Вечният дебат в средите на проектния мениджмънт често се върти около един фундаментален въпрос: трябва ли да дадем приоритет на иновациите или на изпълнението? Макар и двете да са от съществено значение за успеха, оптималният баланс може да варира значително в зависимост от конкретния контекст, организационната култура и целите на проекта.
Две популярни рамки, които могат да помогнат на организациите да балансират иновациите и изпълнението, са целите и ключовите резултати (OKR) и конкретните, измерими, постижими, релевантни и обвързани с времето (SMART) цели.
OKR, с техния акцент върху амбициозни резултати, могат да вдъхновят екипите да мислят нестандартно и да се стремят към високи цели. Но без структурата и яснотата на SMART целите, изпълнението може да се провали.
От друга страна, SMART целите могат да предоставят ясна пътна карта, но ако са прекалено тясно фокусирани, могат да потиснат иновациите. Оптималната стратегия често се състои в намирането на правилния баланс между тези два подхода.
Вероятно се сблъсквате с подобно предизвикателство. Нека разгледаме кои рамки за поставяне на цели съответстват на вашите организационни цели!
Ще направим това, като изброим някои характеристики на OKR и SMART и обсъдим техните предимства и недостатъци, разлики, ключови резултати, употреба и приложение.
Какво представляват SMART целите?
SMART цели, често използвани като акроним, са ясни цели, които са конкретни, измерими, постижими, уместни и обвързани с време, предназначени да осигурят фокус и посока за постигане на желаните резултати.
SMART целите са:
- Конкретни: Поставете ясни и прозрачни цели, за да елиминирате двусмислието.
- Измерими: Създайте процеси за ефективно проследяване на напредъка
- Постижими: Поставете реалистични и постижими цели
- Релевантно: Съгласувайте целите с различни бизнес цели, за да се уверите, че всички са на една и съща вълна.
- Срок: Определете крайни срокове и приоритизирайте задачите според тях.
Рамката SMART поема тежките задачи и помага на екипите да организират, категоризират и проследяват задачите, така че нищо да не бъде пропуснато.
Общи цели срещу SMART цели: пример
Обща цел: „Повишаване на удовлетвореността на клиентите“.
Тази цел е обща и не е конкретна. Тя не предоставя ясни насоки за измерване или действие.
SMART цел: „Увеличаване на удовлетвореността на клиентите с 20% през следващото тримесечие чрез намаляване на средното време за отговор на запитвания от клиенти с 15% и провеждане на проучване за удовлетвореността на клиентите с цел постигане на нетния индекс на препоръчителност (NPS) от 75%. “
Тази цел е SMART, защото е:
- Конкретни: Ясно определя какво трябва да се подобри (удовлетвореността на клиентите) и с колко (20%).
- Измерими: Повишаването на удовлетвореността на клиентите и намаляването на времето за реакция са измерими показатели.
- Постижими: Целта е реалистична и може да бъде постигната в рамките на определения срок.
- Релевантно: Подобряването на удовлетвореността на клиентите е в съответствие с общите бизнес цели.
- Срок: Целта има конкретен краен срок (в рамките на следващото тримесечие)
Предимства и недостатъци на SMART целите
Независимо колко популярна е дадена концепция или рамка, тя има своите предимства и недостатъци. Нека ги разгледаме.
Предимства
SMART критериите не оставят място за кликбейт! Те ви дават ясен път за постигане на целите ви и поддържат мотивацията ви. Ето как:
- SMART целите осигуряват посока и яснота, действайки като ваш компас.
- Те определят целта ви с конкретност, без да оставят място за съмнения.
- Техните измерими критерии позволяват проследяване на напредъка, като предлагат осезаеми доказателства за успех и подчертават областите, които се нуждаят от подобрение.
- Тяхната уместност ви привежда в съответствие с вашите стремежи, като гарантира, че вашите цели съответстват на вашите ценности и нужди.
- Термините им, обвързани с конкретно време, създават чувство за спешност, предотвратяват протакането и насърчават последователните действия.
Недостатъци
Нищо в живота не следва перфектен план. Това важи и за SMART целите. Те не са перфектни и понякога могат да изглеждат малко прекалено строги.
- SMART целите могат да се фокусират тясно върху индивидуалните резултати, като подценяват общата организационна цел.
- Те могат да загубят своята актуалност, ако не се преразглеждат и актуализират редовно.
- SMART целите обикновено служат като просто оформление за записване на цели, като се фокусират по-малко върху приложимостта.
- Те могат да включват дълъг процес на планиране, което отвлича вниманието на мениджърите от действителното изпълнение.
Какво представляват OKR?
OKR (цели и ключови резултати) е рамка за управление на ефективността, която помага за определянето и проследяването на ясни, измерими и амбициозни цели (цели).
Мениджърите и лидерите трябва да вървят по тънък лед, когато разпределят задачи и цели между различни нива и екипи в рамките на една компания. Солидна рамка за определяне на цели, като OKR, може да опрости този процес.
Индивидуални лица, екипи и организации ги използват, за да постигнат съгласуваност, да стимулират производителността и да повишат ефективността.
Прочетете също: 10 безплатни шаблона за OKR в Excel, Word и ClickUp
Структура на OKR
Структурата на OKR е проста, но мощна. Тя се състои от следните компоненти:
Цели: Това е „какво” на вашите цели. Те представляват това, което искате да постигнете, и трябва да бъдат конкретни, ясни и качествени. Те определят общата посока на крайната бизнес цел.
Ключови резултати: Те определят „как“ ще постигнете целите си. Те включват стъпки и етапи от плана ви и трябва да бъдат количествени, постижими и измерими.
OKR: пример
Цел: Увеличаване на пазарния дял на индийския пазар на смартфони с 10% през следващата финансова година.
Ключови резултати:
- Повишете познаваемостта на марката: Постигнете 50% познаваемост на марката сред потребителите на смартфони в градовете от първи ред.
- Разширете дистрибуторските канали: Сътрудничество с поне пет нови вериги магазини и онлайн пазари.
- Стартирайте нова продуктова линия: Представете нов модел смартфон от среден клас с иновативни функции, за да задоволите нуждите на по-широка аудитория.
Предимства и недостатъци на OKR
OKR са ли революционна промяна или просто поредната модна рамка? Нека разгледаме някои предимства и недостатъци, за да разберем.
Предимства
OKR предлагат ефективен подход за подобряване на екипната и организационната ефективност. Ето защо:
- OKR носят яснота и създават общ формат, който всички могат да следват и към който могат да допринесат.
- Те разделят сложните цели на управляеми стъпки, като поддържат фокуса на членовете на екипа.
- Те осигуряват съгласуваност в екипа, насърчават работата в екип, гладката комуникация и сътрудничеството.
- Те ви помагат да проследявате напредъка по ключовите резултати, като вдъхват увереност и чувство за постижение сред служителите.
Недостатъци
Макар OKR да могат да бъдат изключително ефективни, те имат и свои собствени предизвикателства:
- Може да бъде трудно да се поставят конкретни и измерими цели в бързо променящата се пазарна среда и бизнес условия.
- Членовете на екипа може да не изпитват чувство за принадлежност или да не разбират важността на упражнението OKR.
- OKR могат да се фокусират върху резултати, базирани на данни, като пренебрегват дългосрочните въздействия.
- Те могат да доведат до несъответствие на целите , ако целите не се обсъждат често.
Балансирането между амбицията и практичността е изкуство. Не всяка цел може да бъде перфектно количествено измерена. Нека сега разгледаме как OKR се различават от SMART целите.
Основни разлики между OKR и SMART цели
Макар че OKR и SMART целите и двете наблягат на фокуса в процеса на поставяне на цели, те се различават по няколко ключови аспекта. Нека ви помогнем да изберете.
Фокус и гъвкавост
Гъвкави по своята същност, OKR могат да се комбинират и трансформират в зависимост от бизнес нуждите, актуализациите, целите, разширенията и обновленията. OKR се фокусират върху желания резултат, а не върху процеса.
От друга страна, SMART целите се фокусират върху детайлите на резултата и са по-статични. Те не могат да бъдат променяни след първоначалната фаза на поставяне на цели, без да се наложи преработване на цялата стратегия.
Измерване и отчетност
SMART целите обикновено са предназначени за измерване на един показател, докато OKR могат да измерват няколко показателя.
В рамката SMART собственикът на всяка цел е ясен, докато OKR насърчават колективното постигане и споделената собственост.
Употреба и приложение
SMART целите са идеални за индивидуални лица, бизнес оценки , краткосрочни проекти или задачи, измерими резултати и оценки на представянето. Те могат да се прилагат за проучване на продажбите, показателите за обслужване на клиенти, крайните срокове на проекти и лични постижения.
OKR са най-подходящи за организационна съгласуваност, разбиране на показателите, дългосрочно планиране на цели , проследяване на напредъка и стимулиране на иновациите.
Ето разликите накратко:
| Функция | OKR | SMART цели |
| Фокус | Ориентирани към резултатите, гъвкави | Конкретни, статични, ориентирани към процеса |
| Измерване | Множество показатели | Единна метрика |
| Отчетност | Споделена собственост | Индивидуална отговорност |
| Употреба | Организационна съгласуваност, дългосрочно планиране | Индивидуална производителност, краткосрочни проекти |
Примери за OKR и SMART цели
Нека разберем как двете рамки се представят в областта на маркетинга, за да получим по-ясна представа за OKR и SMART цели.
Разгледайте един пример за OKR, в който целта ни е да подобрим маркетинговите дейности и да привлечем нови клиенти.
Ето как ще изглежда това като OKR цел:
- Цел: Увеличаване на познаваемостта на марката с 25% чрез използване на социални медии и медийно отразяване.
- Ключов резултат 1: Повишаване на видимостта на марката в социалните медии
- Ключов резултат 2: Постигнете 10 милиона импресии, за да може марката да бъде видяна от голям брой потенциални клиенти.
- Ключов резултат 3: Генерирайте положителна публичност на марката, като си осигурите медийно отразяване в първокласни издания, което води до доверие в марката и доверие от страна на клиентите.
Ето как ще изглежда това като SMART цел:
- Конкретни: Увеличете процента на отворени имейли, за да разширите аудиторията си и да увеличите конверсиите.
- Измерими: Увеличете този процент с 20%.
- Постижимо: Оптимизирайте темите на писмата, персонализирайте съдържанието на имейлите и привлечете клиенти с безплатен ресурс.
- Релевантно: Създавайте по-добри имейл кампании и допринасяйте за постигането на общите маркетингови цели.
- Срок: Общувайте чрез LinkedIn и изпращайте имейли в четвъртък в 7:00 ч. EST за следващото тримесечие.
Какво е общото между OKR и SMART цели?
Поставянето на цел, базирана единствено на основите на една рамка, е като изграждането на нестабилен мост, който може да се срути по всяко време и да ви върне в изходна позиция.
Нека обсъдим къде OKR и SMART целите имат общи черти, които подхождат на вашия бизнес стил.
И двете помагат за създаването на измерими цели.
Ключовият компонент на OKR – ключовите резултати – позволява на мениджърите да наблюдават и измерват целите. Критериите SMART също позволяват измерваемост, като ви дават възможност да проследявате напредъка на всеки етап.
И двете са ограничени във времето.
И OKR, и SMART целите изискват установяване на точни срокове и етапи за постигане на целите. Те също така предизвикват фокус и спешност при изпълнението на задачи и проекти.
И двете означават съгласуваност
И двете системи подчертават важността на съгласуването на целите с по-широките цели, което насочва усилията на екипа към желаните резултати.
Важно е да разберете как OKR и SMART целите отговарят на различни нужди в областта на поставянето на цели. Но как да изберете правилната рамка, за да постигнете целта си?
Избор на подходящата рамка
Пътят към успеха в бизнеса и организацията включва повече от просто поставяне на цели. Трябва да ги поставите правилно.
Изборът между SMART цели и OKR не е просто въпрос на отмятане на точки в списък със задачи; той се състои в избора на подход, който най-добре съответства на културата, целите и динамиката на екипа във вашата организация.
Така че, когато обсъждате SMART цели срещу OKR, имайте предвид следните фактори, за да вземете решение.
Организационна култура
OKR са най-подходящи за гъвкави, динамични и иновативни бизнес среди, които дават приоритет на амбициозни цели. От друга страна, SMART критериите са подходящи за традиционно структурирани организации, които наблягат на ясни и измерими цели и индивидуални резултати.
Вид работа
Кой модел да изберете зависи и от естеството на целта и сложността на задачите. OKR са идеални за сложна работа, като изучаване на множество показатели за целите, фокусирани върху резултатите. SMART моделът е най-подходящ за по-прости, измерими, краткосрочни проекти с ясни резултати и изходи.
Стратегическо съгласуване
OKR насърчават стратегическото съгласуване, като гарантират, че усилията на всеки член на екипа допринасят пряко за постигането на целите на организацията. SMART целите имат за цел да поставят ясни и измерими задачи, изискващи явни усилия от членовете на екипа, за да се синхронизират с по-широката стратегия на компанията.
Прочетете също: 12-те най-добри софтуера за поставяне на цели за екипи
След като изберете рамката, следващата стъпка е да приложите тези подходи ефективно.
Как да приложите OKR и SMART цели
Ето няколко стъпки и стратегии, които можете да приложите при внедряването на тези подходи.
- Определете организационните цели: Уточнете целите въз основа на нуждите, което ще ви помогне да останете фокусирани върху крайната визия и мисия на компанията.
- Обучение и образование: Повишете квалификацията на служителите с подходящо обучение, знания, софтуерни инструменти за OKR и умения, така че усилията им да не бъдат напразни и да бъдат насочени към общата цел.
- Прозрачност и комуникация: Обсъдете целите, етапите и предизвикателствата с вашите служители, за да насърчите сътрудничеството и ефективната работа в екип.
- Гъвкавост: Поддържайте рамката достатъчно гъвкава, за да издържи на конкуренцията и променящите се бизнес цели, условия на проекти, предпочитания на клиентите и пазарни тенденции.
Ами ако ви кажем, че можете да промените стратегията си за поставяне на цели, като просто преминете към всеобхватно решение за управление на проекти като ClickUp?
Този мощен инструмент предлага специална функция „Цели“ и различни шаблони за поставяне на цели, които ви позволяват да поставяте амбициозни цели, да ги разбивате на измерими ключови резултати и да проследявате напредъка си в реално време. С ClickUp можете да визуализирате целите си, да възлагате задачи и да си сътрудничите с екипа си, за да се уверите, че всички са съгласувани и работят за постигането на обща цел, като по този начин постигате и надхвърляте целите си за производителност.
1. Поставете си цели
ClickUp Goals ви позволява да добавяте измерими цели с ключови резултати, да делегирате задачи и да проследявате напредъка, използвайки проценти на завършеност и ленти за напредък. Тези функции подкрепят усилията ви да постигнете дори най-амбициозните цели в рамките на определените срокове.
За да направите всяка цел измерима, добавете към нея целеви показатели. Тези целеви показатели ви помагат да проследявате показателите за успех и да се фокусирате върху действията, които водят до промяна. Някои от тези целеви показатели включват:
- Брой (напр. брой изтегляния на електронни книги от последната маркетингова кампания)
- Вярно/Невярно: (Например, дали новият процес за въвеждане на нови служители е без грешки и готов за внедряване)
- Процент: (напр. процентно увеличение на приходите през последното тримесечие)
- Валута: (Например, целта за намаляване на разходите чрез автоматизация през този тримесечен период)
💡Съвет от професионалист: В рамките на всеки списък с цели създайте задачи в ClickUp за вашите ключови резултати. Добавете конкретни подробности, задайте крайни срокове, възложете ги на членове на екипа и проследявайте напредъка.
Създайте персонализирани полета, за да проследявате конкретни показатели или данни, свързани с вашите SMART цели, като процент на изпълнение, данни за продажбите или оценки за удовлетвореността на клиентите.
Освен това можете да създавате папки, в които да записвате и сортирате нови цели OKR, да проследявате спринт цикли, да преглеждате картите за напредъка на служителите и да сравнявате резултатите в различни времеви периоди.
Открийте „какво” и „как” на вашия проект/цел незабавно с този лесен за използване и персонализируем шаблон за папка ClickUp OKR.
Шаблонът на папка ClickUp OKR очертава основната структура на разработването на OKR. Той анализира вашите действия и ви помага да разберете как те допринасят за мотивацията, особено когато управлявате голям екип. Ето функциите:
- Персонализирани изгледи: Преглеждайте и приоритизирайте целите с помощта на различни опции за изглед, като списък, табло, календар и дейност.
- Персонализирани статуси: Получете прозорец, от който да наблюдавате състоянието на целите си и напредъка си до момента, и актуализирайте категории като „На път“, „Незапочнато“ и „В риск“.
- Потребителски полета: Получете контекст с потребителски подходи като „Инициатива“, „Тип OKR елемент“, „Основен екип“, „Напредък“ и „Тримесечие“, които позволяват последователна оценка на представянето и подробен анализ.
2. Проследявайте напредъка
Когато оценяват OKR или SMART цели спрямо действителните резултати, вашите служители се сблъскват с повече данни, отколкото могат да обработят. Тук ClickUp Dashboards се оказва спасител, като категоризира задачите с съответните им ленти за напредък, крайни срокове, задачи в процес на изпълнение, статус на проекта и др., за да се получи цялостен поглед.
Бонус: Ето стъпка по стъпка ръководство, ако имате нужда от помощ при създаването на OKR табло.
Функцията „Табла“ ви помага да:
- Идентифицирайте неизпълнените си цели, които изискват подобрение.
- Проследявайте напредъка и мотивирайте служителите, като подчертавате статуса на проекта, изпълнените задачи и показателите за увеличените усилия на екипа при постигането на целите.
- Дръжте всички в течение чрез разпространяване на информация за най-новите актуализации и задачи по проекта.
3. Сътрудничество и комуникация
Използвайте коментари и дискусии в рамките на задачите, за да комуникирате с екипа си, да споделяте актуална информация и да се справяте с всякакви предизвикателства. Настройте зависимости между задачите, за да се уверите, че ключовите резултати се постигат в правилната последователност и в рамките на определения срок.
4. Оптимизирайте задачите
Ако всичко това ви се струва като много ръчна работа, представете си, че имате виртуален асистент, който автоматизира много от тези отнемащи време задачи.
ClickUp Brain
ClickUp Brain е мощен AI асистент, който анализира съществуващата ви работа, за да ви помогне да генерирате персонализирани цели, задачи и срокове, спестявайки ви време и усилия.
Използвайки усъвършенствани алгоритми, ClickUp Brain събира и анализира данни от вашето работно пространство в ClickUp, като идентифицира модели, тенденции и възможности. След това използва тази информация, за да създаде персонализирани предложения за цели, които съответстват на целите и натоварването на вашия екип. Освен това ClickUp Brain може автоматично да генерира задачи, свързани с вашите цели, да ви помогне да ги приоритизирате въз основа на важността и спешността им и да предложи реалистични срокове.
С ClickUp Brain можете да оптимизирате работния си процес, да увеличите производителността си и да постигнете целите си по-ефективно. Това е вашият партньор, задвижван от изкуствен интелект, за поставяне на цели и управление на задачи.
Шаблонът за SMART цели на ClickUp
Друг инструмент, който опростява поставянето на цели и управлението на задачи за постигане и проследяване на вашите годишни, тримесечни, седмични и дори дневни цели, е шаблона ClickUp SMART Goals.
Този шаблон може да ви бъде помощник, треньор и критик едновременно.
Стимулирайте отличното представяне, не пропускайте нито една актуализация, откривайте грешките и управлявайте времето си перфектно с шаблона за SMART цели на ClickUp. Ето основните елементи на шаблона:
- Персонализирани статуси: Създавайте задачи като „Завършено“, „Превъзходно“, „Извън план“, „В очакване“ и „В план“, докато следите напредъка на всяка цел.
- Потребителски полета: Категоризирайте и разпределете важните метаданни за целите в 12 потребителски атрибута. Тази функция ви позволява да записвате съществени подробности и да оптимизирате постигането на целите.
- Персонализирани изгледи: Бърз достъп до предварително създадени конфигурации за SMART цели, оценка на усилията за постигане на целите, работни листове, цели на цялото дружество и ръководства за въвеждане с едно кликване, всичко това в ClickUp.
- Управление на проекти: Използвайте функции като проследяване на времето, маркиране, предупреждения за зависимости, известия по имейл и др., за да създадете план „Давай, напред!“, който съответства на приоритетите ви.
4. Прегледайте и подобрете представянето си
Планирайте редовни проверки, за да прегледате OKR и SMART целите си, да оцените напредъка и да направите необходимите корекции. Можете да разчитате на напомнянията и повтарящите се задачи в ClickUp, за да не пропуснете тези сесии за преглед на резултатите и да останете на път към успеха на проекта.
Шаблонът на ClickUp за OKR рамка допълнително изяснява пътя към постигането на целите. Той ви позволява да визуализирате цялостната картина с един поглед и да изберете областите, които се нуждаят от внимание по време на фазата на преглед и корекция.
Ето как:
- Персонализирани статуси: отбелязвайте задачите и проследявайте всяка цел, като използвате раздели като „Завършено“, „В процес“ и „Завърши“.
- Потребителски полета: Използвайте възможностите за персонализиране и запазете важната информация с помощта на инструменти като OKR тип, отдел, напредък, OKR точка и екип.
- Персонализирани изгледи: Поддържайте нещата подредени и леснодостъпни с четирите различни конфигурации на ClickUp, като Global OKR, Getting Started Guide, OKR Progress Board и Timeline.
- Управление на проекти: Бъдете първите, които ще научават за актуализации по имейл, предупреждения за зависимости, възможности за проследяване и други, за да определите областите, които изискват внимание.
Следвайки тези стъпки и използвайки функциите на ClickUp, можете ефективно да приложите OKR и SMART цели, за да подобрите производителността на екипа си и да постигнете целите на организацията си.
Приоритизирайте поставянето на цели с ClickUp
И така, избрахте ли вече между OKR и SMART цели? Или ще опитате хибриден подход?
Честно казано, и двете рамки имат своите предимства. SMART целите работят най-добре за тактически и краткосрочни цели, докато OKR целите блестят при определянето на амбиции за цялата компания.
Определянето на цели обаче не е лесна задача. Помните ли онова вълнуващо чувство, когато си поставяте нова цел? Мотивацията ви се повишава мигновено, формулата за успех изглежда кристално ясна, а после, някъде по пътя, реалността ви връхлита.
Тук инструментите и функциите на ClickUp могат да направят значителна разлика. Чрез предоставянето на цялостна платформа за управление на цели, ClickUp ви помага да се ориентирате в сложността както на SMART целите, така и на OKR за фирмените цели, като ви гарантира, че вземате информирани решения въз основа на данни и показатели, а не на предположения.
Опитайте ClickUp още днес – безплатно!