Čtete tento blog, což znamená, že buď používáte Notion AI k pořizování poznámek z jednání, přípravě Wiki, správě projektů, nebo o něm víte.
Notion má díky svým mnohostranným funkcím komunitu fanoušků a stal se nepostradatelným nástrojem pro 30 milionů uživatelů. Zatímco nad tím přikyvujete, slyšeli jste už o Notion AI?
Je to Notion, ale lepší – s větším výkonem a automatizací. Notion AI je k dispozici všem uživatelům, takže není důvod, proč byste tuto funkci AI nevyzkoušeli.
Než se rozhodnete, které funkce AI by měly být vaší první volbou, pojďme se nejprve dozvědět více o Notion AI.
Postupně se budeme zabývat tím, jak efektivně používat Notion AI, nejlepšími šablonami Notion, omezeními Notion AI a výkonnou alternativou Notion, kterou byste měli zvážit.
Co je Notion AI?
Notion AI je inteligentní pomocník s funkcemi AI, který vám umožní dokončit práci rychleji a být produktivnější.
Představme si, že vytváříte osnovu pro svůj blogový příspěvek.
Zadejte do Notion AI podrobnosti, jako je to, čeho chcete blogem dosáhnout, a vaše cílová skupina. Otevřete Notion AI a ten vám okamžitě nabídne návrh, který můžete sdílet se svým týmem.
Vidíte, co se tam stalo?
Urychlili jste proces psaní – nemusíte trávit hodiny výzkumem, abyste identifikovali podstatné body v osnově. Vložte své myšlenky a využijte Notion AI k provedení náročných úkolů.
Možnosti Notion AI
V předchozí části jsme se zmínili o síle funkcí AI; pojďme se na ně podívat blíže a prozkoumat zbývající funkce.
Shrnutí
Rozložte celý dokument na jednotlivé části a získejte jeho podstatu v mžiku díky souhrnu vytvořenému pomocí AI. Zkopírujte obsah, vložte jej do svého pracovního prostoru Notion a použijte příkaz „/summarize“. Pokud chcete shrnout pouze jednu část, označte text a klikněte na „Ask A'I“, abyste získali výsledky.
Akční položky
Vyberte si úkoly z přepisu hovorů a poznámek ze schůzek pomocí funkce AI. Zjistěte, co musíte udělat jako další, a splňte to včas.
Formátování obsahu
Přidejte odrážky a požádejte AI, aby je převedla do odstavce. Nebo to udělejte naopak – najděte klíčové body z velkého souboru dat v odrážkách nebo je shrňte do tabulky.
Tón psaní
Přizpůsobte si styl psaní změnou tónu stávajícího obsahu. Znít tak profesionálněji nebo osobněji. Není třeba přepisovat celý návrh znovu – stačí jej doladit pomocí AI.
Přeložit
Zpřístupněte obsah globálním týmům tím, že pomocí Notion AI přeložíte svůj stávající obsah do více jazyků. Nemusíte najímat externí agenturu.
Notion AI přeloží váš text a uloží koncept do pracovního prostoru Notion.
Chyby v psaní
Opravujte pravopisné a gramatické chyby ve svém obsahu při psaní v nástrojích AI, jako je Notion. Integrovaný editor vám chyby zvýrazní, abyste je mohli okamžitě opravit.
Definice a synonyma
Definujte neznámá slova při čtení dokumentu v Notion zvýrazněním textu. Podobně se vyhněte příliš častému opakování stejných slov pomocí synonym. Jednoduše zvýrazněte text, který chcete nahradit, a vyjádřete své myšlenky jasněji bez opakování.
Jak efektivně používat Notion AI?
Nyní už jistě víte, jakou sílu přináší Notion AI do vaší každodenní práce. Pojďme se podívat na několik příkladů použití Notion AI, začít s ním pracovat a posunout vaši práci na vyšší úroveň.
Zefektivněte řízení projektů
Notion je již populární nástroj pro řízení projektů. AI umožňuje týmům na pracovišti pracovat rychleji, s většími detaily a přehledností. Dejte jim více svobody při přizpůsobování kontextu jejich projektů pomocí AI bloků.
Vytvořte ID pro konkrétní úkoly, abyste je mohli efektivněji sledovat. Máte také možnost vytvářet podúkoly, nastavovat nové oznámení na úrovni stránky a vlastností a zobrazovat náhledy návrhů Figma v databázi. Ještě zajímavější je, že funkce automatického vyplňování AI automaticky generuje aktualizace projektu pro všechny vaše vlastnosti.
Bonus: Šablony pro řízení projektů Notion!
Brainstorming nápadů
Při brainstormingu nápadů pro plánování projektu nebo nové kreativní kampaně aktivujte Notion AI pomocí vlastního příkazu, který splňuje vaše potřeby.
Pokud například plánujete napsat nový příspěvek do blogu, ale trpíte tvůrčí krizí, požádejte Notion AI, aby vám vygeneroval osnovu blogu s ohledem na nejdůležitější body, které chce cílová skupina číst.
Stačí vybrat nápady z menu AI. Vaše stránka Notion, plná nových nápadů, vám poskytne tolik potřebný start.
Automatizujte rutinní úkoly
Jedním z nejlepších příkladů využití AI nástrojů, jako je Notion, je jejich schopnost zkrátit čas strávený opakujícími se úkoly, takže se vaši zaměstnanci mohou soustředit na strategické a klíčové úkoly.
Díky strojovému učení dokáže Notion AI extrahovat čísla z obsahu, jako jsou e-maily, kontextová menu, jednoduché tabulky nebo jiná digitální data.
Stejně tak můžete během několika sekund generovat zprávy z vaší databáze, což by ručně trvalo několik hodin. Snížení manuální práce je silným argumentem, který přiklání misky vah ve prospěch Notion. Pokud vás zajímá analýza, přečtěte si Notion v/s ChatGPT.
Zlepšete komunikaci
Komunikace na globálním pracovišti je klíčová pro budování pozitivního pracovního prostředí. Rozdíly v kultuře a jazycích však představují významné překážky, které můžete překonat pomocí Notion a obsahu generovaného umělou inteligencí.
Překládejte zprávy, abyste zlepšili spolupráci mezi mezinárodními zaměstnanci pracujícími na stejných projektech. Překládejte školicí data a oficiální smlouvy do místních jazyků, abyste snadno zapojili partnery a zachovali transparentnost.
Funkce AI pro psaní pomáhají také při vytváření celofiremních oznámení, jako jsou tiskové zprávy. Pomocí Notion můžete změnit tón obsahu, opravit pravopis a celkově vylepšit styl psaní.
Vedejte lepší schůzky
Velkým zabijákem motivace je, když vaši zaměstnanci po schůzce odcházejí zmatení nebo s pocitem, že „to stačilo sdělit e-mailem“. Zaměstnanci mají v práci omezený čas a nemají čas na zbytečné schůzky.
Zapište si své myšlenky nebo vložte hrubý obsah, který máte připravený v jiném dokumentu, do svého pracovního prostoru Notion. Pomocí mezerníku vyberte možnost „shrnout“, abyste v dlouhém textu zachovali nejrelevantnější a nejdůležitější body.
S pomocí další funkce AI, „akčních položek“, přesně informujete svůj tým o tom, co by měl po schůzce udělat.
Díky doplňku AI se vaše neuspořádané myšlenky promění v jasné body s robustním programem schůzek a konkrétními úkoly pro zaměstnance.
Integrace se stávajícími nástroji
Jednou z nejsilnějších funkcí Notion AI, díky které je tento nástroj umělé inteligence nepostradatelný, je schopnost integrace s nástroji třetích stran. Notion má vynikající pověst díky integraci s mnoha nástroji, což usnadňuje spolupráci.
Díky AI v Notion se integrační možnosti výrazně rozšiřují. AI vám umožňuje nastavit přizpůsobitelné pracovní postupy pro více nástrojů, aby byla komunikace dat jasnější.
Představte si, že používáte jiný nástroj pro správu úkolů. Díky integraci tohoto nástroje s Notionem AI analyzuje tabuli úkolů, inteligentně kategorizuje úkoly a navrhuje závislosti. Tímto způsobem jsou vaše úkoly automaticky seřazeny podle priority a vy můžete rychleji rozhodovat o dalším postupu.
Šablony Notion AI
Může být Notion AI ještě lepší? Ano. Zatímco AI se stará o automatizaci vašich každodenních úkolů, šablony usnadňují jejich provádění.
Co jsou šablony Notion AI?
Šablony Notion AI jsou připravené k použití, předem navržené rámce nebo plány v pracovním prostoru. Struktura již obsahuje zástupné symboly a prvky, jako jsou tabulky, zaškrtávací políčka a seznamy, které slouží k určitému úkolu.
Pokud chcete v Notion něco vytvořit, vyberte si příslušnou šablonu a začněte.
Například najímáte konzultanta pro sociální média, který se postará o kompletní správu příspěvků na sociálních sítích.
Chcete-li vytvořit popis pracovní pozice, vyberte šablonu popisu pracovní pozice Notion s přehledem společnosti a zástupnými symboly pro podrobnosti o pracovní pozici. Vyplňte podrobnosti pro každou sekci podle svých očekávání pro danou pozici. Použijte Notion AI k automatickému vygenerování textu pro danou pozici.
Díky předem připraveným šablonám a AI nemusíte dělat věci od nuly, což zvyšuje vaši produktivitu.
Nejlepší šablony Notion AI
Notion nabízí více než 10 000 šablon, ze kterých si můžete vybrat. To je působivá nabídka, která splní vaše obchodní požadavky.
Zde je náš výběr pěti nejlepších šablon Notion AI, které byste měli zvážit při příštím projektu. Nejedná se o vyčerpávající seznam a doporučujeme vám podívat se také na jiné zdroje, jako je Thomas Frank, jeden z nejlepších tvůrců šablon Notion, abyste ušetřili čas a námahu.
Šablona pro poznámky z jednání
Tato šablona je ideálním rozvržením pro dokumentování poznámek z jednání a zefektivnění tohoto procesu. Obsahuje sekce jako program jednání, účastníci, akční body a následné úkoly. Nástroj AI Notion obsahuje přehledné sekce pro pořizování poznámek, sledování úkolů, přidělování odpovědností a rychlé a snadné monitorování výkonu členů vašeho týmu.
Šablona plánovače blogu
Tato šablona je ideální pro váš obsahový tým k plánování, správě a kontrole obsahu. Databázové šablony, jako je plánovač blogů, se stanou jediným referenčním bodem pro váš tým k organizaci blogových příspěvků podle hubů. Pomocí Notion AI vaši autoři identifikují klíčová slova a získají tipy ohledně struktury obsahu.
Šablona pro sběr zpětné vazby
Toto je jedna z bezplatných šablon nabízených Notion. Získávání zpětné vazby je pro růst vašeho podnikání zásadní – ať už od zaměstnanců, potenciálních zákazníků nebo stávajících uživatelů. S touto šablonou můžete shromažďovat a organizovat podněty bez manuální práce. Jakmile to uděláte, Notion AI identifikuje opakující se témata a poskytne vám hluboké poznatky.
Šablona pro sledování cílů
Sledujte cíle týmu a buďte v obraze ohledně pokroku. Seskupujte cíle podle projektu, sledujte kroky, které tým podniká, a vizualizujte pokrok ve formě grafů nebo jednoduchých tabulek.
Prodejní aktivity
Psaní může být pro obchodníky náročné. Pokud plánujete napsat e-mail svým zákazníkům, ve kterém jim oznámíte zvýšení cen, obvykle se obrátíte na marketingový nebo obsahový tým, aby vám s napsáním e-mailu pomohl.
Máme pro vás tip na zvýšení produktivity, který nevyžaduje kontaktování jiných týmů.
S Notion AI vyplňte informace o společnosti do šablony pro prodejní aktivity, přidejte témata, která chcete pokrýt (zvýšení cen), a nechte Notion AI udělat zbytek.
Představte si, že jste společnost zabývající se účetním softwarem a plánujete na konci roku oslovit všechny své zákazníky. Následující výzva je jedním z několika příkladů, jak používat Notion AI.
Informace o společnosti – Hayes Corp. vyvíjí moderní, špičkový cloudový účetní software pro firmy. Naší cílovou skupinou jsou finanční ředitelé a finanční manažeři. Náš software je určen pro finanční týmy, aby jim usnadnil účetnictví a učinil jej méně nudným.
Témata – Cloudové účetnictví, nový rok = nové plánování, levný účetní software a změna tónu na vřelý, ale profesionální a autoritativní.
Omezení používání Notion AI
Stejně jako jiné nástroje v oblasti AI má i Notion AI svá omezení. Abyste mohli Notion AI efektivně využívat, měli byste se před začátkem seznámit s jeho omezeními.
Omezení použití: Notion AI může omezit používání svých funkcí, a to výhradně za účelem zajištění optimálního výkonu pro všechny uživatele.
Funkce chatu: Pokud potřebujete pomoc při používání funkcí Notion AI nebo se zaseknete na stránce Notion, budete si muset poradit sami, protože není k dispozici žádná vestavěná funkce chatu.
Naučit se to používat: Naučit se to používat je náročné a novým uživatelům chvíli trvá, než si zvyknou na rozhraní, jako je blokové menu a další funkce AI.
Podívejme se na výkonnou alternativu Notion, která překonává nedostatky Notion AI.
Seznamte se s ClickUp: nejlepší alternativou Notion AI pro váš tým
Notion AI je zajímavý nástroj, který nabízí praktické způsoby, jak organizovat práci a stihnout více za méně času. Bohatá nabídka funkcí však může být pro nové uživatele Notionu až příliš.
V této souvislosti vám přinášíme stručný přehled ClickUp, jedné z nejlepších alternativ Notion AI, která je vhodná pro začátečníky.
ClickUp AI a Docs
Funkce ClickUp AI a Docs spolupracují, aby pomocí automatizace proměnily prázdnou stránku v návrh plný cenného obsahu a poznatků.
Plánujte, spravujte, organizujte a zefektivňujte svůj proces psaní od začátku do konce s touto alternativou Notion AI.
Používejte ručně vytvořené nástroje AI
Na jedné straně je psaní dokumentů dlouhý proces, který vyžaduje rozsáhlý průzkum.
Na druhou stranu, ClickUp má řadu nástrojů navržených pro konkrétní týmy nebo účely a generuje obsah pomocí AI.
Představte si, že váš tým zákaznické podpory chce vygenerovat stavovou zprávu.
Musí vybrat „Podpora“ z rozevíracího seznamu nástrojů AI a z možností vybrat Status Report (Zpráva o stavu). Poté sdílejí s AI pokyny ohledně toho, co chtějí ve zprávě mít.
Stavová zpráva je připravena, jakmile kliknou na tlačítko „Generovat“. Odtud tým vylepší obsah, přidá data, zvýrazní důležitý text a sdílí tuto zprávu s vedením.
Shrňte obsah
Jednou z nejdůležitějších funkcí nástrojů pro psaní s využitím AI je sumarizátor, který pomáhá omezit zbytečné informace a držet se základů, bez ohledu na to, jaký dokument vytváříte.
Předpokládejme, že vložíte obsah z dlouhé zprávy do dokumentů ClickUp, ale zajímají vás pouze klíčové informace. Přidejte tento obsah jako úvod do dokumentu pomocí funkce „Vložit blok shrnutí“. Stejně tak můžete znovu vygenerovat odpověď AI, pokud nejste spokojeni s výstupem, nebo AI sdělit, co má udělat dál.
Lokalizujte psaní
Ať už komunikujete se svým globálním týmem nebo provádíte e-mailovou marketingovou kampaň zaměřenou na konkrétní zemi, přeložte obsah tak, aby byl pro místní publikum osobnější.
Začněte otevřením svého stávajícího obsahu v ClickUp Docs.
Zvýrazněte text, klikněte na „Přeložit“ a vyberte jazyk, do kterého chcete obsah přeložit. Tento lokalizovaný obsah vložte přímo do otevřeného umístění pomocí možnosti „Vložit“. Pokud nejste s výsledky spokojeni, můžete také vygenerovat nový text.
Kromě toho, co jsme zde popsali, je ClickUp AI plnohodnotným pomocníkem při psaní a nástrojem pro úpravu dokumentů, který vám pomůže opravit gramatické a pravopisné chyby. Zkraťte nebo prodlužte svůj obsah a formátujte dokument pomocí bloků obsahu, jako jsou záhlaví a tabulky.
ClickUp AI a úkoly
Jako doplněk AI hraje ClickUp AI klíčovou roli v získání úplného přehledu o vašich úkolech, aniž by věci komplikoval. Zkraťte čas potřebný na organizaci a sledování úkolů, abyste se mohli soustředit na analytické úkoly.
Extrahovat úkol
Nahrajte dokumenty a ClickUp AI automaticky extrahuje úkoly, na kterých musí váš tým pracovat. Nemusíte ručně procházet každý odstavec obsahu, abyste svému týmu přidělili úkoly.
Organizujte a spolupracujte
ClickUp AI vytvoří seznam úkolů po extrakci úkolů z vašich souborů. Tento seznam úkolů přehledně organizuje úkoly a sdílí je s vaším týmem pro spolupráci. To vám a vašemu týmu umožní pracovat rychleji; použijte funkci „organizovat a spolupracovat“ k vyplnění mezery mezi plánováním a provedením.
Například CMO vás požádá, abyste do týdne připravili strategii GTM pro nově uvedený produkt. Zkopírujte a vložte obsah e-mailu a ClickUp AI naplánuje seznam úkolů pro váš tým, který může dodržet, aby splnil termín.
Profesionální funkce: Šablony technické dokumentace pro zaneprázdněné organizace
Jasná a stručná technická dokumentace pomáhá snížit počet servisních ticketů. Namísto psaní kódu pro načítání dat z různých dokumentů jsou šablony ClickUp jednoduché a představují skvělý výchozí bod pro všechny členy organizace.
I pro nové zaměstnance odpovědné za údržbu produktu, řešení problémů a budování znalostní báze wiki zajistí šablony technické dokumentace ClickUp spokojenost vašeho týmu i zákazníků.
Podívejte se za hranice Notion AI: pro nejlepší výsledky si vyberte ClickUp
Aby Notion AI fungoval tak, jak potřebujete, musíte být trpěliví. Strmá křivka učení, nedostatek podpory prostřednictvím chatu a omezení použití způsobí, že práce s nástroji pro psaní pomocí AI bude z dlouhodobého hlediska spíše náročná než zvládnutelná.
Pokud vám Notion AI zabírá příliš času a energie, je čas přejít na ClickUp. Jedná se o nástroj pro správu projektů vhodný pro začátečníky, který díky umělé inteligenci pomáhá pracovat rychleji.
S růstem vaší firmy se bude rozšiřovat i váš tým. Budete potřebovat robustní nástroj pro správu projektů s funkcí AI, který podpoří vysokou úroveň růstu a umožní efektivní správu dat bez prostojů.
V tomto ohledu je ClickUp vynikající volbou pro vaši firmu, která chce automatizovat provoz a zefektivnit různé procesy.
Vyzkoušejte ClickUp AI zdarma a získejte praktické zkušenosti s tím, jak AI transformuje vaše podnikání a zvyšuje produktivitu týmů.