Всички сме изпитали разликата, която прави едно истински съвместно работно пространство. Това е нещо повече от просто съвместна работа с някого по сложна или амбициозна задача; това е среда, която насърчава отвореността, където идеите се разпространяват свободно и всеки се чувства овластен да допринесе.
Когато целият екип, офис или организация въплъщават това, се създава съвместно работно пространство – един от ключовите елементи за здрава, подкрепяща фирмена култура и дългосрочен успех.
В този блог ще ви предоставим съвети и шаблони за създаване на такова работно пространство във вашата организация.
Какво е съвместно работно пространство?
Сътрудническото работно пространство предлага работна среда, в която служителите имат сигурен достъп до приложения, файлове и всички ресурси, от които се нуждаят, за да сътрудничат ефективно на всяко устройство и от всяко място.
С други думи, съвместните работни пространства са изрично проектирани да улесняват сътрудничеството, комуникацията и продуктивната работа в екип.
Нека първо прегледаме основните принципи на такива работни пространства, за да разполагате с цялата необходима информация и инструменти за управление на съвместната работа.
Видове работни пространства за съвместна работа
Работното пространство за съвместна работа може да бъде в различни форми, включително и в цифров вариант. Намирането на подходящото за вашия екип може да бъде решаващо за постигането на целите ви. Има пет основни начина, по които можете да създадете идеално работно пространство за съвместна работа:
- Споделено офис пространство: Това, което всички познаваме – отворено пространство, в което екипи от различни отдели работят заедно. То насърчава комуникацията, обмена на идеи между екипите и сътрудничеството.
- Пространства за съвместна работа: Пространства за съвместна работа могат да бъдат намерени по целия свят. Такива пространства за съвместна работа са идеални за малки фирми, които не се нуждаят от цяло работно пространство, но искат да намалят разходите си и да се възползват от предимствата на традиционния офис.
- Hot desking: Точно като споделено офис пространство, с една основна разлика – няма определени бюра за служителите. Това позволява на хората да седят където искат, независимо от отдела, в който работят. Съвместните работни пространства предлагат hot desks като начин да се насърчи взаимодействието между членовете от различни отдели.
- Виртуални работни пространства за съвместна работа: С навлизането на дистанционната работа, много компании по целия свят преместват част, ако не и всичките си екипи, във виртуални работни пространства. Такова пространство за съвместна работа спестява разходи за инфраструктура, предоставя глобален резерв от таланти, от които да наемате, и допринася за благосъстоянието на служителите.
- Стаи за събрания/конферентни зали: Понякога просто се нуждаете от индивидуална съвместна работа с екипа си, без да ви разсейват. Тук на помощ идват стаите за събрания. Те са предназначени за съвместна работа на малки групи от двама до четирима души. Конферентните зали, от друга страна, насърчават съвместната работа на по-големи екипи или отдели. И стаите за събрания, и конферентните зали могат да бъдат и дигитални.
Прочетете също: Начини за подобряване на сътрудничеството по проекти
Предимства на съвместните работни пространства
Какви са най-значимите предимства на съвместното работно пространство? То определено улеснява планирането както на срещи, така и на почерпки след работа. Но по-важното е, че съвместната работна среда доказано оптимизира работните процеси, подобрява продуктивността на екипа и стимулира комуникацията. Така че това не е просто модна тенденция!
Ето кратък поглед върху това как едно пространство за съвместна работа може да бъде полезно:
Повишена продуктивност
Работата в екип може да направи мечтата реалност, но за да създадете екип, първо трябва да имате значимо сътрудничество. Работните пространства за съвместна работа позволяват на всички членове на екипа да участват с иновативни идеи и обратна връзка. Те създават позитивна среда , която подхранва отворени канали за комуникация и увеличава производителността.
Икономическа ефективност
Виртуалното съвместно работно пространство може да намали разходите за инфраструктура. Но това не е всичко. Много инструменти като Google Workspace позволяват ефективно дистанционно сътрудничество между екипите. Ще разполагате с всички ресурси, необходими за управление на печеливш бизнес, без да напускате дома си!
Използване на пространството
Съвместното работно пространство не само помага на вашите екипи да процъфтяват в продуктивна среда, но и помага на бизнеса да извлече повече от физическите пространства. По-малкото кабинки, лични офиси и стени означават, че получавате по-отворено пространство за работа и можете удобно да настаните повече хора в едно и също пространство. Дизайнът е всичко.
Свобода на избора
Дистанционната работа напълно промени начина, по който работим. Виртуалното работно пространство може да отвори безгранични възможности за съвместната работа между вас и вашия екип. Това е лесно с помощта на софтуер за онлайн сътрудничество и инструменти за виртуални екипи.
Внедряване на съвместно работно пространство: предизвикателства и решения
Сега, когато вече знаете някои от различните видове работни пространства за съвместна работа, е време да поговорим за три предизвикателства, с които може да се сблъскате при създаването на такова пространство, и как да ги преодолеете.
Последици за сигурността
Независимо дали работите в физически офис или предпочитате съвместни цифрови работни пространства, има потенциални заплахи за сигурността, за които трябва да сте подготвени. Споделените устройства (в офис пространства) и мрежи (особено за отдалечени служители) са уязвими към нарушения на данните. Използването на множество софтуерни продукти и инструменти ще компрометира вашите данни и ще ви направи уязвими към компрометирани пароли или изтичане на данни.
За да се справите с тези рискове, можете да обучите персонала си по отношение на предпазните мерки за поверителност и сигурност на данните, да внедрите надеждно криптиране и строги правила за паролите, да въведете строг контрол на достъпа и да провеждате редовни одити.
Можете също да изберете инструмент като ClickUp, с функции, предназначени да спестят време и усилия и да помогнат на екипите да работят ефективно заедно.
Съображения за поверителност
Работните пространства за съвместна работа са по дизайн отворени и често разполагат с общи бюра. В такива случаи на служителите може да им е трудно да намерят лично пространство или да се концентрират върху работата си без да се разсейват. В по-големите организации това може да се окаже особено трудно за управление.
Когато проектирате работното си пространство, включете няколко места, подходящи за уединение, като телефонни кабини, индивидуални кабини, тихи стаи и др. Това ще гарантира, че всеки, който се нуждае от спокойно място за концентрирана работа или лични разговори, ще има къде да отиде.
Технологични предизвикателства
Независимо дали е виртуално или физическо, едно съвместно работно пространство изисква специфични инструменти и технологии, за да функционира ефективно. При преминаването към такова, екипите може да се сблъскат с трудности при работата с новите инструменти или да се съпротивляват на промяната, защото тя им се струва прекалено голяма.
Решение
Осигурете достатъчно обучение на всички служители, за да им помогнете да научат и да възприемат новите технологии, необходими за работата. От видеоконферентни разговори до съвместна документация, създайте ръководства за потребители и експертни уроци, за да могат екипите да ги възприемат с увереност. Можете също да създадете специален канал за техническа поддръжка или имейл адрес, за да помогнете на тези, които се нуждаят от подкрепа.
💡Професионален съвет: Във виртуални среди ClickUp Clips е отлично средство за повишаване на квалификацията на екипите, за показване на бързи инструкции или просто за споделяне на идеи с колегите ви.
Как да създадете пространство за съвместна работа
Създаването на съвместно работно пространство не се състои в едно нещо – трябва да създадете подходяща физическа или виртуална среда и да предоставите на служителите инструментите, от които се нуждаят, за да успеят.
Създайте подходящата среда
Вашето съвместно работно пространство се нуждае от подходяща среда, за да стимулира продуктивността и значимото сътрудничество.
Прости неща като ергономични мебели, осветление, съоръжения и удобства гарантират, че вашите екипи са доволни и работят в благоприятна среда.
Например, естествената светлина повишава продуктивността, без да засяга хората, които са чувствителни към флуоресцентното осветление. По същия начин, определени цветове могат да повишат продуктивността и критичното мислене, докато растенията и текстурираните повърхности, като шумоизолиращите стени, могат да осигурят на вашите служители спокойна работна среда.
Съвместното работно пространство зависи както от физическата среда, така и от хората. Наемете служители с положително отношение, които могат да работят добре с другите. Обучете настоящите служители да подобрят уменията си за комуникация и сътрудничество в екип.
Инвестирайте в инструменти и технологии
Създаването на съвместно дигитално работно пространство, от офиса или виртуално, е първата стъпка към смислена работа. Дигиталните работни пространства често могат да бъдат по-съвместни, защото предлагат набор от интегрирани инструменти, които улесняват комуникацията, споделянето на идеи и съвместната работа в реално време.
Модерният софтуер за сътрудничество „всичко в едно“, като ClickUp, може да ви помогне лесно да преминете към по-сътрудническо работно място, без да добавяте десетки отделни инструменти за всичките си нужди от сътрудничество.
Ето един кратък списък с нещата, които можете да направите с лесната за използване платформа на ClickUp:
- Опростете управлението на задачите с ClickUp Tasks, за да насърчите отговорността и да гарантирате, че нещата вървят гладко, независимо от местоположението или работното време на вашия екип.
- Насърчавайте откритата комуникация по отношение на работните задачи чрез интегрираните коментари към задачите и ClickUp Chat, като се уверите, че всички членове на екипа са на една и съща страница.
- Централизирайте знанията и политиките на едно място с ClickUp Docs, инструмента за съвместна документация, който позволява на екипите да работят заедно по документи. Функцията за откриване на сътрудничество на ClickUp ви позволява автоматично да проследявате кога другите коментират, редактират и дори разглеждат същата задача като вас.
- Създавайте идеи, планирайте и изпълнявайте задачи с виртуалните бели дъски на ClickUp , където екипите работят заедно, независимо от местоположението си.
- Изградете отговорност и прозрачност в екипите с съвместно поставяне на цели, като използвате ClickUp Goals, за да поддържате екипите съгласувани в усилията си, и ClickUp Dashboards, за да се уверите, че всички знаят как се представят.
- Направете информацията от ClickUp и свързаните приложения лесно достъпна за всички в екипа с Connected Search на ClickUp .
Оптимизирайте процесите
Ясните стандартни оперативни процедури и процеси за ежедневните дейности ще помогнат на вашето съвместно работно място да просперира. Помогнете на екипите да разберат основните правила на вашето работно място, например:
- Етикет при срещи и чат
- Как да резервирате и използвате заседателни зали
- Правила за използването на тихи зони
- Задължителни дни в офиса за хибридни работници
Освен това, насърчавайте екипите да организират редовни срещи (лично или дистанционно), на които да споделят новини, обсъждат проблеми или пречки и да се информират за напредъка на другите екипи. Това помага за подобряване на комуникацията между екипите.
Ефективната съвместна работа между екипи, местоположения и часови зони изисква планиране и координация. Създайте споделени календари, така че екипите да могат да виждат графиците си и да планират срещи и събития, като имат предвид всички участници.
💡Професионален съвет: Календарният изглед в ClickUp помага на екипите да се синхронизират по-добре. Освен това, той се интегрира с вашия Google Календар, за да събере всички ваши графици на един екран за по-лесно управление. И, разбира се, споделяйте само с тези, които изберете.
Независимо от работното място – виртуално, физическо или хибридно – всички обичаме срещите, които зачитат времето на всеки, започват и завършват навреме, постигат целите си и подготвят почвата за сътрудничество и бъдещи действия.
За да го получите, добавете шаблона по-долу към вашия набор от инструменти за успех, за да направите вашите срещи възможно най-продуктивни.
Шаблонът за комуникация в екипа и матрица за срещи на ClickUp ви помага да създадете бързо подробен план за комуникация в екипа.
Използвайте този шаблон, за да изградите отговорност, да установите ясни линии на комуникация между членовете на екипа и да създадете ефективни графици за срещи. Шаблонът ви помага да:
- Определете роли и отговорности за всеки проект или задача
- Установете насоки за редовни проверки или събрания
- Създайте график за предстоящи проекти или задачи
Прочетете също: Шаблони за планове за съвместна комуникация
Съображения и най-добри практики за поддържане на съвместно работно пространство
Помислете за комфорт, здраве и продуктивност
Джон харесва ли стоящо бюро, а Мариела предпочита ли пуф? Педро от счетоводството се нуждае ли от тиха среда, за да бъде продуктивен, за разлика от Кейти от маркетинга, която процъфтява в суматохата на натовареното офис? Разбирането и приемането на уникалните предпочитания на всеки човек ще ви помогне да създадете комфортно работно пространство. Макар че не можете да задоволите индивидуалните нужди на всеки човек, е важно да предоставите някои гъвкави опции.
Откритият офис с различни зони, отговарящи на нуждите на различни стилове на работа , е много полезен. Зони с стоящи бюра, кабинки, стаи за събрания, стаи за почивка и дори пуфове позволяват на хората да избират зони, в които да се чувстват комфортно, докато работят.
Бъдете гъвкави и приобщаващи
Едно съвместно работно пространство се нуждае от нещо повече от кафене и зала за игри. Вашата организация включва ли всички? Имате ли молитвена зала? Достъпна ли е за хора с увреждания? Може ли яркостта на осветлението да се променя в определени зони за хора, които са чувствителни към светлина?
Освен физическите удобства, можете да се опитате да насърчите култура на сътрудничество чрез политики на работното място. Ето няколко примера:
- Предлага избор между дистанционна или хибридна работа
- Подкрепа на гъвкави работни графици, които отговарят на нуждите на всеки отделен човек
- Насърчавайте каналите, базирани на интереси, в чата на екипа – например клуб за любопитни факти, фенове на игри и др.
Насърчавайте разговорите
Включете целия екип в планирането и подобряването на съвместното работно пространство. Това също помага за създаването на по-голямо чувство за принадлежност и ангажираност. Приемайте предложения от всички, докато планирате пространството; по-късно въведете механизъм за обратна връзка, чрез който хората да ви дават идеи за подобрения.
Планирайте редовни общи събрания, на които ръководството да споделя новини и идеи и да отговаря на въпросите и съмненията на всички.
💡Съвет от професионалист: Обичаме ClickUp Forms заради ефективността им при събирането на обратна връзка. Те не само са лесни за настройка и употреба, но и позволяват на по-малко изразителните членове на екипа да изразят мнението си. Опитайте ги за вашия собствен процес на обратна връзка.
Шаблонът за вътрешна комуникация на ClickUp ви помага да създадете прозрачни комуникационни процеси, в които участват всички членове на екипа и заинтересовани страни. Това е чудесен начин да поддържате екипите си съгласувани и продуктивни.
Този готов за употреба, персонализируем шаблон е отличен за екипи, които процъфтяват благодарение на отговорността и ясната комуникация. Той предлага централизирано място за взаимодействия в екипа, проследява актуализациите и поддържа управлението на задачите.
Той ви помага да постигнете това, като:
- Организиране на разговори, съобщения и документи на едно място
- Улеснява комуникацията с целия ви екип
- Осигурява прозрачност в процесите и инициативите на целия екип.
Комуникацията и обратната връзка ви помагат да подобрявате постоянно работното си пространство и да оказвате положително влияние върху продуктивността и ангажираността на служителите.
Бъдете в крак с технологиите
Технологията разкрива потенциала на съвместното работно пространство, превръщайки го в безпроблемна дигитална среда, в която идеите се разпространяват свободно.
Помогнете на екипите да се свързват помежду си по различни начини, като им предложите инструменти за видеоконферентна връзка и приложения за незабавни съобщения. Освен това се уверете, че разполагате с възможност за синхронна и асинхронна комуникация.
Ако сте уморени от превключването между множество инструменти и разпръснати разговори, ClickUp Chat ще централизира и оптимизира вашите дискусии. Предпочитате видеоразговор? Започнете разговор в Zoom директно в ClickUp с интеграцията на Zoom.
Да бъдеш технологично напреднал означава и прости решения на безкрайната обърканост. ClickUp Clips ще ви помогне да запишете „Ръководство за настройка на уебинари за начинаещи“ или да обясните на новия си служител как точно да добавя изображения в ClickUp Docs.
Може би най-важното е, че ускорява работата и намалява времето, прекарано в рутинни и прости задачи. С ClickUp Automations екипите могат да автоматизират монотонни, но съществени задачи като актуализиране на статуса на задачите, изпращане на напомняния и много други.
💡Професионален съвет: Използвайте ClickUp Brain, интегрирания AI асистент, за да генерирате автоматично актуализации на проекти и напомняния за задачи и да ги споделяте с съответните членове на екипа. Това помага да се намали броят на срещите и последващите действия в календарите на всички – така че се пригответе да станете любимият колега на всички!
Отворената врата към бъдещето
Това е просто – съвместните работни пространства са бъдещето на работата, а съвместните цифрови работни пространства ни позволяват да работим отвсякъде. „Вратата ми е винаги отворена“ може да е само фигуративно изражение днес, но съвместните работни пространства са най-точната форма на тази метафора. Те позволяват на екипите – под един покрив или на различни континенти – да работят безпроблемно и да си помагат взаимно да просперират.
Сътрудничеството в работната среда насърчава креативността, създава благоприятна среда за растеж и иновации и позволява на хората да дадат най-доброто от себе си.
Решенията за съвместно управление на задачи и проекти като ClickUp могат да ви помогнат да постигнете това без усилие. Не се доверявайте само на думите ни – създайте безплатен акаунт още днес и се убедете сами.
Често задавани въпроси (FAQ)
Какъв е примерът за съвместна работа?
Представете си, че екипите по маркетинг и брандинг трябва да си сътрудничат по дадена кампания. Съвместното работно пространство ще им позволи да измислят, изпълнят, приложат и проследят нова кампания, без да си разменят безброй имейли или да търсят многобройни одобрения.
Какво е платформа за съвместна работа?
Платформата за съвместна работа е софтуер, който помага на екипите да решават бизнес проблеми или да постигат конкретни цели, като работят заедно. Това може да стане чрез комбинация от споделяне на идеи, управление на документи и администриране на задачи. Платформата за съвместна работа е гръбнакът на съвременното работно пространство за съвместна работа.
Защо е важно да поддържате работното си пространство организирано?
Организираното работно пространство създава среда, благоприятна за концентрирана работа, творчество, ясни мисли и по-малък риск от разсейване. Организираното работно пространство може също да подобри производителността, тъй като по-малкото разсейвания могат да доведат до по-малко време за изпълнение на една и съща задача.