62% от работниците, занимаващи се с информация, прекарват прекалено много време в търсене на информация. За екипите по продажбите това означава загуба на приходи. Всяка минута, която представител прекарва в претърсване на документи, Slack низове или стари презентации, е минута, която не е прекарана в продажби. Дори малки забавяния могат да провалят бързо развиваща се сделка. Те водят до по-бавни отговори, противоречиви съобщения и пропуснати сигнали за покупка.
Управлението на знанията за продажбите решава този проблем. То превръща разпръснатото ноу-хау в повторяеми стратегии, които генерират приходи. Когато търговските представители могат да намерят подходящия подход, прецедент за ценообразуване или нюанс на продукта за секунди, сделките се сключват по-бързо, новите служители се адаптират по-бързо и купувачите се чувстват по-уверени.
В тази публикация в блога ще ви покажем как да изградите система за управление на знанията в продажбите, която предоставя точните отговори, контекст и доказателства точно там, където работят вашите търговски представители. И как ClickUp улеснява това в голям мащаб.
Какво е управление на знанията за продажбите?
Управлението на знанията за продажбите е процесът на събиране, организиране и споделяне на информация, която е от решаващо значение за продажбите, така че търговските представители да могат да я намират бързо. Това включва съобщения за продукти, правила за ценообразуване, справяне с възражения и информация за конкуренцията.
Вместо да разчитат на колективни знания или разпръснати инструменти, екипите използват една надеждна, централизирана система за подпомагане на продажбите. Резултатът е последователни продажби, по-бързи решения и по-добри резултати по цялата верига.
Видове знания за продажбите
Знанията за продажбите са два вида: имплицитни и експлицитни. Имплицитните знания се намират в главите на вашите търговски представители. Това са техните инстинкти, преценки и малки разговорни ходове. Експлицитните знания са записани. Помислете за сценарии за продажби, карти за преговори и документирани процеси.
⚡️ Една силна система за управление на знанията в продажбите превръща неявните знания в явни. По този начин целият екип може да се учи от най-добрите служители, а не само от хората, които седят до тях.
💡 Професионален съвет: Централизираният център за знания предпазва търговските представители от търсене на информация в имейли, таблици и чат низове. Той също така помага да се елиминира разпръскването на контекста, при което важни детайли са разпръснати в прекалено много инструменти.
За да създадете такава система, създайте единен източник на информация с ClickUp Docs, мениджър на документи, който ви позволява да създавате, редактирате, сътрудничите си и свързвате документи, като същевременно ви дава възможност да контролирате достъпа и улеснява споделянето на контекста.
Още един съвет? Предоставете на екипа си незабавен достъп до знания с ClickUp Brain.
Вграден във вашето работно пространство, това е най-контекстуално ориентираният AI асистент в света. Той търси, обобщава и извежда информация от вашите ClickUp Docs, ClickUp Tasks и ClickUp Chat разговори. Така вашите търговски представители получават бързи и надеждни отговори, без да се налага да ровят в папки или да прекъсват работния си процес.
Защо управлението на знанията за продажбите е важно
Служителите губят 32 работни дни годишно, превключвайки между приложения, само за да намерят това, от което се нуждаят.
За екипите по продажбите това забавя цикъла на сключване на сделки, забавя последващите действия и отнема инерция – особено когато критичната информация се намира в различни, несвързани помежду си инструменти.
Този проблем често се дължи на разпръскване на работата. Когато знанията, разговорите и задачите са разпръснати по твърде много платформи, търговските представители губят време в търсене, вместо да продават. С течение на времето дори най-добрите търговци започват да изпитват затруднения.
Ефективното управление на знанията в продажбите променя това. Екипите с централизирано и леснодостъпно знание постигат ясни и измерими резултати:
- Повишена продуктивност на продажбите: търговските представители прекарват повече време в разговори с клиенти, а не във вътрешни търсения.
- Обучение: Новите служители се адаптират по-бързо, защото отговорите са по-лесни за намиране.
- Последователност: Всеки представител във вашия екип предава едно и също точно и убедително послание на потенциалните клиенти.
Изкуственият интелект ускорява тези ползи. Последните проучвания показват, че 62% от работниците вече спестяват време благодарение на инструменти за изкуствен интелект на работното място. Това се дължи до голяма степен на възможността да се намира информация по-бързо и да се намали ръчният труд.
Ето по-подробен поглед върху предимствата:
Повишена производителност
👀 Знаете ли, че... В проучването на APQC за управлението на знанията 41% от практикуващите казват, че най-голямата полза от технологията за управление на знанията е намаляването на излишната и изолирана работа; 30% посочват по-доброто вземане на решения, а 22% подчертават подобреното време на цикъла.
Централизираната база от знания решава проблема „Знам, че съм го виждал някъде...“, който убива динамиката на продажбите. Вместо да ровят в стари имейли или чат истории, вашите търговски представители могат да получат това, от което се нуждаят, и да се върнат към продажбите. Този фокус е ключов за постигането на квотата и поддържането на високо морално състояние.
📮 ClickUp Insight: Средностатистическият професионалист прекарва над 30 минути на ден в търсене на информация, свързана с работата си – това са над 120 часа годишно, загубени в претърсване на имейли, Slack низове и разпръснати файлове. Интелигентен AI асистент, вграден в работното ви пространство, може да промени това. Представяме ви ClickUp Brain. Той предоставя незабавни прозрения и отговори, като извежда на преден план подходящите документи, разговори и подробности за задачите за секунди – така че можете да спрете да търсите и да започнете да работите.
💫 Реални резултати: Екипи като QubicaAMF спестиха над 5 часа седмично с помощта на ClickUp – това са над 250 часа годишно на човек – като премахнаха остарелите процеси за управление на знанията. Представете си какво би могъл да създаде вашият екип с една допълнителна седмица продуктивност на тримесечие!
Когато намалите необходимостта от постоянно превключване между различни приложения, вие възвращавате на представителите си най-ценния им ресурс: времето. Можете да получите незабавни отговори, извлечени директно от документите, задачите и коментарите на вашия екип, като задавате въпроси на ClickUp Brain на обикновен английски език. Няма повече да се налага да се опитвате да запомните точните имена на файловете или структурата на папките.
Намалено време за въвеждане в работата
Новите служители често се чувстват затрупани с информация. Може да отнеме месеци, докато станат напълно продуктивни.
Добрата система за управление на знанията им позволява да намират отговорите сами, вместо постоянно да прекъсват по-опитните си колеги, които трябва да се концентрират върху сключването на сделки. Тази автономност дава увереност на новите търговски представители и ускорява тяхното навлизане в работата.
Можете да използвате шаблона за въвеждане в продажбите в ClickUp като ръководство. Присвойте на всеки нов търговски представител предварително създаден списък със задачи за въвеждане с ясни отговорници, крайни срокове и свързани документи с информация.
Съчетайте я с ClickUp Brain, за да могат търговските представители да задават въпроси като „Как да се справим с възраженията относно цените?“ и да получават незабавни отговори от вашите наръчници, което намалява времето за обучение без постоянна подкрепа от мениджъра.
💡 Съвет от професионалист: Можете да съхранявате всички важни материали за въвеждане в работата, като наръчници, ръководства за справяне с възражения и често задавани въпроси за продуктите, на едно място, което може да се търси, с ClickUp Docs. За да ускорите още повече обучението, можете да използвате ClickUp Brain, за да обобщите мигновено дълги документи, превръщайки 50-странична методология за продажби в няколко ключови извода.
Последователни съобщения
Когато всеки търговски представител използва различни бележки или остарели файлове, вашето послание към пазара става неясна. Потенциалните клиенти се объркват, а доверието в вашата марка се понижава. Централизираната база от знания гарантира, че всеки търговски представител използва одобрени и актуални послания, които резонират с вашите идеални клиенти.
💡 Съвет от професионалист: Предотвратете разпространението на остарели карти за продажби или ценови листи, като използвате функциите за контрол на версиите в ClickUp Docs. Проследявайте промените и поддържайте единен източник на информация, на който всички могат да се доверят. Последователните съобщения водят до по-добро преживяване за купувачите. Те също така изграждат доверие в марката, което е от съществено значение за дългосрочния успех.
Как работи системата за управление на знанията в продажбите
Когато е изградена правилно, системата за управление на знанията за продажбите превръща разпръснатите идеи в ясни, използваеми знания, които се подобряват с времето. Вместо статични документи, получавате жива система, на която екипът ви наистина разчита.
Можете да управлявате целия този процес с помощта на вградени AI инструменти на една единствена платформа. Защо? Защото това ви помага да избегнете AI Sprawl – непланираното разпространение на AI инструменти без надзор или стратегия, което води до излишни разходи и дублиране на усилията.
Една стабилна система обхваща целия цикъл на знанията, който обикновено преминава през пет основни етапа:
- Събирайте знания от разговори и сделки
- Организирайте съдържанието така, че да е лесно за намиране
- Споделете я с подходящите хора, като използвате подходящи разрешения.
- Приложете я в ежедневните работни процеси.
- Преглеждайте и актуализирайте я редовно.
Нека видим какво е най-важно на всеки етап:
Записвайте знанията
Първата стъпка е да извлечете знанията от главите на хората и да ги въведете в система. Това включва информация от продажбени разговори, прегледи на сделки и разговори в екипа. Колкото по-лесно е да се събира информация, толкова по-вероятно е търговските представители да го правят.
Можете да автоматизирате този процес, като използвате AI Notetaker на ClickUp за транскрибиране и обобщаване на вашите продажбени разговори. Той се присъединява към вашите срещи, води бележки за вас и създава търсима записка на вашите дискусии. За бързи идеи или спонтанни прозрения вашите търговски представители могат да използват ClickUp Notepad или да добавят бележки директно в ClickUp Docs или ClickUp Task Comments.
🧠 Интересен факт: С функцията Talk to Text в настолната програма ClickUp BrainGPT можете да записвате идеите си, като ги изговаряте на глас. Talk to Text незабавно преобразува речта в структуриран текст и дори я добавя към подходящия документ или задача в ClickUp, ако имате нужда от това.
Организирайте съдържанието
Записаните знания са полезни само ако хората могат да ги намерят. Без структура вашата база от знания става претрупана и трудна за използване.
Добрата структура предлага:
- Ясна йерархия: Можете да организирате съдържанието си в логична структура, като използвате папки и подпапки в ClickUp. Например, можете да създадете папки за различни продуктови линии, конкуренти или етапи на сключване на сделки.
- Последователно маркиране: Добрата таксономия или система от етикети улеснява намирането на съдържание, дори когато не си спомняте точното заглавие. Използвайте етикетите на ClickUp, за да категоризирате документите по тип съдържание (например „бойна карта“, „казус“) или тема.
- Стандартни конвенции за именуване: Договорете се за единен начин на именуване на файловете, така че всеки да знае какво да очаква.
ClickUp Enterprise AI Search помага на екипите по продажбите да намират бързо организирана информация. Търговските представители могат да търсят в своето работно пространство и свързаните инструменти, използвайки прости ключови думи. Дори и да не знаят къде се намира нещо, те все пак ще го намерят.
Резултатите спазват разрешенията и сочат към оригиналния източник. Това означава, че не е нужно да гадаете и да търсите отговори от колегите си.
Споделяйте между екипите
Знанията създават стойност само когато подходящите хора имат достъп до тях в подходящия момент. Нужна ви е система, която улеснява споделянето, но също така ви позволява да контролирате кой какво вижда. Например, може да искате цялата компания да вижда актуализациите на продуктите, но да ограничите достъпа до чувствителна конкурентна информация само до екипа по продажбите.
Управлявайте кой има достъп до конкретни документи или папки с помощта на разрешенията на ClickUp. Можете също да използвате ClickUp Integrations, за да споделяте актуализации в инструментите, които вашият екип вече използва, без да добавяте допълнителен шум.
Прилагайте знанията в работните процеси
Най-добрите системи предоставят знания в момента, в който са необходими. Търговските представители не трябва да прекъсват работата си, за да търсят отговори. Информацията трябва да достига до тях.
Въведете подходящия контекст в процеса на продажбите точно когато имате нужда от него, като използвате ClickUp Brain. Например, когато търговски представител работи по задача за конкретен клиент, той може да помоли Brain да извлече историята на клиента, предишни бележки от разговори или подходяща информация за цените, без да напуска задачата.
Когато знанията са част от ежедневните работни процеси, тяхното възприемане се увеличава, без да се налагат промени в поведението.
Преглеждайте и актуализирайте редовно
Остарялата база от знания е по-лоша от липсата на такава. Неактуалното съдържание подкопава доверието и може да доведе до скъпоструващи грешки. Ето защо редовните прегледи са от съществено значение.
Поддържайте базата си от знания актуална, като присвоите собственост за всеки елемент от съдържанието в ClickUp. Опростете редовните прегледи на съдържанието с помощта на напомнянията на ClickUp. Позволете на собствениците на съдържание да проверяват документите си на тримесечна или полугодишна база. Търговските представители могат също да маркират остарялата информация в коментарите към задачите, създавайки проста верига за обратна връзка.
Най-добри практики за управление на знанията в продажбите
Изграждането на отлична система за управление на знанията изисква добре обмислен подход и последователни навици. Много екипи се сблъскват с проблеми като натрупване на знания, липса на ясна отговорност и лоша функционалност на търсенето.
Ето някои най-добри практики, които ще ви помогнат да изградите система, която се мащабира и предоставя реална стойност. 🛠️
- Определете собственици на съдържанието: Всеки документ във вашата база от знания трябва да има определен собственик. Те са отговорни за поддържането на точността и актуалността на информацията. Можете да използвате ClickUp Assignees, за да определите ясно тази отговорност.
- Създайте модел за управление на съдържанието: Необходими са ясни правила за това кой може да създава, редактира и архивира съдържание. Този модел за управление помага да се поддържа качеството и последователността, без да се създават затруднения.
- Използвайте последователно маркиране: Определете предварително официалните си етикети (напр. „информация за конкурентите“, „ценови справочник“) и се придържайте към тях.
- Планирайте редовни проверки: Не позволявайте съдържанието ви да остарее. Създайте процес за редовни проверки, за да преглеждате и премахвате остарялата информация, преди тя да заблуди екипа ви.
- Улеснете приноса: ако добавянето на знания в системата е трудоемко, вашите търговски представители няма да го правят. Намалете бариерите за принос с прости инструменти и функции за бързо записване.
- Измервайте приемането и събирайте обратна връзка: Проследявайте кои съдържания се използват и кои не. Помолете екипа си за обратна връзка, за да разберете какво работи и какво трябва да се подобри.
Управлението на знанията за продуктите е особено важно. Поддържайте всички подробности за продуктите си – характеристики, предимства, примери за употреба и технически спецификации – точни и лесно достъпни. Търговските представители не могат да продават това, което не разбират, а остарялата информация за продуктите може да доведе директно до загуба на сделки.
Как да създадете база от знания за продажбите, която се мащабира
Създаването на база от знания за продажбите, която може да расте заедно с вашия екип, изисква солидна основа. Не става въпрос само за избор на инструмент, а за проектиране на система.
Гледайте този изчерпателен видеоурок, за да видите стъпка по стъпка процеса на изграждане и управление на база от знания за изкуствен интелект с помощта на ClickUp Brain, от определянето на целите ви до организирането на документи и обучението на вашата система за изкуствен интелект за постигане на оптимални резултати.
📮ClickUp Insight: Екипите с ниска производителност са 4 пъти по-склонни да използват над 15 инструмента, докато екипите с висока производителност поддържат ефективността си, като ограничават набора си от инструменти до 9 или по-малко платформи. А какво ще кажете за използването на една платформа? ClickUp обединява вашите задачи, проекти, документи, уикита, чат и разговори в една платформа, допълнена с работни потоци, задвижвани от изкуствен интелект. Готови ли сте да работите по-умно? ClickUp работи за всеки екип, прави работата ви видима и ви позволява да се съсредоточите върху това, което е важно, докато изкуственият интелект се занимава с останалото.
Съхраняването на всичко на едно място намалява превключването между контексти и ускорява изпълнението. Започнете с две основни стъпки.
Идентифицирайте ключовите нужди от знания
Преди да създадете нещо, разберете каква информация е най-необходима на вашия екип по продажбите. Проверете настоящата ситуация. Къде се затрудняват търговските представители? Какви въпроси задават отново и отново?
Можете да намерите отговорите на тези въпроси, като:
- Прегледайте отчетите за пропуснати сделки, за да видите къде имате недостатъци.
- Слушане на записи на разговори, за да се идентифицират често срещани възражения и въпроси
- Интервюирайте най-успешните си служители, за да разкриете „племенното знание“, което не е записано никъде.
Изберете подходящата платформа
Самото съхранение не е достатъчно. Потърсете платформа, която улеснява използването на знанията.
Приоритизирайте:
- Възможност за търсене: Колко лесно е да се намери информация?
- Лесност на допринасяне: Колко лесно е за търговските представители да добавят нови знания?
- Интеграции: Съвместима ли е с другите инструменти, които вашият екип използва ежедневно?
- Възможности на изкуствения интелект: Може ли да ви помогне да обобщавате съдържание и да извеждате автоматично важни информации?
Единна, свързана платформа (като Converged AI Workspace на ClickUp) предотвратява разрастването на работата и се адаптира към вашия екип.
Готови ли сте да създадете база от знания за продажбите, която наистина се използва? Започнете безплатно с ClickUp!
Често задавани въпроси (FAQ)
Платформата за управление на знанията за продажбите е система, която помага на вашия екип да съхранява, организира и бързо намира информация, която е от решаващо значение за продажбите. Това включва наръчници, карти за битка, бележки за ценообразуване и подробности за продуктите. Вместо информацията да се намира в имейли, чатове и папки, всичко е на едно място. Целта е проста: да се помогне на търговските представители да получат бързо правилните отговори, да бъдат последователни и да прекарват повече време в продажби, вместо в търсене.
Управлението на съдържанието се отнася до създаването и публикуването на материали, насочени към външни потребители, като казуси и публикации в блогове за вашите клиенти. Управлението на знанията се отнася до събирането и организирането на вътрешни прозрения и информация за използване от вашия екип.
Продажбите не работят изолирано. Продуктовите екипи споделят актуализации на функциите и пътни карти. Маркетингът предоставя позициониране и конкурентни прозрения. Успехът на клиентите добавя реална обратна връзка и възражения от реални акаунти. Силната система за управление на знанията обединява всички тези данни, така че търговските представители винаги разполагат с най-актуалната информация.
Да, управлението на знанията за продуктите е критична част от управлението на знанията за продажбите. То гарантира, че характеристиките, предимствата, примерите за употреба и позиционирането на продуктите остават точни и леснодостъпни. Когато търговските представители разбират ясно какво продават, те се справят по-добре с въпросите, избягват дезинформацията и изграждат доверие по-бързо.