Бързо търсене в който и да е портал за работа показва хиляди обяви за свободни работни места за специалисти по въвеждане на данни. Квалифицираните кадри са много търсени, но често възприемаме въвеждането на данни като една от най-неприятните части от работната рутина.
Ще се съгласите с това, ако някога сте прехвърляли безмислено числа от едно място на друго в продължение на часове! Няма място за творчество, няма решаване на проблеми – само безкрайно, монотонно писане.
Благодарение на съвременните технологични постижения обаче, вече можете да се възползвате от автоматизацията на въвеждането на данни, за да спестите време на вашите служители и да намалите грешките, свързани с ръчното въвеждане. Нека видим как.
⏰ 60-секундно резюме
Как да автоматизирате въвеждането на данни в пет лесни стъпки:
- Обучете служителите за по-плавен преход към внедряване на автоматизацията в цялата организация.
- Идентифицирайте повтарящи се, отнемащи време и податливи на грешки задачи. Те трябва да бъдат автоматизирани първи, преди да преминете към по-сложни задачи.
- Изберете подходящия инструмент за автоматизация. Препоръчително е да проучите популярните опции, да прочетете отзиви и казуси от реални потребители и да опитате най-добрите варианти, преди да се ангажирате.
- Настройте последователностите за автоматизация. Повечето инструменти ви позволяват да направите това без кодиране, като използвате условни тригери (и дори инструменти за автоматизация на естествен език!).
- Тествайте и наблюдавайте автоматизираните си работни процеси, за да видите дали постигате целите си.
Какво е автоматизация на въвеждането на данни?
Автоматизацията на въвеждането на данни използва софтуерни програми за въвеждане на данни в системи и бази данни, като намалява или елиминира ръчната работа. Тя ускорява прехвърлянето на данни, подобрява точността и минимизира често срещани грешки като премествания, дублирания, неправилни класификации и пропуски.
🔎 Знаете ли, че?
80% от глобалните данни са неструктурирани. Това подчертава необходимостта от еднократно автоматизирано решение за прехвърляне на структурирани данни от източник към местоназначение.
Предимства на автоматизацията на въвеждането на данни
Автоматизацията на въвеждането на данни ви предоставя супер ефективен асистент, който никога не се уморява, прави по-малко грешки и без усилие се справя с безкрайни повтарящи се задачи по въвеждане на данни.
Ето защо автоматизирането на този досаден процес променя изцяло играта.
Спестява време
Може да имате множество формуляри, таблици с данни и други документи, от които да извличате данни – ръчното извличане на данни ще ви се стори като изкачване на Еверест. Автоматизацията на въвеждането на данни може да се справи бързо с тези повтарящи се и трудоемки задачи и в някои случаи значително да автоматизира процесите по управление на проектите ви.
Намалява грешките
„Джон Доу“ вече ще може да си възвърне името „Джон Доу“. Автоматизацията няма да остави място за грешки, които неволно тормозят процесите на ръчно въвеждане на данни.
Увеличава мащабируемостта
Независимо дали привличате нови клиенти или обработвате увеличен обем поръчки, автоматизираните системи могат да се адаптират по-бързо към променящите се изисквания, без да се налага пълна промяна на вашите бизнес процеси.
Предоставя по-значими анализи
Чрез премахването на повтарящите се задачи по въвеждане на данни, екипите могат да се съсредоточат върху интерпретирането на данните, идентифицирането на модели и вземането на информирани решения, вместо да се затрупват с административна работа.
Например, ако управлявате търговски бизнес, автоматизирана система може да анализира данните за продажбите на всеки продукт. Това ще ви предостави необходимата информация, за да вземете информирани решения относно запасите.
След като разгледахме предимствата, нека да разгледаме различните видове автоматизация на въвеждането на данни и как всеки от тях може да подпомогне вашите цели.
Прочетете също: Най-добрите софтуерни програми за въвеждане на данни
Видове автоматизация на въвеждането на данни
Автоматизацията на въвеждането на данни се предлага в различни форми, всяка от които е предназначена да ускори и опрости рутинните задачи, често с помощта на автоматизирани работни процеси с изкуствен интелект.
Нека разгледаме основните видове автоматизация.
Оптично разпознаване на символи (OCR)
Ако получите фактура в PDF формат, OCR може да извлече съответните данни, като суми и описания на артикули, така че да не се налага да ги въвеждате ръчно. Това спестява време и намалява грешките, които възникват при ръчното въвеждане.
👀 Интересен факт
Parseur е инструмент, който автоматизира извличането на данни от документи като фактури и имейли.
Роботизирана автоматизация на процесите (RPA)
Ако вашият екип прекарва часове в копиране на данни за клиенти от имейли в електронни таблици, RPA може да се справи с това, като прехвърля информацията автоматично, точно и бързо.
📌 Пример
Deutsche Bank също внедри RPA за автоматизиране на процесите по въвеждане, валидиране и съгласуване на данни във финансовия си отдел. Това спомогна за подобряване на точността на данните, осигуряване на съответствие и управление на рисковете. Те също така постигнаха 24/7 обработка за обработка на големи обеми данни, демонстрирайки реалното въздействие на RPA.
Автоматизация на формуляри
Формулярите са навсякъде – от анкети до запитвания за обратна връзка – но ръчното въвеждане на тези данни в инструменти за по-добра организация и анализ може да бъде досадно. Инструментите за автоматизация на формуляри улесняват процеса на събиране, като автоматично записват и организират отговорите.
Софтуер за интегриране на приложения
Знаете ли, че можете да използвате инструменти за автоматизация дори за прехвърляне на данни между приложения?
Инструменти като Zapier свързват над 5000 приложения, позволявайки на потребителите да автоматизират работните процеси между приложенията без кодиране.
Например, когато нов потенциален клиент попълни формуляр на вашия уебсайт, Zapier може автоматично да изпрати тази информация до вашата CRM система. Инструментът за автоматизация на продажбите може да открие новия запис, да поддържа интереса на потенциалния клиент и да проследява неговия напредък.
Софтуер за разширяване на текст
Тези инструменти ви позволяват да създавате преки пътища за често използвани текстови фрагменти, така че да не се налага да въвеждате ръчно целия фрагмент многократно. Например, простото въвеждане на „addr“ може автоматично да се разшири до пълния ви адрес.
TextExpander е пример за такъв инструмент; той ви позволява да съхранявате текстови фрагменти и да им присвоявате съкращения. Така, вместо да въвеждате името си, длъжността си и организацията, към която принадлежите, всеки път в уводното имейл, можете да въведете кратък код като „;intro“, за да го вмъкнете незабавно.
Стъпки за автоматизиране на въвеждането на данни
Искате ли да опитате автоматизацията, след като прочетете тези примери? Автоматизирайте ръчните задачи и ги превърнете в ефективни работни процеси, като следвате тези стъпки.
Стъпка 1: Идентифицирайте повтарящите се задачи
Първата стъпка при внедряването на автоматизацията на въвеждането на данни във вашия бизнес е да идентифицирате повтарящите се, отнемащи време и податливи на грешки задачи.
Създайте списък с всички такива задачи и проследявайте как вашият екип прекарва времето си по тях. Това ще ви даде представа как да ги автоматизирате.
💡 Съвет от професионалист: Ако сте начинаещ в автоматизацията, е разумно да оставите критичните задачи за по-късно. Позволете на екипа си да свикне с промените, а след това постепенно разширявайте автоматизацията към по-важни области, като процесите и увереността ви нарастват.
За да улесните още повече този процес, можете да използвате инструменти за управление на проекти като ClickUp, които ви позволяват да организирате и анализирате по-добре задачите си.
Ето функциите, на които можете да разчитате:
ClickUp Table View
ClickUp Table View ви позволява да персонализирате колоните, за да покажете релевантни данни, като статус на задачите, крайни срокове и отговорни лица. Можете също да използвате релационни полета с данни в таблиците, за да управлявате ефективно взаимосвързани задачи.
Чрез сортиране и филтриране на тази информация можете лесно да откриете модели, като например задачи, които често изискват ръчни актуализации или одобрения.
Ако няколко задачи постоянно чакат една и съща стъпка за одобрение, това вероятно е знак, че е време да автоматизирате този процес.
Стъпка 2: Изберете подходящия инструмент за автоматизация
След като сте идентифицирали рутинните си задачи, изберете подходящия инструмент за автоматизация на въвеждането на данни. Ето как:
- Определете целите си: Задайте конкретни цели за вашия инструмент за автоматизация, като използвате критериите SMART (конкретни, измерими, постижими, релевантни, обвързани с време).
📌 Пример
- Конкретно: Автоматизирайте процеса на въвеждане на данни за постъпващите запитвания от клиенти чрез формулярите на нашия уебсайт.
- Измеримо: Намалете времето за ръчно въвеждане с 50% през първото тримесечие.
- Постижимо: Въведете и интегрирайте инструмент за автоматизация като Zapier с нашата CRM система за две седмици.
- Съответно: Освободете екипа за обслужване на клиенти, за да се фокусира върху разрешаването на запитвания, а не върху въвеждането на данни.
- Срок: Постигнете пълно внедряване и измерими резултати в рамките на три месеца.
- Проучете популярните инструменти: Потърсете онлайн инструменти за автоматизация, които отговарят на вашите нужди. Обърнете внимание на цената, мащабируемостта, възможностите за интеграция, лекотата на употреба и съвместимостта с вашите съществуващи технологии.
- Прегледайте обратната връзка от потребителите: Прегледайте отзивите на потребителите, препоръките на клиенти и казусите, за да получите реалистична представа за всеки инструмент.
- Опитайте, преди да купите: На този етап вече трябва да имате двама-трима силни кандидати. Свържете се с доставчиците за демонстрации на продукти, безплатни пробни версии или инструкции, за да изпробвате софтуера за автоматизация на въвеждането на данни в действие.
- Направете своя избор: Изберете инструмента за автоматизация, който най-добре отговаря на нуждите на вашата организация, бюджета и възможностите на екипа ви. Изберете мащабируемо решение, което подкрепя вашите дългосрочни цели. Софтуерът за въвеждане на данни с автоматизация на работния процес, задвижвана от изкуствен интелект, обикновено предлага по-голяма стойност от този без такава функция.
Казус: ClickUp 🤝 CEMEX
CEMEX подобри работните си процеси, като елиминира ръчните задачи с помощта на ClickUp Form View. Подаването на формуляра автоматично стартира проект, използвайки персонализиран шаблон, което позволява на маркетинговия екип да започне работа веднага.
Преди автоматизацията, когато копирайтърът завършеше задача, ние трябваше ръчно да съобщим на ръководството, че копието е готово. Това можеше да отнеме 36 часа.
Преди автоматизацията, когато копирайтърът завършеше задача, ние трябваше ръчно да съобщим на ръководството, че копието е готово. Това можеше да отнеме 36 часа.
CEMEX използва и ClickUp Task Relationships за изграждане на ефективни работни процеси. Тези работни процеси осигуряват плавен преход на проектите от потенциални клиенти към копирайтъри, дизайнери и създатели на анимационни графики. Чрез свързване на задачи, документи и зависимости на едно централизирано място, служителите разполагат с всичко необходимо.
Опитваме се да създадем вериги за валидиране, които да включват хората, които трябва да преглеждат творческите проекти или да искат промени в нашия процес. С ClickUp това вече не се прави ръчно
Опитваме се да създадем вериги за валидиране, които да включват хората, които трябва да преглеждат творческите проекти или да искат промени в нашия процес. С ClickUp това вече не се прави ръчно
Стъпка 3: Настройте автоматизацията
Въвеждането на автоматизация във вашите работни процеси е трудна задача; за гладко изпълнение трябва да създадете план за внедряване, който очертава графиците за всяка фаза – от определянето на целите до обучението на екипа – и индивидуалните и отдельните отговорности.
Шаблонът за план за изпълнение на проект на ClickUp е персонализиран, лесен за използване и универсален шаблон за успешно планиране на изпълнението.
Този шаблон се предлага с вградени ClickUp Whiteboards. Използвайте го за мозъчна атака или свържете шаблона си за планиране на внедряването с други документи в екосистемата на ClickUp.
След като имате план за внедряване, е време да започнете да настройвате първата си последователност за автоматизация.
ClickUp Automations ви позволява да създавате тези последователности, използвайки if-then тригери и отговори.
Ако се активира определен тригер и отговаря на условие, ClickUp автоматично ще изпълни определено действие. Макар че можете да създавате персонализирани автоматизации, използвайки тази формула, софтуерът за автоматизация на работния процес на ClickUp вече предлага над 50 предварително създадени шаблони за автоматизация, които ви помагат да ги създавате и прилагате незабавно.
Ето пет начина (от многото), по които можете да автоматизирате задачите в ClickUp:
1. Известия за коментари при промени в статуса на задачите
Когато полето „Custom Field“ в ClickUp се промени на „approved“, ClickUp може автоматично да добави коментар към задачата. По този начин вашият екип винаги е в течение с следващите стъпки или важни актуализации, без да се налага ръчно да проверява разрешенията.
2. Автоматизирани актуализации по имейл
Настройте автоматизация за изпращане на имейли, когато дадена задача премине от „завърши“ в „в процес“. Това държи клиентите и колегите ви в течение, без да се налага да изпращате ръчни актуализации.
3. Създаване на задачи от подадени формуляри
Когато някой подаде формуляр (например доклад за грешка), ClickUp може автоматично да създаде задача с всички подробности, което ви спестява време за ръчно въвеждане на данни.
4. Създаване на подзадачи въз основа на статуса на родителската задача
Веднага щом статуса на основната задача се промени (например от „в процес на изпълнение“ на „готова за преглед“), ClickUp може да създаде и възложи подзадачи с крайни срокове на конкретни членове на екипа – няма нужда да се сещате да го направите сами.
5. Изтриване на изтекли задачи
За чувствителна информация настройте автоматизация за изтриване на изтекли задачи и дори за регистриране на изтриванията в Google Sheets или уведомяване на мениджърите чрез Slack, като по този начин гарантирате, че работното ви пространство остава организирано и сигурно.
Независимо дали сте начинаещ в автоматизацията или професионалист, различни примери за автоматизация в ClickUp могат да ви бъдат от полза.
💡Съвет от професионалист: Използвайте AI асистента на ClickUp, ClickUp Brain, за да създадете персонализирани автоматизации, използвайки естествен език. Просто опишете процеса, който искате да автоматизирате, за да настроите лесно тригери, действия и условия за вашите работни процеси.
Стъпка 4: Тествайте и наблюдавайте
Преди да стартирате автоматизацията, определете базови данни, като средно време за изпълнение на задачите, процент на грешки и други релевантни показатели. Това ще ви позволи да сравните производителността след автоматизацията и да проследите подобренията.
Използвайте функциите за управление на времето на ClickUp, за да проследявате продължителността на задачите и да автоматизирате времевите разписания, спестявайки време, особено за екипи с голям обем задачи или сложни изисквания за отчитане.
Ефективното наблюдение е ключът към определяне на успеха и провала на усилията за автоматизация. ClickUp Dashboards ви позволява да проследявате KPI, да анализирате степента на изпълнение на задачите и да преглеждате времето, прекарано в задачите, всичко на едно място. С персонализирани шаблони за табло за продажби, маркетинг и човешки ресурси, можете да визуализирате производителността на автоматизацията и разпределението на натоварването, което ви помага да следите напредъка на вашия екип.
Стъпка 5: Обучете служителите
Автоматизацията може да бъде ОГРОМНА промяна за вашите служители. Трябва да им предоставите всички необходими ресурси, за да им помогнете в прехода.
Създайте обучителни материали
Първо, създайте подробно ръководство за обучение, като използвате шаблона за матрица за обучение на ClickUp.
Шаблонът за матрица за обучение на ClickUp ще ви помогне с:
- Организиране и оценяване на програми за обучение на служители
- Проследяване на напредъка на служителите по време на обучението
- Идентифициране на области за подобрение
С този структуриран подход ще се уверите, че всеки служител разполага с необходимите знания, за да извлече максимална полза от автоматизацията.
След като сте очертали съдържанието на обучението, ClickUp Docs ви предоставя място, където да съберете съответната информация, като например указания, технически процедури, фирмени политики или индустриални стандарти. ClickUp Docs ви позволява да организирате тази информация в достъпен, централизиран наръчник.
Създаване на обучителни материали
За да повишите качеството на вашите обучителни материали, ClickUp Brain може да ви помогне като асистент при писането, като ви подпомага в задачи като създаване или усъвършенстване на съдържание.
За да създадете обучителни материали за внедряване на автоматизацията с ClickUp Brain, започнете с обяснение на основите на автоматизацията и нейните предимства. След това създайте стъпка по стъпка ръководства, включващи интерактивни екранни снимки и видеоклипове, за да демонстрирате как се настройва и управлява автоматизацията.
За да направите обучението по-релевантно, включете реални сценарии за използване в различни отдели, като например продажби или човешки ресурси. Добавете раздел с въпроси и отговори, за да разгледате често срещани проблеми, и предоставете тестове за проверка на знанията.
Накрая, проследявайте напредъка на потребителите и събирайте обратна връзка, за да усъвършенствате материала и да гарантирате ефективното внедряване на инструменти за автоматизация в цялата организация.
💡Съвет от професионалист: Настройте автоматизиране на имейлите, за да изпращате незабавно наръчника за обучение на новите служители веднага след като се присъединят към компанията, като по този начин гарантирате, че всеки новоназначен служител ще го получи без забавяне.
Не забравяйте да събирате обратна връзка за вашите обучителни документи, за да подобрите опита.
Сега, когато вече знаете как да автоматизирате процеса на въвеждане на данни, трябва да осъзнаете, че дори и най-добре планираните проекти могат да срещнат препятствия. Нека разгледаме някои от предизвикателствата, с които може да се сблъскате по време на този процес.
Предизвикателства при автоматизацията на въвеждането на данни
Разбирането на препятствията, които съпътстват автоматизацията на въвеждането на данни, може да ви помогне да ги планирате и преодолеете успешно. Ето основните предизвикателства, пред които са изправени организациите при внедряването на автоматизация на въвеждането на данни:
- Високи начални разходи: Настройването на автоматизирани системи може да изисква значителни първоначални инвестиции в софтуер и инфраструктура. Въпреки че дългосрочните икономии могат да компенсират тези разходи, първоначалната финансова тежест може да бъде пречка за много предприятия.
- Проблеми с качеството на данните: Автоматизираните системи разчитат в голяма степен на качеството на въведените данни. Ако въведените данни са неточни или непоследователни, това може да доведе до грешни резултати, което подкопава предимствата на автоматизацията.
- Съпротива срещу промяната: Служителите, свикнали с ръчните процеси, могат да се съпротивляват на прехода към автоматизирани системи.
- Ограничена персонализация: Някои инструменти за автоматизация може да не предлагат гъвкавост за адаптиране на решенията към конкретни бизнес нужди, което може да повлияе на уникалните организационни предизвикателства.
- Поддръжка и актуализации: Автоматизираните системи изискват редовна поддръжка и актуализации, за да функционират ефективно.
- Рискове, свързани с съответствието и сигурността: Обработката на чувствителна информация чрез автоматизирани системи повдига въпроси, свързани със съответствието и сигурността, за да се гарантира, че автоматизираните процеси са в съответствие с приложимите нормативни изисквания.
Постигнете ефективност и точност с автоматизацията на въвеждането на данни
Автоматизирането на ръчните процеси за въвеждане на данни е стратегически ход за повишаване на ефективността, намаляване на грешките и спестяване на време. Можете да трансформирате управлението на данните си, като идентифицирате повтарящите се задачи, изберете подходящите инструменти (като ClickUp!) и настроите ясни работни процеси.
Редовно тествайте и наблюдавайте системите си и инвестирайте в обучение, за да максимизирате потенциала им. Целта е да подобрите процесите, като освободите екипа си да се фокусира върху творчеството и иновациите. Приемете автоматизацията и се насладете на предимствата на по-ефективна и продуктивна организация!
Регистрирайте се в ClickUp още днес!