Искате ли да научите прости трикове, с които да превърнете скучния основен график в Microsoft Word в впечатляващ?
Добрата новина е, че не е нужно да сте експерт в графичния дизайн или да отделяте допълнително време, за да получите професионалните графики, които искате! С тези малки промени ще създадете от нулата привлекателна, персонализирана графика, за която вашите колеги ще ви молят да им дадете шаблона!
Ще преминем през не едно, а две уроци: създаване на основен график с SmartArt и с таблици. (Защото трябва да имаме опции!)
Да започваме!
Какво е график?
Един от най-известните инструменти за управление на проекти е графикът: диаграма, която помага на хората да визуализират крайни срокове, статистики, събития или важни моменти в хронологичен ред. Графиците на проектите могат да бъдат прости или пълни с подробности, за да покажат времевия период за даден проект.
Няма правилен отговор на въпроса какво трябва или не трябва да се включва в график – всяка компания и всяка индустрия е различна. Затова попитайте се: Каква е най-важната информация, която моята аудитория трябва да извлече от този график?
👉 Разгледайте този наръчник, за да научите повече за елементите на графика на проекта.
Макар че най-вероятно сте създавали график в Microsoft Word в началото на кариерата си, има голяма вероятност да сте се налагало да се преборвате с куп ненужни функции. 😮💨
Ние познаваме това чувство много добре. За щастие, има отличен инструмент за управление на проекти, който не само създава графици, но и увеличава производителността и планирането. Ще стигнем до това по-късно. 🤓
Как да създадете график в Word с графичен елемент SmartArt
SmartArt Graphics е разнообразен набор от оформления на графики (или илюстрации), достъпни в Word, Excel, PowerPoint и Outlook, които предлагат различни начини за представяне на концепции или данни. Тъй като се нуждаем от SmartArt графика, за да представим последователна информация, ще използваме оформлението на графиката Process (стъпки в процес или график).
С няколко прости промени вашият график ще:
Преминете от това...
… до това 🤩
Забележка: В този урок използваме Microsoft Word за Mac версия 16. 54. Стъпките и функциите може да изглеждат по-различно, ако използвате друга платформа или версия.
1️⃣ Отворете нов празен документ
- Стартирайте Microsoft Word
- Изберете Празен документ > Създаване
- В раздела Layout (Оформление) изберете Orientation (Ориентация) > Landscape (Хоризонтално).
- Добавете заглавието на документа в горната част на страницата, центрирайте го, променете типа на шрифта (ако желаете) и увеличете размера на шрифта. В този пример използваме шрифта Franklin Gothic Book и размер 48.
- Добавете необходимия текст под заглавието на документа.
2️⃣ Вмъкнете оформлението на времевата линия SmartArt
- Поставете курсора под центъра на страницата, за да добавите оформлението на графика.
- В раздела Вмъкване изберете SmartArt > Процес > Основен процес с шеврон Ако по време на създаването не сте доволни от тази SmartArt графика, можете да изберете друга графика за график от галерията с графики SmartArt.
- Ако по време на създаването на проекта не сте доволни от тази SmartArt графика, можете да изберете друга графика за график от галерията с SmartArt графики.
- Ако по време на създаването на проекта не сте доволни от тази SmartArt графика, можете да изберете друга графика за график от галерията с SmartArt графики.
3. Използвайте диалоговия прозорец SmartArt Text Pane, за да добавите ключовата си информация. Натиснете клавиша Return, за да добавите още текстови полета за ключова информация, и Shift, за да създадете точка за подробности под ключовата информация.
Съвет: Ако не виждате панела SmartArt Text, отидете в лентата с инструменти и в раздела SmartArt Design изберете Text Pane.
4. Променете шрифта, като маркирате цялата таблица, след което отидете в раздела „Начало“ и променете Тип шрифт и Размер на шрифта. В този пример използваме шрифта Franklin Gothic Book и размер 16.
В този момент имате стандартен график, който може да се счита за „завършен“, но той вика за цвят. 🎨
3️⃣ Персонализирайте графика си
Ето палитра, която създадохме специално за вас, за да проектирате съгласувани и професионални визуални диаграми и графики. Не забравяйте, че не е нужно да сте графичен дизайнер, за да създавате красиви модели... просто трябва да познавате някого, който познава някого. 😉
По-долу е показана одобрена от дизайнери цветова палитра, която можете да запазите на вашия работен плот! ⬇️
Как да използваме тази цветова палитра?
- Отворете изображението с цветовата палитра до приложението Word/браузъра си.
- Задръжте клавиша Shift и кликнете върху първото ключово събитие и списъка с булети под него. В раздела Формат > Запълване на фигура > Още цветове за запълване > Пипета > кликнете върху цвят, за да го приложите.
3. Повторете тази стъпка за останалите ключови събития и списъци с булети.
По избор: За да постигнете последователност, променете цвета на шрифта на списъка с булети от черно на бяло, за да съответства на цвета на текста на ключовите събития.
А сега за финалния щрих: емоджита! 🎉🎉🎉
Емоджитата придават забавен характер на невербалната комуникация. Ако нямате изображения или икони, с които да добавите допълнителен удар към вашия график, използвайте емоджита! Ето как:
- Отидете на раздела Вмъкване > Фигури > Текстово поле
- Създайте текстово поле над първото ключово събитие.
- Въведете желания емотикон и променете размера на шрифта на 45.
- Копирайте и поставете текстовото поле, което току-що създадохте, и заместете емотикона с следващото ключово събитие.
- Повторете стъпка 4 за останалите ключови събития.
Вашите кутии не са подравнени? Ето още един съвет: задръжте клавиша Shift и кликнете, за да изберете текстовите кутии. След това, в раздела Формат Форма > Подреждане > Подравняване > Подравняване По средата > използвайте клавишите със стрелки, за да преместите всички новоподредени кутии към желаното място.
Приятелю, успяхте! 🎊💃
Запазете това като шаблон за график за бъдещето си:
- Отидете на Файл > Запази като шаблон и ще се появи диалогов прозорец.
- Въведете името на шаблона на календара си в Запази като
- Добавете подходящи етикети в Tags (за потребители на Mac)
- Изберете къде искате да запазите шаблона на календара си
- Променете формата на файла на шаблон на Microsoft Word (. dotx).
Как да създадете основен график в Microsoft Word с таблици
Взаимоотношенията с таблиците са сложни: всичко може да върви добре, докато едно малко недоразумение не разруши всичко.
Използването на таблици е друга възможност за създаване на график в Word, но това не трябва да е сложно или скучно! С няколко прости промени графикът ви ще:
Преминете от това...
… към това 😍
Забележка: В този урок използваме Microsoft Word за Mac версия 16. 54. Стъпките и функциите може да изглеждат по-различно, ако използвате друга платформа или версия.
1️⃣ Отворете нов Word документ
- Отворете Microsoft Word
- Изберете Празен документ > Създаване
- В раздела Layout (Оформление) изберете Orientation (Ориентация) > Landscape (Хоризонтално).
- Добавете заглавието на документа в горната част на страницата, центрирайте го, променете типа на шрифта (ако желаете) и увеличете размера на шрифта. В този пример използваме шрифта Franklin Gothic Book и размер 48.
- Добавете необходимия текст под заглавието на документа.
2️⃣ Вмъкване и форматиране на таблицата
В зависимост от броя на ключовите събития и броя на дните, необходими за проекта, ето математическо ръководство, което ще ви помогне да определите колко колони и редове са необходими за графика:
Колони: Брой дни + пет колони = общ брой колони
За какво е „петте“? Ще обединим пет клетки, за да създадем място за текст.
Редове: Брой ключови събития = общ брой редове
От този момент нататък няма да се налага да правите математически изчисления. 🤝
- В раздела Вмъкване изберете Таблица > Вмъкване на таблица.
- Въведете броя на колоните и редовете.
- Кликнете и плъзнете долния ред до края на страницата.
- Маркирайте всички клетки в таблицата (с изключение на първия ред)
- В раздела Layout (Оформление) кликнете върху Distribute Rows (Разпредели редове).
6. Маркирайте първия ред и променете размера на шрифта на 9.
7. Маркирайте първата колона и променете размера на шрифта на 12.
Бонус: Софтуер за график на проекта!
3️⃣ Добавете резултатите/събитията
- Започнете от първия ред, маркирайте първите пет колони и в раздела Layout (Оформление) изберете Merge Cells (Обединяване на клетки).
2. Започнете от втория ред и добавете целия текст за ключовите събития в първата колона.
3. Добавете дати от 1 до 31 в първия ред на таблицата (не забравяйте да пропуснете първата колона).
Съвет: намалете размера на шрифта, за да се побере числото в същия ред, или разширете ширината на таблицата.
4. Подредете текста на ключовите събития в клетките, като маркирате първата колона и в раздела Layout (Оформление) кликнете върху иконата Align Center (Центриране).
5. Повторете стъпка 4 за датите в първия ред.
4️⃣ Персонализирайте таблицата с графика
- Кликнете и плъзнете клетките във всеки ред с ключови събития. След това, в раздела Layout, изберете Merge Cells.
- Поставете курсора в новосъздадените обединени клетки и в раздела Таблица Дизайн > Засенчване > изберете цвят.
Можете да спрете дотук и да приключите за днес, но има една проста промяна, която можем да направим в таблицата, за да изглежда диаграмата малко по-мека: коригиране на границите на таблицата.
3. Маркирайте цялата таблица и в раздела Дизайн на таблицата изберете пунктирана линия в Стил на границите > Граници > Всички граници.
4. За да добавите по-дебела линия за външната граница, маркирайте всички клетки с изключение на първия ред и първата колона. В раздела Дизайн на таблица изберете плътна линия в Стил на граница > Граници > Външни граници.
Всичко е готово! 🎉🕺
Запазете това като шаблон за график за бъдещето:
- Отидете на Файл > Запази като шаблон и ще се появи диалогов прозорец.
- Въведете името на шаблона на календара в Запази като
- Добавете подходящи етикети в Tags (за потребители на Mac)
- Изберете къде искате да запазите шаблона на календара си
- Променете формата на файла на шаблон на Microsoft Word (. dotx)
👉 Други свързани уроци:
Безплатни шаблони за график в Word
Знаете ли, че Microsoft има онлайн библиотека с шаблони? Освен че можете да получите достъп до шаблоните директно от приложенията на Microsoft, можете да разгледате онлайн магазина за безплатни и премиум шаблони. Ето няколко безплатни шаблона за график, които можете да изтеглите веднага:
4 основни недостатъка на използването на Microsoft Word за създаване на графици
Въпреки че се забавлявахме да създаваме персонализирани графики с SmartArt Graphics и таблици, не ви ли се стори това малко... дълго?
Дори най-основните действия за създаване на проста таблица изискваха много кликвания и внимателна навигация, за да завършим изграждането на графика в Microsoft Word. Microsoft Word е един от най-популярните софтуери, но той е ограничен от изискванията и промените на съвременната работна сила.
Ето какво трябва да знаете, преди да инвестирате време, енергия и ресурси в Microsoft Word:
- Въпреки че Word е многофункционална платформа, постигането на желания резултат отнема много време ⏳
- Microsoft Word не е оптимизиран за текущо планиране и управление на проекти с възможности за автоматизация 🤖
- Функциите на Microsoft Word в лентата с инструменти/лентата с ленти са различни в различните версии 🤯
- Настолните приложения на Microsoft (Word, Powerpoint, Excel и др.) са скъпи. Само приложението Word самостоятелно струва от 159,99 долара 💰
Изглежда, че може да се нуждаете от алтернатива на Microsoft Word.
Общата картина: Създаване на графици в ClickUp
Независимо дали никога не сте чували за ClickUp или обмисляте да го използвате като инструмент за управление на проекти, приемете това като знак да започнете още днес!
ClickUp е най-добрата платформа за продуктивност, която позволява на екипите да управляват проекти, да си сътрудничат по-умно и да обединят цялата си работа в един инструмент. Независимо дали сте начинаещ в приложенията за продуктивност или експерт в управлението на проекти, персонализацията на ClickUp може да се разшири до всякакъв размер на екип за последователно сътрудничество.
Оставете ClickUp да се погрижи за създаването на графиците, за да можете да отделяте повече време за вземане на решения, които променят хода на вашите проекти.
Какво можете да направите в изгледа „График“:
- Персонализирайте графика си с опции за филтриране, групиране и сортиране.
- Търсете задачи с удобната лента за търсене
- Създайте нови задачи, като кликнете където и да е във времевата линия.
- Превключвайте между изглед по дни, седмици или месеци
- Лесно увеличавайте или намалявайте мащаба за обзор на високо ниво
- Отворете страничната лента, за да видите непланираните и просрочените задачи.
- Вижте цялостната картина на работната натовареност на хората и още много други неща!
- Поддържайте екипа си в синхрон и помогнете за информирането на обществеността по визуален начин с шаблона за пътна карта на ClickUp.
Работите ли по няколко проекта едновременно? Гледката на Gantt в ClickUp ще ви помогне да управлявате етапите, приоритетите и зависимостите на проекта с няколко кликвания.
Неща, които можете да направите в изгледа на Гант:
- Създайте изглед на Гант от нивото „Пространства“, „Папки“ и „Списъци“
- Добавяйте папки, списъци, задачи и подзадачи директно от страничната лента на изгледа на Гант.
- Начертайте линии между задачите, за да зададете и визуализирате автоматично зависимостите.
- Определете колко е необходимо, за да завършите папка или списък, като минете с курсора върху лентата за напредък.
- Маркирайте всяка задача като важен етап или я превърнете обратно в задача.
- Редактирайте задачи едновременно, без да напускате изгледа на Gantt, и още много други!
По-малко кликвания, по-голям ефект
Вашите инструменти за визуализация са важни активи за проекта, чието създаване не би трябвало да отнема повече от час от седмицата ви. За да се справят с промените в плана на проекта, с които мениджърите и фирмите се сблъскват ежедневно, те се нуждаят от най-добрия софтуер – ClickUp!
Създайте безплатен акаунт в ClickUp още днес и се сбогувайте с ограничените Word документи! 👋