Opakující se úkoly jsou prokletím každého zaměstnance. Jsou nezbytnou součástí správy dat a kanceláře, ale jsou časově náročné a často nudné. Nejhorší ze všeho je, že pokud jim nevěnujete pozornost, mohou vést k chybám, které mají dominový efekt na ostatní obchodní procesy.
Kdysi nebylo možné se těmto manuálním procesům vyhnout, ale technologie se vyvinula a nyní máme více možností. Využijte software pro automatizaci kancelářských činností.
Podívejme se na nástroje pro automatizaci kancelářských činností a na to, jak mohou zefektivnit vaše pracovní postupy. Poté se seznámíme s některými z nejlepších softwarů pro automatizaci kancelářských činností, které jsou dnes k dispozici, abyste si mohli vybrat ten správný a zajistit tak prosperitu svého podnikání.
Co je software pro automatizaci kancelářských činností?
Software pro automatizaci kancelářských činností se postará o opakující se administrativní úkoly, aniž by vyžadoval velký – pokud vůbec nějaký – lidský zásah. Díky tomu se vy a váš tým můžete soustředit na úkoly, které jsou strategičtější nebo které vyžadují lidský přístup.
Software pro automatizaci kancelářských činností je navržen tak, aby spravoval automatizované procesy prostřednictvím řady spouštěčů. Ty spouštějí konkrétní akce, například generování aktualizace stavu, změnu termínu splatnosti nebo odeslání e-mailu či upomínky.
Různé typy nástrojů pro automatizaci kancelářských činností mají širokou škálu použití. Například:
- Úkoly front-office, jako je kontrola přístupu, řízení vztahů se zákazníky (CRM) a funkce helpdesku zákaznického servisu.
- Automatizace back-office, podpora procesů, jako je správa zařízení, správa zásob, fakturace a mzdy
- Personální funkce, jako je sledování uchazečů, zaškolování a školení
Mezi mnoho výhod technologie automatizace kancelářských činností patří zvýšení efektivity procesů a produktivity prostřednictvím:
- Vyšší přesnost díky snížení počtu lidských chyb
- Optimalizace pracovních postupů, aby všechny vaše procesy běžely jako hodinky
- Méně ztraceného času – stroje nemají přestávky na oběd ani neztrácejí soustředění.
- Snižte provozní náklady a zvyšte tak své zisky.
- Zvýšená spokojenost zaměstnanců i zákazníků
A to je jen začátek.
Co byste měli hledat v softwaru pro automatizaci kancelářských činností?
Při implementaci softwaru pro automatizaci kancelářských činností budete pravděpodobně muset provést určité změny v obchodních procesech. Abyste tyto změny minimalizovali, vyberte systém pro automatizaci kancelářských činností, který nejlépe odpovídá vašim požadavkům.
Například, které z těchto funkcí potřebujete?
- Software pro mapování procesů k plánování vašich obchodních procesů
- Systém správy dat, který zjednodušuje zadávání a výměnu dat
- Software pro správu pracovních postupů, který optimalizuje vaše kancelářské pracovní postupy a omezí úzká místa.
- Software pro správu úkolů, který udržuje členy vašeho týmu na správné cestě a usnadňuje řízení projektů.
- Nástroje, které vám pomohou delegovat práci a zároveň pečlivě sledovat její průběh – bez nutnosti mikromanagementu.
- Komunikační kanály, které pomáhají vašemu týmu spolupracovat a sdílet informace
- Software pro automatizaci marketingu, který udrží zákazníky ve vašem prodejním trychtýři
- Implementace s minimem kódu, takže k zahájení práce nepotřebujete IT tým.
- Zabezpečené úložiště dat, aby byly chráněny všechny informace o vašich zákaznících a podnikání.
- Přehledné reporty, které vám řeknou, co funguje a co ne.
Nejlepší softwarové řešení pro automatizaci kancelářských činností vám nabídne správnou kombinaci nástrojů. Stále budete muset provádět pravidelnou analýzu pracovních postupů, abyste zkontrolovali, zda jsou všechny vaše kancelářské operace v pořádku, ale pokud začínáte na silném, automatizovaném základě, máte již náskok.
10 nejlepších softwarů pro automatizaci kancelářských činností
Nyní, když víte, co vše je možné s řešením pro automatizaci pracovních postupů, se připravte na prohlídku některých z nejlepších možností, které jsou dnes k dispozici.
1. ClickUp
ClickUp je komplexní nástroj pro správu projektů, který vám pomůže mít přehled o všech aspektech vašeho podnikání. Tento software pro automatizaci kancelářských činností se zaměřuje na zvýšení efektivity a produktivity a je navržen tak, aby co nejvíce zefektivnil váš pracovní postup.
Vyberte si z více než 100 předem připravených automatizací ClickUp – nebo je přizpůsobte – a vyřešte tak rutinní administrativní práci. Můžete například rychle vytvořit nové úkoly a automaticky je přiřadit správným členům týmu s připojenými komentáři.
Opakující se úkoly se budou automaticky opakovat, aniž byste museli podnikat další kroky. Nebo nastavte spouštěče nebo podmínky pro spuštění akcí, jako je změna stavu, termínu splnění nebo priority, případně přerozdělení úkolů podle potřeby.
Využijte širokou škálu šablon dostupných pro všechny obchodní potřeby, od šablony ClickUp Office Space Management Template přes šablonu ClickUp Employee Onboarding Template až po šablonu ClickUp Help Desk Template.
Mějte přehled o všem pomocí panelů ClickUp. Můžete je přizpůsobit tak, aby vám zobrazovaly metriky v reálném čase a podrobné informace, které potřebujete pro správné rozhodování.
Nejlepší funkce ClickUp:
- Začněte hned s tímto řešením pro automatizaci kancelářských činností, které nevyžaduje žádné programování.
- Pomocí ClickUp Mindmaps nebo ClickUp Whiteboard navrhněte své pracovní postupy předtím, než je automatizujete.
- Automatizujte připomínky, aby všichni věděli, co mají dělat a kdy.
- Využijte vestavěné nástroje ClickUp AI k zjednodušení procesů, jako je psaní a úpravy textů, shrnování poznámek z jednání a formátování obsahu.
- Spojte vše do jednoho sdíleného pracovního postupu pomocí integrace s řadou aplikací třetích stran, včetně Outlook, Trello, Slack, Zoom, Microsoft Teams, HubSpot a mnoha dalších.
- Využijte integrované nástroje pro zlepšování procesů, jako je dokumentace procesů, vizuální pracovní postupy a podrobné zprávy, abyste mohli neustále vylepšovat všechny aspekty svého podnikání.
Omezení ClickUp:
- Ačkoli je ClickUp velmi uživatelsky přívětivý, nabízí tolik možností, že může chvíli trvat, než se s nimi všechny seznámíte.
- Mobilní aplikace sice ještě nedosahuje úrovně desktopové verze, ale pomalu se k ní přibližuje.
Ceny ClickUp:
- Navždy zdarma
- Neomezený: 7 $/měsíc na uživatele
- Podnikání: 12 $/měsíc na uživatele
- Podnik: Kontaktujte nás ohledně cen
- ClickUp AI je k dispozici ke koupi ve všech placených tarifech za cenu 7 USD za člena pracovního prostoru a interního hosta za měsíc.
Hodnocení a recenze ClickUp:
- G2: 4,7/5 (více než 8 900 recenzí)
- Capterra: 4,7/5 (více než 3 800 recenzí)
2. BetterCloud
BetterCloud je software pro automatizaci kancelářských úkonů bez nutnosti programování, který spravuje online prostředí a chrání je před bezpečnostními zranitelnostmi. Je navržen tak, aby zlepšoval produktivitu a efektivitu IT týmů pomocí automatizace, která zefektivňuje každodenní provoz.
Využijte předkonfigurované pracovní postupy k automatizaci typických IT úkolů, jako je registrace uživatelů a správa licencí. Šetří to čas a zvyšuje přesnost, protože je potřeba méně ručních zásahů. ✅
Nástroje pro hodnocení a reporting poskytují přehled o tom, jak je cloudová platforma využívána, a upozorňují na potenciální bezpečnostní hrozby, které je třeba řešit.
Nejlepší funkce BetterCloud:
- Ušetřete peníze automatickým sjednocením nadbytečných položek, jako jsou nadbytečné licence.
- Automatizujte procesy životního cyklu uživatelů pomocí onboardingu a následného offboardingu ve správný čas.
- Zajistěte bezpečnost a soulad firemních dat s automatickým skenováním souborů, zálohováním a funkcemi pro obnovu.
- Integrujte více než 70 aplikací SaaS, jako jsou Google Workspace, Salesforce, Asana a ClickUp.
Omezení BetterCloud:
- Na platformě BetterCloud je třeba nejprve projít počáteční fází učení, abyste se s ní mohli rychle seznámit.
- Někteří uživatelé mají pocit, že pracovní postupy by mohly být více přizpůsobeny jejich konkrétním potřebám.
Ceny BetterCloud:
- Kontaktujte nás ohledně cen
Hodnocení a recenze BetterCloud:
- G2: 4,4/5 (více než 340 recenzí)
- Capterra: 4/5 (27 recenzí)
3. Workable
Workable je nástroj pro automatizaci kancelářských činností určený pro náborové pracovníky. Automatizuje proces vyhledávání nových zaměstnanců, jejich zaškolování a následné řízení, čímž šetří čas a snižuje náklady.
Pomocí nástrojů drag-and-drop od Workable rychle vytvořte kariérní stránku, která přiláká kvalitní uchazeče. Poté použijte předem připravené šablony popisu pracovních pozic k vytvoření popisů rolí. Nástroje AI vytvoří seznam uchazečů tím, že vyhledají online pasivní uchazeče, kteří by mohli mít zájem o nové pozice, a také uchazeče, kteří se již dříve ucházeli o práci.
Automatizujte plánování pohovorů a poté vyhodnoťte kandidáty na základě zpětné vazby od náborového týmu prostřednictvím platformy, což usnadní výběr správné osoby pro danou pozici.
Nejlepší funkce Workable:
- Rychle a snadno zveřejňujte pracovní nabídky na více než 200 webech a na svých sociálních sítích.
- Shromažďujte profily a kontaktní údaje uchazečů ze sociálních sítí, jako jsou LinkedIn a Twitter.
- Automaticky vyplňujte profily uchazečů pomocí analýzy životopisů.
- Pomocí automatizovaných testů ověřte, zda jsou uchazeči pro danou pozici kvalifikovaní.
- Nechte nové zaměstnance podepisovat dokumenty elektronicky a poté je bezpečně ukládejte do systému.
Pracovní omezení:
- Za prémiové funkce, jako jsou hodnocení, zasílání textových zpráv prostřednictvím platformy a videorozhovory, je třeba připlatit.
- Někdy se údaje o uchazečích z jiných aplikací neslučují hladce a je nutné je zadávat ručně.
Přístupné ceny:
- Starter: 149 $/měsíc pro až 50 zaměstnanců
- Standard: Od 299 $/měsíc pro až 20 zaměstnanců
- Premier: Od 599 $/měsíc pro až 20 zaměstnanců
Hodnocení a recenze Workable:
- G2: 4,6/5 (více než 400 recenzí)
- Capterra: 4,4/5 (více než 430 recenzí)
4. Brevo
Tento software pro automatizaci kancelářských činností je CRM platforma, která zjednodušuje prodejní cyklus a pomáhá posouvat zákazníky vaším prodejním procesem. Vyberte si z marketingové platformy, prodejní platformy, nástroje pro transakční e-maily a nástroje pro konverzace – nebo si pořiďte všechny najednou v BrevoPlus.
Nastavte automatické zprávy, které se odesílají ve správný čas. Například uvítací e-mail po registraci, připomenutí, když zákazník opustil svůj košík, nebo zpráva, když jste ho delší dobu neviděli.
Automatizujte segmentaci, abyste identifikovali zájmy, chování a další vlastnosti zákazníků, a mohli tak personalizovat obsah a budovat lepší vztahy. Poté využijte historii nákupů zákazníků k doporučení křížových a doplňkových prodejů, abyste zvýšili své zisky.
Nejlepší funkce Brevo:
- Nastavte marketingové kampaně prostřednictvím e-mailu, SMS, WhatsApp nebo chatu.
- V rámci bezplatného tarifu můžete odeslat až 300 e-mailů denně.
- Pokud se nechcete přihlásit k měsíčnímu tarifu, zakupte si předplacené kredity a posílejte e-maily, SMS a zprávy WhatsApp prostřednictvím tarifu s platbou podle skutečného využití.
- Pomocí bodového hodnocení potenciálních zákazníků identifikujte ty nejlepší, abyste se mohli soustředit na uzavření prodeje.
- Integrujte více než 150 dalších digitálních nástrojů, jako jsou Salesforce, Zendesk, Zapier, Shopify a WooCommerce.
Omezení Breva:
- Brevo je vhodné pro e-mailový marketing a zprávy, ale nenabízí marketing prostřednictvím sociálních médií.
- Vestavěné šablony jsou poněkud omezené a některé nejsou tak atraktivní, jak by mohly být.
Ceny Brevo:
- Zdarma: Zdarma
- Starter: Od 25 $/měsíc za sdílenou schránku
- Podnikání: Od 65 $/měsíc za sdílenou schránku
- BrevoPlus: Kontaktujte nás pro cenovou nabídku
Hodnocení a recenze Brevo:
- G2: 4,5/5 (více než 600 recenzí)
- Capterra: 4,5/5 (více než 1 700 recenzí)
5. Xero
Xero je účetní software, který vám pomůže zvládnout vše od automatického vytváření faktur a vyúčtování výdajů až po placení účtů, správu cash flow a generování reportů. Synchronizuje se s vaší bankou, takže všechny vaše finanční informace jsou sladěné a snadno dostupné na první pohled.
Software pro sledování projektů vám pomůže přesně zjistit, v jaké fázi se daná zakázka nachází, od vypracování nabídky až po fakturaci. Můžete také vyplácet mzdy svému týmu, ukládat záznamy o výplatách a vytvářet mzdové výkazy.
Tento nástroj pro automatizaci kancelářských činností je primárně určen pro jednotlivce a malé podniky, ale nabízí také prémiový balíček pro větší společnosti.
Nejlepší funkce Xero:
- Přijímejte platby od svých zákazníků debetní nebo kreditní kartou přímo z jejich faktury.
- Bezpečně importujte denní transakce z vašeho bankovního účtu do systému Xero.
- Pomocí cloudové aplikace Xero můžete kontrolovat své finanční údaje, i když jste na cestách.
- Pozvěte svůj finanční tým (nebo ochotného přítele, který se vyzná v penězích), aby s vámi spolupracoval v reálném čase, když pracujete na svých účtech.
Omezení Xero:
- Pro malé podniky může být i balíček Xero Starter trochu drahý vzhledem k jejich rozpočtu.
- Jelikož se jedná o cloudové řešení, potřebujete pro přístup k němu spolehlivé připojení k internetu, což může být problém pro firmy v odlehlejších lokalitách.
Ceny Xero:
- Starter: 25 $/měsíc
- Standard: 40 $/měsíc
- Premium: 54 $/měsíc
Hodnocení a recenze Xero:
- G2: 4,3/5 (více než 580 recenzí)
- Capterra: 4,4/5 (více než 2 700 recenzí)
6. Elektronické zadávání zakázek
e-Procure je navržen tak, aby zefektivnil a automatizoval nákup a prodej pro B2B společnosti. Tento software pro automatizaci kancelářských činností, postavený na bezpečné blockchainové síti, propojuje kupující a dodavatele po celém světě a pomáhá jim v obchodování.
Prodejci mohou v systému vytvořit inteligentní katalog produktů nebo služeb, nebo generovat a odesílat nabídky, nabídky nebo návrhy. Kupující mohou najít nové dodavatele po celém světě a poté spravovat proces nákupu prostřednictvím platformy. Po uzavření obchodu je platební proces bezpečný a přísně kontrolovaný.
Nejlepší funkce e-Procure:
- Komunikujte prostřednictvím platformy, vyjednávejte a spravujte smlouvy, plaťte nebo přijímejte platby.
- Provádějte nebo se účastněte živých elektronických aukcí na platformě e-Procure.
- Vytvářejte přehledy, které vám umožní analyzovat a získat přehled o vašich B2B prodejích.
- Najměte si důvěryhodné odborníky na různé oblasti podnikání a nákupu, když potřebujete poradit.
Omezení elektronického zadávání zakázek:
- Zpracování všech kroků transakce a vyřízení různých požadovaných schválení může nějakou dobu trvat.
- Společnost zatím nemá dostatek hodnocení, aby bylo možné posoudit její efektivitu.
Ceny e-Procure:
- Zdarma
Hodnocení a recenze e-Procure:
- G2: 4,8/5 (2 recenze)
- Capterra: 5/5 (1 recenze)
7. Coupa
Tento nástroj pro automatizaci kancelářských činností vám pomůže spravovat výdaje vaší firmy, ušetřit peníze a snížit rizika. Jeho cílem je zvýšit udržitelnost a ziskovost středních a velkých organizací, aby měly dobré předpoklady pro růst.
Coupa spolupracuje s různými prověřenými partnery, aby svým zákazníkům mohla nabídnout služby, které optimalizují firemní výdaje – například technologická řešení, platební systémy nebo služby v oblasti managementu.
Nejlepší funkce Coupa:
- Integrujte plánování podnikových zdrojů s Coupa, abyste automatizovali manuální procesy a zlepšili finanční kontrolu.
- Přimějte své dodavatele, aby používali elektronické faktury, poté jim automaticky zaplaťte a zaúčtujte je na správný výdajový účet, čímž snížíte čas strávený zpracováním faktur.
- Eliminujte duplicitní nebo podvodné platby faktur pomocí aplikace Spend Guard.
- Zefektivněte své nákupy a sledujte je v reálném čase, abyste zvýšili své předem schválené výdaje.
Omezení Coupa:
- Integrace neprobíhá vždy tak hladce, jak by měla, a vyřešení případných problémů může chvíli trvat.
- Někteří uživatelé, zejména malé podniky, považují ceny Coupa za poněkud vysoké vzhledem k jejich rozpočtu.
Ceny Coupa:
- Kontaktujte nás ohledně cen
Hodnocení a recenze Coupa:
- G2: 4,2/5 (více než 350 recenzí)
- Capterra: 4,2/5 (více než 80 recenzí)
8. UiPath
UiPath využívá robotickou automatizaci procesů a umělou inteligenci k automatizaci procesů a poskytuje vám přehled o všech oblastech vašeho podnikání.
Vytvářejte aplikace s minimem kódu nebo automatizace pouhým zaznamenáním svých akcí na obrazovce a jejich následným přehráním. Používejte roboty k extrakci dat ze všech druhů dokumentů a jejich následnému zpracování, takže je stačí pouze ověřit nebo vyřešit výjimky, což šetří čas a peníze a snižuje počet chyb.
Vše můžete sledovat a spravovat na jednom místě a v případě potřeby procesy vylepšovat.
Nejlepší funkce UiPath:
- Využijte více než 25 předem připravených modelů strojového učení pro různé případy použití.
- Naučte své roboty, aby vás prostřednictvím Centra akcí upozorňovaly, když potřebují lidský zásah.
- Používejte UiPath s dokumenty a tabulkami Microsoft Office, Gmailem a Správcem souborů.
- Integrujte jej se systémy SAP a Citrix a zvyšte produktivitu celé své firmy.
Omezení UiPath:
- Někteří uživatelé by uvítali více možností integrace třetích stran pro tento software pro automatizaci kancelářských činností.
- Automatizace založená na obrázcích by mohla být vylepšena.
Ceny UiPath:
- Zdarma: Zdarma
- Výhoda: Od 420 $/měsíc
- Podnik: Kontaktujte nás ohledně cen
Hodnocení a recenze UiPath:
- G2: 4,6/5 (18 recenzí)
- Capterra: 4,6/5 (více než 700 recenzí)
9. Envoy
Envoy je řešení pro pracoviště, které pomáhá optimalizovat hybridní pracovní prostory a spravovat návštěvníky.
Tento nástroj pro automatizaci kancelářských činností umožňuje hybridním zaměstnancům rezervovat si stůl, který chtějí pro typ práce, kterou plánují daný den vykonávat – v závislosti na tom, zda je jejich hlavním cílem soustředění nebo spolupráce. Mohou si také rezervovat zasedací místnosti a nechat si zaslat připomenutí před začátkem schůzky.
Proveďte předběžnou kontrolu návštěvníků ještě před jejich příjezdem a poté je nechte digitálně se zaregistrovat a souhlasit s případnými dohodami o mlčenlivosti nebo zřeknutím se práv. Systém vytiskne návštěvnický průkaz a hostitelští zaměstnanci jsou automaticky informováni, aby mohli své hosty doprovodit.
Nejlepší funkce Envoy:
- Spravujte rezervace stolů a místností pro své zaměstnance a získejte přehled o využití prostoru.
- Nastavte vstupní kritéria, abyste ochránili své zaměstnance a intelektuální kapitál.
- Sledujte poštu a doručené zásilky díky přehlednému vedení záznamů a bezpečné distribuci.
- Díky podrobným analýzám a reportům můžete kdykoli zjistit, kdo se právě nachází v budově.
Omezení Envoy:
- Někteří návštěvníci nemusí být spokojeni s procesem digitálního přihlášení.
- Ideálně byste měli investovat do zařízení jako iPad pro recepci – smartphone je na to příliš malý.
Ceny Envoy:
- Standard: 3 $/měsíc na uživatele
- Premium: 5 $/měsíc na uživatele
Hodnocení a recenze Envoy:
- G2: 4,6/5 (více než 490 recenzí)
- Capterra: 4,8/5 (více než 400 recenzí)
10. Zapier
Zapier je známý automatizací připojení k aplikacím třetích stran a zefektivňováním pracovních postupů.
Automatizujte opakující se manuální úkoly propojením dvou nebo více aplikací a zadáním spouštěčů a následných akcí, například aktualizací kontaktních údajů zákazníka ve vašem CRM, když vyplní formulář pro změnu údajů, nebo zasláním uvítacího e-mailu, když se zaregistruje na vašem webu.
Postarejte se o rutinní administrativní úkoly v rámci projektů a zasílejte aktualizace úkolů a projektů. Spolupracujte napříč týmy, například mezi oddělením prodeje a marketingu nebo mezi helpdeskem a IT oddělením, pomocí automatizovaných předávek. A poté vše přizpůsobujte růstu vaší firmy.
Nejlepší funkce Zapier:
- Pomocí nástroje drag-and-drop vytvořte automatizovaný pracovní postup.
- Vyberte si z tisíců webových služeb a propojte ty, které potřebujete, napříč různými platformami.
- Ukládejte data do tabulek vytvořených pro automatizaci a konsolidujte aktualizace z jakékoli připojené aplikace.
- Podporujte spolupráci a kontrolujte, kdo má přístup k čemu, pomocí různých možností sdílení a autorizace.
Omezení Zapieru:
- Pokud dojde k problémům s aplikacemi třetích stran, které připojujete, může dojít k dočasnému výpadku systému.
- Bezplatná verze vás omezuje pouze na 100 úkolů měsíčně s jednokrokovou automatizací, což pro větší podniky nemusí být dostačující.
Ceny Zapier:
- Zdarma: Zdarma
- Starter: 19,99 $/měsíc na uživatele
- Profesionální: 49 $/měsíc na uživatele
- Tým: 69 $/měsíc pro neomezený počet uživatelů
- Společnost: Kontaktujte nás ohledně cen
Hodnocení a recenze Zapier:
- G2: 4,5/5 (více než 1 100 recenzí)
- Capterra: 4,7/5 (více než 2 700 recenzí)
Ušetřete čas a peníze s nejlepším softwarem pro automatizaci kancelářských činností
Nástroje pro automatizaci kancelářských činností za vás spravují časově náročné opakující se úkoly, zefektivňují vaše pracovní postupy a uvolňují vám ruce pro důležitější práci. Minimalizují lidské chyby, zvyšují efektivitu a produktivitu a pomáhají uspokojit jak vaše zákazníky, tak vaše zaměstnance, což vše přispívá ke zvýšení vašich zisků.
Nejlepší software pro automatizaci kancelářských činností pro vaši firmu vám nabídne nástroje, které potřebujete k propojení jednotlivých procesů ve vaší společnosti. Poskytne vám také informace, které vám pomohou provést potřebná vylepšení.
Ačkoli existuje mnoho řešení pro automatizaci kancelářských činností, jedním z nejlepších je ClickUp. ClickUp je komplexní řešení, které vám pomůže lépe spravovat všechny aspekty vašeho podnikání a zjednoduší a zefektivní všechny vaše kancelářské procesy. ✨
Zaregistrujte se do ClickUp ještě dnes zdarma!