Диаграмата на Гант предоставя визуално представяне на задачите и ресурсите на един проект, планирани във времето. Подходящи за всеки екип или отрасъл, диаграмите на Гант са ценен инструмент за проектните мениджъри, за да информират екипите и заинтересованите страни за напредъка на всеки етап.
Ще разгледаме не един, а два начина за създаване на диаграма на Гант в Microsoft Word с лесни за следване уроци! ⚙️
Как да създадете диаграма на Гант в Word
Ако искате да създадете проста таблица с диаграма на Гант в Microsoft Word, преминайте към урок за версия 2.
Забележка: В този урок използваме Microsoft Word за Mac версия 16. 54. Стъпките и функциите могат да изглеждат по-различно, ако използвате друга платформа или версия, като например Google Docs или Google Sheets .
👉 Версия 1: Създаване на диаграма на Гант с таблица в Excel
1️⃣ Добавете данните за графика на проекта в Microsoft Excel
- Първо, отворете нов Word документ.
- Изберете Празен документ > Създаване
- В раздела Layout (Оформление) изберете Orientation (Ориентация) > Landscape (Хоризонтално).
Създадена в Microsoft Word
4. Отидете на раздела Вмъкване > Диаграма > Колона > Натрупана бар диаграма, и под 2-D бар, кликнете върху средната диаграма.
Забележка: Прозорецът на Excel ще се отвори автоматично
Създадена в Microsoft Word
5. В приложението Excel преименувайте първия ред от колони B, C и D съответно на „Начална дата“, „Крайна дата“ и „Продължителност“.
Създадена в Microsoft Excel
6. Маркирайте клетките B и C и кликнете с десния бутон на мишката. Превъртете надолу до Форматиране на клетки и изберете желания формат на датата.
Забележка: Броят на маркираните клетки зависи от броя на задачите, които добавяте към диаграмата на Гант
Създадена в Microsoft Excel
7. Започнете с първата задача и редактирайте данните на мястотодържателя, като добавите информацията за вашия проект:
- Колона A: име на задачата
- Колона B: начална дата
- Колона C: крайна дата
Създадена в Microsoft Excel
8. Изберете клетка D2 и въведете =C2-$B2 в лентата за формули.
Създадена в Microsoft Excel
9. Изберете отново клетка D2 и кликнете, за да плъзнете квадрата в долния десен ъгъл до последната задача в колоната.
Създадена в Microsoft Excel
2️⃣ Редактиране на диаграмата на Гант в Word
- Върнете се към приложението Word
- Кликнете с десния бутон върху Крайна дата в легендата на диаграмата > Изтрий серия
Създадена в Microsoft Word
3. Кликнете върху синя лента, за да ги изберете всички > Запълване > Без запълване
Създадена в Microsoft Word
3️⃣ Персонализирайте диаграмата на Гант в Microsoft Word
По избор: Добавете цветова схема към диаграмата, като изберете таблицата и в раздела Формат > изберете желания цвят на таблицата.
Създадена в Microsoft Word
По избор: Добавете цветова схема към лентите със задачи, като изберете лента със задачи > раздел Формат > изберете желания цвят на таблицата.
Създадена в Microsoft Word
4️⃣ Запазете като шаблон на диаграма на Гант
- Отидете на Файл > Запази като шаблон… и ще се появи диалогов прозорец.
- Въведете името на шаблона на календара в Запази като
- Добавете подходящи етикети в Tags (за потребители на Mac)
- Изберете къде искате да запазите шаблона на календара си
- Проверете дали форматът на файла е зададен на шаблон на Microsoft Word (. dotx).
Създадена в Microsoft Word
👉 Версия 2: Създаване на диаграма на Гант с таблица в Word
1️⃣ Вмъкнете таблицата и добавете данните за графика на проекта
- Стартирайте Microsoft Word
- Изберете Празен документ > Създаване
- В раздела Layout (Оформление) изберете Orientation (Ориентация) > Landscape (Хоризонтално).
- Добавете заглавие на диаграмата на Гант
- Поставете курсора на желаното място, за да вмъкнете таблицата.
- В раздела Вмъкване изберете Таблица > поставете курсора върху таблица 2×8 и кликнете, за да я попълните.
Създадена в Microsoft Word
7. Кликнете и плъзнете централната линия наляво, като оставите достатъчно място за имената на задачите.
Създадена в Microsoft Word
8. Маркирайте всички десни колони и в раздела Layout (Оформление) кликнете върху Split Cells (Разделяне на клетки). След това въведете 8 в полето Number of columns (Брой колони) и кликнете върху OK.
Създадена в Microsoft Word
9. В таблицата въведете „Седмица 1“ до „Седмица 8“ в първия ред и добавете всички имена на задачи в първата колона.
Създадена в Microsoft Word
10. Маркирайте всички редове с изключение на първия ред и в раздела Layout (Оформление) кликнете върху стрелката нагоре под Height (Височина), за да настроите височината на реда.
Създадена в Microsoft Word
11. Маркирайте отново всички редове с изключение на първия ред и в раздела Layout (Оформление) изберете иконата Center (Центриране), за да центрирате текста.
Създадена в Microsoft Word
2️⃣ Добавете цветова схема към лентите със задачи
1. Маркирайте клетките и отидете в раздела Таблица Дизайн > Засенчване > изберете желания цвят (цветове)
Създадена в Microsoft Word
По избор: Маркирайте лентите със задачи в един ред, след което отидете на раздела Layout (Оформление) > Merge Cells (Обединяване на клетки)
Създадена в Microsoft Word
3️⃣ Персонализирайте дебелината на границите на таблицата
- Кликнете върху квадратната икона в горния ляв ъгъл на диаграмата, за да изберете всичко в таблицата.
- Отидете на раздела Дизайн на таблица > под 1/2 pt > кликнете 3pt
- Кликнете върху Граници > Външна граница
Създадена в Microsoft Word
4️⃣ Запазете като шаблон на диаграма на Гант
- Отидете на Файл > Запази като шаблон… и ще се появи диалогов прозорец.
- Въведете името на шаблона на календара в Запази като
- Добавете подходящи етикети в Tags (за потребители на Mac)
- Изберете къде искате да запазите шаблона за календар в Microsoft Word
- Проверете дали форматът на файла е зададен на шаблон на Microsoft Word (. dotx).
Създадена в Microsoft Word
✨ Бонус уроци:
Създавайте професионални диаграми на Гант в ClickUp
Макар че е полезно да знаете как да създавате диаграми на Гант в популярни инструменти като Microsoft Word или софтуер за управление на проекти, това е много работа за диаграма, която на следващия ден... а може би и след час-два, вече няма да може да се използва.
Както всички знаем (и сме изпитали), проектите се променят ежедневно. Така че, докато сте заети с ръчното създаване на динамична диаграма на Гант в MS Word, данните, хората и обстоятелствата могат да се променят и ще трябва да започнете отначало.
Тази неизбежна ситуация е причината, поради която е важно да се използва интуитивен софтуерен инструмент, който да елиминира ръчната работа и да актуализира в реално време. С ClickUp, мощна алтернатива на Microsoft Project, няма да е необходимо да създавате множество версии на шаблони за диаграми на Гант!
ClickUp е най-добрата платформа за продуктивност, която позволява на екипите да управляват проекти, да сътрудничат по-умно и да обединят цялата си работа в един инструмент. Независимо дали сте начинаещ в приложенията за продуктивност или експерт в управлението на проекти, персонализацията на ClickUp може да се разшири до всякакъв размер на екип за последователно сътрудничество.
Достъп до ClickUp от всяко устройство, навсякъде и по всяко време
Гантовата диаграма в ClickUp е изключително лесна за създаване и управление.
- Кликнете върху + View (Преглед) в желаното пространство, папка или списък.
- Изберете Gantt
- Въведете име за този изглед
- Маркирайте полето „Личен изглед“, ако не искате никой друг да има достъп до него.
- Маркирайте полето „Закачи изглед“, ако искате той да се показва винаги.
- Кликнете върху „Добави изглед“
Добавете изглед чрез + в лентата с изгледи
Това, което Microsoft Word не може да направи, а функцията за диаграма на Гант в ClickUp надминава, е настройването и управлението на зависими задачи:
- Бързо определете колко време е необходимо за завършване на задачата, като минете с курсора върху лентата за напредък.
- Прегледайте критичния път (верига от задачи, които са от решаващо значение за завършването на проекта)
- Управлявайте задачите по проекта поотделно или в групи
Задайте зависимости и определете веригата от задачи, които са от решаващо значение за завършването на проекта, с помощта на критичния път и свободното време.
С помощта на редактора с функция „плъзгане и пускане” можете да правите промени в диаграмата на Гант за секунди, без да започвате от нулата:
- Настройте начални дати и крайни срокове, без да създавате втора таблица.
- Добавяйте задачи по всяко време, за да се съобразите с обхвата на плана на проекта.
- Отворете задача за описание, възложители, данни за проекта и др.
Какво следва?
Създайте своя професионална диаграма на Гант в ClickUp, инструмент за управление на проекти с богат набор от функции, и я споделете с всеки безплатно още днес!