Aynı anda birden fazla görevi yönetirken, zihninizdeki yapılacaklar listesine güvenmek veya bunları belirsiz bir not defterine yazmak felakete davetiye çıkarmak olabilir.
Farkına bile varmadan, son teslim tarihleri gelir geçer ve görevler, kritik projeler için engel teşkil edene kadar unutulmuş olarak kalır.
Daha etkili bir çözüm mü arıyorsunuz? Getting Things Done (GTD) akış şeması. Tamamlamanız gereken görevleri planlamak ve izlemek için kullanılan görsel bir grafiktir.
Uygulaması kolay olan GTD akış şeması, verimlilik meraklıları, profesyoneller ve bireyler tarafından işyerlerinde verimliliği artırmak için giderek daha fazla kullanılmaktadır.
GTD yönteminin temellerini inceledikten sonra, ClickUp kullanarak nasıl bir akış şeması oluşturacağınızı göstereceğiz.
Getting Things Done (GTD) nedir?
Getting Things Done (GTD) yöntemi, görevleri, projeleri ve taahhütleri daha etkili bir şekilde yönetmeye yardımcı olmak için David Allen tarafından tasarlanmıştır. Temel ilkeleri arasında tüm görevleri ve fikirleri harici bir sistemde kaydetmek, bunları eyleme geçirilebilir adımlara organize etmek ve stresi azaltmak ve odaklanmayı artırmak için sistematik bir şekilde üzerinde çalışmak yer alır.
Verimlilik konusunda bir süperstar olmanıza yardımcı olacak GTD yönteminin anahtar ilkelerine göz atalım.
GTD akış şemasının anahtar ilkeleri
Yakala
Tüm görevleri, fikirleri ve taahhütleri aklınızda tutmaya çalışmak yerine harici bir sistemde (ör. not defteri, uygulama) toplayın.
📚Örnek: Bir toplantıdayken aniden dişçiye randevu almanız gerektiğini hatırladığınızı düşünün. Bunu daha sonra hatırlamaya çalışmak yerine, günlük planlama uygulamanıza hızlıca not edersiniz.
Netleştirin
Yakalanan her öğenin ne anlama geldiğine ve görevi tamamlamak için hangi eylemi gerçekleştirmeniz gerektiğine karar verin.
📚Örnek: "Proje raporunu bitir" görevi için, "verileri araştır" veya "taslak yaz" gibi sonraki adımları netleştirmelisiniz. GTD yönteminde her bir sürecin adımlarını standartlaştırmak için görev yönetimi şablonlarını kullanın.
Düzenleyin
Öğeleri ait oldukları yere yerleştirin. Takviminize, görev listenize veya referans dosyalarına proje listesine görevler ekleyebilirsiniz.
📚Örnek: "Market alışverişi" "işler listesi"nin altına, "proje raporu yazma" ise "iş projeleri" listesinin altına yazılır. Ücretsiz GTD şablonlarını kullanarak görevleri toplama, düzenleme ve önceliklendirme işlemlerini otomatikleştirirken her adımın ilerlemesini izleyin.
Düşünün
Son teslim tarihlerinizi takip etmek için listelerinizi düzenli olarak gözden geçirin ve güncelleyin.
📚Örnek: Her hafta sonunda, bir GTD uygulaması kullanarak yapılacaklar listenizi gözden geçirin, son tarihleri ayarlayın ve tamamlanan görevleri işaretleyin. Bu şekilde, GTD akış şemanızın dağınık olmasını önleyebilirsiniz.
Katıl
Düzenli sisteminizi kullanarak harekete geçin ve görevleri tamamlayın.
📚Örnek: Görevlerinizi belirleyip düzenledikten sonra, işlerinizi halletmek için verimli bir GTD sistemi oluşturun. Listedeki "sonraki adımları" izleyerek işlerinizi takip edin.
GTD akış şemasını uygulamanın avantajları
Görev önceliklendirme
GTD işleme, görevleri yönetilebilir sonraki adımlara bölmenize yardımcı olur. Bu, projelerinize net bir genel bakış sağlar ve aciliyet ve öneme göre görevleri önceliklendirmenize olanak tanır.
Daha iyi zaman yönetimi
Görevleri yapılacaklar, yaklaşan ve tamamlandı gibi eyleme geçirilebilir kategorilere ayırabilirsiniz. GTD yöntemi, sonraki adımlar önünüzde sıralandığı için her görevi daha hızlı tamamlamanıza yardımcı olur.
Geliştirilmiş hedef ayarı
Görevleri tek tek ele almak yerine, daha büyük hedeflere katkılarına göre kategorilere ayırın.
Örneğin, "müşteriye e-posta yaz" gibi basit bir görev, "bu çeyrekte müşteri tutma oranını %10 artır" gibi daha büyük bir hedefin parçası olabilir
SMART profesyonel hedefler oluşturmanın önemli bir adımı, her bir eylemin daha geniş bir hedefle nasıl bağlantılı olduğunu görselleştirmektir.
Gelişmiş karar verme
Görevleriniz GTD süreciyle kaydedilip düzenlendiğinde, bir sonraki adımda neye odaklanmanız gerektiği konusunda daha iyi kararlar alırsınız.
Daha az dikkat dağınıklığı ve iyi yapılandırılmış bir sistemle, seçimleriniz içgüdülerinizden ziyade önceliklere, son tarihlere ve hedeflere dayalı olacak ve daha etkili sonuçlar elde edeceksiniz.
Daha iyi kontrol hissi
GTD sürecinin en büyük avantajlarından biri, iş yükünüz üzerinde daha iyi kontrol sahibi olmanızı sağlamasıdır.
İşleri Tamamlama (GTD) Metodolojisini Anlama
GTD'nin temel bileşenleri
Gelen kutusu: Tüm görevlerin ilk olarak kaydedildiği yer
"Zeigarnik etkisi" üzerine yapılan araştırmalar, tamamlanmamış görevlerin zihinsel gerginlik yarattığını ve düşüncelerimizi meşgul ettiğini göstermektedir. Bu görevleri dışarıya aktararak, bu bilişsel yükü azaltabiliriz.
Gelen kutusu, hayatınızdaki tüm girdilerin ilk toplama noktası olarak işlev görür. Bu kavram, David Allen'ın "fikirleri yakalama" ilkesine dayanır; zihniniz fikirleri tutmak için değil, üretmek içindir.
Gelen Kutusu, görevler, fikirler, taahhütler veya dikkatinizi çeken her şeyi yakalamak için tasarlanmıştır. Fiziksel (masanızdaki bir tepsi veya bir defter gibi) veya dijital (bir uygulama veya e-posta klasörü gibi) olabilir. Hedef, yakalamayı olabildiğince sorunsuz hale getirmektir. Gelen Kutunuza öğe eklemek ne kadar kolay olursa, onu tutarlı bir şekilde kullanma olasılığınız o kadar artar.
Sonraki eylemler: Hemen eyleme geçirilmeye hazır öğeler
Ardından, bir projeyi ilerletmek için "Sonraki Eylemler"inizi belirleyin.
"Sonraki adımları" yazmak, yapılması gerekenleri netleştirir ve bu da ertelemeyi ve karar verme sürecinde takılmayı azaltmaya yardımcı olur.
💡Pro İpucu: "Raporda çalış" gibi belirsiz görevler yerine, "Üç aylık raporun giriş paragrafını taslak haline getir" gibi belirli eylemler eklemelisiniz
Bekleyen: Başkaları tarafından gerçekleştirilmesi gereken görevler
GTD sistemindeki "Bekleyenler" listesi, özellikle işleri delege ederken bağımlılıkları yönetmenize yardımcı olur.
Liste şunları içerecektir:
- Görev
- Bundan sorumlu kişi
- Yetki devri tarihi
Projeler: Planlama gerektiren çok adımlı görevler
GTD sisteminde, "proje" birden fazla eylem adımı gerektiren herhangi bir sonuç olarak tanımlanır. Bu, haftalık kişisel görevlerinizi planlamaktan iş yerinde yeni bir ürünün lansmanına kadar değişen bir aralıkta olabilir.
Sadece bir sonraki dönüşe odaklanmak yerine, gitmeniz gereken tüm yerleri gösteren bir harita gibi.
Listenizdeki her projenin en az bir açık sonraki adımı olmalıdır. Bu şekilde, daha büyük hedeflerinizi şu anda gerçekleştirebileceğiniz küçük eylemlerle bağlantılandırmış olursunuz.
GTD sistemi, projeleriniz için "doğal planlama" adı verilen kullanışlı bir püf noktası önerir. Oldukça basittir:
- Bir sonraki adımınızı belirleyin
- Projeyi neden yapacağınızı belirleyin
- Başarının nasıl olacağını hayal edin
- Bazı fikirler ortaya atın
- Tüm görevler için organize olun
GTD akış şeması nasıl işler?
Yakala
Görevlerinizi kaydedin ve aklınıza gelen her şeyi yazın. İşle ilgili şeyler, kişisel işler, rastgele fikirler — hepsi buraya yazın. Size uygun olan her şeyi kullanabilirsiniz: not defteri, uygulama, sesli notlar.
Bunu, günün sonunda ceplerinizi boşaltmak gibi düşünün. Her şeyi dışarı çıkarın!
Netleştirin
Açıklığa kavuşturmak, bu yığını sıralamak gibidir. İlgili görevleri tek tek alın ve kendinize şunu sorun: "Bu görev yapılabilir mi?"
Eyleme geçirilemeyen her öğe için:
- İhtiyacınız yoksa silin
- Daha sonra ihtiyacınız olabilir, referans için dosyalayın
- Gelecekte gerçekleşme olasılığı varsa, "Bir Gün/Belki" listesine ekleyin
Eyleme geçirilebilir öğeler için:
- 2 dakikadan az sürüyorsa hemen yapın
- Başka birinin yapması gereken görevleri delege edin
- Daha sonra yapılması gerekenleri erteleyin
Düzenleyin
Şimdi, her şeyi ait olduğu yere koyma zamanı. Her görev doğru kutuya girer, örneğin:
- Sonraki Eylemler: Tek adımlı görevlerin yapılacaklar listesi
- Proje Planları: Birden fazla adım gerektiren her şey
- Bekleyenler: Başkalarının yapmasını beklediğiniz şeyler
- Planlanmış: Belirli bir tarihte veya zamanda yapılması gerekenler
Katıl
Aşağıdakilere göre ilgili görevleri bulun:
- Bağlam (nerede olduğunuz, hangi araçlara sahip olduğunuz)
- Kullanılabilir zaman
- Enerji seviyesi
- Öncelik
💡Profesyonel İpucu: Karmaşık projeler için, görevlerinizi görselleştirmek ve öncelikleri bir bakışta belirlemek için bir ş Akışı diyagramı oluşturun.
GTD Akış Şemasını Oluşturmak için Adım Adım Kılavuz
Basit bir not defteri veya not alma uygulaması başlangıç için yardımcı olabilir, ancak GTD akış şemanızı oluşturmak için daha sağlam (ve güvenilir) bir sistem seçmenizi öneririz.
Sonuçta, hedef daha organize ve verimli olmak değil mi?
ClickUp gibi bir proje yönetimi aracı şunları içerir:
- Yapılacakları yakalamak ve netleştirmek için hedef belirleme ve görev yönetimi özellikleri
- Görevlerinizi daha iyi organize etmek için birden fazla görünüm ve şablon
- Daha iyi sonuçlar elde etmek için projelerinizle etkileşim kurmanıza yardımcı olan gelişmiş AI desteği
ClickUp içinde GTD akış şeması oluşturmak için adım adım kılavuz.
1. Görevler için beyin fırtınası yapın: ClickUp Belgeleri'ni kullanarak gelen kutunuzdaki tüm görevleri listeleyin ve hedefler belirleyin
İlk olarak, tüm fikirlerinizi ve referans materyallerinizi depolayabileceğiniz bir alana ihtiyacınız vardır. "Gelen Kutusu" başlıklı yeni bir ClickUp Belgesi oluşturarak başlayabilirsiniz. Buraya tüm görevlerinizi, projelerinizi ve fikirlerinizi ekleyin. Henüz düzenleme konusunda endişelenmeyin; önce hepsini buraya aktarın. Görevlerinizi tamamlamak için ihtiyaç duyabileceğiniz referans materyallerini de ekleyebilirsiniz. Belgeler, zengin metin biçimlendirme, bağlantılar, multimedya ve daha fazlasını destekler.
Görevlerinizi listeledikten sonra, bunları genel hedeflere göre kategorilere ayırmaya başlayın. ClickUp'ın Hedefler özelliği, her görev için genel hedefler tanımlamanıza ve her görevin büyük resme nasıl uyduğunu netleştirmenize olanak tanır.
2. Görsel olarak düzenleyin: Görevleri kategorilere ayırmak ve önceliklendirmek için Zihin Haritalarını kullanın
ClickUp'ın Zihin Haritaları özelliği, ilgili görevleri görsel olarak gruplandırmak ve öncelikleri ayarlamak için mükemmel bir araçtır.
Yeni bir Zihin Haritası oluşturun ve ana kategorilerinizden (ör. iş, kişisel, projeler) görevleri dallara ayırmaya başlayın. Her kategorinin altında, gelen kutusundan görevleri sürükleyip bırakarak bağlantılarını görsel olarak gösterebilirsiniz.
Örneğin, iş altında, "Josh'a e-posta gönder" veya "bir sonraki toplantı için sunum hazırla" gibi görevler ekleyebilirsiniz
Görevlerinizi haritalandırırken, hangi görevlerin acil olduğunu ve hangilerinin ertelenebileceğini belirleyin.
3. Görevleri renk kodlarıyla işaretleyin: Görsel durum göstergeleri için Özel Alanlar uygulayın
ClickUp ile, iş akışınızın ilerlemesini izlemek için görsel bir GTD akış şeması oluşturabilirsiniz. ClickUp'ın Özel Alanları, her göreve durum, öncelik veya çaba seviyeleri gibi belirli ayrıntılar eklemenizi sağlar. Her şeyi düzenli tutmak için renk kodlaması kullanmanıza olanak tanır.
Görev görünümüne gidin ve görev ayrıntılarını kaydetmek için Özel Alanlar oluşturun, örneğin, "Durum" (ör. yapılacak, ilerleme, tamamlandı) veya "Öncelik" (ör. yüksek, orta, düşük). Ardından, her göreve farklı renkler kullanarak bir durum atayın.
Böylece, yüksek öncelikli bir görev tamamlandığında yeşil, dikkat edilmesi gereken bir görev için kırmızı renk görürsünüz. Bu, GTD akış grafiğinize daha fazla netlik katar.
4. Akış şemasını düzenleyin: Görevleri farklı aşamalarda temsil etmek için Pano Görünümü'nü kullanın
ClickUp'ın Pano Görünümü, görevleri farklı aşamalarda ilerledikçe görsel olarak düzenlemek için güçlü bir Kanban tarzı araçtır.
Başlamak için, "Gelen Kutusu" (görevlerin ilk olarak geldiği yer), "Sonraki Eylemler" (sonra ele almayı planladığınız görevler), "Bekleyenler" (beklemede olan görevler) ve "Tamamlandı" (bitirilen görevler) gibi anahtar GTD aşamalarına karşılık gelen sütunlar oluşturun.
Her görevi işlerken, bir sütundan diğerine sürükleyerek ilerlemenizi yansıtan dinamik bir GTD akış şeması oluşturun. Bu, ilerleme, bekleyen ve tamamlanan görevlere gerçek zamanlı görünürlük sağlar.
💡Profesyonel İpucu: "İnceleme" (daha fazla değerlendirilmesi gereken görevler için) veya "Bir Gün" (daha sonra geri dönmek istediğiniz fikirler veya projeler için) gibi ek aşamalar ekleyerek Pano Görünümünü kişiselleştirebilirsiniz. Görevler tamamlandığında kendinize bir başarı hissi vermek için "Tamamlandı" sütununu eklemeyi unutmayın.
5. Projelere bağlanın: Kolay izleme için görevleri belirli projelere bağlayın
ClickUp, tek tek görevleri belirli projelere bağlamanıza olanak tanır, böylece her şey birbiriyle bağlantılı kalır ve ilgili ayrıntılara kolayca erişebilirsiniz.
Her görev için, ClickUp Çalışma Alanınızdaki belirli bir projeyle ilişkilendirmek için seçeneği seçin. Bu, bir projeyi görüntülediğinizde tüm ilgili görevlerin tek bir yerde görünür olmasını sağlar.
Görevleri projelere bağlamak, daha geniş bağlamda görmenizi, genel proje ilerlemesini izlemenizi ve yinelemeleri veya karışıklıkları önlemenizi sağlar.
6. Otomasyonları ayarlayın: Hatırlatıcılar ve son tarihler oluşturun
GTD süreci, son teslim tarihlerinin ve hatırlatıcıların önemini vurgular. ClickUp'ın Otomasyonları, GTD ş Akışı haritanızda belirli koşullara göre son teslim tarihlerini otomatik olarak ayarlamanıza, hatırlatıcılar göndermenize ve diğer yararlı eylemleri tetiklemenize olanak tanır.
Haftalık Gözden Geçirme için hatırlatıcılar ayarlayın. "Bir görev 'Sonraki Eylemler'e taşındığında, iki gün sonra bir hatırlatıcı ayarla" veya "Bir görev geciktiğinde beni bilgilendir" gibi kurallar oluşturabilirsiniz
Bu otomasyonlar, manuel müdahaleye gerek kalmadan işlerinizi yolunda tutar. Ayrıca, görevler arasında bağımlılıklar belirleyen otomasyonlar oluşturabilir ve Görev A tamamlanana kadar Görev B'ye başlanmamasını sağlayabilirsiniz.
7. İncelemeleri planlayın: Düzenli kontroller ve ayarlamalar için Yinelenen Görevler'i kullanın.
GTD yöntemi, düzenli ve momentumunuzu korumak için düzenli incelemeleri savunur. ClickUp'ta Yinelenen Görevler'i kullanarak düzenli kontroller planlayın ve sisteminizi gerektiği gibi ayarlayın.
"Haftalık İnceleme" veya "Aylık Planlama" olarak etiketlenmiş bir yinelenen görev ayarlayın. Bu, ilerlemenizi gözden geçirmenizi, görevlerin önceliklerini yeniden belirlemenizi ve her şeyin güncel olduğundan emin olmanızı sağlar.
Bu incelemeler sırasında, görevlerin hedeflerinizle uyumlu olduğundan emin olun ve gerekirse görevleri yeniden atayın, son tarihleri değiştirin veya öncelikleri güncelleyin.
8. Önceden oluşturulmuş GTD şablonlarıyla ağır işleri hafifletin
ClickUp'ın İşleri Tamamlama (Basit Liste) Şablonu, daha büyük projeleri daha küçük ilişkili görevlere bölerek yönetmenize yardımcı olur.
Listeler, Takvimler ve Panolar gibi önceden oluşturulmuş görünümlerle, görevlerinizi farklı tamamlanma aşamalarında görselleştirerek ilerlemeyi izleyin.
Görev kategorilerini özelleştirin, öncelik düzeylerini ayarlayın ve son teslim tarihleri ekleyin; böylece şablonu GTD iş akışınıza daha kolay uyarlayabilirsiniz.
David Allen'ın talimatına göre, her görevi uygun kategorilere ayırın ve bağlamlarını belirtin. Her görev alanını, eyleme geçirilebilir ve eyleme geçirilemez öğelere ve listelere ayırın, örneğin:
- Planlanmış: Zaman bloklu görevler için ClickUp'ın Takvim Görünümü'nü içerir
- Proje Listesi: Görevleri ayrıştırmaya ve önceliklendirmeye yardımcı olur
- Referans materyaller: Gelecekteki görevler için
GTD Kullanırken Karşılaşılan Yaygın Zorluklar ve Çözümleri
Profesyonellerin GTD ş Akışı haritasını kullanarak çözebileceği bazı yaygın zorluklar:
Zorlu vaka 1: Çok görevli girişimci
Zorluk: Bir startup kurucusu, ürün geliştirme, pazarlama, fon yaratma ve takım yönetimi gibi birçok farklı görevi üstlenmiştir. Görevlerin altında ezilen kurucu, odaklanmakta ve tüm cephelerde ilerleme kaydetmekte zorlanmaktadır.
GTD akış şeması kullanarak zorlukların üstesinden gelme
- Tüm fikirleri ve görevleri yakalamak için ClickUp'taki Belgeler gibi dijital bir gelen kutusu uygulayın
- Farklı bağlamlar için Sonraki Eylem listeleri oluşturun: @bilgisayar, @telefon, @toplantı
- Çeşitli girişimleri (ürün özellikleri, pazarlama kampanyaları, yatırımcı sunumları) takip etmek için Projeler listesini kullanın
- Görevleri takım üyelerine delege edin ve hatırlatıcılar ve son tarihler için otomasyonlar ayarlayın
- GTD akış şemasında görevleri mevcut iş öncelikleriyle uyumlu hale getirmek için incelemeleri planlayın
- ClickUp'ın İşleri Tamamlama Şablonunu kullanarak görevleri merkezi bir konumda önceliklendirin, izleyin ve yürütün
Zorlu vaka 2: Yaratıcı serbest çalışan
Zorluk: Bir grafik tasarımcı, müşterilerin projelerini bitirmek, faturalandırma, beceri geliştirme ve yeni müşteriler bulmak gibi birçok görevi aynı anda yürütmektedir. Erteleme ve son teslim tarihlerine uymakta zorlanmaktadır.
GTD akış şeması kullanarak zorlukların üstesinden gelme
- İlk olarak, tüm fikirleri kaydedin ve referans materyalleri ClickUp Belgeleri'nde liste haline getirin
- Ardından, bu fikirleri ilişkili görevlere ayırın ve önceden oluşturulmuş Özel Alanlar kullanarak düzenleyin
- ClickUp'ın Get Things Done Framework Şablonunu kullanarak görevleri bağlam, son teslim tarihleri ve çaba düzeyine göre önceliklendirin
- Durumları kullanarak "açık", "ilerleme halinde", "inceleme" ve "kapalı" gibi görev kategorileri oluşturun
ClickUp ile GTD Akış Şemasını uygulayın
Şimdi, doğru kişilerle, doğru zamanda, kontrol edebileceğimiz şeyleri kontrol altına almanın tam zamanı.
Şimdi, doğru kişilerle, doğru zamanda, kontrol edebileceğimiz şeyleri kontrol altına almanın tam zamanı.
GTD akış şeması, karmaşık projeleri takım üyelerinizin bireysel olarak ele alabileceği daha küçük, ilgili görevlere bölmek için harika bir çözümdür.
Verimlilik meraklıları, gereksiz veya yinelenen görevleri ortadan kaldırmak ve düşünme ve yaratıcılık için zaman kazanmak amacıyla GTD ş Akışı haritasını kullanır.
ClickUp, GTD akış şemasını daha kolay ve erişilebilir hale getirir. ClickUp'a ücretsiz kaydolarak zamanınızı kontrol etmeye başlayın.