Как да давате отрицателна обратна връзка: над 30 примера, които ще ви помогнат да го направите правилно

Да дадеш на някого отрицателна обратна връзка, която е наистина конструктивна, е предизвикателство за много от нас. Трудно е да се намери правилният баланс между честност и насърчение, особено когато искаме думите ни да доведат до положителна промяна, а не до отбранителна реакция.

В този блог ще споделим над 30 примера за отрицателна обратна връзка, които ще ви помогнат да давате обратна връзка, която е едновременно продуктивна и мотивираща. Независимо дали сте специалист по човешки ресурси, ръководител на екип или мениджър, ще научите как да превърнете трудна обратна връзка в възможност за растеж – без неудобства.

Готови ли сте да превърнете обратната връзка в своето тайно оръжие? Да започваме!

Защо отрицателната обратна връзка е важна?

Никой не обича да дава или получава отрицателна обратна връзка. Но тя е като спанак за работното ви място: не винаги е най-вкусна, но е необходима за растежа. Независимо дали сте специалист по човешки ресурси, ръководител на екип или мениджър, знанието как ефективно да използвате отрицателната обратна връзка може да направи чудеса.

Видове отрицателна обратна връзка

Преди да разберем защо това е важно, нека поговорим за двата основни типа:

Корективна обратна връзка

Това е от типа „Ей, трябва да оправим това“. Тя се отнася до конкретни поведения или действия, които се нуждаят от подобрение. Представете си я като GPS, който казва „Преизчислявам маршрута“ след погрешен завой.

Обратна връзка за развитие

Това се фокусира върху дългосрочното развитие. Това е като да дадете на някого инструментите, от които се нуждае, за да се подобри с времето, а не само да коригирате непосредствени проблеми. По-скоро е като да тренирате някого за маратон, а не само да му кажете да си завърже обувките.

Защо отрицателната обратна връзка е важна?

Не става въпрос да сочите с пръст или да накарате някого да се почувства зле, а да го насочите да се справи по-добре. Ето защо това е толкова важно:

Изяснява очакванията

Ако хората не знаят, че правят нещо погрешно, как могат да го поправят? Например, ако един служител постоянно пропуска крайни срокове, корективната обратна връзка му помага да разбере какво се очаква от него и защо е важно. Без тази яснота той ще продължава да се сблъсква със същия проблем.

Повишава отговорността

Конструктивната обратна връзка насърчава хората да поемат отговорност за действията си. Да предположим, че кампаниите на един маркетинг мениджър не дават добри резултати. Като посочите конкретни области за подобрение, като например неправилно насочване към аудиторията, е по-вероятно той да поеме отговорност и да направи промени.

Повишава мотивацията (изненадващо!).

Вярвате или не, някои служители ценят отрицателната обратна връзка, особено когато тя е съпроводена с решение. Представете си, че казвате на представител на обслужването на клиенти, че тонът му с клиентите се нуждае от подобрение, и след това провеждате ролеви игри, за да му помогнете да се усъвършенства. Изведнъж това вече не е просто критика, а ключ към лично и професионално развитие.

Ролята на лидера в отрицателната обратна връзка

Въпросът е, че даването на обратна връзка е като боравене с нож с две остриета. Но за един лидер това все пак е едно от най-важните средства в арсенала му за стимулиране на производителността и растежа. Не става въпрос само за посочване на грешки, а за насочване на екипа към подобрение и успех.

Ефективната критична обратна връзка помага да се определят ясни очаквания, да се ангажират служителите с отговорност и да се предостави план за подобрение. Без нея служителите може да не осъзнават къде не се справят добре, което може да доведе до стагнация и неудовлетвореност.

Когато се дава конструктивно, отрицателната обратна връзка също изгражда доверие и прозрачност, показвайки, че сте инвестирали в тяхното развитие. Накратко, лидерите, които дават обмислена и навременна обратна връзка, създават култура на непрекъснато усъвършенстване и насърчават по-силни и по-устойчиви екипи.

Примери за отрицателна обратна връзка

Негативна обратна връзка – звучи страшно, нали? Но не е задължително да е така! Когато давате негативна обратна връзка по правилния начин, тя е по-скоро лек тласък в правилната посока, отколкото сурова критика.

Нека разгледаме няколко прости и практични примера за отрицателна обратна връзка.

Като мениджър вероятно сте се налагало да давате обратна връзка, която е малко трудна за приемане. Ето някои реалистични примери за обратна връзка към служители, които улесняват нещата:

„Здрасти, забелязах, че не спазихме крайния срок от миналата седмица. Нека помислим как да разделим този проект на по-малки задачи, за да можем да спазим графика следващия път.“

„Отчетът за резултатите от коледната кампания не беше толкова ясен, колкото би могъл да бъде. Какво ще кажете да поработим върху подобряването на структурата, за да бъде по-ясен следващия път?“

„Забелязвам спад в производителността ти напоследък. Има ли нещо, с което се бориш? Нека измислим някои стратегии, за да върнем нещата в нормалното русло.“

„Всичко наред ли е? Забелязах, че напоследък често отсъстваш и това започва да се отразява на екипа. Нека намерим решение, за да можем да осигурим по-постоянно присъствие.“

„Има няколко грешки в докладите ви. Нека се съсредоточим върху точността и да изготвим списък за проверка, за да откриваме тези грешки преди подаването.“

„Статията за PR, която изпратихте, изглежда непълна. Да се чуем по телефона, за да се уверим, че всички важни точки са включени в статията.“

„Изглеждаш малко откъснат от последните срещи. Бих искал да те видя да участваш повече, тъй като твоят принос е ценен за екипа. Аз лично винаги очаквам с нетърпение да чуя какво имаш да кажеш.“

„Здравейте, забелязах, че текстът на имейла е написан с шрифт Georgia. Може ли да го актуализирате с един от шрифтовете, изброени в указанията за копиране? Благодаря!“

Да давате обратна връзка на вашия мениджър? Да, това също е важно! Не е само еднопосочна улица.

„Понякога ми е трудно да преценя кои задачи да приоритизирам. Може ли да получим повече яснота относно целите на проекта, за да мога да се концентрирам по-добре?“

„Бих искал да се заема самостоятелно с новия проект по роботика. Разбирам притесненията относно сроковете и се ангажирам да изпълня задачата според очакванията. Ще се погрижа да поддържаме връзка чрез седмични разговори, за да ви информирам за напредъка.“

„Имам проблеми с достъпа до необходимите ми ресурси. Можем ли да работим заедно, за да намерим решения или по-добри инструменти?“

„Забелязах, че се занимавам с повече задачи от колегите си. Можем ли да преоценим натоварването, за да се уверим, че нещата са балансирани? Не бих искал да се превърна в пречка за екипа.“

„Бих искал да получавам по-редовно обратна връзка за работата си. Това ми помага да се придържам към плана и да знам какво трябва да подобря.“

„Напоследък се чувствам малко обезкуражен, тъй като работата ми рядко получава признание. Би било чудесно, ако можехте да ми дадете някои съвети как да се откроя повече. Искам също да разбера дали имаме програми за награди и признание и как мога да се класирам за тях.“

„Имейлът, който изпратихте миналия петък, не предава правилно същността на заданието. Можете ли да ми помогнете с по-подробно задание, за да се избегне объркване в тази кампания?“.

Понякога обратната връзка идва от самата екип. Ето как колегите могат да предложат конструктивна критика, без да предизвикват неудобство:

„Забелязах, че работиш сам по задачи, по които трябва да си сътрудничим. Надявам се, че не съм ти дал идеята, че трябва да вършиш цялата тежка работа. Мислиш ли, че можем да се консултираме по-често, за да разпределим работата по-справедливо?“

„Здрасти, забелязах, че напоследък коментарите ти по време на срещите са малко негативни. Това се отразява на морала на екипа. Можем ли да се опитаме да бъдем по-позитивни?“

„Здравей, забелязах, че не си спазил няколко крайни срока за последната задача. Има ли нещо, с което аз или някой от другите членове на екипа можем да ти помогнем? Уведоми ме, ако имаш някакви проблеми с текущия работен процес.“

„Както знаете, днес имахме важна среща със заинтересовани страни. Опитах се да ви се обадя и да ви изпратя съобщение вчера, тъй като ми бяха необходими някои важни данни за презентацията, но вие не бяхте в офиса. Може ли да ни уведомявате предварително, когато няма да сте на разположение, за да можем да планираме по-добре работата си?“

„Видях, че сте направили промени в презентацията, върху която работя. Оценявам вашите идеи, но би било по-добре, ако бяхте ги споделили с мен, вместо да редактирате презентацията. Бих искал да координираме по-тясно в бъдеще, за да се уверим, че сме на една вълна и да избегнем дублиране.“

„Забелязах, че рядко се изказваш по време на нашите сесии за мозъчна атака. Не се колебай да задаваш въпроси или да предлагаш идеи за кампанията. Убеден съм, че твоят принос ще добави реална стойност!“

„Забелязах, че докладът за социалните медии, по който работите, е в очакване от миналата седмица. Нека се срещнем днес, за да разберем как можем да ускорим процеса за тази задача и предстоящите такива. ”

Клиентите също дават обратна връзка – понякога тя не е приятна, но е полезна за подобряване на качеството на даден продукт или услуга.

„Представителят, с когото разговарях, не беше полезен. Очаквах по-добра подкрепа от вашата компания.“

„Поръчах размер 10, а получих размер 8. Можете ли да уредите замяна или възстановяване на сумата?“

„Вашият екип отговори твърде бавно на моя проблем. Надявам се следващия път отговорът да бъде по-бърз.“

„На вашия уебсайт пише, че има безплатен пробен период за вашия продукт. Но когато реших да се възползвам от пробния период, ми беше поискано да платя. Можете ли да документирате цените и процеса на безплатния пробен период по-добре, за да не се объркват хората?“

„След като съобщих за проблема си, никой не предприе последващи действия. По-добрата комуникация би подобрила удовлетвореността на клиентите.“

„Уебсайтът е твърде сложен за ползване и е трудно да намеря това, което ми трябва. Опростяването на дизайна би подобрило използваемостта.“

„Продуктът, който получих, беше дефектен, и това е вторият път, когато се случва. Бих ви бил много благодарен, ако ми помогнете с възстановяване на сумата и се опитате да подобрите качеството за бъдещите си клиенти. ”

Понякога е необходимо да дадете обратна връзка на целия екип. Ето няколко примера, които ще ви помогнат да се справите с такива ситуации:

„Забелязах, че напоследък работата в екип и сътрудничеството в този екип са намалели. Нека се постараем да комуникираме повече и да работим заедно, за да постигнем целите си.“

„Подходът на екипа към решаването на проблеми напоследък е малко предсказуем. Бих искал да видя по-креативни решения по време на сесиите за мозъчна атака.“

„Резултатите на екипа са спаднали през последното тримесечие. Нека определим къде са пречките и как можем да се подобрим.“

„Пропуснахме няколко крайни срока и мисля, че това се дължи на неясни приоритети. Нека определим по-конкретни цели, за да продължим по план.“

„Налице е спад в морала. Искам да чуя от вас, ако нещо не е наред, за да можем да го разрешим като екип. ”

Използване на шаблони на ClickUp за по-добра обратна връзка

Да бъдем реалисти – даването на обратна връзка може да бъде плашещо. Но с подходящите инструменти за обратна връзка това става по-лесно. Шаблонът за обратна връзка от служители на ClickUp придава структура и яснота на събирането на обратна връзка.

Изтеглете този шаблон

Ето как този шаблон помага да подобрите обратната връзка в екипа ви:

Този шаблон ви помага да организирате всички отговори на едно централно място. Той улеснява последващите действия и ви помага да проследявате моделите във времето, за да подкрепите непрекъснатото развитие на вашия екип.

А когато дойде време за по-формална оценка, разгледайте шаблона за оценка на представянето на ClickUp. Той улеснява процеса на обратна връзка с служителите и гарантира, че всички важни области са обхванати, от постиженията до областите, които се нуждаят от подобрение.

Отрицателната обратна връзка не е голямо, страшно чудовище. Тя е просто инструмент за растеж. Независимо дали става дума за обратна връзка от мениджър към служител, от колега към колега или дори от клиент, целта е винаги една и съща – подобрение.

Как да давате конструктивна отрицателна обратна връзка?

За професионалистите в областта на човешките ресурси, ръководителите на екипи и мениджърите ключът не е само какво казвате, а как го казвате. Нека разгледаме как да давате конструктивна отрицателна обратна връзка на служителите и как инструменти като ClickUp могат да направят процеса по-гладък, ефективен и продуктивен.

Фокусирайте се върху поведението, а не върху личността

Разделете личността от действието. Вместо да казвате: „Винаги си неорганизиран“, кажете: „Файловете по проекта не бяха организирани правилно, което доведе до забавяния“. Така обратната връзка не се възприема като лична атака.

Бъдете ориентирани към решенията

Предложете практически стъпки за подобрение. Например, ако даден служител не спазва сроковете, предложете му инструменти или техники за управление на времето, които да му помогнат да се справи.

Включете служителя в търсенето на решение, като го попитате: „Какво мислите, че би ви помогнало да спазвате сроковете по-последователно?“

Проследявайте и предлагайте подкрепа

Обратната връзка не свършва с разговора. Предлагайте постоянна подкрепа и проследявайте как се развиват нещата. Това показва на получателя на обратната връзка, че сте ангажирани с неговото усъвършенстване, а не само с посочването на недостатъците.

Използвайте ClickUp, за да проследявате и управлявате отрицателната обратна връзка.

ClickUp предлага редица функции, които правят управлението и проследяването на обратната връзка не само лесно, но и ефективно. Ето как можете да използвате инструментите на ClickUp, за да овладеете изкуството на конструктивната отрицателна обратна връзка:

Формуляри за събиране на обратна връзка

ClickUp Forms ще ви помогне да събирате обратна връзка от членовете на екипа или клиентите по структуриран начин. Това ви позволява да събирате цялата обратна връзка на едно място, като по този начин не пропускате никаква важна информация.

Използвайте шаблона за обратна връзка на ClickUp, за да създадете персонализирани формуляри, насочени към конкретни области на обратна връзка, като например производителност, комуникация или работа в екип. По този начин можете да филтрирате и да отговаряте на обратната връзка по-ефективно.

Документи за събиране на обратна връзка на едно място

С ClickUp Docs можете да съберете всички отзиви в един достъпен документ. Използвайте го, за да проследявате отзивите за всеки служител или проект, което улеснява справянето с минали дискусии по време на прегледи на представянето или последващи действия.

Задачи и цели за предприемане на действия въз основа на обратната връзка

С ClickUp Tasks можете да превърнете обратната връзка в практически задачи. След като дадете обратна връзка, създайте цел с ClickUp Goals с ясни действия, върху които служителят да работи. Проследявайте напредъка и проверявайте редовно, за да ги държите отговорни.

ClickUp Brain за писане на обратна връзка

Изборът на подходящите думи за обратна връзка може да бъде труден. С ClickUp Brain можете да получите помощ при написването на обмислена и конструктивна обратна връзка. Тази функция може да ви помогне да формулирате обратната връзка по начин, който е ориентиран към решението и не е конфронтационен.

Чат изглед за неформални разговори за обратна връзка

Понякога обратната връзка не трябва да бъде формална. С Chat View на ClickUp можете да провеждате бързи, неформални разговори за по-малки точки от обратната връзка. Това намалява напрежението от формалната среща и поддържа комуникацията.

Потребителски полета за разграничаване на различни области на обратна връзка

Използвайте персонализирани полета в ClickUp, за да маркирате обратната връзка въз основа на категории като комуникация, управление на времето или работа в екип. Това улеснява филтрирането и разглеждането на конкретни точки от обратната връзка по време на последващите дискусии.

Бележник за бързи бележки

Бележникът на ClickUp е идеален за записване на бързи теми за разговор или действия по време на разговор за обратна връзка. Няма повече да се мъчите да си спомните какво сте обсъждали!

Предимствата на използването на ClickUp за насърчаване на култура на обратна връзка

Изграждането на култура на конструктивна критика отнема време, но ClickUp го прави много по-лесно. Ето някои от основните предимства на използването на ClickUp за управление на обратната връзка:

Предизвикателства и капани, които да избягвате, когато давате отрицателна обратна връзка

Даване на отрицателна и конструктивна обратна връзка не трябва да се усеща като ходене по въже над басейн, пълен с акули! Когато се прави правилно, това може да подобри производителността, да вдъхнови растеж и да изгради по-силни взаимоотношения. Но ако се прави погрешно, това е рецепта за катастрофа.

Нека разгледаме как да се справим с предизвикателствата при даването на конструктивна обратна връзка и да избегнем някои често срещани капани по пътя.

Тъмната страна на лошо предадената обратна връзка

Нека си признаем – никой не харесва отрицателната обратна връзка, когато тя се усеща като удар в стомаха. Ето какво може да се случи, ако не предадете обратната връзка по конструктивен начин:

Как да подобрите уменията си за даване на обратна връзка?

Сега, когато знаем какво не трябва да правим, нека се съсредоточим върху това, което трябва да правите, когато давате отрицателна обратна връзка.

Как да се справяте с културните различия при даването на обратна връзка

Тук нещата стават малко по-сложни – различните култури имат различни начини за справяне с обратната връзка. Това, което работи за един човек, може да не работи за друг, затова е важно да се има предвид тези нюанси.

Превърнете отрицателната обратна връзка в възможности за растеж

Ефективната отрицателна обратна връзка е от съществено значение за насърчаване на растежа и подобряване на резултатите. Независимо дали обсъждате пропуснати срокове, проблеми с комуникацията или други пропуски в работата по време на екипни срещи, използвайте конкретни примери, запазете положително отношение и предложете практически решения.

Включването на положително подкрепление заедно с обратната връзка също гарантира, че разговорът остава подкрепящ. Екипните срещи са идеалната среда за балансиране на положителната и отрицателната обратна връзка, за да се създаде цялостен подход.

Не избягвайте да давате отрицателна обратна връзка, а овладейте изкуството на обратната връзка. Правилната намеса ще даде сила на вашия екип.

Регистрирайте се в ClickUp, за да постигнете по-високи нива на производителност, като същевременно поддържате позитивна и отворена работна култура.