Вашият екип обсъжда пускането на нов продукт.
Някои членове говорят за стратегията за пускане на пазара (GTM), докато инженерният екип се фокусира върху модифицирането на функциите на продукта. Това объркване води до разпръснати дискусии и неяснота относно основната цел на срещата.
Установявате групова норма за провеждане на отделни срещи за маркетингови и технически дискусии и назначавате ръководител на срещата, за да гарантирате, че дискусиите няма да излязат извън рамките.
Резултатът? По-малко объркване и по-добро вземане на решения. Ето колко мощни могат да бъдат груповите норми.
В тази публикация в блога ще обсъдим как можете да установите групови норми, за да подобрите ефективността на екипа и да го превърнете в сплотена единица.
Какво представляват груповите норми?
Груповите норми са неформални правила и очаквания, определени от екипа, които насочват начина, по който членовете на екипа взаимодействат и си сътрудничат.
Нормите служат като наръчник за ефективното функциониране на вашия екип, като определят ясни стандарти за вземане на решения, разрешаване на конфликти, управление на задачи и даване на обратна връзка.
Ясните норми гарантират, че всички са на една вълна и насърчават членовете на екипа да поемат отговорност. Това намалява объркването, помага да се избегнат трудни разговори, насърчава взаимното обсъждане и подобрява продуктивността на екипа.
🌈 Брилянтен пример за групови норми е „правилото за две пици“ на Amazon, според което всички вътрешни и външни екипи трябва да са достатъчно малки, за да могат две пици да нахранят всички членове на екипа. Идеята е да се създадат малки екипи, за да се подобри ефективността на работата.
Защо груповите норми са важни за успеха на екипа?
Ето защо е важно да се установят норми в екипа:
🎯 Ясни очаквания: Когато всички знаят какво се очаква от тях, има по-малко объркване, повече продуктивност и положителни намерения.
🎯 Подобрена комуникация: Силните норми насърчават отворена и честна комуникация между членовете на екипа, което води до по-добро сътрудничество и решаване на проблеми.
🎯 Повишено доверие: Когато членовете на екипа чувстват, че могат да разчитат един на друг, това изгражда сплотеност в екипа и укрепва взаимоотношенията.
🎯 Подобрена работа в екип: Груповите норми създават чувство за принадлежност и обща цел, което улеснява членовете на екипа да работят заедно за постигането на общи цели.
🎯 По-добро вземане на решения: Когато всички са на една и съща вълна, е лесно да се вземат информирани и ефективни решения.
Видове групови норми
Нека разгледаме различните видове групови норми, които можете да установите за развитието на екипа:
Норми за комуникация
Тези норми определят начина, по който членовете на екипа комуникират помежду си. Например, трябва ли актуализациите да се споделят чрез имейл, приложение за съобщения или по време на ежедневна среща?
Норми за вземане на решения
Те определят как вашият екип взема важни решения – решенията ще се вземат с консенсус, с мнозинство от гласовете или от ръководството?
Норми за отчетност
Тези норми определят ясни отговорности и методи за проследяване на напредъка. Екипите, които установяват ясни правила и очаквания, са по-ефективни и срещат по-малко пречки.
Норми за производителност
Те се отнасят до начина, по който екипът работи заедно, за да постигне целите си. Например: „Всички членове на екипа трябва да гарантират, че работата отговаря на стандартите за качество и е в съответствие с ценностите и целите на компанията. “
Освен това, груповите норми могат да се развиват с разрастването на екипа, за да се адаптират към динамиката на екипа и бизнес нуждите.
Примери за групови норми за екипи с висока производителност
Нека разгледаме някои често срещани, но ефективни групови норми, които могат да подобрят сътрудничеството в екипа и общата производителност.
Дръжте членовете на екипа и заинтересованите страни информирани
Едно от често срещаните предизвикателства, пред които са изправени екипите, особено при работа по сложни проекти, е определянето на ясни роли. Без това членовете на екипа могат да прекарват много време в чудене кой е отговорен за дадена задача, към кого да се обърнат за вземане на решение и т.н.
Тук е мястото, където се нуждаете от RACI (Responsible, Accountable, Consulted, and Informed) диаграма, за да подредите динамиката в екипа, особено за мултифункционални екипи. Тя определя:
- Отговорен: Кой ще изпълни коя задача
- Отговорен: Кой има крайната власт да гарантира изпълнението на задачите
- Консултирани: Кой ще предостави информация или експертни познания за дадена задача
- Информирани: Кой трябва да бъде информиран за резултатите от задачите или препятствията
💡Съвет от професионалист: Можете да използвате шаблона за планиране RACI на ClickUp, за да създадете RACI диаграма за вашия екип и да работите ефективно. Шаблонът помага да се определят ясни роли и отговорности за всички заинтересовани страни, намалява недоразуменията и объркването сред членовете на екипа и подобрява сътрудничеството и отчетността.
Комуникирайте ефективно
Ефективната комуникация е жизненоважна за всеки високопроизводителен екип. Ясните норми за комуникация, като например седмични или двуседмични срещи за обсъждане на актуалното състояние на проектите, осигуряване на инклюзивна комуникация и използване на една комуникационна платформа, спомагат за изграждането на положителна работна култура и подобряват сътрудничеството в екипа.
Ако търсите начини да преодолеете комуникационната пропаст в екипа си, ClickUp Chat може да ви помогне.
Той обединява цялата работа и комуникация на едно място, така че членовете на екипа могат да взаимодействат, да споделят актуализации по проектите, да превръщат съобщенията в задачи или дори да свързват съобщенията с конкретни задачи , без да губят контекста. Чрез интегрирането на незабавни съобщения в управлението на проектите ви, ClickUp Chat премахва изолираността и разходите за превключване!
Управлявайте конфликти
Конфликтите са неизбежни във всеки екип. Въпреки това, лидерите на екипите трябва да установят норми за разрешаване на конфликти, за да укрепят сътрудничеството в екипа и да стимулират иновациите.
Стратегическото управление на конфликти гарантира, че различията се разглеждат конструктивно и справедливо, като се фокусира върху решаването на проблеми, а не върху прехвърлянето на вината.
⚡️Архив с шаблони: Шаблонът „Емоционално колело за разчупване на леда“ на ClickUp е идеалното решение за изграждане на добри взаимоотношения в екипа и избягване на конфликти. Шаблонът помага на членовете на екипа да се представят и да разберат предизвикателствата, пред които са изправени другите, като насърчава емпатията и по-доброто сътрудничество.
Вземайте решения по-бързо
По-бързото вземане на решения е ключът към адаптирането към промените, извличането на полза от възможностите и поддържането на проектите в правилната посока. То също така предотвратява затрудненията и забавянията, като гарантира, че екипът може да продължи напред без колебания.
Някои от най-ефективните групови норми за вземане на бързи решения са:
- Стремете се към 40% консенсус, а не към 100%.
- Приемете гъвкав начин на мислене
- Вземайте решения въз основа на данни, а не на интуиция.
- Ограничете анализа на всяка ситуация до три възможни резултата
Можете да използвате шаблона за рамка за вземане на решения на ClickUp , за да оптимизирате процеса на вземане на решения във вашата организация, като установите стандартна структура. Той ви помага да съберете цялата необходима информация, да прецените вариантите, да намалите пристрастията и да вземете ефективни решения.
Определете ясни дневен ред за срещите
Тайната за провеждането на продуктивни срещи е да следвате добре структурирана дневен ред. Груповите норми с ясен дневен ред гарантират, че срещите имат конкретна цел, изпълними задачи и определени цели. Това намалява загубата на време, поддържа дискусиите в правилната посока и потвърждава, че всички участници са подготвени.
Шаблонът за дневен ред на срещи на ClickUp улеснява прилагането на тази групова норма. Шаблонът помага на екипите да организират срещите си, като очертава теми за обсъждане, разпределя задачи и проследява взетите решения.
Отделете време за иновации и продуктивност
🌈 Според „правилото на 20%“ на Google, всички служители трябва да отделят 20% от времето си през седмицата, за да работят по странични проекти и да се фокусират върху иновациите.
Чрез включването на блокиране на времето в груповите норми можете да подобрите управлението на времето на екипа си, да сведете до минимум разсейването и да създадете по-структурирани работни процеси.
Груповите норми за блокиране на времето създават последователна структура за това как членовете на екипа организират работния си ден. Това помага да се предотврати многозадачността, която често води до намалена ефективност и изчерпване. Шаблонът за блокиране на времето на ClickUp идва на помощ в този случай.
Той предоставя рамка за организиране на ежедневните задачи в специални времеви блокове. С този шаблон можете да планирате целия работен ден, като разпределите времеви блокове за конкретни задачи или проекти. Той също така помага за повишаване на концентрацията, като определя периоди без прекъсвания за работа по задачи с висок приоритет.
Предоставяйте редовни актуализации за състоянието на проектите
Редовните актуализации на състоянието на проекта са от съществено значение за поддържането на прозрачност, отчетност и съгласуваност в екипа. Когато актуализациите са част от груповите норми, те гарантират, че всички членове на групата и заинтересовани страни са информирани за напредъка, потенциалните препятствия и следващите стъпки.
ClickUp предлага два основни шаблона, които помагат на екипите да опростят този процес:
Шаблон за седмичен отчет за състоянието на ClickUp
Шаблонът за седмичен отчет за състоянието на ClickUp ви помага да споделяте напредъка по задачите със заинтересованите страни, да проследявате задачите и да маркирате завършените задачи, за да поддържате прозрачност.
Шаблон за отчет за състоянието на проекта в ClickUp
Можете да използвате шаблона за отчет за състоянието на проекта ClickUp, за да документирате ключовите постижения и да създадете отчети, които да гарантират, че целите се постигат в срок. Актуализациите на състоянието помагат да се открият проблемите на ранен етап, което дава на екипа време да ги разреши, преди да попречат на проекта.
Как да създадете ефективни групови норми
Установяването на ефективни групови норми е от съществено значение за насърчаване на сътрудничеството, доверието и отговорността в екипа. Независимо дали вашият екип работи в офис, в хибриден режим или изцяло дистанционно, ясните групови норми създават общо разбиране за това как всички работят заедно.
Ето стъпка по стъпка ръководство за създаване на екипни норми:
Стъпка 1: Включете екипа в процеса
Създайте групови норми, като потърсите мнението на целия екип. Това гарантира, че всеки се чувства чут, което увеличава вероятността за спазване на договорените стандарти.
Използвайте инструменти като ClickUp Chat, за да проведете дискусии в реално време и да обсъдите кои норми най-добре подпомагат сътрудничеството в екипа.
Стъпка 2: Документирайте нормите
След като екипът ви се съгласи с нормите, документирайте ги на място, достъпно за всички. ClickUp Docs е чудесен инструмент за това. Можете да го използвате, за да запишете окончателните групови норми, като се уверите, че са лесно достъпни за бъдеща справка.
Наличието на норми в споделен документ улеснява актуализирането им, когато екипът се развива или се сблъсква с нови предизвикателства. Просто добавете вложени страници и стилови елементи, за да организирате информацията и да подчертаете важните детайли.
ClickUp Docs ви позволява да редактирате документи в реално време заедно с екипа си, като същевременно предоставя функции за коментиране, възлагане на задачи и проследяване на напредъка.
Стъпка 3: Поставете ясни цели за екипа
Ясните норми проправят пътя към успеха, независимо дали става въпрос за спазване на срокове или подобряване на комуникацията. Можете да използвате ClickUp Goals, за да съгласувате целите на екипа си с груповите норми. Това ще ви позволи да останете на прав път с ясни срокове, измерими цели и автоматизирано проследяване на напредъка.
Можете също да разгледате шаблона за SMART цели на ClickUp, за да се уверите, че вашите цели са конкретни, измерими, постижими, уместни и обвързани с време. Този шаблон може да ви помогне да поставите по-добри цели за вашия екип.
Този шаблон ви помага да:
- Проследявайте напредъка по целите и измервайте успеха
- Останете фокусирани върху дългосрочните цели
- Идентифицирайте и преодолейте потенциалните препятствия
Стъпка 4: Периодично преразглеждайте нормите
С разрастването на екипа и промяната на проектите може да се наложи коригиране на груповите норми. Периодичните прегледи гарантират, че нормите остават актуални и полезни.
С помощта на ClickUp Forms можете да събирате анонимни отзиви от членовете на екипа за това кои норми трябва да бъдат заменени или променени. Конструктивни отзиви като тези могат да подобрят динамиката на вашия екип.
Групови норми за отдалечени екипи
Работата от разстояние добавя още едно ниво към ефективните групови норми поради комуникационните пропуски и гъвкавостта на работата. Ето някои норми за виртуални екипи, които трябва да имате предвид:
📌 Осъзнаване на часовите зони: Виртуалните екипи, които работят в различни часови зони, трябва да установят норми за планиране на срещи и определяне на крайни срокове, които зачитат разликите в часовите зони на всички. Използвайте календарния изглед на ClickUp, за да следите наличността и графиците в различните региони.
📌 Етикет за виртуални срещи: Екипите, които работят дистанционно, трябва да установят ясни правила за виртуалните срещи, като например използване на видео, изключване на микрофона, когато не се говори, и запазване на концентрацията по време на разговорите.
📌 Работно време и наличност: Определете очакванията относно работното време и наличността, особено ако екипът обхваща няколко часови зони. Определянето на времето, в което всички членове на екипа трябва да са онлайн за сътрудничество или спешна комуникация, помага да се избегне объркване.
📌 Очаквания за комуникация: Договорете се как и кога да използвате различните комуникационни инструменти. Например, кога да използвате имейл и кога да използвате чат за актуализации или кога да насрочите среща за сложни дискусии.
Освен това, шаблонът за управление на екип на ClickUp ви помага да управлявате безпроблемно вашия отдалечен екип отвсякъде.
С този шаблон можете да:
- Вижте ролите, отговорностите и работните процеси на вашите колеги, за да сте сигурни, че всеки знае своите задачи и как те допринасят за цялостния резултат.
- Разпределяйте задачите въз основа на силните страни и наличността на членовете на екипа.
- Координирайте членовете на екипа, за да избегнете недоразумения и да повишите ефективността.
Как да затвърдите груповите норми
Установяването на норми за екипа е само първата стъпка. Истинското предизвикателство е да се гарантира, че всички членове на екипа спазват нормите последователно. Ето няколко начина за ефективно укрепване на груповите норми:
Разпределете равномерно натоварването на екипа
Един от най-добрите начини да затвърдите груповите норми е да осигурите справедливо разпределение на натоварването между членовете на екипа, защото това подобрява сътрудничеството, намалява конфликтите и улеснява спазването на нормите от всички.
Можете да използвате Workload View на ClickUp, за да следите натоварването на всеки член на екипа и да го коригирате според неговите възможности. Ако даден член на екипа е постоянно претоварен, може би е време да коригирате груповите норми относно делегирането на задачи и баланса между работата и личния живот.
Проследявайте времето, за да разберете закъсненията
Можете да засилите нормите относно крайните срокове за задачите с функцията за проследяване на времето на ClickUp. Този инструмент ви позволява да следите колко време отнемат задачите и да идентифицирате евентуални модели на закъснения, които може да се наложи да бъдат разрешени.
Той помага на екипите да отчитат времето, прекарано по всеки проект, като насърчава по-добри практики за управление на времето.
Комуникирайте нормите ефективно
Нормите не трябва да събират прах в някакъв документ. Редовната комуникация е от жизненоважно значение за укрепването на груповите норми. Използвайте функциите „Assigned Comments“ (Присвоени коментари ) и „Mentions“ (Споменавания) на ClickUp, за да давате обратна връзка, да изяснявате задачи или да напомняте на членовете на екипа за конкретни норми.
Независимо дали става дума за отличен пример за екипно сътрудничество или за област, в която са необходими подобрения, тази функция помага на всички да бъдат на една и съща страница.
Тези бързи взаимодействия помагат да се гарантира, че работните норми са на първо място в съзнанието на хората и че потенциалните проблеми се решават, преди да ескалират.
Най-добри практики за укрепване на груповите норми
Последователността е ключова при укрепването на груповите норми. Ето някои ефективни стратегии, за да ги държите в ума си и да се уверите, че те стават неразделна част от културата на вашия екип:
Задайте повтарящи се напомняния
За да не избледнеят работните норми, използвайте повтарящи се напомняния, за да ги затвърждавате редовно. Независимо дали става дума за седмично напомняне за етикета при виртуални срещи или месечни напомняния за очакванията за комуникация в екипа, постоянните подкани гарантират, че членовете на екипа спазват нормите.
ClickUp Reminders ви позволява да задавате автоматични напомняния за груповите норми. Можете да създавате напомняния от коментар, от раздела „Моята работа“ или от менюто „Бързи действия“ в лентата с инструменти.
Просто наречете напомнянето „групова норма“, добавете членовете на екипа като отговорни лица, прикачете важни файлове и сте готови!
Използвайте табла за управление, за да стимулирате отговорността
Успешното прилагане на груповите норми се състои в насърчаване на отговорността на екипа. Когато членовете на екипа поемат отговорност за своите задачи, те са по-склонни да спазват правилата и да допринасят за успеха на екипа.
ClickUp Dashboards може да помогне на екипа ви да проследява напредъка си към целите и да измерва производителността. То също така ви помага да разберете кой изпълнява своите отговорности и кой може да се нуждае от подкрепа.
Чрез визуализиране на производителността и разпределението на натоварването, екипите могат по-лесно да се придържат към нормите за отчетност и прозрачност. Редовното преглеждане на таблото като екип помага за укрепване на колективната отговорност за задачите и резултатите.
Проследявайте напредъка с цели
Задайте конкретни, измерими цели с ClickUp Goals, което улеснява проследяването на напредъка и показва къде се спазват нормите и къде са необходими подобрения. Когато членовете на екипа видят как спазването на нормите допринася за постигането на по-големи цели, те са по-склонни да останат ангажирани.
Оценявайте и награждавайте членовете на екипа
Признаването и награждаването на членовете на екипа, които последователно спазват груповите норми, е мощен начин да се насърчи постоянното спазване на правилата. Независимо дали става дума за публично признание по време на екипни срещи или за по-официални награди, положителното подкрепление има голямо значение.
Ето няколко начина за въвеждане на система за награди или признание за мотивиране на членовете на екипа:
🙌🏽 Поздравявайте по време на срещите членовете на екипа, които искрено спазват груповите норми.
🙌🏽 Създайте програма за признание от колеги, в която членовете на екипа могат да номинират своите колеги за спазване на груповите норми.
🙌🏽 Предлагайте стимули като подаръчни карти или допълнително свободно време на членовете, които спазват груповите норми.
Как да се справяте с нарушенията на груповите норми
Дори най-добрите екипи могат да допуснат грешки от време на време. Когато член на екипа наруши групова норма, разрешете проблема бързо и конструктивно.
Ето как да се справите с нарушенията на груповите норми:
✅ Обсъдете нарушението насаме с отделните членове на екипа. Избягвайте да обсъждате грешките в присъствието на други членове на екипа, тъй като това може да се отрази негативно на взаимоотношенията и морала в екипа.
✅ Фокусирайте се върху проблемното поведение, вместо да атакувате характера на човека, докато обсъждате нарушението.
✅ Дайте на членовете на екипа, които нарушават нормите, възможност да обяснят своята гледна точка. Изслушайте ги внимателно и се опитайте да разберете причините им за нарушаване на нормата.
✅ Повторете нарушената групова норма и обяснете защо е важна за успеха на екипа.
✅ Работете с лицето, за да разработите план за действие за справяне с нарушението.
✅ Редовно се свързвайте с членовете на екипа, за да следите напредъка им, да потърсите обратна връзка относно груповите норми и да разрешите всички предизвикателства, с които те може да се сблъскат при спазването на нормите.
Изградете по-силни групови норми с ClickUp
Изграждането на високопроизводителен екип изисква внимателно планиране, внимание към детайлите и стремеж към съвършенство. Груповите норми са лепилото, което държи всичко заедно, гарантирайки, че всички са на една вълна и работят за постигането на обща цел.
Ключът е не само да създадете тези норми, но и активно да ги засилвате и коригирате в процеса на развитие на екипа. Използването на инструменти като ClickUp прави този процес безпроблемен, независимо дали създавате дневен ред за срещи, проследявате актуализации по проекти или осигурявате отчетност чрез проследяване на целите.
Готови ли сте да преобразите екипа си? Регистрирайте се безплатно в ClickUp още днес и започнете да изграждате култура на сътрудничество, отговорност и висока производителност.