Bạn có bao giờ cảm thấy một ngày của mình giống như một lọ dưa chua hỗn loạn, tràn ngập công việc và việc cần làm? Email liên tục xuất hiện như những con cá nhỏ điên cuồng, các cuộc họp quan trọng hiện ra như những quả dưa chua nặng nề, và danh sách việc cần làm của bạn cứ tăng lên như một núi dưa chuột trơn trượt.
Theo Báo cáo Xu hướng Ưu tiên của Reclaim AI, 98,2% người gặp khó khăn trong việc sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc. Trong một môi trường làm việc điển hình, nhân viên mất 4 giờ 32 phút mỗi tuần để sắp xếp lại thứ tự ưu tiên để hoàn thành những công việc chưa hoàn thành trong tuần!
Lý thuyết lọ dưa chua là một cách đơn giản và thú vị để khắc phục tình trạng này, kiểm soát danh sách việc cần làm và chinh phục một ngày mới.
Bài đăng trên blog này khám phá cách thức hoạt động của Lý thuyết lọ dưa chua và cách bạn có thể áp dụng nó trong công việc và cuộc sống riêng tư.
Lý thuyết Hũ Dưa Chua là gì?
Lý thuyết lọ dưa chua, còn được gọi là Lý thuyết xô đá hoặc Lý thuyết lọ cuộc đời, là một kỹ thuật quản lý thời gian sử dụng một phép ẩn dụ để mô tả cách chúng ta nên xếp hạng các công việc .
Chiếc lọ tượng trưng cho thời gian giới hạn trong một ngày của chúng ta, còn nội dung bên trong tượng trưng cho các công việc và hoạt động lấp đầy nó.
Các thành phần của hũ dưa chua
Đây là các đối tượng có kích thước khác nhau mà bạn có thể cho vào lọ trước khi nó đầy hoàn toàn:
- Đá: Chúng đại diện cho những công việc lớn và quan trọng trong cuộc sống của bạn, như làm việc trong một dự án lớn, dành thời gian cho gia đình hoặc đi khám bệnh
- Đá cuội: Đây là những công việc có kích thước trung bình, quan trọng nhưng không khẩn cấp, chẳng hạn như mua sắm, dọn dẹp nhà cửa hoặc trả lời email
- Cát: Đây là những công việc nhỏ, tầm thường và những thứ gây xao lãng có thể làm mất thời gian của bạn, như lướt mạng xã hội, liên tục kiểm tra tin tức hoặc nhận những cuộc điện thoại không dự kiến
- Nước: Một số biến thể bao gồm nước để biểu thị các hoạt động giải trí, cuộc sống cá nhân và thời gian nghỉ ngơi. Các công việc liên quan đến nước thường ít linh hoạt hơn. Ví dụ: tập thể dục và ngủ. Bạn không thể giảm thời lượng, ủy thác hoặc tránh chúng vì chúng rất cần thiết cho sức khỏe của bạn. Các công việc liên quan đến nước về cơ bản không liên quan đến công việc
Điều thú vị là, có thể có một số công việc thuộc cả hai loại cát và nước. Sự khác biệt chính phụ thuộc vào mức độ khẩn cấp/ưu tiên của chúng. Ví dụ, các cuộc điện thoại không có kế hoạch trước có thể thuộc cả hai loại cát và nước.
Cách để phân biệt chúng là kiểm tra mức độ quan trọng của chúng. Nếu cuộc gọi đến từ một nhân viên tiếp thị qua điện thoại, đó sẽ là cát (một sự phân tâm có mức độ ưu tiên thấp), nhưng nếu đó là cuộc gọi từ một thành viên gia đình đang cần giúp đỡ, đó sẽ là nước (một sự kiện có mức độ ưu tiên cao).
Ý tưởng chính đằng sau Lý thuyết lọ dưa chua là học cách sắp xếp thứ tự ưu tiên cho những công việc quan trọng và khẩn cấp nhất. Nếu bạn đổ nước và cát vào lọ trước, bạn sẽ khó có thể thêm đá và sỏi vào sau.
Nhưng bằng cách sắp xếp các mục lớn hơn (công việc quan trọng) lên trước, giống như bỏ những viên đá lớn vào lọ trước, chúng ta đảm bảo rằng vẫn có chỗ cho những thứ nhỏ hơn, ít quan trọng hơn (cát).
Lịch sử của Lý thuyết Hũ Dưa Chua
Được phát triển bởi Jeremy Wright vào năm 2002, Lý thuyết cuộc sống lọ dưa chua xuất hiện như một phản ứng hiện đại đối với những thách thức trong việc quản lý thời gian trong một thế giới ngày càng bận rộn.
Ý tưởng cốt lõi của lý thuyết này là thời gian là hữu hạn và cần được phân bổ chiến lược nếu chúng ta muốn tận dụng nó một cách tối đa. Ý tưởng này phù hợp với những khó khăn hiện đại trong việc cân bằng công việc, cuộc sống cá nhân và các cam kết khác nhau.
Lý thuyết lọ dưa chua sử dụng một phép so sánh dễ hiểu (một lọ và nội dung bên trong) để giải thích một khái niệm phức tạp (xếp hạng công việc theo mức độ ưu tiên trong một khoảng thời gian giới hạn) và có thể đã thu hút sự chú ý nhờ tính dễ hiểu trong một thế giới tràn ngập thông tin.
Chúng ta có thể hiểu rõ hơn về sự phổ biến của nó bằng cách xem xét các điểm sau:
- Đầu những năm 2000, kỹ thuật quản lý thời gian tiếp tục được chú trọng trong thế giới kinh doanh. Khái niệm thời gian là một nguồn tài nguyên hữu hạn trở nên phổ biến, mọi người tìm kiếm các kỹ thuật quản lý thời gian để tối ưu hóa lịch trình của mình nhằm đạt được sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống
- Sự gia tăng của công việc tri thức và nhịp độ kinh doanh ngày càng nhanh có thể đã góp phần vào nhu cầu về các công cụ quản lý thời gian tốt hơn. Mọi người phải đảm đương nhiều trách nhiệm hơn, và tình trạng quá tải thông tin trở thành một vấn đề ngày càng đáng lo ngại
Ví dụ về Lý thuyết lọ dưa chua
Dưới đây là một số ví dụ thực tế để bạn bắt đầu tạo lọ dưa chua của mình:
Trường hợp 1
Giả sử bạn là một nhà phát triển phần mềm. Lịch trình công việc hàng ngày của bạn có thể trông như thế này:
| Thời gian | Hoạt động |
| 8:00 sáng | Pebbles: Kiểm tra email |
| 8:30 sáng | Sand: Duyệt tin tức công nghệ |
| 9:00 sáng | Cát: Nghỉ giải lao và trò chuyện với đồng nghiệp |
| 9:30 sáng | Pebbles: Cuộc họp đứng của nhóm |
| 10:00 sáng | Đá số 1: Mã hóa một tính năng mới |
| 11:30 sáng | Nước: Mạng xã hội |
| 12:00 trưa | Bữa trưa |
| 1:00 chiều | Pebbles: Yêu cầu xem xét mã từ đồng nghiệp |
| 2:00 chiều | Đá số 2: Gỡ lỗi một vấn đề quan trọng |
| 3:00 chiều | Cát: Duyệt các diễn đàn công nghệ |
| 3:30 chiều | Pebbles: Trả lời email |
| 4:00 chiều | Nước: Lập kế hoạch cho các hoạt động buổi tối và gọi điện thoại |
| 4:30 chiều | Nước: Dọn dẹp bàn làm việc |
| 4:45 chiều | Đã đến lúc về nhà! |
Vấn đề với lịch trình này là bạn bắt đầu ngày mới với những công việc nhỏ. Làm như vậy sẽ gây ra sự chậm trễ trong việc giải quyết các công việc quan trọng. Thường xuyên bị gián đoạn và nghỉ ngơi (uống cà phê, sử dụng mạng xã hội) làm giảm sự tập trung và năng suất.
Sau đó, các công việc quan trọng (viết mã, gỡ lỗi) bị ép vào giữa các công việc ít quan trọng hơn, với quá ít thời gian, giới hạn thời gian và sự chú ý dành cho chúng. Nhìn chung, lịch trình bị phân mảnh, với thời gian bị mất đáng kể do các yếu tố gây xao lãng (cát).
Tuy nhiên, sau khi áp dụng lý thuyết hũ dưa chua, kỹ năng quản lý thời gian của bạn có thể cải thiện như sau:
| Thời gian | Hoạt động |
| 8:00 sáng | Số 1: Mã hóa một tính năng mới |
| 10:00 sáng | Pebbles: Trả lời email |
| 10:30 sáng | Đá số 2: Gỡ lỗi một vấn đề quan trọng |
| 12:30 trưa | Bữa trưa |
| 1:30 chiều | Vấn đề số 3: Yêu cầu xem xét mã từ đồng nghiệp |
| 3:00 chiều | Đá cuội và cát: Cuộc họp đứng của nhóm, trò chuyện với đồng nghiệp |
| 3:30 chiều | Nước: Mạng xã hội, lên kế hoạch cho các hoạt động buổi tối |
Lịch trình mới ưu tiên các công việc quan trọng để đảm bảo chúng được giải quyết trong giờ cao điểm. Các công việc nhỏ (email, cuộc họp) được nhóm lại với nhau, giảm thiểu việc chuyển đổi bối cảnh và giúp duy trì sự tập trung cao độ.
Tương tự, các hoạt động cát (mạng xã hội, trò chuyện) được lên lịch vào cuối ngày, đảm bảo chúng không ảnh hưởng đến công việc quan trọng. Nhìn chung, lịch trình lọ dưa chua có cấu trúc rõ ràng hơn, với các khối công việc quan trọng và công việc nhỏ, giúp nâng cao năng suất tổng thể.
Tình huống 2
Bạn là một quản lý marketing. Với vai trò là quản lý marketing, trách nhiệm của bạn sẽ khác biệt đáng kể so với một nhà phát triển phần mềm.
Dưới đây là cách ngày làm việc của bạn có thể diễn ra:
| Thời gian | Hoạt động |
| 8:00 sáng | Pebbles: Kiểm tra email |
| 8:30 sáng | Sỏi: Cập nhật mạng xã hội |
| 9:00 sáng | Cát: Giờ nghỉ uống cà phê và các cuộc họp không chính thức |
| 9:30 sáng | Pebbles: Xem xét báo cáo hiệu suất của nhóm |
| 10:00 sáng | Đá số 1: Phát triển một chiến lược tiếp thị mới |
| 11:00 sáng | Cát: Duyệt tin tức ngành |
| 12:00 trưa | Bữa trưa |
| 1:00 chiều | Pebbles: Cuộc họp nhóm |
| 2:00 chiều | Đá số 2: Phân tích dữ liệu hiệu suất chiến dịch |
| 3:00 chiều | Pebbles: Trả lời email |
| 3:30 chiều | Pebbles: Lập kế hoạch cho các bài đăng trên mạng xã hội |
| 4:00 chiều | Pebbles: Xử lý công việc bất ngờ |
| 4:30 chiều | Nước: Đọc blog yêu thích, kiểm tra tin nhắn cá nhân |
| 4:45 chiều | Đã đến lúc về nhà! |
Dưới đây là một số vấn đề với lịch trình quản lý thời gian này:
- Một ngày bắt đầu với những công việc nhỏ (email, mạng xã hội), trì hoãn việc bắt đầu công việc quan trọng
- Các gián đoạn thường xuyên (nghỉ giải lao, cuộc họp không chính thức) làm giảm sự tập trung và hiệu quả
- Các công việc quan trọng (chiến lược tiếp thị, phân tích chiến dịch) xen kẽ với các hoạt động ít quan trọng hơn, giới hạn tác động của chúng
- Lịch trình bị gián đoạn bởi những công việc không có kế hoạch, khiến bạn khó duy trì một quy trình làm việc ổn định
Bạn có thể giải quyết những vấn đề này bằng cách áp dụng lý thuyết lọ dưa chua. Cách thực hiện như sau:
| Thời gian | Hoạt động |
| 8:00 sáng | Đá số 1: Phát triển một chiến lược tiếp thị mới |
| 10:00 sáng | Pebbles: Trả lời email và lập kế hoạch đăng bài trên mạng xã hội |
| 10:30 sáng | Đá số 2: Phân tích dữ liệu hiệu suất chiến dịch |
| 12:30 trưa | Bữa trưa |
| 1:30 chiều | Đá số 3: Xem xét báo cáo hiệu suất của nhóm |
| 3:00 chiều | Sand: Cuộc họp nhóm, tin tức ngành, trò chuyện với đồng nghiệp |
| 3:30 chiều | Nước: Đọc blog yêu thích, kiểm tra tin nhắn cá nhân |
Giống như ví dụ trước, lịch trình mới cho phép bạn hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn. Ngày được cấu trúc để tập trung vào các hoạt động có tác động lớn, dẫn đến năng suất cao hơn và kết quả có ý nghĩa hơn.
Đọc thêm: Atomic Habits
Atomic Habits của James Clear là một cuốn sách có ảnh hưởng về sức mạnh của những thói quen nhỏ và những cải tiến từng bước. Cuốn sách cung cấp những lời khuyên thiết thực về cách xây dựng thói quen tốt, từ bỏ thói quen xấu và tạo ra những thay đổi có ý nghĩa trong cuộc sống.
Cuốn sách này có thể cải thiện đáng kể kỹ năng quản lý thời gian của bạn, đặc biệt là khi được xem qua lăng kính của lý thuyết lọ dưa chua.
Điểm chính
1. Atomic Habits nhấn mạnh tầm quan trọng của việc xác định những thói quen khóa có tác động đáng kể đến cuộc sống của bạn. Điều này phù hợp với "đá" trong lý thuyết lọ dưa chua, nơi bạn tập trung vào những công việc quan trọng nhất trước tiên.
Bằng cách tạo ra và tuân thủ các thói quen quan trọng, bạn đảm bảo rằng các mục tiêu và ưu tiên chính của mình luôn được thực hiện một cách nhất quán
2. Clear khuyên bạn nên chia nhỏ các công việc lớn thành các hành động nhỏ hơn, dễ quản lý hơn. Cách tiếp cận này biến những 'tảng đá' thành 'viên sỏi', giúp bạn dễ dàng giải quyết các dự án quan trọng từng bước một.
Cách tiếp cận từng bước này giúp bạn đạt được tiến độ ổn định mà không cảm thấy quá tải
3. Khái niệm thói quen chồng chất trong Atomic Habits liên quan đến việc thêm thói quen mới vào những thói quen đã có. Điều này có thể so sánh với việc đổ 'cát' xung quanh 'sỏi' và 'đá'
Bằng cách sử dụng hiệu quả những khoảng thời gian nhỏ để xây dựng thói quen làm việc hiệu quả, bạn sẽ tối đa hóa hiệu quả công việc và tận dụng tối đa từng khoảnh khắc
4. Clear cũng đề cập đến tầm quan trọng của việc giảm thiểu sự phân tâm và thói quen xấu có thể làm mất thời gian của bạn. Điều này tương tự như việc kiểm soát lượng 'cát' trong lọ của bạn.
Bằng cách giảm bớt những hoạt động có giá trị thấp này, bạn đảm bảo rằng mình có thể dành nhiều thời gian hơn cho những công việc có ý nghĩa.
Giảm ma sát liên quan đến hành vi tốt. Khi ma sát thấp, thói quen dễ hình thành. Tăng ma sát liên quan đến hành vi xấu. Khi ma sát cao, thói quen khó hình thành
Giảm ma sát liên quan đến hành vi tốt. Khi ma sát thấp, thói quen dễ hình thành. Tăng ma sát liên quan đến hành vi xấu. Khi ma sát cao, thói quen khó hình thành
5. Một trong những nguyên tắc khóa trong Atomic Habits là tạo thói quen tự động thông qua sự lặp lại và nhất quán. Khi một công việc quan trọng trở thành thói quen ăn sâu, nó sẽ đòi hỏi ít nỗ lực có ý thức hơn và có nhiều khả năng được hoàn thành thường xuyên hơn.
Clear nói:
Nếu bạn muốn thành thạo một thói quen, chìa khóa là bắt đầu bằng sự lặp lại, không phải sự hoàn hảo. Bạn không cần phải vạch ra từng tính năng của một thói quen mới. Bạn chỉ cần thực hành nó.
Nếu bạn muốn thành thạo một thói quen, chìa khóa là bắt đầu bằng sự lặp lại, không phải sự hoàn hảo. Bạn không cần phải vạch ra mọi tính năng của một thói quen mới. Bạn chỉ cần thực hành nó.
Điều này phù hợp với lý thuyết lọ dưa chua, tập trung vào việc sắp xếp thứ tự ưu tiên và làm việc một cách nhất quán đối với những công việc quan trọng.
6. Hãy ủng hộ việc thường xuyên suy ngẫm và điều chỉnh thói quen để đảm bảo chúng phù hợp với mục tiêu của bạn.
Thực hành phản ánh này giúp bạn đánh giá lại nội dung trong lọ dưa chua của mình, đảm bảo rằng các hoạt động hàng ngày của bạn vẫn phù hợp với mục tiêu dài hạn của bạn
Bằng cách kết hợp các nguyên tắc từ Atomic Habits với lý thuyết lọ dưa chua, bạn có thể tạo ra một chiến lược quản lý thời gian có cấu trúc, hiệu quả, ưu tiên các công việc quan trọng nhất, chia các dự án lớn thành các bước dễ quản lý và loại bỏ các yếu tố gây xao lãng.
Cách tiếp cận toàn diện này đảm bảo bạn đạt được tiến độ ổn định để đạt được mục tiêu của mình, đồng thời duy trì sự cân bằng và hiệu quả trong cuộc sống nghề nghiệp và riêng tư.
Ứng dụng phổ biến của Lý thuyết Hũ Dưa Chua
Mặc dù Lý thuyết lọ dưa chua là một công cụ trực quan hữu ích, nhưng nó không tính đến sự phức tạp của các công việc. Không phải tất cả các công việc quan trọng (đá) đều giống nhau về thời gian cam kết. Một dự án phức tạp có thể mất nhiều thời gian hơn một cuộc hẹn với bác sĩ, mặc dù cả hai đều là những tảng đá lớn.
Lý thuyết này cũng không đề cập đến những công việc khẩn cấp. Một công việc nhỏ nhưng khẩn cấp (như một yêu cầu công việc vào phút chót) có thể giống như một viên sỏi bất ngờ được ưu tiên hơn những viên sỏi đã được lên lịch trước do tính khẩn cấp của nó.
Bất chấp những giới hạn này, Lý thuyết lọ dưa chua giúp chúng ta sắp xếp thứ tự ưu tiên cho những công việc quan trọng nhất và tránh bị cuốn vào những việc nhỏ nhặt.
Một số kỹ thuật sắp xếp thứ tự ưu tiên kết hợp những nguyên tắc tốt nhất của lý thuyết lọ dưa chua, chẳng hạn như quy tắc 20 ô của Warren Buffett. Buffett khuyên bạn nên viết ra 25 mục tiêu nghề nghiệp, sau đó tập trung vào 5 mục tiêu hàng đầu (đá lớn) trong khi tránh 20 mục tiêu còn lại (đá cuội và cát). Điều này đảm bảo rằng ông phân bổ thời gian và nguồn lực của mình một cách hiệu quả cho các hoạt động có tác động lớn nhất.
Tương tự, Google sử dụng OKR (Mục tiêu và Kết quả chính) để đảm bảo các nhóm tập trung vào các mục tiêu ưu tiên cao (đá lớn). Ví dụ, một nhóm sản phẩm có thể ưu tiên phát triển một tính năng mới hơn là sửa các lỗi nhỏ.
Dưới đây là một số trường hợp sử dụng phổ biến của Lý thuyết Hũ Dưa Chua:
Tại nơi làm việc
Giả sử bạn đang phải vật lộn với quá nhiều dự án. Hãy sử dụng lọ dưa chua để xác định các khối xây dựng dự án của bạn, như mã hóa chức năng cốt lõi hoặc hoàn thiện bố cục thiết kế. Lên lịch cho những công việc này trước và phân công hoặc hoãn những công việc ít quan trọng hơn (đá cuội) như tìm nguồn hình ảnh hoặc thử nghiệm beta
Trong cuộc sống cá nhân
Việc lên kế hoạch cho kỳ nghỉ luôn bị các công việc hàng ngày đẩy sang một bên? Hũ dưa chua sẽ đến cứu bạn! Những việc quan trọng của bạn có thể là tìm kiếm chuyến bay và chỗ ở hoặc đặt vé tham quan các điểm du lịch không thể bỏ qua. Hãy lên lịch thời gian dành riêng cho những việc này trước, coi chúng như những cuộc hẹn quan trọng.
Những 'hòn sỏi' có thể là danh sách đồ cần mang theo hoặc tìm kiếm nhà hàng — những việc này có thể được giải quyết trong giờ đi làm hoặc khi xem TV. Cuối cùng, những công việc 'cát' như tải phim trước hoặc đặt chỗ nhà hàng có thể được hoàn thành trong những khoảng thời gian rảnh rỗi trong tuần.
Dành chỗ cho 'nước' bằng cách lập kế hoạch hành trình của bạn sao cho có đủ thời gian nghỉ ngơi và giải trí
Tương tự như quản lý ngày của bạn, Lý thuyết lọ dưa chua có thể được áp dụng cho quản lý thời gian dự án. Xác định các công việc quan trọng cần thiết để hoàn thành dự án. Lên lịch cho những công việc này trước và phân công hoặc hoãn những công việc ít quan trọng hơn.
Vẻ đẹp của Lý thuyết lọ dưa chua nằm ở tính thích ứng của nó. Bạn có thể sử dụng nó trong bất kỳ tình huống nào yêu cầu sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên và tận dụng thời gian của mình một cách hiệu quả nhất.
Cách áp dụng Lý thuyết Hũ Dưa Chua
Viết nhật ký bằng bút và giấy đơn giản có thể giúp bạn bắt đầu xác định nội dung trong lọ dưa chua của mình. Bạn thậm chí có thể sử dụng các tờ giấy trắng để vẽ một lọ dưa chua và vẽ xung quanh nó để hình dung rõ hơn.
Ngoài ra, sử dụng các mẫu sắp xếp ưu tiên có sẵn và nền tảng quản lý dự án như ClickUp có thể giúp bạn áp dụng Lý thuyết lọ dưa chua một cách suôn sẻ hơn trong công việc hàng ngày. Tính linh hoạt của ClickUp là một ân huệ của trời!
Ngoài việc quản lý công việc, nó thực sự có thể là nơi lưu trữ tất cả các tài liệu về quy trình/dự án. Đây là một công cụ quan trọng để giúp mọi người luôn đồng bộ.
Ngoài việc quản lý công việc, nó thực sự có thể là nơi lưu trữ tất cả các tài liệu về quy trình/dự án. Đây là một công cụ quan trọng để giúp mọi người luôn đồng bộ.
Hãy làm theo các bước sau để bắt đầu:
Bước 1: Tạo một lọ dưa chua công việc hàng ngày
Hãy nghĩ về lọ dưa chua như một ngày làm việc của bạn. Bắt đầu bằng cách xác định những "đá" — thời hạn, cuộc họp hoặc dự án quan trọng. Sau khi lên lịch cho những "đá" đó trong ngày, hãy sử dụng thời gian còn lại cho "sỏi" — những công việc ít khẩn cấp hơn nhưng vẫn quan trọng — và cuối cùng là "cát" — những công việc ưu tiên thấp và những việc làm bạn phân tâm có thể lấp đầy khoảng trống còn lại.
Bạn có thể sử dụng Nhiệm vụ ClickUp để liệt kê và quản lý tất cả các công việc của mình ở một nơi. Nhanh chóng tạo nhiệm vụ và công việc con cho mọi thứ bạn cần hoàn thành, ghi lại tất cả các chi tiết và chia nhỏ các dự án lớn thành các phần dễ quản lý.
Thêm trường tùy chỉnh và thẻ để phân loại công việc thành đá, sỏi, cát hoặc nước trực tiếp trong mỗi công việc, giúp dễ dàng xác định loại và mức độ ưu tiên của từng công việc trong nháy mắt.
Tận dụng Mẫu Ma trận Ưu tiên của ClickUp, cung cấp ma trận quản lý thời gian để phân loại công việc theo mức độ quan trọng và khả năng hoàn thành.
Sử dụng ma trận này để hình dung những công việc cần được chú ý ngay lập tức (đá), những công việc có thể lên lịch cho sau (đá cuội), những công việc có thể giải quyết nhanh chóng (cát) và những công việc có thể hoàn thành nếu thời gian cho phép (nước).
| Ý nghĩa/Tầm quan trọng | |||
| Độ khả thi/Độ cấp bách | Thấp | High | |
| Thấp | Nước | Sỏi | |
| High | Sand | Đá |
Mẹo nhanh để sử dụng mẫu:
- Bắt đầu bằng cách liệt kê tất cả các công việc của bạn và phân loại chúng thành bốn phần dựa trên mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng. ClickUp cho phép bạn tạo các trường và chế độ xem tùy chỉnh để sắp xếp công việc của bạn một cách hiệu quả
- Sử dụng Chế độ xem Bảng hoặc Xem dạng danh sách của ClickUp để tạo các phần cho mỗi góc phần tư. Bố cục trực quan này giúp bạn nhanh chóng xem nhiệm vụ nào thuộc về danh mục nào, từ đó dễ dàng sắp xếp thứ tự ưu tiên và quản lý khối lượng công việc của mình
- Sử dụng thẻ và nhãn để đánh dấu mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng của các công việc. Tính năng mã hóa màu sắc của ClickUp có thể giúp bạn phân biệt giữa Đá, Sỏi, Cát và Nước chỉ trong nháy mắt
- Đối với các công việc trong phần Rocks và Pebbles, hãy đặt các phụ thuộc để đảm bảo rằng các công việc tiên quyết được hoàn thành trước. Điều này đảm bảo quy trình làm việc diễn ra suôn sẻ và tránh được các tắc nghẽn
- Sử dụng các tính năng lập lịch và nhắc nhở của ClickUp để phân bổ các khoảng thời gian cụ thể cho các nhiệm vụ Pebbles và Sand. Đặt ngày đáo hạn và nhắc nhở để theo dõi thời hạn và đảm bảo hoàn thành kịp thời
- Hợp tác với nhóm của bạn bằng cách giao nhiệm vụ trong ô Sand cho người khác. Các công cụ hợp tác của ClickUp, như Giao nhiệm vụ, giúp bạn dễ dàng phân công và theo dõi tiến độ của các nhiệm vụ này
- Thường xuyên xem xét và cập nhật ma trận ưu tiên của bạn. Khi có công việc mới và ưu tiên thay đổi, hãy điều chỉnh phân loại để đảm bảo rằng bạn luôn tập trung vào những việc quan trọng nhất
Bước 2: Lên lịch cho các công việc quan trọng
Sau khi phân loại công việc, hãy bắt đầu bằng việc lên lịch cho những công việc quan trọng nhất. Đây là những công việc ưu tiên hàng đầu cần được dành riêng một khối thời gian trong lịch của bạn. Đảm bảo bạn phân bổ đủ thời gian không bị gián đoạn để những công việc này có tiến độ đáng kể.
Ưu tiên nhiệm vụ ClickUp cho phép bạn gán mức độ ưu tiên cho từng nhiệm vụ, điều này rất quan trọng để lên lịch hiệu quả cho các nhiệm vụ quan trọng nhất của bạn. Dưới đây là cách tính năng này cải thiện bước này:
- ClickUp cung cấp một số mức độ ưu tiên (Khẩn cấp, Cao, Bình thường, Thấp), có thể được gán cho từng nhiệm vụ dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp của nó
- Sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên, đảm bảo rằng những công việc quan trọng nhất (đá) dễ dàng nhận biết và được lên lịch trước tiên
- Sử dụng các chế độ xem khác nhau (Danh sách, Bảng, Lịch) để tập trung vào các công việc ưu tiên cao và đảm bảo chúng được phân bổ thời gian trong lịch trình của bạn
- Sử dụng bộ lọc để chỉ hiển thị các công việc ưu tiên cao, đơn giản hóa quá trình xác định công việc nào cần lên lịch trước tiên
Bạn cũng có thể sử dụng Mẫu chặn thời gian ClickUp, cho phép bạn dành riêng một khoảng thời gian cụ thể cho các hoạt động khác nhau. Điều này giúp đảm bảo rằng các công việc quan trọng nhất của bạn được ưu tiên trong lịch trình hàng ngày hoặc hàng tuần của bạn.
Mẫu này cũng cho phép bạn:
- Dành các khối thời gian cho những công việc quan trọng nhất. Xác định thời gian năng suất cao nhất của bạn và giải quyết công việc quan trọng trong những kỳ đó
- Sử dụng cấu trúc rõ ràng để quản lý công việc của bạn. Dành ra những khoảng thời gian cụ thể để tập trung làm việc, suy ngẫm và xử lý những công việc ưu tiên thấp hơn. Điều này giúp tránh bị phân tâm
- Áp dụng ước lượng thời gian cho mỗi công việc. Hiểu những gì có thể thực hiện được mỗi ngày để tránh kiệt sức
Sử dụng các khối thời gian, bạn có thể tránh bị phân tâm và tập trung hoàn toàn vào các công việc ưu tiên cao nhất (đá), đảm bảo chúng được hoàn thành một cách hiệu quả và hiệu quả.
Bước 3: Lập kế hoạch cho các công việc ưu tiên trung bình
Tiếp theo, lên kế hoạch cho các công việc ưu tiên trung bình (một vài viên sỏi) xung quanh các tảng đá. Những công việc này quan trọng nhưng không quá gấp gáp, vì vậy bạn có thể sắp xếp chúng vào các khoảng thời gian còn lại trong lịch của mình. Đảm bảo phân phối các công việc này trong suốt tuần để duy trì tiến độ ổn định.
Mẫu Danh sách công việc cần làm của ClickUp Calendar tích hợp danh sách việc cần làm của bạn với lịch, cung cấp một cái nhìn tổng quan trực quan về các nhiệm vụ và thời hạn của chúng.
Sử dụng danh sách việc cần làm trong lịch, bạn có thể phân bổ thời gian thích hợp cho các công việc ưu tiên trung bình (đá cuội), sắp xếp chúng xung quanh các công việc quan trọng hơn (đá tảng) và đảm bảo lịch trình cân bằng.
Mẫu này cũng cho phép bạn:
- Lên lịch công việc dễ dàng và đảm bảo bạn không bao giờ bỏ lỡ thời hạn
- Sắp xếp công việc của bạn thành các nhóm riêng biệt để rõ ràng hơn. Điều này giúp bạn tập trung và sắp xếp thứ tự ưu tiên hiệu quả hơn
- Đi sâu vào chi tiết của từng công việc và theo dõi tiến độ một cách hiệu quả
Bước 4: Điền vào các công việc ưu tiên thấp
Sau khi lên lịch cho những viên đá và sỏi, hãy sử dụng khoảng trống còn lại trong lịch của bạn để sắp xếp những công việc cát. Đây là những công việc có mức độ ưu tiên thấp và có thể được lên lịch trong những khoảng thời gian ngắn hơn, ít quan trọng hơn.
Mẫu Danh sách công việc cần làm của ClickUp cũng sẽ giúp bạn trong bước này. Bằng cách xem tất cả các công việc và thời hạn của chúng, bạn có thể sắp xếp các công việc ít quan trọng hơn (cát) vào các khoảng trống còn lại một cách chiến lược, đảm bảo sử dụng hiệu quả mọi phần trong lịch trình của mình.
Bước 5: Quản lý các hoạt động ngoài công việc
Cuối cùng, giải quyết các công việc nước. Chỉ giải quyết các hoạt động hàng ngày không liên quan đến công việc này trong thời gian rảnh rỗi hoặc khi tất cả các công việc khác đã hoàn thành. Đừng lên lịch chính thức cho chúng, mà hãy sử dụng chúng để lấp đầy thời gian còn lại.
Mẫu ClickUp Time Blocking có thể giúp bạn xác định và dành ra những khoảng thời gian linh hoạt, tạo không gian cho những hoạt động nhỏ nhặt nếu thời gian cho phép.
Sử dụng khối thời gian cho các công việc không quan trọng đảm bảo rằng những hoạt động không chính thức này không ảnh hưởng đến các công việc quan trọng hơn của bạn.
Bước 6: Xem lại và điều chỉnh
Xem lại lịch trình và thứ tự ưu tiên công việc của bạn thường xuyên. Đánh giá tiến độ của bạn và điều chỉnh khi cần thiết dựa trên những thay đổi trong khối lượng công việc hoặc ưu tiên của bạn. Điều này đảm bảo bạn luôn tập trung vào những công việc quan trọng và khẩn cấp nhất.
Bạn có thể sử dụng các tính năng Quản lý thời gian của ClickUp trong suốt quá trình này.
Một số mẹo nhanh để sử dụng các công cụ quản lý thời gian này:
- Sử dụng tùy chọn chặn thời gian để phân bổ các khoảng thời gian cụ thể cho các công việc hoặc hoạt động khác nhau trong ngày. Điều này giúp tránh làm nhiều việc cùng một lúc và đảm bảo bạn tập trung vào một công việc tại một thời điểm, từ đó nâng cao năng suất và giảm căng thẳng
- Tích hợp liền mạch các nhiệm vụ ClickUp của bạn với các ứng dụng lịch phổ biến như Lịch Google, Outlook và Lịch Apple. Bằng cách đó, bạn có thể đồng bộ hóa tất cả các nhiệm vụ, thời hạn và cuộc họp của mình trong một chế độ xem thống nhất
- Sử dụng ClickUp Goals để xác định mục tiêu của bạn, chia nhỏ thành các nhiệm vụ có thể quản lý được và theo dõi tiến độ của bạn theo thời gian
- Tùy chỉnh thông báo để nhận cảnh báo qua email, ứng dụng di động hoặc máy tính để bàn, giúp bạn luôn được thông báo và đi đúng hướng
Những công cụ này giúp duy trì một lịch trình có cấu trúc và cân bằng, sắp xếp hiệu quả cả những công việc ưu tiên cao và ưu tiên thấp.
Ngoài ra, tính năng Theo dõi thời gian dự án của ClickUp cho phép bạn theo dõi thời gian thực tế dành cho các công việc so với thời gian ước lượng, cung cấp thông tin chi tiết về năng suất của bạn. Tính năng này cũng giúp bạn xác định những lĩnh vực mà bạn có thể đang đánh giá quá cao hoặc quá thấp thời lượng của công việc.
Bắt đầu, dừng và tạm dừng bộ đếm thời gian trực tiếp trong công việc. Tính năng này lý tưởng để theo dõi thời gian dành cho các hoạt động hoặc công việc cụ thể trong thời gian thực. Nó đảm bảo ghi lại chính xác số giờ làm việc và tạo điều kiện cho việc thanh toán hoặc báo cáo chính xác.
Bằng cách kết hợp tính năng theo dõi thời gian, bạn có thể điều chỉnh thứ tự ưu tiên và lịch trình công việc dựa trên dữ liệu.
Mẹo nhanh:
- Nếu bạn không muốn sử dụng bộ đếm thời gian công việc, bạn cũng có thể nhập thủ công thời gian dành cho công việc. Sự linh hoạt này phù hợp với các phong cách làm việc khác nhau và cho phép người dùng ghi lại thời gian một cách hồi tố
- Sử dụng các tùy chọn báo cáo và phân tích để trực quan hóa dữ liệu theo dõi thời gian trên các dự án và công việc. Bạn có thể tạo báo cáo chi tiết để phân tích xu hướng năng suất, xác định các điểm nghẽn và tối ưu hóa việc phân bổ tài nguyên
- Theo dõi thời gian tích hợp liền mạch với các tính năng quản lý nhiệm vụ của ClickUp. Bạn có thể liên kết các mục nhập thời gian với các nhiệm vụ, dự án hoặc khách hàng cụ thể, đảm bảo theo dõi dự án toàn diện và trách nhiệm giải trình
- Chức năng theo dõi thời gian có sẵn trên cả nền tảng di động (iOS và Android) và máy tính để bàn (Windows, Mac, Linux), đảm bảo bạn có thể theo dõi thời gian từ mọi nơi và đồng bộ dữ liệu trên các thiết bị
Chinh phục thời gian với Lý thuyết Hũ Dưa Chua
Lý thuyết lọ dưa chua cung cấp một khung sườn đơn giản nhưng mạnh mẽ để quản lý thời gian hiệu quả. Bằng cách sắp xếp các công việc theo mức độ quan trọng thành "đá lớn", "đá cuội", "cát" và "nước", bạn có thể hoàn thành các hoạt động thiết yếu mà không để những việc ít quan trọng hơn làm lu mờ chúng.
Áp dụng phương pháp này có thể giúp tăng năng suất, giảm căng thẳng và tiếp cận các trách nhiệm hàng ngày một cách cân bằng hơn.
Bằng cách áp dụng nhất quán Lý thuyết lọ dưa chua, bạn có thể thành thạo nghệ thuật quản lý thời gian và đạt được các mục tiêu cá nhân và nghề nghiệp một cách hiệu quả hơn. Các tính năng và mẫu đa dạng của ClickUp có thể giúp đảm bảo thành công với phương pháp này.
Hãy thử ClickUp ngay hôm nay!