Човешките ресурси се отнасят основно до едно нещо: хората.
Като специалист по човешки ресурси, вие сте в сърцето на вашата организация и управлявате всичко – от набирането на кадри и въвеждането в работата до заплащането, ангажираността на служителите и спазването на нормативните изисквания. Начинът, по който функционират вашите процеси, влияе върху ежедневните операции по управление на човешките ресурси и оформя бъдещето на вашата компания.
Така че, ако търсите начини да оптимизирате HR процесите, да добавите стойност за служителите, да създадете безпроблемно преживяване за новоназначените служители и в крайна сметка да укрепите организацията си, сте на правилното място.
В тази публикация в блога ще разгледаме какво означава всъщност подобряването на HR процесите и защо е толкова важно в съвременната работна среда.
⏰ 60-секундно резюме
- Подобряването на HR процесите включва анализ и усъвършенстване на процедурите за управление на човешките ресурси с цел повишаване на организационната ефективност, ефикасността и удовлетвореността на служителите.
- Това увеличава ангажираността на служителите, намалява административната тежест, позволява вземането на решения въз основа на данни, намалява текучеството на персонала и подобрява цялостното представяне на организацията.
- Подобряването на HR процесите включва автоматизиране на рутинните HR задачи и стандартизиране на HR политиките и процедурите в цялата организация.
- Специалистите по човешки ресурси също се нуждаят от редовно обучение и обратна връзка, за да оптимизират HR процесите.
- Организациите трябва да се фокусират и върху поддържането на ясни и последователни канали за комуникация в екипа и да провеждат редовни одити, за да преразгледат и подобрят ключовите HR процеси.
Разбиране на подобряването на HR процесите
Подобряването на HR процесите се фокусира върху повишаване на ефективността и ефикасността на HR процесите през целия цикъл на работа на служителя, започвайки от наемането, въвеждането в работата, управлението на заплатите, оценките на представянето и др.
С течение на времето HR работните процеси могат да остареят, което води до ненужни забавяния, дублиране на усилия или загуба на ресурси. Подобряването на HR процесите включва идентифициране на неефективности в HR функциите и справяне с тях чрез комбинация от съвременни технологии и стратегии.
📌 Пример: Ако процесът на назначаване отнема повече време поради ръчното попълване на документи, подобряването на HR процесите може да препоръча преминаване към цифрови формуляри или автоматизиран портал.
Но не забравяйте, че преструктурирането на HR процесите не трябва да се ограничава до решаването на съществуващи проблеми. Трябва също така да търсите проактивно по-умни начини за работа. Процесните карти могат да ви помогнат в това. 👇🏼
Основни предимства на подобряването на HR процесите
Какво може да донесе реалното подобряване на HR и бизнес процесите? Отговорът е прост: повече ефективност, повече подкрепа, по-малко конфликти и в крайна сметка по-малко грешки.
Ето основните предимства на подобряването на HR процесите:
⏱️ Спестява време: Ускорява ежедневните задачи в областта на човешките ресурси, намалява забавянията и подобрява ефективността на работния процес.
💼 По-добро преживяване за служителите: Подобрява наемането, въвеждането в работата и HR подкрепата, като повишава удовлетвореността на служителите.
✅ Намалява грешките: Гарантира спазването на законите и нормативните изисквания, като минимизира риска от грешки и санкции.
💰Икономия на разходи: Премахва ненужните стъпки и оптимизира ресурсите, което води до финансови икономии.
📊 Решения, основани на данни: Предоставя ценна информация за по-разумно наемане, обучение и планиране на работната сила.
📖 Прочетете още: Безплатни шаблони и формуляри за подобряване на HR процесите
Предизвикателства при подобряването на HR процесите
Предимствата от подобряването на HR процесите са безспорно значителни, но организациите могат да се сблъскат с няколко предизвикателства по време на внедряването:
- Съпротива срещу промените: Служителите и ръководството могат да се съпротивляват на промени в установените процеси, защото се чувстват комфортно със статуквото или се страхуват от неизвестното. Например, интегрирането на изкуствен интелект в HR процесите може да се стори прекалено сложно за някои хора.
- Ограничения на ресурсите: Ограничените бюджети и персонал могат да попречат на възможността за внедряване на подобрения в процесите, особено когато са необходими инвестиции в нови технологии или обучение. Например, дадена организация може да счете Slack (инструмент за комуникация на работното място) за несъвместим с нейните нужди поради цената му.
- Технологични ограничения: Старите или несъвместими HR системи могат да попречат на използването на нови процеси или инструменти за автоматизация. Например, една стара система за изчисляване на заплатите може да има затруднения при синхронизирането с модерните HR платформи.
- Поддържане на сигурността и поверителността на данните: HR практиките често включват работа с чувствителна информация за служителите. Това може да ги направи основна мишена за хакерски атаки и нарушения.
За да отговорим на тези предизвикателства, по-долу изброяваме практични съвети с примери за подобряване на HR процесите, които ще ви помогнат да решите често срещани проблеми на служителите и да подобрите значително вашите HR процеси.
🌟 Замислете се: Въпреки че технологичният напредък е проправил пътя за някои невероятни инструменти за подобряване на HR процесите, мислите ли, че той може да замести човешкото разбиране и емпатия? Ние смятаме, че не. Най-добрите HR екипи използват технологиите и стратегическото HR планиране, за да подкрепят човешките връзки, а не да ги заменят💯
Практически съвети за подобряване на HR процесите
Работата в областта на човешките ресурси не се състои само от попълване на документи и наемане на персонал. Основната цел е да се създаде работно място, където хората се чувстват ценени, подкрепяни и могат да дадат най-доброто от себе си.
Нека разгледаме някои практични съвети, които ще направят вашите HR процеси по-ефективни.
Съвет 1: Автоматизирайте рутинните задачи с помощта на системи за управление на човешките ресурси
Автоматизацията в HR отдела вече не е лукс, а необходимост за ефективност и точност. HR екипите често се занимават с повтарящи се и отнемащи време задачи като планиране на интервюта, обработка на заплати и проследяване на присъствието. Макар тези задачи да са от ключово значение, те оставят малко място за стратегически дейности, които стимулират реалния растеж.
Освен това, ръчните процеси увеличават вероятността от грешки и несъответствия. Автоматизацията намалява тези рискове, гарантира точност и освобождава HR специалистите, за да се фокусират върху по-ценни задачи като развитие на таланти или ангажираност на служителите.
📌 Какво включва автоматизацията на HR процесите?
Съвременните HR екипи използват интелигентен софтуер за управление на служителите, който автоматизира голяма част от рутинната работа. Това означава, че HR специалистите могат да отделят повече време на това, което наистина има значение.
ClickUp Automations може да ви помогне да подобрите HR процесите чрез автоматизиране на повтарящи се задачи, като възлагане на задачи, известия и актуализации на работния процес. Например, автоматизацията може да планира интервюта въз основа на наличността на кандидатите или да изпраща напомняния на служителите за чакащи одобрения на отпуски.
С над 100 предварително създадени шаблони за автоматизация можете да персонализирате тригерите и действията според вашите специфични нужди. Не пропускайте „AI Automation Builder“, който позволява на потребителите да създават автоматизации, използвайки естествен език, което опростява целия процес на настройка.
✅ Извод: Започнете с идентифициране на задачите, които са повтарящи се и отнемат много време. Въведете автоматизацията постепенно, за да осигурите плавен преход за вашия екип.
Съвет 2: Стандартизирайте политиките и процедурите в областта на човешките ресурси
Добрите HR политики са като пътна карта за служителите. Те трябва да са лесни за разбиране, справедливи към всички и да се прилагат последователно. Но какво често се наблюдава в различните индустрии? Зле формулирани наръчници за служители, текстове, препълнени с жаргон, и объркващи формулировки.
Непоследователните политики на компанията могат да създадат объркване сред служителите и, което е по-лошо, да изложат организациите на правни рискове. Най-добре е да стандартизирате HR процесите, за да гарантирате, че служителите във всички отдели и локации работят по едни и същи насоки, правила и регламенти.
📌 Какво означава стандартизация?
Създаване на изчерпателна и унифицирана документация за ключови дейности в областта на човешките ресурси, като наемане на персонал, въвеждане в работата и оценка на представянето.
Инструменти като ClickUp Employee Handbook and Policies Template могат да опростят създаването и управлението на тези документи, като гарантират яснота и достъпност.
Шаблонът обхваща основни раздели като „Как работим“, „Стандартен кодекс за поведение“, „Политики и процедури“, като гарантира, че вашата организация остава организирана и спазва правилата. Той елиминира необходимостта от отделни документи или търсене на насоки на други места, като предоставя централизирана, лесна за използване платформа, независимо дали сте новопостъпил или вече сте свързан с организацията.
✅ Извод: Редовно преглеждайте съществуващите политики, за да се уверите, че те остават актуални и отговарят на законовите изисквания. Комуникирайте тези политики ефективно чрез достъпни платформи.
Съвет 3: Въведете опции за самообслужване на служителите за изплащане на заплати и назначаване на нови служители
Съвременните служители искат повече право на глас и власт над своя професионален живот. Самообслужващите платформи позволяват това, като дават на персонала контрол над своите данни и процеси. Това показва на служителите, че компанията им има доверие и цени тяхното време.
А най-хубавото е, че служителите сами управляват рутинните административни задачи, което намалява натоварването на HR екипите. Две птици с един камък!
📌 Какво означава самообслужване?
Самообслужващите платформи позволяват на служителите да актуализират личната си информация, да проверяват подробностите за заплатата си, да подават заявки за отпуск и да проследяват дейностите по назначаването.
Служителите ценят автономността да се справят с рутинни въпроси, без да се налага намесата на HR. Междувременно HR персоналът може да пренасочи фокуса си към стратегически дейности като управление на представянето и изграждане на култура на непрекъснато усъвършенстване.
✅ Извод: Започнете с прости функции като достъп до ведомости за заплати и постепенно разширявайте обхвата, като включвате модули за обучение или регистрация за социални придобивки, за да постигнете максимална ефективност.
📖 Прочетете още: 8 шаблона за подобряване на процесите в ClickUp и Word за оптимизиране на ефективността
Съвет 4: Използвайте анализа на данни за по-добро вземане на решения
Цифрите разказват история, особено в областта на човешките ресурси. Чрез събиране и анализ на данни за служителите, екипите по човешки ресурси могат да вземат по-добри решения относно наемането, обучението и задържането на талантливи служители. Но не забравяйте – анализът на данни за подобряване на човешките ресурси не се състои в проследяване на хората като машини, а в разбиране на човешките модели и нужди.
📌 Защо анализирането на HR данни е важно?
Подходите, основани на данни, елиминират предположенията и позволяват на HR екипите да вземат решения въз основа на факти. Например, разбирането защо служителите напускат може да помогне на HR да разработи по-добри стратегии за задържане, което в крайна сметка спестява време и пари на компанията.
Инструменти като ClickUp Dashboards могат да помогнат на HR екипите да наблюдават ключови показатели като време за наемане, отсъствия и оценки за ангажираност. Тези данни позволяват на HR специалистите да идентифицират модели, да предсказват резултати и да прилагат целенасочени интервенции.
И още нещо! С помощта на персонализирани джаджи можете да следите крайните срокове, да наблюдавате статуса на задачите и да визуализирате ключови показатели – всичко на едно място!
✅ Извод: Редовно преглеждайте HR анализите, за да идентифицирате областите, които се нуждаят от подобрение. Използвайте получената информация, за да се справите с предизвикателствата и да възпроизведете успешните инициативи.
Съвет 5: Осигурете непрекъснато повишаване на квалификацията на HR персонала
Днес не би било погрешно да се заключи, че специалистът по човешки ресурси е отчасти треньор, отчасти анализатор на данни и отчасти експерт по технологии!
Защо казваме това? Ами, HR специалистите работят в динамична среда, в която законите, технологиите и нормите на работното място постоянно се променят. Повишаването на квалификацията гарантира, че HR екипите са в крак с новите технологии, разбират променящите се тенденции на пазара на труда и развиват умения, които надхвърлят традиционните HR функции.
📌 Какво включва повишаването на квалификацията?
Повишаването на квалификацията може да включва обучение в HR технологии, семинари по разнообразие и включване или сертифициране в нововъзникващи области като анализи на персонала. Това гарантира, че HR екипите остават компетентни и могат да се справят ефективно с HR предизвикателствата.
Можете да използвате ClickUp Goals, за да зададете цели и да следите напредъка. То ви помага да зададете конкретни, измерими и обвързани с времето бизнес цели в областта на човешките ресурси, да ги разделите на управляеми задачи и лесно да визуализирате напредъка.
✅ Извод: Включете повишаването на квалификацията като основен компонент от стратегията за управление на човешките ресурси. Отделете ресурси за професионално развитие и проследявайте напредъка, за да измерите неговото влияние върху общата производителност.
Съвет 6: Поддържайте ефективни канали за комуникация в екипите
Комуникацията е сърцето на всяка успешна организация. С дистанционните и хибридни модели, които се налагат във всички основни индустрии, HR екипите трябва да създадат различни начини, по които служителите да споделят обратна връзка, задават въпроси и се чувстват чути.
Без ясна и последователна комуникация дори и най-добрите политики могат да не постигнат желаните резултати.
📌 Как да се осигури ефективна комуникация със служителите?
- Определете комуникационни платформи (имейл, чат, срещи) за различни цели.
- Провеждайте анонимни месечни проучвания, за да съберете информация за удовлетвореността на служителите и ефективността на комуникацията.
- Предлагайте семинари за ефективна комуникация, разрешаване на конфликти и активно слушане.
- Внедрете платформи като ClickUp Chat, за да централизирате комуникацията и задачите.
ClickUp Chat улеснява комуникацията в реално време, като гарантира, че всички заинтересовани страни са информирани и съгласувани. Това е особено полезно за управлението на междуфункционални проекти или отдалечени екипи.
С ClickUp Chat екипите могат да обсъждат проекти, да споделят актуализации и да превръщат съобщенията в задачи с едно кликване, като по този начин гарантират, че всички разговори са свързани с съответните задачи, документи и чатове.
✅ Извод: Разработете ясни протоколи за комуникация и използвайте инструменти, които поддържат както синхронни, така и асинхронни взаимодействия. Използвайте редовни проверки, за да гарантирате съгласуваност на целите и очакванията. Можете също да провеждате анонимни проучвания и редовни проверки, както и да използвате съвременни технологии и цифрови платформи, за да направите комуникацията лесна и удобна.
Съвет 7: Провеждайте редовни одити и проверки на процесите
По същия начин, по който лекарят проверява здравето на пациента, екипите по човешки ресурси трябва редовно да проверяват своите процеси. Това означава да се проучи колко добре функционират настоящите системи, да се идентифицират пречките и да се проявява готовност за промени. Защото процес, който е функционирал миналата година, може да не е най-добрият подход днес.
📌 Защо трябва да провеждате одити?
Редовните одити помагат да се открият неефективности и потенциални рискове, преди те да ескалират в по-големи проблеми. Те също така предоставят еталон за непрекъснато усъвършенстване, което позволява на HR екипите да усъвършенстват своите практики с течение на времето.
Инструменти като „Повтарящи се задачи“ на ClickUp могат да ви помогнат да създадете повтарящи се задачи и списъци за проверка, за да преглеждате систематично ключови процеси като точността на изплащането на заплатите, документацията на служителите и спазването на трудовото законодателство.
Можете например да зададете задача да се повтаря ежедневно, ежеседмично или ежемесечно и да включите списък за проверка във всяка задача, за да очертаете конкретни стъпки или подзадачи. Бързо и ефективно, нали?
✅ Извод: Планирайте редовни одити и се фокусирайте както върху оперативната ефективност, така и върху спазването на нормативните изисквания. Използвайте резултатите от одитите, за да оформите бъдещите HR стратегии и подобрения.
Съвет 8: Осигурете обратна връзка и удовлетвореност от страна на мениджърите
Ръководителите на екипи са жизненоважни връзки между служителите и организацията, както пряко, така и косвено. Благодарение на непосредствените си взаимодействия със служителите, тяхната обратна връзка е безценна при проектирането и усъвършенстването на HR процесите.
📌 Как да събирате обратна връзка?
Мениджърите често са първите, които се сблъскват с неефективността в HR процесите. Отчитането на тяхното мнение гарантира, че HR политиките са практични и ефективни, което в крайна сметка е от полза за цялата организация.
Шаблонът за обратна връзка на ClickUp може да помогне на организациите да създадат персонализирани анкети, за да съберат ценна информация от клиенти, потребители и партньори.
Този централизиран подход рационализира процеса на обратна връзка, като гарантира, че всички отговори са организирани и лесно достъпни.
Освен това, ClickUp Brain, инструментът на ClickUp, базиран на изкуствен интелект, помага за обобщаване и анализиране на обратната връзка, което позволява на екипите да идентифицират тенденции и да вземат информирани решения.
✅ Извод: Превърнете обратната връзка от мениджърите в редовна практика, като я включите в тримесечните прегледи или стратегическите срещи. Действайте въз основа на техните предложения, за да покажете, че тяхното мнение се цени и има значение.
Съвет 9: Насърчавайте обратната връзка от служителите и участието им в картографирането на процесите
Ангажирането на служителите в подобряването на HR процесите гарантира, че тези системи са лесни за използване и отговарят на реалните нужди. В крайна сметка, служителите са основните потребители на повечето HR функции, нали?
📌 Как да получите обратна връзка от служителите?
Създавайте анонимни анкети, за да събирате подробна обратна връзка от служителите по различни аспекти, свързани с тяхната работа. Инструменти за сътрудничество като ClickUp HR Teams могат да ви помогнат в това, тъй като предлагат на HR екипите цялостен набор от инструменти за оптимизиране на управлението на HR проекти и повишаване на ефективността.
С функции като персонализирани табла, проследяване на времето и канали за съвместна комуникация, специалистите по човешки ресурси могат да управляват задачи, да наблюдават производителността и да създават сплотена работна среда.
✅ Извод: Създайте канали за обратна връзка от служителите, като фокус групи или анонимни анкети. Използвайте техните мнения, за да усъвършенствате HR процесите и да ги направите по-ефективни и съгласувани.
😁Бонус: Допълнителни съвети за усъвършенстване на вашите HR процеси
Съвет 11: Инвестирайте в програми за психично здраве и благополучие
Съгласни сте, че благосъстоянието на служителите е ключът към производителността и успеха. Пренебрегването на психичното здраве може да повлияе на динамиката в екипа и на цялостното представяне.
🛠️ Решение: Започнете с малки стъпки, като ресурси за благосъстояние или сесии за осведомяване, и постепенно разширявайте инициативи като програми за управление на стреса и подкрепа за баланс между работата и личния живот въз основа на обратна връзка.
🙁 Факт: Почти 3 от всеки 4 служители съобщават за влошено психично здраве на работното място.
Съвет 12: Определете ясни пътища за кариерно развитие
Служителите са по-ангажирани, когато виждат бъдеще в организацията. Предлагането на ясни пътища за развитие може да направи значителна разлика в задържането на таланти и намаляването на текучеството.
🛠️ Решение: Обсъждайте кариерните цели по време на прегледите, поставяйте постижими цели и предлагайте обучение, наставничество и измерими планове за растеж.
Съвет 13: Укрепете инициативите за разнообразие, равнопоставеност и приобщаване (DEI)
Разнообразните екипи носят уникални перспективи, което води до по-добро решаване на проблеми и вземане на решения.
🛠️ Решение: Създайте инклюзивни политики за наемане на персонал и равни възможности. Например, Microsoft промени процеса си на наемане на персонал, за да се съобрази по-добре с кандидатите с увреждания, като намали продължителността на сесиите и предложи по-дълги почивки.
Примери за подобряване на HR процесите от реалния живот
1. Как Unilever революционизира набирането на персонал с помощта на изкуствен интелект
Unilever, с глобален персонал от 155 000 души, се сблъска с неефективност в традиционния си процес на набиране на персонал. Компанията отделяше прекалено много време за ръчно преглеждане на автобиографии и провеждане на дълги интервюта, което забавяше процеса на наемане.
За да се справи с този проблем, Unilever се обърна към HireVue, платформа, базирана на изкуствен интелект, която комбинира видео интервюта и интелигентни алгоритми. Кандидатите бяха интервюирани чрез видео, а изкуственият интелект оценяваше не само отговорите им, но и невербалните сигнали като изражения на лицето и език на тялото. Този подход, базиран на данни, помогна за намаляване на пристрастията при наемането, по-бързото идентифициране на най-подходящите кандидати и намаляване на времето за набиране на персонал с 75%.
2. Как Experian използва анализа на данни в своя полза
Experian се сблъска с висока степен на текучество, което доведе до загуба на ключови таланти и скъпи усилия за набиране на персонал. За да се справят с този проблем, те използваха своя опит в анализа на данни, за да трансформират своята HR стратегия. Използвайки предсказуеми анализи и данни за служителите, те създадоха модел, който идентифицира рисковете от текучество и посочи фактори като демографски характеристики, динамика на екипа и индивидуални резултати.
Моделът намали текучеството с 4%. Това решение спести на компанията милиони и се превърна в неразделна част от решенията на Experian в областта на човешките ресурси. След това компанията пусна решението на пазара, помагайки на други организации да се справят с подобни предизвикателства с помощта на данни.
Създайте по-добри HR процеси с ClickUp
Подобряването на съвременните HR процеси означава да се възприемат нови подходи и да се запази гъвкавостта. Като винаги поставят хората на първо място, HR специалистите могат да помогнат на компаниите да изградят по-силни, по-иновативни и по-човекоценни работни места.
Вече е ясно: компаниите, които инвестират в интелигентни, ориентирани към служителите HR процеси, ще бъдат тези, които привличат и задържат най-добрите таланти. ClickUp ви позволява да направите това, като обединява всичко – от управление на персонала до управление на проекти и проследяване на резултатите – в една платформа.
Регистрирайте се в ClickUp още днес, за да създадете среда, в която хората не просто работят, а наистина процъфтяват!