Quản lý dự án là xương sống của các nhóm thành công, đặc biệt là trong phát triển phần mềm, CNTT và môi trường Agile. Nhưng bằng cách nào đó, một bản cập nhật bị bỏ lỡ hoặc một vấn đề bị bỏ qua có thể làm hỏng toàn bộ quy trình làm việc của bạn.
Với gần 88 triệu vai trò quản lý dự án dự kiến sẽ cần trên toàn thế giới, các công cụ chúng ta sử dụng để quản lý dự án trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Jira vẫn là lựa chọn hàng đầu để theo dõi các vấn đề và quản lý quy trình làm việc nhanh nhẹn, nhưng sức mạnh thực sự nằm ở cách bạn sử dụng nó.
Mẫu quản lý dự án Jira phù hợp có thể hợp lý hóa sự hợp tác, cải thiện hiển thị và giúp nhóm của bạn luôn đồng bộ. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá những mẫu tốt nhất mà bạn có thể sử dụng.
Chúng tôi cũng sẽ giới thiệu các mẫu ClickUp để bạn có thể so sánh ClickUp và Jira trong thời gian thực và chọn mẫu phù hợp nhất cho trường hợp sử dụng của mình.
Điều gì tạo nên một mẫu quản lý dự án Jira tốt?
Mẫu quản lý dự án Jira mạnh mẽ giúp các nhóm nhanh chóng bắt đầu với quy trình công việc, loại vấn đề và trạng thái sẵn sàng, được điều chỉnh cho Agile hoặc Scrum. Các trường và màn hình tùy chỉnh chỉ thu thập dữ liệu chính xác, giúp mọi thứ đơn giản và tập trung.
Các mẫu hiệu quả cũng kết nối trơn tru với các công cụ hiện có của bạn. Với tích hợp Jira liền mạch, bạn có thể đưa vào các mã commit, hỗ trợ vé và bản phát hành, giúp mọi người cập nhật thông tin mà không cần phải chuyển đổi giữa nhiều ứng dụng.
Vì vậy, khi sử dụng mẫu quản lý dự án Jira, bạn có thể:
- Khởi chạy các dự án mới với các loại vấn đề, quy trình công việc và quyền truy cập được cấu hình sẵn
- Giữ kế hoạch sprint và sắp xếp công việc tồn đọng nhất quán trong toàn nhóm
- Tự động hóa quá trình chuyển đổi, thông báo và báo cáo để giảm công việc thủ công
- Tích hợp kho lưu trữ mã, đường ống DevOps và công cụ trò chuyện để cập nhật thời gian thực
- Điều chỉnh trường, màn hình hoặc trạng thái mà không cần xây dựng lại từ đầu
Chọn mẫu phù hợp là chìa khóa để tiết kiệm thời gian và giảm lỗi — ngoài ra, nếu Jira không đáp ứng tất cả nhu cầu của bạn, còn có rất nhiều lựa chọn thay thế Jira đáng tin cậy để khám phá.
10 mẫu Jira cho các nhóm Agile
Phần mềm Jira phát huy hết tác dụng khi kết hợp với các mẫu có thể tùy chỉnh phù hợp với quy trình làm việc của nhóm và tăng khả năng hiển thị. Mẫu quản lý dự án Jira phù hợp giúp loại bỏ việc phỏng đoán, giúp bạn dễ dàng theo dõi tiến độ và quản lý công việc.
Cho dù bạn là quản lý dự án, Scrum master hay nhà phát triển, các mẫu này có thể giúp nhóm của bạn phối hợp nhịp nhàng và dự án tiến triển thuận lợi.
1. Mẫu quản lý dự án
Mẫu quản lý dự án Jira cung cấp bảng sẵn sàng sử dụng để theo dõi công việc, thời hạn và tài nguyên — không cần thiết lập thủ công. Với các loại vấn đề, quy trình công việc và quyền truy cập được cấu hình sẵn, bạn có thể bắt đầu sprint ngay lập tức.
Tự động hóa tích hợp xử lý cập nhật ưu tiên, phân công công việc cho thành viên nhóm và đánh dấu các mục quá hạn, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ công việc nào.
Nó cũng cho phép bạn hợp nhất các bản cập nhật tiến độ từ các nhà phát triển và các bên liên quan vào một báo cáo trạng thái dự án rõ ràng.
🎯 Lý tưởng cho: Các nhà quản lý dự án và nhóm phát triển phần mềm cần mẫu quản lý dự án Jira sẵn sàng để hợp lý hóa việc lập kế hoạch và theo dõi.
👀 Bạn có biết? Một nghiên cứu cho thấy 26,5% dự án CNTT là nguyên nhân chính dẫn đến chi phí vượt quá ngân sách, với mỗi dự án chi phí gấp đôi so với ước tính ban đầu.
2. Mẫu Scrum
Được thiết kế cho các nhóm Scrum, Mẫu Jira Scrum cấu trúc việc sắp xếp công việc tồn đọng, lập kế hoạch sprint và họp đứng. Với bảng sprint được tạo sẵn, bạn có thể kéo các vấn đề vào sprint, ước tính điểm câu chuyện và theo dõi biểu đồ burndown mà không cần cấu hình thêm.
Các cảnh báo tự động giúp các nhà phát triển và Scrum master luôn cập nhật tiến độ và các trở ngại của sprint. Bạn cũng có thể sử dụng nó để ghi lại các yêu cầu, trường hợp thử nghiệm và quyết định với tài liệu dự án tích hợp.
🎯 Lý tưởng cho: Các chuyên gia Scrum và nhóm phát triển phần mềm dựa vào các nghi thức Scrum và cần mẫu Jira Scrum sẵn sàng sử dụng.
📮 ClickUp Insight: 15% nhân viên lo lắng tự động hóa có thể đe dọa một phần công việc của họ, nhưng 45% cho rằng tự động hóa sẽ giúp họ tập trung vào công việc có giá trị cao hơn. Câu chuyện đang thay đổi — tự động hóa không thay thế vai trò, mà là định hình lại vai trò để mang lại tác động lớn hơn.
Ví dụ: trong quá trình ra mắt sản phẩm, AI Agents của ClickUp có thể tự động hóa việc phân công nhiệm vụ và nhắc nhở thời hạn, đồng thời cung cấp thông tin cập nhật trạng thái theo thời gian thực để các nhóm không phải theo dõi thông tin cập nhật và tập trung vào chiến lược. Đó là cách các nhà quản lý dự án trở thành nhà lãnh đạo dự án!
💫 Kết quả thực tế: Lulu Press tiết kiệm 1 giờ mỗi ngày cho mỗi nhân viên bằng cách sử dụng Tự động hóa ClickUp — giúp tăng 12% hiệu quả công việc.
3. Mẫu theo dõi dự án
Quên việc phải xoay xở giữa các bảng tính và chủ đề Slack đi — Mẫu theo dõi dự án Jira cung cấp cho bạn một bảng để theo dõi công việc, dòng thời gian và các yếu tố cản trở trong bối cảnh.
Với các loại vấn đề và mức độ ưu tiên được tích hợp sẵn, bạn có thể phát hiện những vấn đề đang bị bỏ sót (và ai đang bị quá tải) trước khi mọi thứ trở nên rối loạn.
🎯 Lý tưởng cho: Các nhà quản lý dự án và nhóm phần mềm cần một nguồn thông tin duy nhất để theo dõi tiến độ công việc, phát hiện các điểm nghẽn và quản lý các ưu tiên.
4. Mẫu lộ trình dự án
Ra mắt trong quý 4? Tuyển dụng trong quý 2? Mẫu lộ trình dự án Jira vạch ra các cột mốc quan trọng, các yếu tố phụ thuộc và các phần thay đổi trên một dòng thời gian được chia sẻ — để mọi người đều có thể thấy phần việc của mình kết nối với bức tranh tổng thể, không cần phải tìm kiếm hay tổ chức các cuộc họp về trạng thái.
🎯 Lý tưởng cho: Các nhà quản lý sản phẩm, quản lý dự án và nhóm phát triển phần mềm cần một lộ trình chiến lược, trực quan để hướng dẫn lập kế hoạch và thực hiện dài hạn.
👀 Bạn có biết? Gần 60% quản lý dự án xử lý từ hai đến năm dự án cùng lúc, trong khi 15% giám sát hơn mười dự án cùng lúc. Nếu quản lý dự án của bạn không được lên kế hoạch tốt, đó sẽ là công thức dẫn đến thảm họa.
5. Mẫu kế hoạch cấp cao nhất
Quá nhiều bộ phận di chuyển trong quá nhiều nhóm? Mẫu kế hoạch cấp cao nhất của Jira thêm một lớp sáng kiến trên các epic, cho bạn chế độ xem toàn cảnh công việc trải rộng trên nhiều dự án.
Liên kết các nỗ lực có liên quan, theo dõi tiến độ giữa các bộ phận và phát hiện những vấn đề bị đình trệ — tất cả trong một kế hoạch năng động.
Khi các nhóm cập nhật các vấn đề trong Jira, bức tranh tổng thể sẽ tự động cập nhật, giúp lãnh đạo có được thông tin chi tiết theo thời gian thực mà không cần phải liên hệ với năm người để cập nhật thông tin.
🎯 Lý tưởng cho: Các nhà quản lý chương trình, PMO và các nhóm doanh nghiệp cần chế độ xem tập trung để điều chỉnh chiến lược, theo dõi các phụ thuộc và đảm bảo các sáng kiến mang lại giá trị kinh doanh.
6. Mẫu lịch trình dự án
Mẫu Lịch trình dự án Jira giúp bạn kiểm soát khi quản lý các thời hạn trùng nhau và thay đổi ưu tiên. Các công việc và cột mốc xuất hiện trong chế độ xem dòng thời gian, với các trường được điền sẵn cho ngày bắt đầu, ngày kết thúc và người được giao.
Mọi thứ được tổng hợp vào lịch trình kiểu Gantt mà bạn có thể điều chỉnh theo sự phát triển của kế hoạch. Các cảnh báo tích hợp nhắc nhở các thành viên trong nhóm về những việc cần làm tiếp theo, để mọi việc diễn ra suôn sẻ mà không có sự xáo trộn vào phút chót.
🎯 Lý tưởng cho: Các nhà quản lý dự án, nhóm Agile và trưởng nhóm phát triển phần mềm cần một công cụ chính xác, dựa trên dòng thời gian để lập kế hoạch, điều chỉnh và truyền đạt lịch trình dự án.
🧠 Thông tin thú vị: Biểu đồ Gantt, hiện được sử dụng phổ biến để theo dõi lịch trình dự án, được Henry Gantt phát minh vào khoảng năm 1910–1915 và lần đầu tiên được sử dụng tại Hoa Kỳ theo yêu cầu của Tướng William Crozier, một sĩ quan pháo binh trong Thế chiến thứ nhất.
7. Mẫu kiểm soát quy trình
Bạn mệt mỏi vì phải bắt đầu lại từ đầu với mỗi dự án? Mẫu kiểm soát quy trình Jira hợp lý hóa quy trình làm việc của bạn bằng cách tập trung việc lập kế hoạch công việc, sắp xếp thứ tự ưu tiên và quản lý đường ống vào một nơi.
Với bảng Kanban tích hợp, dòng thời gian kiểu Gantt, quy trình công việc có thể tùy chỉnh và tự động hóa không cần mã, nó giúp các nhóm — từ nhân sự đến CNTT — quản lý các quy trình lặp lại một cách hiệu quả.
Cho dù bạn đang xử lý phê duyệt tài liệu, triển khai chính sách hay đánh giá sáng tạo, mẫu này đảm bảo tính nhất quán và giảm chi phí thủ công.
🎯 Lý tưởng cho: Các nhóm trong bộ phận nhân sự, CNTT, tài chính và sáng tạo muốn chuẩn hóa quy trình công việc lặp lại, đơn giản hóa quy trình phê duyệt và duy trì quy trình hoạt động trơn tru.
8. Mẫu theo dõi công việc
Mẫu theo dõi công việc Jira biến Jira thành trung tâm chỉ huy của dự án, nơi các công việc và trở ngại xuất hiện theo thời gian thực.
Bằng cách thu thập tất cả các chi tiết — trường tùy chỉnh, tệp đính kèm, ưu tiên — đảm bảo mọi người đều có cùng thông tin và tiến độ dự án luôn hiển thị.
Hãy coi nó như la bàn của dự án, hướng dẫn nhóm của bạn vượt qua rừng rậm công việc mà không bị lạc hướng.
🎯 Lý tưởng cho: Các nhóm Agile, quản lý dự án và nhóm quản lý dịch vụ khách hàng cần một cách đơn giản để theo dõi các công việc hàng ngày và ngăn chặn sự chậm trễ.
9. Mẫu Bảng dự án
Mẫu Bảng dự án Jira cung cấp cho nhóm của bạn một cách trực quan, rõ ràng để theo dõi công việc — chẳng hạn như các cột "Việc cần làm", "Đang tiến hành" và "Đã hoàn thành"
Mọi người đều có thể xem tình hình công việc trong nháy mắt, giúp dễ dàng phát hiện các điểm nghẽn và thay đổi ưu tiên ngay lập tức.
Dòng thời gian, bảng điều khiển và báo cáo tích hợp sẵn giúp bạn phân bổ tài nguyên một cách thông minh và giữ cho dự án tiến triển suôn sẻ. Sự nhất quán này giúp giảm thiểu sai sót và giữ cho toàn bộ nhóm đồng bộ.
🎯 Lý tưởng cho: Các nhà quản lý dự án và nhóm phát triển phần mềm cần hiển thị rõ ràng luồng công việc, các phụ thuộc và tình trạng dự án tổng thể.
10. Mẫu báo cáo dự án
Mẫu báo cáo dự án Jira cung cấp cho bạn định dạng sẵn sàng để cung cấp các bản cập nhật rõ ràng, đáng tin cậy mà các bên liên quan có thể tin tưởng.
Với các phần dành cho trạng thái dự án, dòng thời gian, bảng điều khiển và báo cáo chi tiết, nó giúp bạn tổng hợp các bản tóm tắt điều hành, mục tiêu và rủi ro thành một bản tóm tắt ngắn gọn, dễ hiểu.
Điều đó có nghĩa là ít phỏng đoán hơn và trách nhiệm rõ ràng hơn trên toàn bảng.
🎯 Lý tưởng cho: Các nhà quản lý dự án, PMO và các bên liên quan cần báo cáo nhất quán, dựa trên dữ liệu để đưa ra quyết định và giữ cho dự án đi đúng hướng.
Giới hạn của Jira
Mặc dù Jira rất mạnh mẽ trong việc theo dõi vấn đề và quy trình làm việc Agile, nhưng nó có một số giới hạn quan trọng có thể ảnh hưởng đến việc quản lý dự án rộng hơn:
- Thiết lập và cấu hình phức tạp: Cài đặt mở rộng và quy trình làm việc tùy chỉnh có thể khiến các nhóm quá tải và khó duy trì
- Quản lý tài nguyên và sức chứa: Không có tính năng tích hợp để phân bổ sức chứa của nhóm, theo dõi tình trạng sẵn sàng hoặc tổng hợp điểm câu chuyện so với khối lượng công việc, giới hạn khả năng lập kế hoạch hiệu quả
- Quản lý danh mục đầu tư và ngân sách: Thiếu các công cụ gốc để giám sát nhiều dự án một cách chiến lược và không hỗ trợ theo dõi ngân sách hoặc chi phí, buộc phải phụ thuộc vào các công cụ bên ngoài
- Khoảng trống trong trực quan hóa: Không cung cấp chế độ xem dòng thời gian hoặc lộ trình toàn diện ngay từ đầu, khiến việc xem toàn bộ phạm vi dự án và các giai đoạn kế hoạch trở nên khó khăn hơn
- Tổng hợp dữ liệu và báo cáo: Tóm tắt các chỉ số cấp dự án thường yêu cầu plugin, và các báo cáo tích hợp sẵn có thể cảm thấy cứng nhắc
- Giới hạn hợp tác: Các công cụ giao tiếp bị giới hạn, buộc các nhóm phải sử dụng các ứng dụng riêng biệt
- Thách thức về phụ thuộc: Cấu hình tùy chỉnh có thể tạo ra các phụ thuộc không mong muốn, ảnh hưởng đến quy trình làm việc
Mẫu Jira thay thế
Nếu sự cứng nhắc của Jira đang cản trở bạn, ClickUp là một phần mềm quản lý dự án đáng tin cậy để xem xét. Đây là ứng dụng tất cả trong một cho công việc kết hợp quản lý dự án, quản lý kiến thức và trò chuyện — tất cả đều được hỗ trợ bởi AI giúp bạn làm việc nhanh hơn và thông minh hơn.
Hãy cùng xem một số mẫu quản lý dự án nổi bật của ClickUp:
1. Mẫu quản lý dự án ClickUp
Mẫu Quản lý Dự án ClickUp cung cấp cho bạn một không gian làm việc tập trung, rõ ràng cho kế hoạch dự án của bạn. Chia các sáng kiến thành các giai đoạn: "Lập kế hoạch", "Đang tiến hành" và "Hoàn thành" để xem trạng thái thời gian thực.
Với năm chế độ xem tích hợp (Danh sách, Bảng, Gantt, Dòng thời gian, Lịch), bạn có thể chuyển đổi giữa chi tiết nhiệm vụ và lộ trình cấp cao ngay lập tức. Tài liệu ClickUp tích hợp giúp các yêu cầu và ghi chú luôn phù hợp với ngữ cảnh, còn Tự động hóa ClickUp kích hoạt nhắc nhở hoặc phân công lại các nhiệm vụ quá hạn để tránh tắc nghẽn.
Mẫu này cho phép bạn:
- Xác định các giai đoạn dự án với các Trường Tùy chỉnh được cấu hình sẵn cho ưu tiên, ngày đáo hạn và người được giao
- Phân công công việc và theo dõi trạng thái trong thời gian thực trên nhiều chế độ xem
- Liên kết các yêu cầu và ghi chú cuộc họp qua ClickUp Docs tích hợp để đảm bảo tính rõ ràng theo ngữ cảnh
- Tự động hóa nhắc nhở công việc, cập nhật trạng thái và kiểm tra định kỳ để hợp lý hóa quy trình làm việc
- Hình dung các mối phụ thuộc và dòng thời gian với chế độ xem Gantt hoặc Dòng thời gian để phát hiện rủi ro trong lịch trình
🎯 Lý tưởng cho: Các nhà quản lý dự án và nhóm phát triển phần mềm cần một công cụ quản lý dự án có thể thích ứng để tổ chức các giai đoạn, theo dõi các phụ thuộc và duy trì sự minh bạch cho các bên liên quan.
2. Mẫu kế hoạch quản lý dự án cấp cao của ClickUp
Việc lập kế hoạch tổng thể trở nên đơn giản hơn với Mẫu kế hoạch quản lý dự án cấp cao ClickUp. Mẫu này cho phép bạn đặt mục tiêu hàng quý hoặc hàng năm, gắn thẻ KPI cho chúng, sau đó kết nối tất cả các phần chuyển động trở lại các mục tiêu đó.
Cho dù bạn đang điều phối một sáng kiến nhỏ hay một dự án ra mắt toàn công ty, mẫu này sẽ giúp bạn hiển thị mọi thứ và theo dõi tiến trình mà không phải đau đầu với việc thiết lập phức tạp như thường lệ. Nó giống như bạn đang nhìn toàn cảnh chu kỳ của dự án từ trên cao.
Sử dụng mẫu này để:
- Chia dự án thành các giai đoạn với các trạng thái tùy chỉnh như Việc cần làm, Đang tiến hành và Đã triển khai
- Thu thập thông tin quan trọng bằng năm Trường Tùy chỉnh (Sao chép Giai đoạn, Người phê duyệt, Nhóm dự án, Hoàn thành, Giai đoạn thiết kế)
- Theo dõi tất cả các kết quả công việc tại một nơi với Chế độ xem Danh sách kết quả công việc
- Tạo dòng thời gian chi tiết với ngày bắt đầu và ngày kết thúc cho từng công việc trong Chế độ xem Dòng thời gian
- Phác thảo các kết quả cần đạt được dưới dạng công việc và theo dõi tiến độ với chế độ xem Bảng kiểu Kanban
🎯 Lý tưởng cho: Các nhà quản lý dự án và nhóm cần một cách hợp lý để lập kế hoạch, trực quan hóa và theo dõi mọi giai đoạn của các dự án phức tạp.
3. Mẫu dòng thời gian quản lý dự án ClickUp
Việc xây dựng dòng thời gian dự án từ đầu có thể khiến bạn cảm thấy quá tải, đặc biệt là khi thời hạn đến gần và công việc thay đổi.
Mẫu Bảng trắng Dòng thời gian dự án ClickUp đơn giản hóa việc này bằng cách hiển thị mọi nhiệm vụ và cột mốc trên một bảng trắng tương tác duy nhất.
Bạn sẽ có được một hình ảnh trực quan dễ hiểu, giúp theo dõi tiến độ, phát hiện các điểm nghẽn trước khi chúng làm ảnh hưởng đến lịch trình và truyền đạt thông tin cập nhật một cách rõ ràng đến các bên liên quan. Điều chỉnh thời lượng và các yếu tố phụ thuộc ngay lập tức để dự án của bạn luôn đi đúng hướng.
Sử dụng mẫu này để:
- Phân công công việc và đặt ngày đáo hạn để phân định trách nhiệm rõ ràng
- Đánh dấu các cột mốc quan trọng trên dòng thời gian để làm nổi bật các sự kiện và thời hạn quan trọng
- Hình dung toàn bộ dự án của bạn trên một bảng trắng để phát hiện sự chậm trễ và rủi ro
- Điều chỉnh thời lượng và sự phụ thuộc của công việc trong thời gian thực để giữ cho dòng thời gian chính xác
- Tự động hóa các đánh giá định kỳ để đảm bảo lịch trình của bạn luôn phù hợp với mục tiêu
🎯 Lý tưởng cho: Các nhà quản lý dự án và nhóm Agile cần một cách dễ dàng để tạo, theo dõi và điều chỉnh dòng thời gian dự án.
4. ClickUp Project Manager – Mẫu tuyên bố mục đích
Tuyên bố mục đích của dự án hoạt động như một bản thiết kế, đảm bảo các bên liên quan hiểu rõ mục tiêu, mục đích và vai trò của mình ngay từ ngày đầu tiên. Mẫu Tuyên bố mục đích của ClickUp Project Manager tập hợp tất cả những thông tin này vào một tài liệu duy nhất, cho phép bạn phác thảo tên dự án, dòng thời gian và kết quả mong đợi mà không cần phải làm lại từ đầu.
Trạng thái Tùy chỉnh và Trường Tùy chỉnh giúp bạn theo dõi tiến độ của từng mục tiêu, trong khi các chế độ xem tích hợp sẵn — Danh sách, Gantt, Khối lượng công việc, Lịch — giúp mọi thứ luôn được sắp xếp gọn gàng.
Với mẫu này, bạn có thể:
- Xác định rõ mục tiêu, mục đích và phạm vi dự án để thống nhất toàn bộ nhóm
- Phác thảo vai trò và trách nhiệm để mọi người đều biết nhiệm vụ của mình
- Đặt dòng thời gian và cột mốc để theo dõi tiến độ và duy trì trách nhiệm giải trình
- Cộng tác trong thời gian thực với phản hồi bình luận, tự động hóa và thông tin chi tiết từ AI
🎯 Lý tưởng cho: Các nhà quản lý dự án, trưởng nhóm và PMO cần một công cụ ngắn gọn, tiêu chuẩn hóa để truyền đạt tầm nhìn dự án, phân công vai trò và theo dõi mục tiêu một cách hiệu quả.
5. Mẫu lịch trình quản lý dự án ClickUp
Mẫu Lịch trình Quản lý Dự án ClickUp tạo ra một dòng thời gian rõ ràng cho mỗi công việc, đảm bảo thời hạn được tuân thủ và nguồn lực được phân bổ hiệu quả.
Cho dù bạn đang quản lý triển khai dịch vụ tài chính hay dự án quản lý dịch vụ chung, mẫu này sẽ giúp mọi người phối hợp nhịp nhàng và hoàn thành công việc đúng hạn.
Sử dụng mẫu này để:
- Phác thảo mục tiêu, thời hạn và kết quả mong đợi trong một danh sách có cấu trúc để giám sát rõ ràng
- Đặt trạng thái tùy chỉnh (Hoàn thành, Trì hoãn, Đang tiến hành, Đang chờ xử lý, Việc cần làm) để theo dõi tiến độ công việc
- Theo dõi các chỉ số như Người đóng góp, Trưởng nhóm, Mức độ vấn đề, Tỷ lệ tiến độ và Giai đoạn dự án bằng Trường tùy chỉnh
- Xác định và quản lý rủi ro dự án với Chế độ xem Vấn đề rủi ro và theo dõi trạng thái công việc với Chế độ xem Bảng trạng thái
- Hình dung dòng thời gian dự án với chế độ xem Gantt và Dòng thời gian
- Tự động hóa thông báo về thời hạn sắp đến và đánh giá lịch trình định kỳ để tránh sự chậm trễ
🎯 Lý tưởng cho: Các nhà quản lý dự án và trưởng nhóm cần một lịch trình chặt chẽ để quản lý thời hạn trong bất kỳ mẫu dự án nào.
📚 Cũng nên đọc: Mẫu lịch trình dự án miễn phí trong Excel và ClickUp
6. Mẫu điều lệ dự án ClickUp
Mẫu điều lệ dự án giúp bất kỳ nhà quản lý dự án nào duy trì sự tổ chức và tiến độ ngay từ đầu. Và Mẫu Điều lệ Dự án ClickUp cung cấp tổng quan ngắn gọn về các mục tiêu của dự án và đảm bảo các bên liên quan và thành viên nhóm luôn thống nhất về các mục tiêu.
Nó đảm bảo các công việc được phân công và theo dõi hiệu quả, cho phép giao tiếp và hợp tác minh bạch hơn thông qua tài liệu ClickUp tập trung.
Mẫu này cho phép bạn:
- Cung cấp tổng quan ngắn gọn về mục tiêu và mục đích của dự án để có sự rõ ràng ngay lập tức
- Điều chỉnh các thành viên trong nhóm và các bên liên quan về vai trò, kết quả mong đợi và tiêu chí thành công
- Phân công và theo dõi công việc thông qua Trạng thái tùy chỉnh để đảm bảo trách nhiệm giải trình
- Tập trung các tài liệu, ghi chú và tài nguyên dự án để hợp tác liền mạch
- Đặt cột mốc và theo dõi tiến độ bằng chế độ xem Gantt và Lịch tích hợp
🎯 Lý tưởng cho: Các nhà quản lý dự án và PMO cần tài liệu có cấu trúc, hợp tác để khởi động các dự án với phạm vi rõ ràng và sự thống nhất giữa các bên liên quan.
7. Mẫu chặn lịch ClickUp
Lịch trình rõ ràng giúp nhóm của bạn tập trung và đảm bảo mọi công việc đều được chú ý đúng mức. Mẫu Chặn Lịch Trình ClickUp giúp bạn lập bản đồ cho ngày hoặc tuần của mình trong một không gian làm việc trung tâm — cài đặt ưu tiên, phát hiện các phụ thuộc và sắp xếp công việc thành các khối thời gian dễ quản lý.
Trạng thái và Trường Tùy chỉnh giúp việc theo dõi tiến độ và tình trạng sẵn sàng trở nên đơn giản, giúp bạn tránh tình trạng lên lịch quá nhiều và mọi người đều biết ai đang làm việc gì và khi nào.
Sử dụng mẫu này để:
- Lập kế hoạch lịch trình nhanh chóng bằng cách phân công công việc cho các khối thời gian cụ thể
- Hiểu rõ các mối phụ thuộc và trình tự của các công việc để tránh xung đột
- Sắp xếp các khối công việc theo danh mục, địa điểm hoặc mức độ ưu tiên để rõ ràng hơn
- Tạo biểu đồ trực quan về cách bạn sử dụng thời gian để tăng năng suất
- Tránh tình trạng lịch trình quá tải và tạo không gian cho các khoảng nghỉ và thay đổi bất ngờ
🎯 Lý tưởng cho: Trưởng nhóm, quản lý dự án và các chuyên gia bận rộn cần một hệ thống đáng tin cậy để sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc và duy trì lịch trình hàng ngày cân bằng.
📚 Đọc thêm: Cách tạo lịch trình tổng thể để quản lý dự án
8. Mẫu báo cáo trạng thái dự án điều hành ClickUp
Giữ các bên liên quan trong vòng kết nối và báo hiệu rủi ro sớm là chìa khóa để duy trì tiến độ. Mẫu báo cáo trạng thái dự án điều hành ClickUp giúp bạn dễ dàng chia sẻ cập nhật nhanh, nêu bật các trở ngại trước khi chúng trở thành vấn đề lớn hơn và phát hiện các lĩnh vực cần cải thiện.
Bạn cũng có thể hiển thị rõ ràng ngân sách và dòng thời gian — tất cả ở một nơi. Việc tập trung các yếu tố cần thiết giúp các nhóm duy trì sự thống nhất và tập trung vào các mục tiêu thực sự quan trọng.
Sử dụng mẫu này để:
- Tạo các bản cập nhật ngắn gọn để các bên liên quan luôn được thông báo về tiến độ dự án
- Nhận thông tin sớm về rủi ro và thách thức thông qua các chỉ số theo thời gian thực
- Xác định các khu vực cần cải thiện quy trình để tối ưu hóa quy trình làm việc
- Cung cấp khả năng hiển thị minh bạch về ngân sách và dòng thời gian tổng thể của dự án
- Tổng hợp trạng thái công việc (Hoàn thành, Đang tiến hành, Sắp tới, Đã ngừng) để có cái nhìn tổng quan nhanh chóng
🎯 Lý tưởng cho: Các giám đốc điều hành cấp cao, PMO và nhà tài trợ dự án cần báo cáo trạng thái hợp lý, dựa trên dữ liệu để duy trì sự kiểm soát và sự thống nhất giữa các sáng kiến.
9. Mẫu quản lý dự án Agile Scrum của ClickUp
Mẫu quản lý dự án ClickUp Agile Scrum giúp tăng tốc chu kỳ phát triển phần mềm của bạn bằng cách hợp lý hóa việc sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc và theo dõi sprint.
Bảng Kanban trực quan và chế độ xem Dòng thời gian tăng cường sự hợp tác và tính minh bạch, đảm bảo mỗi sprint mang lại giá trị. Tự động hóa xử lý các cập nhật thường xuyên, cho phép các nhóm tập trung vào việc viết mã.
Mẫu này giúp bạn hoàn thành công việc nhanh hơn và ít lỗi hơn bằng cách tập trung hóa kế hoạch sprint và các chỉ số tiến độ.
Sử dụng mẫu này để:
- Xác định và theo dõi các sprint bằng cách sử dụng các trạng thái tích hợp sẵn như Đang mở, Đang xem xét và Sẵn sàng triển khai
- Quản lý công việc với Trường Tùy chỉnh để hiển thị ưu tiên và loại mục
- Tối ưu hóa quy trình làm việc với các chế độ xem Danh sách, Bảng, Quy trình và Bảng
- Sử dụng dòng thời gian và bảng Kanban để theo dõi tiến độ sprint và xác định các điểm nghẽn
- Tự động hóa cập nhật công việc và thông báo để giảm thiểu việc theo dõi thủ công
🎯 Lý tưởng cho: Scrum master, nhóm Agile và nhóm phát triển phần mềm đang tìm kiếm một công cụ quản lý dự án toàn diện để hợp lý hóa việc lập kế hoạch và thực hiện sprint.
🧠 Thông tin thú vị: Khung Scrum được sử dụng trong phát triển phần mềm hiện đại được lấy cảm hứng từ bài báo của Hirotaka Takeuchi và Ikujiro Nonaka trên tạp chí Harvard Business Review năm 1986, “The New New Product Development Game” (Trò chơi phát triển sản phẩm mới), trong đó so sánh các nhóm linh hoạt với một đội bóng bầu dục đang di chuyển bóng cùng nhau.
10. Mẫu theo dõi cuộc họp ClickUp
Việc theo dõi các cuộc họp sẽ hiệu quả nhất khi bạn có một không gian duy nhất, được tổ chức để lưu trữ chương trình nghị sự, quyết định và các hoạt động tiếp theo.
Mẫu theo dõi cuộc họp ClickUp tạo ra trung tâm điều phối bằng cách ghi lại mọi thứ theo thời gian thực.
Bằng cách này, mọi người tham gia sẽ ngay lập tức hiểu rõ trách nhiệm của mình, các mục hành động cần thiết được ghi lại một cách đáng tin cậy, giúp mọi người luôn được cập nhật thông tin và dự án tiến triển mà không có bất kỳ sơ suất nào.
Mẫu này cho phép bạn:
- Chuẩn bị chương trình làm việc chi tiết và danh sách các mục chương trình trước
- Theo dõi các mục hành động và chỉ định công việc tiếp theo sau mỗi cuộc họp
- Ghi chú cuộc họp, người tham dự và quyết định vào một hồ sơ tập trung
- Xem các cuộc họp trong chế độ xem Bảng, Cuộc họp hoặc Lịch để tham khảo nhanh
- Tự động hóa các nhắc nhở và phụ thuộc công việc để đảm bảo theo dõi kịp thời
🎯 Lý tưởng cho: Trưởng nhóm, quản lý dự án và các nhóm đa chức năng tổ chức các cuộc họp định kỳ và cần một cách đáng tin cậy để ghi lại các quyết định và mục hành động.
Cần thêm tài nguyên quản lý dự án? Chúng tôi có sẵn cho bạn ✨
Chọn ClickUp: Giải pháp thay thế tốt nhất cho các mẫu quản lý dự án Jira
Mẫu quản lý dự án Jira được xây dựng tốt có thể mang lại cấu trúc cho các sprint, yêu cầu dịch vụ và dự án phức tạp, giúp các nhóm duy trì sự thống nhất và theo dõi tiến độ với ít nỗ lực thủ công hơn. Từ lập kế hoạch sprint đến báo cáo cho các bên liên quan, thiết lập phù hợp hỗ trợ hiển thị và cộng tác.
Tuy nhiên, Jira cũng có những giới hạn. Cấu hình phức tạp, thiếu tính năng lập kế hoạch tài nguyên tích hợp và phụ thuộc vào plugin để báo cáo có thể làm chậm tiến độ của các nhóm, đặc biệt là ngoài lĩnh vực kỹ thuật.
Mặt khác, ClickUp cung cấp các mẫu linh hoạt, bảng điều khiển trực quan và các công cụ gốc để theo dõi thời gian, mục tiêu và quản lý khối lượng công việc. Nó được thiết kế cho toàn bộ nhóm, không chỉ dành cho các nhà phát triển.
Bạn đang tìm cách quản lý công việc thông minh hơn? Hãy dùng thử ClickUp ngay hôm nay và hợp lý hóa toàn bộ quy trình làm việc của dự án.