Podle společnosti Gallup každý čtvrtý zaměstnanec často zažívá vyhoření v práci. Vzhledem k tomu, že konkurence je stále tvrdší a nové trendy se objevují rychleji než kdykoli předtím, je stále obtížnější udržet si náskok. Dlouhodobý stav přetížení nebo stresu vede k vyhoření.
Podívejme se podrobně na syndrom vyhoření v agenturách – jeho příznaky, symptomy, příčiny, dopad na podnikání a strategie pro jeho prevenci.
Co je to syndrom vyhoření v agentuře?
Vyhoření v agentuře je stres, který narušuje fungování vašich zaměstnanců na třech úrovních – mentální, fyzické a emocionální.
K vyhoření dochází, když zaměstnanci v dynamickém prostředí agentur, jako jsou reklamní, marketingové nebo PR agentury, zažívají extrémní duševní a fyzické vyčerpání v důsledku chronického pracovního stresu. K tomu dochází, když se protínají požadavky na dodržování krátkých termínů a dlouhá pracovní doba, což vede k pocitu přetížení a vyčerpání.
Jaký vliv má syndrom vyhoření v agenturách na podnikání?
V případě vyhoření v agentuře vaši manažeři a zaměstnanci trpí chronickým stresem, který ovlivňuje jejich schopnost vykonávat každodenní úkoly na pracovišti.
Mezi běžné způsoby, jakými může vyhoření agentury ovlivnit vaše podnikání, patří:
- Snížená produktivita: Kreativní myšlení je základním kamenem marketingové agentury. Vyhoření omezuje schopnost vašich zaměstnanců kreativně myslet. Zaměstnanci ztrácejí soustředění a jsou náchylnější k chybám, což snižuje kvalitu jejich práce a výstupů. Snížená produktivita má dopad na zisk vaší agentury.
- Zvýšená absence: Vyhoření způsobuje, že jsou vaši zaměstnanci více vyčerpaní než obvykle. Cítí se zmatení a jsou náchylnější k bolestem hlavy, depresím a poruchám souvisejícím se stresem. Když se zaměstnanci necítí dobře, mají tendenci brát si nemocenskou, což zvyšuje absenci na vašem pracovišti.
- Nízká retence zaměstnanců: Když se vaši zaměstnanci cítí vyhořelí, klesá jejich spokojenost s prací, což zvyšuje pravděpodobnost, že vaši agenturu opustí a přejdou k jiné agentuře. Tento druh migrace je doprovázen ztrátou znalostí a odborných zkušeností, které vaši zaměstnanci mají. Zvýšená fluktuace zaměstnanců způsobuje, že vaše agentura musí vynakládat obrovské náklady na nábor, zaškolení a školení nových zaměstnanců.
- Poškození firemní kultury: Negativní emoce jsou živnou půdou pro toxicitu. Vyhoření způsobuje, že vaši zaměstnanci pociťují řadu negativních emocí, včetně hněvu a frustrace. Vyvolávají pocity odcizení a nezájmu o práci. Pokud se tyto pocity a emoce neřeší, mohou vytvořit toxické pracovní prostředí a poškodit kulturu vaší společnosti.
- Ovlivnění služeb pro klienty/zákazníky: Vyhoření snižuje motivaci vašich zaměstnanců reagovat na dotazy zákazníků a řídit jejich očekávání. Zpožděné odpovědi a špatná komunikace mohou vést k nedorozuměním mezi vašimi zaměstnanci a klienty, což má negativní dopad na vztahy mezi klienty a agenturou.
Vyhoření může mít dlouhodobý dopad – od produktivity vašeho týmu až po vaši vlastní efektivitu jako majitele marketingové agentury. Můžete mít potíže s plněním obchodních cílů, ztratit ze zřetele svou vizi podnikání a nesplnit sliby dané klientům. Pokud se vyhoření projeví, může to potenciálně poškodit vaši důvěryhodnost a zničit důvěru stávajících i nových klientů. To může vést ke ztrátě obchodních smluv a nespokojenosti klientů.
Vědci identifikovali jako další faktory, které vedou k vyhoření, vnímaný nedostatek kontroly, nedostatek uznání, špatné vztahy, nespravedlnost a nesoulad hodnot. Přetížení je zřejmé, ale v současné době mají velký vliv špatné vztahy. 74 % lidí, které jsme oslovili, uvedlo, že se cítí osamělejší než kdykoli předtím. Jeden z pěti mileniálů tvrdí, že nemá žádné přátele. Část problému tvoří pracovní zátěž, ale vyhoření měříme pomocí vyčerpání, angažovanosti a cynismu – myšlenky, že se nic nikdy nezmění.
Vědci identifikovali jako další faktory, které vedou k vyhoření, vnímaný nedostatek kontroly, nedostatek uznání, špatné vztahy, nespravedlnost a nesoulad hodnot. Přepracovanost je zřejmá, ale v současné době mají velký vliv špatné vztahy. 74 % lidí, které jsme oslovili, uvedlo, že se cítí osamělejší než kdykoli předtím. Jeden z pěti mileniálů tvrdí, že nemá žádné přátele. Část problému tvoří pracovní zátěž, ale vyhoření měříme pomocí vyčerpání, angažovanosti a cynismu – myšlenky, že se nic nikdy nezmění.
Jak rozpoznat syndrom vyhoření v agentuře?
Abyste mohli identifikovat syndrom vyhoření v agentuře, musíte rozpoznat jeho příznaky a faktory, které jej způsobují.
Faktory, které způsobují vyhoření agentury
Existuje několik faktorů, které mohou způsobit, že vy a vaši zaměstnanci budete trpět syndromem vyhoření v agentuře. Mezi nejčastější příčiny patří:
- Vysoké pracovní zatížení: Od reklamních a marketingových agentur se neustále očekává, že budou produkovat vysoce kvalitní práci. V důsledku toho mají vedoucí pracovníci a zaměstnanci agentur více práce, než mohou zvládnout v omezeném čase. Neustálé honění termínů bez prostoru pro uspokojivý odpočinek způsobuje, že se zaměstnanci cítí stresovaní, přepracovaní a nešťastní.
- Nedostatek vnímané kontroly: Když mají vaši zaměstnanci pocit, že jsou kontrolováni nebo mikromanagementem vedoucími pracovníky vaší agentury, může u nich nastat nejistota a paralýza rozhodování. Vaši zaměstnanci se mohou cítit nejistí ohledně své schopnosti pracovat efektivně a mohou mít potíže s rozhodováním o aktivitách pro kampaň. Dlouhotrvající nejistota a potíže s rozhodováním připravují půdu pro vyhoření.
- Neustále se měnící požadavky klientů: V marketingovém a reklamním průmyslu dochází každý den k inovacím a vylepšením, což vede k tomu, že někteří klienti neustále mění své požadavky na texty nebo kampaně. Přizpůsobování se nejednoznačným a neustále se měnícím prioritám klientů způsobuje, že se zaměstnanci cítí daleko od cíle. Pocit, že práce nikdy není hotová, snižuje morálku a vyvolává frustraci, což nakonec vede k vyhoření zaměstnanců.
- Nesoulad hodnot: Pokud váš zaměstnanec vyznává hodnoty, které vaše společnost nesdílí, má to negativní dopad na jeho motivaci. Práce v agentuře s nesourodými hodnotami a klesající motivací zvyšuje pravděpodobnost vyhoření.
- Toxické pracovní prostředí: Pracovní prostředí, které neklade důraz na jasnou komunikaci a rychlé řešení konfliktů, se stává živnou půdou pro nedorozumění a špatné řízení. Práce v takové atmosféře vyvolává nelibost a toxicitu, což rychle vede k vyhoření agentury.
- Nereálná očekávání: Přijímání klientů, kteří mají nereálná očekávání, a nutit vaše zaměstnance, aby se je snažili splnit, vyčerpává jejich kapacitu. V takových případech vytváří neřešení očekávání klientů prostor pro vyhoření zaměstnanců.
- Nedostatečné zdroje a podpora: Práce na úkolech s nedostatečnými zdroji, jako je například snaha realizovat a řídit rozsáhlou kampaň s omezeným rozpočtem, představuje velkou výzvu a zvyšuje riziko úzkosti na pracovišti. Podobně i přidělování úkolů zaměstnancům, které přesahují jejich schopnosti, bez poskytnutí podpory vyvolává pocit strachu a nedostatečnosti, který, pokud není řešen, vede k vyhoření zaměstnanců.
- Propojení produktivity se sebevědomím: Zaměstnanci, kteří produktivitu spojují výhradně s odpracováním stanoveného počtu hodin, jsou náchylnější k psychickým problémům, když se ocitnou ve stresové situaci nebo mají krátké termíny. Produktivita by měla zohledňovat také vynaložené úsilí a kvalitu odvedené práce. Když jste méně „produktivní“, než jste očekávali, ovlivní to vaše sebevědomí. Nízké sebevědomí vytváří prostor pro vyhoření.
5 strategií, jak zabránit vyhoření agentury
Nyní už víte, jak vypadá syndrom vyhoření v agentuře. Ale jak mu můžete zabránit? Správnými strategiemi řízení můžete udržet své zaměstnance spokojené a zvýšit jejich produktivitu. Zde je pět strategií, které vám pomohou zabránit syndromu vyhoření v agentuře:
1. Zaveďte automatizaci pracovních postupů
Automatizace pracovních postupů zahrnuje automatizaci opakujících se, nudných úkolů v pracovním postupu, abyste měli více času na jiné důležité úkoly. Pomocí funkce Automatizace v ClickUp můžete automatizovat následující:
- Změna statusů, které zahrnují „Probíhá“, „Kontrola“, „Přijato“ a další. Když například zaměstnanec odešle úkol, status se automaticky změní z „Probíhá“ na „Kontrola“.
- Změna přidělených osob. Například když člen týmu zadá úkol, přidělená osoba se automaticky změní z člena týmu na vedoucího týmu.
- Barevné kódování a zveřejňování komentářů podle změn priority, jako je Urgentní, Vysoká, Nízká atd. Například když se stav priority změní na Urgentní, tato funkce okamžitě informuje člena týmu pomocí komentáře.
- Přesunutí úkolů na vhodná místa, například do seznamů a složek
- Posílání e-mailů klientům během procesu onboardingu
- Rozesílání dotazníků e-mailem za účelem zjištění názorů a zpětné vazby zákazníků na produkt nebo kampaň
2. Vytvářejte pozitivní pracovní kulturu, která upřednostňuje jasnou komunikaci
Aby se podpořila pozitivní pracovní kultura, musí mít zaměstnanci mezi sebou silné pouto. Jedním z klíčových aspektů budování tohoto pouta je efektivní komunikace.
Bohužel na mnoha pracovištích může být komunikace brzděna časově náročnými úkoly. Využití nástrojů, jako je šablona strategie interní komunikace ClickUp, otevírá prostor pro týmovou práci a umožňuje zaměstnancům spolupracovat a vyměňovat si nápady. Když zaměstnanci spolupracují efektivně, i náročné a obtížné úkoly se stávají snáze zvládnutelnými.
Pravidelně se zajímejte o své zaměstnance. Snažte se vytvořit prostředí, ve kterém se zaměstnanci cítí vyslyšeni. Uvědomte si existenci syndromu vyhoření v agentuře a diskutujte o něm.
Navíc požádejte své zaměstnance o zpětnou vazbu ohledně současné kultury na pracovišti pomocí nástrojů, jako je šablona ClickUp Employee Feedback. Tato šablona vám poskytne informace o tom, čeho si zaměstnanci cení nejvíce a jaké je jejich ideální pracovní prostředí. I když možná nebudete schopni vyhovět všem potřebám a požadavkům, je důležité vést otevřený dialog o očekáváních zaměstnanců i vedení agentury.
Uznání a ocenění trvalé excelence je nezbytné pro vytvoření pozitivní pracovní kultury. Je důležité uznat a motivovat zaměstnance, kteří překračují očekávání, protože to posiluje jejich morálku a povzbuzuje je k udržení výjimečného výkonu.
Kromě toho podpora pozitivního pracovního prostředí zahrnuje ocenění rozmanitosti a zajištění toho, aby se jednotlivci z různých prostředí cítili přijímaní a integrovaní. Když lidé přijímají a podporují vzájemné jedinečné vlastnosti, vytváří to zdravou atmosféru, která zvyšuje produktivitu na pracovišti.
3. Podporujte zdravou rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem
Klíčem k prevenci vyhoření v agentuře je podpora zdravé rovnováhy mezi pracovním a soukromým životem ve vašem životě i v agentuře. Pro podporu zdravé rovnováhy mezi pracovním a soukromým životem je důležité:
- Během dne si dělejte krátké přestávky. Každé úloze vyhraďte určitý čas a po jejím dokončení si dejte přestávku. Tyto přestávky využijte k obědu, komunikaci s kolegy, procházce atd. Přestávky vám pomohou zbavit se stresu souvisejícího s prací a lépe se soustředit po návratu do práce.
- Využijte roční dovolenou k odpočinku doma nebo k dovolené. Dovolená vám pomůže odpojit se od práce, načerpat nové síly a vrátit se do práce s novým nadhledem.
- Vypněte pracovní korespondenci během víkendu. Místo toho se věnujte koníčkům, jako je turistika, čtení knih, kreslení krajiny, pečení, taneční kurzy nebo kurzy keramiky. Dělejte věci, které vám pomáhají zbavit se stresu a relaxovat.
- Každý den ukončujte práci v stanovenou dobu. Zabráníte tak přenosu práce do osobního života a pomůže vám to udržet rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem.
- Zapojte se do dobrovolnických aktivit , jako jsou sociální služby, a vraťte tak něco své komunitě. Budete se tak věnovat něčemu jinému než práci a budete se cítit dobře.
- Stanovte hranice , abyste se vyhnuli nadměrnému poskytování služeb klientům. Než se rozhodnete přijmout klienty, prodiskutujte hranice a způsoby práce vaší agentury. To vám pomůže od samého začátku budovat zdravý vztah mezi klientem a agenturou.
Tip pro profesionály: Sledujte snadno svůj čas pomocí funkce Time-Tracking od ClickUp. Získáte tak lepší přehled o úkolech, kterým věnujete více času, a budete moci podle toho nastavit hranice. Svůj čas můžete sledovat z jakéhokoli zařízení, nastavovat odhady a upravovat je, přidávat časové štítky a poznámky a prohlížet si přehledné nebo podrobné zprávy o svých časových záznamech.
4. Podporujte využívání technik time managementu a zvládání stresu
Jako marketér musíte sledovat mnoho věcí. Když jste rozptylováni různými směry, čas vám utíká. Dobré řízení času je klíčem k včasnému dokončení různých úkolů.
Šablona pro plánování času od ClickUp vám pomůže lépe spravovat váš čas. Pomůže vám plánovat dopředu, sledovat čas a stanovovat dosažitelné cíle a termíny.
Ne všechny úkoly jsou stejně důležité. Je důležité stanovit priority úkolů podle jejich naléhavosti. Efektivní řízení času zahrnuje identifikaci úkolů, které je třeba dokončit rychle, a rozdělení složitých úkolů na menší, lépe zvládnutelné podúkoly.
Díky tomuto způsobu řízení času můžete za stejný počet hodin, které každý den strávíte prací, stihnout více úkolů.
Kromě technik time managementu mají při prevenci vyhoření v agenturním světě velký význam také techniky zvládání stresu. Mezi tyto techniky patří:
- Meditace: Vyzkoušejte meditační techniky, jako je progresivní svalová relaxace, abyste do svého denního režimu začlenili více všímavosti. Meditace přináší jasnost myšlení a má uklidňující účinek na celé tělo.
- Procvičujte hluboké dýchání: Hluboké dýchání vás uklidní fyzicky i psychicky. Můžete vyzkoušet techniky jako boxové dýchání nebo dýchání 4-7-8, které vám pomohou rychle se zklidnit během stresujícího dne.
- Pravidelné cvičení: Cvičení stimuluje uvolňování hormonů štěstí. Vyhraďte si čas na nějakou formu cvičení, jako je běh, plavání, jóga atd., alespoň na pár minut každý den.
- Uklízení stolu: Pokud máte na stole nepořádek, snížení množství vizuálního nepořádku, jako jsou zbytečné předměty, pomůže snížit stres.
- Jezte výživné potraviny: Stres může u některých lidí vyvolat větší chuť na fast food. Překonání této touhy a volba potravin bohatých na živiny může ve skutečnosti snížit úroveň stresu.
- Využití vizualizace: Představte si radostnou vzpomínku z minulosti. Vizualizací tohoto okamžiku můžete oživit pozitivní emoce a snížit stres nebo úzkost, které možná pociťujete.
- Spojení s ostatními: Lidé jsou společenská stvoření. Spojení s přáteli a rodinou vám pomůže relaxovat a zbavit se stresu.
Dynamická práce je dalším způsobem, jak svým zaměstnancům umožnit lepší rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem. Pokud to odpovídá vašemu obchodnímu modelu, umožněte lidem pracovat z domova, měnit nebo zkracovat pracovní dobu tak, aby to nejlépe vyhovovalo jejich životu. To znamená například umožnit zaměstnancům, kteří pečují o děti, pracovat z domova. Globální bankovní skupina Barclays tuto politiku pilotně zavedla v roce 2015. Do roku 2017 se 57 % zaměstnanců identifikovalo jako dynamické pracovníky a jejich skóre zapojení bylo výrazně vyšší než u kolegů, kteří se této iniciativy neúčastnili (přibližně o 5 % vyšší).
5. Zlepšete řízení projektů a pracovní zátěže
Abyste se vyhnuli vyhoření, musíte investovat do lepších procesů řízení projektů a rozložení pracovní zátěže. Pro optimalizaci těchto procesů je důležité:
Pracujte na plánování kapacit
Plánování kapacity agentury se týká strategického procesu vyvažování dostupných zdrojů tak, aby byly splněny požadavky projektu. Před přidělením zdrojů je nejlepší provést jejich hodnocení. Když víte, kteří zaměstnanci mají v daném okamžiku nízké pracovní vytížení, můžete úkoly rozdělit mezi zaměstnance tak, aby nebyli přetěžováni a aby se dlouhodobě zabránilo jejich vyhoření.
Používejte software pro řízení projektů marketingové agentury
Pro zefektivnění provozu vaší marketingové agentury je nejlepší použít specializovaný software pro řízení projektů.
ClickUp může být pro vaši agenturu výkonným nástrojem pro správu projektů, který vám pomůže vytvářet, přidělovat, sledovat a monitorovat více projektů a kampaní, aniž byste něco zmeškali.
Pomocí hierarchické struktury tohoto nástroje můžete snadno organizovat a zpracovávat různé projekty a úkoly. Funkce jako ClickUp Workspaces a ClickUp Spaces vám pomohou efektivně kategorizovat a spravovat vaši práci.
Díky dashboardům v reálném čase a zobrazením ClickUp, jako jsou tabule a kalendář, mohou týmy snadno vizualizovat své pracovní zatížení, sledovat termíny a provádět nezbytné úpravy, aby měli vše pod kontrolou.
A to není vše. ClickUp vám také může pomoci: :
- Vytvořte projektový brief, který nastíní cíle, role a odpovědnosti potřebné pro váš projekt, pomocí ClickUp Brain, AI asistenta ClickUp.
- Rozdělte celý projekt na kompaktní, zvládnutelné úkoly pomocí ClickUp Tasks.
- Analyzujte strukturu marketingové agentury, než se rozhodnete, kterým členům přidělíte úkoly a stanovíte termíny pomocí funkce Single nebo Multiple Assignees v ClickUp.
- Poskytněte členům týmu prostor pro chatování, brainstorming a diskuse s pomocí nástroje ClickUp Whiteboards.
- Uspořádejte úkoly do vlastních stavů a poté sledujte jejich průběh spolu s příslušnými termíny pomocí stavů úkolů ClickUp.
- Nastavte podmínky a závislosti pro automatizaci pracovního postupu pomocí ClickUp Automations.
- Sledujte a vyhodnocujte postup úkolů a informujte své klienty o pokroku pomocí dashboardů ClickUp.
Tip pro profesionály: Spravujte všechny své potřeby v oblasti projektového řízení na jednom místě pomocí šablony ClickUp Agency Management. Jako dokonalá šablona vám pomůže spravovat onboardování klientů, osnovy projektů, zdroje, přidělování úkolů, spolupráci, zpětnou vazbu, revize a dodání projektů.
Prevence vyhoření s ClickUp
Vyhoření v agenturách se stalo běžným jevem. Ovlivňuje pohodu vašich zaměstnanců i vaší agentury a narušuje produktivitu a vaše finanční výsledky. Dodržováním výše uvedených strategií je však možné vyhoření bojovat a předcházet mu.
Použití ClickUp ve vaší strategii může pomoci zabránit vyhoření. Díky rozsáhlým přizpůsobitelným šablonám pro marketingové agentury můžete efektivně zvládat rozsah projektu, spravovat časové plány projektu, zdroje, pracovní zátěž, dodávky, stejně jako zpětnou vazbu klientů a revize, a to vše na jedné platformě.
Jako jeden z nejlepších softwarů pro správu agentur nabízí ClickUp řešení pro správu projektů a spolupráci založená na umělé inteligenci, což z něj činí nepostradatelný nástroj pro marketingové agentury.
Získejte více času a dosáhněte více výsledků – zaregistrujte se ještě dnes zdarma na ClickUp!