Повтарящите се задачи са проклятието на всеки работник. Те са съществена част от управлението на данни и офиса, но отнемат много време и често са скучни. Най-лошото е, че ако не обръщате внимание, те могат да доведат до грешки, които да имат ефект на домино върху други бизнес процеси.
Някога нямаше как да се избегнат тези ръчни процеси, но технологията се разви и сега имаме повече възможности. Въведете софтуер за автоматизация на офиса.
Нека разгледаме инструментите за автоматизация на офиса и как те могат да оптимизират вашите работни процеси. След това се запознайте с някои от най-добрите софтуери за автоматизация на офиса, които се предлагат днес, за да можете да изберете подходящия, който ще подпомогне просперирането на вашия бизнес.
Какво е софтуер за офис автоматизация?
Софтуерът за автоматизация на офиса се грижи за повтарящите се административни задачи, без да изисква много – ако изобщо изисква – човешка намеса. Това ви позволява на вас и вашия екип да се съсредоточите върху задачи, които са по-стратегически или които специфично изискват човешко участие.
Софтуерът за автоматизация на офиса е предназначен за управление на автоматизирани процеси чрез поредица от тригери. Те задействат конкретни действия, например генериране на актуализация на статуса, промяна на крайния срок или изпращане на имейл или напомняне.
Различните видове инструменти за автоматизация на офиса имат широко разнообразие от приложения. Например:
- Фронт-офис задачи като контрол на достъпа, управление на взаимоотношенията с клиентите (CRM) и функции на центъра за обслужване на клиенти
- Автоматизация на бек-офиса, поддържащи процеси като управление на съоръжения, управление на запаси, фактуриране и изчисляване на заплати
- HR функции, като проследяване на кандидати, назначаване и обучение
Някои от многото предимства на технологията за автоматизация на офиса включват подобрена ефективност на процесите и производителност чрез:
- По-голяма точност благодарение на намаляването на човешките грешки
- Оптимизация на работния процес, за да функционират всички ваши процеси като часовник
- По-малко загубено време – машините не правят обедна почивка и не губят концентрация.
- Намалете оперативните разходи, което ще доведе до по-високи печалби.
- Повишена удовлетвореност на служителите и клиентите
И това е само началото.
Какво трябва да търсите в софтуера за автоматизация на офиса?
Когато внедрявате софтуер за автоматизация на офиса, вероятно ще се наложи да преструктурирате някои бизнес процеси. За да сведете това до минимум, изберете системата за автоматизация на офиса, която най-добре отговаря на вашите изисквания.
Например, кои от следните са ви необходими?
- Софтуер за картографиране на процеси за планиране на вашите бизнес процеси
- Система за управление на данни, която опростява въвеждането и обмена на данни
- Софтуер за управление на работния процес, който оптимизира работните процеси в офиса и намалява затрудненията.
- Софтуер за управление на задачите, който поддържа членовете на екипа ви в правилната посока и улеснява управлението на проектите.
- Инструменти, които ви помагат да делегирате работата и да следите отблизо напредъка – без да се налага да се занимавате с микромениджмънт.
- Канали за комуникация, които помагат на вашия екип да си сътрудничи и да споделя информация
- Софтуер за автоматизация на маркетинга, който поддържа клиентите във вашия продажбен канал
- Нискокодова имплементация, така че не се нуждаете от ИТ екип, за да започнете.
- Сигурно съхранение на данни, за да бъде защитена цялата информация за вашите клиенти и бизнес
- Подробни отчети, които ви показват какво работи и какво не
Най-добрият софтуер за автоматизация на офиса ще ви предложи подходящата комбинация от инструменти. Все пак ще трябва да провеждате редовни анализи на работния процес, за да проверите дали всички офис операции вървят по план, но ако започнете от солидна, автоматизирана основа, вече сте една крачка напред.
10-те най-добри софтуера за автоматизация на офиса, които можете да използвате
Сега, когато знаете какво е възможно с решение за автоматизация на работния процес, пригответе се да разгледате някои от най-добрите опции, които се предлагат днес.
1. ClickUp
ClickUp е универсален инструмент за управление на проекти, който ви помага да бъдете в крак с всеки аспект от вашия бизнес. С акцент върху подобряването на ефективността и производителността, този софтуер за автоматизация на офиса е проектиран да оптимизира вашия работен процес по възможно най-много начини.
Изберете от над 100 предварително създадени автоматизации на ClickUp —или ги персонализирайте—за да се справите с рутинните задачи по управлението на офиса. Например, бързо създайте нови задачи и след това автоматично ги разпределете на подходящите членове на екипа, с приложени коментари.
Повтарящите се задачи ще се изпълняват автоматично, без да е необходимо да предприемате допълнителни действия. Можете също да настроите тригери или условия, които да задействат определени действия, като промяна на статуса, крайни срокове или приоритети, или преразпределяне на задачите според нуждите.
Възползвайте се от широката гама от шаблони, достъпни за всяка бизнес нужда, от шаблона за управление на офис пространството на ClickUp до шаблона за въвеждане на нови служители на ClickUp или шаблона за помощна служба на ClickUp.
Следете абсолютно всичко с помощта на таблата за управление на ClickUp. Можете да ги персонализирате, за да ви показват показателите в реално време и подробната информация, от която се нуждаете, за да вземете правилните решения.
Най-добрите функции на ClickUp:
- Започнете веднага с това решение за автоматизация на офиса без кодиране.
- Използвайте ClickUp Mindmaps или ClickUp Whiteboard, за да проектирате работните си процеси, преди да ги автоматизирате.
- Автоматизирайте напомнящите известия, за да знае всеки какво да прави и кога.
- Възползвайте се от вградените AI инструменти на ClickUp, за да опростите процеси като писане и редактиране на текстове, обобщаване на бележки от срещи и форматиране на съдържание.
- Обединете всичко в един споделен работен процес чрез интеграции с редица приложения на трети страни, включително Outlook, Trello, Slack, Zoom, Microsoft Teams, HubSpot и много други.
- Използвайте вградените инструменти за подобряване на процесите, като документация на процесите, визуални работни потоци и подробни отчети, за да усъвършенствате непрекъснато всеки елемент от вашия бизнес.
Ограничения на ClickUp:
- Въпреки че ClickUp е изключително лесен за използване, той предлага толкова много опции, че може да отнеме известно време, докато се запознаете с всички тях.
- Мобилното приложение не е напълно съпоставимо с версията за настолни компютри, но се доближава до нея.
Цени на ClickUp:
- Безплатно завинаги
- Без ограничения: 7 $/месец на потребител
- Бизнес: 12 $/месец на потребител
- Предприятие: Свържете се с нас за цени
- ClickUp AI се предлага за закупуване във всички платени планове на цена от 7 долара на месец за всеки член на работната среда и вътрешен гост.
Оценки и отзиви за ClickUp:
- G2: 4,7/5 (над 8900 отзива)
- Capterra: 4,7/5 (над 3800 отзива)
2. BetterCloud
BetterCloud е софтуер за автоматизация на офиса без кодиране, който управлява онлайн средите и ги защитава от уязвимости в сигурността. Той е проектиран да подобрява производителността и ефективността на ИТ екипите, като използва автоматизация за оптимизиране на ежедневните операции.
Използвайте предварително конфигурираните работни процеси, за да автоматизирате типични ИТ задачи като регистриране на потребители и управление на лицензи. Това спестява време и подобрява точността, тъй като се намалява ръчната намеса. ✅
Инструментите за оценка и отчитане предлагат информация за това как се използва платформата, базирана в облака, и сигнализират за потенциални заплахи за сигурността, за да се предприемат по-нататъшни действия.
Най-добрите функции на BetterCloud:
- Спестете пари чрез автоматично консолидиране на излишъците, като например излишните лицензи.
- Автоматизирайте процесите на жизнения цикъл на потребителите чрез назначаване и напускане в подходящия момент.
- Осигурете сигурността и съответствието на фирмените данни с автоматично сканиране на файлове, архивиране и възстановяване.
- Интегрирайте с повече от 70 SaaS приложения, като Google Workspace, Salesforce, Asana и ClickUp.
Ограничения на BetterCloud:
- Има начален период на обучение, за да се запознаете с платформата BetterCloud.
- Някои потребители смятат, че работните процеси биха могли да бъдат по-добре адаптирани към техните специфични нужди.
Цени на BetterCloud:
- Свържете се с нас за цени
Оценки и рецензии за BetterCloud:
- G2: 4. 4/5 (340+ отзива)
- Capterra: 4/5 (27 отзива)
3. Workable
Workable е инструмент за автоматизация на офиса, предназначен за специалисти по подбор на персонал. Той автоматизира процеса на набиране на нови служители, тяхното въвеждане в работата и управлението им, което спестява време и намалява разходите.
Използвайте инструментите за плъзгане и пускане на Workable, за да създадете бързо страница за кариери, която да привлече висококвалифицирани кандидати. След това използвайте готовите шаблони за описание на длъжността, за да създадете описания на ролите. Инструментите за изкуствен интелект създават списък с кандидати, като търсят онлайн пасивни кандидати, които може да се интересуват от нови роли, както и кандидати, които са кандидатствали преди.
Автоматизирайте планирането на интервюта, след което оценявайте кандидатите, като събирате обратна връзка от екипа по наемане чрез платформата, което улеснява намирането на подходящия човек за работата.
Най-добрите функции на Workable:
- Публикувайте бързо и лесно обяви за работа в над 200 сайта, както и в социалните си медии.
- Съберете профили и контактни данни на кандидатите от социални мрежи като LinkedIn и Twitter.
- Попълвайте автоматично профилите на кандидатите, като използвате анализиране на автобиографии.
- Използвайте автоматизирани тестове за оценка, за да проверите дали кандидатите са подходящи за позицията.
- Накарайте новите служители да подписват документите електронно, а след това ги съхранявайте безопасно в системата.
Работни ограничения:
- Трябва да платите допълнително за премиум функции като оценки, изпращане на текстови съобщения чрез платформата и видео интервюта.
- Понякога данните за кандидатите не се обединяват безпроблемно от други приложения и трябва да се въвеждат ръчно.
Работещи цени:
- Стартово ниво: 149 $/месец за до 50 служители
- Стандартен: Започва от 299 $/месец за до 20 служители
- Premier: От 599 $/месец за до 20 служители
Оценки и рецензии за Workable:
- G2: 4,6/5 (над 400 отзива)
- Capterra: 4. 4/5 (430+ отзива)
4. Brevo
Този софтуер за автоматизация на офиса е CRM платформа, която опростява цикъла на продажбите и помага за привличането на клиенти. Изберете между маркетингова платформа, платформа за продажби, инструмент за транзакционни имейли и инструмент за разговори – или вземете всичките заедно в BrevoPlus.
Настройте автоматични съобщения, които се изпращат в подходящия момент. Например, имейл с добре дошли при регистрация, напомняне, когато клиент е изоставил количката си, или проверка, когато не сте ги виждали от известно време.
Автоматизирайте сегментирането, за да идентифицирате интересите, поведението и други качества на клиентите, така че да можете да персонализирате съдържанието и да изградите по-добри взаимоотношения. След това използвайте историята на покупките на клиента, за да препоръчате кръстосани и допълнителни продажби, с които да увеличите печалбите си.
Най-добрите функции на Brevo:
- Създавайте маркетингови кампании чрез имейл, SMS, WhatsApp или чат.
- Изпращайте до 300 имейла на ден с безплатния план
- Ако не искате да се абонирате за месечен план, закупете предплатени кредити, за да изпращате имейли, SMS-и и WhatsApp съобщения чрез плана „плащаш колкото ползваш“.
- Използвайте оценяване на потенциалните клиенти, за да идентифицирате най-добрите си потенциални клиенти, така че да можете да се съсредоточите върху сключването на сделката.
- Интегрирайте с повече от 150 други цифрови инструмента като Salesforce, Zendesk, Zapier, Shopify и WooCommerce.
Ограничения на Brevo:
- Brevo е подходящ за имейл маркетинг и съобщения, но не предлага маркетинг чрез социални медии.
- Вградените шаблони са донякъде ограничени, а някои от тях не са толкова атрактивни, колкото биха могли да бъдат.
Цени на Brevo:
- Безплатно: Безплатно
- Стартово ниво: От 25 $/месец за споделена пощенска кутия
- Бизнес: Започва от 65 $/месец за споделена пощенска кутия
- BrevoPlus: Свържете се с нас за цени
Оценки и отзиви за Brevo:
- G2: 4,5/5 (над 600 отзива)
- Capterra: 4,5/5 (над 1700 отзива)
5. Xero
Xero е счетоводен софтуер, който ви помага да се справите с всичко – от автоматичното създаване на фактури и деклариране на разходи до плащане на сметки, управление на паричния поток и генериране на отчети. Той се синхронизира с банката ви, така че цялата ви финансова информация е съгласувана и лесно достъпна с един поглед.
Софтуерът за проследяване на проекти ви помага да видите точно къде се намирате в дадена задача, от офертата до получаването на плащането. Можете също да плащате на екипа си, да съхранявате записи за заплатите и да изготвяте отчети за заплатите.
Този инструмент за автоматизация на офиса е предназначен предимно за физически лица и малки предприятия, но предлага и премиум пакет за по-големи компании.
Най-добрите функции на Xero:
- Приемайте плащания от клиентите си с дебитна или кредитна карта, директно от фактурата им.
- Импортирайте безопасно ежедневните транзакции от банковата си сметка в системата Xero.
- Използвайте облачното приложение Xero, за да проверявате финансовите си резултати, дори когато сте в движение.
- Поканете финансовия си екип (или полезен приятел, който се разбира от пари) да сътрудничи с вас в реално време, когато работите по сметките си.
Ограничения на Xero:
- За малките предприятия дори пакетът Xero Starter може да се окаже малко скъп за бюджета им.
- Тъй като той е базиран в облака, за достъп до него е необходима надеждна интернет връзка, което може да бъде проблем за бизнеса в по-отдалечени райони.
Цени на Xero:
- Стартово ниво: 25 $/месец
- Стандартен: 40 $/месец
- Премиум: 54 $/месец
Оценки и рецензии за Xero:
- G2: 4,3/5 (580+ отзива)
- Capterra: 4. 4/5 (над 2700 отзива)
6. Електронно снабдяване
e-Procure е проектиран да оптимизира и автоматизира покупките и продажбите за B2B компании. Изграден върху сигурна блокчейн мрежа, този софтуер за автоматизация на офиса свързва купувачи и доставчици по целия свят и им помага да правят бизнес.
Продавачите могат да създават интелигентен каталог с продукти или услуги в системата, както и да генерират и подават оферти, предложения или проекти. Купувачите могат да намират нови доставчици от цял свят и да управляват процеса на доставка чрез платформата. Когато сделката бъде сключена, процесът на плащане е сигурен и строго контролиран.
Най-добрите функции на e-Procure:
- Комуникирайте чрез платформата, договаряйте и управлявайте договори, плащайте или получавайте плащания.
- Провеждайте или участвайте в електронни търгове на живо на платформата e-Procure.
- Генерирайте отчети, за да анализирате и да получите по-добра представа за вашите B2B продажби.
- Наемете доверен експерт в различни области на бизнеса и доставките, когато имате нужда от съвет.
Ограничения на електронните обществени поръчки:
- Обработката на всички стъпки по една транзакция и преминаването през различните необходими одобрения може да отнеме известно време.
- Компанията все още няма достатъчно оценки, за да се прецени ефективността им.
Цени на e-Procure:
- Безплатно
Оценки и рецензии за e-Procure:
- G2: 4,8/5 (2 отзива)
- Capterra: 5/5 (1 отзив)
7. Coupa
Този инструмент за автоматизация на офиса ви помага да управлявате разходите на вашия бизнес, да спестявате пари и да намалявате риска. Неговата цел е да направи средните и големите организации по-устойчиви и печеливши, за да бъдат в добра позиция за растеж.
Coupa работи с различни проверени партньори, за да предлага на своите клиенти услуги, които оптимизират бизнес разходите – например технологични решения, системи за плащане или консултантски услуги по управление.
Най-добрите функции на Coupa:
- Интегрирайте планирането на ресурсите на предприятието си с Coupa, за да автоматизирате ръчните процеси и да подобрите финансовия си контрол.
- Накарайте доставчиците си да използват електронни фактури, след което ги плащайте автоматично и ги отчитайте в правилната сметка за разходи, като по този начин намалите времето, прекарано в обработката на фактури.
- Елиминирайте дублираните или фалшивите плащания на фактури с Spend Guard.
- Оптимизирайте процеса на доставки и проследявайте го в реално време, за да увеличите предварително одобрените разходи.
Ограничения на Coupa:
- Интеграциите не винаги протичат толкова гладко, колкото би трябвало, и разрешаването на евентуални проблеми може да отнеме известно време.
- Някои потребители, особено малките предприятия, считат цените на Coupa за малко високи за бюджета си.
Цени на Coupa:
- Свържете се с нас за цени
Оценки и рецензии за Coupa:
- G2: 4. 2/5 (350+ отзива)
- Capterra: 4. 2/5 (80+ отзива)
8. UiPath
UiPath използва роботизирана автоматизация на процесите и изкуствен интелект, за да автоматизира процесите и да ви даде поглед върху всички области на вашия бизнес.
Създавайте приложения с малко код или автоматизации, като просто записвате действията си на екрана и след това ги възпроизвеждате. Използвайте роботи, за да извличате данни от всички видове документи и след това да ги обработвате, така че просто трябва да ги валидирате или да се справите с изключенията, спестявайки време и пари и намалявайки грешките.
Вижте всичко на едно място, за да можете да го наблюдавате и управлявате, а след това да подобрите процесите, където е необходимо.
Най-добрите функции на UiPath:
- Възползвайте се от повече от 25 предварително създадени модели за машинно обучение за различни случаи на употреба.
- Обучете вашите роботи да ви уведомяват чрез Центъра за действия, когато се нуждаят от човешка намеса.
- Използвайте UiPath с вашите документи и таблици в Microsoft Office, Gmail и File Manager.
- Интегрирайте с SAP и Citrix за по-голяма продуктивност в цялата компания.
Ограничения на UiPath:
- Някои потребители биха искали да видят повече опции за интеграция с трети страни за този софтуер за автоматизация на офиса.
- Автоматизацията на базата на изображения може да бъде подобрена.
Цени на UiPath:
- Безплатно: Безплатно
- Предимство: Започва от 420 $/месец
- Предприятия: Свържете се с нас за цени
Оценки и отзиви за UiPath:
- G2: 4,6/5 (18 отзива)
- Capterra: 4,6/5 (над 700 отзива)
9. Envoy
Envoy е решение за работното място, което помага за оптимизиране на хибридните работни пространства и управление на посетителите.
Този инструмент за автоматизация на офиса позволява на хибридните служители да резервират бюрото, което желаят, според вида работа, която планират да извършват през деня – в зависимост от това дали основната им цел е да се концентрират или да работят в екип. Те могат също да резервират заседателни зали и да получават напомняне преди началото на срещата.
Проверете посетителите, преди да пристигнат, след което ги накарайте да се регистрират дигитално, като се съгласят с евентуални споразумения за неразкриване на информация или откази от права. Системата отпечатва бадж за посетители, а служителите домакини автоматично получават уведомление, за да могат да придружат своите гости.
Най-добрите функции на Envoy:
- Управлявайте резервациите на работни места и стаи за вашите служители, като получавате ясна представа за използването на пространството.
- Задайте критерии за достъп, за да защитите вашите служители и интелектуален капитал.
- Следете пощата и доставките с ясна отчетност и сигурно разпределение.
- Разберете кой се намира в сградата по всяко време с подробни анализи и отчети.
Ограничения на Envoy:
- Някои посетители може да не се чувстват комфортно с процеса на дигитално регистриране.
- В идеалния случай трябва да инвестирате в устройство като iPad за рецепцията – смартфонът е малко прекалено малък.
Цени на Envoy:
- Стандартен: 3 $/месец на потребител
- Премиум: 5 $/месец на потребител
Оценки и отзиви за Envoy:
- G2: 4,6/5 (над 490 отзива)
- Capterra: 4,8/5 (над 400 отзива)
10. Zapier
Zapier е добре известен с автоматизирането на връзките с приложения на трети страни и оптимизирането на работните процеси.
Автоматизирайте повтарящите се ръчни задачи, като свържете две или повече приложения и определите тригери и последващи действия, например актуализиране на контактните данни на клиент във вашата CRM система, когато той попълни формуляр за промяна на данните, или изпращане на приветствено имейл, когато се регистрира на вашия сайт.
Погрижете се за рутинните административни задачи по проектите и изпращайте актуализации за задачите и проектите. Сътрудничество между екипите – например между продажбите и маркетинга или между службата за поддръжка и ИТ отдела – с автоматизирани прехвърляния. А след това мащабирайте всичко в съответствие с растежа на вашия бизнес.
Най-добрите функции на Zapier:
- Използвайте инструмента „плъзгане и пускане“, за да създадете автоматизиран работен процес.
- Изберете от хиляди уеб услуги, за да свържете тези, от които се нуждаете, на различни платформи.
- Съхранявайте данните си в таблици, създадени за автоматизация, и консолидирайте актуализациите от всички свързани приложения.
- Насърчавайте сътрудничеството и контролирайте кой има достъп до какво с помощта на различни опции за споделяне и оторизация.
Ограничения на Zapier:
- Ако има проблеми с приложенията на трети страни, към които се свързвате, системата може временно да спре да работи.
- Безплатната версия ви ограничава до само 100 задачи на месец с едностъпкови автоматизации, което може да не е достатъчно за по-големи предприятия.
Цени на Zapier:
- Безплатно: Безплатно
- Стартово ниво: 19,99 $/месец на потребител
- Професионална версия: 49 $/месец на потребител
- Екип: 69 $/месец за неограничен брой потребители
- Компания: Свържете се с нас за цени
Оценки и рецензии за Zapier:
- G2: 4,5/5 (над 1100 отзива)
- Capterra: 4,7/5 (над 2700 отзива)
Спестете време и пари с най-добрия софтуер за автоматизация на офиса
Инструментите за автоматизация на офиса управляват отнемащите време повтарящи се задачи за вас, оптимизирайки работните ви процеси и освобождавайки ви за по-важна работа. Те минимизират човешките грешки, подобряват ефективността и производителността и помагат да направите както клиентите, така и персонала си щастливи, което в крайна сметка повишава печалбата ви.
Най-добрият софтуер за автоматизация на офиса за вашия бизнес ще ви предложи инструментите, от които се нуждаете, за да свържете точките между конкретните процеси във вашата компания. Той също така ще ви предостави информация, която ще ви помогне да направите необходимите корекции.
Макар да има много решения за автоматизация на офиса, едно от най-добрите е ClickUp. ClickUp е универсално решение, което ви помага да управлявате по-добре всеки аспект от вашия бизнес, като опростява и рационализира всички ваши офис процеси. ✨
Регистрирайте се безплатно в ClickUp още днес!