Средно човек взема около 35 000 решения на ден. Но като проектен мениджър може да ви се струва, че вземате два пъти повече решения, особено когато се занимавате с няколко задачи едновременно.
Проучване на McKinsey показва, че процесът на вземане на решения отнема огромна част от времето на мениджърите – до 70% за някои висши мениджъри.
Още по-важно е проследяването на тези решения, тъй като то може да бъде също толкова важно, колкото и самите решения. Инструмент, който може да ви бъде полезен в този случай, е дневникът за решенията относно продуктите.
Подценявани, но съществени, дневниците за решенията относно продуктите помагат за по-добро проследяване на жизнения цикъл на управлението на проекти.
В тази статия ще ви помогнем да разберете защо дневникът за решения е от съществено значение за проследяването на проекти, как да създадете такъв и какви са най-добрите практики за успешно управление на проекти.
⏰ 60-секундно резюме
- Основни принципи: Дневниците за решения проследяват ключовите решения по проекта, включително обосновката, алтернативите, рисковете и действията, които трябва да бъдат предприети. Те подобряват прозрачността, отчетността и комуникацията.
- Ключови компоненти: Решение, дата, лица, взели решението, обосновка, алтернативи, рискове, действия, отговорници и крайни срокове.
- Видове решения, които се записват: Стратегически, тактически, оперативни, свързани с риск и спорни
- Кога да го използвате: Сложни проекти, динамични среди, разпределени екипи, намаляване на риска и прегледи след проекта.
- Предимства: Подобрява комуникацията, повишава отчетността и оптимизира документацията по проектите.
- Как да създадете: Използвайте инструменти като ClickUp за структурирани регистри на решения, сътрудничество в реално време и свързване на задачи.
- Автоматизация: Автоматизирайте актуализациите и известията, за да поддържате дневниците за решения актуални без ръчно усилие.
- Шаблон на ClickUp: Предлага персонализирани полета, статуси, изгледи и изчерпателен дневник на решенията за подобряване на управлението на проекти.
Разбиране на регистрите за решения
Преди да започнем, нека първо разгледаме какво представляват регистрите за решения, да разгледаме основните им компоненти и да проучим различните видове регистри за решения, които можете да създадете.
Какво е дневник за взетите решения?
Дневникът за взети решения е структуриран запис на ключовите решения, взети по време на проекта. Той съдържа подробности като самото решение, мотивите за него, разгледаните алтернативи и заинтересованите страни.
Чрез воденето на дневник на решенията вие подобрявате прозрачността, отчетността и комуникацията в рамките на проектния екип, особено когато използвате различни техники за вземане на групови решения.
🧠 Интересен факт: Традиционно решенията по проектите се документираха в протоколите от срещите. С течение на времето необходимостта от по-структуриран и достъпен архив доведе до разработването на специални регистри за решения, които гарантират, че важните решения са лесно проследими и не се губят в дълги документи.
Компоненти на дневника за решения
Един добре структуриран дневник на решенията по проекта обикновено включва следните компоненти:
- Изявление за решение: Ясно и кратко резюме на взетото решение, написано по начин, който е лесно разбираем за целия екип.
- Дата на решението: Датата, на която решението е било финализирано, което помага да се проследи графика на проекта и да се идентифицират потенциални забавяния.
- Лица, вземащи решения: Лицата, отговорни за вземането на решения, осигуряването на отчетност и прозрачност в екипа.
- Обосновка: Мотивите зад решението, предоставящи контекст и подкрепящи обосновката за избора.
- Разгледани алтернативи: Списък с други опции, оценени преди вземането на окончателното решение, който демонстрира задълбочен процес на вземане на решения.
- Потенциални рискове и стратегии за тяхното намаляване: Оценка на потенциалните рискове, свързани с решението, заедно със стратегии за тяхното намаляване и ограничаване на негативното въздействие.
- Действия: Конкретни задачи или стъпки, необходими за изпълнение на решението, за да се гарантира, че то се изпълнява ефективно.
- Отговорници и крайни срокове: Лицата, отговорни за всяка задача и съответните им крайни срокове, което насърчава отчетността на екипа и проследяването на напредъка.
Прочетете също: Как да вземете ефективно и бързо решение
Видове решения, които се записват
Решенията са жизненоважни за всеки проект, като определят неговата посока и оформят резултатите му. Ето защо дневникът за решения трябва да бъде достатъчно гъвкав, за да отразява нюансите на различните стилове на вземане на решения. Нека разгледаме видовете решения, които могат да бъдат записвани:
- Стратегически решения: Това са решения на високо ниво, които оказват влияние върху цялостната посока на проекта, особено при дългосрочни проекти. Те са от решаващо значение за съгласуването на проекта с по-широките цели на организацията.
- Тактически решения: Такива решения са на средно ниво и подпомагат изпълнението на стратегическите цели. Те често включват делегиране на членове на проектния екип и изискват ясни модели на комуникация, особено в мултифункционални или разпръснати екипи.
- Оперативни решения: Това са ежедневни решения, които гарантират гладкото протичане на проекта. Те често се вземат от отделни членове на екипа или малки групи и обикновено изискват бързо и ефективно вземане на решения.
- Решения, свързани с риска: Често вземани с цел да се отговори на идентифицирани рискове или потенциални заплахи за проекта, тези решения могат да включват стратегии за смекчаване, планове за действие при извънредни ситуации или други мерки за минимизиране на негативните въздействия и справяне с несигурността.
- Контроверсни решения: Това могат да бъдат решения, които предизвикват несъгласие или дебати в екипа. Записването им гарантира прозрачност, помага да се обоснове мотивите и поддържа всички на една и съща страница, дори когато мненията се различават.
💡Съвет от професионалист: Не записвайте само самото решение – запишете и мотивите зад него. Обяснете накратко причините за избора на конкретен курс на действие. Този контекст е безценен за бъдещи справки и може да предотврати недоразумения в бъдеще.
Кога да използвате дневници за решения
Когато сте проектен мениджър, решенията се сипят върху вас с голяма скорост. Без структуриран начин за документирането им рискувате да доведете до недоразумения и загуба на отчетност в екипите си. Тук дневниците за решения стават безценни.
Те подобряват сътрудничеството в екипа, като същевременно служат като централизиран архив.
Ето някои ключови сценарии, в които дневникът за решения става незаменим:
- Сложни проекти: За проекти с множество заинтересовани страни, зависимости или резултати, дневникът за решения проследява всеки избор, като гарантира съгласуваност с методологиите за управление на проекти.
- Динамична среда: За екипи, които работят с кратки срокове, регистрите за решения осигуряват бърз достъп до минали решения, което намалява забавянията, причинени от повтарящи се дискусии или несигурност.
- Разпределени екипи: В отдалечени или хибридни конфигурации регистрите за решения подобряват сътрудничеството в екипа. Те служат и като единен източник на информация, като държат всички членове в течение, независимо от местоположението им.
- Намаляване на риска: Те помагат да се идентифицират модели в процеса на вземане на решения, предоставят информация за рисковете и позволяват проактивни корекции в стратегиите.
- Прегледи след проекта: Регистрите за решения са ценни за анализиране на резултатите и усъвършенстване на процесите.
💡Съвет от професионалист: Свържете решенията в дневника си със свързаната проектна документация, като документи с изисквания, протоколи от срещи или оценки на риска. Това създава ясна одитна следа и предоставя ценен контекст за всяко решение.
Предимства на използването на дневници за решения
Дневникът за решения не е просто за водене на записи – той е стратегически инструмент за вашия екип. Когато се поддържа правилно, той прави повече от проследяване на изборите; той води до по-добро сътрудничество, отчетност и организация. Ето как:
1. Подобрена комуникация
Мислете за дневника за решения като за споделен наръчник на вашия екип. Това е централизирано място, където всеки може да има достъп до една и съща информация за ключовите решения и причините, поради които са били взети.
Като проектен мениджър, повечето решения, които вземате, засягат не само вашия екип, но и други вертикали. Документирането на процеса на вземане на решения и разпределянето на отговорностите намалява недоразуменията и гарантира, че всички са в синхрон с целите на проекта.
Освен това, знанието за причините зад решенията изгражда доверие и насърчава работата в екип.
2. Повишена отчетност
Отчетността става лесна, когато действията са свързани с конкретни имена. Вашият дневник за решения ще съдържа имената на отговорните лица и други важни имена, които са от решаващо значение за нормалното протичане на процесите.
Този дневник не само проследява текущия напредък, но и служи като исторически архив – идеален за преглед на минали решения и извличане на поуки от тях. Чрез подробно описание на всяко решение и неговото въздействие екипите могат да избегнат грешки и да поддържат проектите си в правилната посока.
3. Оптимизирана документация на проекта
От въвеждането на нови членове в екипа до подготовката за одити, добре поддържаната документация по проекта е съкровищница от информация. Вашият проект е подготвен за бъдещето, ако дневникът за решения се актуализира редовно.
Той обединява всички важни подробности в един лесен за навигация документ, което прави предаването на задачи и проверките за съответствие по-гладки от всякога.
Как да създадете и поддържате дневник на решенията в управлението на проекти
За щастие, има лесен начин да започнете да водите дневници за взетите решения. ClickUp, приложението за всичко, свързано с работата, е много полезно в този случай.
ClickUp за екипи за управление на проекти може да ви помогне да създадете и поддържате безупречен дневник на решенията. Добавете инструменти за управление на задачи, документиране, мозъчна атака и визуализация, заедно с популярни интеграции, и ще имате печеливш комплект за управление на проекти. Вашият екип може да постигне толкова много за един ден!
Нека разгледаме създаването и управлението на дневник за взетите решения в ClickUp:
Стъпка 1: Създайте нов документ или списък със задачи
Управлявате сложни проекти или търсите централизирано място за историята на взетите решения от вашия екип? ClickUp Docs предлага гъвкавост и адаптивност, за да отговори на вашите нужди. И може да послужи като отправна точка за вашия дневник на решенията!
Ето как ClickUp Docs може да ви помогне:
- Персонализиран дизайн: Създайте професионален и организиран дневник за вземане на решения с вложените страници, шаблони и опции за стилизиране на ClickUp. Добавете таблици за структурирани данни и форматирайте документа според нуждите на вашия работен процес.
- Сътрудничество в реално време: Сътрудничество с екипа ви чрез редактиране на дневника за решения в реално време. Използвайте етикети и коментари, за да обсъждате решения, да възлагате директно задачи за действие и да преобразувате текст в проследими задачи, за да гарантирате изпълнението на всеки въпрос.
- Централизиран достъп: Свържете дневника си за решения с подходящи задачи и проекти, за да имате лесен достъп до цялата свързана информация на едно място. Поддържайте екипа си синхронизиран и информиран, като свържете Docs с работните си процеси.
- Подобрено управление на работния процес: Добавете джаджи, за да актуализирате статуса на проектите, да възлагате задачи или да настройвате работните процеси, без да превключвате раздели. Тази интеграция гарантира, че дневникът ви за вземане на решения е винаги актуален и приложим.
- Лесно извличане на информация: Използвайте Docs Hub, за да търсите, сортирате и филтрирате вашите активи. С проверени уикита, предварително създадени шаблони и инструменти за търсене, намирането на необходимата ви информация е бързо и лесно.
Стъпка 2: Свържете решенията с подходящи задачи и проекти
Един добър дневник за вземане на решения не само записва изборите, но и ги свързва с практически стъпки и реални резултати.
С ClickUp Tasks можете да свържете всяко решение директно с съответните задачи и проекти. Това осигурява ясна връзка между решенията и техните практически последствия, дори когато управлявате няколко екипа.
Той се използва от цялата наша агенция като инструмент за управление на всички наши проекти, графици на задачите и фактуриране. Той замени по-старата система и ни позволи да преминем към по-гъвкав поток на управление на проектите и спомогна за подобряване на вътрешната комуникация.
Той се използва от цялата наша агенция като инструмент за управление на всички наши проекти, графици на задачите и фактуриране. Той замени по-старата система и ни позволи да преминем към по-гъвкав поток на управление на проектите и спомогна за подобряване на вътрешната комуникация.
Ето как можете да направите дневника си за вземане на решения по-практичен:
- Свържете свързани и зависими задачи: Създайте мрежа от контекст, като свържете свързани или зависими задачи с вашите решения. Това предоставя ясна представа за това как решенията влияят върху други аспекти на вашия проект.
- Проследявайте напредъка и избягвайте затрудненията: като свържете задачите с решенията, можете да наблюдавате напредъка им директно и да идентифицирате потенциални затруднения на ранен етап. Уверете се, че вашите решения не само са документирани, но и ефективно изпълнени.
- Визуализирайте работата в няколко списъка: Улеснете междуфункционалната работа, като добавите задачи или подзадачи към няколко списъка. Задачите запазват първоначалния си статус, приоритет, автоматизации и персонализирани полета, което гарантира последователна видимост и съгласуваност в целия ви екип.
Стъпка 3: Персонализирайте дневника за решения
При създаването на дневник за решения няма универсален подход. Всеки проект има уникални нужди. За някои може да е по-важно проследяването на датите на вземане на решения, а за други – оценяването на въздействието.
С помощта на персонализираните полета на ClickUp можете да създадете дневник за вземане на решения, който е съобразен с вашия проект, като по този начин гарантирате, че вашият екип записва най-важните детайли.
Ето как тази функция може да подобри вашия дневник за решения:
- Добавете важни подробности за решенията: Включете персонализирани полета за ключова информация като дати на решения, заинтересовани страни, обосновка и оценки на въздействието. Тези полета улесняват документирането на всяко решение с яснота и контекст.
- Проследявайте и управлявайте решенията: Персонализирайте падащите менюта, добавяйте числови полета или проследявайте напредъка с подробности за клиента или заинтересованите страни на едно място. Няма ограничение за броя на персонализираните полета, които можете да добавите за всяко решение.
- Сортирайте и филтрирайте най-важното: Подчертайте критичните решения, като подредите полетата по важност. Използвайте опциите за филтриране, за да намерите бързо конкретни елементи или да премахнете излишната информация за по-бързи прозрения.
- Автоматизирайте изчисленията за числови данни: Имате нужда да изчислите потенциалната цена на дадено решение или да сравните резултатите от оценки на въздействието? Извършвайте бързи изчисления между числови потребителски полета, за да вземете информирани решения.
Прочетете също: Как да оптимизирате управлението на проекти с автоматизация
Стъпка 4: Активирайте сътрудничеството в екипа
Сътрудничеството и гладката комуникация играят безспорно важна роля в поддържането на изчерпателен дневник на решенията. А ClickUp Chat и ClickUp Assign Comments правят този процес безпроблемен.
Ето как те могат да подпомогнат сътрудничеството при регистрите на решенията:
- Оптимизирана комуникация: Използвайте чата, за да обсъждате решения в реално време, без да преминавате към друга платформа. Сътрудничество с отделни лица или групи, споделяне на актуализации и дори създаване на задачи директно от съобщенията в чата.
- Резюмета, създадени с помощта на изкуствен интелект: Бъдете в крак с дискусиите с AI Catchup, който обобщава пропуснатите разговори. Бъдете винаги в течение с чатовете, свързани с вземането на решения, без да се налага да превъртате стари теми.
- Коментари за действие: Превърнете обратната връзка или одобренията в стъпки за действие, като присвоите коментарите като задачи. Отговорните лица трябва да ги изпълнят, преди да затворят основната задача, така че всеки детайл да бъде разгледан.
- Проследявайте и одобрявайте в реално време: Използвайте коментари, за да задавате въпроси, да искате одобрения или да документирате успехите директно върху задачите, документите или прикачените файлове. Това централизира обратната връзка, като поддържа дневника ви за взети решения точен и изчерпателен.
Стъпка 5: Автоматизирайте актуализациите и известията
Управлението на подробен дневник на решенията по проекта може да отнеме много време, особено когато включва редовни актуализации, напомняния и известия. С ClickUp Automations можете да опростите процеса, като поддържате дневника на решенията актуален без допълнителна ръчна работа.
Ето как можете да използвате тази функция:
- Автоматизирайте задачите и актуализациите: Използвайте предварително създадени шаблони, за да се справяте с повтарящи се задачи като разпределяне на отговорности и актуализиране на статуса при добавяне на нови решения. Уверете се, че всяко решение се записва и изпълнява своевременно.
- Динамични актуализации на възложителите: Поддържайте гъвкавостта на автоматизацията, като възлагате задачи на динамични групи, като например наблюдатели на задачи или лицата, които са предизвикали актуализацията. Тази адаптивност гарантира, че уведомленията и задачите винаги се изпращат на правилните лица.
- Изпращайте навременни известия: Настройте автоматизирани имейли, за да уведомявате членовете на екипа за нови решения или актуализации на съществуващи такива. Дръжте заинтересованите страни информирани и ангажирани, без да се налага да изготвяте актуализации ръчно.
Ако търсите нещо по-просто, с което да започнете, шаблонът за дневник на решенията за управление на проекти на ClickUp може да ви помогне да създадете свой дневник на решенията, без да се налага да започвате от нулата. Той е създаден, за да ви помогне да управлявате вземането на решения точно, без риск от пропускане на важни детайли.
Ето какво предлага:
- Персонализирани статуси: Проследявайте напредъка на решенията с персонализирани статуси като „За преглед“, „В процес на преглед“, „Одобрено“, „Отхвърлено“ и „Отказано“. Имате нужда от повече опции? Можете да ги добавите бързо.
- Потребителски полета: Записвайте важни подробности, като използвате атрибути като „Одобряващ“, „Аспект на проекта“ и „Въздействие“. Получете пълна яснота относно това кой е одобрил дадено решение, областите, които то засяга, и цялостното му въздействие.
- Персонализирани изгледи: Достъп и организиране на данните за решенията ви с четири различни изгледа: Регистър на решенията: Изчерпателен списък на всички решения Табло за решения: Визуално табло за бързо проследяване Календар: Проследяване на решенията въз основа на времева линия Ръководство за начало: Структуриран преглед, който ще ви подготви за успех
- Дневник на решенията: изчерпателен списък на всички решения
- Табло за решения: Визуално табло за бързо проследяване
- Календар: Проследяване на решенията въз основа на времева линия
- Ръководство за начало: Структуриран преглед, който ще ви подготви за успех
- Дневник на решенията: изчерпателен списък на всички решения
- Табло за решения: Визуално табло за бързо проследяване
- Календар: Проследяване на решенията въз основа на времева линия
- Ръководство за начало: Структуриран преглед, който ще ви подготви за успех
Подобряване на управлението на проекти с ефективно водене на дневник на решенията
В управлението на проекти едно единствено решение може да промени графиците, бюджетите и резултатите. Но ако разполагате с надежден дневник на решенията, вашият екип може да открие причината и следствието на всяко от тях доста лесно.
Сега, когато вече имате представа как да създадете дневник за взетите решения, ето няколко начина, по които един ефективен документ може да подобри управлението на проекти:
Значението на дневниците за решения в управлението на проекти
В средата на вашия голям проект, новоприет заинтересован участник се чуди защо миналата година е бил избран конкретен маршрут. Последва паника и объркани погледи по време на вашата ежедневна среща.
Ако разполагате с добър дневник на решенията, всичко, което трябва да направите, е да преразгледате решението. От причината, поради която сте стигнали до това решение, до въздействието, което то е оказало, имате абсолютна яснота. Поддържането на такъв дневник на всеки етап подобрява комуникацията, намалява рисковете и е полезен във всеки момент от жизнения цикъл на управлението на проекти.
Роля в автоматизацията на бизнес процесите (BPA)
Разбира се, поддържането на дневник за взетите решения звучи като досаден процес. Но с инструменти като ClickUp можете да автоматизирате не само функционалността на дневника, но и вашите бизнес процеси.
Представете си, че заинтересованите страни биват уведомявани за промени без ръчна намеса, а задачите за последващи действия се възлагат автоматично. Това също така намалява грешките и ускорява проследяването на проектите благодарение на минималното човешко усилие.
Връзка с триъгълника на управлението на проекти
Триъгълникът на управлението на проекти – обхват, време и разходи – е в основата на всеки проект. Дневниците за решения помагат на екипите да балансират тези ограничения, като документират компромисите и техните последствия.
Представете си проект за разработка на софтуер, при който клиентът ви изисква допълнителна функция в края на срока. Добавянето на тази функция би увеличило обхвата на проекта и би се отразило както на времето, така и на разходите. Вашият екип се съгласява да спази крайния срок, но при по-високи разходи.
Вашият дневник на решенията вече ще съдържа обосновката за взетите решения и как те са повлияли на резултата. Като проектни мениджъри, можете да демонстрирате по прозрачен начин как решенията съответстват на стратегическите цели и се адаптират към променящите се изисквания.
🧠Интересен факт: Книгата „Домсдей“ е един от най-ранните примери за дневник на решенията, съставен през 1086 г. по заповед на крал Уилям Завоевателя. Книгата съдържа информация за собствеността и ресурсите в Англия, както и информация за решения, които не могат да бъдат променени.
Опростете и успейте с дневници за решения в ClickUp
Прост по концепция, но безценен за проектните мениджъри, дневникът за решения служи като вашата врата към по-прозрачен и сътруднически проект.
С инструмента за управление на проекти на ClickUp можете да подобрите дневника си за решения. Тук можете да персонализирате шаблони, докато сътрудничите с мултифункционални екипи, като същевременно автоматизирате работния си процес.
Готови ли сте да отключите по-умно вземане на решения и успех на проектите? Регистрирайте се в ClickUp още днес!