Hepimiz bu durumu yaşamışızdır: Toplantıda oturmuş, her şeyi hatırlayacağınıza emin olursunuz, ancak daha sonra ayrıntılar aklınızdan uçup gider. Sanal toplantılar norm haline geldi ve arka arkaya yapılan aramalarla dolu yoğun programlarda önemli bilgileri gözden kaçırmak çok kolay. 🗓️ İşte bu noktada, net ve eyleme geçirilebilir toplantı notları alma sanatı çok önemli hale gelir. Bu, anahtar noktaları yakalamanıza, düzenli kalmanıza ve önemli noktalara odaklanmanıza yardımcı olur.
Microsoft Teams kullanıyorsanız, daha düzenli toplantılar için doğru yoldasınız demektir. Ancak, projelerinizi ileriye taşıyacak içgörüleri yakalamak çok önemlidir.
Bu makalede, toplantılarınız boyunca netliği ve katılımı korurken Teams'te toplantı notları alma konusunda size rehberlik edeceğiz. Ayrıca, notlarınızı yönetmenin daha akıllı bir yolunu tanıtacağız. 📝
Hadi başlayalım!
⏱️ 60 saniyelik özet
Microsoft Teams toplantılarında not almak için adım adım işlemler:
Teams'te toplantı notları nasıl alınır?
300 milyondan fazla kullanıcısıyla Microsoft Teams, iş işbirliği için vazgeçilmez bir platform haline geldi. Ancak, toplantılarınızın etkinliğini en üst düzeye çıkarmak için etkili not alma yoluyla anahtar bilgileri ve eylem öğelerini yakalamak çok önemlidir. 📝
Teams'te daha iyi toplantı notları almanıza yardımcı olacak adım adım kılavuz:
Adım 1: Teams toplantı platformunda oturum açın
Masaüstü uygulaması veya web sürümü aracılığıyla Teams'de oturum açın. Platformu ilk kez kullanıyorsanız, resmi siteden veya uygulama mağazasından indirin.
Oturum açtığınızda, Teams toplantılarına katılmak ve takımınızla belgeleri sorunsuz bir şekilde yönetmek için komut merkeziniz olan gösterge paneline ulaşırsınız.
Adım 2: Teams toplantınızı ayarlayın
Toplantınızı Teams'te planlamak, sorunsuz bir iş akışı için çok önemlidir. Bu sayede herkes toplantının amacı, gündemi ve zaman çizelgesi konusunda aynı bilgilere sahip olur. Ayarları şu şekilde yapabilirsiniz:
- Planınızı görüntülemek veya yaklaşan toplantıları planlamak için "Takvim"e gidin
- '+ Yeni Toplantı' öğesini tıklayın ve toplantı ayrıntılarını (başlık, tarih, saat ve katılımcılar) girin. Tekrarlanan davetlerde zaman kazanmak için düzenli toplantılar için tekrarlama özelliğini kullanın
- Tartışmaya rehberlik etmek için ayrıntılar bölümüne bir toplantı gündemi ekleyin, böylece toplantı ayrıntılarını genişletebilir ve katılımcılar için net bir yol haritası belirleyebilirsiniz
- Toplantı katılımcılarını bilgilendirmek için "Gönder" seçeneğini seçin. Teams, toplantı davetini yönetir ve otomatik hatırlatıcılar göndererek herkesin hazır olmasını sağlar
Toplantı notlarını almaya başlamadan önce başarı için zemin hazırlamak mı istiyorsunuz? Birkaç sanal toplantı kurallarına uyarak oturumlarınızın daha odaklı geçmesini, paydaşların daha katılımcı olmasını ve sorunsuz bir işbirliği sağlarsınız.
Yapılacaklar: Herkesin aynı sayfada ve odaklanmış olmasını sağlamak için önceden net bir gündem paylaşın ✅ Dikkatin dağılmasını önlemek için katılımcıları konuşmadıkları zaman seslerini kapatmaya teşvik edin 🎙️İşlerin düzenli ve programa uygun ilerlemesini sağlamak için bir not tutucu atayın 📝Tüm anahtar bilgilerin kaydedilmesini ve işbirliğinin teşvik edilmesini sağlamak için herkesi düşüncelerini paylaşmaya teşvik edin
Adım 3: Teams toplantı notları özelliğine erişin
Teams, toplantı notlarını doğrudan uygulamada almak ve saklamak için yerleşik bir bölüme sahiptir, bu da her şeyi merkezileştirmeye yardımcı olur.
Bundan en iyi şekilde yararlanmak için şunları yapın:
- Toplantıyı başlatın veya toplantıya katılın ve üst görev çubuğundaki "Notlar" seçeneğine tıklayın. Görünmüyorsa, "Diğer Eylemler" (üç nokta) seçeneğine tıklayın
- Özel not alma bölmesini kullanarak önemli noktaları ve kararları anında belgelendirin
- Katılımcılara, gerçek zamanlı işbirliği ve daha sorunsuz takım iletişimi için notları düzenleme ve katkıda bulunma iznini verin
➡️ Daha fazla bilgi: En İyi 15 AI Not Alma Uygulaması ve Aracı 📝
Adım 4: Notlarınızı düzenleyin ve yapılandırın
Toplantı notları almak sadece başlangıçtır; asıl sihir, notları düzenlemekte yatmaktadır.
Daha etkili notlar almak için şu ipuçlarını izleyin:
- Notlarınızı kolayca başvurabilmek için "Anahtar Noktalar" ve "Sonraki Adımlar" gibi bölümlere ayırın
- Tarama kolaylığı için madde işaretleri kullanın
- Sorumluluk sağlamak için @bahsetmelerle görevler atayın
Kalın metin veya etiketler kullanarak son tarihleri veya önemli bilgileri vurgulayın
Kolay düzenleme için etiketler atayın: Notlarınıza #pazarlama, #bütçe veya #takip gibi etiketler eklemek, tartışmaları kategorilere ayırmanıza ve daha sonra belirli konuları bulmanızı kolaylaştırır. Bu, birden fazla projeyi yönetiyorsanız özellikle yararlıdır.
- Örnek: "#pazarlama Kampanya stratejisini tartışın. #bütçe Maliyet tahminlerini özetleyin.
Adım 5: Toplantı katılımcılarıyla notları paylaşın
Toplantı bittiğinde, herkesin aynı sayfada olduğundan emin olun. Netlik için iki kez kontrol edin ve alakasız ayrıntıları kaldırın.
- Notları tüm toplantı katılımcılarına göndermek için "Notları Paylaş"ı tıklayın. Teams, kolayca başvurulabilmesi için notları Teams takvimindeki toplantıya otomatik olarak bağlar
- Herkesin sorumluluklarını yerine getirmesini ve sorumluluklarının farkında olmasını sağlamak için takip eylemleri atayın
Adım 6: Toplantı notlarını tartışma sonrasında düzenleme
Oturum sona ermiş olabilir, ancak toplantı düzenleyicisi olarak sorumluluklarınız henüz bitmedi! Toplantı notlarını düzeltin ve tartışma sırasında ortaya çıkan yeni görüşleri ekleyin.
Hiçbir şeyi kaçırmamak için yapmanız gerekenler:
- Teams Takvimi'ne gidin, geçmiş toplantıyı bulun ve ayrıntıları genişletmek için seçin
- Yeni girdiler veya açıklamalara göre notları güncelleyin veya düzeltin
- Katılımcılara en son bilgileri bildirmek için "Güncelleme Gönder"i tıklayın
Teams'te toplantı notları almayı, toplantı notlarını düzeltmeyi ve tartışma sırasında ortaya çıkan yeni içgörüleri eklemeyi öğrendiğinize göre, şimdi bunları uygulamaya geçirebilirsiniz.
➡️ Daha Fazla Bilgi: Filigran içermeyen en iyi ücretsiz ekran kaydediciler hangileridir?
Neden Teams Toplantı Notları Almalısınız?
Teams toplantısı sırasında not almak, tartışmanın etkinliğini ve verimliliğini önemli ölçüde artırabilir. Teams toplantı notları almak isteyebileceğiniz birkaç neden şunlardır:
Hafıza tutma
Not almak, katılımcıların tartışılanları hatırlamasına yardımcı olur. Teams toplantı tutanaklarını kaydetmek, önemli bilgilerin kaybolmamasını sağlar ve kararları ve tartışmaları hatırlamayı kolaylaştırır.
➡️ Daha fazla bilgi: Microsoft Teams'de Beyaz Tahta'yı kullanma
Sonuçlara odaklanın
Teams toplantılarında not almak, tartışmanın somut sonuçlara ulaşmaya odaklanmasına yardımcı olabilir. Anahtar noktalar veya kararlar belgelendiğinde, daha somut ve uygulanabilir hale gelir, bu da takım üyeleri arasında hesap verebilirliği teşvik eder.
Ayrıca, yazılı belgeler toplantı sırasında verilen taahhütleri hatırlatıcı görevi görür.
Düzen ve netlik
Notlar, tartışmaların yapılandırılmış bir kaydını sağlayarak eylem öğelerini, son tarihleri ve sorumlulukları izlemeyi kolaylaştırır. Microsoft Teams'de, otomatik toplantı transkriptleri gibi özellikler, tartışmaları gerçek zamanlı olarak yakalayarak bu süreci kolaylaştırır ve katılımcıların manuel not almaya değil, katılımlarına daha fazla odaklanmalarını sağlar.
Gelecek toplantılar için referanslar
Geçmiş toplantıların yazılı kayıtları, daha önce ele alınan konular hakkında "déjà vu" tartışmalarını önleyerek gereksiz tekrarları önler. Teams toplantı tutanakları, gelecekteki toplantılara ve karar alma süreçlerine rehberlik edebilir.
➡️ Daha fazla bilgi: Microsoft Teams'in Artıları ve Eksileri: Takımınız için Doğru Araç mı?
Teams Toplantı Notları Alırken Yapılacaklar ve Yapılmayacaklar
Microsoft Teams toplantıları sırasında etkili notlar almak, düzenli çalışmak ve önemli ayrıntıların kaçmamasını sağlamak için çok önemlidir. Teams toplantılarında not alırken aklınızda bulundurmanız gereken bazı yapılması ve yapılmaması gerekenler şunlardır:
Yapılması gerekenler:
- Toplantıdan önce hazırlık yapın: Toplantı gündemini veya konuları önceden gözden geçirerek not alırken nelere odaklanmanız gerektiğini belirleyin
- Anahtar noktalara odaklanın: Tüm tartışmayı yazmaya çalışmak yerine, alınan kararları, eylem öğelerini, son tarihleri ve gerekli tüm takip işlemlerini not edin
- Yapılandırılmış bir biçim kullanın: Daha sonra kolayca başvurabilmek için notları başlıklar ve madde işaretleriyle düzenleyin
- Sorumlulukları etiketleyin: Her eylem öğesinin sorumlusunu açıkça belirtin. Karışıklığı önlemek için baş harfleri veya tam adları kullanın. Örnek: [John] Cuma gününe kadar teklif taslağını hazırlayacak
- Teams özelliklerini kullanın: Teams'teki Toplantı Notları özelliğini kullanarak önemli ayrıntıları gerçek zamanlı olarak kaydedin ve toplantıdan sonra katılımcılarla paylaşın
- İnceleme ve özetleme: Toplantının sonunda, önemli hiçbir noktanın gözden kaçmamasını sağlamak için anahtar noktaları hızlıca özetleyin
- Hızlı takip: Toplantı notlarınızı toplantıdan hemen sonra Teams sohbeti, e-posta veya paylaşılan belge olarak paylaşın, böylece tartışma henüz tazeyken herkes erişebilir
- Tarafsız olun: Kişisel görüşlerinizi veya varsayımlarınızı eklemeden notları objektif bir şekilde yazın
- Önemli son tarihleri vurgulayın: Acil görevleri veya son tarihleri vurgulamak için kalın metin, altı çizili metin veya semboller kullanın
- Açıklama isteyin: Bir şeyden emin değilseniz, notlarınızın doğru olduğundan emin olmak için toplantı sırasında açıklama isteyin
Yapmamanız gerekenler:
- Her şeyi kaydetmeye çalışmayın: Her kelimeyi yazmaya çalışmayın. Bunun yerine sonuçlara, anlaşmalara ve eylem noktalarına odaklanın
- Yalnızca hafızanıza güvenmeyin: Toplantı sırasında her zaman not alın, çünkü yalnızca hafızanıza güvenmek ayrıntıların kaçmasına neden olabilir
- Kimin ne dediğini gözden kaçırmayın: Fikirleri veya görevleri doğru kişiye açıkça atayın
- Gayri resmi dil kullanmayın: Notları takımla paylaşıyorsanız, başkalarının anlamayabileceği argo veya kısaltmalar kullanmaktan kaçının
- Son teslim tarihlerini not almayı unutmayın: Bir eylem öğesinin son teslim tarihi varsa, bunu mutlaka yazın. Son teslim tarihlerinin kaçırılması ilerlemeyi aksatabilir
- Çok fazla çoklu görev yapmayın: Çoklu görev yaparken (örneğin, e-postaları yanıtlarken veya sohbet ederken) not almak, kayıtların eksik veya yanlış sonuçlanmasına neden olabilir
- Herkesin aynı şeyleri duyduğunu varsaymayın: Toplantı sırasında tüm katılımcılar her ayrıntıyı yakalayamayabileceğinden, önemli noktaları açıkça yazın
- Notları düzenlemeyi geciktirmeyin: Notlarınızı düzenlemek veya paylaşmak için çok uzun süre beklemek, ayrıntıları unutma veya yanlış yorumlama riskini artırır
- Takip ayrıntılarını atlamayın: Notlarınızda tüm sonraki adımlar, atanan görevler ve son tarihler yer almasını sağlayın, böylece bunlar eyleme geçirilebilir olur
Bu ipuçlarını izleyerek, Teams toplantı tutanaklarınızın açık, düzenli ve tüm katılımcılar için yararlı olmasını sağlayabilirsiniz.
Not alma için Microsoft Teams'in sınırlamaları
Teams, uzaktan ve karma çalışma ortamları için sağlam bir iş mesajlaşma uygulaması olsa da, not alma konusunda bazı sınırlamaları vardır. Bu zorluklar sizi yavaşlatabilir ve etkili takım çalışmasını engelleyebilir.
İşte bazı yaygın engeller:
1. Sınırlı gerçek zamanlı işbirliği
Microsoft Teams, çeşitli kullanıcıların (uygun izinlere sahip olanların) toplantı notlarını düzenlemesine izin verir, ancak canlı işbirliği deneyimi her zaman sorunsuz değildir. Çok fazla katılımcı aynı anda değişiklik yapmaya çalışırsa, platform gecikebilir veya gerçek zamanlı güncellemeleri yakalayamayabilir.
Çalışanların %59'unun Teams dahil olmak üzere işbirliği araçlarının tercih ettikleri iş akışlarıyla uyumlu olmadığını bildirmesi şaşırtıcı değil. Bu uyumsuzluk, hızlı ilerleyen konuşmalara ayak uydurmayı zorlaştırarak mesajların parçalanmasına, ayrıntıların kaçırılmasına ve karışıklığa yol açar. 🤔
2. Temel biçimlendirme ve düzenleme araçları
Teams yalnızca temel metin biçimlendirme seçenekleri (kalın, italik, altı çizili) sunar, bu da ayrıntılı notları düzenlemeyi zorlaştırır. Tablolar, gömülü resimler veya özelleştirilebilir düzenler gibi zengin biçimlendirme seçeneklerinin olmaması, önemli bilgileri ne kadar etkili bir şekilde yapılandırabileceğinizi sınırlar.
Dahası, yazım denetimi veya ayrıntılı içerik düzenleme gibi araçlar olmadan, Microsoft Teams toplantı notları genellikle profesyonel belgeler için gereken netlik ve düzgünlükten yoksundur. Önemli bir projeyle uğraşırken, net ve profesyonel notlar sadece belgeler değildir, aynı zamanda başarınızın anahtarıdır.
3. Takip için otomasyon eksikliği
Özel toplantı tutanakları yazılımlarından farklı olarak, Teams notları eyleme geçirilebilir görevlere dönüştürmek veya sorumlulukları otomatik olarak atamak için yerleşik fonksiyonlar sunmaz. Bu, görevleri manuel olarak atamanız ve son tarihleri manuel olarak yönetmeniz gerektiği anlamına gelir, bu da iş akışınızı yavaşlatabilir ve hata olasılığını artırabilir.
4. Platform bağımlılığı
Yalnızca Teams'in not alma özelliğine güvenmek, platforma bağımlılığa yol açar. Kuruluşunuz başka bir araca geçmeye karar verirse, Microsoft Teams toplantı notlarını ve geçmiş verileri taşımak zahmetli ve zaman alıcı bir iş haline gelir.
Bu bağımlılık esnekliğinizi sınırlar ve kuruluşunuzun gelişen iş akışlarına daha uygun yeni çözümleri benimsemeyi zorlaştırır.
5. Katı izinler ve erişim denetimi
Bir diğer önemli sorun ise, harici veya misafir katılımcıların toplantı sırasında veya öncesinde Microsoft Teams toplantı notlarına erişmek için yardıma ihtiyaç duymasıdır. Bu, notları daha sonra paylaşana kadar müşteriler veya satıcıların bilgiden mahrum kalabileceği anlamına gelir.
Ayrıca, bir kişi takıma eklendiğinde tüm dosyalara erişim hakkı kazanır ve bu, hassas verileri işleyen kuruluşlar için ideal değildir.
Kullanıcı geri bildirimleri, Teams'in farklı ortamlarda nasıl çalıştığına dair değerli bilgiler sağlar. Reddit konularını inceledikten sonra, kullanıcı deneyimi hakkında şunları keşfettik: Bir kullanıcı, tekrarlanan toplantılarda önemli bir sorun olduğunu belirtti:
"Toplantı notları bir toplantıdan diğerine aktarılmıyor. Tekrarlanan konferanslarımız var ve notları oturumlar arasında manuel olarak kopyalamak çok sinir bozucu. Böylesine gelişmiş bir platform için bu bir geri adım gibi geliyor."
Başka bir kullanıcı, performans ve kullanılabilirlik konusunda hayal kırıklığını dile getirdi:
"Kuruluşum Teams'e geçtiğinden beri, gerçek zamanlı işbirliğini kesintiye uğratan sürekli gecikmeler, çökmeler ve beklenmedik oturum kapatmalarla karşılaşıyorum. Arayüz karmaşık görünüyor, basit etkinliklerde gezinmeyi zorlaştırıyor ve Microsoft 365 ile entegrasyon kopuk hissettiriyor."
"Toplantı notları bir toplantıdan diğerine aktarılmıyor. Tekrarlanan konferanslarımız var ve notları oturumlar arasında manuel olarak kopyalamak çok can sıkıcı. Böylesine gelişmiş bir platform için bu bir geri adım gibi geliyor."
"Toplantı notları bir toplantıdan diğerine aktarılmıyor. Tekrarlanan konferanslarımız var ve notları oturumlar arasında manuel olarak kopyalamak çok sinir bozucu. Böylesine gelişmiş bir platform için bu bir geri adım gibi geliyor."
Başka bir kullanıcı, performans ve kullanılabilirlik konusunda hayal kırıklığını dile getirdi:
"Kuruluşum Teams'e geçtiğinden beri, gerçek zamanlı işbirliğini kesintiye uğratan sürekli gecikmeler, çökmeler ve beklenmedik oturum kapatmalarla karşılaşıyorum. Arayüz karmaşık görünüyor, basit etkinliklerde gezinmeyi zorlaştırıyor ve Microsoft 365 ile entegrasyon kopuk hissettiriyor."
"Kuruluşum Teams'e geçtiğinden beri, gerçek zamanlı işbirliğini kesintiye uğratan sürekli gecikmeler, çökmeler ve beklenmedik oturum kapatmalarla karşılaşıyorum. Arayüz karmaşık görünüyor, basit etkinliklerde gezinmeyi zorlaştırıyor ve Microsoft 365 ile entegrasyon kopuk hissettiriyor."
Bu kısıtlamalar her kullanıcı için sorun teşkil etmeyebilir, ancak yine de ş Akışınızı yavaşlatır. 🙅
Projelerinizde daha fazla esneklik, otomasyon veya daha iyi işbirliği gerekiyorsa, verimliliğinizi artırabilecek Microsoft Teams alternatiflerini keşfetmeyi düşünün.
➡️ Daha fazla bilgi: ClickUp ve Teams: Hangi işbirliği aracı size uygun?
ClickUp ile Toplantı Notlarını Etkili Bir Şekilde Alın
Projeleriniz daha fazlasını gerektirdiğinde, en yeni teknolojiye sahip bir çözüme ihtiyacınız vardır. İşbirliğini kolaylaştırarak kuruluşunuz genelinde verimliliği artıran dinamik, hepsi bir arada proje yönetimi platformu ClickUp ile tanışın.
ClickUp'ı AI destekli not alma konusunda devrim niteliğinde bir araç yapan şey, toplantıları kolayca özetleme, eylem noktaları oluşturma ve iş akışlarını otomatikleştirme yeteneğidir.
Farklılıkları bir bakışta anlayabilmeniz için karşılaştırma tablosu:
| Özellik | Microsoft Teams | ClickUp |
|---|---|---|
| Yerleşik şablonlar | Sınırlı | Kapsamlı toplantı şablonları |
| Gerçek zamanlı işbirliği | Temel, bazı gecikmelerle | Sorunsuz canlı düzenleme için SyncUps |
| Görev otomasyonu | Manuel takip işlemleri | Notlardan otomatik görev oluşturma |
| Gelişmiş biçimlendirme | Sınırlı | Tam belge düzenleyici |
| Harici paylaşım | Kısıtlı | URL aracılığıyla kolayca paylaşılabilir |
ClickUp'ın not alma sürecinizi nasıl dönüştürebileceğine dair ayrıntılı bilgiyi burada bulabilirsiniz:
1. Toplantı notlarını profesyoneller gibi yönetin
ClickUp Meetings, takımınızın tartışmalarını belgeleme ve yönetme şeklini yeniden tanımlayarak verimliliği artırır. Düzenleyici menüsü, anahtar noktaları vurgulamanıza ve notlarınızın yaratıcı ve düzenli olmasını sağlamanıza olanak tanır.
ClickUp Belgeleri ile toplantı gündemleri, notlar veya ortak çalışma kontrol listeleri için canlı, dinamik belgeler oluşturabilirsiniz. Başlıklar, madde işaretleri, gömülü resimler ve tablolar gibi zengin metin biçimlendirme seçenekleri, geleneksel platformlarda genellikle eksik olan netlik ve yapı sunar.
ClickUp'ın öne çıkan özellikleri arasında, yazma hızını artıran ve düşünme yeteneğinizi keskinleştiren yapay zeka destekli bir asistan olan ClickUp Brain bulunmaktadır. Bu, verimli bir not oluşturucu olup, kapsamlı notlar oluşturmak için kritik noktaları analiz eder. Bu sayede size şu şekilde yardımcı olur:
- Uzun tartışmaları net ve anlaşılır özetlere sıkıştırın
- Önemli sonuçları ve görevleri vurgulayın. Konuşmaya göre yapılacaklar listelerini otomatik olarak oluşturun
Toplantı gündeminizi pratik bir not alma stratejisinin temeli olarak kullanın.
İşte size sağlayacağı avantajlar:
- Gündemi takip ederek, konudan sapmaz ve odaklanmanızı korursunuz 🎯
- Net yapı, tartışmaları ve alınan kararları anlamaya yardımcı olur 🔍
- Verimli not alma için gündem maddelerine hızlıca başvurarak zaman kazanın ⏳
- Gündem öğeleriyle ilgili katkıları teşvik etmek işbirliğini artırır 🤝
2. Önceden oluşturulmuş toplantı şablonlarını kullanın
Kabul edelim, boş bir sayfayla başlamak her zaman toplantı notları almak için en verimli yol değildir. İşte bu noktada ClickUp'ın önceden oluşturulmuş toplantı şablonları devreye girer. Bu şablonlardan öne çıkanlardan biri de ClickUp Toplantı Notları Şablonu'dur.
Her türlü iş akışı için tasarlanan bu özellik, not alma yönteminizi basitleştirerek önemli olan şeylere, yani verimli brifingler düzenlemeye odaklanmanıza yardımcı olur. Gündemler, anahtar noktalar ve eylem öğeleri için bölümler sayesinde her toplantıyı düzenli ve etkili tutar.
Bu şablonu seveceğiniz nedenler:
- Takımınızın ihtiyaçlarına göre özelleştirin: ayrıntılı nokta açıklamaları ekleyin veya yinelenen gündemler oluşturun
- Takım üyelerinizle gerçek zamanlı olarak işbirliği yapın
- Toplantı notlarını ödevlere dönüştürün ve sorumlulukları atayarak hesap verebilirliği sağlayın
- Belgeden ayrılmadan takip işlemlerini etkinleştirin ve eylem öğeleri ekleyin
Daha fazla etkili şablona mı ihtiyacınız var? İşte favorilerimizden ikisi:
- ClickUp Toplantı Tutanağı Şablonu : Resmi konuşmaları ve kararları açık ve resmi bir şekilde belgelendirin. Tam şeffaflık ve hesap verebilirlik için tutanakları takım üyeleri, paydaşlar veya müşterilerle paylaşın
- ClickUp Toplantı Şablonu: Bu şablonla tekrarlanan seminerleri veya konuşmaları düzenli tutun. Anahtar ayrıntıların kaybolmamasını sağlamak için hedefleri, görevleri ve takipleri takip edin
➡️ Daha fazla bilgi: Toplantılar ve Toplantı Asistanları için En İyi 10 AI Aracı
3. Konuşmaların akışını sürdürün ve kolaylıkla işbirliği yapın
ClickUp, iletişim ve görev yönetimini tek bir sezgisel platformda birleştirerek takım işbirliğini geliştirir. ClickUp Sohbet ile, bağlamı iş akışınıza sorunsuz bir şekilde entegre ederken gerçek zamanlı konuşmalar yapabilirsiniz. 💬
ClickUp'tan önce, toplantılar ve karşılıklı e-posta iletişimi, öğelerin görünmez ve ilgisiz kaldığı bir kara deliğe yol açıyordu. Bu nedenle, görevler zamanında gözden geçirilmiyordu ve yaratıcı gelişimin nasıl gittiğini kimse bilmiyordu. Artık, takımdaki herkes eylem öğelerinin ne zaman tamamlanması gerektiğini açıkça görebilir, sohbet edebilir ve görevler içinde işbirliği yapabilir
ClickUp'tan önce, toplantılar ve karşılıklı e-posta iletişimi, öğelerin görünmez ve gözden kaçtığı bir kara deliğe yol açıyordu. Bu nedenle, görevler zamanında gözden geçirilmiyordu ve yaratıcı gelişimin nasıl gittiğini kimse bilmiyordu. Artık, takımdaki herkes eylem öğelerinin ne zaman tamamlanması gerektiğini açıkça görebilir, sohbet edebilir ve görevler içinde işbirliği yapabilir
Genel olarak, ClickUp, son teslim tarihlerini planlarken veya fikirler üretirken takımınızın uyumlu çalışmasını sağlayarak işbirliğini somutlaştırır. İşte nasıl işliyor:
ClickUp Sohbet, takımınızın projeler, son tarihler ve fikirler konusunda aynı sayfada kalmasını sağlamak için tasarlanmıştır. Konuşmaları verimli eylemlere dönüştürme şekli şöyledir:
- SyncUps ile gerçek zamanlı işbirliği: Ekranları paylaşabileceğiniz, görevleri bağlayabileceğiniz ve anında yorumlar atayabileceğiniz ClickUp Sohbet'te doğrudan video veya sesli aramalar başlatın. SyncUps, tartışmalarınızı eyleme geçirilebilir ve işle bağlantılı tutar.
- FollowUps ile hesap verebilirlik: Önemli mesajları FollowUps olarak işaretleyin, bunları takım üyelerine atayın ve ilerlemelerini doğrudan Sohbet'te izleyin. Önemli eylem öğelerinin gözden kaçmamasını sağlamanın kolay bir yoludur.
- AI CatchUp ile bilgilenin: Uzun konuları anahtar noktalara özetleyen AI CatchUp ile kaçırdığınız tartışmaları hızla yakalayın. Bu özellik, geçmiş mesajları tek tek incelemek zorunda kalmadan sonraki adımları bulmanıza yardımcı olur.
- Sohbetleri doğrudan görevlere bağlayın: Konuşmaları belirli görevlere veya projelere bağlayarak odaklanın ve alakalı kalın, böylece her tartışma eyleme dönüşsün.
- Yorumları görev olarak atayın: Yorumları Görev Olarak Atama özelliği ile herhangi bir yorumu göreve dönüştürerek takımınızın düzenli çalışmasına ve önemli görevleri takip etmesine yardımcı olun.
- Takım arkadaşlarınızdan bahsetme ve zengin metin kullanma: Doğru kişileri tartışmalara dahil edin, zengin metin biçimlendirme ile netlik katın ve iletişimi açık ve ilgi çekici hale getirin.
- Belgeler üzerinde sorunsuz bir şekilde işbirliği yapın: ClickUp'ın İşbirliği Algılama özelliği ile birden fazla kişinin aynı belge üzerinde çalışmasına izin verin
- Kolay erişim için sohbetleri görevlerle senkronize edin: Sohbetleri doğrudan görevlere bağlayarak, ClickUp Chat tüm ilgili bilgilere araçlar arasında geçiş yapmadan erişilebilir olmasını sağlar.
- Odaklanmayı kolaylaştırmak için sohbetleri düzenleyin: Çalışma alanınızın düzenli kalması ve en önemli konulara odaklanılması için proje, takım veya önceliklere göre sohbet kanalları oluşturun. \
4. Otomatik toplantı transkripsiyonuna evet deyin
Tüm toplantı deneyimini kaydetme imkanınız varken neden not almakla yetinmelisiniz? ClickUp Clips ile yüksek kaliteli, filigran içermeyen videolar kaydedebilir, ClickUp Brain ise konuşmalarınızı doğru bir şekilde yazıya dökebilir. Böylelikle gürültülü ortamlarda veya farklı aksanlarla konuşulsa bile her ayrıntıya kolayca erişebilirsiniz.
Ayrıca, ClickUp Evrensel Arama ile çalışma alanınızda her şeyi bulabilirsiniz. Teams dahil 20'den fazla bulut uygulamasında içerik bulan kişisel bir arama motoruna sahip olmak gibidir. Bir anahtar kelime yazın, Evrensel Arama her bahsetmeyi vurgular ve platformlar arasında geçiş yapmanıza gerek kalmadan düzenli kalmanızı sağlar.
Unutmayın: AI'yı toplantı notları almak için kullanırken birkaç faktörü göz önünde bulundurmanız gerekir. Örneğin:
Doğruluk: Yanlış anlaşılmaları önlemek için AI aracının anahtar noktaları ve kararları doğru bir şekilde yakaladığından emin olun ✅
Bağlam: AI'nın anlayışını ve tartışmanızla alakasını geliştirmek için AI'ya bağlam veya belirli anahtar kelimeler sağlayın
İnceleme ve Düzenleme: Katılımcılarla paylaşmadan önce, AI tarafından oluşturulan notlarda hata veya eksiklik olup olmadığını daima inceleyin ✏️
Gizlilik: Hassas bilgileri yakalamak için AI araçlarını kullanırken gizlilik ve veri güvenliğine dikkat edin 🔒
5. ClickUp entegrasyonlarından yararlanın
ClickUp Entegrasyonları, 1.000'den fazla uygulamaya bağlanmanıza yardımcı olarak takımların iş akışlarını verimli bir şekilde merkezileştirmesini sağlar. Kullanıcılar, Google Drive, Slack ve Zoom gibi temel araçları entegre ederek proje yönetimi süreçlerini kolaylaştırabilir. Bu bağlantı, işbirliğini geliştirir ve tüm kaynakların tek bir platformdan kolayca erişilebilir olmasını sağlar.
Örneğin, Teams'i kullanmaya devam etmek istiyorsanız, ClickUp'ın Teams ile entegrasyonu, iletişim ve görev yönetimini birleştirir. Güncellemeler için gerçek zamanlı bildirimlerin keyfini çıkarabilir, bağlantıları paylaşırken bağlam için zengin görev açılımını kullanabilir ve platformlar arasında geçiş yapmadan görevler uygulamasında doğrudan sorumlulukları yönetebilirsiniz.
Böylece şunları yapabilirsiniz:
- Tartışmaları ve görevleri tek bir yerde tutarak işbirliğini geliştirin
- İlgili görev bilgilerine hızlı erişimle verimliliği artırın
- Birden fazla uygulama arasında geçiş yapma ihtiyacını azaltarak dikkat dağınıklığını en aza indirin
- Her iki platformda güncellemeleri otomatik olarak senkronize ederek iş akışlarını optimize edin
➡️ Daha fazla bilgi: İşbirliği için en iyi 10 Microsoft Teams entegrasyonu
ClickUp ile Toplantı Oturumlarınızı Bir Üst Düzeye Taşıyın
Microsoft Teams birçok kuruluş için vazgeçilmez bir araç haline gelmiş olsa da, özellikle genel iş akışınızı ve işbirliğinizi yönetme konusunda bazı sınırlamaları olduğunu bilmek önemlidir. Parçalı iletişim ve temel not alma özelliklerinden gerçek zamanlı işbirliği ve entegrasyon esnekliğiyle ilgili zorluklara kadar, birçok kullanıcı daha uyumlu bir çözüm arzulamaktadır.
İşte bu yüzden ClickUp mükemmel bir yükseltme sunuyor. AI destekli Sohbet, notlar, özelleştirilebilir şablonlar ve Teams ile sorunsuz koordinasyon sayesinde ClickUp tüm iş akışınızı dönüştürür.
Neden daha azıyla yetinmek zorunda kalasınız? Dağınık araçların yarattığı kaosun sizi engellemesine izin vermeyin.
ClickUp'a şimdi kaydolun ve farkı kendiniz deneyimleyin! 🚀
Sık Sorulan Sorular (SSS)
Teams toplantısına nasıl not eklerim?
Teams toplantısına farklı zamanlarda notlar ekleyebilirsiniz. Toplantı ayarlarken, Ayrıntılar bölümünde bir gündem ekleyin. Mevcut bir toplantıda, Ayrıntılar altında Notlar'ı seçin ve notları kaydedin. Bu bölüme bir dosya da ekleyebilirsiniz.
Teams'te kayıt yapmadan toplantı notları nasıl alınır?
Yerleşik kapalı altyazı özelliğini kullanarak Teams toplantılarında kayıt yapmadan not alabilirsiniz. Bu özelliği ayarlardan açıp kapatabilirsiniz. Altyazı verileri toplantı bittikten sonra kalıcı olarak silinir, bu nedenle toplantı notlarını daha sonra indirmek için ayarlardan transkripsiyonu da açmalısınız.
Teams'deki toplantı notları gizli mi?
Microsoft Teams'deki toplantı notları, harici katılımcılar hariç tüm toplantı katılımcıları tarafından görüntülenebilir ve düzenlenebilir.
Teams otomatik olarak not alabilir mi?
Microsoft Teams'deki Premium planında Akıllı Özet özelliği vardır. Bu özellik, AI kullanarak toplantı notlarını otomatik olarak alır ve eylem öğeleri önerir.