В своята новаторска статия от 1992 г. в Harvard Business Review, озаглавена „Балансираната система за оценяване: мерки, които стимулират ефективността“, професорите Робърт С. Каплан и Дейвид Нортън предложиха нов начин за измерване на ефективността на организациите. 📈
Новият подход, наречен подходящо рамка „балансирана система за оценяване“ (BSC), позволи на организациите да разработят цялостен набор от ключови показатели за ефективност (KPI), като отговориха на четири основни въпроса:
- Какво мислят клиентите за вас?
- В какво трябва да сте наистина добри?
- Можете ли да продължавате да се подобрявате и да печелите пари?
- Как ви виждат вашите акционери?
В тази статия ще обсъдим основните концепции на рамката на Balanced Scorecard, нейните основни предимства и ключови компоненти. Ще ви покажем и как да създадете Balanced Scorecard за вашата организация с ценни съвети и най-добри практики. Накрая ще споделим няколко примера за Balanced Scorecard в производството, търговията на дребно, здравеопазването, банковото дело и технологичния сектор.
Какво представлява рамката на Balanced Scorecard?
Рамката на Balanced Scorecard е система за стратегическо планиране и управление, предназначена да улавя широк спектър от показатели за ефективност, от финансови резултати до оперативни бенчмаркове, индекси за удовлетвореност на клиентите и показатели за обучение и растеж.
Рамката предлага фин, но мощен подход към измерването на организационната ефективност. За разлика от традиционните модели за измерване на ефективността, това е интегрирана система, която не се фокусира единствено върху финансовите показатели. Вместо това, тя предоставя балансирана представа за състоянието на вашата организация, като взема предвид критични нефинансови аспекти.
Нека разгледаме по-отблизо четирите перспективи на рамката на Balanced Scorecard.
1. Перспектива на клиента
Днес успехът в бизнеса често се определя от удовлетвореността на клиентите. Повечето организации считат, че тяхната мисия е да бъдат най-добрите в предоставянето на това, което клиентите искат. Затова е от решаващо значение за висшите мениджъри да знаят колко добре се справят от гледна точка на клиентите.
Balanced Scorecard инструктира компаниите да вземат общата си цел за добро обслужване на клиентите и да я разбият на конкретни показатели, които могат да измерват. Те обикновено се свеждат до четири ключови показателя:
- Време
- Качество
- Резултати
- Цена
Времевата компонента се отнася до времето, което отнема от момента, в който клиентът поръча нещо, до момента, в който действително го получи. Качеството често се изразява като липса на дефекти, докато ефективността и обслужването измерват колко добре продуктите или услугите добавят стойност за клиентите.
В крайна сметка: за да използвате Balanced Scorecard за измерване на успеха от гледна точка на клиента, трябва да определите цели за време, качество, ефективност и обслужване, а след това да намерите конкретни начини за измерване на тези цели.
2. Вътрешна перспектива
Макар че е важно да знаете колко доволни са вашите клиенти, също толкова важно е да идентифицирате различните вътрешни бизнес функции, необходими за поддържане на удовлетвореността на клиентите. В крайна сметка, доброто обслужване на клиентите произтича от вътрешното функциониране на компанията.
Вътрешните показатели в Balanced Scorecard трябва да се фокусират върху бизнес процесите в компанията, които имат най-голямо влияние върху удовлетвореността на клиентите. Това включва колко бързо се произвеждат продуктите, колко са добри, уменията на служителите и колко ефективно работи всичко.
За да определят какво да измерват вътрешно, компаниите трябва да идентифицират процесите и уменията, които са от съществено значение за успеха, и да поставят цели за всеки от тях. Например, те могат да решат, че бързината при производството на продукти е от решаващо значение, така че ще измерват скоростта на производството си.
Като се има предвид, че много важни дейности се извършват на по-ниски нива в организацията, мениджърите трябва да разделят тези основни цели на по-малки, изпълними цели за служителите.
Информационните системи са наистина полезни в този случай. Ако в балансираната система за оценка се появи нещо неочаквано, мениджърите могат да използват тези системи, за да определят какво е причината за проблема. Например, ако общата оценка за доставката на продукти в срок е под средното ниво, мениджърите могат да проучат системата, за да установят къде са пречките.
3. Перспектива за учене и растеж
Balanced Scorecard разглежда представянето на дадена компания от две гледни точки: удовлетвореността на клиентите и вътрешните процеси. Но това, което се счита за успех, не е неизменно. Днес, в условията на ожесточена глобална конкуренция, компаниите трябва да продължават да се усъвършенстват. Това означава да подобряват настоящите си продукти и процеси и дори да създават изцяло нови, по-добри продукти.
Способността на една компания да генерира постоянно нови идеи, да ги оптимизира и да се учи от грешките си е от решаващо значение за нейния успех. Това пряко влияе върху способността на компанията да създава стойност. Само чрез постоянно усъвършенстване и иновации една компания може да расте, да привлича повече клиенти и да печели повече пари, което ни води до крайната перспектива на Balanced Scorecard.
Съвет от професионалист: Приемете организиран и систематичен подход при изработването на стратегията си за подобрение. Използвайте шаблона за стандартни оперативни процедури за непрекъснато подобрение на ClickUp, за да стандартизирате процесите, които водят до подобряване на вашия продукт или услуга.
4. Финансова перспектива
Финансовата перспектива на Balanced Scorecard се отнася до това как компанията се представя пред своите акционери. Това означава да се разгледат печалбата, растежът и общата стойност. 💸
Финансовото състояние традиционно е основният показател за бизнес резултатите и съответствието със стратегическите цели. Каплан и Нортън обаче твърдят, че макар и необходими, традиционните финансови показатели като тримесечните продажби и печалби не дават пълна представа за това колко добре се справя дадена компания.
Съществува и мнението, че финансовите показатели разглеждат само миналото и не отчитат това, което компанията прави в момента, за да създаде стойност, затова трябва да се разглеждат заедно с другите три перспективи за ефективност на Balanced Scorecard.
Предимствата от създаването на балансирана система за оценка за вашия бизнес
Balanced Scorecard е задължително за бизнеса, който се стреми към интелигентен и устойчив растеж. Този инструмент за оценка на ефективността позволява на компаниите да виждат цялостната картина, да проследяват напредъка и да вземат интелигентни решения, основани на факти.
Според проучване, 80% от организациите, които използват балансирани карти за оценка, отчитат подобрения в оперативната ефективност. Звучи невероятно, но има и други предимства. Нека да ги разгледаме. 👇
1. По-добро стратегическо планиране
Внедряването на рамката на Balanced Scorecard във вашите операции може да подобри планирането ви за бъдещето. Тя включва стратегическа карта, която визуално представя как различните части от вашата бизнес стратегия са свързани и ви дава ясна представа за това колко добре се представя вашата компания от различни гледни точки, а не само от финансова.
Ето някои от начините, по които подходът на Balanced Scorecard може да подобри вашето стратегическо планиране:
- Подобрено вземане на решения: Лидерите могат да използват данните за ефективността, събрани от различни гледни точки, за да идентифицират рискове, тенденции и възможности и да вземат по-добри решения.
- Бързо идентифициране и решаване на проблеми: Можете лесно да откриете проблеми и да се справите с тях по систематичен начин. Например, ако забележите, че клиентите не са толкова доволни, колкото преди, можете да разберете защо и да решите проблема, преди да се влоши.
- Насърчаване на непрекъснатото усъвършенстване: Чрез редовно проследяване на ефективността в различни области, Balanced Scorecard насърчава култура на непрекъснато усъвършенстване. Например, ако забележите, че даден процес не функционира както трябва, можете да обмислите начини за неговото усъвършенстване и след това да проследите дали тези промени дават резултат.
Съвет от професионалист: Не е нужно да започвате от нулата, ако използвате шаблона за нов бизнес стратегически план на ClickUp. Той ви позволява лесно да дефинирате визията си и да поставите ясни цели, към които екипът ви да се стреми.
2. Подобрена комуникация
Внедряването на рамката на Balanced Scorecard не само ви помага да разработите по-добра бизнес стратегия, но и подобрява комуникацията във вашата компания. Работата в екип е по-лесно управляема, когато всички разбират целите на компанията и своята роля в постигането им.
С Balanced Scorecard членовете на екипа могат да споделят идеи и да дават полезна обратна връзка, което може да подобри решаването на проблеми. Тя също така гарантира, че всички са информирани за случващото се по всяко време, което намалява объркването и конфликтите.
3. По-добра организационна съгласуваност
Създаването на балансирана система за оценка не само подобрява комуникацията, но и гарантира съгласуваност по отношение на общите цели. Ето някои конкретни предимства:
- Повишава фокуса: Когато разберат как тяхната работа допринася за общите цели, членовете на екипа могат да се фокусират по-ефективно върху съществените задачи.
- Повишава ефективността: Когато процесите са съгласувани с общите цели, времето се използва по-ефективно и има по-малко загуби.
- Насърчава адаптивността: Ясната посока позволява по-добра подготовка и приспособяване към промените.
- Повишава удовлетвореността на служителите: Когато служителите виждат как тяхната работа помага на компанията, те се чувстват по-мотивирани и работят с по-високо качество.
4. Ясно представяне на целите и задачите
Използването на балансирана система за оценяване във вашия бизнес е като да се уверите, че всички знаят плана за действие и своята роля в него. Не става въпрос само за поставяне на цели и задачи, а за това да се уверите, че всички разбират защо тези цели и задачи са важни и как се вписват в цялостната картина.
Например, представете си, че целта на вашата компания е да повиши удовлетвореността на клиентите. С балансираната система за оценяване всички, от екипа за обслужване на клиенти до софтуерните разработчици, знаят, че тяхната работа оказва влияние върху удовлетвореността на клиентите. Така те могат да се съсредоточат върху това да направят своята част, за да направят клиентите още по-удовлетворени.
5. Подобрено измерване на ефективността
Едно от най-големите предимства на тази рамка е, че ви помага да разберете какво наистина има значение – ключовите показатели за ефективност (KPI), които показват дали сте на прав път. Можете да измерите колко доволни са вашите клиенти, колко гладко протичат процесите зад кулисите и колко се развива вашият екип.
И ето най-хубавата част: Това не е еднократна дейност. Можете да продължавате да проверявате напредъка си, да усъвършенствате подхода си и да подобрявате процесите във всички области.
6. Яснота на приоритетите
Определянето на приоритети е неразделна част от създаването на балансирана система за оценяване. Те помагат на организациите да знаят къде да инвестират времето и енергията си. Като разберат какво се нуждае от най-голямо внимание, предприятията могат да гарантират съгласуваността на инициативите с основните си цели.
7. Култура на отчетност
Представете си, че сте изпълнителен директор на маркетингова агенция, решен да подобрите резултатите и да постигнете амбициозни цели за растеж. Затова използвате балансирана система за оценка.
Прозрачността става от първостепенно значение. Провеждате среща с цялото дружество, за да очертаете цели като повишаване на удовлетвореността на клиентите, генериране на повече потенциални клиенти и подобряване на ефективността на кампаниите. Всеки член на екипа разбира своята конкретна роля и цели, независимо дали става дума за създаване на привлекателни рекламни текстове, оптимизиране на кампании в социалните медии или анализ на пазарните тенденции.
Balanced Scorecard служи като инструмент за проследяване на ефективността по време на седмичните срещи на екипа. Вие следите важни показатели като процент на задържане на клиенти, процент на превръщане на потенциални клиенти и възвръщаемост на инвестициите в кампании. Това ви позволява да идентифицирате области, които се нуждаят от подобрение, и да разпознаете екипите с най-висока ефективност.
Чрез ясното дефиниране на ролите и отговорностите, екипът става по-ангажиран и мотивиран. Всеки член разбира как неговият принос влияе върху успеха на агенцията, което създава чувство за принадлежност и ангажираност.
Съвет от професионалист: Ръководи екипа си с помощта на шаблона за роли и отговорности в управлението на проекти на ClickUp. Определете ясно ролите и разпределете задачите, като същевременно поддържате отчетност и здравословна комуникация.
Кога да създадете балансирана система за оценка?
Кога е подходящият момент да създадете балансирана система за оценка за вашия бизнес? Това е важен въпрос, защото временният фактор може да окаже значително влияние върху успеха на този стратегически инструмент за планиране и управление.
Не става въпрос за конкретна дата в календара, а по-скоро за разпознаване на сигналите, че вашата компания е готова да се възползва от рамката. Ето няколко признака, че може би е време да започнете да изграждате балансирана система за оценка:
- Имате затруднения да съгласувате ежедневните дейности на екипа си със стратегическите си цели: Балансираната система за оценяване помага да се преодолее тази разлика, като превръща високопоставените цели в измерими действия.
- Смятате, че е трудно да следите ефективността на вашата компания в различни области: Балансираната система за оценка предоставя цялостна картина, обхващаща финансовите резултати, удовлетвореността на клиентите, вътрешните процеси, обучението и растежа.
- Имате затруднения да комуникирате ефективно стратегията си: Балансираната система за оценяване служи като инструмент за комуникация, който помага на всички в компанията ви да разберат и да работят за постигането на общите цели.
- Не виждате очакваните резултати от стратегическите си инициативи: Balanced Scorecard може да ви помогне да проследите напредъка си към целите си, да идентифицирате областите, в които не успявате, и да направите необходимите корекции.
Какво да включите в балансираната система за оценяване?
Създаването на добре балансирана система за оценка изисква внимателно обмисляне на ключовите елементи в четири критични бизнес перспективи. Всяка от тези перспективи трябва да бъде ясно дефинирана и измерена, за да се гарантира, че проследявате напредъка към стратегическите си цели.
Ето едно просто разпределение на ключовите елементи на типична балансирана система за оценяване:
- Цели: Това са високопоставени цели, които определят какво организацията се стреми да постигне стратегически. Например, Да се превърне в международно призната марка. Обикновено всеки бизнес има 10-15 стратегически цели.
- Цели: Те са по-конкретни, измерими и обвързани с времеви рамки цели, които съставляват по-широките стратегически цели. За целта от предходната точка, една цел би била да се увеличат продажбите на чуждестранните пазари с 15% до следващата година. Обикновено има повече цели, отколкото задачи.
- Показатели: Показателите или индикаторите помагат да се оцени дали целите се постигат стратегически. Пример за индикатор е общата стойност на международните продажби. Всяка цел може да има 1-2 показателя, като общо на ниво предприятие те са около 15-25.
- Инициативи: Това са програми за действие, предназначени за постигане на цели. Те могат да бъдат наричани проекти, действия или дейности извън контекста на Balanced Scorecard. Обикновено организациите имат около две инициативи за всяка цел, с общо 5-15 стратегически инициативи.
- Действия за изпълнение: Тези задачи възникват по време на срещите за преглед и се делегират на отделни лица или малки екипи. Макар да не са част от рамката на BSC, те са неразделна част от цялостния процес на управление и спомагат за постигането на ключови инициативи по навременен и организиран начин.
Как да създадете балансирана система за оценка?
Създаването на балансирана система за оценка може да бъде малко сложна задача. Трябва да мислите стратегически, да разберете добре целите на вашия бизнес и да имате план за проследяване на напредъка в различните части на вашата организация. Ето как можете да го направите:
- Определете визията и стратегията на вашата организация.
- Идентифицирайте ключовите области на ефективност в съответствие с вашата стратегия.
- Разработване на цели и мерки за всяка област на ефективност
- Внедрете, проследявайте и усъвършенствайте вашата система за оценяване
За обобщение на процеса, разгледайте следната таблица:
| Стъпка | Действие | Резултат |
| 1 | Определете визия и стратегия | Ясна посока на компанията |
| 2 | Идентифицирайте ключовите области на ефективност | Фокусиран стратегически подход |
| 3 | Разработване на цели и мерки | Количествено измерими показатели за ефективност |
| 4 | Внедрете, проследявайте и усъвършенствайте | Непрекъснато усъвършенстване |
Ако искате да си помогнете при създаването на балансирана система за оценяване, изберете платформа за продуктивност и управление на проекти като ClickUp, която предлага готови шаблони. Ще подчертаем специално шаблона за балансирана система за оценяване на ClickUp — вашият пряк път към създаването на прости, но изчерпателни балансирани системи за оценяване за всяка индустрия.
Създаване на балансирана система за оценка с ClickUp
На пръв поглед, шаблоните за балансирана система за оценяване на ClickUp може да изглеждат като обикновена бяла дъска. Всъщност, те са мощно оръжие за повишаване на ефективността и проследяване на успеха. Те ви позволяват да анализирате данни, да поставяте ясни цели, да разработвате инициативи и да следите напредъка към постигането на тези цели.
Този динамичен инструмент ви помага да проследявате напредъка си и да поддържате организация с елементи като:
- Персонализирани статуси: Можете да създавате задачи и да им присвоявате различни статуси, като В процес, Завършено или каквото друго най-добре пасва на вашия работен процес. По този начин можете лесно да видите къде се намира всеки ключов показател за ефективност (KPI) по отношение на напредъка.
- Потребителски полета: Използвайте ги, за да категоризирате задачите и да добавите конкретни подробности, за да управлявате ефективно проследяването на KPI. Например, можете да отбележите целевите стойности, сроковете за изпълнение или колко напредък е постигнат до момента.
- Персонализирани изгледи: Красотата на този шаблон е, че не се ограничава до изгледа „Whiteboard“. Можете да превключвате между различни оформления като „List“, „Gantt“, „Workload“, „Calendar“ и други. Тази гъвкавост ви позволява да адаптирате работния процес в ClickUp точно според вашите нужди и предпочитания.
- Функции за управление на проекти: Подобрете проследяването на KPI с разширени функции за управление на проекти и задачи, като коментари, вложени подзадачи, множество изпълнители и приоритети. Тези функции позволяват по-гладко сътрудничество, по-добра организация и по-ефективно проследяване на вашите KPI.
Шаблонът ви позволява да добавяте списъци за проверка, които ви помагат лесно да приоритизирате задачите. Можете също да включите интерактивни елементи като банери, бутони и връзки, за да направите съдържанието по-интересно и информативно.
Нека да видим как да създадете своя собствена балансирана система за оценяване с ClickUp само в четири лесни стъпки:
1. Помислете какво искате да постигнете
Първата стъпка е да дефинирате визията на вашата компания. Как изглежда успехът за вашия бизнес? Ако вече имате такава, използвайте тази стъпка като напомняне и за да подготвите почвата за дискусии. Това ще ви помогне да изберете подходящите показатели за измерване на напредъка.
Задайте лесно цели и задачи с измерими показатели за вашата организация, като използвате функцията ClickUp Goals.
2. Разделете го на части
Лидерите във всяка област трябва да определят своите цели и ключови резултати (OKR) и да се споразумеят за инициативи, които са от полза за всички участници. След като определите своите цели и задачи, разделите ги на по-малки, управляеми части. Помислете за различните области на вашия бизнес, като финансово състояние, удовлетвореност на клиентите и гладко протичане на процесите зад кулисите.
Създайте бяла дъска в ClickUp, за да работите с екипа си и да разработвате идеи за измерване на напредъка.
3. Направете своя сметка
Сега съберете всички тези показатели в диаграма или таблица. Те ще ви покажат колко сте близо до постигането на вашите бизнес цели.
Използвайте изгледа на таблицата на ClickUp, за да създадете персонализирана система за оценяване и да проследявате важни показатели за ефективността.
4. Следете и коригирайте
След като картата ви е готова, проверявайте я редовно, за да видите как се представяте. Ако нещата не вървят по план, може да се наложи да промените подхода си.
Задайте повтаряща се задача в ClickUp, за да проверявате и актуализирате редовно вашата система за оценяване.
След като напълно персонализирате шаблона, следвайки стъпките по-горе, той се превръща в пътна карта за растежа и иновациите на вашия бизнес. Това е отличен начин да споделите предстоящите цели със заинтересованите страни и да се уверите, че всички са в течение.
5 примера за балансирана система за оценяване – индустрии/компании, които използват балансирана система за оценяване
За да разберете по-добре как работи балансираната система за оценяване, нека разгледаме няколко примера от различни индустрии. Те ще ни покажат как компаниите използват този инструмент, за да подобрят операциите си, да печелят повече пари, да задоволяват клиентите си и да помагат на служителите си да дават най-доброто от себе си.
Производствена индустрия – Volkswagen или Ford Motor Company
Производствените компании често използват балансирани карти за оценка, за да оптимизират производствените процеси, да увеличат производството и да намалят разходите. 🏭
Те проследяват финансовите показатели, оперативната ефективност, обратната връзка от клиентите и удовлетвореността на служителите. Въз основа на своите констатации те могат да подобрят машините, обучението на служителите и дизайна на продуктите. В резултат на това тези компании могат да увеличат печалбите си, да повишат удовлетвореността на клиентите и да подобрят морала на служителите.
Търговия на дребно
В търговията на дребно внедряването на балансирана система за оценка включва определяне на ключови цели като увеличаване на продажбите, подобряване на удовлетвореността на клиентите, оптимизиране на управлението на запасите и повишаване на производителността на служителите.
Например, верига магазини може да определи ключови показатели за ефективност (KPI) като продажби на квадратен метър, оценки за удовлетвореност на клиентите, оборот на запасите и ефективност на продажбите на служителите. Чрез редовно проследяване и анализиране на тези показатели, компанията може да взема информирани решения за стимулиране на растежа и подобряване на цялостната ефективност.
Здравеопазване
В сектора на здравеопазването внедряването на балансирана система за оценка включва установяване на ключови показатели за ефективност, като например оценки за удовлетвореността на пациентите, средно време на изчакване, процент на повторни хоспитализации и процент на текучество на персонала. Чрез внимателно наблюдение на тези показатели доставчиците на здравни услуги могат да идентифицират области за подобрение и да внедрят стратегии за предоставяне на по-добри грижи, като същевременно оптимизират използването на ресурсите. 🏥
Банков сектор – Wells Fargo и Citi Bank
В банковия сектор използването на балансирана система за оценка означава поставяне на цели за подобряване на финансовите въпроси, поддържане на удовлетвореността на клиентите, управление на рисковете и гладко функциониране.
Например, една банка може да има за цел да печели повече пари, да поддържа удовлетвореността на клиентите, да минимизира лошите кредити и да гарантира, че служителите си вършат работата добре. Чрез наблюдение на тези аспекти банките могат да вземат интелигентни решения, за да печелят повече пари, да поддържат удовлетвореността на клиентите и да управляват банката ефективно. 🏦
Технологичната индустрия
В технологичния сектор използването на балансирана система за оценка означава поставяне на цели, свързани с създаването на иновативни продукти, поддържане на удовлетвореността на клиентите, гладко протичане на операциите и развитие на служителите.
Например, ако софтуерна компания иска да пуска нови продукти бързо, да задържи клиентите си, да реагира своевременно на технически проблеми и да помогне на служителите си да придобият нови умения, тя ще следи тези аспекти. Това може да доведе до подобряване на продуктите, предоставяне на отлично обслужване, ефективна работа и изграждане на квалифициран екип.
Намиране на правилния баланс с ClickUp
Както видяхме, рамката на Balanced Scorecard не е просто още един инструмент; тя може да промени изцяло вашия бизнес. Тя отива отвъд цифрите, като помага да съгласувате цялата си дейност с общата си стратегия.
Не се затрупвайте с ежедневни задачи и не губете ориентация. С балансираната система за оценка можете да следите какво се случва във вашия бизнес, да повишите ефективността и да насочите организацията си към успех.
А с ClickUp имате идеалния партньор, който да ви помогне да го постигнете. Шаблоните и функциите на ClickUp са създадени, за да ви помогнат да внедрите и управлявате рамката на Balanced Scorecard безпроблемно. От поставянето на цели и проследяването на напредъка до сътрудничеството с екипа ви и поддържането на организация, ClickUp има всичко необходимо, за да подобрите финансовите си резултати, удовлетвореността на клиентите и вътрешните процеси, както и да насърчите култура на непрекъснато учене и усъвършенстване. Регистрирайте се в Clickup и се пригответе да превърнете стратегическата си визия в реалност. 🤩