Ačkoli se řízení projektů, programů a portfolií běžně používá na pracovišti, rozdíly mezi nimi mohou být nejasné.
Ačkoli se tyto pojmy zdají být identické a někteří je používají zaměnitelně, představují odlišné úrovně plánování, organizace a provádění. Představte si je jako různé vzájemně propojené vrstvy řízení.
Porozumění jemným rozdílům mezi řízením projektů, programů a portfolia vám pomůže při strategickém plánování alokace zdrojů, dosahování dlouhodobých a krátkodobých cílů a maximalizaci přínosu.
V této souvislosti přinášíme přehled těchto pojmů, jejich rozdílů a toho, jak přispívají k celkovému úspěchu organizace.
Co je to projektové řízení?
Projekt je dočasné úsilí, jehož cílem je přeměnit brilantní nápad na životaschopný, jedinečný a úspěšný produkt, službu nebo výsledek, který je v souladu s vizí podniku. Řízení projektů zahrnuje koordinaci zdrojů a činností a zároveň řízení zainteresovaných stran s cílem dosáhnout úspěšných výsledků projektu.
K tomu projektoví manažeři využívají softwarová řešení pro plánování, organizaci, provádění, monitorování, kontrolu a vykazování úkolů v rámci projektu. Současně jsou projektoví manažeři také odpovědní za řízení zájmů a očekávání zainteresovaných stran a budování silných vztahů.
Projektový institut (PMI) definuje projektové řízení jako „aplikaci znalostí, dovedností, nástrojů a technik na projektové aktivity za účelem splnění projektových požadavků. ”
Strategické cíle projektového řízení
Mezi klíčové cíle projektového řízení patří:
- Předkládání výstupů projektu včas, podle specifikací, v rámci rozpočtu a v rámci rozsahu
- Maximalizace využití zdrojů a zajištění jejich dostupnosti
- Předvídání, identifikace, hodnocení a zmírňování rizik projektů
- Maximalizace návratnosti investic (ROI) při splnění nebo překročení očekávání zákazníků
- Pěstování kultury týmové práce a spolupráce mezi klíčovými zainteresovanými stranami
- Zajištění dodržování osvědčených postupů a standardů kvality při současném využívání triků projektového řízení
- Zlepšování postupů, procesů a metodik řízení projektů
Role a odpovědnosti projektového manažera
Projektový manažer se obvykle podílí na:
- Definování a dokumentování rozsahu projektu, cílů, omezení a výstupů
- Vypracování a správa projektových plánů, harmonogramů a rozpočtů a dodržování těchto závazků
- Sestavování a vedení projektových týmů, přidělování klíčových rolí, odpovědností a úkolů
- Přidělování a správa projektových zdrojů, jako jsou talenty, rozpočet nebo čas
- Předpovídání, identifikace, hodnocení a řízení projektových rizik a příprava proaktivních plánů na zmírnění rizik
- Usnadnění plynulé komunikace a spolupráce mezi interními a externími zainteresovanými stranami
- Sledování a kontrola průběhu projektu a provádění nezbytných zásahů
- Zajištění toho, aby výstupy projektu a výsledky odpovídaly předepsaným standardům
- Provádění pravidelných hodnocení projektů a identifikace oblastí, které je třeba zlepšit
- Formální uzavření projektu dokončením výstupů projektu, provedením hodnocení projektu a koordinací předání po úspěšném dokončení.
Dovednosti a kvalifikace požadované pro řízení projektů
Zde je několik dovedností a kvalifikací, které z vás udělají dobrého projektového manažera:
- Vedení a mezilidské dovednosti pro inspiraci, motivaci a vedení týmů
- Silné písemné a verbální komunikační dovednosti pro předávání informací a řešení konfliktů
- Organizace a řešení problémů pro řízení složitosti projektů, inovativní řešení a přizpůsobení se změnám
- Řízení času pro dodržování termínů, stanovení priorit úkolů a přidělování zdrojů
- Řízení rizik a jejich zmírňování pro překonávání nepředvídaných výzev
- Technické dovednosti pro využití platforem pro řízení projektů a základních šablon pro řízení projektů
- Certifikace, jako například PMP nebo PRINCE2, od Project Management Institute
Co je to řízení programů?
Řízení programů je řízení projektů na vyšší úrovni, kde se soustředíte na vzájemně propojené projekty namísto konkrétního produktu nebo služby. Tyto projekty směřují k organizační změně.
Řízení programů vyžaduje centralizované řízení skupiny souvisejících projektů za účelem dosažení strategických cílů organizace. Stejně jako v případě řízení projektů je manažer (v tomto případě manažer programu) odpovědný za plánování, organizaci, provádění, monitorování, kontrolu a uzavření souboru projektů, tj. programů.
Dělají to však ve větším měřítku, přičemž pracují na více projektech napříč funkčními týmy a různými zainteresovanými stranami. Programoví manažeři jsou také zodpovědní za seskupování podobných nebo souvisejících projektů se stejným strategickým cílem, aby dosáhli lepších výsledků a ziskovosti pro větší obchodní cíle.
Strategické cíle řízení programů
Řízení programů pomáhá dosáhnout strategických cílů uvedených níže:
- Sladění cílů programu s širší obchodní strategií, cíli a záměry
- Udržování koordinace mezi různými projektovými týmy a usnadňování spolupráce nebo sdílení znalostí
- Optimalizace distribuce a alokace zdrojů napříč více projekty za účelem maximalizace návratnosti investic
- Koordinace a řízení vzájemných závislostí projektů a vztahů mezi souvisejícími projekty řízenými v rámci programu
- Identifikace, měření a poskytování očekávané hodnoty a přínosů programu ve vztahu ke strategickým obchodním cílům
- Proaktivní rozpoznávání, řízení a zmírňování potenciálních rizik za účelem zajištění udržitelnosti podnikání
- Koordinované řízení změn v procesech, strukturách a kulturách s cílem minimalizovat narušení.
- Zefektivnění procesů a odstranění nadbytečností ve všech projektech za účelem zlepšení provozní efektivity.
- Řízení očekávání zainteresovaných stran a zlepšování vztahů pro vyšší úroveň spokojenosti
- Měření a kontrola výkonnosti programu
Role a odpovědnosti programového manažera
Programoví manažeři mají převážně na starosti následující úkoly:
- Definování vize a strategie programu a vypracování realistického plánu pro strategickou realizaci
- Vytvoření struktury řízení programu přidělením rolí a odpovědností na podporu projektových manažerů při rozhodování
- Ilustrace požadovaných výsledků a jejich korelace s dopadem na organizaci
- Prioritizace a výběr projektů s velkým dopadem, které přispívají k dosažení cílů programu
- Koordinace závislostí a vzájemných vztahů mezi projekty a identifikace potenciálních konfliktů
- Přidělování zdrojů mezi více projekty a programy, aby se zabránilo konkurenci o zdroje a maximalizovalo se poskytování hodnoty
- Vedení organizačních změn vycházejících z programu a zajištění úspěšné realizace
- Měření výkonnosti programu podle stanovených klíčových ukazatelů výkonnosti a zavádění úprav podle potřeby
Dovednosti a kvalifikace požadované pro řízení programů
Abyste se stali úspěšným programovým manažerem, budete potřebovat následující dovednosti a kvalifikaci:
- Prokazatelný úspěch v řízení více projektů s různou mírou složitosti
- Certifikace jako PMP nebo PgMP spolu se zkušenostmi v konkrétním odvětví nebo oblasti
- Znalost nástrojů pro řízení programů a praktické znalosti šablon pro řízení programů
- Osvědčené zkušenosti s vedením mezifunkčních týmů a jejich vzájemnou spoluprací
- Ostré manažerské dovednosti pro řízení zainteresovaných stran, rizik, změn, času a financí
- Řešení problémů a rozhodování s cílem vyřešit složité otázky a činit informovaná rozhodnutí
- Praktické zkušenosti s řízením změn pro podporu organizačních změn
Co je to řízení portfolia?
Při dalším oddálení pohledu programy ustupují projektovým portfoliím – souboru programů.
Řízení projektového portfolia je centralizované komplexní řízení programů a projektů.
Zjednodušeně řečeno, řízení portfolia je v podstatě řízení programů a projektů, jen v širším měřítku. Zahrnuje výběr, stanovení priorit a kontrolu všech probíhajících projektů a programů a jejich sladění tak, aby bylo dosaženo strategických cílů organizace jako celku. Manažeři portfolia musí spolupracovat s mezifunkčními týmy, řídit rizika na úrovni portfolia, přidělovat zdroje, jako je rozpočet a časový harmonogram, a maximalizovat požadovaný výsledek.
Strategické cíle řízení portfolia
Portfolioví manažeři pracují na dosažení následujících cílů:
- Sladění portfolia s obecnými obchodními cíli a záměry
- Optimalizace alokace zdrojů napříč projekty a programy za účelem udržení dostupnosti zdrojů a provozuschopnosti
- Řízení projektových portfolií za účelem vyvážení rizika a výnosu pro maximální ziskovost
- Výběr a financování vysoce prioritních projektů a programů s velkým dopadem napříč různými vertikálními trhy a obchodními jednotkami
- Měření výkonnosti portfolia pomocí KPI k posouzení zdraví portfolia a provedení nezbytných úprav
- Podporujte kulturu inovace tím, že budete povzbuzovat a odměňovat vývoj nových produktů, služeb, procesů nebo obchodních modelů.
- Jak zacházet s očekáváními zainteresovaných stran a jak komunikovat hodnotu a pokrok portfolia všem zúčastněným stranám.
- Přijímejte rozhodnutí založená na datech a zefektivněte životní cyklus portfolia v jeho různých fázích – zahájení, plánování, realizace, monitorování, kontrola a uzavření.
Role a odpovědnosti portfoliového manažera
V rámci přístupu k řízení projektového portfolia má portfolio manažer následující role a odpovědnosti:
- Zajištění sladění mezi portfoliem a obchodními cíli
- Návrh rámce portfolia pro řízení požadavků na zdroje, zmírnění omezení a zajištění včasného dodání
- Vypracování komplexního plánu pro implementaci portfolia a jeho sledování prostřednictvím dashboardu projektového portfolia
- Stanovení priorit projektů a přijímání strategických investičních rozhodnutí na základě očekávaných výnosů a výsledků ve vztahu k obchodním cílům
- Identifikace, hodnocení a zmírňování rizik na úrovni portfolia
- Měření výkonnosti portfolia podle předepsaných hodnot KPI a zajištění optimálního stavu portfolia
- Budování silných vztahů s klíčovými zainteresovanými stranami, získávání jejich podpory a sdělování klíčových detailů dotčeným stranám
- Vytvoření a udržování standardizovaných rámců a procesů správy portfolia a vývoj šablon pro správu projektového portfolia.
- Řízení a správa významných změn v portfoliu v závislosti na měnících se obchodních nebo tržních podmínkách
Dovednosti a kvalifikace požadované pro správu portfolia
Úspěšní správci portfolia disponují následujícími dovednostmi a kvalifikacemi pro efektivní správu portfolia:
- Schopnost pracovat se softwarem pro správu projektového portfolia a využívat jeho různé funkce
- Strategické myšlení pro sladění cílů portfolia a organizace
- Finanční prozíravost pro obezřetné řízení rozpočtu
- Analytické schopnosti pro měření stavu a výkonu portfolia
- Vyjednávací, komunikační a mezilidské dovednosti pro budování soudržných mezifunkčních týmů
- Získejte zkušenosti s aplikací metodik projektového řízení v různých odvětvích a sektorech.
- Prokázané zkušenosti s vedením , zejména při vedení mezifunkčních týmů
- Certifikace jako PMP nebo PgMP
Hlavní rozdíly mezi řízením projektů, programů a portfolia
Navzdory úzké provázanosti se řízení projektů, programů a portfolia řídí odlišnými a jasně definovanými úrovněmi plánování a provádění. Lze je vnímat jako sadu ruských panenek, kde řízení projektů je vnořeno do řízení programů, které je zase obsaženo v řízení portfolia.
Abychom lépe porozuměli vzájemné souvislosti a rozdílům, podívejme se na klíčové charakteristiky řízení projektů, programů a portfolia z hlediska různých faktorů.
Rozsah
Obecně má projekt jasně definovaný rozsah s konkrétními výstupy a výsledky. Vzhledem k tomu, že programy jsou souborem vzájemně souvisejících nebo podobných projektů, které přispívají ke společnému cíli, je jejich rozsah širší než u projektu. Produktová portfolia představují nejširší rozsah, protože zahrnují všechny projekty a programy v rámci organizace.
Zaměření
Řízení projektů se zaměřuje výhradně na konkrétní výstupy v rámci přípustných omezení, jak je stanoveno v dokumentu o rozsahu projektu. Řízení programů se zabývá dosahováním strategických obchodních cílů prostřednictvím koordinace skupiny souvisejících projektů. Úroveň portfolia představuje holistický pohled na strategii organizace a výnosy ve vztahu k celkovým investicím.
Časový rámec
Projektoví manažeři pracují s jasnými daty zahájení a ukončení a doba mezi těmito body je obvykle krátká. Časové plány programů mají střednědobý horizont, který zahrnuje více projektů. Naproti tomu řízení portfolia vyžaduje dlouhodobý závazek, protože je v souladu se strategickým plánem organizace.
Poskytování hodnoty
Řízení projektů přináší hmatatelné výsledky, produkty nebo služby. Řízení programů přináší obchodní výhody, které umožňují podnikům se vyvíjet a přizpůsobovat se změnám. Portfolio manažeři jsou zodpovědní za udržitelný růst a rozvoj podnikání, protože zvyšují hodnotu pro akcionáře prostřednictvím optimalizovaných investic a alokace zdrojů.
Organizační úroveň
Řízení projektů existuje na operativní úrovni a zaměřuje se na taktické provedení. Programoví manažeři překlenují propast mezi operativní a strategickou úrovní tím, že sladí projekty s cíli organizace. Na druhé straně řízení portfolia funguje na strategické úrovni, protože zahrnuje rozhodnutí o investicích a alokaci zdrojů.
Složitost
Díky jasně definovaným hranicím, výstupům a omezením je řízení projektů méně složité. Programoví manažeři se potýkají se střední složitostí kvůli vzájemnému působení různých projektů. Portfolio manažeři pracují na nejvyšší úrovni složitosti, protože zohledňují strategické plánování a řízení projektů celé organizace.
Alokace zdrojů
Pokud jde o správu zdrojů, projektoví manažeři se zabývají především přidělováním vyhrazených zdrojů konkrétním projektovým aktivitám. Programoví manažeři koordinují sdílení zdrojů mezi více projekty v rámci programu. Portfolio manažer se podílí na strategičtějším plánování zdrojů, protože se snaží optimalizovat využití zdrojů v celé organizaci a zároveň maximalizovat návratnost investic.
Pro shrnutí uvádíme tabulku představující hlavní rozdíly mezi řízením projektů, programů a portfolia:
| Řízení projektů | Řízení programů | Řízení portfolia | |
| Rozsah | Konkrétní výstup | Skupina vzájemně propojených projektů | Soubor projektů a programů |
| Zaměření | Výstupy a výsledky | Strategické iniciativy a výsledky | Strategické sladění a optimalizace |
| Časový rámec | Krátkodobé (týdny nebo měsíce) | Střednědobý (měsíce nebo roky) | Dlouhodobé (roky) |
| Poskytování hodnoty | Hmatatelné výsledky, produkty nebo služby | Obchodní výhody a změny | Celková hodnota organizace |
| Organizační úroveň | Operační úroveň | Mezi operativní a strategickou úrovní | Strategická úroveň |
| Složitost | Nízká | Moderovat | Vysoká |
| Alokace zdrojů | Zdroje specifické pro projekty | Sdílené zdroje napříč více projekty | Optimalizace zdrojů v rámci portfolia |
| Řízení rizik | Nízká úroveň, bezprostřední rizika | Střední rizika s vzájemnými závislostmi | Vysoká míra rizika s přiměřenými výnosy |
| Klíčové ukazatele výkonnosti (KPI) | Na základě časuNa základě nákladůNa základě rozsahuNa základě kvalityNa základě zdrojů | Realizace přínosů Spokojenost zainteresovaných stran Efektivita řízení změn Sladění programů | Hodnota portfoliaVyváženost portfoliaDoba uvedení na trhEfektivita alokace zdrojůStrategické sladění |
ClickUp: Správa projektů až po portfolia (a všeho mezi tím)
Není žádným tajemstvím, že ClickUp je výkonným nástrojem pro řízení projektů. ClickUp pro projektové manažery nabízí projektovým týmům komplexní sadu funkcí pro všechny činnosti – od přípravy struktury rozdělení práce až po uzavření projektu a předání.
Věděli jste však, že ClickUp můžete použít také pro správu portfolií a programů?
Ano! ClickUp je univerzální a 100% přizpůsobitelný, takže můžete organizovat konkrétní projekty, sledovat transformační programy a analyzovat výkonnost portfolia.
Například ClickUp Spaces je centralizované centrum pro správu vašich projektů, programů a portfolií. Taková flexibilní architektura nabízí přehled o všech probíhajících aktivitách, takže vám nic neunikne. Máte detailní kontrolu a můžete podle potřeby přiblížit nebo oddálit zobrazení.
Podobně získáte v ClickUp několik zobrazení, která vám umožní vizualizovat vaši práci podle vašich představ. Můžete použít zobrazení Seznam k zobrazení podrobností jednotlivých projektů, definovat vztahy mezi projekty v rámci programu pomocí myšlenkových map nebo sledovat projekty a programy pomocí kanbanových tabulek.
A co je nejdůležitější, ClickUp vám pomůže začít s řízením projektů, programů a portfolia díky svým hotovým šablonám. Zde je několik nejlepších šablon pro každou potřebu v oblasti řízení:
- Šablona pro řízení projektů ClickUp: Efektivně dohlížejte na projekty a spravujte je rozdělením úkolů, přidělováním zdrojů a sledováním pokroku. Tato přizpůsobitelná šablona pracovního prostoru je přínosem pro všechny projektové manažery.
- Šablona pro řízení programů ClickUp: Programoví manažeři ji mohou použít k vizualizaci závislostí projektů, správě zdrojů na úrovni programu a sledování výkonu programu ve vztahu ke strategickým cílům.
- Šablona pro správu portfolia ClickUp: Poskytněte správcům portfolia přehled o všech aktivitách na vysoké úrovni. Tato šablona umožňuje stanovení priorit iniciativ, vyvážení přidělování zdrojů a zajištění strategického sladění v rámci celého portfolia.
- Šablona portfolia pro řízení projektů ClickUp: Tato hybridní šablona umožňuje projektovým manažerům řídit projekty v kontextu širšího portfolia. Umožňuje jim propojit projekty a programy s širšími organizačními cíli.
Projekt, portfolio nebo program – spravujte je jako profesionál s ClickUp
Ačkoli rozdíly mezi řízením projektů, programů a portfolia mohou být jemné, jejich pochopení je pro úspěch v podnikání zásadní. S těmito znalostmi budete schopni jasněji definovat role, odpovědnosti a cíle na různých úrovních. Usnadní vám to také optimalizaci zdrojů, řízení rizik a další činnosti. Výsledkem bude hladší spolupráce, sladění organizace a dosažení požadovaných výsledků – to vše přispívá k úspěchu podnikání.
Specializovaný software pro správu projektového portfolia, jako je ClickUp, vám může pomoci řídit strategické iniciativy na všech třech úrovních.
Zaregistrujte se na ClickUp a vyzkoušejte, jak můžete spravovat projekty, programy a portfolia na jednom místě!