Стратегии за изготвяне на ИТ бюджет за подобрено финансово управление

Трябва да харчите пари, за да печелите пари.

Всяка компания ежегодно прави разходи за персонал, офис пространство, проучвания, продажби, маркетинг и ИТ в рамките на нормалния си бизнес процес. Но колко да се харчи за всеки отделен разход?

ИТ е една от най-големите разходи във всяка организация. Gartner прогнозира, че световните разходи за ИТ ще нараснат до 5 трилиона долара през 2024 г. Този стабилен растеж води до необходимостта от ефективно управление на такива инвестиции – задача, която доброто ИТ бюджетиране е в състояние да изпълни.

В тази публикация в блога обсъждаме как можете да използвате най-добрите практики за ИТ бюджетиране за по-добро финансово управление във вашата организация.

Какво е ИТ бюджетиране?

Съставянето на ИТ бюджет е процесът на стратегическо разпределяне на средства за ИТ проекти, инструменти, системи, инфраструктура и оперативни разходи. Това включва анализиране, интерпретиране, прогнозиране, разпределяне, одобряване и контролиране на ИТ разходите.

Ключови компоненти на ИТ бюджета

ИТ бюджетът обхваща всичко, от което ИТ отделът се нуждае и което използва. Това включва следното.

Хардуер: Разходи, свързани с физически технологични активи, като сървъри, компютри, мрежово оборудване и периферни устройства.

Софтуер и услуги: Софтуерни лицензи, приложения и платформи. Това може да варира от готови софтуерни продукти до специализирани корпоративни решения и абонаменти за облачни услуги.

Разходи за ИТ персонал: Докато разходите за персонал обикновено се покриват от бюджета за човешки ресурси, разходите за консултанти, доставчици, обучение и т.н. са част от ИТ бюджета.

Разходи за техническа поддръжка: Разходи за текуща поддръжка и поддръжка, включително софтуерни актуализации, ремонт на хардуер, услуги за техническа поддръжка и гаранции.

Информационна сигурност: Осигуряване на сигурността на ИТ системите, включително софтуер за защитна стена и антивирусен софтуер, системи за откриване на проникване и одити за сигурност.

Изчислителни облаци: Облачни услуги и абонаментни такси за облачно съхранение, изчислителни ресурси, SaaS приложения и платформи като услуга (PaaS).

Основи на изготвянето на ИТ бюджет

Съставянето на ИТ бюджет е важна част от ИТ финансовото управление (ITFM) – популярен подход за финансово обезпечаване на нуждите на дадена организация.

ITFM се фокусира върху минимизиране на разхищенията, спестяване на разходи, прогнозиране на капиталовите и оперативните разходи и насърчаване на желаното финансово поведение, като всичко това може да бъде постигнато чрез бюджетиране.

Защо е важно изготвянето на ИТ бюджет?

На най-основно ниво, ИТ бюджетирането е необходимо, за да се предотврати харченето на пари, които нямате, т.е. преразход. Освен това, ИТ бюджетирането има много повече предимства.

Възвръщаемост на инвестициите

Добрият ИТ бюджет гарантира, че всяка стотинка, похарчена от организацията, се възвръща. Той също така помага на проектните мениджъри и лидерите да се фокусират върху инициативи, които имат по-голяма вероятност да дадат резултати.

Например, ако инвестирате в софтуер за издаване на билети, един добър ИТ бюджет ще обоснове точните възвръщаемости, които очаквате, под формата на увеличение на TAT или CSAT резултатите.

Стратегическо съгласуване

ИТ бюджетите помагат на ръководителите на отдели да се придържат към стратегията на организацията. Например, ако бизнес стратегията е насочена към растеж, ще отделите повече средства за инструменти за привличане на клиенти, като CRM, имейл маркетинг, анализи на продажбите и др.

Цялостен поглед

Когато ИТ бюджетите се определят в началото на годината, се взема предвид цялостната картина на нуждите и целите на целия отдел. Това позволява на ИТ ръководителите и проектните мениджъри да планират ефективно годината си.

Експериментиране

Доброто бюджетиране гарантира, че ще заделите достатъчно средства за експериментални проекти, които могат да ви помогнат да разширите иновациите си. Например, можете да заделите 5% от ИТ бюджета си, за да създадете нещо радикално, без това да се отрази на останалата част от работата ви.

За да се възползвате от всички тези предимства, се нуждаете от подходящите хора на ваша страна.

Кой участва в изготвянето на ИТ бюджета?

Доброто ИТ бюджетиране трябва да бъде съвместен план между финансовия и ИТ отдела. Ключовите заинтересовани страни включват главния финансов директор (CFO), главния технологичен директор (CTO) или главния информационен директор (CIO).

Обикновено CTO/CIO отговаря за планирането и искането на ИТ бюджет, който CFO анализира и одобрява. Така че CIO отговаря за:

В някои части от този процес могат да бъдат включени и други отдели. Например, отделът по човешки ресурси може да има думата при наемането на подизпълнители или консултанти. Ключовите показатели за ефективност в областта на доставките могат да включват договаряне на най-добрата цена с доставчиците.

Как IT бюджетирането е свързано с приходите?

Бюджетирането в областта на ИТ се отнася до изходящите средства, т.е. разходите. Приходите в областта на ИТ са доходите, които проследяват колко пари генерират ИТ услугите или продуктите. Необходимо е да имате добър баланс между приходите и бюджетите в областта на ИТ, за да поддържате рентабилността.

Средният ИТ бюджет като процент от приходите е ключов показател за успеха на организациите. Той може да варира от 2 до 8%, в зависимост от отрасъла. Например, строителният сектор изразходва около 1,68% от приходите си за ИТ, докато банковия сектор изразходва почти 8%.

За да поддържате този стандарт и да гарантирате възвръщаемост на инвестициите, ви е необходим процес. Нека разгледаме този въпрос.

Разглеждане на процеса на изготвяне на ИТ бюджет: подробно стъпка по стъпка ръководство

Съставянето на бюджет е процес, който включва управление на множество променливи елементи. За да планирате ефективно, се нуждаете от добър процес и надежден софтуер за управление на ИТ проекти като ClickUp. В тази секция ще обсъдим и двете.

1. Оценете текущото състояние

Преди да визуализирате бъдещото състояние и да планирате за него, трябва да разберете къде се намирате в момента. Прегледайте настоящата си ИТ среда, включително:

Целта е да се идентифицират силните и слабите страни, както и областите, които се нуждаят от подобрение или инвестиции. Например, ако вашите сървъри често са претоварени, това показва необходимост от инвестиции в допълнителни или по-мощни сървъри.

Използвайте таблата на ClickUp, за да разберете текущото си състояние. Персонализирайте ги с необходимите ви отчети и оценете пропуските.

2. Определете ИТ стратегията и целите

Разберете целите на бизнеса за следващите години и определете как ИТ може да ги подкрепи. Въз основа на бизнес стратегията създайте подкрепяща маркетингова стратегия.

Например, ако дадена компания има за цел да увеличи пазарния си дял чрез стартиране на онлайн платформа, ИТ стратегията ще включва изграждане на възможности за електронна търговия. Затова планирайте това. Използването на ИТ шаблон или шаблон за технологична пътна карта може да ускори процеса.

Или започнете от нулата и обсъдете нуждите си съвместно с екипа си, като използвате ClickUp Whiteboard. Поканете за обратна връзка и превърнете елементите в задачи директно от бялата дъска.

3. Прогнозиране на изискванията

Въз основа на вашата ИТ стратегия, проведете задълбочен анализ на изискванията. Обхванете технологичните ъпгрейди, внедряването на нови системи, нуждите от персонал и други необходими ИТ ресурси.

Например, ако искате да разширите бързо разработката на софтуер, може да се наложи да използвате софтуер за ИТ документация, за да въведете повторяемост в процеса си.

ClickUp Forms е чудесен начин да съберете изискванията от ръководителите на проекти или функционални ръководители. Създайте формуляр и го изпратете на ръководителите на продукти, сигурност, инфраструктура, данни и т.н., за да запишете техните нужди.

4. Оценете разходите

Оценете преките и косвените разходи, свързани с вашите изисквания. Изчислете общата стойност на собствеността. Например, вашият нов софтуер за анализи може да ви струва X долара на месец за абонамент.

Освен това ще имате разходи за внедряване, персонализиране, обучение на потребители, поддръжка и др. Уверете се, че сте покрили всички разходи, свързани с всеки елемент от вашата бюджетна заявка.

5. Приоритизирайте инвестициите

Малко вероятно е да получите всичко, което сте планирали. Затова определете приоритети, за да сте сигурни, че ще получите одобрение за бюджетите за най-важните програми.

Например, ако трябва да избирате между обновяване на CRM системата и подобряване на мерките за киберсигурност, може да се даде приоритет на второто, ако са идентифицирани скорошни заплахи за сигурността.

Преди да поискате бюджет:

6. Разработване на ИТ бюджета

С цялата налична информация създайте изчерпателна презентация на вашите бюджети. Всеки добър софтуер за бюджетиране на малки предприятия може да ви помогне в това.

Създайте таблица с позиции за всяка категория разходи. Включете информация за свързания проект, колко планирате да завършите, бюджета, който искате, потенциалната възвръщаемост на инвестицията и всички други ресурси, от които може да се нуждаете.

Използвайте шаблоните за бюджетиране на проекти на ClickUp, за да започнете веднага.

7. Получете одобрение

Представете го на финансовото ръководство и бизнес лидерите, за да получите одобрение. На този етап бъдете готови да отговаряте на въпроси и да преговаряте с тях. Ако използвате софтуер за бюджетиране на проекти, това може лесно да се случи и асинхронно.

8. Прилагане и мониторинг

Сега е време да изразходвате предоставените ви бюджети и да приложите стратегията си. За да сте сигурни, че използвате бюджетите си по най-добрия начин, създайте проектите си в софтуер за управление на ИТ операциите и следете напредъка.

Счетоводният шаблон на ClickUp помага за лесното управление на този процес. С деветте си различни изгледа, този усъвършенстван шаблон улеснява наблюдението на задълженията и вземанията.

9. Прегледайте и коригирайте

Процесът на изготвяне на ИТ бюджета трябва да бъде повтарящ се. Създайте бюджетен календар и редовни прегледи на разходите. Сравнете действителните разходи с планираните бюджети, за да ги преизчислите в съответствие с променящите се бизнес нужди, технологичните постижения или отклоненията. Уверете се, че вашите инициативи за ИТ управление са в съответствие с използването на бюджета.

Докато следвате горния процес на бюджетиране, ето някои най-добри практики, които трябва да имате предвид.

Най-добри практики и съвети за изготвяне на ИТ бюджет

Одитът на настоящата инфраструктура, събирането на изисквания, оценяването на разходите, балансирането на противоречиви изисквания и изготвянето на убедителни предложения за бюджет могат да бъдат трудни за справяне. За да ви улесним малко, ето някои съвети от лидери в тази област.

Съгласувайте ИТ бюджета с бизнес целите

Най-добрият начин да получите одобрение за бюджета си е да го съобразите с бизнес целите. Ако връзката не изглежда очевидна, отделете време, за да я обосновете.

Например, може да искате да инвестирате в машинно обучение, докато бизнес стратегията е да се даде приоритет на клиентското преживяване (CX). Като ИТ лидер, аргументирайте как вашите инициативи за машинно обучение могат да подобрят CX и какви бизнес цели могат да помогнат да се постигнат.

Използвайте данни и анализи

Докато провеждате одита, вижте дали можете да се върнете няколко години назад. Съберете данните, за да идентифицирате модели, потенциални икономии и да вземете информирани решения.

Ако не разполагате с необходимата информация, настройте софтуера за ИТ управление на ClickUp, за да събирате данни за бъдещето.

С ClickUp можете да събирате информация за ефективността на вашия проект, включително очаквано време, отнето време, продължителност на жизнения цикъл на проекта, разходи, плащания, възвръщаемост и др.

Комуникирайте прозрачно

Доброто ИТ бюджетиране изисква участието на членовете на вашия екип, проектните мениджъри, бизнес партньорите и финансовите екипи. Комуникирайте редовно с тях, за да изградите прозрачност и доверие.

Задачите в ClickUp включват вложени коментари за чат в контекста. Използвайте чат изгледа на ClickUp, за да видите всичките си съобщения на едно място и да отговорите, когато сте готови.

Изградете адаптивност

Въпреки че бюджетирането се извършва ежегодно, предвидените средства не се изразходват наведнъж. Затова бъдете гъвкави с бюджета си през цялата година.

Управление на рисковете и смекчаващи фактори при изготвянето на ИТ бюджета

С кибератаките, прекъсванията в работата на сървърите, нарушенията на сигурността на данните, затягането на изискванията за съответствие и човешките грешки, ИТ е изпълнен с рискове. ИТ бюджетът трябва да отчита и да взема предвид рисковете.

Ето някои потенциални рискове и начини за тяхното намаляване.

Използвайте планиране на сценарии за управление на рисковете.

Когато прогнозирате изискванията, имайте предвид различните сценарии. Например, ако се нуждаете от нов CRM, можете да го създадете, да закупите SaaS инструмент или да адаптирате съществуващи електронни таблици за тази цел.

Разгледайте всеки от тези сценарии за разходи, ползи и рискове. Планирайте бюджетите си, за да намалите рисковете, произтичащи от изборите, които правите.

Ако изберете метода с електронна таблица, може да се наложи да наемете повече хора или да отделите повече време за ръчното й управление. Заделете бюджети за допълнителни хора.

Подгответе се за рисковете, свързани с аутсорсинга

ИТ екипите използват аутсорсинг, за да спестят разходи за заплати и режийни. Въпреки това, зависимостта от външни доставчици на услуги може да доведе до рискове, свързани със стабилността на доставчиците, качеството на услугата и потенциалните прекъсвания в услугата, което може да повлияе на бизнес операциите.

Укрепете управлението на риска и съответствието

ИТ рисковете могат да бъдат скъпи. IBM установява, че средната цена на нарушение на сигурността на данните е 4,45 милиона долара. Когато British Airways беше призната за виновна в нарушение на Общия регламент за защита на данните (GDPR), ЕС наложи глоба на авиокомпанията в размер на 20 милиона лири!

Единственият начин да се предпазите от тези рискове е да засилите активно мерките си за сигурност. Управлявайте бюджетите на проектите, за да подкрепите непрекъснатото оптимизиране на инициативите за сигурност и управление на риска.

Разделете ИТ бюджетите си с ClickUp

Често екипите възприемат бюджетите като ограничения за разходите си. Напротив, добре планираният бюджет може да ви даде свободата да изпълните проектите, които желаете.

Използвайте ClickUp, за да внесете яснота и прозрачност в процеса на бюджетиране. Събирайте данни и управлявайте проектите си в ClickUp за по-голяма ефективност и детайлно наблюдение. Редовно преглеждайте резултатите и се адаптирайте в хода на работата. Спестявайте пари по време на процеса.

Нека ИТ бюджетите ви освободят, за да преследвате целите си. Опитайте ClickUp безплатно още днес!