp a pusťte se do toho.