Od něčeho tak jednoduchého, jako je výběr oblečení do práce, až po něco tak složitého, jako je volba obchodní strategie k dosažení konkurenční výhody, je rozhodování nedílnou součástí našeho každodenního života. Lidský mozek je nastaven tak, že mnoho z těchto rozhodnutí činíme podvědomě, aniž bychom si to uvědomovali! 🧠
Ne všechna rozhodnutí jsou však (nebo by měla být) učiněna podvědomě – někdy jsou výsledkem řádného uvažování, analýzy a plánování. V takových situacích je nezbytný strukturovaný přístup k rozhodování, aby bylo možné učinit správná rozhodnutí nebo mít vítěznou strategii.
Tento strukturovaný přístup k myšlení a uvažování je podstatou pojmu mentální modely. V tomto komplexním článku představíme 10 nejznámějších příkladů mentálních modelů a podíváme se, jak vám mohou pomoci dosáhnout požadovaného výsledku v určitém okamžiku. Představíme vám také výkonný nástroj pro zvýšení produktivity, který vám pomůže implementovat jakýkoli mentální model do vašeho osobního i profesního života.
Co jsou mentální modely?
Zjednodušeně řečeno, mentální modely jsou nástroje myšlení. Jedná se o strukturované kognitivní rámce, které člověku umožňují kriticky a racionálně analyzovat jakoukoli situaci nebo problém a činit informovaná rozhodnutí.
Mentální model si představte jako zjednodušené zobrazení reality, které vám pomáhá zpracovávat složité systémy a informace, abyste mohli efektivně řešit problémy.
Významný myslitel a partner Warrena Buffetta, Charlie Munger, patřil mezi první zastánce mentálních modelů. Tvrdil, že dokud neuvidíte fakta propojená prostřednictvím „ mřížky teorie“, nemůžete jim porozumět. Abyste překonali tyto slepé skvrny, musíte vědomě rozvíjet a aplikovat různé mentální modely na data a fakta, abyste je pochopili a porozuměli svým možnostem v dané situaci.
Mějte na paměti, že některé mentální modely mohou být také negativní a je třeba se jim vyhnout. Je lidskou přirozeností vyvinout si ve stresových situacích nesprávné mentální návyky – například reakci „bojuj nebo uteč“ tváří v tvář nebezpečí.
Nyní se podívejme na 10 nejvýznamnějších rámců pro interpretaci informací, porozumění fungování světa a přijímání těch nejlepších možných rozhodnutí, a to pokaždé!
10 mentálních modelů, které můžete uplatnit (nebo se jim vyhnout!) ve svém každodenním životě
Existují desítky mentálních modelů, které vám mohou pomoci při rozhodování v nejrůznějších situacích. Abychom však byli struční, vybrali jsme 10 nejvýznamnějších modelů, které vám pomohou zlepšit vaše myšlení a uvažování jak v osobním, tak v profesním životě.
Podíváme se také na to, jak vám ClickUp, platforma navržená pro zlepšení pracovního výkonu a dokončování úkolů, může pomoci aplikovat tyto mentální modely díky svým různým funkcím pro řízení projektů a zvýšení produktivity.
1. Bayesův teorém
Bayesův teorém se snaží předpovědět pravděpodobnost jakékoli události nebo situace na základě analýzy relevantních a historických dat a dalších situačních faktorů, které k nim mohou vést. Jedná se o matematický způsob předpovídání pravděpodobnosti události, který se nespoléhá na předpoklady, které jsou často nesprávné nebo zaujaté. Vzorec Bayesova teorému vypadá takto:
Poté, co vyhodnotíte matematickou pravděpodobnost více výsledků pomocí Bayesova teorému, můžete pomocí ClickUp Whiteboards – digitální funkce tabule ClickUp – analyzovat potenciální dopad každé události.
Pokud nejste zvyklí používat tabule, můžete začít s šablonou ClickUp Probability and Impact Matrix, která vám pomůže snadno analyzovat pravděpodobnost a dopad každého výsledku na XY-rovině. To vám pomůže udržet realistická očekávání a činit informovaná rozhodnutí bez ohledu na to, co přinese budoucnost.
2. Alternativní náklady
Každé rozhodnutí, které učiníme, má svou cenu v podobě opuštěných alternativ. Analýza oportunitních nákladů poskytuje vhled do toho, o co můžete přijít, když v dané situaci zvolíte konkrétní možnost. Toto pochopení vám umožní objektivně a nestranně zhodnotit komparativní výhody vašich rozhodnutí.
Pomocí zobrazení Ganttova diagramu ClickUp můžete rychle analyzovat oportunitní náklady jakékoli volby. Použijte jej k vytvoření podrobných vizuálních plánů každého důležitého aspektu vašeho pracovního vytížení a snadno identifikujte úkoly, které by se mohly zpozdit nebo být zrušeny, pokud se rozhodnete přijmout další práci.
A protože Ganttovy diagramy také vizualizují závislosti, můžete získat jasný přehled o všech činnostech, které mohou být ovlivněny zpožděním při dokončení konkrétního úkolu.
3. Redundance
Tento pojem možná již znáte – redundance označuje nadbytečné množství nějakého důležitého zdroje (např. další stroj nebo zaměstnanec). Poskytuje záložní plán pro případ, že by se nezbytný zdroj, který potřebujete, porouchal před dokončením zamýšlené práce.
Vypadá to takto: pokud odhadujete, že k řízení projektu budete potřebovat 10 lidí, přijměte 11–12. Zajistěte, aby 10 členů nového týmu byli odborníci ve svých oborech a aby další dva měli obecný přehled o všem, co projekt obnáší. Tito dva lidé mohou zaskočit, pokud jiný člen týmu onemocní, bude přeřazen na jiný projekt nebo odejde z týmu.
Integrované funkce správy úkolů ClickUp vám pomohou zavést do vašich projektů myšlenku redundance. S ClickUp Tasks můžete v rámci každého úkolu vytvořit více podúkolů a přiřadit je různým členům týmu. Když je úkol rozdělen mezi více členů týmu, jeho dokončení je méně závislé na jedné osobě, což je podstatou redundance.
Každému úkolu můžete také přidělit úroveň priority a udržovat záložní tým pro řešení úkolů s vysokou prioritou pro případ, že původní pověření pracovníci je nebudou moci dokončit.
4. Zpětné řetězení
Pokud máte při sledování cíle tendenci se ztrácet v detailech, jednoduchý mentální model zvaný zpětné řetězení může být právě to, co potřebujete. Namísto toho, abyste začínali od prvního kroku a postupovali vpřed, zpětné řetězení navrhuje, abyste začali s konečným cílem.
Začněte tím, že si zapíšete všechny kroky potřebné k dosažení cíle – ale v opačném pořadí. To, co by obvykle bylo posledním krokem, je nyní na prvním místě vašeho seznamu úkolů, zatímco nominálně první krok je na samém konci seznamu.
Ačkoli se proces zaměřený na budoucnost může zdát známější a intuitivnější, někdy vás může zaplavit všemi detaily a jednotlivými kroky, takže ztratíte přehled o celku. Naproti tomu zpětné řetězení vám vždy pomůže soustředit se na cíl. Nabízí také výhodnou pozici pro dosažení vašich cílů kreativnějším a efektivnějším způsobem.
ClickUp vám pomůže implementovat mentální model zpětného řetězení díky své nativní funkci sledování cílů nazvané ClickUp Goals. Použijte ji k definování cíle, kterého chcete dosáhnout, a poté jej rozdělte na úkoly nezbytné k jeho splnění. Chcete-li pracovat zpětně od svého cíle, přeskupte úkoly v sestupném pořadí pomocí jednoduchých akcí přetažením myší.
5. Paretův princip (pravidlo 80/20)
Paretův princip tvrdí, že ve většině případů 80 % účinků pochází pouze z 20 % příčin. Podle tohoto pravidla byste proto měli soustředit své zdroje a energii na činnosti, které přinášejí největší hodnotu.
Pokud provozujete podnik, ClickUp CRM vám pomůže začlenit Paretův princip do vašich pracovních postupů tím, že vám v reálném čase poskytne přehled o potenciální hodnotě interakcí s vašimi zákazníky. To vám pomůže rychle identifikovat vysoce hodnotné potenciální zákazníky nebo zákazníky, kteří si zaslouží největší pozornost a úsilí. Můžete také snadno sledovat pozici těchto potenciálních zákazníků a zákazníků ve vašem prodejním procesu a v sekci „Přiřazený“ zjistit, kdo je za ně zodpovědný.
6. Zákon klesajících výnosů (nebo klesající mezní užitečnosti)
Všechno má své meze, včetně schopnosti investice generovat výnosy. Výnosy budou stále skromnější, až nakonec klesnou na nulu nebo v některých případech dokonce přinesou ztrátu.
Zákon klesajících výnosů nám říká, že místo toho, abychom se stresovali činnostmi, které přinášejí stále méně hodnoty, měli bychom soustředit svůj čas, energii a zdroje na příležitosti, které mohou generovat novou hodnotu.
Abyste mohli identifikovat aktivity, jejichž výnosy začínají klesat, měli byste mít k dispozici mechanismus, který umožňuje srovnávací studii výnosů za určité časové období. Naštěstí můžete použít funkci ClickUp Dashboards, která vám pomůže sledovat a vizualizovat výnosy všech vašich investic pomocí liniových grafů. 📊
Pokud například chcete analyzovat, které z vašich prodejních kanálů přinášejí z měsíce na měsíc klesající výnosy, stačí importovat údaje o prodeji každého kanálu za posledních šest měsíců do ClickUp a vizualizovat je pomocí čárových grafů na vašem dashboardu.
Můžete přidat samostatné grafy pro data každého prodejního kanálu a pak snadno zjistit, který marketingový kanál má již několik měsíců postupně klesající návratnost investic.
7. Bezpečnostní rezerva
Zatímco redundance vyžaduje, abyste si jako prevenci proti potenciálním selháním nebo nedostupnosti důležitých zdrojů udržovali zásoby navíc, bezpečnostní rezerva doporučuje začlenit do vašeho plánování nárazník. Toto opatření zajistí, že vaše úsilí bude odolné a vydrží i neúspěchy, čímž se sníží riziko selhání nebo v nejhorším případě katastrofy. 🧨
Bezpečnostní rezerva se v různých situacích uplatňuje různými způsoby. Například:
- Při budování veřejné infrastruktury (tj. mostů, železnic atd.) jsou maximální limity stanoveny na úrovni, která je nižší než celková kapacita dané stavby.
- Při stanovování termínů projektů nechávají zkušení projektoví manažeři určitý prostor pro přeplánování nebo přeřazení úkolů na jiného člena týmu pro případ, že by někdo onemocněl.
- Při sestavování finančních plánů zahrnují společnosti do svých odhadů tržeb a nákladů určitou bezpečnostní rezervu.
Uvolnění potenciálu tohoto mentálního modelu závisí na umění předpovídání. Bezpečnostní rezervu můžete určit pouze předvídáním různých výsledků prostřednictvím analýzy dat. ClickUp tento proces zjednodušuje tím, že nabízí řadu šablon pro předpovídání, včetně:
8. Potvrzovací zkreslení
Potvrzovací zkreslení je tendence myslet a interpretovat situace způsobem, který odpovídá našim stávajícím přesvědčením a představám, a zároveň odmítat vše, co je s nimi v rozporu.
Pod vlivem tohoto negativního mentálního modelu můžeme zavrhnout všechna data a vědecké důkazy, které jsou v rozporu s našimi předem vytvořenými představami, a selektivně přijímat fakta, abychom si vytvořili iluzi reality. Někdy si lidé vymýšlejí zdůvodnění z ničeho nic, aby ospravedlnili své názory.
Řešení, jak se vyhnout této kognitivní zaujatosti, je dvojí:
- Prvním z nich je pokora. Musíte si připomínat, že neexistují žádné univerzální pravdy a že bez ohledu na to, jak jste vzdělaní a informovaní, stále existuje mnoho věcí, které nevíte.
- Druhým je rozhodování na základě dat. Zaveďte procesy pro bezchybný sběr a analýzu dat a při rozhodování se pak opírejte o tato data.
Zatímco první část řešení je spíše dovednost, kterou musíte procvičovat, ClickUp vám může pomoci s druhou částí. Dashboardy ClickUp vám pomohou snadno pochopit vzorce a trendy skryté ve vašich datech pomocí vizuálních prvků známých jako karty.
Můžete automaticky sledovat projektová data o výkonu týmu a dokončených úkolech, ale také importovat data z externích zdrojů, abyste je mohli vizualizovat a analyzovat. Díky desítkám podporovaných typů karet si můžete vybrat vizualizaci, která vaše data prezentuje tím nejlepším možným způsobem.
9. Preferenční připoutanost
Tento mentální model je do jisté míry v rozporu s Paretovým principem. Zatímco ten druhý navrhuje, abyste se soustředili na 20 % činností, které vedou k 80 % výsledků, první z nich prosazuje opačný přístup.
Model preferenčního připojení tvrdí, že přidělením více zdrojů na činnosti, které již přinášejí většinu výsledků, dále zesilujete jejich schopnost generovat výsledky, aniž byste dali ostatním činnostem spravedlivou šanci udělat totéž.
Jak si tedy vybrat mezi těmito dvěma přístupy? Klíčem je rovnováha. Než se plně oddáte Paretovu principu a věnujete veškeré úsilí několika málo potenciálním zákazníkům nebo aktivitám, ujistěte se, že věnujete dostatek času, úsilí a zdrojů na otestování potenciálu dalších zdrojů příjmů.
10. Hanlonova břitva
Sebepochybování je hluboce zakořeněno v lidské povaze. Dobrým příkladem je to, jak manažeři a vedoucí prodejních týmů hledají chyby, když se jim nepodaří uzavřít potenciální obchod nebo když se slibný potenciální zákazník v jednání přestane ozývat. Můžete předpokládat, že je něco v nepořádku s vaším prodejním procesem nebo s vaším produktem/službou, což vedlo k tomu, že potenciální zákazník couvl. 🤔
I když to někdy může být pravda, rozhodně to neplatí vždy. Potenciální zákazníci mohou přestat reagovat, protože jsou zaneprázdněni nebo si nejprve chtějí ověřit situaci, než se finančně zaváží. To nám říká Hanlonův břitva: Nikdy nepřisuzujte zlovolnost tomu, co lze vysvětlit neopatrností.
ClickUp vám pomůže zjistit, zda vaši marketingově kvalifikovaní potenciální zákazníci (MQL) odcházejí kvůli vašim nedostatkům, nebo kvůli jejich nerozhodnosti či nezodpovědnosti. Shromážděním údajů o konverzích z ClickUp CRM a jejich analýzou pomocí ClickUp Dashboards můžete zjistit, zda existuje konzistentní trend odchodu potenciálních zákazníků, nebo zda se jedná pouze o ojedinělé případy.
Pokud existuje nějaký trend, musíte zjistit důvody, které za ním stojí, a vylepšit svůj produkt nebo marketingovou strategii. Někdy bude vaše strategie dobrá a možná budete muset místo toho optimalizovat své procesy. Ale pokud se setkáte s ojedinělými fakty, příliš se jimi nezabývejte!
Implementujte jakýkoli mentální model do svého rozhodování pomocí ClickUp
Mentální modely, které jsme představili, vám mohou pomoci činit chytrá rozhodnutí a moudřejší volby. Můžete si dokonce vytvořit své vlastní mentální modely – klíčem je zajistit, aby vycházely z přesných údajů a logické teorie, které vám pomohou něco pochopit. Protože při přijímání zásadních rozhodnutí je poslední věc, kterou chcete, spoléhat se na dohady.
Funkce vizualizace, reportingu, správy úkolů a organizace informací v ClickUp (tj. vyhrazené projektové prostory, dokumenty, více zobrazení atd.) vám mohou pomoci objevit neuchopitelné vzorce nebo poznatky, které můžete využít k plnému zavedení nejlepších mentálních modelů do svého každodenního života a práce.
Zaregistrujte se ještě dnes na ClickUp a odemkněte dveře k lepšímu rozhodování a řešení problémů. Později nám poděkujete! 💪