Khi công ty và khách hàng của bạn cùng phát triển về kích thước, làm thế nào để duy trì sự hợp tác chặt chẽ giữa các nhóm và các công cụ khác nhau? Đó chính là thách thức mà DataAutomation phải đối mặt vào năm 2020 trước khi tạo ra giải pháp công việc tất cả trong một để mở rộng năng suất với ClickUp!
Câu chuyện của DataAutomation
Được thành lập vào năm 2016, DataAutomation là một nền tảng SaaS tích hợp phần mềm và tự động hóa các quy trình để giúp các công ty tối ưu hóa sản lượng, tiết kiệm thời gian và loại bỏ lỗi do con người gây ra.
Hiện nay, DataAutomation được sử dụng bởi hơn 186 công ty trên toàn thế giới và đã trở thành công ty hàng đầu trong việc cung cấp các giải pháp tự động hóa hàng loạt và tích hợp ứng dụng. Sứ mệnh của công ty là tùy chỉnh và kết nối phần mềm để khách hàng có thể tập trung vào việc phát triển kinh doanh của mình một cách hiệu quả hơn.
Thách thức
Các giải pháp của DataAutomation đòi hỏi sự phối hợp cẩn thận giữa các nhóm Triển khai, Bán hàng và Tiếp thị.
Để hỗ trợ nhu cầu của khách hàng và các nhóm đang phát triển, DataAutomation cần một nền tảng công việc duy nhất, được chia sẻ để cải thiện sự hợp tác giữa các bộ phận, quy trình công việc và khả năng hiển thị của tổ chức.
Giải pháp
Chúng tôi tin rằng thay thế quy trình công việc truyền thống bằng các quy trình rõ ràng, tự động hóa là chìa khóa cho hiệu quả kinh doanh. Khách hàng của chúng tôi tin tưởng vào các giải pháp tinh vi đòi hỏi sự hợp tác cẩn thận giữa tất cả các nhóm tại DataAutomation. Với ClickUp, cuối cùng chúng tôi có thể làm việc cùng nhau tại một nơi với bộ công cụ được chia sẻ, giúp cải thiện quy trình nội bộ và thúc đẩy kinh doanh phát triển. Giải pháp này không chỉ hợp nhất các nhóm của chúng tôi, mà còn giúp chúng tôi tìm được đối tác đáng tin cậy, chia sẻ cùng chúng tôi tinh thần trao quyền để làm việc hiệu quả hơn!
Chúng tôi tin rằng thay thế quy trình làm việc truyền thống bằng các quy trình rõ ràng, tự động hóa là chìa khóa để kinh doanh hiệu quả. Khách hàng của chúng tôi tin tưởng vào các giải pháp tinh vi đòi hỏi sự hợp tác cẩn thận giữa tất cả các nhóm tại DataAutomation. Với ClickUp, cuối cùng chúng tôi có thể làm việc cùng nhau tại một nơi với bộ công cụ chung, giúp cải thiện quy trình nội bộ và thúc đẩy kinh doanh phát triển. Giải pháp này không chỉ giúp các nhóm của chúng tôi đoàn kết hơn, mà còn giúp chúng tôi tìm được đối tác đáng tin cậy, cùng chia sẻ triết lý trao quyền để làm việc hiệu quả hơn!
Tập trung mọi thứ vào một nơi duy nhất
Renee gia nhập DataAutomation vào năm 2020 và ngay lập tức đảm nhận một công việc rất quan trọng: kiểm tra các công cụ và quy trình của nhóm Triển khai để tìm ra những điểm không hiệu quả — sau đó tạo ra một hệ thống để cải thiện chúng.
Tầm nhìn của Renee về tương lai công việc tại DataAutomation, mà cô gọi là Triết lý ô dù, là mỗi nhóm và công việc của họ nên được tập trung vào một nơi để mọi người có thể phối hợp với nhau, bất kể vai trò hay công nghệ của họ.
“Sự cô lập thông tin là một trở ngại lớn đối với công việc liên chức năng, đặc biệt là trong môi trường làm việc từ xa, nơi bạn không thể dễ dàng tìm hiểu về các sáng kiến của bộ phận khác trong khi chờ cà phê pha xong”, Renee cho biết.
“Bất cứ khi nào bạn có thể mở công cụ của mình trong nỗ lực tăng hiển thị và khả năng truy cập thông tin, bạn đang tiết kiệm thời gian và giảm thiểu chi phí cơ hội. ”
Tích hợp công cụ
Mặc dù các công cụ của DataAutomation đã đủ dùng trong những năm đầu, nhưng chúng trở thành gánh nặng khi các quy trình làm việc không được kết nối dẫn đến mất năng suất và căng thẳng gia tăng khi mỗi nhóm phát triển.
Vào thời điểm đó, các nhóm của Data Automation phải dựa vào nhiều nền tảng để hỗ trợ các hàm của nhóm:
- Trello cho quản lý dự án
- Tettra cho tài liệu quy trình (SOP)
- Streak cho CRM bán hàng
- Tài liệu Google cho cơ sở kiến thức
- Google Forms cho điều tra dự án và biểu mẫu lỗi
- Google Trang tính cho cơ sở dữ liệu
- …và nhiều hơn nữa
Sau một kỳ nghiên cứu và so sánh các nền tảng dự án, Renee, cùng với những người khác, đã quyết định rằng ClickUp là công cụ duy nhất đáp ứng tất cả các tiêu chí đồng thời cung cấp giao diện người dùng thân thiện và có thể tùy chỉnh, linh hoạt cho nhu cầu của mọi người, từ kỹ sư đến nhân viên bán hàng.
Với ClickUp, mỗi nhóm cốt lõi của DataAutomation không còn bị phân tách bởi các công cụ khác nhau. Mọi công việc tồn đọng, quy trình làm việc và sáng kiến dự án giờ đây đều được quản lý trong một Không gian Làm việc duy nhất.
Tạo cơ sở hạ tầng để hỗ trợ tất cả các nhóm
Bước đầu tiên để tạo ra một tổ chức công việc hiệu quả là cơ sở hạ tầng. Mặc dù các nhóm cần phải làm việc cùng nhau, nhưng họ cũng cần có không gian riêng để tổ chức công việc của mình.
DataAutomation thực hiện điều này bằng cách tổ chức toàn bộ công ty bằng cách sử dụng Phân cấp của ClickUp, bao gồm Không gian, Thư mục, Danh sách công việc và Nhiệm vụ.
Các quản lý dự án và trưởng nhóm cuối cùng cũng có thể thấy tất cả công việc của họ kết nối với nhau như thế nào để đóng góp vào mục tiêu chung của công ty.
Cơ sở hạ tầng duy nhất, được chia sẻ này góp phần mang lại một số thành công quan trọng cho DataAutomation:
- Toàn bộ tổ chức hiện được cấu trúc rõ ràng trong Không gian, Thư mục và Danh sách công việc
- Các nhà quản lý dự án giờ đây có thể xem tổng quan ở cấp công ty, các hàm ở cấp nhóm và các dự án và công việc cụ thể ở cấp cá nhân
- Các nhóm giờ đây có thể thấy các điểm khó khăn và tắc nghẽn; thời gian dành cho lỗi, cập nhật và công việc quản trị, công việc trùng lặp, chậm trễ trong giao tiếp, v.v. với sự trợ giúp của các tiện ích và bảng điều khiển
- Nhân viên cảm thấy yên tâm hơn khi biết rằng các mục công việc không còn bị mất và không cần phải dành thêm thời gian mỗi ngày để sắp xếp hoặc tìm kiếm các mục công việc
Xây dựng hệ thống để tổ chức công việc và các công việc tồn đọng
Trước khi sử dụng ClickUp, các nhóm Tiếp thị và Triển khai của DataAutomation dựa vào Trello làm nền tảng để lưu trữ tất cả các công việc (phiếu yêu cầu), công việc tồn đọng và sự hợp tác liên chức năng giữa các nhóm.
Mặc dù bảng Trello từng là công cụ lý tưởng, nhưng Renee và Addison Clearwood, đồng nghiệp của cô tại DataAutomation, nhận ra rằng nhu cầu của mỗi nhóm đã vượt xa khả năng của công cụ này từ lâu:
- Các công việc dễ bị đình trệ hoặc bị mất trong quá trình xem xét mà không có cách theo dõi rõ ràng
- Việc sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc tồn đọng rất khó khăn do các nhóm khác nhau sử dụng nhiều trạng thái mâu thuẫn nhau
- Trạng thái của Tiếp thị & Triển khai không phù hợp với CRM của họ, đòi hỏi công việc bổ sung để lập bản đồ trạng thái trên các công cụ khác nhau
- Việc thiếu công việc con khiến các thành viên trong nhóm không thể dễ dàng phân chia và chia sẻ các dự án lớn, dẫn đến sự kém hiệu quả và thông tin bị cô lập.
Với ClickUp, các nhóm của DataAutomation cuối cùng cũng có một hệ thống quản lý dự án tất cả trong một, giúp hợp tác trong các dự án (cả lớn và nhỏ) trở nên liền mạch giữa các nhóm.
Mặc dù bảng Kanban rất hữu ích để trực quan hóa quy trình công việc, nhưng vẫn có các chế độ xem khác giúp tổ chức các công việc tồn đọng và phiếu yêu cầu của khách hàng dễ dàng hơn.
“Trước đây, chúng tôi tổ chức công việc tồn đọng trong nhiều hệ thống; đầu tiên, ở cấp độ cao, trong các bảng tính theo dõi mức độ nỗ lực so với mức độ tác động, sau đó chuyển chúng sang Trello để chia nhỏ thành các hành động chi tiết hơn. Các trường tùy chỉnh của ClickUp cho phép chúng tôi chuyển công việc tồn đọng vào một địa điểm duy nhất. ”
“Trước đây, chúng tôi tổ chức công việc tồn đọng trong nhiều hệ thống; đầu tiên, ở cấp độ cao, trong các bảng tính đang theo dõi mức độ nỗ lực so với mức độ tác động, sau đó chuyển chúng sang Trello để chia nhỏ thành các hành động chi tiết hơn. Các trường tùy chỉnh của ClickUp cho phép chúng tôi chuyển công việc tồn đọng vào một địa điểm duy nhất. ”
Các nhóm của DataAutomation giờ đây có thể trực quan hóa và sắp xếp các công việc tồn đọng bằng các chế độ xem Danh sách, Bảng và Lịch của ClickUp.
Mỗi chế độ xem có thể tùy chỉnh cao và hiển thị thông tin liên quan (chẳng hạn như Trường Tùy chỉnh ) trên một màn hình duy nhất, giúp dễ dàng hiểu và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho bất kỳ loại công việc tồn đọng nào trong nháy mắt.
Tạo quyền sở hữu và minh bạch
Với tính năng Nhiều người được giao nhiệm vụ, mỗi người tại DataAutomation có thể nhận ra ngay ai là người chịu trách nhiệm cho công việc nào. Và công việc đó có thể được chia sẻ với bất kỳ số lượng người nào bằng tính năng Người theo dõi, cho phép bất kỳ ai nhận thông báo về công việc.
Quyền truy cập và chế độ xem chi tiết cho phép mỗi nhóm tổ chức công việc vào các thư mục riêng biệt trong khi vẫn cho phép mọi người hiển thị ở nhiều nơi, giúp tạo sự minh bạch trong các dự án của mọi nhóm.
Giữ cho giao tiếp trong nhóm diễn ra trôi chảy
Hơn nữa, mỗi dự án giờ đây có thông tin liên lạc rõ ràng và cập nhật tiến độ với tính năng Bình luận và Bình luận được chỉ định.
Bất kỳ ai cũng có thể cập nhật tiến độ của mình bằng cách thêm Nhận xét (hoặc chỉ định người nhận để không bị mất) để công việc và cuộc hội thoại về công việc tiếp tục tiến triển. Và khi công việc tiến triển, mọi người vẫn đồng bộ với cùng một trạng thái trong mỗi cấp độ Không gian, giúp mọi người có cái nhìn tổng quan nhất quán mà không bị nhầm lẫn do quá nhiều trạng thái.
“Triết lý tổng thể cho phép mỗi cá nhân nhìn thấy quy trình làm việc ở khoảng cách phù hợp với họ: quản trị viên chỉ có thể xem những gì đang diễn ra trên tất cả các bộ phận, trong khi nhà phát triển có thể đi sâu vào các công việc cụ thể liên quan đến lĩnh vực của họ và bộ phận hỗ trợ khách hàng có thể đi sâu hơn nữa để chỉ xem các báo cáo lỗi,” Renee giải thích.
“Thông tin có kích thước phù hợp giúp dễ dàng xác định các mẫu và xác định các điểm nghẽn hoặc khi các nhóm cụ thể bị quá tải. ”
Tự động hóa quy trình làm việc với các mẫu và Tự động hóa
DataAutomation hiểu rõ sức mạnh của các quy trình tự động hóa; đó là giải pháp mà họ cung cấp cho khách hàng và cũng là trọng tâm của tổ chức. Là một nhóm nhỏ nhưng hiệu quả cao, làm việc trên nhiều quy trình khác nhau, các mẫu quy trình là điều bắt buộc để giảm công việc thủ công và tiết kiệm thời gian.
Tận dụng các mẫu công việc cho chế độ xem, Danh sách, công việc và Tài liệu
DataAutomation hiện có các mẫu cho chế độ xem, danh sách, công việc và tài liệu; giúp tiết kiệm thời gian đáng kể, giảm sự không nhất quán và lỗi ở mọi cấp độ trong Không gian Làm việc của họ.
“Các mẫu cho các loại công việc lặp đi lặp lại, chẳng hạn như công việc CRM, rất có giá trị trong việc nhanh chóng khởi động và tổ chức dữ liệu có liên quan. Việc tạo mẫu có thể giúp xác định thông tin thực sự cần thiết và những thông tin gây nhầm lẫn”, Renee cho biết.
Với các mẫu nhiệm vụ của ClickUp, Renee và các nhóm của cô có các mẫu cho các dự án công việc lặp đi lặp lại hoặc tương tự mà họ có thể tạo trong vài giây. Mọi thứ, từ người được giao nhiệm vụ và mô tả đến công việc con và phụ thuộc, đều có thể được tạo mẫu, giảm bớt công việc cần thiết để ghi lại một dự án mới.
Bất cứ khi nào có ý tưởng hoặc nhu cầu của khách hàng, bất kỳ ai cũng có thể tạo một công việc có thể theo dõi trong vài giây.
Giờ đây, mỗi nhóm có thể hiểu ai làm việc gì, ai phụ trách việc xem xét và những việc cần thực hiện trước khi một công việc được đánh dấu là hoàn thành.
Hơn nữa, nhóm của Renee giờ đây cũng có thể sử dụng các mẫu cho Tài liệu, giúp tạo cơ sở kiến thức nội bộ và tài liệu SOP dễ dàng hơn.
Tiết kiệm thời gian để tập trung vào những việc quan trọng với Tự động hóa
Đúng như tên gọi, DataAutomation tận dụng tối đa tính năng Tự động hóa của ClickUp để giải phóng thời gian cho từng nhân viên.
Giờ đây, việc thay đổi trạng thái, người được giao hoặc ngày đáo hạn có thể được thực hiện tự động dựa trên bất kỳ số lượng kích hoạt nào trong ClickUp.
Theo dõi bằng Bảng điều khiển và Theo dõi thời gian
Theo dõi tiến độ công việc và hiệu suất của nhóm là yếu tố thiết yếu cho sự thành công của DataAutomation với tư cách là một công ty.
Trước khi sử dụng ClickUp, rất khó để theo dõi công việc vì chúng bị phân tán trên vô số công cụ dự án khác nhau. Giờ đây, công việc của mỗi nhóm hầu hết đều được thực hiện trong ClickUp, nên có thể tạo Bảng điều khiển để theo dõi tiến độ của hầu hết mọi thứ.
Mỗi nhóm có Bảng điều khiển riêng, nơi họ có thể xem thời gian mở phiếu yêu cầu, trạng thái lỗi, tắc nghẽn quy trình làm việc và hơn thế nữa — tất cả ở một nơi.
Quản lý tài nguyên thời gian là một hàm quan trọng khác đối với Renee và mỗi nhóm.
Với tính năng Theo dõi thời gian, mỗi nhân viên (và nhà thầu) có thể tự động theo dõi thời gian hoàn thành bất kỳ công việc nào — từ mọi nơi với tính năng theo dõi thời gian toàn cầu của ClickUp. Ước lượng thời gian cũng được sử dụng để thiết lập các tiêu chuẩn cho công việc mới, giúp đặt ra kỳ vọng và tạo ra các tiêu chuẩn rõ ràng cho các công việc tương tự đã được theo dõi thời gian.
Với Bảng điều khiển và Theo dõi thời gian được triển khai vào quy trình công việc hàng ngày, DataAutomation hiện có thể hiển thị đầy đủ tiến độ công việc trong từng thời điểm và quản lý tài nguyên nhóm tốt hơn trước.
Kết quả và các bước tiếp theo
Bằng cách áp dụng ClickUp trong các nhóm Tiếp thị, Triển khai và Bán hàng, DataAutomation đã chuyển từ việc phụ thuộc vào các công cụ không kết nối giữa các bộ phận khác nhau sang một nền tảng duy nhất, nơi các nhóm có thể làm việc cùng nhau tại một nơi.
Kể từ khi bắt đầu áp dụng ClickUp theo từng giai đoạn cho từng nhóm vào cuối năm 2020, các nhóm của DataAutomation đã đạt được những lợi ích sau:
- Thời gian phản hồi nhanh hơn và cải thiện giao tiếp trong nhóm
- Hiển thị rõ hơn các dự án liên chức năng và mối liên hệ của chúng với các mục tiêu của toàn công ty
- Khả năng nhanh chóng xác định các điểm nghẽn trong quy trình làm việc và tối ưu hóa chúng
- Giảm căng thẳng và chia sẻ cảm giác bình tĩnh
Bước tiếp theo cho DataAutomation
Trong vòng vài tháng ngắn ngủi, Renee và nhóm của cô đã giúp DataAutomation chuyển đổi từ nhiều nền tảng riêng biệt sang một nền tảng công việc chung duy nhất, mang lại những thành công lớn trong hợp tác nhóm, năng suất và chất lượng cuộc sống công việc.
“Chúng tôi hiện đã đưa tất cả các nhóm vào Không gian Làm việc ClickUp, bao gồm cả bộ phận Bán hàng. Chúng tôi đã tạo một CRM trong ClickUp để tập hợp tất cả công việc từ các không gian khác nhau lại với nhau. Hiện tại, nó vẫn đang trong giai đoạn đầu tiên, nhưng chúng tôi đang bổ sung các tính năng tự động hóa và cải tiến với tốc độ hợp lý,” Renee giải thích.
“Với ClickUp, chúng tôi đã thấy sự cải thiện về hiển thị và thời gian phản hồi. Chúng tôi có xu hướng giảm rõ rệt trong theo dõi 'thời gian ở trạng thái', đây là dấu hiệu rõ ràng cho thấy các công việc ít bị đình trệ hơn. ”
Muốn tìm hiểu thêm?