Лиза, маркетинг директор в средно голяма агенция, разчиташе на комбинация от електронни таблици, имейли и чат приложения за управление на кампании. Резултатът?
Пропуснати срокове, дублиране на работа и безкрайни въпроси от типа „Какъв е статуса на проекта?“. След преминаването към Smartsheet, екипът й намали срещите за обсъждане на статуса с 60% и изпълни проектите с 40% по-бързо.
Ето как стоят нещата: използването на Smartsheet за управление на проекти не е ракетостроенето. В това ръководство ще ви запознаем с практични начини за използване на Smartsheet.
⏰ 60-секундно резюме
Оптимизирайте проектите си с Smartsheet
- Използвайте готови шаблони за бързо създаване на проекти.
- Получете достъп до гъвкаво планиране на проекти с различни изгледи (Gantt, Board и др.).
- Автоматизирайте повтарящи се задачи и работни процеси
- Сътрудничество в реално време с коментари, етикети и дискусии в екипа
- Проследявайте времето и управлявайте ресурсите ефективно
- Използвайте аналитични функции, за да вземате решения, основани на данни.
- Проследявайте задачите и взаимоотношенията между тях
- Интегрирайте с инструменти като Zapier, Slack и други.
Използване на Smartsheet за управление на проекти
Най-добрите инструменти за управление на проекти правят много повече от просто проследяване на задачите. Те се адаптират към уникалните нужди на вашия проект, автоматизират задачите, поддържат проследяване на времето, улесняват комуникацията в екипа и предоставят отлични отчети и анализи.
👀 Знаете ли, че... Smartsheet първоначално е бил проектиран да имитира електронна таблица, но с времето се е превърнал в мощен инструмент за управление на проекти с възможности за автоматизация.
Ето как можете да накарате Smartsheet да работи за вас.
Предоставя предварително създадени шаблони за настройка на проекти.
За тези, които искат да пропуснат фазата на настройка, използвайте предварително създадените шаблони на Smartsheet, предназначени за различни проекти, включително маркетингови кампании, строителни проекти, пускане на продукти на пазара и др.
Шаблоните предоставят отправна точка за управление на проекти, като всички основни елементи на проекта вече са подредени, което ви позволява да настройвате полетата според нуждите си.
Освен това можете да ги използвате за автоматизиране на работните си процеси. Тези функции ви помагат да спестите време и да започнете работа по задачите, без да губите часове в изготвяне на проектен план от нулата.
Позволява гъвкаво планиране на проекти
Smartsheet предоставя гъвкаво работно пространство, което проектният мениджър може да адаптира към всеки проект.
С Grid View, Gantt View, Card View, подобен на Kanban табло, и Calendar View, Smartsheet ви позволява да разглеждате проекта си от различни гледни точки, което улеснява адаптирането на работния процес в зависимост от развитието на проекта.
Като собственик или администратор на таблицата, можете да създадете диаграма на Гант в Smartsheet, за да управлявате зависимостите между задачите и графиците. Можете също да настроите изгледа на графика, за да съответства на вашите планове за проекта – независимо дали са тримесечни, месечни, седмични или дневни.
🧠 Интересен факт: Диаграмата на Гант, популярна инструмент за управление на проекти, е изобретена преди над 100 години и остава един от най-ефективните начини за проследяване на графици.
Автоматизира повтарящи се задачи и работни процеси
Докато управлявате множество динамични части на един проект, се нуждаете от всякаква помощ, за да се справяте със задачите, да изпращате напомняния и да актуализирате статуса автоматично.
Smartsheet ви помага да създавате персонализирани работни процеси, които се задействат въз основа на конкретни действия. Например, изпращане на известия при завършване на задачи или актуализиране на проектния лист при наближаване на крайните срокове.
Тези автоматизирани процеси улесняват управлението на проекти с минимална ръчна намеса, което ви позволява да се съсредоточите върху задачи от по-високо ниво.
Осигурява сътрудничество и комуникация в реално време
Smartsheet елиминира необходимостта от отделни канали за комуникация, като позволява на няколко членове на екипа да коментират задачите, да добавят бележки и да маркират другите директно в рамките на проектите.
Колоната с контакти в Smartsheet улеснява възлагането и уведомяването на конкретни членове на екипа за индивидуални задачи, като съхранява всички relevante дискусии и решения на едно място.
Интеграцията на Smartsheet с инструменти като Slack гарантира, че актуализациите на екипа и комуникацията по проекта остават на едно и също място.
Позволява проследяване на времето и управление на ресурсите
Помните ли Сара от маркетинга? Можете да избегнете подобни недоразумения и да подобрите ефективността чрез проследяване на времето, така че проектите да се изпълняват по график. Smartsheet предлага вградена секция за управление на ресурсите , която ви помага да проследявате наличността на екипа и да предотвратявате преумората.
Дневникът на дейностите записва приноса на всеки член на екипа, което улеснява наблюдението на натоварването и гарантира равномерното разпределение на задачите.
Разделът „Управление на ресурсите“ също помага при разпределянето на задачите и балансирането на натоварването, като гарантира, че потенциалът на екипа не се използва нито прекалено, нито недостатъчно.
Осигурява изчерпателни отчети и решения, основани на данни
Функциите за отчитане и анализ на Smartsheet помагат на проектните мениджъри да получат информация за проектите и ефективно да проследяват напредъка им, за да вземат информирани решения, основани на данни.
Инструментите за отчитане на платформата ви позволяват да извличате данни от няколко листа, за да проследявате ключови показатели като начални и крайни дати, степен на изпълнение на задачите, използване на ресурсите и разходи по проекта, за да създадете изчерпателен отчет за проекта.
Таблото за управление на проекти предлага обща картина, а подробните отчети ви позволяват да се впуснете в детайлите, което ви помага да имате предвид както цялостната картина, така и всички подробности.
Позволява възлагане на задачи и проследяване на взаимоотношенията
Един от ключовите елементи на Smartsheet е неговата йерархична структура. Можете да създавате родителски и дъщерни редове, за да организирате индивидуални задачи в рамките на по-голям проект.
Функцията за взаимоотношения между задачите помага да се определят зависимостите, така че ако една задача се забави, свързаните с нея задачи се актуализират автоматично, за да отразят новия график.
Тази структура помага за разбиването на сложни проекти на управляеми компоненти, което улеснява проектните мениджъри да наблюдават различни задачи едновременно.
Позволява интеграция с други инструменти
Можете да използвате Smartsheet, за да интегрирате съществуващите си инструменти. Имате нужда да работите с Microsoft Excel? Можете лесно да синхронизирате данните, като използвате CData Connect Cloud или Zapier. Въпреки че няма директна интеграция с Google Sheets, Zapier ефективно запълва тази празнина.
Ако използвате Microsoft Teams, интеграцията ви позволява да свържете вашите проектни листове с каналите на Teams, като по този начин всички остават на една и съща страница, без да се налага да сменят инструментите. Връзки като DocuSign, Jira, Slack, Tableau и други правят Smartsheet централен команден център за всички ваши проектни данни.
Тези интеграции елиминират информационните силози, помагайки на екипите да вземат по-добри решения, основани на данни.
Предизвикателства и ограничения на Smartsheet за управление на проекти
Макар Smartsheet да е мощен инструмент и да е идеален за много хора, той има и някои предизвикателства, за които трябва да знаете.
Липса на основни функции за сътрудничество и отчитане
Въпреки че Smartsheet позволява на екипа ви да работи заедно, той не разполага с някои важни функции за сътрудничество. Диаграмите на Гант помагат за проследяване на напредъка на проекта, но изискват значително ръчно въвеждане на данни.
Макар че можете да създавате стандартни отчети за напредъка, проектните мениджъри и екипите, които търсят специализирани анализи като диаграми Velocity или Burndown, може да искат да проучат допълнителни инструменти.
Ограничени функции за проследяване на времето
Smartsheet е отличен инструмент за показване на началната и крайната дата на проекта, но когато става въпрос за проследяване на действителните часове, прекарани за всяка задача? Тук нещата стават по-сложни. Проектните мениджъри може да се наложи да разчитат на външни инструменти или ръчни методи, за да следят точно времето, прекарано за задачите.
Тази зависимост от приложения на трети страни добавя сложност към работния процес и може да доведе до несъответствия в отчитането на времето. Това не е точно идеалното решение, когато се опитвате да разберете дали използвате ресурсите и времето си ефективно.
Високи цени
Ето как стои въпросът с влиянието на Smartsheet върху бюджета. Това не е безплатен инструмент за управление на проекти.
Плановете започват от 9 долара на месец на потребител за Pro Plan за екип с максимален брой от 10 души. Business Plan, от друга страна, достига до 32 долара на месец на потребител. Бързо сравнение: дори и най-основната бизнес конфигурация ви струва 96 долара на месец, тъй като се нуждаете от поне трима потребители.
Има и план за предприятия за персонализирани оферти. С нарастването на броя на членовете на екипа ви или ако се нуждаете от тези допълнителни функции за управление на множество проекти, може да се наложи да направите някои интересни бюджетни изчисления.
Този ценови модел може да бъде предизвикателство за по-малки екипи или организации с ограничен бюджет.
Ограничена автоматизация на задачите
Въпреки че Smartsheet ви помага да автоматизирате управлението на проекти за повтарящи се задачи, опциите за автоматизиран работен поток може да ви оставят с желание за нещо повече.
Разбира се, можете да настроите основни персонализирани работни процеси с предварително създадени шаблони, но ако управлявате проекти и се нуждаете от усъвършенствани последователности за автоматизация, ще трябва да извършите повече ръчна работа, отколкото бихте искали.
За екипи, които искат да спестят време при работните процеси, това ограничение може да означава пропускане на някои сериозни подобрения в ефективността.
Минимална персонализация на шаблоните
Готовите шаблони за управление на проекти в Smartsheet са удобни за различни нужди на проектите, но възможностите за персонализиране са ограничени в сравнение с други инструменти за управление на проекти.
Екипите с уникални работни процеси трябва да адаптират своите процеси, за да се впишат в рамката на Smartsheet, а не обратното. Въпреки че е ефективна за обичайни проектни сценарии, тази стандартизация може да представлява предизвикателство за екипи, които се нуждаят от високоспециализирани проектни структури.
Предизвикателства при интеграцията
Интеграцията на Smartsheet с Microsoft Teams и подобни платформи е обещаваща, но има и някои ограничения.
Въпреки че той ефективно борави с обичайните бизнес инструменти, екипите, които използват специализиран софтуер, често разчитат на конектори на трети страни като Zapier. Това създава допълнителна сложност при опитите да се централизират данни от различни източници за вземане на решения, основани на данни.
Предвид тези ограничения, естествено е да се запитаме: „Има ли алтернатива на Smartsheet, която предлага цялостно решение?“ Нека разгледаме какво предлага ClickUp – платформа „всичко в едно“ за управление на проекти, управление на знания, чат и функции, базирани на изкуствен интелект.
Как да използвате ClickUp за управление на проекти
ClickUp за управление на проекти е проектиран да сближава екипите чрез свързани работни потоци, табла в реално време и изчерпателна документация.
С ClickUp проектните мениджъри имат достъп до подобрени функции за управление на задачите, инструменти за сътрудничество и функции, базирани на изкуствен интелект, които ви помагат да опростите процесите.
Бърза настройка на проекта
Ако сравним Smartsheet и ClickUp, ClickUp обръща сценария по отношение на ограниченията за персонализиране.
От момента, в който започнете проект, получавате безкрайни възможности. Създавайте персонализирани пространства, настройвайте йерархии на проекти и избирайте от готови шаблони, за да започнете веднага.
Това, което прави тези шаблони уникални, е, че те са напълно персонализирани, за да отговарят на вашите нужди, а не обратното.
Една от отличителните характеристики на ClickUp е неговата възможност за персонализиране на изгледа на проектите. Можете да избирате между повече от 15 изгледа, включително изглед на Гант, изглед на списък, изглед на таблица, изглед на Канбан и други, за да визуализирате работата си по най-подходящия за вашия екип начин.
Например, изгледът „Диаграма на Гант“ ви позволява да визуализирате графици и зависимости, докато изгледът „Списък“ предоставя лесен начин да видите задачите и техния статус с един поглед.
Освен това, ClickUp Dashboard View интегрира всички ваши ключови елементи, показатели и KPI на едно място, като ви предоставя обща представа за състоянието на вашия проект.
Вградените функции за водене на бележки и ClickUp Docs ви позволяват да съхранявате цялата документация по проекта на едно място, а ClickUp Goals ви помага да проследявате напредъка по отношение на по-значимите цели. Това е като да имате пътна карта за проекта, която действително показва накъде отивате.
Прочетете също: Как да напишете документация за проект: примери и шаблони
Безпроблемно управление на задачите
За разлика от основните инструменти за управление на задачи, ClickUp ви позволява да създавате богати среди за задачи с персонализирани статуси, приоритети и зависимости.
Искате подзадачи? Няколко изпълнители? Проследяване на времето точно там, където се извършва работата? Готово, готово и готово! Освен това, създаването на задачи с помощта на изкуствен интелект ви помага да разделите сложните проекти автоматично, спестявайки ви моментите, в които се чудите „откъде да започна?“.
💡Съвет от професионалист: Разделете проекта си на по-малки, управляеми задачи, за да улесните проследяването на напредъка и да намалите стреса.
По-умно сътрудничество
Комуникацията по вашите проекти ще се подобри значително, когато използвате ClickUp. Вместо да прекарвате времето си в пощенската си кутия, инструментите за сътрудничество на ClickUp пренасят разговорите точно там, където се извършва работата.
Имате нужда от мозъчна атака? Използвайте ClickUp Whiteboards, вашата виртуална платформа в реално време. Искате да документирате вашите изисквания? Създавайте и споделяйте документи с Click Up Docs, без да напускате платформата.
Можете също да използвате функцията Proofing на ClickUp, за да маркирате бележки, да добавяте коментари към PDF файлове и др.
С ClickUp Brain можете дори да съхранявате и извличате важна информация незабавно. Това е като да имате виртуален офис на екипа си, оборудван с всички инструменти, необходими за ефективна работа.
А най-хубавото е, че той адаптира своите анализи, като се учи от вашите задачи, документи и специфични за екипа работни процеси. Това означава, че вашият екип получава персонализирани препоръки, базирани на изкуствен интелект, които са свързани с вашите цели. Всичко, което трябва да направите, е да попитате за това, от което се нуждаете!
💡Съвет от професионалист: Проверявайте напредъка в работата, като редовно оценявате сътрудничеството в екипа си. Насърчавайте отворената комуникация, за да идентифицирате и разрешите потенциалните предизвикателства на ранен етап.
Ефективно проследяване на проекти
Що се отнася до проследяването на напредъка, ClickUp не ви показва само основните неща. Той ви предоставя изчерпателни инструменти за проследяване на проекти и отчитане.
Подобреният работен процес с автоматизация, задвижвана от изкуствен интелект, поддържа нещата в движение, като автоматично се справя с рутинните задачи, а отчетите в реално време ви позволяват да откривате пречките, преди да се превърнат в проблеми.
За разлика от Smartsheets, ClickUp Dashboards събират всички ваши проекти, техния статус и всичко, което трябва да знаете за текущ проект, на едно място. С над 50 джаджи, с които можете да създадете своя табло, проследяването на напредъка на проекта става много по-лесно.
Ето какво казва един потребител на ClickUp:
С ClickUp ние направихме още една крачка напред и създадохме табла, където нашите клиенти могат да имат достъп и да наблюдават производителността, заетостта и проектите в реално време. Това позволява на клиентите да се чувстват свързани с екипите си, особено като се има предвид, че те се намират в различни страни, а понякога дори и на различни континенти.
С ClickUp ние направихме още една крачка напред и създадохме табла, където нашите клиенти могат да имат достъп и да наблюдават производителността, заетостта и проектите в реално време. Това позволява на клиентите да се чувстват свързани с екипите си, особено като се има предвид, че те се намират в различни страни, а понякога дори и на различни континенти.
Вие сте постоянно информирани с отчети в реално време за задачите, които вашият екип е изпълнил през деня, а ClickUp Milestones прави още една крачка напред, като ви позволява да добавяте важни етапи към вашето пътуване.
💡Съвет от професионалист: Празнувайте малките победи по пътя – признаването на постигнатите резултати може да мотивира екипите и да поддържа висок морал.
Мощни интеграции
Докато Smartsheet може да ви накара да преминавате между различни инструменти, интеграционната екосистема на ClickUp ви предлага над 1000 интеграции с инструменти като Google Drive, Microsoft Outlook и Slack.
Освен това, ръчният труд се намалява значително с CRM интеграции, инструменти за управление на проекти и други бизнес приложения, което елиминира грешките и ви дава кристално ясна представа за бизнес резултатите ви.
ClickUp е безспорно най-добрата алтернатива на Smartsheets!
Не искате да се ангажирате с инструмент все още?
Опитайте безплатния шаблон за управление на проекти ClickUp.
Основни характеристики на този шаблон:
- Създавайте проекти за минути с напълно персонализирани предварително създадени работни процеси и изгледи.
- Проследявайте напредъка с актуализации на състоянието с едно кликване и табла в реално време.
- Вградените документи и коментари гарантират, че целият ви екип е на една и съща страница с комуникация в реално време.
- Таблото за управление и инструментите за проследяване предоставят незабавни актуализации на напредъка за по-добро вземане на решения.
- Лесно се адаптира с разрастването на екипа ви и увеличаването на сложността на проектите.
Готови ли сте да постигнете успех в проектите си с ClickUp?
И така, кое да изберете – Smartsheet или ClickUp? Изборът зависи от изискванията на вашия екип.
Ако цените познатата ви структура на Smartsheet, подобна на електронна таблица, и ясната му структура, Smartsheet може да е идеалният избор за вас. Ако обаче гъвкавостта, сътрудничеството и ефективността, основана на изкуствен интелект, са за вас неприемливи, всестранната гъвкавост на ClickUp е трудно да бъде надмината. За малки екипи или сложни проекти адаптивната платформа на ClickUp расте заедно с вас.
Не забравяйте, че подходящият инструмент позволява на екипа ви да работи най-добре. Затова проучете, експериментирайте и дайте възможност на екипа си да работи ефективно още днес. Искате ли да започнете своето пътуване с ClickUp?
Регистрирайте се за безплатен акаунт в ClickUp сега!