На компютър Macintosh около 1997 г. Kevan J. Atteberry създава първия офис асистент с марката Microsoft: Clippy.
Независимо колко пъти се опитвах да го направя правилно, Clippy беше там, за да ми каже, че все още не съм достатъчно добър. Появяваше се от нищото, за да ми предложи „помощ“, защото работата ми беше под средното ниво. 😵💫
Днес, благодарение на технологиите и интернет, разполагаме с огромна библиотека от знания, която е на наше разположение. И за щастие, за мен, Clippy се пенсионира.
Според някои източници, Office 365 се използва от над един милион компании по целия свят, така че може да се каже, че знанието как да се използва Microsoft Office е задължително за автобиографията.
Формулярите за попълване са ресурс, който почти всеки в кариерата си е създавал или попълвал – и те няма да изчезнат! Формулярите събират данни, осигуряват канали за комуникация и спестяват време в работните процеси. ✨
В края на тази статия ще можете да:
- Използвайте контролите на раздела „Разработчик“ в Microsoft Word като професионалист.
- Създаване на попълваемо Word документ
- Персонализирайте Word документ, който може да се попълва
- Защитете, запазете и споделете попълваема форма в Word
Готови сме, когато и вие сте!
Какво е попълваема форма?
Попълваемият формуляр е цифров формуляр, който потребителите могат да попълнят и изпратят обратно. Разбира се, можете да отпечатате формуляра, но вече не сме в 1997 г. – нека преминаваме към безхартиена работа! 👩💻
Организациите създават формуляри, за да събират значима информация от служители и клиенти. Освен ползите за устойчивостта и околната среда, това подобрява точността и производителността. (Да не говорим за удобството за потребителите!)
Степента на персонализация зависи от това колко прост или сложен искате да бъде вашият формуляр за попълване.
Вероятно сте използвали няколко основни контроли за писане на придружителни писма към доклади. Когато обаче използвате Microsoft Word за създаване на попълваеми формуляри, има още доста контроли, които трябва да научите, така че запретнете ръкави.
Контроли в раздела „Разработчик“ в Microsoft Word
Преди да се впуснем в постъпковото ръководство, нека разгледаме този плашещ термин – раздела „Разработчик“.
Добре, не е толкова сложно, след като се научите. За да създадете вида формуляр, който искате, запознаването с раздела „Контроли“ ще ви помогне да спестите време при създаването на формуляра.
Тези контроли на формуляра (когато се използват правилно) предоставят интерактивен формуляр, който позволява на потребителите бързо да разберат какво се очаква от тях.
🔶Раздел „Разработчик“
Създаден в Microsoft Word
- Visual Basic: записвайте, създавайте и редактирайте макроси, които могат да автоматизират задачи в приложенията на Office.
- Макроси: поредица от действия, групирани в една команда, за автоматично изпълнение на задача.
- Записване на макроси: малки програми, които записват натисканията на клавишите, докато изпълнявате дадена задача.
- Пауза на записването: спира записването на макроса
- Добавки: персонализирани команди или функции за допълнителна функционалност
- Добавки за Word: програма, която може да се прикачи към Word, за да му предостави допълнителна функционалност.
- Текстово поле: обект, който можете да поставите и в който можете да въведете текст навсякъде в документа.
- Отметка: обект, който можете да поставите и да кликнете, за да отбележите където и да е в документа.
- Комбинирано поле: текстово поле с прикачено поле със списък
- Опции: редактиране на текстово поле, отметка и комбинирано поле
- Рамка: контейнер за текст и обекти
- Засенчване: цвят на фона, който се актуализира при преминаване към друга тема на документа.
- Защита на формуляр: предотвратява други лица да променят формуляра
Бонус: Как да създадете попълваема форма в Google Docs!
🔷Опции за полета във формуляра
🖋 Контрол на обикновен текст
Текстовите полета са най-полезни за широк спектър от възможни отговори. Тези полета могат да се използват за въвеждане на имена, имейл адреси – практически всичко! Ако ви е необходимо поле за дата, използвайте контрола за избор на дата и го персонализирайте.
Създаден в Microsoft Word
- Тип: Обикновен текст, число, дата, текуща дата, текущо време, опции за изчисление
- Текст по подразбиране: инструкции за потребителите
- Максимална дължина: общо разрешен брой символи
- Формат на текста: опции за главни букви, малки букви, първа буква главна, заглавна буква
✔️ Контрол на съдържанието на отметката
Отметните полета са подходящи за въпроси с отговор „да“ или „не“ или за избор на една или повече опции от набор от възможности.
Създаден в Microsoft Word
- Стойност по подразбиране: полетата могат да бъдат предварително отбелязани, ако желаете.
- Размер на отметката: увеличаване или намаляване на опциите
📦 Контрол на съдържанието на комбинирано поле
С помощта на Combo Box потребителите могат да избират само една опция от набор от възможности.
Създаден в Microsoft Word
- Падащо меню: въведете списъка и кликнете върху +, за да добавите, или –, за да изтриете.
- Елементи в падащия списък: добавяне, изтриване и преподреждане на елементите в списъка
Търсите повече информация за инструменти за създаване на формуляри? Разгледайте нашия ръководство за алтернативи на Jotform ! ⭐️
Как да създадете попълваема форма в Word
В този урок използвам Microsoft Word за Mac версия 16. 54. Стъпките и функциите може да изглеждат по-различно, ако използвате друга платформа или версия. Крайният резултат обаче е същият, така че тези съвети могат да се приложат и при вас!
Стъпка 1: Създаване на попълваема форма
1️⃣ Създайте нов документ
- Стартирайте Microsoft Word
- Изберете Празен документ > Създаване
Създаден в Microsoft Word
2️⃣ Добавете раздела „Разработчик“ към лентата
В менюто на Word изберете Настройки > Лента и лента с инструменти > отбележете Разработчик > кликнете Запази.
Създаден в Microsoft Word
3️⃣ Организирайте съдържанието в раздели
Ако трябва да запомните само едно нещо от тук, то трябва да е следното: организирайте съдържанието си, преди да започнете да форматирате.
Ще спестите време и нерви, ако цялото съдържание е написано и организирано. Днес се чувствам много смирен, защото загубих часове, започвайки отначало, защото не знаех от какво имам нужда.
Нека да приложим това на практика. Искам да създам формуляр за доброволци в музей. Ето какво съм планирал да включа в него:
- Заглавие: Формуляр за доброволец в музей
- Раздел 1: Информация за контакт
- Раздел 2: Наличност (дни и часове)
- Раздел 3: Анкета (Как научихте за нас?)
Не е лош начален резултат, но можем и по-добре:
Версия 2:
| Раздел | Съдържание | Тип попълване |
|---|---|---|
| Информация за контакт | Пълно име Имейл адрес Телефонен номер Дата | Текстово поле |
| Наличност | Събота сутрин Събота следобед Събота вечер Неделя сутрин Неделя следобед Неделя вечер | Отметка |
| Анкета | Как научихте за нас? От уста на уста Социални медии Уебсайт на компанията Търсачка | Комбинирано поле |
Можете ли да забележите разликата?
Във версия 2 знам точно:
- Броят на полетата, от които се нуждая за всяка секция (пълно име, имейл адрес, телефонен номер и дата, е четири).
- Типът на попълване, който помага да визуализирам формуляра, докато го създавам
Трудната част приключи. Сега да форматираме!
4️⃣ Добавяне на таблици
Раздел 1: Информация за контакт
- Поставете курсора на желаното място.
- В раздела „Вмъкване“ изберете „Таблица“.
- Насочете курсора върху таблица 2×2 и кликнете, за да я попълните.
- Въведете текст
Създаден в Microsoft Word
Раздел 2: Наличност
- Поставете курсора на желаното място.
- В раздела „Вмъкване“ изберете „Таблица“.
- Поставете курсора върху таблица 2×6 и кликнете, за да я попълните.
- Въведете текст
Създаден в Microsoft Word
Раздел 3: Анкета
- Поставете курсора на желаното място.
- В раздела „Вмъкване“ изберете „Таблица“.
- Поставете курсора върху таблица 2×1 и кликнете, за да я попълните.
- Въведете текст (опциите ще добавим по-късно, когато добавим контроли за съдържание!)
Създаден в Microsoft Word
5️⃣ Настройка на контроли за съдържание: текстово поле
Текстово поле с обикновен текст
- Поставете курсора на желаното място.
- В раздела Разработчик изберете Текстово поле.
- Кликнете два пъти върху Текстовото поле, за да прегледате формата > кликнете върху OK.
Съвет: копирайте текстовото поле и го поставете в други текстови полета, за да ускорите процеса на създаване.
Създаден в Microsoft Word
Текстово поле с текущата дата
- Поставете курсора на желаното място.
- В раздела Разработчик изберете Текстово поле.
- Кликнете два пъти върху Текстово поле.
- Променете Тип на Текуща дата
- Променете формата на датата на М/д/г > кликнете OK
Създаден в Microsoft Word
6️⃣ Настройка на контроли за съдържание: отметка
- Поставете курсора на желаното място.
- В раздела Разработчик изберете Поле за отметка.
- Кликнете два пъти върху Check Box, за да прегледате формата > кликнете OK.
Съвет: копирайте Check Box и го поставете в други полета за отметка, за да ускорите процеса.
Създаден в Microsoft Word
7️⃣ Настройка на контроли за съдържание: комбинирано поле
- Поставете курсора на желаното място.
- В раздела Разработчик изберете Комбинирано поле.
- Кликнете два пъти върху Combo Box
- Добавете текст към Drop-down item > кликнете OK
Създаден в Microsoft Word
Ето предварителен преглед на комбинираните полета, след като формулярът ви е защитен. ⬇️
Създаден в Microsoft Word
Стъпка 2: Персонализиране на попълваемия формуляр
Забавлявайте се с тази секция! Променете шрифта, добавете граници на страниците, приложете теми на MS Word – каквото пожелаете!
Ето някои препоръки, за да направите формуляра си лесен за ползване:
1️⃣ Променете височината на реда
- Маркирайте цялата таблица
- В раздела Layout (Оформление) кликнете върху стрелката нагоре, за да увеличите височината на реда.
Създаден в Microsoft Word
2️⃣ Подреждане на текст в таблицата
- Маркирайте цялата таблица
- В раздела Layout (Оформление) изберете опцията в лявата централна част.
Създаден в Microsoft Word
3️⃣ Форматиране на таблици
- Кликнете и плъзнете линията на колоната наляво, за да преместите отметните полета.
- Маркирайте цялата таблица
- В раздела Дизайн на таблица изберете Без граници.
Създаден в Microsoft Word
Стъпка 3: Защита на попълваемия формуляр
- В раздела Разработчик изберете Защита на формуляр.
- От раздела Преглед изберете Защита > Защита на документа.
- Изберете Защита на документа за > Формуляри > кликнете OK
Създаден в Microsoft Word
Стъпка 4: Запазване на попълваемия формуляр като шаблон за формуляр
- В менюто Файл изберете Запази като шаблон.
- Именувайте шаблона на формуляра > кликнете Запази
Създаден в Microsoft Word
Стъпка 5: Споделяне на попълваемия формуляр
Сега, когато имате запазен шаблон, изпращането на формуляр на потребителите ще ги подкани да запазят попълнения формуляр под ново име и като .docx.
Създаден в Microsoft Word
Успех! Сега вече знаете как да създадете попълваема форма в Word! Браво! 🥳
Ограничения на попълваемите формуляри в MS Word
Въпреки че вече можете да добавяте попълваеми формуляри от Microsoft Word към автобиографията си, това не е най-добрият софтуер за създаване и изпращане на формуляри и може да се наложи да потърсите алтернатива на MS Word. Ето няколко причини за това:
- Необходимо е да преминете през период на обучение, ако не сте запознати с Microsoft Word.
- Ръчното създаване и форматиране на всички секции отнема много време.
- Това не е удобно за хора, които нямат опит с Word (освен това от тях се изисква да отделят време, ако документът е форматиран неправилно).
- Много от функциите на формулярите в Word не се пренасят в други приложения, което води до нарушаване на форматирането.
- Трябва да използвате инструменти на MS Office или алтернативни решения, за да извлечете данните.
- Формулярите на получателите се изпращат обратно по електронна поща, което е ненадеждно и отнема време за преглеждане.
Отговорите във формуляра започват да пристигат. Какво правите? 🤔
Това е сложен процес, който включва Microsoft Excel за извличане на данните от отговорите във формуляра на MS Word. Вие сте създали този формуляр, за да спестите време, така че нека не работим обратно!
Свързани ресурси:
- Как да създадете график на проекта в Excel (ръководство за 2022 г.)
- Как да създадете времева линия в Word
- Как да създадете календар в Word
- Как да създадете времева линия в Google Docs
- Как да създадете мисловна карта в Word
- Как да създадете диаграма на Гант в Word
- Как да създадете диаграма в Word
- Как да създадете диаграма на Гант в PowerPoint
Най-добрият алтернативен формуляр за попълване в Word
Формулярите на ClickUp са бъдещето. Добрата новина? Можете да започнете да ги използвате още днес!
И тъй като ClickUp работи на различни устройства, потребителите могат лесно да попълнят и върнат формуляр от линк – и то докато са в движение! 📲🌐
Бързо превключване между редактиране и преглед на вашата ClickUp форма
Въпреки че съществуват различни софтуери за създаване на онлайн формуляри, само ClickUp Forms ви позволява да превърнете събраните отговори в изпълними задачи.
Преглеждайте подадените документи и вземайте бързи решения в изгледа на списъка в ClickUp.
Формулярите в ClickUp са лесни за създаване, персонализиране, защита и споделяне в ClickUp. Освен това има повече от един начин, по който можете да споделите линк:
- Връзки с изтичащ срок: задайте време, след което връзката да се деактивира (налично в плана Enterprise ).
- Споделяне на връзки: разрешете индексирането на тази връзка от търсачките
- Вграден код: вградете във всеки уебсайт, като поставите кода (в уебсайт конструктора или CMS)