Věděli jste, že každý rok se po celém světě ztratí více než 10 000 přepravních kontejnerů? Pokud nevyplníte nákladní list správně, může být obtížné získat náhradu za ztrátu.
Nákladní list (BoL) je klíčovým dokumentem při přepravě fyzického inventáře, ať už se jedná o suroviny nebo hotové výrobky. Jedná se o právní dohodu mezi přepravcem a příjemcem (adresátem) a dokumentovaný doklad o přijetí přepraveného inventáře.
Nákladní list vám také pomůže jasně definovat, kdo je zodpovědný za případné ztráty, zpoždění nebo škody. Ne všechny nákladní listy jsou však stejné. V závislosti na tom, co a jak vyvážíte, budete potřebovat různé typy nákladních listů.
To znamená spoustu papírování a vysokou pravděpodobnost chyb. Právě zde přicházejí ke slovu šablony nákladních listů.
Ať už dáváte přednost práci s dokumenty v Microsoft Word, Excel, PDF nebo Google Sheets, máme pro vás ty nejlepší šablony nákladních listů v různých formátech.
Co dělá šablonu nákladního listu dobrou?
Nákladní list (BoL) je jasná a komplexní smlouva mezi odesílatelem, přepravcem a příjemcem. Měl by obsahovat všechny podstatné údaje potřebné pro hladký průběh přepravy a případné právní kroky.
Jedná se o důležitý právní dokument v odvětví přepravy a logistiky, který lze použít v několika formátech. Předem připravené nákladní listy zajišťují, že všechny informace jsou prezentovány co nejlépe.
Dobrá šablona nákladního listu by měla mít jasně definované sekce, například:
- Údaje o odesílateli: jméno, adresa, kontaktní údaje atd.
- Informace o příjemci: jméno, adresa, kontaktní údaje atd.
- Popis zboží: množství, hmotnost, rozměry, hodnota atd.
- Pokyny k přepravě: Způsob přepravy, datum dodání, zvláštní požadavky atd.
Dobrá šablona nákladního listu by měla také splňovat zákonné požadavky, jako je uvedení:
- Omezení odpovědnosti: Maximální částka, za kterou dopravce odpovídá v případě ztráty nebo poškození
- Ustanovení o odškodnění: Podmínky, za kterých se odesílatel nebo příjemce zavazuje odškodnit dopravce za jakékoli nároky nebo škody.
- Ustanovení o rozhodném právu: Jurisdikce a zákony, které se vztahují na přepravní smlouvu
Šablona by měla mít flexibilní design, který umožňuje přizpůsobení různým potřebám přepravy. Šablona by měla zajistit konzistenci napříč více zásilkami a pomoci vám předcházet chybám a nesrovnalostem díky využití předdefinovaných rozevíracích seznamů, funkcí automatického vyplňování, kontrol ověřování dat atd.
Měli byste hledat šablonu nákladního listu, která je přístupná na různých platformách a je kompatibilní s oblíbenými formáty souborů, jako jsou PDF a Excel, aby bylo možné snadno sdílet a distribuovat nákladní listy.
Sestavili jsme seznam sedmi šablon nákladních listů, které vám pomohou zjednodušit proces přepravy.
8 šablon nákladních listů
Ať už provozujete podnikání pomocí softwaru pro elektronický obchod nebo pracujete v přepravním průmyslu, nákladní list je nezbytný. Zde je 8 šablon nákladních listů, které vám pomohou začít:
1. Šablona nákladního listu ClickUp
Pokud hledáte jednoduchý nákladní list, šablona nákladního listu ClickUp je tou nejlepší volbou. Tato šablona nákladního listu je strukturována jako podrobná, nepřenosná přepravní objednávka pro vnitrostátní zásilky. Je ideální, když jsou odesílatel a příjemce stejným subjektem nebo je přepravní faktura předplacená.
Poskytují vám dostatek prostoru pro uvedení podmínek přepravy, včetně dohodnutého způsobu přepravy, dodacích podmínek a zvláštních pokynů.
Pomohou vám zefektivnit proces přepravy a zajistit soulad s domácími přepravními předpisy a průmyslovými standardy.
2. Šablona nákladního listu od CanadaCustoms
Šablona přímého nákladního listu od CanadaCustoms je spolehlivým dokumentem pro přepravu zboží v rámci Kanady.
Tato šablona představuje nevyhnutelnou, právně závaznou dohodu mezi odesílatelem a přepravcem, která vás chrání před potenciálními nedorozuměními, eskalacemi nebo porušením povinností.
Na rozdíl od předchozí šablony je tato šablona nákladního listu krátká a snadno použitelná. Její standardizovaný formát minimalizuje možnost chyb.
Tato šablona obsahuje všechny podstatné údaje o zásilce, jako jsou identita a adresa odesílatele, příjemce a přepravce, spolu s množstvím, hmotností, popisem a typem obalu použitého pro zásilku.
Stejně jako všechny dobré nákladní listy obsahuje i tento jedinečné číslo nákladního listu nebo identifikační číslo zásilky pro snazší sledování a referenci.
3. Šablona nákladního listu ve formátu PDF od PDFFiller
Šablona nákladního listu ve formátu PDF od PDFFiller může být vaším základním dokumentem pro sledování přepravovaného zboží. Tato šablona vám pomůže zaznamenat důležité podrobnosti o vaší zásilce pro budoucí použití. Je třeba vyplnit různé části, včetně informací o objednávce zákazníka, informací o přepravci, kontrolního seznamu naložených přívěsů a přepraveného nákladu, popisu zboží a dalších údajů.
A to nejlepší? Je navržen tak, aby umožňoval spravovat více zásilek v jednom dokumentu.
Díky tomu zjednodušuje proces vedení záznamů, což z něj činí nepostradatelný nástroj pro logistické profesionály.
Díky formátu PDF můžete snadno ukládat kopie informací pro své osobní záznamy a odesílat je komukoli, kdo je potřebuje.
4. Šablona nákladního listu v Excelu od WPSTemplate (kompatibilní s Google Sheets)
Šablona nákladního listu pro Excel od WPSTemplate vám umožní vytvářet profesionální a vyhovující přepravní dokumenty pomocí známého rozhraní Microsoft Excel. Tuto šablonu lze také použít v Google Sheets.
Díky uživatelsky přívětivému designu můžete snadno zadávat a upravovat základní údaje o zásilce, jako jsou informace o odesílateli a příjemci, popis zboží atd.
Šablona vám pomůže automaticky formátovat nákladní list, čímž ušetříte čas. Navíc můžete šablonu podle potřeby upravovat a aktualizovat, takže je vhodná pro různé situace v oblasti přepravy.
Tato šablona odpovídá průmyslovým standardům pro nákladní listy, čímž zajišťuje soulad s předpisy a zákonnost vašich přepravních transakcí. Je vhodná pro dokumentaci všech přepravních transakcí – vnitrostátních i mezinárodních.
Šablony lze rychle přizpůsobit, protože mají obecný formát, který není vázán na konkrétní odvětví. Jsou ideální volbou, pokud provozujete podnikání, které vyžaduje flexibilní šablonu nákladního listu pro různé nákupní scénáře.
Uložte si je do svého logistického softwaru a rychle je přizpůsobte různým požadavkům na přepravu.
5. Šablona nákladního listu ve formátu PDF od Fluix
Někdy potřebujete pokročilou šablonu nákladního listu s vynikajícími kontrolami přístupu, abyste zajistili bezpečnost své zásilky. Pokud přepravujete zboží vysoké hodnoty nebo zboží pro příjemce, který si přeje zachovat své údaje v soukromí, je pro vás šablona nákladního listu ve formátu PDF od společnosti Fluix tou správnou volbou.
Pole týkající se přepravy a platby v nákladním listu mohou upravovat pouze oprávnění uživatelé, což zajišťuje bezpečnost a přesnost. To pomáhá přepravcům snadno přizpůsobovat přepravní dokumentaci.
Tuto šablonu můžete použít jako nepřevoditelný přímý nákladní list pro jakýkoli druh dopravy.
Přehledné rozvržení šablony je vizuálně přitažlivé a intuitivní. Je mnohem flexibilnější a přizpůsobitelnější než běžné šablony PDF.
Můžete jej také vyplnit jako webový formulář v rámci platformy Fluix, což je pohodlný a rychlý způsob, jak rozšířit své přepravní operace. Ačkoli nemusí obsahovat pokročilá pole pro složité fakturační scénáře, je to ideální volba pro malé a střední podniky a živnostníky, kteří potřebují univerzální šablonu nákladního listu s řízeným přístupem.
6. Šablona námořního nákladního listu od Shipping Solutions
Tato šablona nákladního listu je navržena speciálně pro námořní přepravu.
Šablona námořního nákladního listu od Shipping Solutions je komplexní a spolehlivý dokument, který pokrývá všechny nezbytné aspekty vaší námořní přepravy.
Tato šablona slouží jako důkaz o právně závazné smlouvě o přepravě a jako doklad o vlastnictví nákladu. Obsahuje podrobnosti o stranách zapojených do přepravy, popis zboží a pokyny k přepravě.
Tato šablona nákladního listu také usnadňuje převod vlastnictví, platbu a celní odbavení přepravovaného zboží, aby mohlo být bezpečně doručeno.
Ačkoli se nehodí pro jiné druhy dopravy, je ideální pro společnosti, které se pravidelně zabývají mezinárodní námořní přepravou.
7. Šablona nákladního listu od IncoDocs
Hledáte šablonu nákladního listu, která je snadno použitelná a efektivní? Vyzkoušejte šablonu nákladního listu od IncoDocs. Tato šablona vám pomůže snadno zdokumentovat všechny důležité podrobnosti vašich přepravních transakcí.
Díky univerzálnímu rozvržení a přehlednému designu je šablona vhodná pro různé zásilky. Šablona obsahuje informace o odesílateli, příjemci a osobě, která má být informována, pokud příjemce není k dispozici.
Ať už jste malá nebo velká firma, můžete využít výhody nákladního listu od IncoDocs a zefektivnit tak svůj přepravní proces.
8. Šablona nákladního listu od SmartSheet pro Word, Google Docs a PDF
SmartSheet nabízí velmi pěkně vypadající a užitečnou šablonu nákladního listu pro Word, Google Docs a můžete si ji také stáhnout ve formátu PDF. Podívejte se na ni a použijte ji, pokud vám přijde vhodná pro vaše účely.
Další logistické nástroje: ClickUp
Kéž by stačila jediná šablona k zefektivnění všech vašich logistických operací! Chápeme, že tomu tak není.
Vaše firma potřebuje platformu pro správu logistiky, která zvládne vše.
Seznamte se s ClickUp. ClickUp je především platforma pro správu projektů a spolupráci, kterou lze použít ke správě úkolů, pracovních postupů a spolupráce související s vytvářením a zpracováním nákladních listů a dalších dokumentů pro vaše logistické pracovní postupy.
Jinými slovy, může usnadnit každodenní realizaci projektů tím, že eliminuje vaši náročnou práci pro logistické společnosti.
1. Funkce pro správu projektů ClickUp
Jako profesionál v odvětví přepravy musíte spolupracovat a komunikovat s lidmi po celém světě. Nástroj pro správu projektů ClickUp nabízí vám, vašemu týmu a vašim klientům centralizovanou platformu pro správu všech vašich konverzací, komunikace, úkolů, pracovních postupů, předávání a dalšího.
Sloučením všech informací o zásilkách, údajů o zákaznících a dokumentů na jednom místě odpadá nutnost používat roztříštěné tabulky a e-maily, což zlepšuje přehlednost pro všechny zúčastněné strany.
Kromě toho můžete sledovat průběh zásilky v reálném čase pomocí dashboardů ClickUp. Ty lze přizpůsobit tak, aby zobrazovaly klíčové metriky, jako jsou termíny dodání, potenciální zpoždění a přidělování zdrojů.
To vám pomůže nastavit a dosáhnout klíčových ukazatelů výkonnosti (KPI) v oblasti řízení projektů pro vaši organizaci.
A konečně, pomocí ClickUp Automation můžete automatizovat opakující se úkoly, jako je zasílání aktualizací o zásilkách zákazníkům nebo generování zpráv, čímž ušetříte čas a snížíte počet lidských chyb.
2. Sada CRM nástrojů ClickUp
Prostřednictvím sady CRM ClickUp můžete zefektivnit své obchodní procesy v oblasti přepravy – komunikaci s klienty a fakturační pracovní postupy.
ClickUp CRM vám zajistí, že budete mít informace o zákaznících vždy po ruce, včetně kontaktních údajů, historie zásilek a všech minulých interakcí. To vašemu prodejnímu týmu poskytne ucelený přehled o každém zákazníkovi a umožní mu přizpůsobit svůj přístup při komunikaci se zákazníky.
Obchodní zástupci mohou přímo v ClickUp odesílat e-maily, plánovat hovory a sledovat interakce. To zajišťuje včasné následné kroky a posiluje vztahy se zákazníky.
Konečně získáte přístup k přizpůsobitelným funkcím, jako je hierarchie složek a seznamů pro lepší organizaci informací o klientech, filtry a štítky pro vyhledání konkrétních fakturačních informací a pokročilé přehledy pro identifikaci oblastí, které je třeba zlepšit, a optimalizaci vaší obchodní strategie.
3. ClickUp Docs
ClickUp Docs se může proměnit v komplexní úložiště znalostí pro vaši přepravní společnost, kde můžete ukládat důležité dokumenty, jako jsou:
- Zásady přepravy: Jasně definujte přepravní podmínky a omezení vaší společnosti.
- Standardní operační postupy (SOP): Dokumentujte podrobné postupy pro manipulaci s různými typy zásilek, balicí postupy a bezpečnostní protokoly.
- Smlouvy a dohody: Ukládejte podepsané smlouvy se zákazníky, dodavateli a přepravci pro snadnou referenci.
Vytvářejte šablony pomocí ClickUp Docs, abyste mohli spravovat skladové zásoby, sledovat stav zásob a generovat zprávy za účelem optimalizace skladování a prevence nedostatku zásob v logistických operacích. Můžete přidávat widgety pro aktualizaci pracovních postupů, přiřazovat úkoly v rámci svých dokumentů a mnoho dalšího.
4. Nástroj pro sledování času ClickUp
Pokud vaše společnost účtuje hodinové sazby, můžete využít funkci sledování času v ClickUp, abyste zajistili přesné zpracování plateb a faktur. To je také velmi užitečné pro projektové manažery, kteří spolupracují s dodavateli: Spravujte různé fáze projektu a dosahujte svých cílů v oblasti projektového řízení rychleji a efektivněji.
Sledování času vám pomůže zjistit, kolik času strávíte zpracováním každé zásilky, což vám umožní lépe odhadnout náklady a alokovat zdroje.
Analyzujte časová data a zjistěte, kde dochází ke zpoždění zásilek (např. při celním odbavení, zpracování dokumentů). To pomáhá zefektivnit procesy a zlepšit celkovou efektivitu.
Díky přizpůsobitelným zobrazením pracovních postupů a struktuře rozdělení práce můžete sledovat čas, který jednotliví členové týmu věnují úkolům souvisejícím s přepravou, a identifikovat tak oblasti, které je třeba zlepšit, nebo ocenit ty, kteří podávají vysoký výkon.
Výběr nejlepšího nákladního listu pro vaše přepravní požadavky
Nákladní listy nejsou v odvětví přepravy a logistiky jen kusy papíru – jsou to důležité právní dokumenty, které dohlížejí na pohyb zboží po celém světě a chrání jej.
Šablony nákladních listů, které jsou k dispozici v různých formátech, jako je Excel, PDF a webové platformy, nabízejí firmám nástroje, které potřebují ke snížení rizik a zjednodušení přepravy.
Bez ohledu na to, jaký formulář nákladního listu si vyberete, ClickUp nabízí řadu nástrojů a funkcí, které mohou zefektivnit vaše procesy přepravy a fakturace.
Spravujte úkoly, sledujte zásilky v reálném čase a zažijte plynulejší a efektivnější proces přepravy. Navíc se ClickUp hladce integruje do vašich fakturačních procesů. Vytvářejte přesné faktury na základě podrobných údajů o sledování času pro každou zásilku. Na co ještě čekáte? Zaregistrujte se do ClickUp ještě dnes!