Ако попитате служителите какво ги кара да работят по-добре, те може да отговорят, че това са плоските йерархии, подкрепящото ръководство или дори офисната култура. Но всъщност това, което имат предвид, е ефективната комуникация.
От приятелски взаимодействия и работа в екип до регулирани канали и формати – ясната комуникация гарантира, че идеите и обратната връзка се споделят ефективно, което прави работата на всички по-лесна и по-ефективна.
Според доклада на Grammarly „Състоянието на бизнес комуникацията“, 93% от бизнес лидерите смятат, че способността им да работят ефективно зависи от начина, по който хората около тях общуват.
Комуникацията в една организация може да бъде официална или неофициална. И двете са важни в определени контексти, но нещата стават рисковани, когато хората ги смесват.
В тази статия ще обсъдим формалната и неформалната комуникация, ще обясним кога да използвате всяка от тях и ще ви помогнем да подобрите общите си комуникационни умения в организационна среда.
⏰ 60-секундно резюме
Формалната комуникация е структурирана и професионална, докато неформалната комуникация е непринудена и спонтанна. И двете са от съществено значение за сътрудничеството, производителността и корпоративната култура.
- Кога да използвате всеки стил на комуникация Формална комуникация: Идеална за политики, доклади, договори, срещи и официални съобщения. Неформална комуникация: Перфектна за мозъчна атака, бързи актуализации, сплотяване на екипа и дискусии за решаване на проблеми.
- Формална комуникация: Идеална за политики, доклади, договори, срещи и официални съобщения.
- Неформална комуникация: идеална за мозъчна атака, бързи актуализации, сплотяване на екипа и дискусии за решаване на проблеми.
- Формална комуникация: Идеална за политики, доклади, договори, срещи и официални съобщения.
- Неформална комуникация: идеална за мозъчна атака, бързи актуализации, сплотяване на екипа и дискусии за решаване на проблеми.
- Балансиране на двете за по-силно работно място Ключът е да съчетаете ефективно формалната и неформалната комуникация – да осигурите яснота, структура и ефективност, като същевременно поддържате сътрудничество и отворена работна среда.
- Ключът е да съчетаете ефективно формалната и неформалната комуникация – да осигурите яснота, структура и ефективност, като същевременно поддържате сътрудническа и отворена работна среда.
- Ключът е да съчетаете ефективно формалната и неформалната комуникация – като гарантирате яснота, структура и ефективност, като същевременно поддържате сътрудническа и отворена работна среда.
- Подобрете комуникацията на работното място с ClickUp: ClickUp Docs: Организирайте и документирайте формалната комуникация. ClickUp Chat & Comments: Оптимизирайте неформалните дискусии, без да губите контекста. ClickUp Whiteboards: Обсъждайте и визуализирайте идеи в реално време. ClickUp Notifications & Task Assignments: Уверете се, че важните актуализации не се губят.
- ClickUp Docs: Организирайте и документирайте формалната комуникация.
- ClickUp Chat & Comments: Оптимизирайте неформалните дискусии, без да губите контекста.
- ClickUp Whiteboards: Брейнсторминг и визуализиране на идеи в реално време.
- Известия и задачи в ClickUp: Уверете се, че важните актуализации не се губят.
- ClickUp Docs: Организирайте и документирайте формалната комуникация.
- ClickUp Chat & Comments: Оптимизирайте неформалните дискусии, без да губите контекста.
- ClickUp Whiteboards: Брейнсторминг и визуализиране на идеи в реално време.
- Известия и задачи в ClickUp: Уверете се, че важните актуализации не се губят.
Разбиране на формалната комуникация
Повечето работни места имат официални протоколи за комуникация, които укрепват имиджа и културата на компанията и са предназначени да намалят грешките и разсейването в общуването между служителите.
Формалната комуникация се отнася до структуриран начин за обмен на информация чрез официални канали. Тези разговори се наблюдават и проследяват и следват предварително определена йерархия. Вериги от имейли, заявки за задачи, видеоконференции, официални документи, актуализации на проекти и регулирани от компанията канали за чат са някои от най-известните примери.
Това е напълно практично и има за цел да формализира комуникацията, за да се споделя информация по начина, по който компанията желае.
Видове формална комуникация
В зависимост от начина, по който се споделят идеите, формалната комуникация може да бъде от три вида:
- Вертикална: Когато формалната комуникация се осъществява между различни нива в йерархичната верига на организацията. Началниците могат да разговарят с подчинените си (отгоре-надолу), а подчинените могат да споделят идеи с началниците си (отдолу-нагоре).
- Латерална или хоризонтална: Когато служители от различни отдели, работещи на едно и също ниво, комуникират помежду си. Например, членовете на екипа за разработване на продукти се ангажират в съвместна комуникация с колегите си от маркетинга, за да организират пускането на продукт на пазара.
- Диагонално или напречно: Това означава, че служители от различни отдели, работещи на различни нива, могат да комуникират диагонално. Пример за това е ръководител на продуктов екип, който разговаря с представител по развитие на продажбите (SDR), за да определи кои функции да бъдат приоритетни в следващия спринт.
Характеристики на формалната комуникация
Можете да разпознаете формалната комуникация по някои отличителни характеристики:
- Последователност по отношение на протоколите и професионалния речник
- Асинхронна и базирана на одобрение, което често я прави бавна и трудоемка.
- Писмена форма на изпълнение, което я прави подробна, ориентирана към задачите и лесна за справка.
- Фокусирайте се върху поверителността, което прави формалната комуникация идеален вариант за подход, основан на необходимостта от знание, за да се запази конфиденциалността на проекта.
Примери за формална комуникация
Добър начин да разпознаете формалната комуникация е да проверите дали тя е официално документирана. Подкрепящите документи в матрицата за вътрешна комуникация могат да включват
- електронна поща
- поръчки и актуализации на запасите
- задачи
- Асинхронни видеокомуникации и уебинари на живо
Формалната комуникация ефективно улеснява вътрешните операции между отдели, колеги и йерархии.
Тъй като този комуникационен поток се отнася изцяло до системи и насоки, една рационализирана комуникационна стратегия може да ви помогне да разпространявате информацията по-ефективно. Като платформа за управление на производителността „всичко в едно“, ClickUp се фокусира основно върху комуникацията в екипа и начините за подобряване на взаимодействията на работното място.
Например, шаблонът за вътрешна комуникация на ClickUp е специално създаден за хора, които искат да установят силна корпоративна култура вътрешно.
С този шаблон можете да приложите начина, по който трябва да се предава информацията, да мащабирате точките на комуникация, за да се справите със сложността, и да спазвате различни закони за защита на личните данни – и всичко това, без да започвате от нулата.
Ето как можете да го направите:
- Задайте комуникационни цели, задачи и подзадачи с ClickUp Goals и ClickUp Tasks, делегирайте задачи на заинтересованите страни и задайте графици и крайни срокове с ClickUp Calendar.
- Създайте вътрешни канали като имейли, чатове и срещи и определете основни правила за ограничаване на информационния поток.
- Модифицирайте персонализирани статуси, полета и изгледи, за да пресявате актуализациите и да наблюдавате съдържанието.
Този шаблон е чудесен за поддържане на прозрачност във всички области и за подпомагане на служителите да бъдат продуктивни на работа. Той служи и като централизирано място за съхраняване на разговори, съобщения и документи, свързани с комуникацията в цялата компания, на едно място.
Предимства и недостатъци на формалната комуникация
Формалната комуникация има своите силни и слаби страни. Разбирането на тези предимства и недостатъци е от решаващо значение, за да знаете кога да използвате официалните предварително определени канали.
Предимства на формалната комуникация
Формалната комуникация е съществена част от една високофункционална компания, защото
- Това насърчава дисциплината и професионализма сред работниците.
- Това придава прозрачност и ефективност на разговорите.
- Тъй като по-голямата част от нея е документирана, тя подпомага одитите и съответствието с данните.
Недостатъци на формалната комуникация
Въпреки това, факторите, които правят формалната комуникация толкова ефективна, я правят и твърде строга.
- Такава комуникация оставя малко място за индивидуалност , тъй като дава приоритет на работата пред личните чувства и мнения.
- Дългите дискусии, поддържани с цел спазване на правилата, могат да отнемат много време.
- Това може да изглежда студено и да попречи на сближаването между служителите.
📮ClickUp Insight: Около 41% от професионалистите предпочитат незабавни съобщения за комуникация в екипа.
Въпреки че предлага бърз и ефективен обмен на информация, съобщенията често се разпространяват по различни канали, низове или директни съобщения, което затруднява по-късното им намиране.
📊 Искате да разберете как това се отразява на производителността на вашия екип? Вземете си копие от Доклада за състоянието на комуникацията на работното място още днес!
Прочетете също: 10-те най-добри приложения и инструменти за комуникация в екип
Ролята на формалната комуникация в организациите
Трудно е да си представим компания без формална комуникационна стратегия. Спазването на тези правила означава, че информацията се споделя прозрачно, без изкривявания и по начин, който може да бъде проследен за справка.
В организации с комплексни вътрешни йерархии това също така установява авторитет и насърчава дисциплината на служителите.
Разбиране на неформалната комуникация
Не всички разговори трябва да минават през официални канали. Някои лични и спонтанни разговори постигат целта си, като спестяват време.
Сигурно сте чували за комуникацията „по веригата“ – неофициалните начини, по които колегите споделят информация помежду си.
Неформалната комуникация е неофициалният поток от информация, основан на социалните взаимоотношения между служителите. Тя е спонтанна, свободна и бърза. Устната комуникация относно задачите, помагането на колега на работното място или безстресовите разговори на неформален език по време на обедната почивка – всичко, което не следва регламентираните от компанията канали за комуникация, е част от неформалната комуникация.
Видове неформална комуникация
Неформалната комуникация не следва строги правила или структури, което я прави изключително гъвкава и динамична. Тя може да приема различни форми, като всяка от тях служи за различни цели и контексти на работното място.
Ето четирите основни типа:
- Единична верига: Когато един човек каже нещо на друг човек, а този човек предаде същото съобщение на някой друг, веригата продължава. Това е най-естественият тип неформална комуникация.
- Верижна верига: Когато някой се довери на свой колега, а колегата сподели информацията с други хора, на които има доверие. Този тип общуване се основава на доверие, но се разпространява между избрани групи от хора. Пример за това е мениджърът, който обсъжда промените при клиентите с продуктовия екип, а членовете на продуктовия екип обсъждат същото с дизайнерския екип.
- Верига от клюки: Най-често срещаният тип неформална комуникация – веригата от клюки включва хора, които разговарят с групи от хора, а тези групи споделят същото с други групи от хора. Това е най-бързият начин за неформално разпространение на информация.
- Верига на вероятностите: Понякога един служител може да избере на случаен принцип няколко колеги, с които да сподели информация, а тези колеги продължават тенденцията, като на случаен принцип предават съдържанието на други. Пример за това е някой, който споменава новите политики на отдел „Човешки ресурси” на колега, седящ на същата маса по време на обяда.
Характеристики на неформалната комуникация
Неформалната комуникация се осъществява извън рамките на имейлите и таблата за управление и има някои ключови характеристики, които я правят лесно разпознаваема:
- Тя е незабавна, лична и безгрижна.
- Като синхронен начин на комуникация, той намалява времето, необходимо за преминаване през официалния път, което прави служителите по-продуктивни.
- Неформалната комуникация е добра за морала на служителите, тъй като те имат приятели, с които да споделят чувствата си.
- Въпреки удобството на неформалните разговори, те могат да бъдат неточни, тъй като съдържанието им не е документирано, проверено или проследимо .
- Недоволните служители често създават комуникационни предизвикателства, като разпространяват невярна информация чрез неформални канали.
Примери за неформална комуникация
Всяка неформална комуникация, която не е необходимо да се регистрира в системата, е част от неформалната комуникация. Това може да включва
- Устни актуализации по задачи и проекти
- Разговори край машината за вода и поздрави в коридора
- Групов обяд и фирмени почивки
Може да чуете колеги да разговарят неофициално за това как са прекарали уикенда, за мача, който са гледали снощи, или за новата политика на отдел „Човешки ресурси“.
Предимства и недостатъци на неформалната комуникация
Неформалната комуникация може да бъде изключително ефективна, но нейният успех до голяма степен зависи от контекста, в който се използва. Разбирането къде неформалната комуникация е най-ефективна и къде може да се провали, може да ви помогне да се възползвате от нейните предимства и да смекчите нейните недостатъци.
Предимства на неформалната комуникация
Неформалната комуникация допълва ограниченията на формалната комуникация.
- Това прави преживяването в офиса по-естествено и разговорно.
- Това помага на служителите да се отворят към колегите си и създава връзки, които помагат при работата в екип.
- Неформалната комуникация гради доверие и чувство за принадлежност – две ключови характеристики, които се срещат при високопродуктивните служители.
Недостатъци на неформалната комуникация
Неформалната комуникация обаче не е без недостатъци.
- Тя не е регулирана и може да доведе до бързо разпространение на невярна информация.
- Ако служителите се занимават прекалено много с празни приказки и клюки, това може да окаже негативно влияние върху културата и производителността на екипа.
- Ръководството не може да проследява неформалните разговори, така че няма отчетност.
Много от недостатъците в неформалната комуникация произтичат от липсата на структура във вътрешната комуникация, тъй като актуализациите се предават устно. Един от най-добрите начини да се намали това е да се използва шаблон за комуникация по проект, като например шаблона за комуникация между служители на ClickUp. Това е прост, но изчерпателен начин за разпространяване на информация, така че съответните лица да бъдат информирани с автентични подробности.
Както може би сте се досетили, екипите по човешки ресурси намират тази информация за особено полезна.
Ето как можете да го използвате по най-добрия начин:
- Планирайте и приложете вашата комуникационна стратегия, като използвате стратегическия поглед на комуникационния план.
- Използвайте раздела „Ръководство за начало“, за да обясните матрицата на комуникацията и основните правила, за да избегнете недоразумения.
- Използвайте изгледа „Актуализации на комуникацията“, за да проследявате стари и предстоящи актуализации.
- Намалете необходимостта от неформална комуникация, като следите взаимодействията в таблата на ClickUp.
- Създайте лесен за следване визуален макет, като добавите персонализирани статуси, за да следите напредъка на задачите и подзадачите в рамките на вашия комуникационен план.
Този шаблон обединява управлението на проекти с управлението на служителите за безпроблемна комуникация.
Ролята на неформалната комуникация в организациите
В най-добрия случай неформалната комуникация изгражда връзки с други служители. Тя разрушава йерархиите, улеснява свободния поток на информация и насърчава емпатията. Леко потупване по гърба за добра работа, помагане на младши колега да реши проблем или изслушване на колеги, за да се почувстват чути, са жестове, които не са напълно възможни в официална обстановка.
Проучванията на Хоторн, проведени от Елтън Майо, показаха, че неформалната комуникация влияе върху развитието и укрепването на стандартите за производителност и очакванията на членовете в работните групи. Това предполага, че неформалните взаимодействия могат да формират организационната култура и норми по-ефективно от формалната комуникация.
Формална срещу неформална комуникация
На работното място не може да се избере един канал за комуникация в ущърб на другия, тъй като и двата вида комуникация са важни в определени контексти. Нека разберем къде се различават и как да преминаваме от единия към другия.
Основни разлики между формалната и неформалната комуникация
Ето един преглед на основните разлики между формалната и неформалната комуникация:
| Формална комуникация | Неформална комуникация |
| Тя е регулирана, професионална и йерархична. | Тя е гъвкава, нерегулирана и имитира разпространението на слухове. |
| Тя е асинхронна и се основава на одобрение, което я прави бавна. | Тя е синхронна, което я прави бърза. |
| Формалната комуникация е предимно писмена | Неформалната комуникация се основава на жестове, а вербалната комуникация |
| Поддържа точността и поверителността на данните, което го прави по-надежден. | Тя може да не е съвсем точна или поверителна, тъй като липсата на информация води до слухове и полуистини. |
| Цели се да се обърне внимание на официалните цели и задачи | Цели се да подобри връзките между служителите и културата на екипа. |
Прилики между формалната и неформалната комуникация
Въпреки значително различните си подходи, формалната и неформалната комуникация работят заедно за създаването на положителна корпоративна култура.
- Те дават на хората свободата да споделят идеи и контекст чрез различни канали и формати.
- И формалната, и неформалната комуникация помагат при вземането на решения и повишават производителността.
- Хората абсорбират информацията по-бързо, когато комбинирате различни канали за разпространение.
Балансиране на формалната и неформалната комуникация във вътрешната среда
Тайната на високопродуктивното работно място е балансът между формалната и неформалната комуникация. Ако ви е трудно да разберете кога да използвате кой формат, потърсете фирмените политики за официална комуникация. Стратегиите за формална комуникация често са добре документирани от отдела по човешки ресурси и ръководителите на екипи. В тях ще намерите одобрени канали, графици, процеси и правила.
Като общо правило, ако нещо е строго свързано с работата, изисква другите да знаят и е поверително, то се предава по официален канал.
Основната разлика между формалните и неформалните канали за комуникация е в главата ви. Неформалната комуникация трябва да се използва, когато си почивате или бързо общувате с колега. Но не забравяйте да не споделяте прекалено много информация чрез неформални канали и да не действате въз основа на информация, която не можете да проверите. Наблюдавайки кога и как другите използват формалната и неформалната комуникация, можете да се научите да ги балансирате.
Примери, в които формалната и неформалната комуникация се преплитат
Представете си Сара, проектен мениджър, която ежедневно се справя както с формална, така и с неформална комуникация. Тя започва деня си със структурирана среща на екипа, следвайки строга дневен ред и документирайки задачите за изпълнение. По-късно тя среща Боб от маркетинга в стаята за почивка и двамата обмислят блестяща идея за кампания, докато пият кафе. Тази комбинация от формална структура и неформално общуване поддържа екипа й сплотен и стимулира иновациите.
Междувременно Алекс, новоназначен служител, изпитва от първа ръка силата на смесените стилове на комуникация. Той присъства на официална сесия за въвеждане в работата, където се запознава с политиките и процедурите на компанията. Но именно по време на неофициалния обяд с ментора си Хавиер той наистина научава неписаните правила на офисната култура. Докато Алекс преминава през първата си оценка на работата – официален процес – той е благодарен за неофициалната обратна връзка, която Хавиер му е предоставял през цялото време, помагайки му да се чувства подготвен и подкрепен в новата си роля.
Прочетете също: 10-те най-добри инструмента и софтуера за комуникация на работното място през 2024 г.
Инструменти за ефективна комуникация
Създаването на насоки за комуникация е трудно, а поддържането им във времето е още по-трудно. С разрастването на компанията по отношение на дейности, персонал, партньори и клиенти, започват да се появяват малки пропуски, които водят до недоразумения, невярна информация и липса на яснота.
Използването на инструмент за вътрешна комуникация като ClickUp ще опрости потока на информация. Ето как:
- Използвайте ClickUp Docs, за да изработите стратегия за комуникационни планове, да поканите хора да сътрудничат в комуникационната уики, да добавите подходящи връзки и файлове и да използвате богатия текстов редактор за по-добра навигация.
- Прегледайте създаването и разпространението на съдържание с помощта на ClickUp Brain. Помолете AI инструмента да анализира плановете за формална комуникация и да подчертае областите, които могат да бъдат подобрени, да създаде конспекти на съдържанието и дори да предложи следващите стъпки. Това е вашият AI асистент, който живее във вашето ClickUp пространство и е готов да ви предостави подходящо съдържание.
- Използвайте ClickUp Chat, за да съберете всички разговори в реално време на едно място. Можете да възлагате задачи, да споделяте съдържание, свързано с проекти, да създавате индивидуални изгледи на чата и да управлявате правата за достъп. Това значително подобрява скоростта на формалната комуникация.
📮ClickUp Insight: Около 41% от професионалистите предпочитат незабавни съобщения за комуникация в екипа. Въпреки че те предлагат бърз и ефективен обмен, съобщенията често се разпространяват в множество канали, низове или директни съобщения, което затруднява по-късното извличане на информация. С интегрирано решение като ClickUp Chat вашите низове от чат се свързват с конкретни проекти и задачи, като поддържат контекста на разговорите ви и ги правят лесно достъпни.
- За разговори, при които текстовите съобщения не отразяват пълния контекст, опитайте ClickUp Clips. Запишете екрана си и разяснете на екипа си инструкции, модули за обучение, функции на софтуера, маркетингови планове, работни процеси по проекти, обратна връзка и др. с подкрепящи гласови коментари.
- Превключвайте между изгледите на Kanban табло, списък, таблица и Gantt, за да помогнете на заинтересованите страни да разберат текущата работа и как да комуникират с други заинтересовани страни.
- Визуализирайте стратегическите инициативи с ClickUp Whiteboards, за да могат заинтересованите страни да получат правилната информация от самото начало. Добавяйте идеи, подреждайте ги с функцията „плъзгане и пускане” и ги превръщайте в индивидуални задачи. Лесно е да се следва и намалява загубата на време за вериги от имейли.
Вместо да започвате от нулата, опитайте шаблона за комуникационен план на ClickUp. Можете да модифицирате и развивате този напълно персонализируем документ, за да отговаря на вашите нужди.
Например, да предположим, че мениджърът по продажбите внедрява програма за нова демографска група. В такъв случай той може да обясни на SDR как да комуникират, да следват протоколите и да актуализират статуса на сделката. По този начин SDR ще знаят какво включва формалната комуникация и какво могат да обсъждат неформално.
С този документиран план за действие можете да
- Създайте рамка в ClickUp Docs, за да могат екипите да следват последователна комуникационна стратегия с
- Определете ролите и заинтересованите страни чрез ClickUp Tasks, за да знаят хората какво да обсъждат и с кого.
- Определете официалните канали за комуникация и редактирайте персонализирани изгледи и полета за по-добра видимост.
- Използвайте ClickUp Milestones, за да проследявате и измервате производителността
Най-доброто в този шаблон е, че компаниите могат да го използват, за да организират вътрешната комуникация и да подобрят съобщенията си към клиенти и доставчици.
Подобрете вътрешната комуникация с ClickUp
Честните, прозрачни и в реално време разговори изграждат корпоративната култура и помагат на служителите да станат по-продуктивни. И формалните, и неформалните канали насърчават служителите да дават най-доброто от себе си.
Като инструмент за сътрудничество в предприятието, ClickUp помага на мениджърите и служителите да комуникират ефективно, без да превключват между прекалено много платформи. Той разполага с поредица от цифрови инструменти, създадени за комуникация в движение.
Регистрирайте се в ClickUp още днес и подобрете вътрешната си комуникация.