„Реагиране на промените вместо следване на план“ е четвъртият стълб на манифеста за гъвкавост. Той обобщава какво означава да бъдеш „гъвкав“, като очаква от екипите да приемат промените и да се развиват динамично в съответствие с променящите се бизнес изисквания.
Това означава, че се нуждаете от членове на екипа и мениджъри, които се адаптират към промените и притежават уменията и способностите да се приспособят, когато ситуацията го изисква. Адаптивното планиране на капацитета помага за това.
Какво е гъвкаво планиране на капацитета?
Адаптивното планиране на капацитета е процесът на оценяване на количеството продуктивно време, налично във всеки спринт. Проектните мениджъри използват адаптивно планиране на капацитета, за да планират работата и да управляват доставката на софтуер.
Адаптивният план за капацитет е функция на следното.
- Продължителност на спринта: Обикновено две седмици или десет работни дни
- Размер на екипа: Брой на членовете на екипа, които са на разположение за спринта
- Наличност на екипа: Брой часове, през които членовете на екипа са на разположение, като се приспадат всички отпуски и празници
- Коефициент на използване: Време, през което екипът може да работи по целите на спринта, обикновено 0,6-0,8.
Ако се чувствате объркани от терминологията, ето един полезен речник с термини от Agile Scrum.
Макар че гъвкавостта като методология е започнала като практика в разработването на софтуер, напоследък тя е била възприета от екипи в различни области. Дигитални агенции, екипи за създаване на съдържание, електронни търговски предприятия и др. използват гъвкави методологии като Kanban или Scrum за ефективно предоставяне на услуги.
Ако сте проектен мениджър, който не се занимава с разработване на софтуер, но искате да въведете гъвкави практики, шаблонът за гъвкаво управление на проекти на ClickUp е чудесно място да започнете.
Можете да използвате включения формуляр, за да оптимизирате заявките в списъка с неизпълнени задачи, да използвате спринтовете за изпълнение на задачи и да провеждате гъвкави церемонии като standups и ретроспективи, всичко това в ClickUp.
Капацитет на екипа срещу скорост на екипа в Agile
Капацитетът и скоростта на екипа са два критични показателя, които се използват от екипите за гъвкаво разработване на софтуер.
Капацитетът на екипа се отнася до броя часове за разработка, които са на разположение за всеки спринт. Скоростта на екипа се отнася до броя точки, които екипът може да разработи във всеки спринт.
Въз основа на скоростта на екипа в миналото, гъвкавият проектен мениджър или скрам майсторът оценява бъдещия капацитет и планира потребителските истории за разработчиците.
Предимства и значение на гъвкавото планиране на капацитета
Агилното разработване на софтуер изисква яснота в хаоса. Дори когато бизнес изискванията се променят, скрам екипът се адаптира и продължава да работи, без да губи инерция. Планирането на спринтове въз основа на капацитета гарантира това.
Надеждно доставяне на софтуер: С точно планиране на капацитета, гъвкавите екипи могат да прогнозират по-добре инженерните усилия, създавайки по-голяма предвидимост. По този начин те поемат постижими ангажименти и изпълняват обещанията си.
Повишено доверие: Когато доставката на софтуер е надеждна и предвидима, доверието между бизнес и инженерните екипи е по-високо. Това насърчава сътрудничеството и иновациите.
По-добро качество на софтуера: Адаптивното планиране на капацитета създава структура за това, което може да бъде разумно постигнато във всеки спринт. Това гарантира, че екипите не правят компромиси и следват най-добрите практики.
Точно управление на бюджета: Когато проектните мениджъри могат да прогнозират точно капацитета на екипа, те могат и да управляват ресурсите и бюджетите си по-ефективно. Ако използвате инструмент за управление на проекти като ClickUp, бюджетите и отчетите за разходите могат да се изчисляват автоматично въз основа на данните за използване на капацитета.
Повишен морал на екипа: Планирането на капацитета се извършва въз основа на наличността на членовете на екипа по време на всеки спринт. Членовете на екипа проявяват по-голяма ангажираност и участие в проекта, тъй като сами избират колко работа могат да свършат.
Подобряване на процесите: Информацията, получена от планирането на капацитета, служи и за различни методики за подобряване на процесите. Тя помага за оценяване на производителността, ефективността и качеството на работата на екипа, като с времето се постига кумулативна ефективност.
Доброто гъвкаво планиране на капацитета е от полза за всички заинтересовани страни, участващи в проекта. То помага на проектните мениджъри да насочат изпълнението в правилната посока и да поддържат ангажираността. Подкрепя членовете на екипа да работят с пълния си потенциал. Най-важното е, че изгражда доверие и надеждност за инженерния екип сред заинтересованите страни в бизнеса.
Дейност, която е толкова важна за успеха на един софтуерен проект, не е лишена от предизвикателства. Нека разгледаме някои от тях и видим как можете да ги преодолеете.
Предизвикателства при гъвкавото планиране на капацитета
Макар на пръв поглед да изглежда просто, гъвкавото планиране на капацитета включва широк спектър от фактори, които трябва да бъдат точно оценени предварително. Някои от ключовите променливи, които могат да повлияят на гъвкавото планиране на капацитета, са както следва.
Стабилност на екипа: За да бъде гъвкавото планиране на капацитета ефективно, се нуждаете от стабилен екип. Ако имате капацитет от 40 часа в един спринт и 400 часа в друг, нито едно от предимствата не може да бъде реализирано.
Индивидуална продуктивност: Уменията и продуктивността на членовете на екипа могат да варират значително. На един стажант може да са му необходими 10 часа, за да изпълни задача, която един опитен специалист може да свърши за 10 минути. По същество, не всички инженерни часове или индивидуални капацитети са еднакви.
Коефициент на използване: Коефициентът на използване, понякога наричан „фактор на фокус“, оценява коя част от работното време на екипа да остане фокусирана върху спринта. Макар това да е разумна оценка, тя може да варира. Например, последният спринт на календарната година може да има по-нисък коефициент на използване, като се има предвид наближаващият празничен сезон.
Мащабируемост: В рамките на малък екип гъвкавото планиране на капацитета е лесно. В голяма организация обаче, която трябва да планира капацитета на няколко екипа, събирането на подходящи данни и прогнозирането може да бъде предизвикателство.
Относителни стойности: Капацитетът обикновено се измерва в часове, което е абсолютна величина. Въпреки това, скоростта на екипа и разпределението на задачите често се измерват в относителни стойности, като например точки за история. Съгласуването на двете води до различия в мненията.
Адаптивните екипи се нуждаят от подходяща комбинация от инструменти и процеси, за да преодолеят тези предизвикателства. Ето някои рамки, които могат да ви помогнат.
Как да изчислите капацитета в Agile
В най-простата си форма, гъвкав капацитет = продължителност на спринта x наличност на екипа x степен на използване. Безплатен софтуер за управление на проекти или електронна таблица могат да ви помогнат да направите това изчисление.
Въпреки това, това не винаги е лесно. Всяка от тези променливи може да има и други фактори, които допринасят за нея. Ние ги разглеждаме по-долу и даваме примери.
Продължителност на спринта: Продължителността на спринта е броят дни, отредени за всяка итерация. Типичният спринт може да бъде с продължителност две или четири седмици, макар че две седмици е по-популярният вариант. Без да се отчитат празниците и други външни фактори, типичният спринт има десет работни дни.
Наличност на екипа: Наличността на екипа зависи от броя на членовете на екипа, работните часове на ден, ангажираността с други проекти, срещи и други извънработни дейности, както и от отсъствия, ако има такива.
Наличност = брой членове на екипа x (работно време – извънработно време – отсъствия)
Коефициент на използване: Не е разумно да се очаква от членовете на екипа да работят 100% от времето си по възложените им потребителски истории. Те се нуждаят от творчески почивки, срещи за сътрудничество и т.н. Проектните мениджъри оценяват коефициента на използване на 80% за опитен екип или 60% за току-що дипломирани или нови членове на екипа.
Нека видим как тази формула работи на практика.
Пример за сценарий едно
Да предположим, че имате екип от 10 души, които работят по 8 часа на ден в 10-дневен спринт.
Вашият гъвкав капацитет за следващия спринт ще бъде 10 (продължителност на спринта) x 10 (размер на екипа) x 8 (наличност на екипа) x 80% (степен на използване), което е 640 часа.
Пример за сценарий 2
Да предположим, че имате екип от пет разработчици на пълно работно време, които работят по 8 часа на ден, и пет консултанти на непълно работно време, които работят по 3 часа на ден. Един от разработчиците на пълно работно време е в отпуск за една седмица.
В този случай вашият гъвкав капацитет за двуседмичен спринт би бил както следва.
- Наличност на екипа: [4 (разработчици на пълен работен ден) x 8 (часа) + 5 (разработчици на непълен работен ден) x 3 (часа) x 10 (работни дни)] + [1 (разработчик на пълен работен ден) x 8 (часа) x 5 (работни дни)]
- Коефициент на използване: 80%
Капацитет = 408 часа
С разрастването на екипа, наличността се влияе от други фактори, а планирането на капацитета може да стане безкрайно сложно. Ето как можете да се уверите, че извършвате ефективно гъвкаво планиране на капацитета с подходящите инструменти.
Как да извършвате ефективно гъвкаво планиране на капацитета
Ефективното гъвкаво планиране на капацитета включва няколко стъпки, които могат да варират значително в зависимост от редица фактори. Ето една рамка, използваща гъвкав инструмент за управление на проекти, която ще ви помогне да започнете.
Нов в гъвкавото управление на проекти? Ето десет гъвкави шаблона за вашите проекти, които ще ви дадат основата и данните за ефективно планиране на капацитета.
Подгответе се за следващия спринт
Най-доброто време за планиране на капацитета е по време на срещата за планиране на спринта. Преди да планирате капацитета, определете задачите, по които планирате да работите, и ги подредете по приоритет. Можете да започнете процеса от нулата или да използвате един от многото шаблони за планиране на капацитета, които ще ви насочат през процеса.
Ако използвате инструмент за управление на проекти като ClickUp, вероятно сте картографирали целия жизнен цикъл на продукта, включително всички истории. Можете да разгледате елементите в списъка с неизпълнени задачи, да оцените тяхното състояние и да изберете подходящите за следващия спринт. Това ще ви даде представа за общата производителност, от която вероятно ще се нуждаете.
Шаблон за отразяване на натовареността на служителите в един гъвкав екип
С шаблона за натоварване на служителите на ClickUp можете да зададете очаквания и да планирате задачи, така че никой да не се чувства претоварен или неподготвен. Управлявайте ефективно натоварването на екипа и планирайте предстоящите спринтове с този шаблон.
Определете уменията, от които се нуждаете
Преди да видите с какъв капацитет разполагате, определете от какво се нуждаете. В зависимост от избраните истории, може да се наложи да ви трябват x брой разработчици, y анализатори на качеството и z бизнес анализатори.
Направете тези изчисления и определете точните профили на членовете на екипа, от които се нуждаете.
Зафиксирайте продължителността на спринта
Въз основа на идентифицираните от вас задачи, решете колко дълъг ще бъде следващият спринт. Изключете от това изчисление всички празници или други почивни дни за екипа/организацията.
Разберете наличността на екипа
Нито един спринт не започва от нулата. Текущите проекти винаги имат преносими елементи от предишни спринтове, а членовете на екипа може да се наложи да работят по други проекти. Изчислете точно наличността на екипа за следващия спринт.
Когато използвате ClickUp за управление на работата на екипа си, можете да видите незабавно тяхната производителност в миналото и бъдещата им наличност. Изгледът „Работна натовареност“ ви позволява да видите приблизителното време, изпълнените задачи, отворените задачи, спринт точките и др.
Когато всеки член на екипа въведе своите планове за отпуск/отсъствие в ClickUp, вие можете да отразите точно тяхната наличност за планиране на проекти.
Можете също така да изчислите автоматично наличността на екипа с помощта на разширени формули в персонализираните полета на ClickUp.
Настройте спринта в ClickUp
Използвайте задачите в ClickUp, за да настроите всеки елемент като част от спринта си. Използвайте изгледа на задачите, за да опишете подробно историята на потребителя, да оставите коментари, да зададете приоритет, да добавите етикети или всяко друго персонализирано поле, от което може да се нуждаете.
Въз основа на данните от миналото добавете приблизително време за всяка задача, за да се уверите, че тя може да бъде изпълнена в рамките на спринта. След това задайте дати за начало/край и зависимости.
Получете ангажираност от екипа
Самоорганизиращите се гъвкави екипи обичат автономността. Затова, вместо да разпределяте задачи на членовете на екипа си, свикайте среща и ги насърчете да се ангажират с наличността си. Позволете им сами да си разпределят задачите и да решават всички проблеми в процеса.
Уверете се, че сте готови
След като целият ви спринт е настроен в ClickUp и задачите са разпределени, е време да се уверите, че екипът ви може да ги изпълни.
Рационализирайте натоварването: Изгледът на натоварването по проекти помага да видите разпределението на ресурсите между всички членове на екипа, откъдето можете да добавяте/премахвате задачи въз основа на използването. Ако някой е в червено, т.е. има прекалено голям капацитет, премахнете задачи от списъка му и оценете скоростта му на изпълнение. За тези, които са с недостатъчен капацитет, можете да добавите спринт задачи.
Оптимизирайте графиците: Използвайте изгледа на диаграмата на Гант в ClickUp, за да организирате спринтове и да управлявате етапите. Вижте зависимостите и свързаните задачи, за да се уверите, че могат да бъдат изпълнени. Лесно актуализирайте, за да отстраните пречките и промените в графиците.
Увеличете използването с автоматизация: Можете да освободите капацитета на вашите ресурси, като елиминирате повтарящите се административни задачи от техния процес. Използвайте ClickUp Automations, за да възлагате задачи, публикувате коментари и променяте статуси. Изберете от над 100 персонализирани автоматизации, включително интеграции с инструменти като GitHub и Sentry.
Останете гъвкави през цялото време
Често се случва да се добавят нови истории към спринта или член на екипа да се разболее, което се отразява неблагоприятно на капацитета. Един наистина гъвкав екип може да се адаптира към тези събития и все пак да достави качествен софтуер в срок и в рамките на бюджета.
За да постигнат това, проектните мениджъри трябва:
- Преглеждайте ежедневно завършената работа
- Уверете се, че капацитетът е наличен според плана, или коригирайте натоварването съответно
- Улеснете комуникацията между членовете на екипа, за да осигурите безпроблемно предаване на задачите
- Насърчавайте членовете на екипа да актуализират всички данни, за да поддържат отчетите актуални
- Идентифицирайте повече задачи/дейности, които могат да бъдат автоматизирани, за да подобрите ефективността
- Съберете идеи за оптимизиране на процесите за следващия спринт
Изградете истински гъвкава практика за планиране на капацитета с ClickUp
Адаптивните проекти не винаги протичат според плана. По дефиниция адаптивните методологии дават предимство на адаптирането към промените, а не на следването на план. Това важи и за планирането на капацитета. Като мениджър на адаптивен екипен проект, трябва да сте готов да променяте, развивате или пренасочвате стратегията си за планиране на капацитета.
Независимо дали става въпрос за лична спешна ситуация на отделен член на екипа или за пълна невъзможност за работа на екип, зает с друг проект в кризисна ситуация, винаги трябва да сте подготвени с алтернативни варианти.
Комплексният софтуер за управление на проекти ClickUp ви предоставя гъвкавост и прозрачност, за да останете гъвкави. С ClickUp винаги можете да следите наличността, производителността, напредъка и други показатели на екипа си. Планирайте и изпълнявайте гъвкавите си проекти без усилие. Опитайте ClickUp безплатно още днес.