Знаете ли, че когато мениджърите дават ежедневна обратна връзка, вероятността служителите да се чувстват мотивирани да вършат отлична работа е 3,6 пъти по-голяма?
Обратната връзка е мощен инструмент, който играе значителна роля в напредъка и успеха на всяка организация. Тя помага за създаването на работно място, където всеки глас се чува, всяка идея се цени и всеки индивид има възможност да расте и да просперира.
Сесията за обратна връзка ви позволява да общувате открито и откровено с екипа си и повишава ангажираността. Можете да дадете насоки за области, които се нуждаят от подобрение, да похвалите силните им страни и да им помогнете да разработят план, който да стимулира личностното и професионалното им развитие.
Провеждането на успешна сесия за обратна връзка обаче е нещо повече от просто свикване на среща. И годишните прегледи на представянето, и специалните сесии за обратна връзка изискват известно обучение и подготовка. В тази статия ще ви запознаем с предимствата и предизвикателствата на сесиите за обратна връзка, както и със стъпките за провеждането на успешна такава.
Предимства на сесиите за обратна връзка с служителите
Провеждането на редовни сесии за обратна връзка може да ускори значително вашия растеж и ангажираността на членовете на екипа. Нека разгледаме някои от предимствата на сесиите за обратна връзка.
Мотивира служителите
Редовната обратна връзка не се състои само в споделяне на области за подобрение и слабости, а включва и похвала и признание за силните страни и постиженията на служителите. Това помага да се мотивират служителите, да се почувстват ценени и да се подобри самочувствието им.
Насърчава всестранното развитие
Сесиите за обратна връзка позволяват всестранното развитие на служителите. Правилната обратна връзка в подходящия момент им помага да анализират своите резултати, силни страни и области за развитие. Конструктивната обратна връзка също така насърчава личното и професионалното развитие.
Решава конфликти
Друго предимство на редовната обратна връзка е способността й да разрешава конфликти, преди те да се превърнат в значителни проблеми.
Редовните сесии за обратна връзка позволяват на членовете на вашия екип да споделят своите мнения и да водят трудни разговори помежду си, включително да разрешават малки недоразумения, които на пръв поглед не изглеждат толкова сериозни. Това предотвратява превръщането им в пълноценни конфликти.
Повишава ангажираността
Всеки иска да чуе какво е направил добре и как може да се подобри след работа по даден проект. Същото важи и за вашия екип. Според Gallup 80% от служителите казват, че значимата обратна връзка им помага да се ангажират напълно.
Ангажираните служители са по-отдадени и ентусиазирани в работата си, което подобрява успеха и процента на задържане.
Отворена комуникация
Честата обратна връзка развива култура на отворена комуникация на работното място. Насърчаването й създава среда, в която членовете на екипа ви могат свободно да изразяват своите опасения и идеи.
Това също така им помага да станат отворени към критиките и да оценят положителната обратна връзка. А в крайна сметка това подобрява сътрудничеството и динамиката в екипа.
Подобрява производителността
Без конструктивна обратна връзка вашият екип няма да знае какво прави добре и какво трябва да подобри. Редовният процес на обратна връзка им помага да подобрят представянето си и да бъдат по-мотивирани на работа.
По същия начин обратната връзка е от решаващо значение за определяне на ефективността на вашата стратегия за лидерство . Чрез общуване с членовете на екипа си можете да подобрите уменията си и да изберете най-ефективната стратегия.
Предизвикателства при провеждането на ефективни сесии за обратна връзка
Колебания, предубеждения, слаби комуникационни умения и неясни цели са предизвикателства пред провеждането на ефективни сесии за обратна връзка. Нека обсъдим как.
1. Липса на конкретна обратна връзка
Едно от най-големите предизвикателства е липсата на конкретна обратна връзка. Например, изразът „Презентацията ви се нуждае от подобрение“ не уточнява кои аспекти трябва да бъдат подобрени. Това може да обърка получателя на обратната връзка.
Как да преодолеете това предизвикателство:
Фокусирайте се върху конкретни поведения или резултати, за да предоставите ясна и приложима обратна връзка. Вместо неясни изявления, давайте конкретни примери и предложения.
По-добър пример за обратна връзка в горния сценарий би бил: „Презентацията ви беше информативна, но има области, в които можете да се подобрите. Някои от слайдовете ви бяха препълнени с текст, което затрудняваше проследяването на ключовите моменти.“
Това се отнася до кои части от презентацията се нуждаят от подобрение.
2. Страх от негативни реакции или конфронтации
Друго предизвикателство, с което мениджърите често се сблъскват, е страхът от неблагоприятни реакции от страна на членовете на екипа. Може да се притеснявате, че ще демотивирате служителите си или ще навредите на взаимоотношенията. По същия начин страхът от конфронтация пречи на честната и отворена комуникация.
Използването на балансиран подход при даването на обратна връзка е задължително умение, което трябва да се развива в лидерството. Даването само на отрицателна обратна връзка може да понижи морала на служителите и да повлияе на желанието им да работят. От друга страна, даването само на положителна обратна връзка може да доведе до самодоволство и да попречи на растежа.
Как да преодолеете това предизвикателство:
Балансирайте положителното подкрепление и конструктивната критика, за да насърчите култура на непрекъснато усъвършенстване и развитие. Уважителният и балансиран подход може да доведе до продуктивен разговор.
3. Слаби комуникационни умения
Както даващите, така и получаващите обратна връзка може да не разполагат с адекватни комуникационни умения. Слабите комуникационни умения затрудняват конструктивното изразяване на мислите или разбирането на обратната връзка, без да се поемат защитни позиции.
Обратната връзка може да бъде прекалено лична. Например, вместо да се обръща внимание на уменията като проблем, тя може да се отнася към самите служители като проблем.
От друга страна, обратната връзка може да бъде прекалено безлична. Може да дадете обща обратна връзка на целия екип, вместо да се обърнете към всеки отделен човек и неговите конкретни предизвикателства.
Как да преодолеете това предизвикателство:
- Обмислете да инвестирате в програми за обучение, за да подобрите комуникационните умения на лицата, които дават и получават обратна връзка.
- Предлагайте насоки за ефективни техники за комуникация, активно слушане и предоставяне на обратна връзка по конструктивен и емпатичен начин.
4. Пристрастност и субективност
Несъзнателните предубеждения и микроуправлението на членовете на екипа често влияят на обратната връзка, което води до несправедливи или неточни оценки. Един пример за това е предубеждението за потвърждение. Ако мениджърът смята, че на даден служител му липсва инициативност, той може да забележи само случаи, които подкрепят това убеждение, като игнорира доказателствата.
Освен това субективните мнения могат да засенчат обективните наблюдения. Това се отразява на качеството и валидността на обратната връзка.
Как да преодолеете това предизвикателство:
- Създайте култура на безопасност и липса на осъждане за сесиите за обратна връзка.
- Помогнете за създаването на осъзнатост за несъзнателните предубеждения и насърчавайте обективни критерии за оценка в сесиите за обратна връзка.
- Уверете се, че обратната връзка се основава на заслуги и резултати, а не на лични предпочитания.
Времеви ограничения
Понякога мениджърите са прекалено заети, за да дават редовна и честа обратна връзка на членовете на екипа, като я отлагат до окончателната дискусия за оценка на представянето. Споделянето на обратна връзка дълго след като ситуацията е отминала обикновено няма полза. Членовете на екипа ви може дори да не си спомнят ясно ситуацията.
Обратната връзка трябва да се споделя в подходящия момент и с подходяща честота, за да бъде конструктивна. Забавянето на обратната връзка може да повлияе на представянето на служителя.
Например, ако даден проект е завършен, трябва незабавно да оцените постижението на служителя. По същия начин, ако член на екипа е допуснал грешка по време на работа, трябва да я обсъдите навреме, за да предотвратите повторение на същата грешка.
Как да преодолеете това предизвикателство:
Планирайте периодични сесии, за да прегледате представянето на служителите и да обсъдите възникнали проблеми. Това ще спомогне за насърчаване на нагласа за растеж и ангажираност към непрекъснато усъвършенстване и учене. Можете да използвате софтуер за оценка на представянето, за да планирате тези сесии своевременно.
Поставяне на неясни цели и очаквания
От решаващо значение е да се поставят ясни цели и очаквания за сесиите за обратна връзка. Неясните цели могат да объркат служителите относно целта и очакваните резултати от сесията. Те могат да дават и получават неясна и неприложима обратна връзка.
Как да преодолеете това предизвикателство:
Определете ясни цели за всяка сесия за обратна връзка. Очертайте какво трябва да се обсъди, целта на обратната връзка и желаните резултати. Най-добре е да определите целите съвместно, като се уверите, че те са в съответствие с целите и задачите на организацията.
Как да планирате ефективна сесия за обратна връзка?
Сега, когато вече разполагате със стратегиите за провеждане на сесии за обратна връзка, ето следващите стъпки, които трябва да следвате, за да проведете такава:
Определете целите
Първата стъпка е да определите целите си. Планирате ли изчерпателна среща за обратна връзка или кратка индивидуална сесия? Предоставяте ли обратна връзка за представянето, непрекъсната подкрепа и наставничество за подобряване на уменията или се занимавате с конкретни проблеми или предизвикателства?
Определете конкретни цели, резултати и области на фокус за обсъждане. Вашите цели могат да зависят от контекста на сесията за обратна връзка, като самооценка, оценка на представянето, отчет за проекта или развитие на умения.
Когато определяте целите на разговора за обратна връзка, се уверете, че те са конкретни и измерими. Също така, трябва да се вземат предвид нуждите, предпочитанията и целите за развитие на хората, участващи в сесията за обратна връзка. Това ще ви помогне да дадете подходяща и значима обратна връзка на всеки участник.
Изберете подходящия формат
Определете кои лица трябва да участват в сесията за обратна връзка въз основа на целите и участващите лица. Това може да включва мениджъри, супервайзори, колеги или други заинтересовани страни.
След като участниците са избрали формат и място за сесията, тя може да бъде индивидуална среща, групова дискусия, официална презентация или неформален разговор.
Накрая, насрочете сесията в удобно за всички време.
Предложете контекст и насоки
Съобщете ясно на всички участници вашите очаквания относно обхвата и целите на сесията за обратна връзка. Представете контекста на сесията, като обясните нейната цел, значение и очаквани резултати.
Освен това, създайте насоки за даване и получаване на обратна връзка, като наблегнете на уважението, честността и конструктивната критика. Използвайте софтуер като ClickUp, за да споделяте информация и да се уверите, че всички са на една и съща страница.
💡Съвет: ClickUp Docs предлага редактиране в реално време, мощни функции за форматиране, вложени страници, лесно търсене и сигурно споделяне. Можете безпроблемно да споделяте указанията с всички участници, да ги маркирате в конкретни области, да добавяте коментари и да управлявате разрешенията.
Подгответе даващите и получаващите обратна връзка
Ако планирате сесия за обратна връзка с екипа, предложете насоки на даващите обратна връзка за ефективното предоставяне на обратна връзка. Можете да споделите примери за конструктивна обратна връзка и да ги насърчите да се фокусират върху конкретни поведения, наблюдения и практически предложения.
Освен това, подгответе участниците да получат обратна връзка, като определите очакванията и ги насърчите да слушат, да задават уточняващи въпроси и да бъдат отворени.
Ако планирате индивидуални сесии, подгответе примери и доказателства в подкрепа на обратната връзка, която давате. Използвайте подходящи данни и цели, за да подкрепите думите си.
Улеснете сесията
Следващата стъпка е да улесните сесията. Уверете се, че тя остава фокусирана, продуктивна и уважителна. Най-важните ви задачи са да поддържате разговора в правилната посока, да насърчавате участието на всички участници и да управлявате евентуални конфликти или недоразумения.
Започнете с положителна нагласа и създайте приветлива атмосфера. Установете основни правила и насърчавайте активното участие, като помолите членовете на екипа да споделят открито своите преживявания и обратна връзка.
Създайте възможности за всеки да допринесе за дискусията. Насърчавайте служителите да споделят самооценката си и активно да изслушват техните мисли. Насочвайте дискусията, като задавате подходящи въпроси, обобщавате ключовите моменти и пренасочвате разговора, ако той се отклони от темата.
Документиране и последващи действия
Водете бележки по време на сесията за обратна връзка, за да документирате ключовите точки, действията, които трябва да се предприемат, и задачите за последващо проследяване. Споделете обобщението на срещата с всички участници, включително резюме на сесията и планове за действие. Писменият документ гарантира, че всички са на една и съща страница.
💡Съвет: Можете да използвате онлайн бележник, който може да се споделя, като ClickUp Notepad, за да записвате бързо протоколите от срещите. Използвайте богатите функции за редактиране, за да форматирате бележките си, да ги споделяте с екипа си и да имате достъп до тях от всяко устройство.
Насърчавайте размисъл и план за действие
След като обсъдите обратната връзка, насърчете участниците да отделят малко време за самоанализ. Помолете ги да обмислят обратната връзка, която са получили, и да разсъждават върху своите силни страни, областите, в които могат да се подобрят, и всички ценни идеи, които са получили от дискусията.
Отидете по-далеч, като помогнете на членовете на екипа си да разработят планове за действие въз основа на получената обратна връзка. За да опростите този процес, използвайте инструмент като ClickUp Brain. Brain ви позволява да обобщавате дискусии, документи, низове от задачи и актуализации. Можете също да получите точки за действие и идеи от дискусията си, които да ви помогнат да разработите плана за действие.
След като планът е готов, помогнете на членовете на екипа си да определят конкретни действия, които могат да предприемат, за да подобрят областите, които се нуждаят от подобрение, или да се възползват от своите силни страни. Това включва и установяване на ясни срокове за изпълнение.
Освен това, предлага ресурси като коучинг, менторство, възможности за професионално развитие и достъп до подходящи инструменти.
💡Съвет: Използвайте Mindmaps в ClickUp, за да организирате и визуализирате мислите си.
Не забравяйте да планирате последващи сесии или срещи за преглед на напредъка по плановете за действие и да предоставите допълнителна подкрепа, ако е необходимо. Можете също да използвате тези възможности, за да отпразнувате успехите и да коригирате плановете за действие.
Помолете за обратна връзка
Накрая, насърчете екипа си да сподели обратната връзка след сесията. Попитайте за ефективността, формата и фасилитирането на сесията. Използвайте тази обратна връзка, за да усъвършенствате бъдещите срещи за обратна връзка и да подобрите цялостния процес. Можете също да използвате софтуера 360 Feedback Software, за да проведете изчерпателни проучвания и да съберете мненията на участниците.
Можете да използвате отворени въпроси. Например, попитайте: „Кои аспекти на сесията за обратна връзка бяха полезни за вас?“, за да предизвикате размисъл и дискусия. Слушайте внимателно отговорите им, потвърдете мнението им и им благодарете за приноса.
💡Съвет: С Form View на ClickUp можете да създавате персонализирани формуляри, да добавяте персонализирани полета, за да структурирате отговора си, и да разпространявате формулярите до подходящите хора.
Шаблони за сесии за обратна връзка
Събирането на обратна връзка преди или след сесия може да отнеме много време. Използването на шаблони за обратна връзка обаче може значително да намали това време. Подходящите шаблони съдържат всички необходими полета и въпроси за събиране на обратна връзка от членовете на вашия екип.
Ето трите най-добри шаблона, които можете да използвате:
Шаблон за обратна връзка
Шаблонът за обратна връзка на ClickUp е напълно персонализируема форма, която събира обратна връзка от потребители и партньори. Можете да събирате значими данни, да създавате анкети, съобразени с вашите нужди, и бързо да анализирате отговорите. Шаблонът ви позволява да записвате и преглеждате цялата обратна връзка на едно място.
Можете ефективно да проследявате обратната връзка с персонализирани статуси, етикети, напомняния и др.
Той също така предоставя персонализирани полета като „Обща оценка“, „Предложения за подобрение“, „Дата на покупка“ и др., за да можете правилно да сегментирате и анализирате отговорите от обратната връзка. В допълнение, шест персонализирани изгледа, като „Таблица с оценки на доставчиците“, „Общ изглед на препоръките“ и др., ви позволяват да разглеждате данните по различни начини.
Шаблон за обратна връзка от служители
Шаблонът за обратна връзка от служители на ClickUp ви позволява да събирате и проследявате обратната връзка от служителите бързо и точно. Можете да го използвате, за да разберете какво мислят членовете на екипа ви за културата и управлението на организацията, както и за нейната среда.
Тя включва 16 персонализирани полета за записване на подробности като възможности за развитие, корпоративна култура, яснота на ролята и др., за да можете да получите конкретна и подробна обратна връзка. С 6 различни изгледа, включително изглед „Започнете оттук“, можете по-добре да анализирате и усвоите тази обратна връзка. Проследявайте обратната връзка лесно с етикети, коментари и автоматизация.
Шаблонът е идеален за насърчаване на отворени разговори и получаване на обратна връзка по структуриран и навременен начин.
Шаблон за оценка на представянето
Шаблонът за оценка на представянето прави отнемащите време оценки на представянето лесни и ефективни. С този шаблон можете да проследявате и оценявате представянето, да организирате оценки и да поставяте ясни цели. Можете също така да се уверите, че вашият екип е на път да постигне целите и задачите.
Този шаблон на Docs лесно се интегрира в работните ви процеси; той включва опции за персонализиране на статуса и полетата, така че можете да го персонализирате и проследявате според вашите предпочитания. Освен за прегледи от мениджъри, той може да се използва и за 360° оценки от работодатели и колеги.
Ролята на сесиите за обратна връзка за подобряване на задържането на служителите и тяхното представяне
Редовните сесии за обратна връзка играят значителна роля за подобряване на задържането на служителите и удовлетвореността от работата. В скорошно проучване 41% от служителите заявиха, че ако имат възможност да избират, биха подобрили ангажираността си на настоящото си работно място, за да го усъвършенстват.
По-високите нива на ангажираност, задържане и удовлетвореност са пряко свързани с редовните сесии за обратна връзка. Това се дължи на факта, че срещите за обратна връзка разглеждат проблемите, признават постиженията и насърчават чувството за принадлежност към организацията.
Обратната връзка дава на служителите ценна информация за тяхното представяне, кариерно развитие и области за професионално развитие, което също спомага за повишаване на удовлетвореността от работата и ангажираността. Тя повишава производителността, като предоставя на служителите насоки, подкрепа и ресурси за успех.
Служителите, които се чувстват подкрепени, ценени и оценени, са по-склонни да останат ангажирани и лоялни към организацията.
Направете сесиите за обратна връзка продуктивни с ClickUp
Сесиите за обратна връзка са нещо повече от рутинни дискусии; те са мощни възможности за насърчаване на растежа, подобряване на сътрудничеството и постигане на успех. Ето защо е от решаващо значение да се провеждат редовно и да се дава възможност на всеки служител да се чувства чут и ценен.
Организирането и управлението на обратната връзка ръчно обаче може да бъде предизвикателство, особено когато имате много членове на екипа. ClickUp за екипите по човешки ресурси помага да се преодолеят тези предизвикателства и да се автоматизира събирането и проследяването на обратната връзка. С помощта на ClickUp можете да проследявате представянето и ангажираността на служителите и да създадете централен хъб за цялата информация за служителите.
Регистрирайте се безплатно още днес!
Често задавани въпроси (FAQ)
Как да направите сесията за обратна връзка ефективна?
За да направите сесията за обратна връзка ефективна, определете ясни цели, създайте безопасна и уважителна среда, насърчавайте активното участие, давайте конкретна и приложима обратна връзка, слушайте активно, предлагайте подкрепа и ресурси за подобряване на представянето и проследявайте договорените планове за действие.