Bỏ qua các vấn đề về hiệu suất của nhân viên có thể cản trở năng suất, tinh thần của nhóm và thành công trong kinh doanh.
Một hạn chót bị bỏ lỡ ở đây, một nhân viên không nhiệt tình ở đó, tất cả đều tích tụ lại và có thể dẫn đến tỷ lệ nghỉ việc cao, mất doanh thu và sự phát triển bị đình trệ.
Tốt hơn là sử dụng các Kế hoạch cải thiện hiệu suất (PIP) có cấu trúc để giải quyết các vấn đề sớm, đặt ra kỳ vọng rõ ràng và cho nhân viên cơ hội công bằng để cải thiện.
Chúng tôi đã liệt kê 10 ví dụ PIP thực tế để giúp bạn giải quyết các vấn đề về hiệu suất kém, đặt mục tiêu có thể đo lường được và thúc đẩy sự cải thiện có ý nghĩa.
⏰ Tóm tắt 60 giây
- Kế hoạch cải thiện hiệu suất là một phương pháp có cấu trúc để giúp nhân viên cải thiện các lĩnh vực quan trọng trước khi thực hiện các hành động chính thức.
- Chúng tôi đã phác thảo 10 ví dụ PIP thực tế bao gồm các vấn đề như: không tuân thủ thời hạn, năng suất thấp, hợp tác kém và vi phạm chính sách.
- Một PIP thành công phải xác định nguyên nhân gốc rễ, đặt ra các mục tiêu rõ ràng, có thể đo lường được, đồng thời cung cấp hỗ trợ và trách nhiệm giải trình liên tục.
- Tránh hoàn toàn việc áp dụng Kế hoạch Cải thiện Hiệu suất (PIP) là điều có thể thực hiện được thông qua quản lý chủ động, kỳ vọng rõ ràng và phản hồi xây dựng.
- ClickUp giúp hợp lý hóa việc theo dõi hiệu suất, cài đặt mục tiêu và trách nhiệm của nhóm, đảm bảo nhân viên luôn đi đúng hướng trước khi các vấn đề về hiệu suất leo thang.
Kế hoạch cải thiện hiệu suất là gì?
Kế hoạch cải thiện hiệu suất là một khung cấu trúc được chuẩn bị bởi các nhà quản lý và lãnh đạo nhân sự để giúp nhân viên giải quyết các vấn đề về hiệu suất. Kế hoạch này bao gồm các bước hành động để cải thiện tiêu chuẩn hiệu suất, dòng thời gian tiến độ, các cột mốc cải thiện và các cuộc kiểm tra thường xuyên với các mục tiêu rõ ràng, có thể đo lường được.
Ngược lại với một số quan niệm sai lầm, PIP không phải là công cụ để ép nhân viên rời khỏi công ty mà là một nguồn lực để hướng dẫn họ cải thiện.
Dưới đây là một ví dụ về kế hoạch cải thiện hiệu suất:
Tại sao bạn nên lập kế hoạch cải thiện hiệu suất?
Khi các vấn đề về hiệu suất không được giải quyết trong thời gian quá dài, chúng có thể gây rối loạn nhóm và giảm năng suất. Thay vì chờ đợi cho đến khi vấn đề trở nên nghiêm trọng, kế hoạch cải thiện hiệu suất cung cấp một phương pháp tiếp cận có cấu trúc và chủ động. Nó cho phép các nhà quản lý thiết lập lộ trình cải thiện rõ ràng đồng thời duy trì sự tham gia của nhân viên.
Một kế hoạch cải thiện hiệu suất (PIP) giúp:
- 🔍 Xác định nguyên nhân gốc rễ: Xác định chính xác các rào cản gây ra vấn đề hiệu suất thay vì chỉ giải quyết triệu chứng
- ✅ Tạo trách nhiệm: Xác định các bước hành động để nhân viên chịu trách nhiệm về sự phát triển của mình
- 📊 Giảm sự thiên vị trong quyết định: Cung cấp tiến độ được ghi chép rõ ràng thay vì dựa vào ý kiến chủ quan
- 😊 Cải thiện tinh thần nhóm: Giúp nhân viên gặp khó khăn thành công và ngăn ngừa sự oán giận từ những nhân viên có hiệu suất cao
- 🎯 Tăng cường huấn luyện: Khuyến khích các nhà quản lý hướng dẫn nhân viên thay vì chỉ đánh giá kết quả
🧠 Bạn có biết? Nghiên cứu cho thấy rằng nhân viên có kỹ năng và kinh nghiệm tốt hơn giúp tăng doanh thu kinh doanh lên đến 50%.
10 ví dụ về kế hoạch cải thiện hiệu suất để giúp nhân viên gặp khó khăn thay đổi
Một số vấn đề về hiệu suất cần được huấn luyện, trong khi những vấn đề khác cần có kế hoạch cải thiện có cấu trúc. Dưới đây là 10 ví dụ về khung quản lý hiệu suất trong thế giới thực để giúp giải quyết các thách thức phổ biến của nhân viên với các bước hành động rõ ràng và mục tiêu có thể đo lường được.
Mỗi ví dụ bao gồm:
- Tình huống/bối cảnh: Vấn đề hiệu suất là gì?
- Nguyên nhân có thể xảy ra: Tại sao vấn đề này lại phát sinh?
- Các bước hành động và dòng thời gian: Cách khắc phục, thời hạn và cách theo dõi tiến độ
Ví dụ #1: Liên tục không tuân thủ thời hạn
⛳ Tình huống
Một nhân viên liên tục nộp công việc muộn, gây ra sự chậm trễ và ảnh hưởng đến năng suất của nhóm. Vấn đề này đã tồn tại trong ba tháng và hơn 60% công việc nhập dữ liệu được giao và các mục hành động khác đã bị treo trong hơn một tháng. Điều này đã dẫn đến các dự án bị đình trệ, chất lượng kém và khối lượng công việc thêm cho các thành viên khác trong nhóm.
😦 Nguyên nhân có thể
- Không xác định rõ thứ tự ưu tiên: Nhân viên không xác định được công việc nào là khẩn cấp nhất, dẫn đến chậm trễ các thời hạn quan trọng.
- Đánh giá thấp thời lượng công việc: Họ cho rằng mình có nhiều thời gian hơn thực tế
- Thiếu theo dõi tiến độ có cấu trúc: Công việc chồng chất mà không được xem xét thường xuyên
🏁 Các bước hành động và dòng thời gian
1. Đặt ra các ưu tiên và thời hạn công việc rõ ràng (Ngày 1-3)
- Giải pháp: Tổ chức cuộc họp riêng để xem xét tất cả các công việc đang chờ xử lý và các hạn chót sắp tới. Gán mức độ ưu tiên cho từng công việc bằng cách sử dụng Ma trận Eisenhower để làm rõ những việc cần làm trước tiên
- Kỳ vọng: Nhân viên sẽ hoàn thành ít nhất 80% công việc ưu tiên cao trong thời gian 30 ngày đầu tiên.
2. Theo dõi thời gian hoàn thành công việc ước lượng so với thực tế (Tuần 1-2)
- Giải pháp: Yêu cầu nhân viên ghi lại thời gian ước lượng và thời gian thực tế dành cho công việc trong hai tuần. Xác định các mẫu mà họ đánh giá thấp thời gian cần thiết và điều chỉnh chiến lược kế hoạch cho phù hợp
- Kỳ vọng: Vào cuối tuần thứ 2, nhân viên phải hoàn thành công việc trong vòng 10% thời gian ước lượng để cải thiện độ chính xác
3. Thực hiện các buổi kiểm tra hàng tuần và đặt hạn chót trước (Tuần 2-4)
- Giải pháp: Áp dụng thời hạn nội bộ liên tục — mỗi thời hạn quan trọng sẽ có kiểm tra nội bộ 48 giờ trước khi nộp/gửi bài
- Mục tiêu: Số lần vi phạm thời hạn phải giảm ít nhất 50% trong tháng đầu tiên
Ví dụ #2: Vấn đề chất lượng liên tục
⛳ Tình huống
Một nhân viên liên tục nộp công việc có lỗi, không nhất quán hoặc thiếu chi tiết, dẫn đến phải làm lại và dự án bị trì hoãn. Trong ba tháng qua, tỷ lệ lỗi đã vượt quá 30%, đòi hỏi các quản lý và thành viên nhóm phải thường xuyên sửa chữa.
😦 Nguyên nhân có thể
- Thiếu chú ý đến chi tiết: Nhân viên làm việc vội vàng mà không kiểm tra lại công việc của mình
- Tiêu chuẩn chất lượng không rõ ràng: Các kỳ vọng về độ chính xác và tính nhất quán không được xác định rõ ràng
- Quy trình đánh giá không hiệu quả: Không có cách thức có hệ thống để phát hiện và sửa lỗi trước khi nộp bài
🏁 Các bước hành động và dòng thời gian
1. Thiết lập danh sách kiểm tra chất lượng (Ngày 1-5)
- Giải pháp: Xác định các tiêu chuẩn chất lượng không thể thương lượng và tạo danh sách kiểm tra công việc cụ thể mà nhân viên phải tuân thủ trước khi nộp công việc
- Kỳ vọng: Tỷ lệ lỗi phải giảm 20% trong vòng 30 ngày đầu tiên khi nhân viên hình thành thói quen tự đánh giá
2. Thực hiện các phiên đánh giá đồng cấp (Tuần 1-4)
- Giải pháp: Chỉ định một đồng nghiệp làm cố vấn hoặc người đánh giá chất lượng để kiểm tra công việc của nhân viên trước khi nộp/gửi bài cuối cùng. Luân phiên người đánh giá để đảm bảo có nhiều góc nhìn khác nhau
- Kỳ vọng: Đến tuần thứ 4, nhân viên phải sửa ít nhất 70% lỗi trước khi công việc được chuyển đến quản lý
3. Theo dõi và giảm lỗi trong 60 ngày
- Giải pháp: Thiết lập một vòng phản hồi có cấu trúc với các cuộc kiểm tra hai tuần một lần để thảo luận về tiến độ, xác định các vấn đề lặp lại và củng cố các kỹ thuật đảm bảo tính chính xác
- Kỳ vọng: Tỷ lệ lỗi của nhân viên phải giảm 50% trong vòng 60 ngày. Nếu lỗi vẫn tiếp diễn, hãy đánh giá lại chương trình đào tạo hoặc sự phù hợp của vai trò
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng Mẫu danh sách kiểm tra chất lượng của ClickUp để phác thảo các bước kiểm tra chất lượng và xác định các điểm kiểm tra rõ ràng. Điều này sẽ chuẩn hóa việc kiểm tra chất lượng, phân công trách nhiệm giải quyết lỗi và đảm bảo mọi sản phẩm đều đáp ứng kỳ vọng trước khi nộp/gửi.
Ví dụ #3: Thiếu sự hợp tác trong các dự án nhóm
⛳ Tình huống
Một nhân viên gặp khó khăn trong việc làm việc hiệu quả trong nhóm, dẫn đến việc chuyển giao công việc bị bỏ sót, thông tin truyền đạt không rõ ràng và căng thẳng gia tăng giữa các đồng nghiệp. Các công việc đòi hỏi sự phối hợp giữa các bộ phận thường bị trì hoãn và các thành viên trong nhóm cảm thấy thất vọng vì phải bù đắp cho sự thiếu phối hợp này.
😦 Nguyên nhân có thể
- Kỹ năng giao tiếp kém: Nhân viên không chia sẻ hiệu quả các thông tin cập nhật hoặc mối quan tâm
- Miễn cưỡng chia sẻ trách nhiệm: Họ thích làm việc một mình hoặc do dự trong việc phân công công việc
- Vai trò và kỳ vọng không rõ ràng: Họ không hiểu đầy đủ những gì cần thiết để chuyển giao công việc suôn sẻ
🏁 Các bước hành động và dòng thời gian
1. Thiết lập danh sách kiểm tra chất lượng (Ngày 1-5)
- Giải pháp: Xác định các tiêu chuẩn chất lượng không thể thương lượng và tạo danh sách kiểm tra công việc cụ thể mà nhân viên phải tuân thủ trước khi nộp công việc
- Kỳ vọng: Tỷ lệ lỗi phải giảm 20% trong vòng 30 ngày đầu tiên khi nhân viên hình thành thói quen tự đánh giá
2. Thực hiện các phiên đánh giá đồng cấp (Tuần 1-4)
- Giải pháp: Chỉ định một đồng nghiệp hoặc người đánh giá chất lượng để kiểm tra công việc của nhân viên trước khi nộp/gửi bài cuối cùng. Luân phiên người đánh giá để đảm bảo có nhiều góc nhìn khác nhau
- Kỳ vọng: Đến tuần thứ 4, nhân viên phải sửa ít nhất 70% lỗi trước khi công việc được chuyển đến quản lý
3. Theo dõi và giảm lỗi trong 60 ngày
- Giải pháp: Thiết lập một vòng phản hồi có cấu trúc với các cuộc kiểm tra hai tuần một lần để thảo luận về tiến độ, xác định các vấn đề lặp lại và củng cố các kỹ thuật đảm bảo tính chính xác
- Kỳ vọng: Tỷ lệ lỗi của nhân viên phải giảm 50% trong vòng 60 ngày. Nếu lỗi vẫn tiếp diễn, hãy đánh giá lại chương trình đào tạo hoặc vai trò phù hợp của nhân viên
Ví dụ #4: Vấn đề liên tục về sự chuyên cần hoặc tính đúng giờ
⛳ Tình huống
Một nhân viên thường xuyên đi làm muộn hoặc nghỉ việc mà không báo trước, làm gián đoạn lịch trình của nhóm và trì hoãn công việc. Trong tháng qua, hồ sơ chấm công của họ cho thấy giờ làm việc không ổn định, dẫn đến lo ngại về độ tin cậy và phân phối khối lượng công việc.
😦 Nguyên nhân có thể
- Vấn đề cá nhân: Những thách thức bên ngoài công việc ảnh hưởng đến sự sẵn sàng của họ
- Thiếu động lực: Họ không thấy tác động của sự đúng giờ đối với nhóm
- Lịch trình kém: Quản lý thời gian kém hiệu quả dẫn đến chậm trễ trong việc bắt đầu ngày làm việc
🏁 Các bước hành động và dòng thời gian
1. Tiến hành cuộc họp riêng (Tuần 1)
- Giải pháp: Ngồi xuống với nhân viên để thảo luận về thói quen đi làm và phát hiện bất kỳ trở ngại cá nhân hoặc nghề nghiệp nào. Sử dụng cuộc họp này để đặt ra kỳ vọng rõ ràng và thống nhất một kế hoạch cải thiện có cấu trúc
- Mục tiêu: Đến cuối tuần 1, nhân viên phải có hiểu biết rõ ràng về các yêu cầu về sự có mặt và các biện pháp khắc phục
2. Yêu cầu ghi chép thời gian hàng ngày (Tuần 2-4)
- Giải pháp: Yêu cầu nhân viên ghi lại thời gian đến và nghỉ giải lao hàng ngày trong bốn tuần. Khuyến khích theo dõi có cấu trúc và xem xét tiến độ bằng cách sử dụng các mẫu cải tiến quy trình có thể cung cấp một cách hệ thống hơn để giám sát các điều chỉnh và đảm bảo cải tiến lâu dài
- Mục tiêu: Đến tuần thứ 4, các xu hướng nên cho thấy ít nhất 50% giảm thiểu số lần đến muộn
3. Sử dụng nhắc nhở lịch trình và kiểm tra trách nhiệm của nhóm (Liên tục)
- Giải pháp: Thiết lập nhắc nhở tự động trước giờ làm việc của nhân viên và áp dụng hệ thống kiểm tra theo nhóm để tăng cường trách nhiệm. Khuyến khích họ chủ động liên lạc nếu dự kiến sẽ đến muộn
- Kỳ vọng: Nhân viên cần thể hiện sự cải thiện đều đặn về tỷ lệ tham gia trong vòng 30 ngày và thông báo trước về bất kỳ trường hợp vắng mặt không thể tránh khỏi
📖 Đọc thêm: Mẫu kế hoạch cải thiện hiệu suất (PIP)
Ví dụ #5: Giao tiếp kém với khách hàng
⛳ Tình huống
Một nhân viên gặp khó khăn trong giao tiếp với khách hàng, dẫn đến hiểu lầm, kỳ vọng không phù hợp và xung đột tiềm ẩn. Trong hai tháng qua, phản hồi của khách hàng đã nêu rõ các vấn đề như giải thích không rõ ràng, thời gian phản hồi chậm và khó giải quyết các vấn đề một cách hiệu quả.
😦 Nguyên nhân có thể
- Thiếu đào tạo kỹ năng mềm: Nhân viên có thể không biết cách điều hướng các cuộc hội thoại chuyên nghiệp một cách hiệu quả
- Hướng dẫn giao tiếp không rõ ràng: Họ có thể không tuân theo cách tiếp cận có cấu trúc trong tương tác với khách hàng
- Rào cản văn hóa: Sự khác biệt trong phong cách giao tiếp có thể ảnh hưởng đến sự rõ ràng
🏁 Các bước hành động và dòng thời gian
1. Tham gia các khóa đào tạo để nâng cao kỹ năng giao tiếp (Tuần 1-2)
- Giải pháp: Cung cấp chương trình đào tạo kỹ năng mềm có cấu trúc, tập trung vào kỹ năng lắng nghe tích cực, duy trì giọng điệu chuyên nghiệp và xử lý các cuộc hội thoại khó khăn. Các phiên phản hồi thường xuyên và thực hành quản lý hiệu suất liên tục có thể giúp củng cố các kỹ năng này theo thời gian, đảm bảo sự cải thiện ổn định trong các tương tác với khách hàng
- Kỳ vọng: Đến tuần thứ 2, nhân viên phải thể hiện sự tự tin và cách tiếp cận có tổ chức hơn khi nói chuyện với khách hàng
2. Thực hành các cuộc gọi và bài thuyết trình mô phỏng (Tuần 2-4)
- Giải pháp: Tiến hành các bài tập đóng vai hàng tuần, trong đó nhân viên xử lý các tình huống khách hàng giả định. Ghép họ với một người cố vấn để quan sát các tương tác với khách hàng thực tế và cung cấp phản hồi
- Mục tiêu: Đến tuần thứ 4, nhân viên cần thể hiện sự cải thiện rõ rệt về tính rõ ràng, sự tự tin và khả năng phản hồi
3. Đánh giá sự cải thiện bằng phản hồi của khách hàng (Ngày thứ 30 trở đi)
- Giải pháp: Thu thập các khảo sát mức độ hài lòng của khách hàng hoặc biểu mẫu phản hồi để theo dõi những thay đổi trong hiệu quả giao tiếp. Nếu các vấn đề lặp đi lặp lại vẫn còn, hãy đánh giá lại các chiến lược đào tạo
- Kỳ vọng: Vào ngày thứ 30, phản hồi của khách hàng phải cho thấy sự cải thiện ít nhất 20% về điểm số hài lòng liên quan đến sự rõ ràng trong giao tiếp
Ví dụ #6: Lạm dụng quyền hạn hoặc quản lý quá chi tiết
⛳ Tình huống
Một quản lý cấp trung thường xuyên can thiệp vào công việc của nhóm, xem xét các chi tiết nhỏ, làm lại công việc hoặc yêu cầu cập nhật liên tục, điều này làm chậm tiến độ và khiến nhân viên nản lòng. Thay vì trao quyền cho nhóm, họ lại tạo ra các trở ngại và sự phụ thuộc, dẫn đến tinh thần làm việc thấp, quản lý thời gian kém và năng suất giảm.
😦 Nguyên nhân có thể
- Thiếu niềm tin: Người quản lý tin rằng nhân viên không thể hoàn thành công việc chất lượng nếu không được giám sát liên tục
- Hiểu sai vai trò của người quản lý: Họ nghĩ rằng "quản lý" có nghĩa là kiểm soát từng chi tiết thay vì hướng dẫn nhóm
- Sợ thất bại: Họ cảm thấy cá nhân chịu trách nhiệm cho mọi kết quả và bù đắp quá mức bằng cách tham gia quá sâu
🏁 Các bước hành động và dòng thời gian
1. Xác định ranh giới vai trò và mức độ tự chủ (Tuần 1-2)
- Giải pháp: Thiết lập các mức độ tự chủ rõ ràng cho từng thành viên trong nhóm, chỉ rõ công việc nào cần sự phê duyệt của quản lý và công việc nào không. Khuyến khích tinh thần trách nhiệm và quyền sở hữu trong nhóm để xây dựng lòng tin
- Kỳ vọng: Đến tuần thứ 2, người quản lý phải phân công thêm ít nhất 30% công việc mà không can thiệp trực tiếp
2. Giới hạn các cuộc họp kiểm tra tiến độ thành một lần mỗi tuần (Tuần 2-4)
- Giải pháp: Chuyển từ kiểm tra hàng ngày sang đánh giá tiến độ hàng tuần có cấu trúc để cho phép nhân viên làm việc độc lập trong khi vẫn giữ cho lãnh đạo được thông báo. Khuyến khích các nhà quản lý tập trung vào kết quả hơn là các chi tiết nhỏ
- Kỳ vọng: Đến tuần thứ 4, nhóm nên báo cáo ít sự gián đoạn hơn và cải thiện quyền sở hữu công việc
3. Thu thập phản hồi ẩn danh của nhóm (Tuần 6)
- Giải pháp: Tiến hành khảo sát phản hồi nhóm một cách bí mật để đánh giá mức độ cải thiện sự tham gia của người quản lý. Sử dụng các mẫu có cấu trúc, như các mẫu đánh giá hiệu suất, để hướng dẫn các cuộc thảo luận có ý nghĩa
- Mục tiêu: Đến tuần thứ 6, nhân viên nên báo cáo ít nhất 40% cải thiện về khả năng tự chủ trong ra quyết định
✨Thông tin thú vị: Bạn đã bao giờ nghe đến thuật ngữ "Helicopter Manager" (Quản lý trực thăng) chưa? Thuật ngữ này được dùng để chỉ những người liên tục giám sát nhân viên, kiểm tra công việc của họ vài phút một lần, sửa chữa quá mức những chi tiết nhỏ và khiến nhóm khó có thể làm việc độc lập. Tìm hiểu cách đối phó với sếp quản lý chi tiết trong blog này.
Ví dụ #7: Doanh số bán hàng hoặc hiệu suất phát triển kinh doanh thấp
⛳ Tình huống
Một nhân viên bán hàng liên tục không đạt chỉ tiêu, gặp khó khăn trong việc chốt giao dịch hoặc không theo dõi khách hàng tiềm năng, dẫn đến mất cơ hội doanh thu. Trong quý vừa qua, tỷ lệ chốt giao dịch của họ đã giảm xuống dưới 30%, thấp hơn nhiều so với mức trung bình của nhóm, cho thấy cần có sự can thiệp có tổ chức.
😦 Nguyên nhân có thể
- Kiến thức về sản phẩm không đủ: Họ không thể tự tin giải quyết các mối quan tâm của khách hàng
- Kỹ năng đàm phán yếu: Họ gặp khó khăn trong việc xử lý các phản đối và đóng giao dịch một cách hiệu quả
- Thiếu quy trình theo dõi: Các cơ hội tiềm năng không được nuôi dưỡng đúng cách, dẫn đến việc bỏ lỡ cơ hội
🏁 Các bước hành động và dòng thời gian
1. Cung cấp các phiên huấn luyện có mục tiêu (Tuần 1-2)
- Giải pháp: Ghép nhân viên với một cố vấn bán hàng cấp cao để huấn luyện thực tế về tương tác với khách hàng. Tập trung vào xử lý phản đối, định vị sản phẩm và kỹ thuật bán hàng tư vấn
- Kỳ vọng: Đến tuần thứ 2, họ phải thể hiện kiến thức sản phẩm vững vàng hơn và tự tin hơn trong các cuộc hội thoại bán hàng
2. Đặt mục tiêu tiếp cận hàng ngày (Tuần 2-4)
- Giải pháp: Thực hiện các mục tiêu tiếp cận cụ thể, chẳng hạn như 10 cuộc gọi và 15 email theo dõi mỗi ngày, để duy trì một đường ống ổn định. Liên kết các mục tiêu này với kết quả hiệu suất có thể đo lường được, củng cố việc cài đặt mục tiêu có cấu trúc để đánh giá hiệu suất và theo dõi tiến độ
- Mục tiêu: Đến tuần thứ 4, tính nhất quán trong hoạt động tiếp cận khách hàng cần được cải thiện, và tỷ lệ phản hồi cần tăng ít nhất 20%
3. Đánh giá lại hiệu suất bằng báo cáo tiến độ (từ ngày 30 trở đi)
- Giải pháp: Xem xét tỷ lệ chuyển đổi, tiến độ giao dịch và cơ hội bị mất bằng cách sử dụng báo cáo chi tiết về quy trình bán hàng. Nếu hiệu suất không được cải thiện, hãy tinh chỉnh chiến lược huấn luyện hoặc điều chỉnh kỳ vọng về vai trò
- Kỳ vọng: Đến ngày thứ 30, nhân viên bán hàng phải thể hiện sự gia tăng đáng kể trong số lượng giao dịch đã đóng và có nhiều khách hàng tiềm năng hơn
📖 Đọc thêm: Cách tạo báo cáo hiệu suất hiệu quả trong kinh doanh của bạn
Ví dụ #8: Vi phạm chính sách lặp đi lặp lại hoặc hành vi không chuyên nghiệp
⛳ Tình huống
Một nhân viên liên tục vi phạm quy tắc ứng xử của nhân viên (ví dụ: sử dụng internet cá nhân quá mức, trang phục không phù hợp tại nơi làm việc) hoặc thiếu tôn trọng đồng nghiệp, tạo ra môi trường làm việc tiêu cực. Mặc dù đã nhắc nhở bằng lời nói và áp dụng các biện pháp kỷ luật, hành vi này vẫn tiếp diễn, ảnh hưởng đến tinh thần và tính chuyên nghiệp của nhóm.
😦 Nguyên nhân có thể
- Sự thiếu cam kết: Họ cảm thấy không gắn kết với văn hóa công ty và kỳ vọng tại nơi làm việc
- Sự hiểu lầm về tiêu chuẩn làm việc: Họ có thể không biết về các chính sách cụ thể hoặc hiểu sai hướng dẫn
- Xung đột cá nhân: Căng thẳng với đồng nghiệp hoặc các vấn đề cá nhân có thể ảnh hưởng đến hành vi
🏁 Các bước hành động và dòng thời gian
1. Ghi chép các vi phạm cụ thể và thảo luận riêng tư (Tuần 1)
- Giải pháp: Ghi lại các ví dụ rõ ràng, dựa trên sự thật về các vi phạm chính sách và gặp riêng nhân viên để thảo luận về các vấn đề. Giải thích hành động của họ ảnh hưởng như thế nào đến nhóm và môi trường làm việc.
- Kỳ vọng: Đến tuần thứ 1, nhân viên phải nhận thức được vấn đề và cam kết thực hiện các hành động khắc phục
2. Làm rõ các kỳ vọng về chính sách (Tuần 2-4)
- Giải pháp: Chia sẻ bản tóm tắt bằng văn bản về các chính sách tại nơi làm việc, đảm bảo nhân viên hiểu rõ các kỳ vọng. Cung cấp đào tạo về ứng xử chuyên nghiệp và đạo đức tại nơi làm việc nếu cần thiết
- Kỳ vọng: Đến tuần thứ 4, cần có nỗ lực rõ rệt để điều chỉnh hành vi phù hợp với tiêu chuẩn của công ty
3. Theo dõi hành vi và đánh giá tiến độ trong 60 ngày
- Giải pháp: Theo dõi các mẫu hành vi đang diễn ra và thu thập phản hồi từ các thành viên trong nhóm để đánh giá sự cải thiện. Nếu vi phạm tiếp tục, hãy xem xét các biện pháp can thiệp bổ sung hoặc hành động kỷ luật
- Mục tiêu: Đến ngày thứ 60, nhân viên phải thể hiện sự tuân thủ nhất quán với các chính sách của công ty và hành vi chuyên nghiệp
Ví dụ #9: Khó thích nghi với công nghệ hoặc phần mềm mới
⛳ Tình huống
Một nhân viên gặp khó khăn mỗi khi công ty áp dụng phần mềm hoặc công cụ mới, dẫn đến việc dự án bị trễ hạn, quy trình làm việc chậm lại và các đồng nghiệp phải bù đắp công việc, từ đó gây ra sự thất vọng. Họ thường do dự khi sử dụng nền tảng mới, khiến việc triển khai toàn bộ trong nhóm bị trì hoãn.
😦 Nguyên nhân có thể
- Lo lắng về công nghệ: Sợ mắc lỗi hoặc không hiểu hệ thống
- Đào tạo không đủ: Thiếu hướng dẫn thực hành hoặc tài liệu hướng dẫn rõ ràng
- Sự kháng cự đối với thay đổi: Ưu tiên sử dụng các phương pháp cũ, ngay cả khi chúng kém hiệu quả hơn
🏁 Các bước hành động và dòng thời gian
1. Tổ chức các phiên đào tạo và video hướng dẫn (Tuần 1-2)
- Giải pháp: Cung cấp các phiên đào tạo tương tác, video hướng dẫn hoặc hướng dẫn từng bước để giúp nhân viên học hệ thống mới theo tốc độ của riêng họ. Đảm bảo họ có quyền truy cập vào các tài nguyên tự phục vụ để tham khảo
- Kỳ vọng: Đến tuần thứ 2, họ phải có thể sử dụng các hàm cơ bản một cách tự tin
2. Chỉ định một cố vấn kỹ thuật để hỗ trợ hàng ngày (Tuần 2-4)
- Giải pháp: Ghép nhân viên với một người cố vấn am hiểu công nghệ, có thể cung cấp hỗ trợ thực tế, khắc phục sự cố và củng cố các phương pháp hay nhất. Khuyến khích nhân viên báo cáo hàng ngày để làm rõ vấn đề nhanh chóng
- Mục tiêu: Đến tuần thứ 4, nhân viên nên thể hiện sự thoải mái và hiệu quả hơn khi sử dụng phần mềm
3. Đánh giá năng lực dựa trên tỷ lệ hoàn thành công việc (ngày thứ 45 trở đi)
- Giải pháp: Đánh giá mức độ hiệu quả của nhân viên trong việc hoàn thành các công việc liên quan đến phần mềm so với trước đây. Nếu tiến độ chậm, hãy cung cấp thêm đào tạo hoặc điều chỉnh kỳ vọng
- Kỳ vọng: Đến ngày thứ 45, tỷ lệ hoàn thành công việc phải cải thiện ít nhất 30%, cho thấy sự gia tăng trình độ thành thạo
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng Mẫu lộ trình công nghệ của ClickUp để đánh giá tình hình công nghệ hiện tại, lập kế hoạch các giai đoạn triển khai và đặt các cột mốc rõ ràng để áp dụng thành công.
Ví dụ #10: Sự phát triển nghề nghiệp bị đình trệ hoặc vai trò bị trì trệ
⛳ Tình huống
Một nhân viên đã ngừng tiến độ trong vai trò của mình, thể hiện sự thiếu nhiệt tình đối với những thách thức mới hoặc cơ hội phát triển kỹ năng. Họ thực hiện công việc một cách đầy đủ nhưng thiếu sự tham gia, sáng kiến, đào tạo lãnh đạo hoặc động lực để đảm nhận thêm trách nhiệm.
😦 Nguyên nhân có thể
- Thiếu sự rõ ràng về lộ trình sự nghiệp: Họ không thấy tương lai của mình trong công ty
- Burnout: Họ cảm thấy mệt mỏi về mặt tinh thần, dẫn đến sự mất động lực
- Không được công nhận: Nỗ lực của họ không được chú ý, khiến họ cảm thấy sự phát triển không được đền đáp xứng đáng
🏁 Các bước hành động và dòng thời gian
1. Thiết lập kế hoạch phát triển cá nhân với các mục tiêu SMART (Tuần 1-2)
- Giải pháp: Làm việc với nhân viên để tạo ra một kế hoạch phát triển cá nhân bao gồm các mục tiêu SMART (Cụ thể, Có thể đo lường, Có thể đạt được, Có liên quan, Có thời hạn) gắn liền với vai trò của họ. Tập trung vào việc xây dựng kỹ năng, cơ hội lãnh đạo hoặc tham gia vào dự án mới
- Kỳ vọng: Đến tuần thứ 2, họ phải có kế hoạch phát triển có cấu trúc với các bước hành động rõ ràng
2. Cung cấp cơ hội quan sát công việc hoặc đào tạo chéo (Tuần 2-6)
- Giải pháp: Áp dụng chương trình quan sát công việc, cố vấn hoặc đào tạo chéo giữa các bộ phận khác nhau để mở rộng bộ kỹ năng của nhân viên và khơi dậy sự tham gia của họ. Cung cấp cơ hội tiếp xúc với các con đường sự nghiệp tiềm năng trong công ty
- Kỳ vọng: Đến tuần thứ 6, nhân viên phải báo cáo sự gia tăng lãi suất đối với sự tiến bộ trong sự nghiệp và phát triển kỹ năng
3. Xem lại tiến độ và điều chỉnh kế hoạch phát triển (Tháng 3)
- Giải pháp: Tiến hành cuộc thảo luận nghề nghiệp riêng tư sau ba tháng để xem xét tiến độ, giải quyết các trở ngại và điều chỉnh mục tiêu phát triển dựa trên lãi suất và hiệu suất của họ
- Kỳ vọng: Đến tháng thứ 3, họ phải thể hiện sự tham gia tích cực vào các sáng kiến xây dựng kỹ năng và tái cam kết với vai trò của mình
📖 Đọc thêm: Cách tìm kiếm người cố vấn nghề nghiệp để phát triển sự nghiệp
Cách tạo kế hoạch cải thiện hiệu suất trong 3 bước đơn giản
PIP phải cung cấp một lộ trình rõ ràng, nêu rõ những khó khăn mà nhân viên đang gặp phải, thành công trông như thế nào và cách họ sẽ đạt được thành công đó. Thực hiện ba bước có cấu trúc sau để xây dựng một kế hoạch hiệu quả.
1. Xác định vấn đề hiệu suất bằng các ví dụ cụ thể
Một PIP mơ hồ hoặc chung chung sẽ khiến nhân viên bối rối. Thay vào đó, hãy ghi lại các ví dụ rõ ràng, dựa trên thực tế về hiệu suất kém.
Cách thực hiện:
- Sử dụng dữ liệu định lượng: Thay vì "Thường xuyên không đạt hạn chót", hãy nói "Không đạt 5 trong 8 hạn chót trong quý 1"
- Tham khảo các đối tượng/kỳ/phiên bản cụ thể: Điều gì đã xảy ra, khi nào và nó ảnh hưởng đến nhóm như thế nào?
- Phù hợp với kỳ vọng của công ty: Liên kết vấn đề với trách nhiệm công việc hoặc chỉ số hiệu suất
Điều này đảm bảo không có sự mơ hồ về lý do tại sao PIP được tạo ra. Để hoàn thành việc này một cách hiệu quả, bạn có thể sử dụng hệ thống quản lý nhóm giúp bạn theo dõi các nhiệm vụ đã hoàn thành. Bạn có thể sử dụng nhiều tính năng ClickUp cùng lúc tại đây. Tính năng đầu tiên là Nhiệm vụ ClickUp.
Nhiệm vụ ClickUp
Với Nhiệm vụ ClickUp, bạn có thể:
- Giao công việc có thể thực hiện, rõ ràng và được xác định rõ ràng cho nhóm của bạn
- Theo dõi tiến độ công việc để hiểu hiệu suất của nhóm
- Lập kế hoạch, tổ chức và hợp tác liền mạch trong bất kỳ dự án nào
- Phân loại công việc theo mức độ ưu tiên và nhiệm vụ
- Liên kết các công việc liên quan và theo dõi tiến độ với Trạng thái tùy chỉnh
📮ClickUp Insight: Gần 60% nhân viên trả lời tin nhắn tức thì trong vòng 10 phút. Mặc dù những phản hồi nhanh chóng này thường được coi là hiệu quả, nhưng chúng làm gián đoạn sự tập trung và cản trở công việc chuyên sâu.
Tập trung các dự án, nhiệm vụ và chủ đề trò chuyện trong ClickUp để hợp lý hóa các tương tác và giảm chuyển đổi bối cảnh. Nhận thông tin bạn cần mà không phải hy sinh sự tập trung!
2. Đặt mục tiêu cải thiện thực tế và có thể đo lường được
Nếu không có các chỉ số thành công rõ ràng, cả nhân viên và người quản lý sẽ không biết khi nào tiến độ được thực hiện. Các mục tiêu phải có thể đạt được, có thời hạn và có thể đo lường được.
Cách thực hiện:
- Đồng bộ hóa kỳ vọng thông qua hướng dẫn, đào tạo hoặc điều chỉnh quy trình làm việc để loại bỏ rào cản.*
- Chia nhỏ mục tiêu thành các mốc kiểm tra 30, 60 hoặc 90 ngày để theo dõi tiến độ từng bước
- Sử dụng tiêu chí SMART—mục tiêu phải cụ thể, có thể đo lường, có thể đạt được, phù hợp và có thời hạn
ClickUp là ứng dụng công việc toàn diện giúp các nhà quản lý và chuyên gia hợp tác với nhóm của họ. Từ Quản lý nhiệm vụ và Tài liệu đến Mẫu và Trò chuyện, ứng dụng này có tất cả mọi thứ bạn cần trong một nơi.
Mục tiêu ClickUp
Bạn có thể sử dụng ClickUp Goals để thiết lập các tiêu chuẩn hiệu suất, theo dõi tiến độ với các mục tiêu có thể đo lường được và hiển thị các cải tiến đang diễn ra.
Nó giúp bạn chỉ định các mục tiêu cụ thể, đặt thời hạn và liên kết các công việc trực tiếp với mục tiêu hiệu suất của nhân viên, đảm bảo trách nhiệm giải trình ở mọi giai đoạn.
📌 Ví dụ: Nếu vấn đề là không tuân thủ thời hạn, mục tiêu rõ ràng có thể là: Tăng tỷ lệ hoàn thành nhiệm vụ từ 60% lên 90% trong vòng 60 ngày, với tiến độ hàng tuần được theo dõi qua ClickUp Goals.
3. Xác định hệ thống hỗ trợ và các biện pháp trách nhiệm giải trình
PIP không nên được coi là hình phạt — đó là nỗ lực hợp tác. Xác định ai chịu trách nhiệm theo dõi tiến độ và những nguồn lực nào sẽ được cung cấp để hỗ trợ.
Cách thực hiện:
- Ghi lại tiến độ tại một địa điểm trung tâm để theo dõi sự cải thiện theo thời gian
- Lên lịch các buổi kiểm tra định kỳ (hàng tuần hoặc hai tuần một lần) để hướng dẫn và phản hồi
- Chỉ định một người cố vấn hoặc quản lý để cung cấp hướng dẫn và điều chỉnh hướng đi
Điều này đảm bảo nhân viên không phải tự mò mẫm một mình mà có một hệ thống có cấu trúc để đào tạo và phát triển đúng cách.
4. Đánh giá hiệu suất thường xuyên dựa trên dữ liệu và phân tích
Theo dõi hiệu suất theo thời gian là khóa để xác định PIP có hiệu quả hay không. Đánh giá thường xuyên giúp điều chỉnh mục tiêu, cung cấp hỗ trợ bổ sung hoặc ghi nhận tiến độ.
Cách thực hiện:
- Điều chỉnh mục tiêu khi cần thiết dựa trên theo dõi tiến độ thời gian thực
- Đánh giá tiến độ tại mỗi cột mốc (30, 60, 90 ngày) để đảm bảo các cải tiến phù hợp với kỳ vọng
- Thu thập phản hồi từ đồng nghiệp, người hướng dẫn và quản lý để đánh giá các thay đổi về hành vi và hiệu suất
Bảng điều khiển ClickUp
Muốn có thông tin chi tiết về hiệu suất của nhóm theo thời gian thực?
Sử dụng Bảng điều khiển ClickUp để hiển thị xu hướng hiệu suất, theo dõi nhiệm vụ đã hoàn thành và nhiệm vụ đang chờ xử lý, đồng thời đảm bảo nhân viên luôn đi đúng hướng. Bảng điều khiển cung cấp thông tin chi tiết theo thời gian thực để bạn có thể đưa ra quyết định sáng suốt mà không cần quản lý chi tiết.
Tìm hiểu cách tạo Bảng điều khiển tùy chỉnh trong ClickUp!👇
Phần thưởng: Sử dụng mẫu PIP
Kế hoạch cải thiện hiệu suất chỉ hiệu quả nếu được cấu trúc, có thể theo dõi và định hướng mục tiêu.
Sử dụng Mẫu Kế hoạch Cải thiện Hiệu suất ClickUp để ghi lại các vấn đề hiệu suất chính, phác thảo các mục tiêu cải thiện có thể đo lường được và đo lường tiến độ hiệu suất của nhóm trong thời gian thực — tất cả trong một không gian làm việc tập trung
Các phương pháp hay nhất để duy trì động lực trong quá trình thực hiện kế hoạch cải thiện hiệu suất
Kế hoạch quản lý hiệu suất có thể là công cụ thúc đẩy tăng trưởng hoặc là tối hậu thư làm nản lòng nhân viên — tất cả phụ thuộc vào cách thức xây dựng và truyền đạt kế hoạch đó.
Nhân viên sẽ luôn gắn bó khi cảm thấy được hỗ trợ. Khóa là cân bằng giữa trách nhiệm và khuyến khích, đảm bảo PIP thúc đẩy cải thiện mà không tạo ra căng thẳng không cần thiết.
Dưới đây là một số điều cần làm và không nên làm để duy trì động lực của nhân viên trong suốt quá trình này:
| ✅ Việc cần làm | ❌ Những điều không nên làm |
| Tùy chỉnh Kế hoạch Cải thiện Hiệu suất (PIP) theo điểm mạnh của nhân viên. Định hướng các lĩnh vực cần cải thiện phù hợp với kỹ năng và lộ trình nghề nghiệp của nhân viên. | Tránh áp dụng phương pháp chung chung. Các PIP chung chung mang lại cảm giác vô nhân tính và không hiệu quả. |
| Tích hợp việc phát triển kỹ năng trong kỳ đánh giá. Cung cấp các công cụ, khóa học hoặc chương trình cố vấn để giúp nhân viên cảm thấy việc cải thiện là điều đáng làm. | Đừng chỉ tập trung vào việc khắc phục điểm yếu. Sự phát triển nên được xem như một cơ hội, không phải là hậu quả. |
| Đặt phản hồi trong bối cảnh tiến độ. Hãy nói, "Đây là cách chúng tôi sẽ giúp bạn cải thiện," thay vì "Đây là những gì bạn đã làm sai. " | Tránh nhắc lại những thất bại trong quá khứ. Giữ cho các cuộc thảo luận hướng tới tương lai và tập trung vào giải pháp. |
| Sử dụng biểu đồ, cột mốc hoặc trách nhiệm của đồng nghiệp để xử lý dữ liệu và duy trì sự đầu tư của nhân viên. | Đừng chỉ dựa vào việc kiểm tra. Nhân viên cũng nên theo dõi sự phát triển của bản thân. |
| Liên kết tiến độ của nhân viên với các phần thưởng có ý nghĩa. Các dự án mới, vai trò lãnh đạo hoặc sự công nhận sẽ thúc đẩy sự tham gia. | Đừng cho rằng động lực sẽ tự động xuất hiện. Nhân viên cần có động lực để duy trì cam kết. |
🧠 Bạn có biết? Một cuộc khảo sát của Gartner cho thấy 84% nhà tiếp thị gặp phải tình trạng "trì hoãn hợp tác" nghiêm trọng do công việc liên chức năng, dẫn đến giảm năng suất và gia tăng mâu thuẫn giữa các nhóm.
Dưới đây là cách ClickUp có thể giúp triển khai các phương pháp hay nhất:
- Giao tiếp hiệu quả: Chủ động trò chuyện với nhân viên để giải quyết các vấn đề cản trở họ. Sử dụng ClickUp Chat để khuyến khích họ qua trò chuyện cá nhân
- Cải thiện quản lý dự án: Sử dụng nhiều chế độ xem ClickUp, chẳng hạn như Biểu đồ Gantt, để trực quan hóa tiến độ của các dự án cải thiện của nhân viên
- Cải thiện quản lý thời gian: Tính năng Theo dõi thời gian dự án của ClickUp có thể giúp bạn xác định xu hướng năng suất của nhân viên. Sử dụng bộ hẹn giờ tích hợp để đo thời gian dành cho các công việc và sử dụng báo cáo được tạo tự động để phân tích phân bổ thời gian cho các công việc
- Đánh giá hiệu suất của nhân viên: Sử dụng ClickUp Brain để tạo báo cáo chi tiết về hiệu suất của nhân viên. Sau đó, trình bày các báo cáo này bằng ClickUp Docs và chia sẻ với nhân viên và người hướng dẫn của họ
Ngăn chặn các vấn đề về hiệu suất trước khi chúng xảy ra với ClickUp
Kế hoạch cải thiện hiệu suất không nên là bước đầu tiên trong quá trình nâng cao năng lực nhân viên. Kế hoạch này nên được áp dụng khi sự hỗ trợ và hướng dẫn liên tục không giải quyết triệt để các thách thức về hiệu suất. Tránh để đến giai đoạn này bằng cách cung cấp cho nhân viên những kỳ vọng rõ ràng, quy trình làm việc có cấu trúc và phản hồi liên tục ngay từ ngày đầu tiên.
Với ClickUp, các nhà quản lý có thể hợp lý hóa việc quản lý công việc, đặt ra các ưu tiên rõ ràng và theo dõi khối lượng công việc, đảm bảo các vấn đề hiệu suất cụ thể được giải quyết sớm.
✅ Quản lý công việc: Giao thời hạn, ưu tiên và trách nhiệm rõ ràng.
✅ Theo dõi mục tiêu: Đặt ra các mục tiêu có thể đo lường được để giữ cho nhân viên đi đúng hướng.
✅ Cộng tác thời gian thực: Sử dụng Bảng trắng và Tài liệu để đảm bảo sự rõ ràng.
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay và xây dựng một nhóm chủ động, hiệu suất cao!