Как да настроите ClickUp за дейността на агенцията

Когато работите по няколко клиентски проекта едновременно, малките закъснения могат бързо да се натрупат.

Кратко описание, в което липсват ключови подробности, може да забави стартирането на проекта, а разпръснатите ресурси могат да забавят прегледите. Ето защо инструментите за управление на проекти на агенцията са важни.

ClickUp ви предоставя конвергентно AI работно пространство, което можете да използвате за всички операции на вашата агенция. Можете да управлявате приемането, обхвата на проектите, доставката, комуникацията, одобренията и отчитането от една и съща система, което ви помага да спестите време и да увеличите производителността на вашия екип.

В тази статия ще разгледаме стъпка по стъпка как можете да настроите ClickUp за дейността на вашата агенция.

⭐Представен шаблон

С разрастването на вашата агенция доставките стават все по-сложни. Тогава управлението на агенцията става по-трудно за стандартизиране, дори ако вашите служители вършат отлична работа.

Шаблонът за управление на агенции на ClickUp е добра отправна точка, защото е създаден да обхваща целия цикъл на агенцията. Той обхваща всички процеси – от продажбения канал и обхвата на проекта до привличането на клиенти, изпълнението на проекта и обратната връзка от клиентите.

Получете безплатен шаблон

Какво наистина изискват дейностите на агенцията (преди да настроите някакъв инструмент)

Агенционните операции се провалят, когато процесите ви се намират в главите на хората. С увеличаването на проектите на клиентите, работата започва да пресича повече роли и повече срокове. Тогава пропуснатите подробности при приемането и бавните одобрения се превръщат в просрочени задачи.

Преди да настроите някакъв инструмент за управление на проекти, изяснете си какво трябва да поддържа работният процес на вашата агенция всяка седмица.

✅ Това са изискванията, които поддържат стабилността на дейността на агенцията, докато тя се разраства:

Надеждно приемане и определяне на обхвата

Ако заявките пристигат чрез чат и наполовина попълнени имейли, обхватът на проекта остава неясен. Вашите проектни мениджъри губят време в извличане на основната информация. След това планът ви за стартиране се променя в средата на процеса, защото брифингът никога не е бил наистина „готов“.

Искате дефиниция за „готов“, която да е еднаква за всички проекти на агенцията:

Видимост, която работи в реалния живот

Видимостта не се изчерпва само с преглеждане на списъка с задачи. Необходима ви е видимост в цялата дейност на агенцията, която да отговаря бързо на три въпроса:

Това е мястото, където много инструменти за управление на проекти на агенции се провалят за дигиталните агенции. Те показват активност, но не и това, което всъщност е безопасно да се поеме.

Яснота относно капацитета и натоварването

Управлението на натоварването не е нещо, което правите, след като седмицата е излязла от релси. Това е навик за планиране, който ви помага да планирате предварително наличността на целия си екип.

За да бъде това практично, решете предварително как ще оценявате работата. Много агенции го правят по прост начин с:

Определен път за одобрение

Одобренията се забавят, когато никой не знае какво означава „одобрено“, къде трябва да се дава обратна връзка или кой подписва. В идеалния случай ви е необходим ясен път за одобрение с последователни стъпки, така че членовете на екипа ви да могат да продължат напред с абсолютна яснота.

Полезният път за одобрение е конкретен по отношение на:

Отчетност, която можете да измервате

Работата на агенцията напредва, когато всяка задача има:

Когато отговорността е неясна, работата зацикля. PMI съобщава, че 11,4% от инвестициите се губят поради лошо изпълнение на проектите, поради което измеримото изпълнение е важно дори и в творческата работа.

Когато първо се съобразите с тези изисквания, внедряването на оперативни инструменти като ClickUp става много по-лесно. Можете да съобразите структурата на работното си пространство с начина, по който екипите на вашата агенция действително извършват работата си, вместо да налагате процеса си да се съобразява с инструмента.

Как да настроите ClickUp за дейността на агенцията (стъпка по стъпка)

Когато работите в агенция, изпълнението на проектите рядко следва структуриран път. Кампанията може да се промени след обратна връзка от клиента, или планът за стартиране може да се промени, когато заинтересована страна се присъедини в последния момент. Освен това, членовете на вашия екип се занимават с всичко – от проекти на клиенти до нови бизнеси, като същевременно поддържат заявки в последния момент.

Тази комбинация е нормална в живота на агенцията, но оказва натиск върху начина, по който управлявате проектите.

Това е мястото, където разрастването на работата започва да пречи на изпълнението. То се проявява, когато инструментите за управление на проекти на агенцията са разпределени между задачи, документи, одобрения и отчети. Това води до пропускане на актуализации и закъснение на задачите в края на седмицата.

Разпространението на изкуствения интелект добавя още едно ниво. Ако различни екипи използват различни AI инструменти за брифинги, резюмета и бележки от срещи, резултатите ви варират в зависимост от човека и процеса. Става по-трудно да се провери какво се е променило и по-трудно да се повтори това, което е проработило.

ClickUp решава и двете задачи, като действа като конвергентно AI работно пространство за агенции. То съхранява планирането, изпълнението, сътрудничеството и AI поддръжката в едно работно пространство на ClickUp, така че проектите на клиентите остават свързани от приемането до доставката.

✅ Ето 10 стъпки за внедряване на ClickUp по начин, който се адаптира към дейността на вашата агенция.

Стъпка 1: Проектирайте архитектурата на работното си пространство

Когато структурата на работното пространство в ClickUp е неясна, различните екипи могат да създават различни правила. Това води до неравномерно проследяване на проектите на агенцията и объркване относно това къде да се възлагат задачите.

Йерархията на ClickUp ви предоставя практичен начин да структурирате доставките, така че работният процес на вашата агенция да остане последователен, докато добавяте все повече клиентски проекти. Можете да използвате ClickUp Spaces, Folders и Lists като градивни елементи за структуриране на работата на агенцията.

✅ Ето как ClickUp Hierarchy помага за настройването на дейността на агенцията:

💡 Съвет от професионалист: Ускорете одобрението от клиенти с ClickUp за творчески екипи.

Забавянията в одобряването на проекти обикновено имат една основна причина: обратната връзка се намира на твърде много места и никой не знае кой коментар е окончателен. Можете да решите този проблем, като централизирате разговорите за преглед там, където се проследява работата, така че членовете на екипа ви да могат да затворят цикъла по-бързо и да защитят графиците на проектите.

Работният процес на ClickUp е изграден така, че да поддържа връзка между поисканите промени, одобренията и задачите. Това гарантира, че доставките към клиентите остават структурирани, дори когато заинтересованите страни променят посоката по средата на процеса.

✅ Ето как може да ви помогне:

• Поддържайте дискусиите за одобрение в ClickUp Comments и ClickUp Chat, като свързвате задачи и маркирате съответните членове на екипа, така че обратната връзка да остане свързана с правилния работен елемент.
• Оптимизирайте творческия преглед с обратната връзка и потока на маркиране на ClickUp, за да намалите размяната на корекции и да получите по-бързо одобрение.
• Поканете клиенти като гости и задайте разрешения, така че заинтересованите страни да могат да преглеждат и коментират, без да имат достъп до вътрешната работа.

Стъпка 2: Създайте стандартизирани системи за приемане и инструктиране

След като структурата е готова, следващата цел е последователност на входа. Приемането е мястото, където дейността на агенцията често се забавя. Заявките могат да пристигат с липсващи подробности, което води до отслабване на обхвата на проекта и увеличаване на циклите на ревизия по-късно.

Формулярите на ClickUp ви помагат да съберете необходимите данни предварително и да насочите заявките към правилното място, така че работата да започне структурирано. Можете да създадете формуляр на ClickUp от лентата с изгледи, центъра за формуляри или в йерархията на ClickUp.

✅ Чистата настройка за приемане на агенционни екипи обикновено трябва да включва:

📋 Ето как можете да приложите ClickUp Forms за дейността на агенцията:

💡 Професионален съвет: Използвайте ClickUp Brain , за да превърнете хаотичната информация в готов за стартиране брифинг.

Качеството на постъпващата информация е един от най-големите фактори за преработване в дейността на агенцията. Дори и при наличието на солидна форма, подадените документи все още могат да включват неясни цели или обратна връзка, копирана от имейл кореспонденция. ClickUp Brain ви помага да стандартизирате какво означава „готов за стартиране“, без да изисквате от екипа си да извършва допълнителни административни задачи.

Ето няколко ефективни начини, по които агенциите използват ClickUp Brain в тази начална фаза:

• Превърнете необработените бележки в ясен брифинг, като пренапишете заявката в цели, резултати, аудитория, канали и критерии за приемане.
• Извлечете липсващите данни, като сканирате подадената информация и създадете кратък списък с „въпроси за потвърждение“ за мениджъра на акаунта, преди да започне работата.
• Създайте първоначален списък със задачи въз основа на типа заявка, така че проектните мениджъри да започнат с структуриран план, а не с празен лист.
• Обобщете дългия контекст в кратък стартиращ блок, така че съответните членове на екипа да могат да разберат задачата за минути, вместо да четат цялата нишка.

Стъпка 3: Създайте шаблони за проекти и повтарящи се работни процеси

След като приемането е изчистено, се нуждаете от повторяемо изпълнение. Без шаблони всеки старт се превръща в персонализирано преизграждане, което води до неравномерно изпълнение и излишни закъснения в задачите по проектите на агенцията.

Шаблоните на ClickUp ви помагат да кодифицирате най-добрия си подход за доставка и да го използвате повторно в проектите на агенцията. ClickUp поддържа и повтарящи се задачи, които са полезни за рутинната доставка на клиенти.

✅ Ето как да настроите шаблони за управление на проекти в агенцията:

💡 Професионален съвет: Ако вашата агенция създава работни процеси за доставка на клиенти от нулата всеки път, малките разлики в настройките създават ненужно объркване.

Шаблонът за управление на агенции на ClickUp ви предоставя структурирана отправна точка за управление на агенции, така че да можете да стандартизирате начина, по който управлявате проектите на клиентите, и да подобрите системата с течение на времето, без да препроектирате пространството за доставка.

Получете безплатен шаблон

🌻 Ето защо ще харесате този шаблон:

• Стандартизирайте структурата на пространството за доставка, така че всеки нов проект на клиент да започва организирано.
• Поддържайте последователност в шаблоните на проектите, повтарящите се задачи и стъпките за доставка на клиентите в различните екипи.
• Подобрете работните процеси по-бързо, като актуализирате една базова система, вместо да поправяте разпръснати настройки.

Стъпка 4: Настройте управлението на ресурсите и натоварването

След като работните процеси бъдат стандартизирани, капацитетът става критичният момент. Дори и най-силните процеси се провалят, когато разпределението на ресурсите не е правилно, особено при текущи проекти с взаимозависими задачи.

ClickUp Workload View ви помага да планирате разпределението на ресурсите, като визуализира натоварването на членовете на екипа. Можете да измервате натоварването, като използвате броя на задачите, приблизителното време, спринт точките или персонализирани полета, и да го преглеждате по дни, седмици или месеци.

✅ Ето как Workload View подпомага управлението на натоварването за екипите на агенцията:

Стъпка 5: Въведете ясен работен процес за одобрение

След като въведете данните и шаблоните, работата започва да се движи по-бързо. Тогава одобренията се превръщат в следващото ограничение. Ако прегледите се извършват в разпръснати теми, екипът ви прекарва повече време в съгласуване на обратната връзка, отколкото в постигане на напредък.

Това важи особено за проекти, свързани с визуални елементи, където обикновено е трудно да се остави подробна обратна връзка, като видео файл или група нови дизайни с множество елементи в тях.

ClickUp Proofing ви помага да събирате ясна обратна връзка за изображения, видеоклипове и PDF файлове, като позволява на рецензентите да добавят коментари директно върху прикачения файл. Можете също да присвоявате коментари, които могат да бъдат превърнати в проследими задачи, за да се запази ясната отчетност по време на прегледа.

✅ Ето как ClickUp Proofing подпомага дейността на агенцията по време на циклите на преглед:

Стъпка 6: Организирайте активи, документи и резултати за клиенти

След като определите как се движи работата и кой я одобрява, следващият риск е загуба на контекст. Това важи особено за брифингите и крайните резултати, които често се разпръскват в различни папки и инструменти.

ClickUp Docs ви предоставя едно място, където да съхранявате брифинги, SOP и бележки за доставка заедно с проектите на вашата агенция. Можете също да използвате Docs Hub, за да организирате, търсите и създавате документи и уикита от централизирано място.

✅ Ето как ClickUp Docs подпомага управлението на агенцията за работа с клиенти:

💡 Професионален съвет: След като вашите брифинги, SOP и резултати са в ClickUp Docs, следващото предизвикателство е скоростта. Хората все още губят време, препрочитайки дълги низове или опитвайки се да си спомнят защо е било взето дадено решение. ClickUp Brain MAX помага на екипите на агенциите да извлекат бързо правилния контекст, а след това да го превърнат в следващата конкретна стъпка, използвайки същите данни от работната среда, в която вече работи вашият клиент.

Ето как агенциите обикновено го използват веднага след като настроят ClickUp Docs:

• Записвайте бележките за доставките незабавно с Talk to Text, а след това ги превърнете в ясно обобщение в документа, за да може екипът да разполага с най-новата информация без да се налага да пише допълнително.
• Задавайте въпроси в Docs и свързаната работа с Enterprise Search, за да намерите решения, изисквания и контекста „защо избрахме това“, така че новите членове на екипа да се адаптират по-бързо и предаването на акаунт мениджърите да не създава пропуски.
• Извличайте актуализации, насочени към клиента, от същия документ, така че бележките за състоянието да съответстват на това, което е действително одобрено и в процес на изпълнение, което намалява обмена на информация по време на циклите на преглед.
• Използвайте едно място за достъп до най-добрите AI модели (включително ChatGPT, Claude и Gemini), така че различните екипи да не се налага да преминават между отделни инструменти за обобщения, пренаписване и анализ.

Стъпка 7: Настройте табла за проектни мениджъри и ръководство

С организирани постъпления, работни процеси, одобрения и активи, вече можете да намирате работата си в ClickUp. Сега се нуждаете от отчети, които помагат на екипа ви да взема бързи решения, без ръчно проследяване на статуса и без да пресъздавате същите актуализации всяка седмица.

Таблата за управление на ClickUp ви помагат да превърнете данните за доставките в отчети, базирани на роли, така че всяка група да вижда това, от което се нуждае, без да е необходимо да пресъздавате същия изглед всяка седмица.

✅ Ето как да настроите табла, които поддържат дейността на агенцията:

💡 Професионален съвет: Подгответе таблата за срещи с ClickUp AI Cards.

Таблата на ClickUp ви осигуряват видимост, но срещите в агенцията все още се затрудняват, когато някой трябва да превежда диаграмите в актуализация. AI картите на ClickUp помагат, като генерират AI-задвижван слой със статус директно на вашите табла и прегледи, използвайки контекста от реалната работа на вашия екип.

Ето как собствениците на агенции и проектните мениджъри обикновено използват AI карти:

• Добавете карта AI Executive Summary, за да извлечете ключовите постижения, следващите стъпки за творчески операции, рискове и пречки, така че ръководството да получи цялостна картина, без да се налага да претърсва множество карти.
• Използвайте карта в стил AI StandUp за седмични срещи за управление на проекти или доставки, така че актуализациите да се изготвят въз основа на реалната дейност по задачите и просрочените задачи да не се пропускат.
• Създайте AI карти за конкретни части от дейността на агенцията, като например един табло за всеки вид услуга или акаунт мениджър, така че всяка група да вижда това, което е важно, без да се налага допълнително ръчно отчитане.

Стъпка 8: Автоматизирайте предаването, уведомленията и рутинната работа

След като работният процес стане видим, се появяват модели. Едни и същи предавания се повтарят. Едни и същи напомняния се пропускат. Тук автоматизацията помага най-много, защото можете да стандартизирате изпълнението и да поддържате задачите в движение, без да разчитате на проектните мениджъри да извършват всяка стъпка ръчно.

ClickUp Automations ви помага да стандартизирате рутинните последващи действия, като задейства действия, когато нещо се промени, например когато се актуализира статуса на задача или се създаде нова задача.

✅ Ето някои автоматизации с голямо въздействие за екипите на агенциите:

📽️ Гледайте видео: Искате да видите накратко как автоматизацията се вписва в дейността на агенцията? Ето едно ръководство, което можете да следвате и да копирате във вашата собствена работна среда.

💡 Професионален съвет: Използвайте ClickUp Super Agents, за да намалите пропуските в изпълнението на задачите в екипа си.

Автоматизацията е чудесна за предвидими стъпки, но агенциите се занимават и с хаотична работа, при която следващата стъпка зависи от контекста.

ClickUp Super Agents ви помагат, когато се нуждаете от структурирано проследяване, което все пак зачита нюансите. Ето какво могат да правят:

• Разпределяйте работата на подходящия собственик, когато постъпи задание, въз основа на услугата, клиента или приоритета.
• Попитайте за липсващите подробности преди да започнете работа, за да не се налага да гадаете обхвата на проекта.
• Поддържайте задачите в движение, като напомняте на собствениците, когато крайните срокове са застрашени, без да се налага проектният мениджър да следи всяка актуализация.
• Стандартизирайте начина, по който се приключва работата, като потвърждавате, че линковете, ресурсите и окончателните одобрения са прикачени, преди да маркирате доставката като завършена.

Стъпка 9: Създайте удобни за клиента изгледи и протоколи за споделяне

След като стабилизирате вътрешните операции, следващата стъпка е видимостта за клиентите. Искате клиентите да бъдат информирани, но не искате да се намесват в цялостния процес на доставка.

ClickUp ви позволява да споделяте подходящите папки, списъци и задачи, а ClickUp Permissions ви позволява да контролирате какво могат да правят клиентите и заинтересованите страни в рамките на споделеното от вас. По този начин защитавате вътрешната работа, като същевременно предоставяте на клиентите ясна представа за доставката.

✅ Ето един прост стандарт за споделяне, който можете да приложите за всички акаунти:

„Чрез ефективното проследяване на задачите и предоставянето на контекст (чрез раздела с описания и коментари) се намалява превключването между контексти, което води до използването на една система (ClickUp) вместо на няколко (GDrive, имейл и Slack).“

Стъпка 10: Приложете непрекъснатото усъвършенстване

След като системата заработи, работата не е приключила. Дейността на агенцията се променя с разрастването на вашата гама от услуги и развитието на вашия подход към доставките. Тази стъпка се отнася до използването на опита, натрупан от реални проекти, за да усъвършенствате настройките си, така че процесът ви да се подобри, без да се обърква отново.

Потребителските полета на ClickUp ви помагат да проследявате последователни сигнали за доставка, така че да можете да подобрите работния процес на вашата агенция, използвайки реални данни.

✅ Ето как персонализираните полета подпомагат непрекъснатото усъвършенстване:

Най-добри практики за управление на дейността на агенцията в ClickUp

След като настроите ClickUp, последователността е това, което го прави полезен. Целта е да създадете пространство за доставка, което екипите на вашата агенция могат да следват, когато проектите на клиентите станат натоварени и са включени много заинтересовани страни.

✅ Използвайте тези най-добри практики, за да поддържате стабилна работа на агенцията си, докато тя расте:

Определете ясни собственици на работните пространства, а не „всички са собственици“.

Настройките ви ще се променят, ако никой не е собственик на системата. Изберете 1–2 собственици на работното пространство (често ръководител на операциите и ръководител на проекта), които са отговорни за поддържането на последователност в доставките, докато екипите на агенцията растат.

Дайте им ясни указания:

Това предотвратява превръщането на внедряването на ClickUp в пет различни интерпретации на „правилния начин“ с присъединяването на нови членове на екипа.

Запазете стандартите си в шаблони за статус, които могат да се използват многократно.

Дори когато екипите имат добри намерения, с течение на времето настъпват промени в статуса. Най-лесният начин да поддържате статуса на задачите си последователен във всички клиентски проекти е да запазите потока на статуса като шаблон за многократна употреба и след това да го прилагате, където е необходимо.

Ето някои от най-добрите практики, които агенциите могат да следват:

Отнасяйте се с клиентите като с гости и управлявайте достъпа целенасочено.

Сътрудничеството с клиенти работи най-добре, когато решите какво трябва да виждат и правят клиентите, преди да споделите нещо. Разрешенията в ClickUp варират според ролята (собственик/администратор/член/член с ограничени права/гост), местоположението или елемента и настройките на плана ви, така че си струва да го направите умишлено.

Ето един практичен подход, който можете да следвате:

Създайте вътрешен наръчник за агенцията в ClickUp и го поддържайте актуален.

Настройката на ClickUp остава използваема, когато правилата за „начина ни на работа“ са събрани на едно място и са лесни за следване. Трябва да поддържате знанията си актуални и свързани с работата, за да не се превърнат в остаряла уики.

Ето какво да включите в лек наръчник за агенции:

Създайте път за обучение за всяка роля, а не един общ за всички нови служители.

Проблемите при внедряването обикновено изглеждат като „хората забравят стъпки“, но основната причина често е объркване на ролите. Продукт мениджърът се нуждае от различни навици в ClickUp, отколкото дизайнерът или акаунт мениджърът.

Използвайте ролевите учебни програми на ClickUp University, за да въведете хората по-бързо и да поддържате последователното използване на ClickUp в различните екипи.

Опитайте и тези най-добри практики:

Съвет от професионалист: Можете да създадете Super Agent в ClickUp, за да настроите и автономно да изпълнявате специфични за ролята работни процеси за въвеждане на клиенти и служители.

Извършвайте ежемесечна рутинна „хигиена на системата“, за да поддържате бързината на работната среда.

Дори и най-добрата работа на агенцията създава хаос. Без рутинно почистване списъкът ви с клиенти става хаотичен, търсенето става по-трудно и хората спират да вярват на това, което виждат.

ClickUp поддържа архивиране на няколко нива (задачи, списъци, папки, пространства), а архивираните елементи остават достъпни за търсене, което е идеално за агенции, които се нуждаят от исторически контекст без ежедневно претрупване.

Ето един прост месечен списък за проверка, който можете да използвате:

Поддържайте шаблоните и документите в реално време

Шаблоните и стандартните оперативни процедури са полезни само когато отразяват начина, по който вашата агенция работи в момента. Задайте честота на актуализациите и ги третирайте като пускане на продукт, а не като ad hoc корекция.

Опитайте следните най-добри практики:

Вижте как маркетинговите агенции повишават производителността на екипа си с ClickUp!

Чести грешки, които агенциите правят при настройването на ClickUp

При настройването на дейността на агенцията в ClickUp повечето проблеми при внедряването се свеждат до несъответствия. Работното пространство в ClickUp става по-трудно за управление, когато всеки екип настройва проектите на клиентите по различен начин или когато отчитането зависи от ръчно почистване.

Ето някои често срещани грешки, които творческите агенции правят, когато настройват операциите си в ClickUp:

Оставяне на структурата да се разраства, преди да се установят моделите на използване

Когато създавате много пространства, папки и списъци в началото, не получавате „по-добра организация“. Получавате фрагментирани отчети и непоследователни навици в екипите на агенцията. Насоките на ClickUp за йерархията в агенцията са изградени около поддържането на проста и последователна структура, която се разширява само когато моделът на доставка е ясен.

✅ Ето какво да направите вместо това:

Третиране на разрешенията като нещо второстепенно

Агенциите често канят клиенти и изпълнители бързо, а след това прекарват седмици в отстраняване на случайни редакции или проблеми с видимостта. Разрешенията в ClickUp се различават според ролята, местоположението, типа на елемента и плана, така че небрежният подход към споделянето създава риск, който може да бъде избегнат.

✅ Ето какво да направите вместо това:

Използване на персонализирани полета като място за съхранение

Потребителските полета са полезни само когато хората действително ги поддържат. Когато добавите прекалено много, актуализациите се пропускат и отчетите престават да бъдат надеждни. Това е често срещан проблем при внедряването на проектни системи, защото екипите спират да актуализират метаданни, които не оказват явно влияние върху решенията.

✅ Ето какво да направите вместо това:

Допускане на промяна в обхвата чрез „бързи заявки“

Разширяването на обхвата е класически фактор за провал на проектите, а агенциите го наблюдават постоянно чрез искания за промени в последния момент и молби за „още една версия“.

✅ Ето какво да направите вместо това:

Създаване на табла преди правилата за данни да са реални

Таблото отразява само това, което членовете на вашия екип поддържат актуално. Ако собствениците на задачи, крайните срокове и правилата за статуса на задачите са непоследователни, таблото ще бъде подвеждащо и проектните мениджъри могат да загубят доверие в отчетите. Подходът на таблото на ClickUp предполага, че данните във вашето работно пространство се поддържат, защото картите се извличат директно от тези данни.

✅ Ето какво да направите вместо това:

„С ClickUp ние направихме крачка напред и създадохме табла, където нашите клиенти могат да имат достъп и да наблюдават производителността, заетостта и проектите в реално време. Това позволява на клиентите да се чувстват свързани с екипите си, особено като се има предвид, че те се намират в различни страни, а понякога дори и на различни континенти.“

Автоматизиране на работния процес, който все още не е стабилен

Автоматизацията може да спести време, но може и да доведе до объркване, ако екипите продължават да променят статуси, шаблони или правила за маршрутизиране. Тази грешка се проявява в проектните среди като „прекомерна зависимост от инструменти“ вместо ясна отговорност за процесите и мониторинг.

✅ Ето какво да направите вместо това:

Управлявайте доставките на клиенти и дейността на агенцията в едно работно пространство в ClickUp

Когато настроите ClickUp за агенции с ясна структура, вие предоставяте на членовете на екипа си система, на която могат да разчитат. Това намалява забавянията при одобряването и поддържа организирани проектите на клиентите. Освен това улеснявате управлението на текущите проекти.

Най-хубавото е, че системата се мащабира заедно с вашата агенция. С разрастването на агенцията ви можете да добавяте нови услуги, да назначавате нови членове на екипа по-бързо и да поддържате измеримо управление на агенцията в рамките на текущите проекти.

Когато пространството за доставка, документите, таблата и автоматизациите работят заедно, доставката на клиента става по-лесна за повтаряне и по-лесна за подобряване с течение на времето. Регистрирайте се безплатно в ClickUp ✅.

Често задавани въпроси (FAQ)

Започнете с изграждането на едно пространство за доставка в работната среда на ClickUp, което обхваща цялостния процес на изпълнение на проектите на клиентите. Първо стандартизирайте приемането, състоянието на задачите и шаблоните на проектите, а след това добавете табла и автоматизации, след като работният процес се стабилизира. Това поддържа последователност в управлението на проектите с разрастването на агенцията и намалява просрочените задачи в текущите проекти.

Повечето дигитални агенции следват йерархията на ClickUp с едно пространство за доставка на клиенти, а след това използват папки, за да групират работата по папки на клиенти или линии на услуги. Списъците обикновено представят етапите на доставка или повтарящи се работни потоци, така че проектните мениджъри могат да проследяват графиците на проектите и да разпределят задачите последователно между проектите на агенцията.

Създайте едно пространство за дейностите на агенцията и доставките на клиентите, след което създайте списъци, които съответстват на работния процес на вашата агенция, като приемане, въвеждане, производство, преглед и стартиране. Ако управлявате много клиентски проекти, използвайте папки за всеки клиент или за линии на услуги, така че съответните членове на екипа да могат бързо да намират задачите на клиентите и да поддържат състоянието на задачите последователно.

Използвайте ClickUp Forms, за да събирате подробности за обхвата на проекта, заинтересованите страни, крайните срокове и изискванията за доставка, след което препратете заявките към правилния списък. Приложете шаблон за проект, така че всеки нов клиентски проект да започва с едни и същи конкретни задачи, собственици, зависимости между задачите и времеви прогнози. Това подпомага гладкия процес на въвеждане и намалява необходимостта от преработване по-късно.

За работа по проекти използвайте шаблони за проекти, крайни срокове и зависимости между задачите, за да поддържате ясна последователност в сложни проекти. За постоянни клиенти използвайте повтарящи се задачи и проследяване на времето, за да останат повтарящите се задачи на клиентите предвидими и разпределението на ресурсите да е по-лесно. Това дава на мениджърите на клиентски сметки и мениджърите на проекти ясна видимост върху активната работа и рисковете.

Започнете с шаблона за управление на агенция в ClickUp, за да стандартизирате управлението на агенцията за всички клиентски проекти, включително приемане, доставка и отчитане. След това създайте шаблони за проекти за най-често срещаните задачи, като планове за стартиране, производство на кампании, изграждане на уебсайтове и месечно отчитане. Шаблоните помагат на членовете на екипа да спестят време, защото не е необходимо да пресъздавате една и съща настройка за всеки клиентски списък.