Ако искате да разширите бизнеса си, всички отдели трябва да допринесат за постигането на едни и същи крайни цели. В случая с отдела за информационни технологии (ИТ), наличието на подходящи документи за управление може да ви помогне да постигнете бизнес целите си. 🤩
ИТ отделът е един от най-скъпите отдели във всяка компания, като финансира центрове за данни, софтуер, устройства и други услуги. Според Gartner, световните разходи за ИТ се очаква да достигнат 4,6 трилиона долара през 2023 г., което е увеличение с 5,5% спрямо 2022 г. Това означава, че управлението на добре функциониращ ИТ отдел е от съществено значение за печалбите на компанията.
За да се уверите, че всички ИТ дейности подкрепят вашите общи бизнес цели, ви е необходима рамка за ИТ управление. По-долу обясняваме какво е рамка за ИТ управление, какви са ползите от програма за ИТ управление и каква е ролята ѝ в корпоративното управление.
Какво е управление на ИТ?
ИТ управлението е съществена част от всеки бизнес, като гарантира, че вашата ИТ стратегия е съобразена с бизнес целите ви. Подобно на други области на корпоративното управление, то помага на висшето ръководство да взема бързи решения и да управлява компанията ефективно.
ИТ управлението гарантира, че вашият ИТ отдел разбира как неговите решения се отразяват на визията на компанията. Освен това, ИТ управлението помага да се гарантира, че вашата компания спазва бизнес регулациите, поддържа ИТ отдела на една и съща страница и гарантира, че всички ИТ решения спомагат за повишаване на стойността на вашия бизнес.
Какво е рамка за ИТ управление?
Рамката за ИТ управление е план, който помага на ИТ специалистите да вземат решения. Просто казано, тя очертава как всяко решение или инвестиция в технологии ще повиши стойността на компанията, ще намали риска и ще се приведе в съответствие с вашите бизнес инициативи. 🔍
С прости думи, рамката за ИТ управление предотвратява колегите да „откриват колелото“ в ИТ отдела ви. Подобно на много други обичайни бизнес документи – SOP (стандартни оперативни процедури), наръчници за обучение и устав на компанията – тя оптимизира повтарящите се работни процеси и процесите на вземане на решения.
Рамката за ИТ управление предоставя формална структура, която позволява на ръководителите на отдели да създават процеси, да оценяват ефективността и да планират възстановяване при бедствия. С течение на времето създаването на тази рамка ще намали броя на срещите, имейлите и неефективността в отделите.
ИТ управление срещу корпоративно управление
ИТ управлението е вид корпоративно управление.
Корпоративното управление е система от правила, процеси и насоки, които помагат за оптимизиране на управлението на дадена корпорация. Това е пътна карта за определяне на ролите на заинтересованите страни и служителите, оптимизиране на стратегическото планиране и гарантиране, че всички отдели спазват законовите изисквания.
Корпоративното управление се използва от всеки екип във вашата компания. Следователно, ИТ отделът ще се опира на вече установените насоки в рамките на корпоративното управление, за да създаде своя рамка за ИТ управление.
Роли и отговорности на ИТ управлението
Наличието на рамка за ИТ управление е от решаващо значение за успеха на ИТ проектите и организацията като цяло. Част от тази рамка е да се очертаят ролите и отговорностите на всеки член от вашия отдел.
Обикновено има четири нива на роли в ИТ управлението, включително:
- Стратегическо: Най-високото ниво на ИТ управление съгласува стратегията на отдела с цялостната бизнес стратегия. Това ниво обикновено обхваща членовете на борда и CIO.
- Изпълнителен директор: Второто по важност ниво определя бюджета и разпределя ИТ ресурсите за всеки проект. Това ниво обикновено включва висшето ръководство (включително вицепрезиденти и ръководители на отдели), което се отчита директно пред главния информационен директор.
- Управление на програмата: На това ниво се управляват рисковете, ИТ инвестициите, управлението на проекти и киберсигурността за конкретни ИТ проекти. Този етап обикновено се изпълнява от мениджъри и ръководители на проекти.
- Операции: Най-ниското ниво на ИТ управление оптимизира ежедневните операции на целия отдел. Това ниво се състои от по-млади колеги в отдела.
Значението на процеса на ИТ управление в съвременните предприятия
Основната цел на ИТ управлението е да гарантира, че всички ИТ инвестиции генерират стойност за компанията.
Следователно, неефективното управление на ИТ може да има трайни, негативни последици за съвременните предприятия. Неуспехът да се въведат подходящи правила, процеси и стратегически цели може да отслаби комуникацията в отдела или да натовари бюджета на компанията.
Освен това, лошите практики в управлението на ИТ могат да доведат до следното:
- Неправилно боравене с чувствителни данни: Ако чувствителни данни попаднат в неподходящи ръце, това може да доведе до кражба на самоличност или измама за вашите служители или клиенти. Това не само ще бъде технологичен кошмар за вашия персонал, но може да доведе и до правни последствия.
- Нарушения на сигурността на данните и кибернетични атаки: В Съединените щати нарушенията на сигурността на данните са достигнали рекордно високо ниво. Според доклад на Apple, през първите девет месеца на 2023 г. е отбелязано шокиращо увеличение от 20% на нарушенията на сигурността на данните в сравнение с цялата 2022 г. Тъй като компаниите продължават да събират лични данни от клиенти и служители, вероятността тези данни да бъдат използвани от киберпрестъпници се увеличава.
- Неефективно разпределение на ИТ бюджета и ресурсите: По отношение на технологиите живеем в епоха на експоненциален растеж, в която най-новите технологии остаряват с все по-бързи темпове. ИТ управлението гарантира, че компаниите отделят подходящо количество време, пари и ресурси за проучване на най-добрите бизнес инструменти.
- Неправилно разбиране на ИТ рисковете: Нарушения на сигурността на данните, кибератаки и повредени ИТ системи се случват, защото служителите не знаят с какво се сблъскват. Управлението на риска е съществена част от ИТ управлението, тъй като прогнозира потенциалните заплахи за компанията.
- Не се взема предвид управлението на промените: Корпоративното управление съществува, за да може компаниите да функционират гладко, независимо от това кой е начело в даден момент. За съжаление, много корпорации разчитат в голяма степен на дългогодишни лидери и не документират правилата, процесите и работните потоци. Въвеждането на ефективно ИТ управление включва планиране на големи промени в персонала, като наемане на нов главен информационен директор.
Предимства на прилагането на ИТ управление
Подходящата рамка за ИТ управление спомага за подобряване на стратегическото съгласуване на вашата компания, спазване на бюджета за ИТ инициативи и намаляване или предотвратяване на нарушения на сигурността. Въпреки че предимствата на ИТ управлението са безкрайни, ето няколко ползи, които трябва да знаете:
- Той съгласува вашите ИТ инициативи с бизнес целите: Това гарантира, че всички ИТ проекти допринасят за целите на организацията и осигурява подходящо използване на средствата за отдела.
- Премахва излишните дейности в организацията: Едно от най-големите предимства на корпоративното управление – не само на ИТ управлението – е, че елиминира повтарящите се задачи. Това може да премахне календарните срещи, да съкрати сроковете на проектите и да предотврати закупуването на дублиращи се решения.
- Насърчава прозрачността и комуникацията: Внедряването на процеси за ИТ управление гарантира, че ролите и отговорностите са ясно определени. Това помага за оптимизиране на комуникацията в целия отдел, тъй като по-младите колеги знаят точно към кой мениджър да се обърнат с въпроси или загриженост по даден проект.
- Кибератаките ескалират бързо: С нарастващата заплаха от киберсигурността, ИТ екипите трябва да бъдат подготвени за когато (а не ако) настъпи атака. Информирането на целия екип за подробните протоколи за действие в случай на нарушение на сигурността може да помогне за намаляване на удара върху организацията.
- Гарантира спазване на нормативните изисквания: Съществуват множество закони и регламенти, свързани с обработката на защитени данни. Подходящата рамка за управление на ИТ гарантира, че всички ИТ бизнес операции остават в съответствие с Федералния закон за управление на информационната сигурност от 2002 г. (FISM), Закона за справедливи и точни кредитни транзакции от 2003 г. (FACTA), Закона Грам-Лийч-Блайли (GLBA) и други регламенти.
- Подобрява обслужването на клиентите: Всеки знае колко може да бъде разочароващо да чакаш на линия с ИТ отдела. Създаването на рамка за ИТ управление гарантира, че всички линии за техническа поддръжка са подходящо обслужвани, че екипът ви е преминал подходящо обучение за отстраняване на проблеми и че членовете на екипа знаят как да ескалират особено трудни заявки. Освен това, внедряването на автоматизация на работния процес за често задавани въпроси или заявки може да помогне за съкращаване на времето за изчакване или да помогне на клиентите да отстранят проблемите сами.
- Повишава производителността на служителите: Подходящите протоколи за ИТ управление дават възможност на служителите да работят по-добре. Вашата рамка трябва да включва подходящо обучение на служителите и процеси за въвеждане в работата, за да запознаете ИТ специалистите с ролите, работните процеси и насоките на отдела.
- Намалете разходите за технологии: Разходите, свързани с вашия ИТ отдел, вероятно са огромни – както по отношение на служителите, така и по отношение на инфраструктурата. Макар че ИТ специалистите често получават добри заплати, осигуряването на подходящо обучение, въвеждане в работата и вътрешни процеси може да ви предпази от наемане на прекалено много персонал. Освен това, инвестирането в подходящи системи и софтуер може да намали разходите ви за ИТ инфраструктура.
- Поема контрола над социалните медии и други комуникационни канали: Голяма част от корпоративната комуникация се осъществява извън фирмената защитна стена – особено в социалните медии и платформите за незабавни съобщения. Наличието на подходящи ИТ функции гарантира, че информацията и данните остават защитени, независимо от местоположението им.
- Обучава цялата компания за използването на ИТ: Противно на общоприетото мнение, рамката за ИТ управление не е създадена само за вашия ИТ отдел. Вместо това, правилните протоколи за ИТ управление обучават всички отдели как да поддържат сигурността на данните и да предотвратяват заплахите за киберсигурността.
Как да приложите план за ИТ управление
Искате да създадете рамка за ИТ управление, но не знаете откъде да започнете? По-долу ще ви представим подробно ръководство за това как да съгласувате ИТ инициативите с целите на вашата компания.
1. Определете краткосрочни и дългосрочни цели
Съберете борда на директорите и изпълнителния екип, за да проведете стратегическо планиране за предстоящата година. След като бъдат определени целите на цялата компания, срещнете се с CIO и висшето ръководство, за да определите годишни, тримесечни и месечни цели за вашия ИТ екип.
2. Разгледайте историческите данни
Най-добрият начин да планирате бъдещето е да погледнете към миналото.
Прегледайте нарушенията на сигурността и киберзаплахите от минали години, прегледайте проектите, които са надхвърлили бюджета или не са били завършени навреме, прегледайте често срещаните оплаквания от клиенти и се срещнете с мениджърите, за да видите кои служители имат ниска производителност. Подобряването на областите, които са се оказали проблемни в миналото, може да помогне за подобряване на управлението на ресурсите, намаляване на риска и процесите на вземане на решения в бъдеще.
3. Намерете отправна точка
Съществуват много методологии, от които можете да изградите своята рамка за управление на ИТ.
Забележка: За да разберете тези модели, може да са необходими някои сертификати. Може да се наложи да се обърнете към консултант, за да разберете кой модел е най-подходящ за вашата организация.
Някои популярни методологии включват:
- COBIT: Рамката „Контролни цели за информация и свързани технологии“ (COBIT) е разработена от Асоциацията за одит и контрол на информационните системи (ISACA). Като една от най-популярните ИТ рамки за предприятия, тя предоставя редица модели за увеличаване на стойността на информационните системи.
- ITIL: Библиотеката за инфраструктура на информационните технологии (ITIL) е създадена въз основа на списък с практики за управление на ИТ услуги, за да помогне за съгласуването на ИТ проектите с общите нужди на вашия бизнес.
- CMMI: Моделът за интеграция на зрелостта на способностите има за цел да подобри бизнес резултатите чрез намаляване на риска, свързан със софтуера, подобряване на обслужването на клиентите и подобряване на цялостния продукт.
- COSO: Комитетът на спонсориращите организации е рамка за измерване на ефективността, създадена с цел да гарантира, че вашата компания работи етично, прозрачно и в съответствие с индустриалните и международните стандарти.
4. Използвайте инструменти за автоматизиране на повтарящи се задачи
За да подобрите жизнения цикъл на всяка ИТ инициатива, трябва да автоматизирате дублиращата се работа.
С ClickUp повтарящите се задачи остават в миналото. ClickUp помага на софтуерните екипи да си сътрудничат по пътни карти, да автоматизират работните процеси, да управляват ИТ заявки и да проследяват напредъка на проектите в реално време.
Търсите още инструменти? ClickUp Automations предлага над 100 работни потока за оптимизиране на рутинните задачи и съкращаване на сроковете на проектите. Освен това, изгледът ClickUp Gantt поддържа екипа ви на една и съща страница, като предлага обща представа за всички ИТ приоритети.
5. Извършете пилотен тест на вашата структура за управление
Рамката за ИТ управление е предназначена да бъде динамичен документ. С други думи, не използвайте метода „настрой и забрави“ за вашата рамка.
Вместо това, насрочете тримесечни прегледи с изпълнителния екип, за да видите как новата ви рамка за управление на ИТ отговаря на крайните ви цели. Оттам можете да редактирате документа си, както сметнете за добре.
Задействайте вашата ИТ управленска рамка с ClickUp
Подходящата рамка за ИТ управление гарантира, че целите на отдела са в съответствие с целите на компанията, ясно определя ролите и отговорностите и намалява повтарящата се работа.
За да стартирате своята рамка за ИТ управление, изберете ClickUp. ClickUp се предлага с ИТ шаблони, библиотека с автоматизации, множество изгледи и хиляди интеграции. За да видите как можете да подобрите стойността на компанията и да увеличите производителността на ИТ отдела си, опитайте ClickUp още днес.