Според Gallup, един на всеки четирима служители често изпитва изчерпване на работното място. Тъй като конкуренцията става все по-ожесточена и новите тенденции се появяват по-бързо от всякога, да бъдеш винаги една крачка напред става все по-трудно. Продължителното състояние на претоварване или стрес води до изчерпване.
Нека разгледаме изчерпването в агенциите в детайли – неговите признаци, симптоми, причини, влияние върху бизнеса и стратегии за предотвратяването му.
Какво е изчерпване в агенцията?
Изчерпването в агенцията е стрес, който нарушава функционирането на вашите служители на три нива – психическо, физическо и емоционално.
То се проявява, когато служителите в динамична агенционна среда, като реклама, маркетинг или PR, изпитват екстремна психическа и физическа изтощеност поради хроничен стрес на работното място. Това се случва, когато изискванията за спазване на кратки срокове и дългите работни часове се пресичат, което води до чувство на претоварване и изтощение.
Как изчерпването на агенцията се отразява на бизнеса?
При изчерпването в агенцията вашите мениджъри и служители изпитват хроничен стрес, който засяга способността им да изпълняват ежедневните си задачи на работното място.
Ето някои от най-честите начини, по които изчерпването на агенцията може да се отрази на вашия бизнес:
- Намалена продуктивност: Креативното мислене е в основата на маркетинговата агенция. Изчерпването блокира способността на вашите служители да мислят креативно. То кара служителите ви да губят концентрация и да стават по-податливи на грешки, което понижава качеството на работата и резултатите им. Намалената продуктивност се отразява на финансовите резултати на вашата агенция.
- Повишена отсъствие от работа: Изчерпването прави вашите служители по-изморени от обикновено. То ги кара да се чувстват объркани и увеличава податливостта им към главоболия, депресия и разстройства, свързани със стреса. Когато служителите се чувстват неразположени, те са склонни да вземат болнични, което увеличава отсъствието от работа на вашето работно място.
- Ниска задържаемост на служителите: Когато вашите служители се чувстват изтощени, тяхното чувство за удовлетворение от работата намалява, което ги прави по-склонни да напуснат вашата агенция и да мигрират към други агенции. Този вид миграция е съпроводен със загуба на знания и опит, които вашите служители притежават. Повишената текучество на служителите води до огромни разходи за набиране, назначаване и обучение на нови служители.
- Увреждане на корпоративната култура: Негативните емоции са благодатна почва за токсичност. Изчерпването кара вашите служители да изпитват редица негативни емоции, включително гняв и разочарование. Те предизвикват чувство на отчужденост и незаинтересованост към работата. Ако не се вземат мерки, тези чувства и емоции могат да създадат токсична работна среда, което да навреди на корпоративната култура на вашата компания.
- Засегнато обслужване на клиенти/потребители: Изчерпването намалява мотивацията на вашите служители да отговарят на запитванията на клиентите ви и да управляват техните очаквания. Забавените отговори и лошата комуникация често водят до недоразумения между вашите служители и клиенти, което се отразява негативно на отношенията между клиента и агенцията.
Изчерпването може да има дълготрайно въздействие – от производителността на вашия екип до вашата собствена ефективност като собственик на маркетингова агенция. Може да се затрудните да постигнете бизнес целите си, да изгубите представа за вашата бизнес визия и да не успеете да изпълните обещанията си към клиентите. Ако изчерпването се затвърди, то може да увреди вашата кредибилност и да унищожи доверието на настоящите и новите клиенти. Това може да доведе до загуба на бизнес договори и недоволни клиенти.
Изследователите са идентифицирали усещането за липса на контрол, липса на признание, лоши взаимоотношения, несправедливост и несъответствие на ценностите като други фактори, които предизвикват изчерпване. Преумората е очевидна, но в момента лошите взаимоотношения оказват огромно влияние. 74% от анкетираните от нас хора заявиха, че се чувстват по-самотни от всякога. Един на всеки пет милиенали казва, че няма приятели. Работната натовареност е част от проблема, но ние измерваме изчерпването чрез изтощение, ангажираност и цинизъм – идеята, че нищо никога няма да се промени.
Изследователите са идентифицирали усещането за липса на контрол, липса на признание, лоши взаимоотношения, несправедливост и несъответствие на ценностите като други фактори, които предизвикват изчерпване. Преумората е очевидна, но в момента лошите взаимоотношения оказват огромно влияние. 74% от анкетираните от нас хора заявиха, че се чувстват по-самотни от всякога. Един на всеки пет милиенали казва, че няма приятели. Работната натовареност е част от проблема, но ние измерваме изчерпването чрез изтощение, ангажираност и цинизъм – идеята, че нищо никога няма да се промени.
Как да разпознаете изчерпването в агенцията?
За да разпознаете изчерпването в агенцията, трябва да идентифицирате признаците и факторите, които го причиняват.
Фактори, които причиняват изчерпване в агенцията
Няколко фактора могат да доведат до изчерпване на агенцията и до страдание за вас и вашите служители. Някои от най-честите причини са:
- Тежка работна натовареност: От рекламните и маркетинговите агенции постоянно се очаква да произвеждат висококачествена работа. В резултат на това ръководителите и служителите на агенциите имат повече работа, отколкото могат да свършат в ограниченото време, с което разполагат. Постоянното преследване на срокове без възможност за задоволително време за почивка кара служителите да се чувстват стресирани, преуморени и нещастни.
- Липса на усещане за контрол: Когато вашите служители се чувстват контролирани или микроуправлявани от ръководителите в агенцията ви, може да се появи несигурност и парализа на вземането на решения. Вашите служители може да се чувстват несигурни относно способността си да работят ефективно и да им е трудно да вземат решения относно дейностите за дадена кампания. Продължителната несигурност и затрудненията при вземането на решения подготвят почвата за изчерпване.
- Постоянно променящите се желания на клиентите: Иновациите и подобренията в маркетинговата и рекламната индустрия са ежедневие, което води до постоянни промени в желанията на някои клиенти по отношение на рекламни текстове или кампании. Отговарянето на неясните и постоянно променящи се приоритети на клиентите кара служителите да се чувстват далеч от финалната линия. Усещането, че работата никога не свършва, понижава морала и създава чувство на неудовлетвореност, което в крайна сметка води до изчерпване на служителите.
- Несъответствие в ценностите: Когато вашите служители ценят нещо, което вашата компания не цени, това се отразява негативно на мотивацията им. Работата в агенция с несъответствие в ценностите и намаляващо ниво на мотивация увеличава вероятността от изчерпване.
- Токсична работна среда: Работна среда, в която не се дава приоритет на ясната комуникация и бързото разрешаване на конфликти, се превръща в почва за недоразумения и лошо управление. Работата в такава атмосфера създава недоволство и токсичност, което бързо води до изчерпване на агенцията.
- Нереалистични очаквания: Приемането на клиенти, които имат нереалистични очаквания, и налагането на вашите служители да работят за тяхното изпълнение изчерпва капацитета им. В такива случаи, ако не управлявате очакванията на клиентите, се създава пространство за изчерпване на служителите.
- Недостатъчни ресурси и подкрепа: Работата по задачи с недостатъчни ресурси, като например опитът да се проведе и управлява мащабна кампания с ограничен бюджет, представлява голямо предизвикателство и увеличава риска от тревожност на работното място. По същия начин, възлагането на задачи на служители, които са извън обхвата на техните умения, без да им се предостави подкрепа, създава чувство на страх и неадекватност, което, ако не се обърне внимание, води до изчерпване на служителите.
- Свързване на производителността с самочувствието: Служителите, които свързват производителността единствено с отработването на определен брой часове, са изложени на риск от влошаване на психическото си здраве, когато ситуацията е стресова или сроковете са кратки. Производителността трябва да отчита и положените усилия, и качеството на извършената работа. Когато сте по-малко „продуктивни“, отколкото сте очаквали, самочувствието ви се влошава. Ниското самочувствие създава условия за изчерпване.
5 стратегии за избягване на изчерпването в агенцията
Сега вече знаете как изглежда изчерпването в агенцията. Но как да го предотвратите? Можете да поддържате щастието на вашите служители и да подобрите тяхната продуктивност с подходящи стратегии за управление. Ето пет стратегии, които ще ви помогнат да избегнете изчерпването в агенцията:
1. Въведете автоматизация на работния процес
Автоматизацията на работния процес включва автоматизиране на повтарящите се, скучни задачи в работния процес, така че да имате повече време за други важни задачи. С помощта на функцията „Автоматизации“ в ClickUp можете да автоматизирате следното:
- Променящи се статуси, които включват „В процес“, „Преглед“, „Прието“ и др. Когато служител подаде задача, например, статусът автоматично ще се промени от „В процес“ на „Преглед“.
- Промяна на възложителите. Например, когато член на екипа подаде задача, възложителят автоматично ще се промени от член на екипа на ръководител на екипа.
- Цветово кодиране и публикуване на коментари според промени в приоритета, като „Спешно“, „Високо“, „Ниско“ и др. Например, когато приоритетният статус се промени на „Спешно“, тази функция незабавно ще информира члена на екипа с коментар.
- Преместване на задачите на подходящи места, като списъци и папки
- Изпращане на имейли до клиенти по време на процеса на въвеждане
- Изпращане на анкети, за да се запознаете с мненията и обратната връзка на клиентите относно даден продукт или кампания чрез електронна поща
2. Култивирайте положителна работна култура, която дава приоритет на ясната комуникация
За да се насърчи положителна работна култура, служителите трябва да имат силна връзка помежду си. Един от ключовите аспекти за изграждането на тази връзка е ефективната комуникация.
За съжаление, на много работни места комуникацията може да бъде затруднена от задачи, отнемащи много време. Използването на инструменти като шаблона за вътрешна комуникационна стратегия на ClickUp отваря пространство за работа в екип, позволявайки на служителите да си сътрудничат и да обменят идеи. Когато служителите работят заедно ефективно, дори трудоемките и предизвикателни задачи стават по-лесни за управление.
Проверявайте от време на време как се чувстват вашите служители. Работете за създаването на пространство, в което служителите да се чувстват чути. Признайте съществуването на изтощението в агенцията и говорете за него.
Освен това, попитайте служителите си за обратна връзка относно настоящата култура на работното място, като използвате инструменти като шаблона за обратна връзка от служители на ClickUp. Този шаблон ви дава представа за това, което служителите ценят най-много, и за тяхната идеална работна среда. Макар че може да не сте в състояние да задоволите всички нужди и изисквания, е важно да имате отворен диалог относно очакванията както на служителите, така и на ръководството на агенцията.
Признаването и оценяването на постоянното отлично представяне е от съществено значение за създаването на положителна работна култура. Много е важно да се признават и насърчават служителите, които надхвърлят очакванията, тъй като това повишава тяхното самочувствие и ги мотивира да поддържат изключителни резултати.
Освен това, поддържането на положителна работна среда предполага оценяване на разнообразието и гарантиране, че хора с различен произход се чувстват приети и интегрирани. Когато хората приемат и подкрепят уникалните качества на другите, това създава здравословна атмосфера, която повишава производителността на работното място.
3. Насърчавайте здравословен баланс между работата и личния живот
Насърчаването на здравословен баланс между работата и личния живот във вашия живот и във вашата агенция е ключът към избягване на изчерпването в агенцията. За да насърчите здравословен баланс между работата и личния живот, е важно да:
- Правете кратки почивки през деня. Отделете време за всяка задача и си вземете почивка след като я завършите. Използвайте тези почивки, за да обядвате, да общувате с колеги, да се разходите и т.н. Почивките ви освобождават ума от стреса, свързан с работата, и ви помагат да се концентрирате по-добре, когато се върнете на работа.
- Използвайте годишния отпуск, за да се отпуснете у дома или да отидете на почивка. Почивката ви помага да се откъснете от работата, да се заредите с енергия и да се върнете на работа с ново виждане.
- Изключете кореспонденцията, свързана с работата, през уикенда. Вместо това се занимавайте с хобита като разходки, четене на книги, рисуване на пейзажи, печене, уроци по танци или уроци по грънчарство. Правете неща, които ви помагат да се отпуснете и да се отървете от стреса.
- Завършвайте работата си в определено време всеки ден. Това ще предотврати пренасянето на работата в личния ви живот и ще ви помогне да избегнете лошия баланс между работата и личния живот.
- Участвайте в доброволчески дейности като социални услуги, за да дадете нещо в замяна на вашата общност. Това ще ви ангажира с нещо различно от работата ви и ще ви накара да се чувствате добре.
- Поставете граници , за да избегнете прекалено обслужване на клиентите. Преди да вземете решение да приемете клиенти, обсъдете границите и начините на работа на вашата агенция. Това ще ви помогне да развиете здрави отношения между клиента и агенцията от самото начало.
Професионален съвет: Следете лесно времето си с помощта на функцията за проследяване на времето на ClickUp. Това ще ви даде по-добра представа за задачите, за които в крайна сметка отделяте допълнително време, и ще ви позволи да определите съответните граници. Можете да проследявате времето си от всяко устройство, да задавате приблизителни оценки и да ги редактирате, да добавяте етикети и бележки за времето и да преглеждате накратко или подробни отчети за времето, което сте отделили.
4. Насърчавайте използването на техники за управление на времето и стреса
Като маркетинг специалист, трябва да следите много неща. Докато сте разкъсвани в различни посоки, времето ви се изплъзва. Доброто управление на времето е ключът към навременното изпълнение на различни задачи.
Използването на шаблона за управление на времето на ClickUp ще ви помогне да управлявате времето си по-добре. Той ще ви помогне да планирате предварително, да следите времето и да поставяте постижими цели и срокове.
Не всички задачи са еднакво важни. Важно е да приоритизирате задачите според тяхната спешност. Ефективното управление на времето включва определяне на задачите, които трябва да бъдат изпълнени бързо, и разделяне на сложните задачи на по-малки, по-лесно управляеми подзадачи.
Управлявайки времето си по този начин, можете да свършите повече работа за същия брой часове, които прекарвате в работа всеки ден.
Освен техниките за управление на времето, техниките за управление на стреса също допринасят значително за предотвратяването на изчерпването в света на агенциите. Тези техники включват:
- Медитация: Опитайте медитативни техники като прогресивно мускулно отпускане, за да внесете повече съзнателност в ежедневието си. Медитацията носи яснота на мисълта и има успокояващ ефект върху цялото тяло.
- Практикувайте дълбоко дишане: Дълбокото дишане ви успокоява физически и психически. Можете да проучите техники като дишане в кутия или дишане 4-7-8 за бързо възстановяване по време на стресиращ ден.
- Редовни физически упражнения: Упражненията стимулират отделянето на хормони на щастието. Отделете време за някакъв вид физически упражнения, като бягане, плуване, йога и др., поне за няколко минути всеки ден.
- Разчистване на бюрото: Ако бюрото ви е препълнено, намаляването на визуалния хаос, като например ненужни предмети, ще ви помогне да намалите стреса.
- Хранете се с питателна храна: Стресът може да накара някои хора да изпитват по-силно желание за бързо хранене. Преодоляването на това желание и изборът на храни, богати на хранителни вещества, може действително да намали нивата на стрес.
- Използване на визуализация: Представете си радостен спомен от миналото си. Като визуализирате този момент, можете да възстановите тези положителни емоции и да намалите стреса или тревожността, които може да изпитвате.
- Общуване с другите: Хората са социални същества. Общуването с приятели и семейство ще ви помогне да се отпуснете и да се освободите от стреса.
Динамичната работа е друг начин да се постигне по-добър баланс между работата и личния живот на вашите служители. Ако това се вписва добре в вашия бизнес модел, позволете на хората да работят от дома си, да променят или да съкратят работното си време по начин, който най-добре се вписва в живота им. Това означава например да позволите на служителите, които се грижат за деца, да работят от дома си. Глобалната банкова група Barclays пилотира тази политика през 2015 г. Към 2017 г. 57% от служителите се идентифицираха като динамични работници, а тяхната ангажираност беше значително по-висока от тази на колегите им, които не участваха в инициативата (с приблизително 5% по-висока).
5. Подобряване на управлението на проектите и натоварването
За да избегнете изчерпването, трябва да инвестирате в по-добро управление на проектите и процесите за разпределение на натоварването. За да оптимизирате тези процеси, е важно да:
Работете върху планирането на капацитета
Планирането на капацитета на агенцията се отнася до стратегическия процес на балансиране на наличните ресурси, за да се отговори на изискванията на проекта. Преди да разпределите ресурсите, е най-добре да проведете оценка на ресурсите. Когато знаете кои служители имат ниска натовареност в момента, можете да разпределите задачите между служителите по начин, който не ги претоварва и предотвратява изчерпването на служителите в дългосрочен план.
Използвайте софтуер за управление на проекти на маркетингови агенции
Най-добре е да използвате специализиран софтуер за управление на проекти, за да подобрите работата на вашата маркетингова агенция.
ClickUp може да бъде мощно средство за управление на проекти за вашата агенция, като ви помага да създавате, разпределяте, проследявате и наблюдавате множество проекти и кампании, без да пропускате нищо.
Можете лесно да организирате и управлявате различни проекти и задачи, използвайки йерархичната структура на инструмента. Функции като ClickUp Workspaces и ClickUp Spaces могат да ви помогнат да категоризирате и управлявате ефективно работата си.
С табла в реално време и изгледи на ClickUp като Board и Calendar, екипите могат лесно да визуализират натоварването си, да проследяват крайните срокове и да правят необходимите корекции, за да бъдат в крак с нещата.
И това не е всичко. ClickUp може да ви помогне и в следното: :
- Създайте кратко описание на проекта, в което се очертават целите, ролите и отговорностите, необходими за вашия проект, с ClickUp Brain, AI асистента на ClickUp.
- Разделете целия проект на компактни, управляеми задачи с ClickUp Tasks.
- Анализирайте структурата на маркетинговата агенция, преди да вземете решение за членовете, на които да възложите задачите, и да определите крайни срокове с функцията „Единствен или множество изпълнители“ в ClickUp.
- Осигурете пространство за членовете на екипа, където да общуват, да обменят идеи и да участват в дискусии с помощта на ClickUp Whiteboards.
- Организирайте задачите в персонализирани статуси, преди да проследите напредъка им заедно с съответните им крайни срокове, като използвате статусите на задачите в ClickUp.
- Задайте условия и зависимости, за да автоматизирате работния процес със статуса с ClickUp Automations.
- Следете и оценявайте напредъка по задачите и информирайте клиентите си за напредъка с таблата за управление на ClickUp.
Професионален съвет: Управлявайте всичките си нужди, свързани с управлението на проекти, на едно място с шаблона за управление на агенции на ClickUp. Като най-добър шаблон, той ви помага да управлявате набирането на клиенти, общата структура на проектите, ресурсите, разпределянето на задачите, сътрудничеството, обратната връзка, ревизиите и доставката на проектите.
Предотвратете изчерпването с ClickUp
Изчерпването в агенциите се е превърнало в често срещано явление. То засяга благосъстоянието на вашите служители и вашата агенция, нарушава производителността и финансовите резултати. Въпреки това, следването на горепосочените стратегии прави борбата и предотвратяването на изчерпването възможно.
Използването на ClickUp във вашата стратегия може да ви помогне да предотвратите изчерпването. Благодарение на обширните персонализирани шаблони за маркетингови агенции, можете ефективно да се справяте с обхвата на проектите, да управлявате графиците, ресурсите, натоварването, доставките, както и обратната връзка и ревизиите на клиентите – всичко това на една единствена платформа.
Като един от най-добрите софтуери за управление на агенции, ClickUp предлага решения за управление на проекти и сътрудничество, базирани на изкуствен интелект, което го прави предпочитан инструмент за маркетинговите агенции.
Направете повече и спестете повече време, като се регистрирате безплатно в ClickUp още днес!