Всяка година Даниел Чаит, главен изпълнителен директор на софтуерна компания с 650 служители, си взима една седмица почивка, като изключва мобилния си телефон. Въпреки това, само за 24 часа, имейлите от членовете на екипа от различни отдели се натрупват.
Реалността е, че главните изпълнителни директори и други висши мениджъри винаги работят по няколко проекта едновременно – да, дори по време на почивни дни и уикенди.
На каква цена? Почти половината от мениджърите по света изпитват изчерпване, защото не могат да поддържат баланс между работата и личния си живот.
Ето защо овладяването на управлението на времето на мениджърите не е просто полезно умение, а необходимост. Това е разликата между това да останете продуктивни и да се окажете претоварени – тук стратегиите за управление на времето могат да ви помогнат да овладеете ефективно времето си.
Разбиране на управлението на времето на мениджърите
Може да ви се струва, че денят просто не е достатъчно дълъг, но проблемът не е точно в това.
Истинският проблем? Приоритизиране. Това е мястото, където повечето мениджъри и бъдещи лидери се запъват.
И честно казано, може ли да ги вините? Представете си, че трябва да се справяте с куп отговорности, а крайните срокове ви преследват. Добавете към това няколко неочаквани, но важни задачи – като изненадващи телефонни обаждания или срещи в последния момент – и графиците ви се разпадат за нула време.
Според проучване, проведено от Harvard Business Review, главните изпълнителни директори работят средно 62,5 часа седмично, което е значително над обичайната 40-часова работна седмица.
Но ето и добрата новина: като подобрите организационните си умения, планирате срещите си предварително и управлявате други делегирани задачи чрез ефективно управление на времето, можете сериозно да промените нещата в своя полза. Нека разберем как.
Прочетете също: Как да решите често срещаните предизвикателства при управлението на времето: Пълно ръководство
Определение за управление на времето на мениджърите
Първо най-важното – какво точно е управление на времето на мениджърите?
Това е, когато висшите мениджъри стратегически планират и приоритизират задачите, за да максимизират продуктивността, да гарантират ефективното използване на времето и да постигнат целите на организацията.
Значението на ефективното управление на времето за мениджърите
Докато сме на тази тема, нека разгледаме безкрайните ползи от управлението на времето за мениджъри и техните организации.
- Подобрява приоритизирането: Ръководителите са професионалисти в приоритизирането на задачите, нали? Е, управлението на времето им помага да управляват времето си още по-добре. То изостря способността им да определят кои задачи или проекти трябва да бъдат изпълнени първо въз основа на тяхната важност.
- Намалява стреса: С безкраен списък със задачи, мениджърите лесно могат да се почувстват претоварени. Добрите практики за управление на времето им помагат да планират времето си, за да организират задачите си и да намалят общия стрес.
- Повишава организацията: Управлението на времето се състои в разумното му използване. То позволява на мениджърите да разделят големите си цели на по-малки, по-лесно управляеми задачи, което улеснява поддържането на организация и постигането на тези цели без суматоха. Това им помага да подобрят лидерските си умения, като делегират ефективно административните задачи.
Основни техники за управление на времето за мениджъри
Като имате предвид важността на управлението на времето, ето някои техники за управление на времето, които ще ви помогнат да останете на правилния път, без да губите от поглед целите си или ценния си сън:
🔹Приоритизиране: определяне на ключови цели
Като мениджър, вие носите отговорност за всичко – от успехите до провалите и всичко между тях.
Нека вземем за пример Пърси, който, подобно на много млади изпълнителни директори, поема отговорна длъжност. Той е поел семейния бизнес, следвайки стъпките на баща си, и знае, че трябва да се справи добре, за да докаже компетентността си.
Пърси се сблъсква с ежедневните предизвикателства да управлява растежа на компанията, да взима важни решения и да гарантира, че екипът му постига целите си.
За да не натоварва работната си памет, Пърси знае, че умното приоритизиране е от съществено значение. Той не може да се концентрира върху всичко наведнъж, затова разделя дългосрочните си цели на по-лесно управляеми части.
Например, Пърси поставя тримесечни цели, вместо да се опитва да увеличи бизнеса с 20% за една година. Всяко тримесечие той и неговият екип се фокусират върху конкретни цели, като подобряване на удовлетвореността на клиентите или пускане на нова продуктова линия.
Той използва ClickUp Goals и OKRs, за да следи напредъка си в реално време. Той поставя измерими цели, възлага задачи на екипа си и следи напредъка по всяка цел.
Например, той може да възложи на маркетинговия екип задачата да увеличи трафика на уебсайта с 15% през това тримесечие, докато екипът по продажбите работи за увеличаване на конверсиите с 10%. По този начин Пърси гарантира, че всички са на една вълна.
💡 Професионален съвет: Една SMART цел може да изглежда така: „Увеличаване на продажбите с 10% през третото тримесечие, като се фокусираме върху два модула за обучение по продажби, два казуса и ревизирана програма за стимулиране на нашите търговски представители.“ С шаблона за SMART цели на ClickUp можете да проследявате всичко това ефективно.
🔹Делегиране: ефективно използване на екипа ви
Ръководителите разполагат с екипи, които са повече от способни да им помагат с задачите. Но тук има уловка: те могат да помогнат само ако делегирате задачите ефективно.
Но е трудно да се откажеш от отговорностите си. Успешният главен изпълнителен директор се фокусира само върху определени срещи, за да спести време, и предпочита да избягва многозадачността. Това включва и отказването от ненужни срещи, за да се подобри продуктивността.
Ключът е да правите умни избори. Не всяка отговорност се нуждае от вашия личен принос. Концентрирайте се върху задачите, които наистина изискват вашия опит, и делегирайте останалите на други мениджъри.
А ако нещо е извън уменията на вашия екип, тогава е време да се обърнете към аутсорсинга.
Инструменти като ClickUp правят делегирането на задачи изключително лесно.
С ClickUp Tasks можете да създавате и управлявате задачи, като задавате имена, описания, отговорни лица, крайни срокове и приоритети.
💡 Професионален съвет: Не делегирайте само задачи – делегирайте и правомощия. Дайте възможност на екипа си да взима решения и да поема отговорност за работата си. Изключителните мениджъри изграждат култура на доверие, като дават възможност на членовете на екипа да поемат отговорност за задачите си.
ClickUp е чудесен начин да останете в крак с ангажиментите към клиентите, управлението на времето и управлението на проекти.
ClickUp е чудесен начин да останете в крак с ангажиментите към клиентите, управлението на времето и управлението на проекти.
🔹Разпределяне на времето и структуриране на деня ви
Знаете ли, че средностатистическият човек губи 218 минути на ден, за да избегне необходимата работа? Това са около 55 дни в годината, прекарани в избягване на задачи.
Ръководителите могат да избегнат това, като използват практичен подход, известен като блокиране на времето, за да структурират деня си. Той е прост и гъвкав. Едно нещо, което определено прави, е да ограничава прокрастинирането.
Изпълнителни директори, които използват блокиране на времето, за да останат реалистични в очакванията си.
Вземете за пример Илон Мъск. Този милиардер, основател на SpaceX и Tesla, залага на ефективното блокиране на времето. И не е само той – изпълнителни директори като Бил Гейтс и експерти по продуктивност като Кал Нюпорт също разчитат на тази техника, за да поддържат графиците си в ред и списъците си със задачи под контрол.
🔹Техниката Помодоро за концентрирана работа
В края на 80-те години на миналия век италиански студент на име Франческо Чирило изобрети това, което днес е известно като техниката Помодоро.
Той е известен с думите: „Открих, че можете да научите как да подобрите ефективността си и да прецените по-добре колко време ще отнеме дадена задача, като записвате как използвате времето си.“
Звучи сложно, но всъщност е доста просто – и е идеално за заети мениджъри, които искат да подобрят управлението на времето си:
- Изберете един проект или задача, на която искате да се съсредоточите.
- Задайте таймер за 25–30 минути и се потопете в работата.
- Когато таймерът иззвъни, си вземете кратка почивка от две-три минути.
- Повторете
- След четири сесии си вземете по-дълга почивка.
- Записвайте всяка сесия с отметка или X в бележника си, за да следите напредъка си.
25-минутна сесия по метода Помодоро е достатъчно дълга, за да постигнете напредък, но не толкова дълга, че да се почувствате претоварени – идеална за предотвратяване на умствената умора.
Четири сесии Pomodoro могат да превърнат сутринта ви в изключително продуктивна.
Освен това, по-кратките задачи по време на тези сесии дават възможност на мениджърите да се срещнат с екипа си или дори да изслушат клиентите си.
А след цялата тази концентрирана работа? Време е за обяд – или дори за заслужена дрямка.
🌟 Интересен факт: Компании като Google и NASA разполагат със спални капсули за своите служители, за да повишат производителността им. Според Националната фондация за съня, проучване е установило, че 40-минутна дрямка може да повиши производителността с 34%.
🔹Използване на технологии за управление на времето
Ако искате да овладеете управлението на времето на мениджърите, добрият софтуер за управление на времето е вашият най-добър приятел.
Нека разгледаме как Перси преодоля препятствията в управлението на времето с помощта на мощните функции на ClickUp.
📌 Предизвикателство 1: Управление на времето при множество проекти и задачи
Като главен изпълнителен директор на бързоразвиваща се компания, Пърси постоянно се затрудняваше с различни проекти. Календарът му беше хаотична бъркотия от срещи, имейли и задачи – той намираше за невъзможно да проследи къде отива цялото му време.
🔮 Решение: Функцията за проследяване на времето по проекти на ClickUp спаси деня.
С този инструмент Перси може лесно да проследява времето, прекарано за всяка задача, като стартира и спира таймери, добавя бележки и генерира подробни отчети за разпределението на времето.
Независимо дали използва настолен компютър или мобилно устройство, Пърси може да следи времето си и да спазва графика си.
Научете повече за управлението на календара: Как ефективно да управлявате календара си като мениджър
📌 Предизвикателство 2: Загуба на ценно време за повтарящи се задачи с ниска стойност
Както много други изпълнителни директори, Пърси се оказа затрупан от повтарящи се, отнемащи време задачи – актуализиране на статуса на задачите, управление на документи и изготвяне на отчети.
Тези задачи отнемаха време, което той би могъл да посвети на решения и стратегии с висок приоритет.
🔮 Решение: Въведете функцията за автоматизация на работния процес на ClickUp.
С помощта на автоматизацията Перси можеше да елиминира тези повтарящи се задачи и да се съсредоточи върху важните неща. ClickUp автоматизираше задачите, актуализираше статуса и дори добавяше коментари, без Перси да си мръдне пръста.
📌 Предизвикателство 3: Имате затруднения да приоритизирате и организирате ефективно задачите си и да следите сроковете
Като главен изпълнителен директор, Пърси постоянно беше претоварен от огромния брой задачи, срещи и срокове, с които се занимаваше. Беше му трудно да прецени кои задачи изискват незабавно внимание и кои могат да почакат.
Липсата на структура водеше до ненужен стрес и пропуснати срокове.
🔮 Решение: Огромната библиотека с шаблони на ClickUp дойде на помощ на Пърси.
Например, шаблоните „Матрица на приоритетите“ и „Календар-планирач“ на ClickUp се оказаха идеалното решение за проблема на Пърси.
С помощта на шаблона „Матрица на приоритетите“ Перси успя да категоризира задачите си според спешността и важността им. Това му помогна да определи веднага къде да насочи времето и енергията си, като се увери, че най-важните задачи са изпълнени първи.
Шаблонът за календарно планиране допълнително опрости графика на Пърси, като му позволи да управлява задачите, събитията и крайните срокове по визуално структуриран начин.
Независимо дали се нуждаеше от общ преглед или подробен график, този шаблон ясно показваше предстоящите му приоритети.
🔹Кажете „не“ на спама в имейлите
Претоварването с имейли не е шега.
Всъщност, някои компании преминават към политика „без имейли“, защото постоянното отговаряне на препълнената пощенска кутия може да понижи продуктивността.
Но нека си признаем: имейлите все още са жизненоважно средство за комуникация, а да отговаряте на телефонни обаждания по цял ден не е решение. Как да постигнете баланс?
Започнете с премахването на ненужната информация – отпишете се, изключете известията и направете всичко необходимо, за да овладеете хаоса. Големите лидери знаят, че личната комуникация е ключова за важните решения, затова не избирайте пощенската си кутия за важните неща.
Друг умен ход е да наемете асистент, който да филтрира имейлите ви и да маркира само спешните, които изискват вашето внимание.
Като главен изпълнителен директор можете също така да премахнете културата на „CC всички“ във вашата компания, за да намалите ненужните имейли. Вашата пощенска кутия – и вашето време – ще ви бъдат благодарни.
Стратегии за управление на времето за изпълнителни директори
Подобряването на управлението на времето може да направи разликата между това да управлявате деня си и да позволявате на деня да управлява вас. Ето няколко ключови стратегии, които помагат на мениджърите да останат фокусирани върху най-важното:
Стратегия № 1: Идентифициране на дейности с голямо въздействие
Изпълнителните директори могат да бъдат по-продуктивни в офиса, като прилагат техники за управление на времето, като правилото 80/20.
Правилото 80/20 (принципът на Парето) предполага, че 80% от резултатите ви се дължат на 20% от усилията ви. Концентрирайте се върху дейностите с голямо въздействие, делегирайте останалото и ще постигнете повече за по-малко време.
Провеждането на одит на времето също помага. Отделете време, за да прегледате как прекарвате деня си и да идентифицирате областите, които могат да бъдат подобрени. Включете екипа си, за да получите по-добри идеи.
За да улесните този процес, обмислете използването на ClickUp Docs.
С редактиране в реално време можете да маркирате членове на екипа, да оставяте коментари, да възлагате задачи и дори да превръщате тези коментари в проследими задачи, за да сте сигурни, че всички са наясно с приоритетите си.
🧠 Знаете ли, че... Принципът на Парето е въведен от италианския икономист Вилфредо Парето през 1896 г. Той открива, че 80% от земята в Италия е собственост на едва 20% от населението. Това наблюдение по-късно се превръща в известното правило 80/20, което се прилага в управлението на времето.
Стратегия № 2: Балансиране на срещите и работното време
Едно предизвикателство затруднява CEO-тата да се фокусират върху истинската, високопродуктивна работа: срещите.
Срещите могат бързо да отнемат цялото време на главните изпълнителни директори. Средно лидерите прекарват 72% от работната си седмица в срещи.
Тук е мястото, където календарният изглед на ClickUp и изгледите на задачите в ClickUp блестят.
С Calendar View можете визуално да разпределите времето си, като виждате срещите, задачите и работата си на едно място.
Функцията „плъзгане и пускане” ви позволява да коригирате графиците бързо. Можете също да персонализирате изгледите, за да се адаптират към вашия работен процес, като превключвате между дневен, седмичен или месечен формат.
Освен това, синхронизирането с външни календари като Google гарантира, че всички събития са консолидирани.
Когато става въпрос за приоритизиране на задачите, Task Views на ClickUp наистина блести.
Например, ако управлявате голям проект, можете да превключите към изглед „Списък“, за да групирате задачите по приоритет, отговорно лице или краен срок.
Ако се нуждаете от по-визуален подход, Board View ви позволява да премествате задачите между колоните въз основа на статуса им, като по този начин винаги знаете какво е в процес на изпълнение, какво е в очакване и какво е завършено.
Стратегия № 3: Умора от вземане на решения: Оптимизиране на процесите на вземане на решения
Умората от вземането на решения е нещо, с което се сблъсква всеки изпълнителен директор – вземането на важни бизнес решения може да ви претовари.
Добрата новина? С правилните стратегии – и малко помощ от ClickUp – можете да сведете до минимум умората от вземането на решения и да останете продуктивни.
Един от начините да се справите с умората от вземането на решения е да настроите автоматизация. ClickUp Automations се занимава с повтарящи се задачи, като преместване на задачи през етапи или разпределяне на членове на екипа.
Друг полезен инструмент е Mind Maps на ClickUp, който визуално организира задачите и проектите, улеснявайки вземането на сложни решения.
За да имате цялостна представа за вашите приоритети, таблата на ClickUp ви предоставят информация в реално време за ключови показатели и задачи, което ви помага да вземате информирани решения без стрес.
💡 Професионален съвет: Използвайте персонализираните табла на ClickUp, за да създадете персонализиран команден център за вашите проекти. Комбинирайте джаджи като напредък на задачите, проследяване на времето и ключови показатели за проекта в един изглед. По този начин можете да наблюдавате всичко с един поглед, да вземате бързи решения и да поддържате екипа си в синхрон, без да напускате таблото си!
Разработване на личен план за управление на времето
Всеки от нас е различен. Изготвянето на личен план за управление на времето ви позволява да създадете ефективен план, който работи за вас. Ето някои насоки, които могат да ви помогнат да създадете свой собствен личен план за управление на времето:
Самооценка: Разбиране на използването на времето
Преди да създадете ефективен график, е важно да разберете колко време отнемат задачите.
Започнете с проверка на времето, като проследите колко време прекарвате за всяка задача през седмицата.
Независимо дали пишете имейл, участвате в среща или завършвате проект, записвайте резултатите си с помощта на таймер или приложение за проследяване на времето. Това ще ви помогне да видите къде отива времето ви и ще ви даде по-точно разбиране за вашите работни навици.
Разделянето на големи проекти на по-малки, по-лесно управляеми цели може да ви помогне.
Получете помощ от стотици готови шаблони за управление на времето: 10 безплатни шаблона за управление на времето (календари и графици)
Поставяне на реалистични цели и етапи
Ясните и реалистични цели са в основата на всеки успешен план за управление на времето.
Започнете всяка седмица, като изброите всички задачи, които трябва да изпълните, включително повтарящи се задължения и наближаващи крайни срокове.
Когато поставяте цели, използвайте метода SMART:
- Конкретно: Определете ясно всяка задача или цел.
- Измеримо: Проследявайте напредъка с конкретни етапи
- Постижимо: Поставяйте си предизвикателства, но целите трябва да са реалистични.
- Релевантно: Съгласувайте целите си с дългосрочните си задачи.
- Времеви ограничения: Задайте крайни срокове за всяка задача, за да създадете чувство за спешност и да предотвратите протакането.
Създаване на динамичен график: адаптиране към промените
Като мениджър, графикът ви се променя постоянно.
За да се подготвите за това, е от решаващо значение да изготвите гъвкав график, който позволява тази промяна да се осъществи, без да нарушава съществуващите ви задачи.
Оставете резервно време между задачите, за да се справите с изненади като срещи, забавяния на проекти или спешни заявки. Ако всичко върви гладко, използвайте това допълнително време, за да започнете следващата си задача или да си вземете заслужена почивка.
Нуждаете се от помощ при планирането на графика си? Използвайте шаблон на ClickUp, за да започнете продуктивния си ден!
Шаблон за управление на времето в ClickUp
Дори и с най-добрите планове, неочаквани събития могат да нарушат графика ви.
Шаблонът за управление на времето на ClickUp ви дава гъвкавост, като ви позволява лесно да коригирате календара си, за да се адаптирате към промените.
Функцията „плъзгане и пускане” улеснява преместването на задачите и ви дава представа за това къде прекарвате по-голямата част от времето си.
Това ви помага да идентифицирате пречките пред продуктивността и да делегирате задачите с ниска стойност на останалата част от екипа си.
Прочетете също: 10 безплатни шаблона за графици в Excel, Google Sheets и ClickUp
Преодоляване на препятствията в управлението на времето на мениджърите
Ръководителите са се сблъсквали с достатъчно препятствия, за да знаят как да се справят с хаоса – независимо дали става дума за неочаквани прекъсвания, нарастващ стрес или липса на граници.
Нека разгледаме как опитни мениджъри се справят с тези предизвикателства и как ClickUp може да ви помогне да улесните пътуването.
Справяне с прекъсвания и поддържане на концентрацията
Прекъсванията са неизбежни, но ключът към минимизиране на тяхното влияние е наличието на система.
Ето тук идва на помощ ClickUp Brain.
С този инструмент, базиран на изкуствен интелект, можете да получавате незабавни отговори, да създавате обобщения и да управлявате задачите си по-ефективно, спестявайки ценно време.
Независимо дали обобщавате дневния ред на срещите или създавате списъци със задачи, ClickUp Brain ви помага бързо да се фокусирате и да продължите напред.
💡 Професионален съвет: За да поддържате концентрацията си, режимът „Me Mode“ на ClickUp минимизира разсейването, като ви позволява да виждате само задачите, които са ви възложени, и елиминира шума от други проекти. Това ви помага да запазите вниманието си там, където е необходимо, дори и сред ежедневните прекъсвания.
Стратегии за намаляване на стреса и изтощението
Законът за намаляващата възвръщаемост показва, че преумората води до по-малко оптимални резултати.
С други думи, по-дългият работен ден не винаги означава по-голяма продуктивност – често означава по-бързо изчерпване.
Много е важно да знаете кога да си вземете почивка и да се отдръпнете, за да предотвратите това. Функцията Workload View на ClickUp ви позволява да следите капацитета си, като по този начин се уверявате, че не сте претоварени и намалявате риска от изчерпване.
За да се грижите за себе си, задайте напомняния в ClickUp, за да отделите време за упражнения, почивка и размисъл.
Ефективна комуникация: поставяне на граници с времето
Поставянето на граници е от съществено значение за управлението на времето и намаляването на стреса.
Използвайте функцията „Time Blocking“ на ClickUp, за да приоритизирате задачите и да запазите време за концентрирана работа.
Можете да поставите ясни граници около срещите и изпълнението на задачите, като организирате визуално графика си.
Освен това, инструментът за проследяване на времето на ClickUp ви позволява да измервате времето, необходимо за изпълнение на задачите, като ви помага да зададете реалистични срокове и да избегнете прекомерни ангажименти.
Предимства и резултати от подобреното управление на времето за мениджъри
Подобреното управление на времето на мениджърите има ефект на домино. Според Gallup 70% от ангажираността на екипа може да бъде пряко свързана с действията на мениджъра. Ето основните предимства на овладяването на управлението на времето:
Повишена продуктивност и ефективност
Отмятането на задачите от списъка с неща за вършене носи удовлетворение. Когато имате подредени задачи, можете да дадете приоритет на спешните задачи, да избегнете разсейването и да спазвате сроковете последователно.
По-добър баланс между работата и личния живот
Управлението на времето не се състои само в натъпкването на повече работа, а в създаването на балансиран график. Чрез ефективното управление на задачите си можете да отделите време за лични дейности, почивка и така необходимите паузи.
Подобрено лидерство и морал на екипа
Не забравяйте, че 50% от служителите, които са недоволни от своя мениджър, ще напуснат работата си в рамките на следващата година.
Когато управлявате добре времето си, давате пример за повишаване на продуктивността на екипа си. Екипът ви ще оцени ясните ви указания.
Използвайте всяка минута с ClickUp
Въпросът, който си задавам почти всеки ден, е: „Правя ли най-важното нещо, което мога да правя?“… Ако не чувствам, че работя по най-важния проблем, с който мога да помогна, не се чувствам добре за това как прекарвам времето си.
Въпросът, който си задавам почти всеки ден, е: „Правя ли най-важното нещо, което мога да правя?“… Ако не чувствам, че работя по най-важния проблем, с който мога да помогна, не се чувствам добре за това как прекарвам времето си.
За мениджърите управлението на времето не се състои само в поддържането на натоварен график, а в това да се гарантира, че всяка минута се използва за задачи с голямо значение, които движат компанията напред.
Като мениджър, вие можете да оформите по уникален начин културата на вашата организация. Вашият екип вижда вашата отдаденост към управлението на времето като златно правило за компанията.
Тук на помощ идва ClickUp. Представете си ClickUp като ваш изпълнителен асистент, който винаги е готов да ви помогне да управлявате времето си ефективно.
С мощните си функции за управление на задачи, проследяване на времето и визуализация на проекти, ClickUp ви помага да управлявате времето си по-ефективно, така че да можете да останете фокусирани върху цялостната картина, докато всичко зад кулисите върви гладко.
Променете начина, по който работите, и дайте пример. Регистрирайте се в ClickUp още днес и поемете контрол над времето си, за да го посветите на това, което наистина има значение.