Ако четете тази статия, вероятно сте чували или сте пробвали рамката RACI поне веднъж на работа. Беше ли това, защото вашият мениджър се опита да ви убеди в многото й предимства? Или може би сте прочели статия за RACI, докато сърфирахте в интернет, за да научите повече за ефективните техники за управление на проекти.
Въпреки това, за да освежите паметта си, матрицата RACI или матрицата за разпределение на отговорностите е рамка, която помага на екипите да работят по-ефективно, като ясно дефинира ролите и отговорностите на всеки член на екипа.
Когато се чудите как да делегирате задачи на работа, можете да използвате RACI матрицата, за да определите различните нива на отговорност, които всеки член на екипа ще има по отношение на дадена задача по време на проекта.
Това е значението на акронима RACI: Отговорен, Отчетен, Консултиран и Информиран.
При RACI всяка задача се възлага на един или повече души, които ще бъдат отговорни за нейното изпълнение, на един човек, който ще бъде отговорен да гарантира, че тя ще бъде изпълнена навреме, на един или повече души, които ще бъдат консултирани по време на изпълнението, и на един човек, който ще бъде информиран за изпълнението на задачата, нейния напредък и кога е изпълнена.
Допълнителна информация: Примери за RACI матрица
В интернет има много безплатни шаблони за RACI матрица, ако искате да ги пробвате. Например, ClickUp предлага безплатен, готов за употреба шаблон за RACI матрица, с който да организирате екипа си.
Шаблонът на RACI матрицата на ClickUp е силно персонализируем шаблон, който помага на екипите:
- Разпределяне на задачи и отговорности за задачите
- Подобрете комуникацията, отчетността и сътрудничеството
- Избягвайте забавяния в изпълнението на задачите поради недоразумения
Шаблонът на RACI матрицата от ClickUp не е просто инструмент за организация. Той е ефективен начин да следите проектите си и да се уверите, че всеки знае своята роля в процеса. Предимствата на използването на този тип шаблон включват:
- Повишена видимост и яснота относно това кой за какво отговаря
- По-добро разбиране за това кой има правомощия за вземане на решения
- По-малко недоразумения и забавяния в задачите
- Възможност за бързо и ефективно възлагане на задачи
Въпреки че традиционната RACI матрица е лесна за прилагане и ясно определя ролите на всеки в даден проект, тя има и някои недостатъци. Често срещани оплаквания, които професионалистите са изразили по отношение на RACI модела, са:
- Тя може да бъде прекалено строга.
- Тя може да е прекалено трудоемка за по-малки проекти.
- Това усложнява нещата за по-малките екипи, в които едно лице изпълнява няколко функции.
- Проектният мениджър може да се окаже отговорен за всички задачи, които трябва да бъдат изпълнени.
Но ето как стоят нещата: ясните отговорности в управлението на проекти са толкова важни, колкото кафето в понеделник сутрин. Без тях вие всъщност се занимавате с невъзможна задача – ситуацията е хаотична, непродуктивна и вероятно ще завърши с драскотини. И така, ако RACI не ви върши работа, какво трябва да направи един опитен проектен мениджър?
За щастие, през годините лицата, вземащи решения, са измислили няколко алтернативи на RACI, които са по-подходящи за динамичната природа на екипите.
Разглеждане на алтернативи на RACI матрицата
Не е, че RACI не е полезна – просто в света на софтуера за управление на проекти няма универсално решение, което да подхожда на всички.
RACI диаграмите се фокусират повече върху индивидуалните отговорности, отколкото върху работата в екип. Те не създават пространство за сътрудничество, където няколко членове на екипа трябва да работят в тясно сътрудничество.
Комуникацията на отговорностите на екипа, използвайки традиционния RACI модел, ще бъде трудна, ако работите с глобални екипи, разпръснати в различни часови зони.
Ето защо изборът на подходяща рамка за вземане на решения за вашия екип не е просто упражнение. Става въпрос за подготовка на вашия проект и екип за успех. Всеки метод за вземане на решения има различно влияние върху резултатите от вашия проект.
Да предположим, че трябва да отидете в нов ресторант, в който не сте били и не знаете как да стигнете дотам. Използвайки GPS или хартиена карта, и двете могат да ви отведат до местоназначението, но едната може да е по-бърза, по-ефективна или по-подходяща за вашето конкретно пътуване.
По същия начин, докато RACI е подходяща за разпределяне на роли и отговорности, RAPID може да бъде полезна за ускоряване на вземането на решения за проекти, при които времето е от съществено значение. Или PACSI може да осигури по-добрата детайлност, необходима за проекти с многобройни променливи елементи.
Нека разгледаме тези алтернативи на RACI, които може би са идеалното решение за вашия стил на управление на проекти.
Алтернативи, основани на вземането на решения: RAPID и DACI
На първо място, имаме няколко модела, които улесняват и ускоряват вземането на решения. Защото, нека си признаем, половината от управлението на проекти се състои в вземането на правилни решения, нали?
RAPID
RAPID е съкращение от Recommend (препоръчайте), Agree (съгласувайте), Perform (изпълнете), Input (въведете) и Decide (решете). Ето как се разбива:
- Препоръчано: Това лице или лица препоръчват курс на действие.
- Съгласие: Те трябва да се съгласят с препоръката, за да продължат напред.
- Изпълнение: Това са вашите изпълнители, които прилагат взетото решение.
- Вход: Те предоставят информация или вход за препоръката.
- Решаване: Лицето, което взема решенията, което взема окончателното решение
💡 RAPID е идеален за ситуации, в които решенията трябва да се вземат бързо и ефективно, с ясна отчетност. Това е идеалният метод за стартиращи компании, гъвкави екипи за разработка и екипи за управление на кризи.
DACI
Матрицата DACI означава Driver (двигател), Approver (одобрител), Contributors (съучастници) и Informed (информирани). Тя е подобна на RAPID, но с малко по-различен фокус:
- Водач: Това лице ръководи проекта и мотивира всички да гарантират, че решенията се вземат.
- Одобряващ: Те имат последната дума при вземането на решения.
- Съучастници: Това са експерти, които ще дадат своя принос в процеса на вземане на решения.
- Информирани: Те трябва да знаят за окончателното решение, но не участват в неговото вземане.
💡DACI помага за ясното картографиране на заинтересованите страни и е идеална, когато се нуждаете от ясна йерархия. Тя е като добре смазана поточна линия, където всеки знае своята роля и процесът протича гладко. Тя е идеална за големи корпорации, правителствени проекти и регулирани индустрии.
👉 Ако не знаете какво е картиране на заинтересованите страни, ето един блог, който описва какво е това, с шаблони, които ще ви помогнат при картирането на заинтересованите страни във вашата организация.
Алтернативи, ориентирани към задачите: RASCI и ARPA
RASCI
RASCI е разширена версия на RACI, която добавя допълнително ниво на детайлност при разпределянето на ролите. Тя включва следните роли:
- Отговорен: Лицето, което извършва работата за изпълнение на задачата.
- Отговорен: Лицето, което в крайна сметка отговаря за правилното изпълнение на задачата.
- Подкрепа: Хора, които предоставят ресурси или играят поддържаща роля в изпълнението
- Консултирани: Хора, чието мнение се търси, обикновено експерти по темата
- Информирани: Хора, които трябва да бъдат информирани за напредъка, често само при завършване
Основната разлика между моделите RASCI и RACI е добавянето на ролята „Подкрепа“. Това отчита факта, че някои членове на екипа могат да помагат на отговорното лице, без да носят пряка отговорност за изпълнението на задачата.
💡RASCI матрицата е особено полезна в сложни проекти, където задачите изискват участието на много хора или имат много взаимозависимости и поддържащи роли. Тя е идеална за мултифункционални екипи, мащабни ИТ проекти и строителни проекти.
ARPA
ARPA използва малко по-различен подход, като се фокусира върху потока на властта и участието:
- Отговорен: Лицето, което има правомощията да одобри или да наложи вето върху работата.
- Отговорен: Лицето, което действително изпълнява работата
- Участник: Хора, които активно участват в процеса, но не носят отговорност за неговото завършване.
- Съветник: Хора, които дават мнение въз основа на своя опит, но не участват активно.
Тя е особено полезна, когато трябва да изясните йерархията и да разграничите тези, които извършват работата, от тези, които я контролират. Тя също така признава ролята на участниците, които са активно ангажирани, но не носят крайна отговорност.
💡 За проекти, при които трябва да разграничите тези, които имат власт, тези, които извършват работата, и тези, които предоставят експертни знания или помощ, можете да използвате ARPA матрицата. Тя е най-подходяща за консултантски фирми, изследователски проекти и стратегически инициативи.
Други алтернативи на RACI
PACSI
PACSI е съкращение от Perform (изпълнение), Accountable (отчетност), Control (контрол), Suggest (предложения) и Informed (информиране). Това е алтернатива на RACI с следните роли:
- Изпълнение: Те извършват работата
- Отговорен: Те са отговорни за резултата.
- Контрол: Те преглеждат и могат да наложат вето върху решенията.
- Предложение: Те предоставят информация и препоръки.
- Информирани: Те трябва да знаят какво се случва.
💡PACSI е чудесна за проекти с много заинтересовани страни и сложни процеси на одобрение. Тя е като многоетажна торта; всеки слой има свой собствен вкус и предназначение. Големите корпорации, правителствените агенции и мултинационалните проекти смятат модела PACSI за по-ефективен.
RACI-VS
RACI-VS добавя две нови роли към RACI: Проверяващ и Подписващ.
- Проверяващ: Лице, което проверява дали работата отговаря на изискванията.
- Подписващ: Лицето, което подписва крайния продукт.
💡 Този модел е идеален за проекти със строг контрол на качеството или регулаторни изисквания и индустрии с високи изисквания за съответствие. Ето защо е идеален за фармацевтични компании, аерокосмическата индустрия и финансовите услуги.
DCI
DCI е опростена версия на RACI, която отдава по-голямо значение на движещите сили на проекта. Тя означава:
- Вземащ решения/движеща сила: Управлява начина, по който ще бъде изпълнена задачата.
- Консултиран: Помолен за мнение, предложения или съвети
- Информиран: Не участва пряко в изпълнението на задачата, но трябва да бъде информиран, когато задачата бъде изпълнена.
💡 Моделът DCI е най-подходящ за опростено управление на проекти в по-малки екипи или по-малко сложни проекти, което липсва в матрицата RACI. Той е идеален за малки предприятия, стартиращи фирми и отделни отдели в по-големи организации.
RATSI
Моделът RATSI добавя повече нюанси към разпределението на задачите. Той помага да се изгради ясна представа за ролите на отговорност и подкрепа в един проект. Той включва:
- Отговорност: Отговорен за изпълнението на задачата, а не за извършването на задачата
- Власт: Взема решения и отговаря за дейността. Не участва в ежедневните дейности.
- Задача: Отговорен за изпълнението на задачата
- Поддръжка: Предоставя поддръжка или предложения, ако е необходимо.
- Информиране: Ще бъдете информирани за задачата, когато бъде завършена.
💡Матрицата RATSI е полезна, когато трябва да разграничите кой има правомощия да взема решения от кой е отговорен за задачите. Тя е най-подходяща за матрични организации, междуфункционални проекти и консултантски фирми.
Диаграми на Гант и структура на разпределение на работата
Макар да не са директни алтернативи на RACI, диаграмите на Гант и структурите за разпределение на работата предлагат визуални начини за проектните мениджъри да разпределят отговорностите между членовете на екипа и да проследяват напредъка на задачите. Те са като инфографики за управление на проекти; представят сложна информация в лесен за възприемане формат.
Диаграмата на Гант е чудесна визуална алтернатива на матрицата RACI, която показва количеството работа, което вашият екип е свършил за определен период от време, в сравнение с времето, за което сте предвидили, че ще я завършите. Тя свързва отделните лица директно с задачите, като същевременно подчертава зависимостите между задачите и сроковете.
Диаграмите на Гант са най-подходящи за визуализиране на графиците и зависимостите на проектите и са идеални за проекти, при които времето е от значение и задачите са последователни.
Вероятно вече използвате структура за разпределение на работата (WBS). Това е диаграма, която разбива големи, сложни проекти на по-малки части или секции от работа, които са лесни за разбиране от всички. Това помага да се поддържа темпото на проекта, организира всички и гарантира, че всички съществени задачи са изпълнени.
Този подход е идеален за строителни проекти, разработка на софтуер и пускане на продукти на пазара.
Фактори, които трябва да се вземат предвид при избора на подходяща рамка
Изборът на подходяща алтернатива на RACI диаграмата е като избора на перфектното облекло – трябва да изберете това, което е идеално за случая, вашите предпочитания и вашите цели.
Ето някои неща, които трябва да имате предвид при избора на подходяща рамка за вземане на решения:
- Размер и сложност на проекта
- Структура и динамика на екипа
- Култура на вземане на решения във вашата организация
- Участие на заинтересованите страни
- График и спешност на проекта
- Регулаторни или нормативни изисквания
Най-добрата рамка е тази, която работи за вашия екип и вашия проект. Не става въпрос да следвате най-новите тенденции, а да намерите това, което най-добре отговаря на вашите нужди.
📮 ClickUp Insight: Смяната на контекста тихо подкопава продуктивността на вашия екип. Нашите проучвания показват, че 42% от прекъсванията в работата се дължат на преминаването между различни платформи, управлението на имейли и преминаването от една среща към друга. Ами ако можете да елиминирате тези скъпоструващи прекъсвания? ClickUp обединява вашите работни процеси (и чат) в една единствена, оптимизирана платформа. Стартирайте и управлявайте задачите си от чат, документи, бели дъски и други, докато функциите, задвижвани от изкуствен интелект, поддържат контекста свързан, достъпен за търсене и управляем!
Внедряване на алтернативи на RACI
Досега говорихме за многото алтернативи на RACI. Сега нека поговорим за това как можете да приложите тези рамки по най-добрия начин в работата си!
Въведете ClickUp!
ClickUp е безплатен софтуер за управление на проекти с функции, които могат да помогнат на всеки проектен екип да приложи всяка алтернатива на RACI.
Ето най-добрите функции на ClickUp, които можете да използвате, за да приложите алтернативи на RACI:
ClickUp Whiteboards
При внедряването на модел като RASCI екипите могат да използват ClickUp Whiteboards, за да начертаят диаграма, показваща как задачите преминават през различни роли, или да създадат матрица на отговорностите с цветно кодиране. Този визуален подход помага на членовете на екипа бързо да разберат мястото си в процеса и да започнат да работят по задачите си.
ClickUp Whiteboards предлага инструменти като лепящи се бележки, фигури, маркери и химикалки в различни цветове, за да позволи непрекъснато визуално сътрудничество на разширен цифров платно. Можете дори да свържете Whiteboards с вашите документи и задачи в ClickUp, за да проследите възложените роли при внедряването на избраните от вас рамки за управление на проекти.
ClickUp Docs
След като обсъдите идеи и планове за действие на бели дъски, използвайте ClickUp Docs, за да създадете, съхраните и споделите подробна документация за избраната рамка, обхвата на работата, ръководствата за роли, плана на проекта и др.
Например, ако сте избрали модела DACI, можете да създадете документ, в който подробно се описват отговорностите на водача, включително как да се инициират решения, кого да включите и как да съобщавате резултатите. Тези документи служат като централна отправна точка, осигуряваща последователност в прилагането на рамката в различни проекти или екипи.
ClickUp потребителски полета
Потребителските полета на ClickUp ви позволяват да попълните задачите в ClickUp с цялата необходима информация, за да изпълните задачата добре. Когато прилагате RACI или алтернативни рамки, можете да добавите подробности като роли, ключови отговорности, KPI, срокове и др. към задачите, за да всички да са на една и съща страница.
Например, за модела DACI можете да създадете персонализирани полета за всяка задача, които обозначават кой е инициаторът, одобряващият, сътрудниците и информираните лица. Това позволява на членовете на екипа бързо да идентифицират своите роли за всяка задача, като просто погледнат таблото/подробностите за задачата. Това помага за оптимизиране на процеса на вземане на решения и намаляване на пречките.
Персонализирани изгледи в ClickUp
Различните заинтересовани страни се нуждаят от различни гледни точки относно напредъка на проекта и отговорностите. Визуализирайте задачите, отговорните лица и напредъка по начин, който има смисъл за ключовите заинтересовани страни във вашия екип с ClickUp Views. Изберете измежду повече от 15 изгледа, включително Kanban табла, списъци, диаграми на Гант, календар, таблица и екип.
Например, в модела ARPA отговорен човек може да използва календара или Gantt изгледа, който показва цялостния напредък на проекта, докато отговорните за индивидуални задачи могат да използват по-подробен изглед, като изгледа „Списък“.
Зависимости между задачите в ClickUp
Много от алтернативите на RACI включват последователни процеси на вземане на решения или одобрение. За такива рамки, Task Dependencies на ClickUp показва реда на операциите и кой за какво отговаря.
Например, в модела RACI-VS можете да настроите зависимости за съществуващите процеси, за да гарантирате, че задачите преминават през етапите „Отговорен“, „Отчетен“, „Проверяващ“ и „Подписващ“ в правилната последователност. Това предотвратява напредъка на работата, преди тя да бъде одобрена или проверена, като елиминира скъпите ревизии и преработки.
ClickUp чат изглед и коментари
Комуникирайте директно в рамките на задачите в реално време чрез чат прозореца на ClickUp или следете напредъка чрез коментари за безпроблемно сътрудничество.
Чат изгледът на ClickUp е идеален за:
- Бързи запитвания: Получавайте незабавни отговори на въпросите си, без да прекъсвате работния процес.
- Сесии за мозъчна атака: Генерирайте идеи и решения съвместно в специален чат.
- Неформални дискусии: Насърчавайте отворената комуникация и споделянето на знания между членовете на екипа.
Коментарите са най-подходящи за дискусии, свързани с конкретни задачи, и за предоставяне на обратна връзка. Използвайте ги, за да:
- Предоставяйте подробна обратна връзка: Предлагайте конструктивна критика или предложения директно по задачите.
- Документирайте решенията: Записвайте важни дискусии и резултати, свързани с дадена задача.
- Проследяване на напредъка: Следете актуализациите на задачите и предоставяйте информация при необходимост.
Чрез ефективното комбиниране на Chat View и Comments екипите могат да оптимизират комуникацията, да подобрят сътрудничеството и да гарантират, че всички дискусии се записват и организират по подходящ начин в рамките на проекта.
В модела RASCI, например, ролите „Подкрепа“ и „Консултант“ могат да използват коментари, за да предоставят информация директно по конкретни задачи. Това поддържа цялата комуникация в контекста и гарантира, че отговорното лице разполага с цялата необходима информация.
Известия в ClickUp
Интелигентното управление на проекти изисква всички да бъдат информирани за напредъка и промените, а известията на ClickUp са идеални за тази задача.
В модела RAPID членовете на екипа могат да настроят известия, които да ги предупреждават, когато дойде техният ред да действат. Например, лицето, което дава съгласие, може да бъде уведомено веднага след като лицето, което дава препоръка, завърши своята част, което гарантира бързо вземане на решения.
С ClickUp можете да приложите всяка алтернатива на RACI и да я направите да работи с минимални усилия. Трябва да следвате модела RAPID? Използвайте персонализирани полета, за да определите кой препоръчва, кой одобрява и т.н. Искате да приложите DACI? Настройте работен процес, който ясно показва кой е инициаторът и одобряващият за всяка задача.
Гъвкавостта на ClickUp като инструмент за управление на проекти означава, че можете да го адаптирате към всякаква рамка, която изберете. Той може да се превърне в софтуер за делегиране на задачи, да ви помогне при изпълнението на проекти и много други!
Азбуката на управлението на проекти
От RAPID до RASCI, от DACI до ARPA, тук сме проучили цяла азбучна супа от алтернативи на RACI.
Ключовото заключение?
В управлението на проекти няма универсално решение. Най-добрата рамка за успех на проекта е тази, която пасва идеално на вашия екип, вашия проект и вашите цели.
И тук се включва ClickUp.
Независимо коя алтернатива на RACI изберете, ClickUp има възможностите да я направи да работи безпроблемно. Тя е като магическа пръчка за управление на проекти – каквото и да ви е нужно, ClickUp може да го осъществи.
Регистрирайте се в ClickUp за безплатен пробен период сега.