Pokud čtete tento článek, pravděpodobně jste o rámci RACI alespoň jednou slyšeli nebo jej vyzkoušeli v práci. Bylo to proto, že vám váš manažer snažil prodat myšlenku jeho mnoha výhod? Nebo jste možná četli článek o RACI při surfování na internetu, abyste se dozvěděli o účinných technikách řízení projektů.
Pro osvěžení paměti připomeňme, že RACI matice nebo matice přidělování odpovědností je rámec, který týmům pomáhá pracovat efektivněji díky jasnému vymezení rolí a odpovědností každého člena týmu.
Pokud přemýšlíte, jak delegovat úkoly v práci, můžete použít RACI matici k určení různých úrovní odpovědnosti, které bude mít každý člen týmu za úkol během projektu.
Zkratka RACI znamená: odpovědný, zodpovědný, konzultovaný a informovaný.
V RACI je každý úkol přiřazen jedné nebo více osobám, které budou odpovědné za jeho provedení, jedné osobě, která bude zodpovědná za to, že bude úkol proveden včas, jedné nebo více osobám, které budou konzultovány v průběhu úkolu, a jedné osobě, která bude informována o provedení úkolu, jeho postupu a o tom, kdy bude dokončen.
Bonusové čtení: Příklady RACI matice
Pokud je chcete vyzkoušet, na internetu je k dispozici mnoho bezplatných šablon RACI matice. Například ClickUp nabízí bezplatnou, připravenou k použití šablonu RACI matice, která vám pomůže zorganizovat váš tým.
Šablona RACI matice ClickUp je vysoce přizpůsobitelná šablona, která týmům pomáhá:
- Přiřazujte úkoly a odpovědnost za úkoly
- Zlepšete komunikaci, odpovědnost a spolupráci
- Vyhněte se zpožděním při plnění úkolů způsobeným nedorozuměním
Šablona RACI matice od ClickUp není jen organizační nástroj. Je to efektivní způsob, jak mít přehled o svých projektech a zajistit, aby každý znal svou roli v procesu. Mezi výhody používání tohoto typu šablony patří:
- Zvýšená přehlednost a jasnost ohledně toho, kdo je za co zodpovědný
- Lepší pochopení toho, kdo má rozhodovací pravomoc
- Méně nedorozumění a zpoždění při plnění úkolů
- Schopnost rychle a efektivně přidělovat úkoly
Ačkoli je tradiční RACI matice snadno implementovatelná a jasně definuje role všech účastníků projektu, přináší s sebou i určité výzvy. Mezi časté stížnosti, které odborníci na model RACI vznesli, patří:
- Může být příliš rigidní.
- Pro menší projekty může být příliš náročná.
- Komplikuje to situaci v menších týmech, kde jedna osoba zastává více rolí.
- Projektový manažer může nakonec nést odpovědnost za všechny úkoly, které je třeba provést.
Ale věc se má tak: jasné rozdělení odpovědností v projektovém řízení je stejně důležité jako káva v pondělí ráno. Bez něj se v podstatě snažíte nahánět kočky – situace je chaotická, neproduktivní a pravděpodobně skončí škrábanci. Pokud vám tedy RACI nevyhovuje, co má zkušený projektový manažer dělat?
Naštěstí v průběhu let vymysleli rozhodující pracovníci několik alternativ k RACI, které lépe vyhovují dynamické povaze týmů.
Prozkoumání alternativ k RACI matici
Neznamená to, že RACI není užitečná – jen v oblasti softwaru pro řízení projektů neexistuje univerzální řešení.
RACI tabulky se zaměřují spíše na individuální odpovědnosti než na týmovou práci. Nevytvářejí prostor pro kooperativní pracovní prostředí, kde je potřeba úzká spolupráce více členů týmu.
Komunikace odpovědností týmu pomocí tradičního modelu RACI bude obtížná, pokud pracujete s globálními týmy rozptýlenými v různých časových pásmech.
Proto není výběr správného rozhodovacího rámce pro váš tým jen cvičením. Jde o to, abyste svůj projekt a svůj tým připravili na úspěch. Každá metoda rozhodování má jiný dopad na výsledky vašeho projektu.
Řekněme, že musíte jít do nové restaurace, ve které jste ještě nebyli, a nevíte, jak se tam dostat. Pomocí GPS nebo papírové mapy se můžete dostat do cíle, ale jedna z těchto možností může být rychlejší, efektivnější nebo vhodnější pro vaši konkrétní cestu.
Podobně jako je RACI vhodná pro přiřazování rolí a odpovědností, RAPID může být užitečná pro urychlení rozhodování u časově náročných projektů. Nebo PACSI může lépe poskytnout detailnost potřebnou pro projekty s více pohyblivými částmi.
Pojďme se tedy podívat na tyto alternativy RACI, které by mohly být ideální pro váš styl řízení projektů.
Alternativy založené na rozhodování: RAPID a DACI
Nejprve máme několik modelů, které usnadňují a urychlují rozhodování. Protože přiznejme si, polovina projektového řízení spočívá v přijímání správných rozhodnutí, že?
RAPID
RAPID je zkratka pro Recommend (doporučit), Agree (souhlasit), Perform (provést), Input (vstup) a Decide (rozhodnout). Zde je její rozpis:
- Doporučení: Tato osoba nebo osoby doporučují postup.
- Souhlas: Musí souhlasit s doporučením, aby se mohlo pokračovat dál.
- Provedení: Jedná se o osoby, které provádějí přijaté rozhodnutí.
- Vstup: Poskytují informace nebo podklady pro doporučení.
- Rozhodnout: Rozhodující osoba, která činí konečné rozhodnutí.
💡 RAPID vyniká v situacích, kdy je třeba přijímat rozhodnutí rychle a efektivně, s jasnou odpovědností. Je to ideální metoda pro startupy, agilní vývojové týmy a týmy pro krizové řízení.
DACI
Matice DACI je zkratkou pro Driver (vedoucí), Approver (schvalovatel), Contributors (přispěvatelé) a Informed (informovaní). Je podobná matici RAPID, ale má mírně odlišné zaměření:
- Řídící osoba: Tato osoba vede projekt a motivuje všechny, aby zajistili, že budou přijata rozhodnutí.
- Schvalovatel: Má konečné slovo při rozhodování.
- Přispěvatelé: Jsou to odborníci, kteří poskytují podněty pro rozhodovací proces.
- Informovaní: Musí být informováni o konečném rozhodnutí, ale nejsou zapojeni do jeho přijímání.
💡DACI pomáhá při jasném mapování zainteresovaných stran a je ideální, když potřebujete jasnou hierarchii. Je to jako dobře promazaná montážní linka, kde každý zná svou roli a proces probíhá hladce. Je ideální pro velké korporace, vládní projekty a regulovaná odvětví.
👉 Pokud nevíte, co je mapování zainteresovaných stran, zde je blog, který popisuje, co to je, a obsahuje šablony, které vám pomohou s mapováním zainteresovaných stran ve vaší organizaci.
Alternativy založené na úkolech: RASCI a ARPA
RASCI
RASCI je rozšířená verze RACI, která přidává další úroveň detailnosti při přiřazování rolí. Zahrnuje následující role:
- Odpovědný: Osoba, která provádí práci k dokončení úkolu.
- Odpovědný: Osoba, která nese konečnou odpovědnost za správné splnění úkolu.
- Podpora: Lidé, kteří poskytují zdroje nebo hrají podpůrnou roli při dokončení úkolu.
- Konzultovaní: Lidé, jejichž názory jsou vyhledávány, obvykle odborníci na dané téma.
- Informovaní: Lidé, kteří by měli být průběžně informováni o postupu, často pouze po dokončení.
Hlavní rozdíl mezi modely RASCI a RACI spočívá v přidání role „podpory“. Ta zohledňuje skutečnost, že někteří členové týmu mohou odpovědné osobě pomáhat, aniž by byli přímo odpovědní za dokončení úkolu.
💡Matice RASCI je obzvláště užitečná v komplexních projektech, kde úkoly vyžadují zapojení více lidí nebo mají mnoho vzájemných závislostí a podpůrných rolí. Je ideální pro mezifunkční týmy, rozsáhlé IT projekty a stavební projekty.
ARPA
ARPA má mírně odlišný přístup a zaměřuje se na tok pravomocí a účast:
- Odpovědný: Osoba, která má pravomoc schválit nebo zamítnout práci.
- Odpovědný: Osoba, která práci skutečně vykonává.
- Účastník: Lidé, kteří se aktivně podílejí na procesu, ale nejsou zodpovědní za jeho dokončení.
- Poradce: Lidé, kteří poskytují podněty na základě svých odborných znalostí, ale nejsou aktivně zapojeni.
Je to obzvláště užitečné, když potřebujete vyjasnit hierarchii a rozlišit mezi těmi, kteří práci vykonávají, a těmi, kteří ji dohlížejí. Uznává také roli účastníků, kteří se aktivně podílejí, ale nejsou za výsledek konečně zodpovědní.
💡 Pro projekty, kde potřebujete rozlišovat mezi těmi, kteří mají pravomoc, těmi, kteří práci vykonávají, a těmi, kteří poskytují odborné znalosti nebo pomoc, můžete použít matici ARPA. Je nejvhodnější pro konzultační firmy, výzkumné projekty a strategické iniciativy.
Další alternativy RACI
PACSI
PACSI je zkratka pro Perform (výkon), Accountable (odpovědnost), Control (kontrola), Suggest (návrh) a Informed (informován). Jedná se o alternativu RACI s následujícími rolemi:
- Provedení: Provádějí práci
- Odpovědný: Je zodpovědný za výsledek.
- Kontrola: Provádějí kontrolu a mohou vetovat rozhodnutí.
- Návrh: Poskytují podněty a doporučení.
- Informovaní: Potřebují vědět, co se děje.
💡PACSI je skvělá pro projekty s více zúčastněnými stranami a složitými schvalovacími procesy. Je to jako vícevrstvý dort; každá vrstva má svou vlastní chuť a účel. Velké korporace, vládní agentury a nadnárodní projekty považují model PACSI za efektivnější.
RACI-VS
RACI-VS přidává k RACI dvě nové role: ověřovatel a podepisující osoba.
- Ověřovatel: Osoba, která kontroluje, zda práce splňuje požadavky.
- Podepisující: Ten, kdo podepisuje finální produkt.
💡 Tento model je ideální pro projekty s přísnou kontrolou kvality nebo regulačními požadavky a pro odvětví s přísnými požadavky na dodržování předpisů. Proto je ideální pro farmaceutické společnosti, letecký průmysl a finanční služby.
DCI
DCI je zjednodušená verze RACI, která klade větší důraz na hnací síly projektu. Zkratka znamená:
- Rozhodující osoba/hnací síla: určuje, jak bude úkol proveden
- Konzultováno: Požádáno o vstupy, návrhy nebo názory
- Informovaný: Není přímo zapojen do provádění úkolu, ale měl by být informován, když je úkol hotový.
💡 Model DCI je nejvhodnější pro zjednodušené řízení projektů v menších týmech nebo méně složitých projektech, což matice RACI postrádá. Je ideální pro malé podniky, startupy a jednotlivé oddělení v rámci větších organizací.
RATSI
Model RATSI přidává více nuancí k přidělování úkolů. Pomáhá vytvořit jasný obraz o autoritě a podpůrných rolích v projektu. Zahrnuje:
- Odpovědnost: Odpovědnost za splnění úkolu, nikoli za jeho provedení.
- Autorita: Přijímá rozhodnutí a je vlastníkem činnosti. Nezapojuje se do každodenních činností.
- Úkol: Odpovědný za provedení úkolu
- Podpora: Poskytuje podporu nebo návrhy, pokud je to nutné.
- Informovat: Bude informován o úkolu po jeho dokončení.
💡Matice RATSI je užitečná, když potřebujete oddělit osoby s rozhodovací pravomocí od osob odpovědných za úkoly. Je nejvhodnější pro maticové organizace, mezifunkční projekty a poradenské firmy.
Ganttovy diagramy a struktura rozdělení práce
Ačkoli se nejedná o přímé alternativy RACI, Ganttovy diagramy a struktury rozdělení práce nabízejí projektovým manažerům vizuální způsoby, jak rozdělit odpovědnosti mezi členy týmu a sledovat průběh úkolů. Jsou jako infografiky projektového řízení; prezentují složité informace ve snadno srozumitelném formátu.
Ganttův diagram je skvělou vizuální alternativou k RACI matici, která ukazuje množství práce, které váš tým dokončil za určité období, ve srovnání s časem, za který jste předpokládali, že ji dokončíte. Propojuje jednotlivce přímo s úkoly a zároveň zdůrazňuje závislosti mezi úkoly a časové osy.
Ganttovy diagramy jsou nejlepší pro vizualizaci časových os a závislostí projektů a jsou ideální pro časově náročné projekty s postupnými úkoly.
Možná již používáte strukturu rozdělení práce (WBS). Jedná se o diagram, který rozděluje velké, složité projekty na menší části nebo sekce práce, které jsou srozumitelné pro všechny. To pomáhá udržet dynamiku projektu, organizuje všechny zúčastněné a zajišťuje, že jsou splněny všechny nezbytné úkoly.
Tento přístup je ideální pro stavební projekty, vývoj softwaru a uvádění produktů na trh.
Faktory, které je třeba zvážit při výběru správného rámce
Výběr správné alternativy RACI tabulky je jako výběr perfektního oblečení – musíte si vybrat to, co je ideální pro danou příležitost, vaše preference a vaše cíle.
Při výběru správného rámce pro rozhodování je třeba zvážit několik věcí:
- Velikost a složitost projektu
- Struktura a dynamika týmu
- Kultura rozhodování ve vaší organizaci
- Zapojení zainteresovaných stran
- Časový harmonogram projektu a naléhavost
- Regulační nebo compliance požadavky
Nejlepší rámec je ten, který funguje pro váš tým a váš projekt. Nejde o to sledovat nejnovější trendy, ale najít to, co nejlépe vyhovuje vašim potřebám.
📮 ClickUp Insight: Přepínání mezi kontexty tiše snižuje produktivitu tvého týmu. Náš výzkum ukazuje, že 42 % přerušení práce pochází z přecházení mezi platformami, správy e-mailů a přeskakování mezi schůzkami. Co kdybyste mohli tyto nákladné přerušení eliminovat? ClickUp spojuje vaše pracovní postupy (a chat) do jedné efektivní platformy. Spouštějte a spravujte své úkoly z chatu, dokumentů, tabulek a dalších míst, zatímco funkce založené na umělé inteligenci udržují kontext propojený, prohledávatelný a spravovatelný!
Implementace alternativ RACI
Dosud jsme hovořili o mnoha alternativách k RACI. Nyní se podívejme na to, jak můžete tyto rámce dokonale implementovat do své práce!
Vyzkoušejte ClickUp!
ClickUp je bezplatný software pro řízení projektů s funkcemi, které mohou pomoci jakémukoli projektovému týmu implementovat jakoukoli alternativu RACI.
Zde jsou nejdůležitější funkce ClickUp, které můžete použít k implementaci alternativ RACI:
ClickUp Whiteboards
Při implementaci modelu jako RASCI mohou týmy použít ClickUp Whiteboards k nakreslení vývojového diagramu, který ukazuje, jak úkoly procházejí různými rolemi, nebo k vytvoření barevně označené matice odpovědností. Tento vizuální přístup pomáhá členům týmu rychle pochopit jejich místo v procesu a začít pracovat na svých úkolech.
ClickUp Whiteboards nabízí nástroje, jako jsou lepící poznámky, tvary, zvýrazňovače a pera v různých barvách, které umožňují nepřerušovanou vizuální spolupráci na rozšířeném digitálním plátně. Můžete dokonce propojit Whiteboards se svými dokumenty a úkoly v ClickUp, abyste mohli sledovat přidělené role při implementaci zvolených rámců pro řízení projektů.
ClickUp Docs
Po brainstormingu nápadů a akčních plánů na tabulkách Whiteboards použijte ClickUp Docs k vytvoření, uložení a sdílení podrobné dokumentace o zvoleném rámci, rozsahu práce, průvodcích rolí, plánu projektu a dalších.
Pokud jste se například rozhodli pro model DACI, můžete vytvořit dokument, který podrobně popisuje odpovědnosti řidiče, včetně toho, jak iniciovat rozhodnutí, koho zapojit a jak komunikovat výsledky. Tyto dokumenty slouží jako centrální referenční bod a zajišťují konzistentnost v tom, jak je rámec aplikován v různých projektech nebo týmech.
Vlastní pole ClickUp
Vlastní pole ClickUp vám umožňují vyplnit úkoly ClickUp všemi relevantními informacemi potřebnými k úspěšnému dokončení úkolu. Při implementaci RACI nebo jejích alternativních rámců můžete k úkolům přidat podrobnosti, jako jsou role, klíčové odpovědnosti, KPI, časové osy atd., aby všichni měli stejné informace.
Například u modelu DACI můžete pro každý úkol vytvořit vlastní pole, která označují, kdo je vedoucí, schvalovatel, přispěvatel a informovaný. To umožňuje členům týmu rychle identifikovat své role pro každý úkol pouhým pohledem na dashboard/podrobnosti úkolu. To pomáhá zefektivnit proces rozhodování a snížit počet úzkých míst.
Vlastní zobrazení v ClickUp
Různí zúčastnění potřebují různé pohledy na průběh projektu a odpovědnosti. Vizualizujte úkoly, přidělené osoby a průběh tak, aby to dávalo smysl pro klíčové zúčastněné ve vašem týmu, pomocí zobrazení ClickUp. Vyberte si z více než 15 zobrazení, včetně Kanbanových tabulek, seznamů, Ganttových diagramů, kalendářového zobrazení, tabulkového zobrazení a týmového zobrazení.
Například v modelu ARPA může odpovědná osoba použít kalendář nebo Ganttův diagram, které zobrazují celkový průběh projektu, zatímco osoby odpovědné za jednotlivé úkoly mohou použít podrobnější zobrazení, jako je seznam.
Závislosti úkolů v ClickUp
Mnoho alternativ RACI zahrnuje postupné rozhodování nebo schvalovací procesy. Pro takové rámce zobrazuje funkce Task Dependencies (Závislosti úkolů) v ClickUp pořadí operací a kdo je za co zodpovědný.
Například v modelu RACI-VS můžete nastavit závislosti pro stávající procesy, aby se úkoly přesouvaly fázemi odpovědnosti, zodpovědnosti, ověřování a schvalování ve správném pořadí. Tím se zabrání pokračování práce před jejím schválením nebo ověřením, což eliminuje nákladné revize a přepracování.
ClickUp Chat View a komentáře
Komunikujte přímo v rámci úkolů v reálném čase prostřednictvím zobrazení chatu ClickUp nebo sledujte průběh prostřednictvím komentářů pro plynulou spolupráci.
Zobrazení chatu v ClickUp je ideální pro:
- Rychlé dotazy: Získejte okamžité odpovědi na otázky, aniž byste přerušili pracovní postupy.
- Brainstormingové sezení: Společně generujte nápady a řešení v rámci speciálního chatu.
- Neformální diskuse: Podporujte otevřenou komunikaci a sdílení znalostí mezi členy týmu.
Komentáře se nejlépe hodí pro diskuse týkající se konkrétních úkolů a poskytování zpětné vazby. Použijte je k:
- Poskytněte podrobnou zpětnou vazbu: Nabídněte konstruktivní kritiku nebo návrhy přímo k úkolům.
- Zaznamenávejte rozhodnutí: Zaznamenávejte důležité diskuse a výsledky související s daným úkolem.
- Sledujte pokrok: Sledujte aktualizace úkolů a podle potřeby poskytujte zpětnou vazbu.
Díky efektivnímu kombinování zobrazení chatu a komentářů mohou týmy zefektivnit komunikaci, zlepšit spolupráci a zajistit, že všechny diskuse budou v rámci projektu náležitě zaznamenány a organizovány.
V modelu RASCI mohou například role Support (Podpora) a Consulted (Konzultant) používat komentáře k poskytování zpětné vazby přímo k konkrétním úkolům. Tím se zachová kontext veškeré komunikace a zajistí se, že odpovědná osoba má všechny potřebné informace po ruce.
Oznámení ClickUp
Inteligentní řízení projektů vyžaduje informování všech o pokroku a změnách, a k tomu se perfektně hodí oznámení ClickUp.
V modelu RAPID mohou členové týmu nastavit upozornění, která je informují, když je na nich řada jednat. Například osoba s rolí „Souhlasit“ může být upozorněna, jakmile osoba s rolí „Doporučit“ dokončí svou část, což zajistí rychlé rozhodování.
S ClickUpem můžete implementovat jakoukoli alternativu RACI a zajistit, aby fungovala s minimálním úsilím. Potřebujete dodržovat model RAPID? Použijte vlastní pole k určení, kdo doporučuje, kdo souhlasí atd. Chcete implementovat DACI? Nastavte pracovní postup, který jasně ukazuje, kdo je pro každý úkol iniciátorem a schvalovatelem.
Flexibilita nástroje ClickUp jako nástroje pro řízení projektů znamená, že jej můžete přizpůsobit jakémukoli rámci, který si vyberete. Může se stát softwarem pro delegování úkolů, pomáhat vám s realizací projektů a mnohem více!
Základy projektového řízení
Od RAPID po RASCI, od DACI po ARPA, prozkoumali jsme celou abecední polévku alternativ RACI.
Hlavní ponaučení?
V projektovém řízení neexistuje univerzální řešení. Nejlepší rámec pro úspěch projektu je ten, který vašemu týmu, projektu a cílům sedí jako ulitý.
A tady přichází na řadu ClickUp.
Bez ohledu na to, kterou alternativu RACI si vyberete, ClickUp má schopnosti, aby vše fungovalo hladce. Je to jako kouzelná hůlka pro řízení projektů – ať už potřebujete cokoli, ClickUp to dokáže.
Zaregistrujte se na ClickUp a vyzkoušejte si jej zdarma.