Manuel formlar, saatler süren işler, kararların yavaşlaması ve süreçlerinize önlenebilir hatalar getirmeye başlayana kadar zararsız görünebilir. Her izin talebi, özel bileti veya geri bildirim formunun altında, optimize edilmeyi bekleyen tekrarlayan bir süreç gizlidir.
Çözüm, daha fazla form değil, daha akıllı formlara zaman ve para yatırmaktır.
Bu blog yazısında, AI ile form otomasyonu yaparak bağımsız olarak düşünen, yönlendiren ve yanıt veren ş akışları oluşturmayı açıklayacağız. Evet, tüm bunları dünyanın ilk Converged AI Çalışma Alanı olan ClickUp kullanarak tamamladık !
Hadi başlayalım! ✅
AI ile form otomasyonu neden önemlidir?
Manuel form işleme, ister işe alım, ister onaylar, ister müşteri talepleri olsun, her şeyi yavaşlatır. AI otomasyonu, arka planda yoğun işleri hallederek bunu değiştirir.
İşte size sunduğu olanaklar:
- manuel çabayı azaltın*: Form doldurma, veri girdisi, doğrulama ve yönlendirme işlemlerini otomasyonla gerçekleştirerek insan kaynaklarınızın saatlerce zaman kazanmasını sağlayın
- Hızlandırılmış işlem süreleri: Formları günler yerine dakikalar içinde işleyin ve analiz edin
- geliştirilmiş veri doğruluğu: *Yerleşik doğrulama ve mantık kontrolleriyle hataları erken aşamada yakalayın
- gelişmiş kullanıcı deneyimi: *Formları hedef (hedef) kitlenize göre kişiselleştirin ve uyarlayın, doldurma sırasında yaşanan zorlukları azaltın
- Ölçeklendirilmiş işlemler: Personel sayısını artırmadan artan form hacimlerini yönetin
- Düşük işletme maliyetleri: Evrak işlerini azaltın, yeniden çalışmayı azaltın ve gecikmeleri en aza indirin
👀 Biliyor muydunuz? Kurumsal verilerin %80'inden fazlası yapılandırılmamış belgelerde (formlar dahil) saklıdır. Yapay zeka destekli form otomasyonu, Akıllı Belge İşleme (IDP) sayesinde bu verileri açığa çıkararak faturaları, sözleşmeleri ve vergi formlarını sistemlerinizin gerçekten kullanabileceği yapılandırılmış bilgiler haline getirir.
AI Destekli Form Otomasyonunun Yaygın Kullanım Örnekleri
Takımın kullandığı her form düşünün: izin talepleri, gider talepleri, işe alım kontrol listeleri, müşteri kabul formları veya geri bildirim anketleri. Şimdi bu formların anında kendilerini düzenlediklerini, girdileri doğruladıklarını, eylem için doğru kişilere yönlendirildiklerini ve bağlantılı kayıtları güncellediklerini hayal edin.
AI otomasyonunun gücü budur. En büyük etkiyi nerede yarattığını görelim. 📈
- Kredi ve fatura işleme: Formlardan finansal verileri çıkarır ve doğrular, böylece onaylar, ödemeler ve denetimler hızlandırılır
- KYC ve kimlik doğrulama: Optik karakter tanıma (OCR) ve makine öğrenimini kullanarak ID'leri tarar ve müşteri verilerini uyumluluk sistemlerine otomatik olarak doldurur
- *özgeçmiş tarama ve işe alım: Adayları rollarla eşleştirir, işe alım belgelerini otomatik olarak oluşturur ve yeni işe alım ş akışları tamamlandı
- İzin, maaş bordrosu ve performans değerlendirmeleri: Dengeleri izler, tutarsızlıkları işaretler ve minimum girdi ile değerlendirme döngülerini yönetir
- *sözleşme ve yasal belge yönetimi: Otomatik taslaklar oluşturur, revizyonları izler ve manuel takip gerektirmeden uyumluluğu sağlar
- Müşteri hizmetleri alımı ve yönlendirme: İstekleri yakalar, biletleri atar ve gerçek zamanlı olarak otomatik güncellemeler gönderir
📖 Ayrıca okuyun: Yazılım Takımları için ClickUp Formlarının Gücü
AI Form Otomasyon Araçlarında Aranması Gereken Anahtar Özellikler
Tüm AI form araçları aynı şekilde oluşturulmamıştır. Bazıları sadece veri toplarken, diğerleri kararları yönlendirir.
Ş Akışlarınızı gerçekten kolaylaştırmak için, araçlar form oluşturmanın ötesine geçmeli ve doğrudan yürütme, netlik ve ölçeklenebilir otomasyonu desteklemelidir. Yapmanız gerekenler:
- *dinamik koşul mantığı seçin: Kullanıcı girdisine yanıt veren, form uzunluğunu azaltan ve tamamlanma oranlarını artıran uyarlanabilir soru yollarına sahip araçları seçin
- *sorunsuz entegrasyonlara öncelik verin: Manuel veri aktarımlarını ortadan kaldırmak ve ş akışlarını birleştirilmiş tutmak için CRM, HRIS veya destek sistemlerinizle kolayca bağlantı kuran platformları tercih edin
- Gerçek zamanlı analizler ve gösterge panelleri arayın: Gönderi, bırakma noktaları ve sürekli optimizasyon için eğilimler hakkında anında görünürlük sağlayan form doldurma araçlarını seçin
- Özel alanlar ve eşlemeler talep edin: Aracın öncelik veya istek türü gibi özel alanları desteklediğinden emin olun, böylece veriler tam bağlamıyla doğrudan ş akışlarınıza aktarılsın
📖 Ayrıca okuyun: Denemeniz gereken en iyi Jotform alternatifleri
AI ile Formları Otomasyon
İşte AI ile form otomasyonunu gösteren adım adım kılavuz. Pratik örnekler bulacak ve ClickUp'ın formlarınızı, görevlerinizi, belgelerinizi, sohbetlerinizi ve süreçlerinizi tek bir güçlü uygulamada bir araya getirerek her aşamayı nasıl desteklediğini anlayacaksınız.
Adım #1: Çözmeye çalıştığınız sorunu tanımlayın
Araçlara geçmeden önce, formların sizi nerede yavaşlattığını netleştirin.
Özel müşteri geri bildirim formları birikip duruyor ve hiçbir takip yapılmıyor mu? Ya da İK her izin talebini manuel olarak mı işliyor?
Gecikmeler, manuel veri girişi için harcanan zaman veya tutarsız veri kayıtları gibi anahtar sorunları belirleyin.
Adım #2: Form otomasyon yığınınızı seçin
Güvenilir bir yığın arıyorsanız, ClickUp hem form oluşturmayı hem de sonrasında olanları kapsar.
Güçlü verimlilik platformu, görevlerinizi, belgelerinizi, hedeflerinizi ve ş Akışlarınızı tek bir yerde birleştiren yerleşik form oluşturma yazılımıyla birlikte gelir. Work Sprawl'ın neden olduğu bağlam değiştirme sorunları olmadan takımların projeleri yönetmesine, süreçleri otomatikleştirmesine ve verimli bir şekilde işbirliği yapmasına yardımcı olmak için tasarlanmıştır.
ClickUp Formları, ClickUp Çalışma Alanınızda doğrudan profesyonel, kod gerektirmeyen formlar oluşturmanıza olanak tanır. Bu, talepleri, geri bildirimleri veya diğer türdeki verileri toplayıp bunları proje yönetimi sürecinize sorunsuz bir şekilde entegre edebileceğiniz anlamına gelir.
💡 Profesyonel İpucu: ClickUp Formlarında koşullu mantığı kullanarak soruları kullanıcı girdilerine göre uyarlayın. Bu şekilde, tek bir form PTO, BT sorunları veya geri bildirim gibi birden fazla istek türünü, kullanıcıyı alakasız alanlarla boğmadan işleyebilir.
ClickUp Formları'nı kullanarak herhangi bir departman için kayıt sürecini nasıl oluşturabileceğinizi aşağıda bulabilirsiniz:
Adım #3: Formu oluşturun ve yapılandırın
Burada, ihtiyacınız olan bilgileri toplamak için form tasarlarsınız. İşte bazı en iyi uygulamalar:
- Sadece gerekli olanları sorun. Formları kısa tutun ve önceki cevaplara göre soruları göstermek için koşul alanlar kullanın
- Verilerinize uygun birden fazla alan türü oluşturun (ör. zaman çizelgeleri için tarih seçiciler, seçimler için açılır menüler)
- Karışıklık ve tekrarları önlemek için ilgili soruları gruplandırın
İşte bunu ClickUp'ta nasıl yapılacağı:
- Gönderi'lerin ulaşmasını istediğiniz Listeyi açın
- Form Görünümü eklemek için + Görünüm düğmesini tıklayın, Form seçimini yapın ve bir ad verin


- Alt kısımdaki Soru ekle düğmesini tıklayarak yeni alanlar ekleyin

- Koşul mantığı uygulayarak form deneyimini farklı senaryolara göre özelleştirin
- Formunuzu renklerini ve düğme metinlerini güncelleyerek ve logonuzu ekleyerek markanıza uygun hale getirin

💡 Profesyonel İpucu: Formunuzu oluşturduktan sonra, yanıtların nasıl işleneceğini ince ayarlamayı unutmayın:
- Görevlerin oluşturulacağı yeri seçin: Form gönderilerinin doğru ClickUp Liste'ye ulaştığından emin olun
- Gönderi sonrası yönlendirme: Kullanıcıları özel bir onay mesajına veya belirli bir URL'ye yönlendirin
- Gönder düğmesini özel hale getirin: Formunuzun tonunu İsteği Gönder veya Geri Bildirim Gönder gibi kişiselleştirilmiş düğme etiketleriyle uyumlu hale getirin
Adım 4: Daha akıllı olmanıza yardımcı olması için yapay zekayı eğitin
Yayınlamadan önce, AI destekli içgörülerle formunuzu bir üst seviyeye taşımak için biraz zaman ayırın. ClickUp'ın bağlamsal AI asistanı ClickUp Brain, geçmiş verileri analiz ederek ve kurulumunuzu optimize ederek daha akıllı formlar oluşturmanıza ve gelecekte olacaklara hazırlanmanıza yardımcı olur. Formlarınızı gerçek bağlamla şekillendirmek için onu yardımcı pilotunuz olarak kullanın.
Sonuç? Daha akıllı formlar, daha temiz veriler ve ilk yanıt gelmeden önce zaten ileriyi düşünen bir ş Akışı. ClickUp Brain ile şunları yapabilirsiniz:
- Kullanıcı geri bildirimlerinden yararlanarak hangi soruları sormanız gerektiğini anlayın
- Hedef kitlenizi daha iyi anlamak için geçmiş gönderi veya anketlere duygu analizi uygulayın
- doğal dil komutları kullanarak yeni form veya anket soruları oluşturun*
Bu sayede, yeni yanıtlar toplamadan önce formlarınızı daha düşünceli, hedef odaklı ve yararlı hale getirebilirsiniz.

🚀 Şu tür komutları deneyin:
- Geçmiş biletlerden gelen yaygın şikayetleri özetleyin, böylece form'a ilgili seçenekleri ekleyebileyim
- Son 3 ayda sıkça sorulan yeni işe alım soruları temelinde oryantasyon form soruları oluşturun
- Olay raporlarından tekrarlayan sorunları listeye alın ve formdaki kök neden kategorilerini önceden doldurun
Adım #5: Sonraki adımları otomasyonla gerçekleştirin
Formlarınız yayınlanmadan önce, toplanan veriler üzerinde işlem yapmak için AI ve otomasyonları kullanın. Görevleri atamak, doğru kişilere bildirimde bulunmak, alanları güncellemek veya öğeleri ş akışınızda taşımak için tetikleyiciler ve kurallar ayarlayın.
ClickUp otomasyonları ile, herhangi bir kod yapmadan bu iş akışlarını oluşturmak daha da kolaydır. Sadece tetikleyiciyi seçin, eylemi ayarlayın ve gerisini ClickUp'a bırakın.

İşte nasıl yapacağınız:
- Form görevlerinin görüntülendiği Listeye gidin ve Listenin üst kısmındaki Otomatikleştir düğmesini tıklayın. Bu, o Liste için Otomasyon merkezini açar
- + Otomasyon Ekle veya Otomasyon Oluştur seçeneğine tıklayın
- Tetikleyici olarak "Görev oluşturulduğunda" seçeneğini seçin. Bu, her yeni form gönderisinin otomasyonu başlatmasını sağlar
- Koşulları (istek türü veya aciliyet gibi) kullanarak form yanıtlarına göre eylemleri özelleştirin
- Ş Akışınızı kolaylaştırmak için eylemler ekleyin:
- form girdilerine göre görevleri atayın*
- Izleme ve önceliklendirme için durum veya etiketleri güncelleyin
- clickUp, e-posta veya Slack aracılığıyla bildirimler gönderin*
- *alt görevler, kontrol listeleri veya Özel Alanlar içeren geri bildirim form şablonları gibi şablonları uygulayın
- Görevleri doğru Listeye veya Klasöre otomatik olarak taşıyın veya kopyalayın
- Her şeyin sorunsuz çalıştığını doğrulamak için örnek bir form gönderi ile test edin
💡 Profesyonel İpucu: Gönderilenlere bağlı olarak ClickUp'ta dinamik olarak İzleyiciler ekleyin. Belirli bir müşteri adı seçilirse veya görev bir takımla etiketlenirse, her seferinde manuel olarak etiketlemek zorunda kalmadan doğru paydaşları döngüye dahil etmek için Otomasyon özelliğini kullanın.
Doğal dil komutlarını kullanarak ClickUp Otomasyonları oluşturmaya ilişkin içgörülerimizi içeren bu video
Adım 6: Formunuzu test edin, yayınlayın ve paylaşım yapın
Tüm bunlar tamamlandıktan sonra şunları yapmalısınız:
- Formunuzu önizleyin: Kullanıcı akışını kontrol edin, koşullu mantığı test edin ve otomasyonların doğru şekilde çalıştığından emin olun
- formunuzu yayınlayın: *Son halini aldıktan sonra, tek bir tıklama ile yayına alın
- form URL'lerinin paylaşımı: *E-posta veya sohbet yoluyla dağıtım veya sitenize yerleştirme. Unutmayın, her gönderi, ClickUp'ta seçtiğiniz Liste'de anında bir görev oluşturur
Adım #7: İzleme, analiz edin ve iyileştirin
Lansmandan sonra, sürekli optimizasyon ile otomasyonun sizin için iş yapmaya devam etmesini sağlayın. Önerilerimiz şunlardır:
- Kaydedilen yanıtları görmek için Liste, Takvim veya Pano görünümlerini kullanın
- ClickUp Gösterge Panelleri kullanarak gönderi eğilimlerini görselleştirin
- ClickUp Brain'den tekrarlayan sorunları özetlemesini veya yanıtlardan duyguları analiz etmesini isteyin

- Performansa göre form alanlarını, mantığı veya otomasyon kurallarını ayarlayın
💡 Profesyonel İpucu: Form gönderilerini otomatik olarak sınıflandırmak için ClickUp'ın AI Ajanlarını kullanın. Yeni bir başvuru formü geldiğinde, Ajanınız yanıtları analiz edebilir, talebi kategorize edebilir, doğru takıma atayabilir ve anında öncelik veya son teslim tarihi ayarlayabilir. Bu, başvuru ş akışlarını düzenli tutan ve yanıt sürelerini kısa tutan, her zaman hazır olan bir koordinatöre sahip olmak gibidir.
AI ile Form Doldurma Otomasyonu için En İyi Araçlar
AI destekli form otomasyon araçlarını değerlendiriyorsanız, dikkate alabileceğiniz bazı platformlar şunlardır:
1. SafetyCulture AI Form Oluşturucu
Formlarınızın kendi kendilerine oluşturulmasını dilediğiniz olduysa, bu kılavuz tam size göre. SafetyCulture'un AI Form Oluşturucu özelliği, hızlı metin istemlerini denetime hazır formlara dönüştürür; bu da güvenlik kontrolleri, denetimler veya kalite değerlendirmeleri için mükemmeldir. Daha zengin bir bağlam için fotoğraf ve video gibi medya öğeleri bile ek dosya olarak ekleyebilirsiniz.
En iyi özellikler
- Alan çalışanları için medya ek dosyaları (fotoğraflar vb.) dahil olmak üzere denetimler, kontrol listeleri ve formlar için sürükle ve bırak / şablon oluşturucu
- Uyumluluk ve operasyon odaklı ş Akışları: form sonuçlarından görev atayın, diğer sistemlerle entegrasyonlar sağlayın ve takipleri izleyin
- Mobil cihazlara öncelikli destek (çevrimdışı alan yakalama, daha sonra senkronizasyon) ve takımlar arasında form/denetim verilerinin gerçek zamanlı gösterge panelleri
Sınırlar
- Bazı kullanıcılar, son derece özel form düzenleri veya karmaşık dallanma mantığı için sınırlı esneklik/özelleştirme olduğunu bildiriyor.
Fiyatlandırma
- Özel fiyatlandırma
G2 ve Capterra yorumları
- G2: 4. 6/5 (150'den fazla değerlendirme)
- Capterra: 4,6/5 (240+ değerlendirme)
2. Tally
Tally, sade bir İngilizceyle sağlanan hedeflere dayalı olarak tamamen koşullu bir form oluşturur. SurveyMonkey ve Google Forms'a güçlü bir alternatif olan bu araç, GDPR uyumlu şifreleme de sağlar, bu da onu gizlilik konusunda hassas ortamlar için ideal hale getirir.
En iyi özellikler
- Ücretsiz katmanda (adil kullanım sınırları dahilinde) sınırsız sayıda form ve gönderi oluşturun.
- Özel formlar için gelişmiş form mantığı, hesaplamalar, cevap aktarımı ve gizli alanlar kullanın.
- Düzenleyici bir metin belgesi gibi iş yapar: bloklar/sorular eklemek için yazın ve yapılacakları tamamlamak için kısayolları kullanın.
Sınırlar
- Tally, standart formlar için son derece güçlü olsa da, en iyi kurumsal form platformlarına kıyasla ağır kurumsal iş akışı özelliklerinde (ör. gelişmiş dallanma, çok adımlı otomasyon) daha az derinlik olabilir.
Fiyatlandırma
- Ücretsiz
- Pro: Aylık 29 $
- iş: Aylık 89 $
G2 ve Capterra yorumları
- G2: 4,8/5 (50'den fazla değerlendirme)
- Capterra: Yeterli sayıda yorum yok
3. Intellistack (eski adıyla Formstack AI)
Intellistack (Formstack'in yeniden markalanmış hali), iş takımları için kod gerektirmeyen AI form oluşturma, belge oluşturma ve iş akışı otomasyonu sunar. Platform, form oluşturmadan belge oluşturmaya ve iş akışı yürütmeye kadar tüm süreç iş akışlarına odaklanarak finans, İK, sigorta ve diğer veri yoğun arka ofis kullanım alanları için cazip hale gelir.
En iyi özellikler
- Her alanı manuel olarak eklemek yerine, bir form oluşturmak için bir komut girin.
- ş Akışlarında büyük ölçekli belge işlemleri için destek alın
Sınırlar
- Bazı kullanıcılar, daha gelişmiş otomasyon/ş Akışı özellikleri için öğrenme eğrisinin daha dik olduğunu bildiriyor.
Fiyatlandırma
- Formlar: Aylık 99 $'dan başlayan fiyatlarla
- Paket: Aylık 250 $'dan başlayan fiyatlarla
- Kurumsal: Özel fiyatlandırma
G2 ve Capterra yorumları
- G2: 4. 3/5 (450+ yorum)
- Capterra: 4,0/5 (110+ yorum)
📖 Ayrıca okuyun: Excel'de Form Oluşturma
ClickUp'ın AI form oluşturma araçları arasında öne çıkmasının nedenleri
ClickUp, yığınınızdaki başka bir araç olmak yerine, yığının kendisi haline gelir. İş akışınızla birlikte büyüyen, tek bir bağlantılı sisteme sahip olursunuz.
Bu kılavuz, AI form otomasyon araçlarından ayarlarıyla ayrılır:
👉🏻 Birleşik bilgi yönetimi: ClickUp Docs ile formlarınızın ve görevlerinizin yanında dahili wiki'ler, SOP'lar ve işbirliğine dayalı belgeler oluşturun. ClickUp Whiteboards ile aynı platformda fikirlerinizi paylaşın veya süreçleri görsel olarak haritalayın.
👉🏻 Özel gösterge panelleri ve raporlama: Özelleştirilebilir ClickUp Gösterge Panelleri ile form yanıtlarını anında görselleştirin. Form verilerini proje metrikleri, iş yükü grafikleriyle birleştirerek operasyonlarınızı 360° görünümle inceleyin.
👉🏻 Gelişmiş izinler ve güvenlik: Formları görebilecek, düzenleme yapabilecek veya gönderebilecek kişileri kontrol edin. Hassas ş Akışları için ayrıntılı izinler ayarlayarak, takımlar arasında uyumluluk ve veri gizliliğini sağlayın.
📮 ClickUp Insight: Çalışanların %30'u otomasyonun haftada 1-2 saat zaman kazandıracağını düşünürken, %19'u otomasyonun derinlemesine ve odaklanmış iş için 3-5 saat zaman kazandıracağını tahmin ediyor.
Küçük zaman tasarrufları bile birikerek büyük fark yaratır: Haftada sadece iki saatlik zaman tasarrufu, yılda 100 saatten fazla zamana denk gelir. Bu zamanı yaratıcılık, stratejik düşünme veya kişisel gelişim için kullanabilirsiniz. 💯
ClickUp'ın AI Ajanları ve ClickUp Brain ile iş akışlarını otomasyonlaştırabilir, proje güncellemelerini oluşturabilir ve toplantı notlarınızı eyleme geçirilebilir sonraki adımlara dönüştürebilirsiniz — hepsi aynı platformda. Ekstra araçlara veya entegrasyonlara gerek yok — ClickUp, iş gününüzü otomasyonlaştırmak ve optimize etmek için ihtiyacınız olan her şeyi tek bir yerde sunar.
💫 Gerçek Sonuçlar: RevPartners, üç aracı ClickUp'ta birleştirerek SaaS maliyetlerini %50 oranında azalttı. Böylece, daha gelişmiş özelliklere, daha sıkı işbirliğine ve yönetimi ve ölçeklendirmesi daha kolay olan tek bir bilgi kaynağına sahip, birleşik bir platform elde etti.
⚙️ Bonus: Kullanıcıların, ekip arkadaşlarınızın veya müşterilerinizin görüşlerini toplamak ve bunlara göre hareket etmek için ClickUp'ın Geri Bildirim Formu Şablonunu deneyin. Önerileri, hata raporlarını veya yorumları toplamak ve her şeyi düzenli tutmak için çok yararlıdır.
O kadar akıllı formlar ki, sadece PTO isteyebilirler
Formlar gelen kutularında beklemek veya elektronik tablolarda kaybolmak zorunda değildir. AI ile karmaşık görevleri yerine getirebilir ve sürekli kontrol edilmeden işleri ilerletebilirler. Bu da daha az gecikme, daha az hata ve asıl işe daha fazla zaman ayırmak anlamına gelir.
ClickUp, bu tam döngüyü tek bir bağlantılı platformda bir araya getirir.
Görevler oluşturan, bunları anında atayan ve yanıtlara göre alanları güncelleyen formlar oluşturabilirsiniz. ClickUp Brain, gerçek verileri kullanarak formlarınızı iyileştirmenize yardımcı olur, böylece her sorunun bir amacı olur ve her ş akışı yolunda ilerler.