Ако има нещо, от което често се лишават бизнеса, то е времето на мениджърите. Проучване на Харвардския бизнес университет установи, че главните изпълнителни директори работят средно 62,5 часа седмично, като работният ден се удължава до 9,7 часа. 79% работят през уикенда, а 70% – по време на почивните дни.
Въпреки това, календарите на мениджърите винаги са препълнени, самите мениджъри сякаш никога не разполагат с достатъчно време, а работата се разширява, за да запълни цялото налично време, както гласи законът на Паркинсън. Как тогава мениджърът управлява времето си, за да свърши работата си и да има личен живот?
Отговорът се крие в стратегическото управление на календара на изпълнително ниво. Нека видим как изглежда това.
Какво е управление на календара на изпълнително ниво?
Управлението на календара на мениджърите е процесът на идентифициране, приоритизиране и организиране на графика на мениджърите. То оптимизира графика на мениджърите, като съобразява техните професионални ангажименти, пътувания, срещи, почивки и лични задължения.
Управлението на календара на ръководните кадри помага за:
- Планиране на деня: Знаейки какво ви предстои през деня, ще намалите разсейването, ще запазите време за стратегическа работа и ще повишите общата си продуктивност.
- Яснота: Добре организираният календар осигурява ясна видимост на графика ви, което ви спестява прекалено много ангажименти.
- Съобразяване с приоритетите: След като разберете колко време прекарвате в срещи, можете да планирате останалото време, за да работите по приоритетите си.
- Сътрудничество: Ефективното управление на календара позволява на вашите колеги да знаят кога сте на разположение, което ви спестява енергия от координационни дейности.
Липсата на време, особено на изпълнително ниво, намалява крайния резултат, принуждавайки ви да правите компромиси, които са вредни за работата и здравето ви. Управлението на календара предотвратява това, като придава значение на времето.
Управлението на календара на ръководните кадри помага да се изясни какво е важно и за какво можете да отделите време. То ви предпазва от реактивното поведение и ви помага да възвърнете контрола над времето си.
Разбира се, днес управлението на календара е много по-лесно, отколкото беше преди. Има повече цифрови календари, отколкото дни в годината, а изкуственият интелект добави ново ниво на ефективност към целия процес.
Нека видим как можете да управлявате ефективно календара си на изпълнително ниво.
Идеалният подход към управлението на календара на мениджърите
Всеки човек управлява времето си по различен начин. Някои предпочитат почивка между срещите, а други не се притесняват да се срещат с хора една след друга. Някои обичат да групират работата си, а други предпочитат да я разпределят през целия ден.
Докато обмисляте своите предпочитания, ето някои общи най-добри практики в управлението на календара на мениджърите.
Приоритизиране на управлението на календара: обяснение и тактическа стратегия
Ако сте мениджър, не подценявайте важността на управлението на календара. Доброто управление на календара е подобно на наличието на конкретен план за вашия бизнес. То е вашата пътна карта във времето. Докато изграждате своя подход към управлението на календара, опитайте следното.
Имайте един календар
Когато имате няколко календара – един за семейството, един за събития, един за срокове на проекти и т.н. – вероятно ще пропуснете нещо или ще си направите двойна резервация. Това е особено вярно, ако календарът ви на изпълнително ниво се управлява от някой друг, докато вие управлявате личния си календар.
Може да се окажете в ситуация, в която превключвате между твърде много календари, преди да насрочите срещи.
Ако имате личен график, като например да закарате децата на училище или да посетите лекар, който не е видим в споделените календарни приложения, може да има хора на работа, които се опитват да насрочат разговори по това време.
За да избегнете всичко това, създайте основен онлайн календар.
Популярни приложения като Google Calendar или ClickUp Calendar view могат да обединят данни от различни източници за по-добра видимост.
Създайте рутина
Структурираният график повишава продуктивността, намалява тревожността и ви дава предвидимост. За ефективно управление на календара, опитайте да:
- Отделете време всяка седмица, за да изчистите календара си и да потвърдите събитията.
- Запазете си лично време, като например обяд или фитнес, така че никой да не може да го запълни с други ангажименти.
- Задайте начален и краен час за всеки работен ден
Научете се да разпределяте времето си
Тимбоксингът е процесът на определяне на конкретен период от време за дадена задача. Оценяването на времето, необходимо за изпълнението на дадена задача, и запазването на този период в календара ви може да ви помогне да бъдете реалистични в очакванията си към себе си. Можете да приложите тимбоксинг към всяка задача, като отговаряне на имейли, одобряване на прессъобщения, подготовка за заседания на борда и др.
Поемете контрол над календара си
Персонализирайте календара си, за да отговаря на вашите специфични нужди.
Цветови код: Маркирайте или отбележете елементите в календара с различни цветове за по-добра визуализация и разграничаване. Календарната система Trident, например, използва система с цветови код за датите, където червеният цвят е за спешни задачи, синият – за почивки и т.н.
Актуализация: Добавяйте записи в момента, в който научите за тях, дори ако става дума за бележка към себе си, като например среща за обяд, телефонни разговори или задачи за изпълнение.
Настройте изгледа си: Преминавайте между дневен, седмичен и месечен изглед, за да съгласувате предстоящите приоритети с по-неотложните нужди.
Добавете име на събитието, поканени лица и дневен ред: Имена на събития като „Изпълнителен директор + доставчик“ не са особено полезни. Вместо това опитайте с нещо по-конкретно, като „Откритие с агенция за съдържание: [име]“. Включете също така дневен ред за срещата и добавете бележки за това, което бихте искали да научите от тях.
Документиране на вашите предпочитания за срещи: обяснение и тактическа стратегия
Всеки човек в организацията работи по различен начин и има различни подходи към провеждането на срещи. Също така има много видове срещи, които се провеждат всеки ден. Изключително важно е да познавате и документирате своите предпочитания.
Критерии: Чувствали ли сте някога, че „тази среща можеше да бъде проведена по имейл“? Да, избегнете това, като решите какво изисква лични срещи. Идентифицирайте задачи като преглед на документи, одобрения, вземане на решения и т.н., които можете да извършвате асинхронно, и уведомете екипа си, че предпочитате това.
Час от деня: Разберете кои часови интервали са най-подходящи за вас за провеждане на срещи. Ако сте сутрешен човек, може да планирате работата, изискваща дълбока концентрация, за това време, а срещите да провеждате следобед. Настройте съответно наличността си в цифровия си календар.
Продължителност: Не всяка среща трябва да трае един час. Неоправданото запълване на един час в календара ви може да наруши графика ви.
Задайте продължителността на всеки вид среща и се придържайте към нея. Добавете време за почивка между срещите, за да прочистите ума си и да превключите контекста.
Местоположение: За какво предпочитате да говорите лично и какво е приемливо да обсъждате по Zoom? Уточнете това предварително.
Основни правила: Когато сте поканени на среща, ясно изразете очакванията си. Добре е да настоявате за следното:
- Ясна програма
- Очаквани резултати и необходима предварителна подготовка/прочитане
- Пристигане и приключване на срещите навреме
Избягване на двойни резервации: съвети и най-добри практики
Случавало ли ви се е да имате две припокриващи се срещи в календара си и да се налага да се опитвате отчаяно да пренасрочите едната? Двойното записване обикновено се случва, когато календарът ви не се актуализира своевременно или има недоразумение.
Ако не се контролира, двойното записване може да доведе до неприятни ситуации, като например да се наложи да приемете обаждане от клиент по време на спортния ден на детето ви. Ето как да избегнете двойното записване.
Обединете всички календари: Както вече споменахме, използвайте един календар за всичките си дейности, за да не се случва да запишете работно събитие в същия час, в който имате лична ангажимент.
Автоматично отказване: Настройте цифровия си календар да отказва автоматично срещи, ако вече имате насрочено нещо за същото време.
Определете приоритетите си: ако получите неясна покана за среща или нещо, което може да се направи по имейл, откажете срещата с бележка, в която обяснявате защо. Използвайте заместващи символи за предварителни срещи, за да можете да ги пренасрочите, ако възникне нещо друго.
Делегирайте: Ако не е необходимо да присъствате на срещата, делегирайте я на подходящия човек от екипа си.
Пренаредете графика си разумно: Понякога се налага да пренаредите графика си, защото е възникнало нещо по-важно и спешно. В такива ситуации пренаредете графика си разумно. Уважавайте времето на другите и, ако е възможно, изпратете им съобщение, в което обяснявате отсъствието си.
Пазете бъдещето: Не планирайте срещи твърде далеч в бъдещето. Планирайте предварителни срещи само за 2-3 месеца напред. Преглеждайте периодично.
Значението на напомнянията и потвържденията за срещи
Може да ви се стори доста елементарно, но напомнянията за срещи са мощен инструмент, който ви гарантира, че ще се появите там, където се очаква от вас. Използването на инструмент като ClickUp Reminders постига две неща:
- Помага ви да сте наясно с ангажиментите и графика си.
- Това ви освобождава от необходимостта да помните всички предстоящи събития или да държите календара винаги на видно място.
Повечето платформи за управление на календара ви позволяват да изпращате множество напомняния на себе си. Можете да изберете да получавате тези напомняния на телефона си, като текстови съобщения или дори по имейл.
Значението на планирането на времето извън срещите
Повечето мениджъри прекарват по-голямата част от времето си в слушане на хора, премахване на пречки, разрешаване на конфликти и вземане на решения. Това не означава, че срещите са единственото, с което се занимават мениджърите.
Мисленето, планирането, оценяването на варианти, четенето за нововъзникващи технологии и общуването с колеги са важни части от работата. Освен това има и личния ви живот, който се нуждае от внимание.
За да балансирате ефективно всички тези неща, е важно да планирате време за срещи. Ето как.
- Запазете време за лични дейности: Планирайте обяда, почивките, управлението на имейлите и времето за пътуване в календара си.
- Планирайте интензивна работа: Отделете най-продуктивните си часове, за да свършите най-важната и предизвикателна работа.
- Използвайте режим на фокусиране: Можете да блокирате известията и другите разсейващи фактори, като използвате таймер Pomodoro или режим на фокусиране, за да работите на спокойствие.
Планирането на периоди без срещи има много предимства. По този начин всички членове на екипа ви разбират, че не искате да ви безпокоят, и всички са на една и съща вълна. Това ви спестява ужаса да прекарвате целия ден в срещи на ръководството и да бъдете принудени да работите на компютъра си до късно през нощта.
Най-вече, това ви дава свобода на ума. Позволява ви да си поемете дъх, да се разходите по обяд или да пишете в дневника си, за да освежите творческата си енергия. Елиминира стреса от преминаването от една среща към друга, неадекватната обработка на информация и прекалено честата и бърза смяна на контекста.
Всъщност, доброто управление на календара за членовете на ръководния екип е от решаващо значение за здравословното управление на стреса.
Ефектите от ежедневното преразглеждане на календара на мениджъра
Независимо колко категорично отстоявате своите предпочитания и календарни протоколи, неефективността има склонност да се промъква. Някой може да влезе в офиса ви за непланирана спешна разговор. Нещо във вашия продукт може да се повреди, изисквайки незабавното ви внимание.
Такива събития объркват календара. Затова преглеждайте календара си всеки ден и правете планове.
- Прегледайте всички насрочени събития и се уверете, че ще присъствате само на тези, на които трябва да бъдете.
- Прегледайте повтарящите се срещи, за да се уверите, че дневният ред е актуализиран и изисква вашето внимание.
- Вижте кои проекти и задачи са с краен срок днес и дали се нуждаят от вашето участие. Има ли задачи, които са по-важни от планираните за деня срещи?
- Уверете се, че всички събития в календара ви са все още актуални и важни, особено ако са били планирани отдавна.
Преглеждането на календара всеки ден ви помага да се фокусирате върху важните неща. Помага ви да идентифицирате и елиминирате ненужните срещи. Ако денят ви се обърка по някаква причина, това ви дава възможност да пренасрочите срещите, които сте пропуснали предния ден.
Ефектът от правилното управление на имейлите върху управлението на календара
Почти всеки мениджър има пощенска кутия, която прилича на кървава баня. Търговци, които се опитват да продават, фирми, които искат да си сътрудничат, екипи, които искат одобрение, клиенти, които изискват внимание – всичко това се натрупва в стотици имейли всеки ден.
Управлението на това е тясно свързано с управлението на календара. Ето няколко съвета как да се справите с припокриванията.
Планирайте време за имейли: Ако отговаряте на всеки имейл, когато видите уведомлението, ще прекарате целия ден в пощенската си кутия. Отделете фиксирани часове сутрин и вечер, за да четете и отговаряте на имейли.
Отбелязвайте имейлите: Ако задачата, за която сте получили имейл, може да бъде изпълнена за две минути, направете го веднага. В противен случай добавете задачата към графика си и уведомете изпращача кога ще можете да се заемете с нея.
Оптимизиране на срещите с помощта на изпълнителен асистент
Ако като мениджър някога сте имали усещането, че управлението на календара ви е прекалено обременяващо, не сте сами. Управлението на всички комуникации и срещи, воденето на бележки, определянето на задачи и проследяването на участниците може да бъде много натоварващо.
Ето защо мениджърите често имат асистенти (EA), които се занимават с това. С помощта на асистент управлението на календара може да облекчи значително мениджъра. Независимо дали имате служител на пълен работен ден в ролята на асистент или виртуален асистент на непълен работен ден, оптимизирайте срещите си с помощта на следните съвети.
- Обяснете предпочитанията си: Кажете им как предпочитате да се управлява календарът ви.
- Научете ги да вземат решения: Дайте им възможност да вземат решения по същия начин, по който бихте направили вие, като ги запознаете с вашия процес; документирайте процесите си, ако е възможно.
- Предоставете достъп: Позволете им да редактират, добавят или премахват срещи от вашия споделен дигитален календар.
- Обучете ги: Научете ги да управляват календара ви според вашите предпочитания, като им давате редовна обратна връзка.
Можете да направите всичко това и още много други неща по-лесно и по-ефективно с подходящите инструменти, които подпомагат управлението на времето за изпълнителните асистенти. Нека разгледаме няколко от тях.
Използване на инструменти за ефективно управление на календара на ръководните кадри
Отминаха дните, когато хората носеха бележници в чантите си, за да управляват срещите си. Днес всеки мениджър използва един от многото инструменти за управление на календара, като най-разпространените са календарите на Google или Outlook.
Бонус: Ако използвате Google Workspace, използвайте тези шаблони на Google Calendar, за да оптимизирате управлението на времето си.
Управлението на календара обаче не се състои само в планиране на срещи. Една значителна пропусната възможност при използването на календарите на Google или Outlook е, че те не отчитат крайните срокове на проектите/задачите. Това означава, че когато планирате среща, трябва да проверите календара си и инструмента за управление на проекти, преди да потвърдите участието си.
Ако работите по няколко проекта едновременно, обмислете използването на цялостна платформа за продуктивност като ClickUp. Ето как можете да използвате ClickUp за управление на проекти с индивидуално и екипно управление на календара.
ClickUp Календар
Изгледът на календара в ClickUp ви позволява да визуализирате всичките си планове в дневен, седмичен или месечен календар. С ClickUp можете да:
- Създайте няколко календара и контролирайте с кого ги споделяте
- Синхронизирайте календарите на Google или Outlook, за да видите събитията си.
- Оценете времето за задачите си и блокирайте части от него
- Премествайте събития с плъзгане и пускане, за да ги пренасрочите
ClickUp Meetings
Управлението на календара е само част от провеждането на ефективни срещи. Трябва да напишете дневен ред, да си водите бележки, да ги преглеждате, да ги превръщате в задачи за изпълнение, да определяте приоритети/крайни срокове и т.н.
ClickUp Meetings прави всичко това и още много други неща. Документирайте срещите си по прозрачен начин и ги споделяйте с екипа. Присвоявайте коментари, добавяйте повтарящи се задачи и използвайте списъци за проверка, за да подобрите качеството на срещите.
Шаблони на ClickUp
ClickUp предлага широка гама от шаблони за управление на времето, с които можете да направите срещите си по-ефективни.
Шаблон за календарно планиране ClickUp
Шаблонът за календар ClickUp е един от най-лесните начини да поддържате организация и да следите графика си. Използвайте този персонализируем, лесен за начинаещи шаблон, за да обедините задачите, срещите и събитията си на едно място.
Шаблон за списък със задачи в календара на ClickUp
Хората често възприемат календара като място за събития/срещи, а инструмента за управление на проекти – като инструмент за управление на задачи. Проблемът е, че и двата са предназначени за управление на работната натовареност и имат задачи, които отнемат време.
Например, създаването на презентация за инвеститори е просто среща със себе си, по време на която обмисляте, обсъждате и създавате. Затова е полезно да имате списък с задачи и в календара си.
Шаблонът за списък със задачи в календара на ClickUp следи работното време и ви помага да планирате задачите си съответно. Той ви позволява да визуализирате капацитета си за изпълнение на задачите и срещите, които сте планирали. Можете да премествате някои неща, ако нямате достатъчно време.
Шаблон за дневен ред на ClickUp
Не преоткривайте колелото на дневния ред за всяка среща. Използвайте шаблона за дневен ред на ClickUp, за да документирате дневния ред на срещата, да си сътрудничите с екипа, да се споразумеете за действията и да ускорите резултатите.
Напомняния в ClickUp
Напомнянията на ClickUp ви помагат да сте винаги в крак с вашите задачи и събития. Можете да настроите напомняния не само за себе си, но и за други хора. Можете също да настроите напомняния за коментари и разговори, за да не пропускате нито една актуализация.
ClickUp Brain
Специално проектирана невронна мрежа за организационни нужди може да бъде и ваш личен AI календар. Използвайте ClickUp Brain, за да:
- Транскрибирайте срещи
- Обобщете бележките от срещите
- Създавайте седмични отчети или актуализации за екипа за ежедневни срещи
- Автоматизирайте попълването на данни в повтарящи се задачи/програми
Управлявайте времето и календара си с ClickUp
През 62,5-те часа, които мениджърите прекарват всяка седмица, те посещават 37 срещи, което представлява цели 72% от работното им време. Ако прекарвате почти 3/4 от седмицата си в срещи, би било разумно да се уверите, че те се управляват ефективно.
За щастие, за да го направите, не се изискват нинджа умения. Всичко, от което се нуждаете, са ясни предпочитания, план за действие и надежден софтуер за управление на срещи като ClickUp с разнообразни шаблони за графици. Съберете личните си ангажименти, бизнес срещите и графиците на проектите си, за да имате пълна видимост в живота си.