Средната организация работи с 305 SaaS приложения. 🤯
Ето защо шаблоните за системи за управление на фирми са от решаващо значение. Не само защото ви дават структура, но и защото подходящите от тях са пряко свързани с начина, по който се разпределя, проследява, документира и преглежда работата.
С шаблона за система за управление на компанията можете да намалите ежедневния набор от инструменти и да насочите работата в правилната посока в рамките на по-голяма система.
В тази публикация в блога ще разгледаме най-добрите шаблони за системи за управление на фирми, създадени, за да улеснят малко работата ви!
Какво е шаблон за система за управление на компания?
Шаблонът за система за управление на компанията е готово работно пространство, което можете да използвате за ежедневните си операции на едно място. Той ви предоставя последователна структура за организиране на хора, проекти, процеси и проследяване на производителността, така че работата да не се съхранява в неорганизирани документи, таблици и чатове.
Тези шаблони обикновено включват:
- Организационна структура и роли/отговорности
- Стандартни оперативни процедури (SOP)
- Документация на политиките
- Обработвайте работни потоци и документация
- Мерки за контрол на качеството
- Протоколи за комуникация
- Показатели за ефективност и KPI
Какво да търсите в шаблоните за управление на компанията
Когато избирате шаблони за управление на компания, трябва да търсите:
- Гъвкавост при персонализиране: Вашите работни процеси са уникални. Можете ли лесно да променяте полетата, статусите и изгледите, за да съответстват на начина, по който работи вашият екип, или шаблонът има строга, неизменна структура?
- Междуфункционална видимост : Работата не се извършва в изолирани отдели. Вашият шаблон трябва да поддържа няколко екипа и да показва как инициативите се свързват в цялата компания
- Възможности за автоматизация : Повтарящите се административни задачи намаляват производителността. Потърсете шаблони, които се намират в платформа, която ви позволява да автоматизирате актуализации на статуса, известия и задачи без ръчно усилие.
- Мащабируемост: Ще продължи ли този шаблон да работи, когато екипът ви се удвои? Търсете структури, които могат да растат заедно с вашата компания, вместо да се превърнат в пречка.
- Поддръжка на интеграция: Шаблонът трябва да съществува в платформа, която се свързва с вашите съществуващи инструменти, като Figma и Google Drive.
10 безплатни шаблона за система за управление на компания
ClickUp, първото в света конвергентно AI работно пространство, ви предоставя библиотека с над 1000 готови за употреба шаблона, с които да управлявате компанията си, без да се налага да съчетавате десетки различни инструменти.
А най-хубавото е, че шаблоните не стоят в папка, където събират прах. Когато изберете шаблон за система за управление на компанията, той може да се намира точно до работата, която управлява: задачи, документи, изгледи, табла, агенти и други, всички свързани и задвижвани от изкуствен интелект.
Нека разгледаме най-добрите шаблони за системи за управление на фирми 👇
1. Шаблон „Книга на работата“ на ClickUp
Шаблонът „ClickUp Book of Work“ предоставя на мениджърите самостоятелен документ, в който да прегледат ангажиментите на екипа за определен период от време, с видимост на усилията и бюджетните изисквания за различните инициативи. Той е организиран в две категории – Основни проекти и Допълнителни проекти, така че можете да разделите работата, която трябва да бъде изпълнена, от работата, която зависи от капацитета на натоварване.
Използвайте го, за да представите организирана „книга“ за вашата компания, с заглавие за ключови подробности като името на компанията и информация за контакт. След това групирайте проектите, за да улесните и направите по-последователни дискусиите за определяне на приоритетите.
Защо ще харесате този шаблон:
- Разделете планираната работа на основни проекти и опционални проекти, за да улесните определянето на приоритетите и компромисите по време на циклите на планиране
- Поддържайте по-ясни прегледи на лидерството с единен формат в стил Doc, който обобщава ангажиментите за определен период от време
- Свържете изпълнението с планирането, като създадете задачи в ClickUp за всеки проект и ги премествате през персонализираните статуси на ClickUp в зависимост от напредъка на работата.
✅ Идеален за: мениджъри на PMO и оперативни ръководители, координиращи портфейли от проекти между екипи.
2. Шаблон за най-добри практики на ClickUp
Шаблонът „ClickUp General Best Practice“ съдържа готов списък за създаване на идеални работни процеси във вашата компания и изграждане на последователни навици в екипа ви. Той е създаден, за да насочва екипите през стъпките, които могат да следват, когато започнат да използват ежедневно работната среда на ClickUp.
В шаблона най-добрите практики са организирани в ясни категории и са свързани с ролите, отговорни за изпълнението на работата, така че задачите по внедряването остават лесни за възлагане, преглед и изпълнение.
Можете също така да персонализирате шаблона според вашите изисквания.
Защо ще харесате този шаблон:
- Организирайте работата по внедряването по категории като обучение, комуникация и конфигурация, като поддържате лесни за следване указания при внедряването на ClickUp.
- Маркирайте задачите по роля, включително индивидуални сътрудници, мениджъри и администратори, за да сте сигурни, че всеки знае кои най-добри практики се отнасят за него
- Разделете настройките на изпълними стъпки с задачи и подзадачи, които обхващат основни действия като създаване на задачи, възлагане, крайни срокове и приоритети
✅ Идеално за: Администратори на работни пространства и оперативни мениджъри, ръководещи внедряването.
🚀 Предимство на ClickUp: Обърнете се към супер агентите на ClickUp, когато сте готови с изкуствения интелект, който ви дава само отговори.
Super Agents са създадени, за да живеят във вашето работно пространство в ClickUp като съотборници с пълен контекст на работното пространство. Всъщност, те могат да изпълняват многоетапни работни процеси денонощно, използвайки инструментите, тригерите, знанията и паметта, които им предоставяте. Това е разликата между това да помолите AI за помощ и да делегирате работата на нещо, което може да я изпълни.
Научете повече за Super Agents от това видео, което създадохме специално за вас 👇
3. Шаблон за табло за управление на проекти ClickUp
Шаблонът за табло за управление на проекти ClickUp обединява целия ви проектен план в една времева линия, включваща диаграми на Гант, които илюстрират връзката между етапите на работа от стартирането до доставката. Това е силна отправна точка, когато проектът ви има зависимости, припокриващи се фази и крайни срокове, които изискват по-тясно координиране.
След като графикът е изготвен, шаблонът ви предоставя и място, където да проследявате цифрите и сигналите, които влияят върху изпълнението, от движението на бюджета до сериозността на проблемите.
Защо ще харесате този шаблон:
- Планирайте и коригирайте графиците с диаграмите на Гант в ClickUp, включително взаимоотношенията между задачите и последователността от етапи.
- Съхранявайте важни за проекта показатели, като използвате персонализирани атрибути като планирани разходи, действителни разходи, остатъчен бюджет, ниво на проблема и фаза на проекта, за да поддържате финансовия и доставния контекст близо до работата
- Следете изпълнението с един поглед, като задачите са групирани по статус и отговорни лица, като по този начин собствеността и напредъкът остават видими през целия жизнен цикъл на проекта
✅ Идеален за: проектни мениджъри от PMO и ръководители на внедряване, работещи с клиенти, които управляват многофазови проекти.
4. Шаблон за план на задачите за управление на проекти в ClickUp
Шаблонът за планиране на задачите за управление на проекти на ClickUp представя основните настройки, необходими за всеки проект преди началото на изпълнението, като в едно място се въвеждат ръководителят на проекта, екипът на проекта, наименованието на проекта и текущият статус на изпълнение.
Тя се отваря с готов за употреба списък със задачи, който обхваща основните елементи на повечето задачи в един проект, от дефиниране на концепцията и целите до бюджетиране, планиране на рисковете и комуникации.
А когато подробностите по проекта се разпространяват на няколко места, използвайте ClickUp Brain MAX, най-пълния AI спътник за настолни компютри. Той ви помага да извлечете правилния контекст незабавно и да го превърнете в следващи стъпки. А това може да бъде всичко – от изготвяне на план за комуникация до създаване на първоначален проектен брифинг от вашето работно място.
Освен това, можете да използвате различни LLM за различните видове въпроси, които имате, и всичко това от едно приложение.
Защо ще харесате този шаблон:
- Започнете със структуриран списък за проверка, който обхваща ключови етапи от планирането, като изготвяне на график, бюджетиране, създаване на организационна структура, управление на риска и планиране на комуникациите.
- Дръжте основните елементи на проекта на видно място в горната част с полета за проектен мениджър, проектен екип, име на проекта и статус на завършване
- Разделете планирането на работата на подзадачи, така че всяка стъпка от настройката да има ясен отговорник, напредък и последващи действия
✅ Идеален за: Проектни мениджъри и ръководители на внедряването, които стартират нови клиентски или вътрешни проекти.
📮 ClickUp Insight: 45% от участниците в нашето проучване казват, че държат отворени раздели с информация, свързана с работата, в продължение на седмици. За други 23% тези ценни раздели включват AI чат низове, пълни с контекст.
По принцип, огромното мнозинство изнася паметта и контекста в нестабилни раздели на браузъра. Повторете след нас: Разделите не са бази от знания. 👀
ClickUp Brain MAX променя правилата на играта. Това супер приложение с изкуствен интелект ви позволява да търсите в работното си пространство, да взаимодействате с множество модели с изкуствен интелект и дори да използвате гласови команди, за да извличате контекст от един интерфейс. Тъй като MAX се намира на вашия компютър, той не заема място в табовете и може да запазва разговорите, докато не ги изтриете!
5. Шаблон за интеграция на софтуера ClickUp
Шаблонът за интеграция на софтуера ClickUp представя вашата интеграционна работа като поредица от задачи, които се изпълняват стъпка по стъпка, като всяка заявка се проследява от приемането до завършването. Той е създаден за проследяване от начало до край, от ранни проверки като наличност и цени до избор на доставчик, поръчки за покупка и проследяване на плащанията.
Шаблонът разделя усилията за интеграция в специални списъци, включително Интеграция на данни, Интеграция на системи и Интеграция на процеси. Това помага да се запази видимостта на различните работни потоци, без да се смесват изискванията или графиците.
А когато интеграциите засягат няколко инструмента, ClickUp Integrations гарантира, че всички ваши работни процеси и инструменти са свързани с вашето работно пространство.
Защо ще харесате този шаблон:
- Проследявайте заявките чрез определени етапи като „Необходима информация“, „В процес“ и „Завърши“, като запазвате видимостта на препятствията и следващите стъпки по целия процес.
- Управлявайте множество работни потоци с отделни списъци за интеграция на данни, системи и процеси
- Поддържайте работни потоци от типа на обществените поръчки с подробности за задачите, като отговорни лица, крайни срокове и приоритет, както и място за ключови референции като QPA, PO и PR
✅ Идеални за: мениджъри на ИТ операции и специалисти по внедряване, координиращи внедряването на мултисистемни решения.
⭐ Бонус за четене: Как да прилагате стратегии за централизирана комуникация
6. Шаблон за комуникация с служителите на ClickUp
Шаблонът за комуникация между служителите на ClickUp ви предоставя централизирано място, където да планирате как вътрешните актуализации трябва да се разпространяват между екипите. Добавете повтарящите се комуникационни потоци, след което попълнете Метод и Аудитория за всеки от тях, за да направите очакванията ясни и повторяеми.
Съчетайте го с ClickUp Docs, за да превърнете вашите стандарти за комуникация в жива уики, да ограничите достъпа с подходящи разрешения и да свържете документа директно със задачите или местата, където работят екипите. Когато някой се нуждае от политиката по време на проекта, можете да го насочите към точния раздел, използвайки линкове към страници или дори линк към блок.
Защо ще харесате този шаблон:
- Картографирайте комуникацията по екипи и цели с раздели като „Вътрешни срещи“, „Решения“ и „Маркетинг“.
- Проследявайте времето, прекарано в подготовка на комуникации, срещи и актуализации с ClickUp Time Tracking
- Добавете зависимости в ClickUp когато едно обновяване трябва да се случи преди друго (например: бележка на ръководството → съобщение на екипа)
✅ Идеално за: Мениджъри по човешки ресурси и ръководители на вътрешни комуникации, които определят нормите за комуникация в цялата компания.
7. Шаблон за гъвкаво управление на Scrum от ClickUp
Шаблонът ClickUp Agile Scrum Management действа като операционна система за инженерни екипи в рамките на по-голяма структура за управление на компанията. Той организира изпълнението на бъгове и спринтове в определени етапи като Отворен, Триаж, Необходима информация и В разработка, като предоставя на ръководството последователна представа за напредъка и важните етапи.
Вътрешно, тя също така се свързва с ClickUp for Agile Teams, за да поддържа планирането на спринтове, видимостта на забавените задачи и междуфункционалната координация.
Защо ще харесате този шаблон:
- Насочвайте постъпващите проблеми чрез последователен работен поток, използвайки статуси като „Отворен“, „Сортиране“, „Необходима информация“ и „В процес на разработка“.
- Стандартизирайте решенията за сортиране с полета за приоритет (P0–P4), сериозност (S1–S3), източник, среда и тип доклад
- Поддържайте измеримостта на изпълнението на спринтовете с Sprints и Sprint Points, както и с изгледи като Reported Bugs, By Feature и My Bug Submissions
✅ Идеален за: Scrum майстори и инженерни мениджъри, управляващи спринт доставки и сортиране на дефекти.
💡 Съвет от професионалист: ClickUp е създаден за съвременни Agile екипи, които искат да планират, доставят и учат в едно работно пространство (без разпръскване на работата 😵💫).
Гледайте това видео, за да видите как ClickUp поддържа съвременното Agile изпълнение от начало до край, от забавяне до пускане, без да се налага да сменяте инструменти.
8. Шаблон за управление на внедряването на ClickUp
Шаблонът за управление на внедряването на ClickUp организира внедряванията на клиенти в една система, като всеки клиент се проследява през етапи като Заявено и Услуга в процес.
Когато имате нужда от видимост на портфолиото във всички имплементации, използвайте ClickUp Dashboards, за да съберете статуса, крайните срокове и сигналите за приходи в един единствен изглед. ClickUp AI Cards добавя слой с бърз преглед отгоре, който обобщава цялата информация, от която се нуждаете, без да се налага да ровите във всеки ред на клиента.
Защо ще харесате този шаблон:
- Проследявайте ангажиментите на всеки клиент по статус, с отделни раздели за „Заявка“ и „Услуга в процес“.
- Съхранявайте полета, които са от решаващо значение за внедряването, като ниво на поддръжка, сегмент, очаквани приходи, заявка за услуга и споразумение за продажби, заедно с дати и приоритети
- Прегледайте всички услуги на едно място с помощта на „Всички услуги“, а след това използвайте табла и AI карти, за да видите натоварването и сигналите за риск в цялото портфолио
✅ Идеално за: Мениджъри по успеха на клиентите и ръководители по внедряването, които управляват внедряването при множество клиенти.
9. Шаблон за план за управление на обхвата на ClickUp
Шаблонът за план за управление на обхвата на ClickUp ви предоставя готов за употреба документ за определяне на обхвата преди началото на работата, с ясна структура, която позволява на всички да са на една и съща вълна по отношение на резултатите, които проектът ще донесе. Той започва с наименование на проекта, ръководител на проекта и дата на доклада, след което преминава през частите, които повечето екипи обикновено се опитват да документират по-късно.
В тях ще намерите специални раздели за Описание на проблема, Описание на възможността, Цели на проекта, Обхват на проекта/Извън обхвата на проекта и Одобрение, което улеснява ранното определяне на границите и предпазва проекта от изненади в последния момент.
Защо ще харесате този шаблон:
- Запишете обхвата в един документ с насоки за проблеми, възможности, цели и обхват/извън обхват.
- Намалете недоразуменията с раздел „Одобрение“, който формализира подписването преди началото на изпълнението
- Използвайте ClickUp Automations, за да продължите да следите процеса след одобренията, като актуализиране на статуса или определяне на отговорни лица, когато обхватът е одобрен
✅ Идеален за: Проектни мениджъри и ръководители на доставки, които управляват проекти с много заинтересовани страни.
10. Шаблон Vertex42 CRM за малки предприятия
За екипите на малки предприятия, които все още не са готови за CRM с пълен набор от функции, този CRM шаблон за малки предприятия на Vertex42, базиран на електронна таблица, предлага лесен начин за проследяване на взаимоотношенията с клиентите и продажбите.
Това е лека опция за управление на клиентски данни без сложна система.
Защо ще харесате този шаблон:
- Дръжте ключови данни като контактна информация и име на компанията на разположение, като съхранявате цялата информация за вашите клиенти и потенциални клиенти в една организирана електронна таблица
- Проследявайте развитието на сделката от първоначалния контакт до сключването й, като наблюдавате сделката в различните етапи на нейното развитие.
- Поддържайте ясна история на вашите взаимоотношения, като записвате всичките си взаимодействия и планирате последващи задачи за всеки контакт
✅ Идеален за: Самостоятелни основатели и координатори по продажбите в малки фирми, които проследяват потенциални клиенти и последващи действия.
Създайте перфектния команден център за вашата компания с ClickUp
Шаблонът за система за управление на компанията е добра отправна точка, но истинската му стойност се проявява след като го настроите.
Хората наистина ли го използват всеки ден? Актуализациите остават ли актуални? Решенията се вземат ли на едно място? Могат ли лидерите да виждат какво се случва, без да се налага да следят статуса?
Това е разликата между библиотека с шаблони и система за управление.
ClickUp ви помага да превърнете шаблоните в жив работен процес. Можете да документирате как протича работата, да възлагате отговорности и да поддържате приоритетите видими в едно работно пространство, с AI и шаблони в слоя.
Често задавани въпроси
Шаблонът за управление на проекти се фокусира върху една инициатива с определена начална и крайна дата. Шаблонът за управление на компания обхваща текущи, междуотделни операции като разпределение на ресурси и стандартизация на процеси.
Да, тези шаблони са изключително ефективни за екипите на малките предприятия. Те осигуряват необходимата структура и прозрачност от самото начало, подобряват оперативната ефективност и предотвратяват хаоса, който често съпътства растежа.
AI превръща статичните шаблони в динамични системи. Например, ClickUp Brain може автоматично да генерира отчети за състоянието от данните на вашия шаблон или да обобщи напредъка в различните отдели, елиминирайки ръчната работа.