Нашите сутрешни графици може да изглеждат по различен начин, но вероятно споделяме навика да проверяваме календарите за срещите през деня.
Проучване показва, че мениджърите прекарват около 40% от времето си в вземане на решения, като голяма част от това се случва по време на срещи.
Въпреки това, ръчното планиране на срещи е изключително неефективно, като се има предвид огромният брой ежедневни срещи. Представете си, че прекарвате часове в търсене на удобно за всички време за среща – пълен хаос!
Тук на помощ идват инструментите за планиране и календарните приложения като Calendly и Acuity Scheduling, които опростяват процеса на резервиране.
Но коя от двете е по-добра? Сравняваме двата инструмента за планиране, за да определим победителя. Да започнем!
🧠 Интересен факт: Netflix се справи с неефективните срещи, като ограничи тяхната продължителност до 30 минути. В резултат на това компанията намали срещите с над 65%, а повече от 85% от служителите подкрепиха промяната.
Какво е Calendly?
Calendly е водещ софтуер за планиране на срещи, който опростява координацията на срещите.
Calendly синхронизира всички ваши календари – лични и професионални – което улеснява другите да виждат вашата наличност и да планират срещи. Вие запазвате контрола, като избягвате двойни резервации. Простият му дизайн е подходящ за физически лица, а функциите му могат да се мащабират, за да отговорят на нуждите на големи предприятия, включително компании от Fortune 500.
Функции на Calendly
Силата на Calendly се крие в способността му да се впише в работния ви процес без да се налага дълго обучение. Ето какво предлага:
Функция № 1: Интеграция с календар
Calendly се синхронизира с вашия Google Calendar, Outlook Calendar и Office 365, за да поддържа всичко организирано на едно място. Той актуализира вашата наличност във всички свързани календари в реално време, помагайки ви да избегнете конфликти в графика.
Функция № 2: Настройки за наличност
Можете да персонализирате своята наличност за различни видове срещи или екипи – от определяне на работното време, добавяне на буфери между срещите и настройка според местоположението или часовата зона. Персонализирането на наличността ви гарантира, че ще резервирате срещи само когато сте налични, което прави планирането по-лесно за всички.
Функция № 3: Интеграция на видеоконферентни услуги
Calendly се интегрира с Zoom, Microsoft Teams, Google Meet и други инструменти за видеоконферентна връзка, за да добавя автоматично линкове към срещи към планираните събития. Това елиминира ръчната настройка и гарантира, че линковете към срещите са готови, когато срещата бъде потвърдена, което прави дистанционното сътрудничество по-ефективно.
Функция № 4: Персонализирани типове събития
Можете да персонализирате типовете събития, за да отговарят на нуждите на вашата организация, като зададете параметри като продължителност, място и изисквания към участниците. Можете да създавате типове събития за индивидуални срещи, групови сесии или уебинари. Добавете формуляри или въпроси, за да съберете необходимата информация преди срещата, като по този начин оптимизирате процеса на планиране.
Функция № 5: Споделяне на линк за планиране
Calendly ви позволява да генерирате персонализиран линк, който да споделите с клиенти и членове на екипа или да публикувате на уебсайта си. Този линк дава на другите директен достъп до вашите свободни часове, което елиминира размяната на имейли. Всеки може лесно да резервира среща въз основа на вашата наличност, което спестява време и подобрява ефективността на планирането.
Цени на Calendly
- Безплатно
- Стандартен: 12 $/място/месец
- Екипи: 20 $/място/месец
- Enterprise: Започва от 15 000 долара/година
💡Съвет от професионалист: Добавете буферно време между срещите, за да избегнете припокриване и да си дадете възможност да си починете. Непрекъснатите срещи могат да изчерпят енергията ви и да ви накарат да пропуснете важни детайли поради изтощение.
Какво е Acuity Scheduling?
Acuity Scheduling е онлайн инструмент за планиране на срещи, който надхвърля основните функции за планиране.
Той позволява на поканените да избират налични времеви слотове и ви дава възможност да управлявате своята наличност. Той включва също управление на клиентска база данни, персонализирани формуляри за регистрация и фактуриране. Acuity Scheduling опростява резервациите и взаимодействията с клиенти за собственици на малки бизнеси като стилисти, треньори и терапевти.
Функции на Acuity Scheduling
Acuity Scheduling комбинира планирането с инструменти за управление на клиенти, плащания и брандиране, което го прави идеален за бизнеси, базирани на срещи.
Функция № 1: Персонализирани опции за планиране
Можете лесно да контролирате своята наличност, като зададете конкретни часове за резервации, организирате виртуални срещи или уроци и блокирате личното си време.
Acuity Scheduling позволява на клиентите да правят резервации според своите предпочитания, което прави планирането гъвкаво и ефективно за едно или няколко места.
Функция № 2: Автоматизирано управление на срещите
Вградените функции за автоматизация, които се занимават с резервациите, напомнянията и потвържденията, ви помагат да спестите време. Клиентите могат да отменят или пренасрочват своите срещи чрез онлайн календари без ваша намеса. Междувременно автоматизираните работни процеси намаляват броя на неявките и осигуряват по-гладко планиране.
Функция № 3: Интеграция на сигурни плащания
Acuity Scheduling опростява плащанията с интеграции за Stripe, Square и PayPal. То позволява предплащания, бакшиши и депозити, като съхранява кредитни карти, за да предотврати неявяване. То също така ви позволява да създавате фактури и разписки и да продавате допълнителни услуги по време на плащането.
Функция № 4: Инструменти за ангажиране на клиенти
Можете да персонализирате клиентското преживяване с помощта на персонализирани формуляри за попълване, за да съберете необходимата информация преди срещите. Използвайте инструменти за лоялност, за да насърчите повторни резервации и предлагайте пакети, подаръчни карти или абонаменти, които да задържат клиентите. Тези функции помагат за изграждането на по-силни клиентски взаимоотношения и стимулират дългосрочния растеж.
Характеристика № 5: Мощни интеграции и достъпност
Интеграциите за социални платформи като Instagram, Google и Facebook позволяват на клиентите да резервират срещи директно с Acuity Scheduling. Платформата се интегрира и с приложения на трети страни като Zapier, MailChimp и Google Analytics, за да подобри работния процес.
Цени на Acuity Scheduling
- Нововъведение: 20 $/месец
- Разрастване: 34 $/месец
- Powerhouse: 61 $/месец
- Enterprise: Персонализирани цени
📮 ClickUp Insight: 37% от работниците изпращат бележки за последващи действия или протоколи от срещи, за да проследяват задачите, но 36% все още разчитат на други, фрагментирани методи.
Според проучване на ClickUp, без унифицирана система за записване на решения, ключовите идеи, от които се нуждаете, могат да се загубят в комуникационни канали като чатове, имейли или таблици. С ClickUp можете да превърнете срещите в задачи, директно от календарния изглед на ClickUp.
Можете също така да превърнете разговорите в изпълними задачи във всичките си задачи, чатове и документи, като по този начин се уверявате, че нищо не се пропуска.
Calendly срещу Acuity Scheduling: сравнение на функциите
И двата инструмента отговарят на нуждите от планиране, но се фокусират върху различни предимства. Ето как се сравняват по основни функции:
| Функции/план | Calendly | Acuity Scheduling |
| Видове планиране | Неограничен 1-1 (безплатен), няколко типа | На базата на срещи (лично или онлайн) |
| Интеграция | Над 100 интеграции (Zoom, Stripe и др.) | Stripe, Square, PayPal и други интеграции |
| Управление на потребители | Основни и разширени функции | Инструменти за управление на клиенти, проследяване на срещи |
| Достъп от мобилни устройства и разширения | Мобилно приложение и разширение за браузър | Мобилно приложение |
| Разширени функции | Отчитане, автоматизация (Teams/Enterprise) | Плащания, управление на клиенти, инструменти за брандиране |
| Наличност на пробна версия | Безплатен основен план, пробна версия за премиум | Безплатна пробна версия за софтуера за планиране, не за срещи |
Характеристика № 1: Леснота на използване
Calendly е известен със своята простота. Платформата предлага минималистичен, интуитивен интерфейс , който ви позволява да започнете да го използвате за минути. От вграждането на календара ви в уебсайт до настройването на различни типове събития, Calendly ви спестява време за обучение.
От друга страна, Acuity Scheduling е по-подходящ за потребители, които се нуждаят от разширени опции за персонализиране, въпреки своята простота. Неговите функции, като формуляри за регистрация и самостоятелно планиране от страна на клиента, могат да бъдат прекалено сложни за начинаещи потребители, но са ценни за бизнеса.
🏆 Победител: Простият интерфейс и достъпността на Calendly го правят ясен избор за индивидуални потребители и по-малки екипи. Acuity Scheduling обаче е по-добър за тези, които дават предимство на персонализацията пред простотата.
Функция № 2: Персонализиране и брандиране
Макар Calendly да поддържа някои опции за брандиране, възможностите му за персонализиране са ограничени. Можете да променяте цветовете и да добавяте лого, но той не предлага дълбочина за персонализирани взаимодействия с клиенти.
Когато става въпрос за персонализиране на планирането, Acuity Scheduling е лидер. То позволява на потребителите да персонализират потвържденията за срещи, напомнянията и формулярите за регистрация. Фирмите могат също да добавят персонализирани елементи на бранда, като лога и цветови схеми, за да осигурят еднородно преживяване за клиентите.
🏆 Победител: Acuity Scheduling заради своите солидни функции за персонализиране и брандиране, които отговарят на нуждите на бизнеса, който иска резервациите да са в синхрон с идентичността на марката.
Функция № 3: Интеграции и автоматизация
И двата инструмента се отличават в тази област, но фокусът им е различен.
Calendly се интегрира с основните платформи и инструменти за календар като Zoom, Slack и Salesforce. Ако имате по-голям екип, който работи в различни часови зони и се нуждае от планиране по принципа „round-robin“, Calendly улеснява работата.
Acuity Scheduling обаче вдига автоматизацията на по-високо ниво с работни процеси като изискване на плащания от клиенти или попълване на формуляри преди потвърждаване на срещите. Интеграцията му с платежни процесори като Stripe и PayPal му дава предимство за бизнеса с транзакционни нужди.
🏆 Победител: Равенство. Calendly е по-добър за общо планиране и работни процеси в екип. От друга страна, интеграциите и автоматизацията на Acuity Scheduling са по-подходящи за сервизно ориентирани бизнеси, които изискват предварително плащане или подробни данни за клиента.
Функция № 4: Обработка на плащания
Calendly предлага и събиране на плащания чрез Stripe и PayPal. Въпреки това, неговите функции са по-подходящи за по-прости транзакции и са по-малко гъвкави от тези на Acuity Scheduling.
За бизнеса, който изисква предплащане, Acuity Scheduling е по-силният конкурент. Интеграцията му със Stripe, Square и PayPal ви позволява да събирате такси или депозити по време на планирането. Тази функция е идеална за консултанти, терапевти или всеки професионалист, който предлага услуги.
🏆 Победител: Acuity Scheduling, заради зрелите и гъвкави възможности за обработка на плащания.
Функция № 5: Групово планиране и класове
Acuity Scheduling предлага по-разширени функции за групово планиране, което го прави идеален за бизнеси, които организират курсове, семинари или групови срещи. Можете да зададете ограничения за капацитета, да управлявате списъци с чакащи и да позволявате на клиентите да резервират места в споделени сесии.
Calendly също поддържа групови събития, но в по-основна форма. Той е ефективен за събития, базирани на екипна работа, като уебинари или срещи, но не разполага с необходимата сложност за управление на групови занятия.
🏆 Победител: Acuity Scheduling, заради персонализираните си инструменти за управление на групови събития и курсове.
Функция № 6: Мобилен достъп
И двете платформи предлагат мобилни приложения за планиране, но опитът с тях е различен.
Приложението на Calendly е леко и се фокусира върху основните функции, като управление на типове събития, наличност и известия. Приложението на Acuity Scheduling може да е малко по-сложно, но предлага допълнителни функции, като мениджър на клиентска информация и достъп до формуляри за регистрация в движение.
🏆 Победител: Calendly, заради своето опростено и лесно за ползване мобилно приложение.
Характеристика № 7: Цени и стойност
Calendly предлага ясна ценова структура с безплатен базов план за индивидуални потребители и достъпни платени планове за екипи.
Acuity Scheduling няма безплатен план. Въпреки това, дори и основният му ценови план включва функции като управление на клиенти, инструменти за онлайн срещи и събиране на плащания.
🏆 Победител: Зависи от вашите нужди. Calendly е идеален за потребители, които се интересуват от цената, докато Acuity Scheduling предлага повече за парите ви, ако се нуждаете от неговите усъвършенствани инструменти.
Calendly срещу Acuity Scheduling в Reddit
Дискусиите в Reddit разкриват смесица от похвали и разочарования за Calendly и Acuity Scheduling.
Много потребители на Acuity Scheduling ценят неговия богат набор от функции, особено за фирми, които се нуждаят от повтарящи се срещи, обработка на плащания и интеграция с уебсайтове.
Обща тема обаче е липсата на отзивчив екип за обслужване на клиенти. Потребителят martinmick пише:
Използвам Acuity от около 4 години и съм доволен. По това време цената им беше около 200 долара на година – аз съм запазил тази цена – за всичките си нужди. Използвам го на моя WP сайт и интеграцията е лесна. Освен това, клиентът може да зададе повтарящи се сесии, тъй като това е опция при настройването на сесиите. Единственият недостатък е обслужването на клиенти. Ако зададете въпрос за Acuity, той прави търсене в често задаваните въпроси (многократно), преди да можете да изпратите въпрос директно на персонала на Acuity. Дори и тогава Acuity не е полезен, тъй като се старае да не отговаря на въпроси. А когато го направи, отговорът е автоматичен.
Използвам Acuity от около 4 години и съм доволен. По това време цената им беше около 200 долара на година – аз съм запазил тази цена – за всичките си нужди. Използвам го на моя WP сайт и интеграцията е лесна. Освен това, клиентът може да зададе повтарящи се сесии, тъй като това е опция при настройването на сесиите. Единственият недостатък е обслужването на клиенти. Ако зададете въпрос за Acuity, той прави търсене в често задаваните въпроси (многократно), преди да можете да изпратите въпрос директно на персонала на Acuity. Дори и тогава Acuity не е полезен, тъй като се старае да не отговаря на въпроси. А когато го направи, отговорът е автоматичен.
Междувременно Calendly заема по-високо място в Reddit заради лекотата на употреба и минималистичния си дизайн. Потребителите, които дават предимство на софтуера за лесно планиране на задачи, се ориентират към това приложение. Казва потребителят Celeron Hubbard:
… Свързах го с календара си в Exchange365. След това създадох елемент „запазете 30 минути с мен“. Той има постоянен URL адрес. Когато някой го посети, той автоматично проверява календара ми за наличност и позволява на лицето да запази автоматично 30-минутен слот с мен за каквото и да е. Получавам покана, приемам я и готово. Имам безплатния план. Никога не съм го използвал преди тази година, но наистина ми харесва.
… Свързах го с календара си в Exchange365. След това създадох елемент, наречен „запазете 30 минути с мен“. Той има постоянен URL адрес. Когато някой го посети, той автоматично проверява календара ми за наличност и позволява на лицето да запази автоматично 30-минутен слот с мен за каквото и да е. Получавам покана, приемам я и готово. Имам безплатен план. Никога не съм го използвал преди тази година, но наистина ми харесва.
Acuity Scheduling изглежда е фаворит за повтарящи се срещи и планиране на часове. Calendly обаче има предимство с безплатния си план, който е достатъчно стабилен за самостоятелни предприемачи и по-малки фирми, които провеждат еднократни срещи.
Запознайте се с ClickUp: най-добрата алтернатива на Calendly и Acuity Scheduling
Ако Calendly и Acuity Scheduling ви се струват ограничени, защото се фокусират единствено върху планирането, ClickUp може да е идеалното решение. Това е приложението, което предлага всичко за работата!
ClickUp отива отвъд резервациите, като предлага инструменти, които съчетават планирането с управлението на задачи, сътрудничеството в екип и календар за управление на проекти.
Ето защо ClickUp се откроява като добра алтернатива на Calendly и Acuity Scheduling:
Предимство на ClickUp № 1: Изглед на календара в ClickUp
Повече от просто инструмент за планиране, Calendar View на ClickUp е централизиран център за вашето време и задачи. За разлика от Calendly или Acuity Scheduling, които функционират като самостоятелни инструменти за планиране, календарът на ClickUp се интегрира с вашите задачи, проекти и работни процеси.
- Персонализирани филтри: Преглеждайте събития и задачи въз основа на отговорните лица, приоритета на работата или крайните срокове.
- Актуализации в реално време: Поддържайте графика си динамичен и точен с развитието на проектите, като календарът ви автоматично отразява всички промени.
- Множество изгледи на календара: Превключвайте между изгледи за ден, седмица или месец, за да отговарят на вашите нужди за планиране, като предлагат гъвкавост, независимо от обхвата на вашите проекти.
- Елементи в календара, обозначени с цветове: Разграничавайте събития, задачи и напомняния с помощта на персонализирани цветни етикети.
- Сътрудничество в реално време: възлагайте събития от календара или крайни срокове на членовете на екипа, които могат да ги актуализират в реално време, като по този начин се гарантира, че всички са на една и съща страница.
- Интеграция с Zoom: Планирайте срещи и се присъединявайте към тях директно от календара си, като прикачвате съответните задачи или файлове по проекта.
Чрез интегрирането на различни функционалности като известия, календари, имейли и работни потоци в изпълнението на проекта, ClickUp ефективно кара работниците да спрат да се фокусират върху постоянно преразглеждане на различните технологични механизми и да се концентрират върху задачи, които генерират стойност.
Чрез интегрирането на различни функционалности като известия, календари, имейли и работни потоци в изпълнението на проекта, ClickUp ефективно кара работниците да спрат да се фокусират върху постоянно преразглеждане на различните технологични механизми и да се концентрират върху задачи, които генерират стойност.
Предимство на ClickUp № 2: Срещи в ClickUp
Функциите на ClickUp Meetings са проектирани така, че да правят всяка среща целенасочена и практична, а не просто планиране на срещи. Този всеобхватен подход гарантира, че срещите вече не са изолирани събития, а са неразделна част от вашия работен процес.
- Свързани задачи и проекти: Свържете дневния ред на срещите директно с текущи задачи или проекти, така че всяка дискусия да е изпълнима и проследима.
- Шаблони за повтарящи се срещи: Използвайте персонализирани шаблони за ежедневен планиращ календар за седмични срещи на екипа или проверки на клиенти, за да спестите време и да поддържате последователност.
- Изчерпателни бележки от срещи: сътрудничество по документи по време на срещи и свързване с проекти за контекст и отчетност
- Действия за последващи действия: Възложете задачи или бележки за последващи действия на конкретни членове на екипа по време на срещата, за да сте сигурни, че нищо няма да бъде пропуснато.
- Управление на повтарящи се срещи: Планирайте лесно повтарящи се срещи, като ги свържете с по-големи цели или задачи, елиминирайки ръчното повторно въвеждане.
Предимство на ClickUp № 3: Шаблон за планиране на календара на ClickUp
Шаблонът за календарно планиране на ClickUp опростява управлението на сложни графици, като предлага готова за употреба структура за различни нужди на планиране.
- Планиране на маркетингови кампании: Планирайте и проследявайте маркетингови задачи, крайни срокове и стартиране на кампании, с възможност за промяна на датите в движение.
- Координация на събития: Планирайте събития и управлявайте срокове с лекота, като възлагате конкретни задачи на членовете на екипа и следите напредъка.
- Интегрирано проследяване на задачи: Свържете планираните събития в календара с по-широки задачи по проекта, като се уверите, че нито един краен срок няма да бъде пропуснат.
- Проследяване на напредъка: Визуализирайте степента на изпълнение на задачите директно в календара, което ви позволява да следите напредъка в реално време.
Предимство на ClickUp № 4: Управление на времето в ClickUp
Освен простите функции за планиране, ClickUp Time Management предлага цялостен подход към управлението на времето и ресурсите.
- Вградено проследяване на времето: Проследявайте времето, прекарано за индивидуални задачи или проекти, което е особено полезно за фактуриране на клиенти или планиране на ресурси.
- Блокиране на време: Разпределете конкретни времеви слотове за интензивна работа или срещи, за да сте сигурни, че денят ви е структуриран и фокусиран.
- Визуализация на натоварването: Преглеждайте натоварването и наличността на членовете на екипа, за да оптимизирате планирането и да избегнете претоварване на ресурсите.
- Автоматични напомняния: Получавайте известия за предстоящи срокове, срещи или просрочени задачи, за да сте сигурни, че нищо няма да пропуснете.
Предимство на ClickUp № 5: Интеграция на ClickUp Calendly
Вече работите с Calendly? С интеграцията на Calendly в ClickUp можете да продължите да планирате срещите си и да ги вграждате в екосистемата за продуктивност на ClickUp.
- Създавайте задачи от резервациите в Calendly: Автоматично генерирайте задачи в ClickUp, когато в Calendly бъде насрочена нова среща.
- Синхронизирайте графиците: Свържете събитията в Calendly с календара на ClickUp, за да имате единен поглед върху всички срещи, задачи и крайни срокове.
- Автоматизирайте работните процеси: Използвайте ClickUp Automations, за да задействате последващи задачи или напомняния въз основа на срещите в Calendly.
Изберете ClickUp пред Calendly и Acuity Scheduling
Calendly и Acuity Scheduling са чудесни инструменти за насрочване на срещи, но не се интегрират в по-голямата картина на производителността.
С ClickUp не просто планирате срещи – вие ги вграждате в по-холистична система, която се интегрира с останалата част от работата ви. Можете да свържете всяка среща с изпълними задачи, да визуализирате всеки краен срок заедно с по-широката си работна натовареност и да проследявате всяка минута за максимална ефективност.
За разлика от Calendly и Acuity Scheduling, ClickUp предлага динамични изгледи на календара, вградени шаблони за управление на времето и интеграции, които свързват графиците ви с работните ви процеси.
Ако търсите платформа, която не само управлява времето ви, но и ви помага да постигнете повече с него, ClickUp е ясният избор. Регистрирайте се безплатно в ClickUp, за да започнете.