Управлението на ИТ операциите във вашата организация е сложен процес. Огромният брой проекти, включително разработката на софтуер, процесите на помощния център и докладите за грешки, отнемат значително време и усилия.
Няма ли да е хубаво да не се налага да започвате от нулата всеки път, когато имате нов ИТ проект, презентация, уебсайт или технологичен продукт? Точно тук на помощ идват шаблоните.
Независимо от вида на организацията, която управлявате, ИТ мениджърите и ИТ екипите във всички отрасли ще се насладят на по-бързо, по-ефективно и по-оптимизирано стартиране на проекти с мощните ИТ-ориентирани шаблони в това ръководство.
Независимо дали създавате PowerPoint презентации или документи за база от знания, които помагат за проследяване на бъгове, тези шаблони ще ви спестят време, енергия и главоболия.
Какво е IT шаблон?
ИТ шаблоните помагат на технологичните мениджъри и екипи да стандартизират и оптимизират своите процеси и работни потоци, като бързо очертават работата, необходима за разработване на софтуер или поддръжка на дадена технология.
За софтуерна компания или агенция за уеб дизайн това може да означава по-добра организация на софтуера и процеса на разработка на SaaS. За център за поддръжка това може да се отнася до проследяването на билети и проблеми.
ИТ шаблоните са прости документи или електронни таблици, които помагат на организациите да създават и изпълняват стандартни оперативни процедури. Предварително зададеният документ гарантира, че сте определили подробностите, което помага на колегите и заинтересованите страни да са на една и съща страница по отношение на формата и структурата на документа.
Подходящият шаблон може дори да ви помогне в комуникацията с клиентите. Софтуерна компания може да използва шаблон, за да опише услугите си към клиентите в стандартен пакет, например. Това помага проектът да изглежда по-оптимизиран и професионален, а екипът се възползва от по-голям контрол и стандартизация.
Компаниите могат да използват подходящия шаблон, за да помогнат на своя ИТ екип да планира предварително и да гледа към бъдещето, знаейки точно какво да очаква следващия път, когато възникне проблем или се наложи създаването на приложение.
Какво прави един добър IT шаблон?
Различните шаблони са полезни за различни решения. В резултат на това може да бъде трудно да се определи точно какво прави един добър IT шаблон. Въпреки това, най-добрите варианти споделят няколко общи характеристики, както следва:
- Удобство за ползване: Всеки член на екипа трябва да може лесно да се включи и да започне да използва шаблона с увереност, знаейки точно какви ползи може да извлече от него.
- Интеграция с управлението на проекти: В идеалния случай вашият шаблон трябва да се интегрира директно с инструмента ви за управление на уеб разработки или разработка на приложения, като позволява на потребителите да създават задачи или да превърнат една идея в по-широк проект.
- Ниска (или никаква) цена: Шаблонът, който използвате, трябва да е безплатен с избрания от вас инструмент или да предлага демо версия, която ви позволява да го тествате, преди да се ангажирате.
- Функции за сътрудничество: Добрият шаблон помага на екипа ви да редактира съдържанието заедно и да сътрудничи за неговото изпълнение.
10-те най-добри безплатни IT шаблона за технологични мениджъри и IT екипи
Време е да бъдем конкретни. Независимо дали сте софтуерна компания, която иска да оптимизира процесите си, или организация, която търси по-добри ИТ решения, шаблоните в това ръководство ще помогнат на вашия бизнес да постигне най-важните си технологични цели.
1. Шаблон за списък с ИТ проекти на ClickUp
Независимо от размера на вашата компания, вероятно вашият технологичен екип има много работа. Шаблонът за списък с ИТ проекти на ClickUp помага на ръководителите на екипи да следят проектите и да спазват сроковете.
Това е идеалният вариант за показване и управление на вашите проектни портфейли или за подобряване на софтуера за издаване на билети за вашия ИТ център за обслужване.
Самият шаблон се състои от три основни изгледа:
- Изгледът „Обобщение“ ви дава ясен преглед на вашите проекти. Можете да проверите променливи като крайни срокове, нива на приоритет, статус и ниво на въздействие, за да вземете бързи стратегически решения.
- Прегледът на процесите предоставя същата информация, но я организира според текущия статус. Използвайте го, за да свържете проектите с екипите и да проследявате неизпълнените задачи на всеки етап.
- Изгледът „Календар“ създава проектен конструктор и обзор на базата на дати. Това е чудесен инструмент за дългосрочно планиране и обзор на капацитета за даден месец.
Комбинирани, тези изгледи дават на вашата компания обща представа за всички проекти, за да улеснят управлението и работния процес.
2. Шаблон за управление на Agile Scrum от ClickUp
Агилният подход може да бъде спасителен при разработването на софтуер, уебсайтове или SaaS решения. Шаблонът за агилно управление на ClickUp ви помага да изпълните и оптимизирате своя подход.
Има причина, поради която Agile се превърна в доминиращия подход за разработване на проекти за повечето компании. Но неговото изпълнение може да бъде трудно за организации, които тепърва свикват с концепцията. Този изчерпателен шаблон може да ви помогне благодарение на широка гама от функции и изгледи, които включват:
- Диаграма на церемонии и събития на бяла дъска, която има за цел да поддържа софтуерния поток в движение
- Общ преглед на различните пролетни стъпки, включително планиране, ежедневни срещи, прегледи и ретроспективи.
- Формуляр за заявка за продукт, който ви помага да оптимизирате решенията, които създавате, чрез външна обратна връзка за функциите.
- Инструмент за създаване на списък с продукти, който ви позволява да следите дизайнерските функции, които може да изостават от графика.
- Изглед за проследяване на грешки, чиято цел е да защити приложението ви от потенциални бъдещи проблеми.
- Списък с тестове, за да се уверите, че софтуерът ви работи безпроблемно.
Най-хубавото е, че много от тези изгледи и функции са предварително създадени и готови за представяне. Това означава, че можете да създадете PowerPoint и други професионални презентации за минути, за да информирате заинтересованите страни за вашите приложения.
3. Шаблон за списък за ИТ сигурност на ClickUp
Шаблонът за списък за ИТ сигурност на ClickUp има за цел да защити вашите данни, като проследява и визуализира вашите инициативи за сигурност, наблюдава производителността на системата и ви помага да координирате действията си с екипите си, за да защитите организацията от технологична гледна точка.
Всичко започва с персонализирани статуси, които проследяват активните потенциални заплахи и усилията за тяхното намаляване. Оттам получавате различни визуални регистри за бъгове и заплахи, които може да са в списъка за отстраняване в бъдеще. Персонализираните полета ви позволяват да добавяте атрибути, за да управлявате по-добре вашите инициативи.
Но отново, както и при много от опциите за шаблони на ClickUp, изгледите и интеграциите са това, което наистина прави този шаблон незаменим за вашия екип по сигурността.
В края на изгледите можете да групирате задачи и инициативи по тип активи, функция за сигурност и други параметри. Интеграциите с инструменти за управление на проекти и сътрудничество могат да прехвърлят проблемите със сигурността на софтуера ви от общ преглед директно в план за действие, така че да можете да ги разрешите.
4. Шаблон за доклад за ИТ инцидент на ClickUp
Ако вашият екип не ги управлява добре, технологичните инциденти могат да нарушат работата на вашия уебсайт, приложение или дори цялата ви компания. Шаблонът за доклад за ИТ инциденти на ClickUp помага за поддържане на оперативната цялост, докато работите по разрешаването на инциденти.
Вие и вашият ИТ екип можете да въвеждате и проследявате инциденти на високо ниво, включително:
- Отделът
- Служителят, който е докладвал инцидента
- Типът инцидент, който можете да персонализирате в зависимост от вашата компания и дейности
- Чувствителност на данните, която ви позволява да дадете приоритет на инциденти с чувствителни данни
- Потенциалното отрицателно въздействие върху софтуера или уебсайта и компанията като цяло
- Препоръки за разрешаване на инцидента
Този шаблон включва стандартни задачи, които можете да персонализирате, за да се уверите, че вашата компания предприема всички необходими стъпки за разрешаване на проблема. Разширената функция за проследяване на времето ви позволява да следите колко време отнема разрешаването на даден проблем, което може да ви помогне при изготвянето на планове за действие при бъдещи инциденти.
5. Шаблон за проследяване на грешки и проблеми в ClickUp
Шаблонът за проследяване на бъгове и проблеми на ClickUp помага на ИТ екипите да откриват и отстраняват бъгове и други проблеми във вашия уебсайт, софтуер и приложения. Множеството изгледи, персонализирани статуси и оптимизиран процес позволяват на ИТ специалистите да стандартизират процеса.
Представеният изглед е схематично представяне на бяла дъска на начина, по който вашата компания или агенция обикновено управлява и разрешава бъгове. Главният списък с дефекти съдържа обзор на отворените, блокирани, възложени и в процес на разрешаване проблеми. Можете да разширите всеки от тях, за да видите подробна информация за всеки бъг и необходимите стъпки за неговото разрешаване.
И това е само началото. Екранът „Ограничения и решения“ ви помага да разберете точно какво могат и какво не могат да поддържат вашите решения. Интегрираният формуляр за докладване на грешки прехвърля новите проблеми директно във вашия работен поток, а предварително създаден документ за сортиране очертава процеса, когато някоя от тези нови грешки влезе в системата.
6. Шаблон за забавени задачи и спринтове на ClickUp
Натрупването на задачи е важна част от гъвкавия процес на разработка и дизайн, а шаблоните за натрупани задачи и спринтове на ClickUp улесняват процеса. Използвайте ги като инструмент за картографиране на процесите, за да спестите време на екипа си и да държите всички в течение.
Този шаблон може да бъде от голяма полза за софтуерните компании, които постоянно работят по нови версии. Въведете променливи като краен срок, приоритет и очаквано необходимо време, след което задайте точки за фронтенд и бекенд. С всяко регистриране можете да следите напредъка, включително чрез индекс на увереност, който ви показва дали задачата е на път да бъде завършена навреме.
7. Шаблон за бележки към версиите на ClickUp
С шаблона за бележки към версиите на ClickUp можете да опростите една от най-големите потенциални главоболия, с които се сблъскват екипите за разработка: да информирате всички точно какво се е променило в най-новата версия на вашите приложения или дизайна на уебсайта.
Шаблонът ви позволява да очертаете новите функции и поправките на грешки в новата версия. С този шаблон всеки, който използва вашите решения, знае какво да очаква и може лесно да се запознае с бележките към версията по всяко време.
Тъй като този шаблон се намира в ClickUp Docs, той включва функции за сътрудничество в реално време. Няколко членове на екипа могат да сътрудничат, за да създадат съдържанието и да го подготвят за представяне пред всеки, който има нужда да го види.
8. Шаблон за доклад за грешки на ClickUp
Като централизирана функция за ИТ екипи, които искат да оптимизират работата си, малко шаблони могат да се мерят с шаблона за доклад за грешки на ClickUp.
Това е прост, едностраничен доклад, който членовете на вашия екип могат да използват, за да очертаят основната информация и проблеми, свързани с бъг, който те (или някой друг във вашата организация) са открили във вашите решения или уебсайт. Той включва и инструмент за създаване на задачи, който създава и задава ясни следващи стъпки.
Но този шаблон предлага по-ценна функционалност от простото идентифициране на всеки отделен бъг, който може да се крие във вашите решения. Можете да го използвате и за да получите по-цялостен, базиран на времевата линия поглед върху всички проблеми, които трябва да бъдат решени, което ви помага да приоритизирате по-добре необходимите поправки, за да поддържате безпроблемното функциониране на вашите решения.
9. Шаблон за тестови случаи на ClickUp
Нито една софтуерна версия не е пълна без обширни тестове, които да гарантират стабилност, сигурност и успех. Независимо дали сте агенция, която работи от името на клиенти, или предоставяте вътрешни ИТ услуги, шаблонът за тестови случаи на ClickUp ви помага да подобрите и оптимизирате тези тестове.
Разглеждайте шаблона като инструмент за създаване на тестови случаи, който стандартизира целия процес. Освен че можете да опишете основна информация, като версията на софтуера и датата, можете да въведете основните параметри на теста (например опит за влизане в новосъздаденото маркетингово приложение) и неговите резултати.
Можете дори да надхвърлите този процес. Разделът „Резултати“ в инструмента за създаване на случаи ви позволява да добавите всеки нюанс от теста, включително очаквани резултати, действителни резултати и проследяване на успешни/неуспешни резултати. Това позволява на всеки член на екипа да види точно какво трябва да направи, за да подобри продукта.
10. Шаблон за регистър на промените в софтуера на ClickUp
Шаблонът за регистър на промените в софтуера на ClickUp ви позволява да предоставите на екипа си точна информация за промените във всяка версия и актуализация, като по този начин членовете на ИТ екипа ви могат да се запознаят с нюансите на тези актуализации в момента, в който експериментът или версията се окаже неуспешен.
Това е проста таблица, включваща раздели като номер на промяната, тип промяна, описание, статус, приоритет и собственик. Но това, което прави този шаблон наистина уникален, е способността му да се интегрира с по-голямата инфраструктура на ClickUp.
Благодарение на зависимостите, статичната ви таблица може да стане динамична. Задачите могат да се вземат директно от регистъра на промените. Тя остава основен преглед, но добавя допълнителни функции, които подобряват лекотата на използване и интерактивността за целия екип.
Ускорете операциите и разработката си с шаблоните за информационни технологии на ClickUp.
Не можем да преувеличим разликата, която правилният шаблон може да направи за вашите технологични услуги и процедури. Ако можете да се откажете от необходимостта да започвате от нулата всеки път и вместо това да се съсредоточите върху данните и съдържанието в предварително създаден шаблон, вече сте спечелили.
И това е още преди да стигнем до разликата, която може да направи подходящият софтуер за управление на ИТ, особено когато този софтуер включва инструмент за създаване на шаблони и обширна библиотека.
Сред множеството налични решения, ClickUp се откроява. Може би това се дължи на нашите функции за управление на проекти, възможности за сътрудничество или интуитивен дизайн на потребителския интерфейс. Или може би е безплатната версия, за която можете да се регистрирате, за да тествате нашето приложение и шаблони без никакви задължения.
Каквото и да е, време е да опитате ClickUp за вашата организация и да оптимизирате технологичните си усилия. Готови ли сте да започнете? Създайте безплатен акаунт на нашия уебсайт още днес!