Bir projeyi başarıyla tamamlamak için ne gerekir? İnsanlar, zaman ve para mı? Evet, ama daha fazlası var. Projenin başarıyla tamamlanması için doğru görevlerin doğru zamanda mantıklı bir sırayla uygun kaynaklara planlanması gerekir.
Bu nedenle, işlerin gecikmeler veya bütçe aşımları nedeniyle milyonlarca dolarlık gerçek ve fırsat maliyetleri kaybetmesi şaşırtıcı değildir.
Bir proje yöneticisi olarak, etkili kaynak planlaması başarıyı garantilemenin anahtarıdır.
Kaynak Planlama Nedir?
Kaynak planlama, mevcut takım üyelerine önceden belirlenmiş bir süre içinde tamamlanması gereken belirli görevlerin atandığı proje yönetiminin kritik bir parçasıdır. Temel olarak iki kaynak planlama yöntemi vardır: Zaman kısıtlamalı veya kaynak kısıtlamalı.
Zaman kısıtlamalı kaynak planlaması
Belirli bir proje son tarihi varsa, işi bu programa göre tamamlamak için kaynakları atarsınız. Bu durumda sabit bir son tarih vardır, ancak kaynaklar esnektir. Ekstra kaynakları olan ve projeler bekleyen profesyonel hizmet kuruluşları veya ajanslar genellikle zaman kısıtlamalı kaynak planlamasını kullanır.
Bu, belirli bir başlangıç tarihi olan projeler için de geçerlidir. Örneğin, Noel'de bir lansman planlıyorsanız, zamanınız 25 Aralık (veya daha erken) ile sınırlıdır.
Kaynak kısıtlamalı planlama
Öte yandan, sınırlı sayıda kaynağınız varsa, projeyi kaynakların kullanılabilirliği ve kapasitesine göre planlayabilirsiniz.
Bu kaynak yönetimi yöntemi, zaman çizelgelerinde esneklik gerektirir. Kaynak kısıtlamalı planlama, genellikle ürün şirketleri veya ek takım üyeleri veya yükleniciler işe aldığınız şirket içi takımlar tarafından kullanılır. Örneğin, ClickUp platformumuza AI özellikleri eklediğinde, kaynak kısıtlamalarımızı göz önünde bulundurarak projeyi planlarız.
Her iki durumda da, bir kaynak planlaması temel olarak kaynaklar ve zaman tarafından yönetilir. Bir içerik üretim takımını örnek alalım. Bu takımda SEO analistleri, yazarlar, düzenleyiciler, tasarımcılar ve yayıncılar bulunmaktadır. Burada, her kişi bir önceki görevini tamamladıktan sonra kendi görevini yerine getirir. Bu nedenle, kaynakları iki haftalık sprintler halinde sırayla planlamanız gerekir.
- 1-3. günler için SEO araştırması ve özeti
- 4–9. günler arasında yazılmış metinler
- 10-12. gün düzenleme
- 13–15. günler: Tasarım
Bu basit kaynak planlaması bile zorluklar içermektedir. Yukarıdaki grafikten de görebileceğiniz gibi, bir SEO analisti veya düzenleyici görevlerini tamamlamak için üç güne ihtiyaç duyarken, yazarlar için bu süre altı gündür.
Dolayısıyla, bu takımda her beceriye sahip bir kaynak olsaydı, yazar dışındaki herkes yetersiz kullanılmış olurdu. Etkili kaynak planlamasının çözmeye çalıştığı sorun tam da budur.
Kaynak Planlama Proje Yönetiminde Neden Önemlidir?
İnsan Kaynakları Yönetimi Enstitüsü (HCMI) araştırmasına göre, işgücü maliyetleri "bir kuruluşun toplam işletme giderlerinin %70'ini" oluşturmaktadır. Bu, çalışanlarınızın en büyük varlığınız olduğu kadar en büyük gideriniz olduğu anlamına gelir. Bu nedenle, onları en iyi ve en etkili şekilde kullanmanız gerekir.
Kaynakları optimize etme
"İnsan kaynaklarını en üst düzeye çıkarmak" demediğimizi fark edeceksiniz, çünkü bir kişinin becerilerinin en iyi şekilde kullanılması her zaman zamanının %100'ünü kullanmak anlamına gelmez. Aslında, " Gartner araştırması, kullanım oranı daha düşük olan takımların iş değerini sunmak için gereken süreyi %30 veya daha fazla azaltabildiğini göstermektedir. "
Kaynak planlama, proje yöneticilerinin takım üyelerinin zamanını etkili bir şekilde kullanmasını sağlar. Sonuçları en üst düzeye çıkarmak için mevcut insan ve becerileri en iyi şekilde kullanmalarını sağlar.
Zamanında ve bütçe dahilinde teslimat
Kaynak planlamasından yararlanarak, projeyi ayrılan süre ve bütçe içinde tamamladığınızdan emin olun.
Projenin gelecekteki seyrini görselleştirmenize ve gerekli acil durum planlarını önceden yapmanıza olanak tanır. Beklenmedik bir etkinlik meydana geldiğinde, gerektiği gibi ayarlamalar veya değişiklikler yapın.
Kaliteli hizmet sunmak
Proje planlama, bir kaynak takviminden daha fazlasıdır. Proje teslimatının nasıl olacağının şeffaf bir görselleştirilmesidir. Proje görevlerini, sorumlulukları, bağımlılıkları, devretmeleri, işbirliğini, geri bildirim döngülerini vb. içerir.
Böylesine kapsamlı bir görünümle, her takım üyesi proje yaşam döngüsündeki rolünü anlar. Bu sayede, meslektaşlarıyla daha etkili bir şekilde işbirliği yapar, bütünsel görev devri alır ve net talimatlar verir. Birlikte, beklenen standartları karşılayan hizmetler sunarlar.
Maliyet tasarrufu
Kaynaklarınızı önceden planladığınızda, planınızdaki eksiklikleri kolayca belirleyebilirsiniz. Bu, proje yöneticilerine eksiklikleri gidermek için önceden personel alımı yapma veya takımlarını yeniden düzenleme fırsatı ve zamanı verir.
Kaynak planlaması olmadan, proje sırasında sık sık boşluklar ortaya çıkar ve herkes çözüm bulmak için çabalarken gereksiz masraflar ortaya çıkar. Proje planlamasındaki boşluklar, çalışanların katılımı, performansı ve elde tutulması konusunda da kaynak yönetimi sorunlarına neden olur.
Güçlü yorumlar ve geri bildirimler
İyi bir inceleme, sonuçları bir plana göre ölçtüğünüz ve kaynak planlamasının bu plan görevi gördüğü incelemedir. İncelemeler, herhangi bir gecikme, bütçe aşımı, işbirliği sorunu veya diğer kişilerarası zorluklar olup olmadığını anlamanıza yardımcı olur. Buna göre gelecekteki projeleriniz için sürekli iyileştirme planlarınızı yapılandırın.
Kaynak Planlamasının Avantajları
Her projenin hedefi gelir elde etmek veya artırmaktır. Kaynak planlaması, istediğiniz sonuçları elde etmenizi sağlar.
Takım üyeleri için
Açık, görünür ve şeffaf bir kaynak planlaması ile her takım üyesi ne yapması gerektiğini, hangi standartlara göre ve ne zamana kadar yapması gerektiğini tam olarak bilir. Böylece şunları elde ederler:
- En iyi işi yapmak için rollerinin netliği ve sonuçları için sorumluluk alma
- Tatiller, molalar, izinler ve diğer önemli yaşam etkinliklerini planlamak için tamamlanma süreci
- Görevlerini iş hedeflerine bağlamak ve bağlılığı teşvik etmek için bir amaç duygusu
- Daha iyi işbirliği için iş yeri katılımı
- Proje boyunca hedeflerine ulaşmak ve başarılarının nasıl değerlendirileceğini anlamak için performans görünürlüğü
Proje yöneticileri için
Liderler, aşağıdakileri sağlamak için sağlam kaynak tahsisi ile projeleri, görevleri, takımları ve sonuçları etkin bir şekilde yöneteceklerdir. :
- Kimin ne yapacağına dair net bir görünüm, kullanım ve çalışan bağlılığının optimize edilmesi
- Eksikliklere veya aşırı yüklenmelere genel bakış, bunları gidermek ve projeyi yolunda tutmak için
- Sorunları önlemek ve kaçınılmaz sorunlara hazırlıklı olmak için gecikmeleri veya bütçe aşımlarını önceden tahmin etme yeteneği
- Pazar talepleri, müşteri ihtiyaçları veya organizasyonel yapılar değiştikçe değişikliklere uyum sağlama
- Proje durumunu liderlere doğru ve düzenli olarak iletme özgürlüğü
Organizasyon için
Etkili kaynak planlaması, kuruluşun takımı en iyi şekilde kullanmasına yardımcı olur.
- Doğru zamanda doğru kişileri işe alın
- Çaba ve zamanın neredeyse kesin tahminine dayalı olarak müşteriye doğru fiyatı ödeyin
- Öğrenme ve geliştirme stratejisini planlamak için beceri veya yeteneklerdeki eksiklikleri belirleyin
- Kaynak talebini doğru bir şekilde tahmin edin
- Kapsam genişlemesini önleyin
Kaynak Planlaması Nasıl Oluşturulur?
1. Proje kapsamını ve kaynak gereksinimlerini belirleyin
Kaynak planlama sürecine başlamadan önce, projenin kapsamını ve projenin tamamlanması için hangi kaynaklara ihtiyacınız olduğunu belirleyin. Bunu yaparken aşağıdakileri göz önünde bulundurun.
Sahip olduğunuz zaman: Çalışma günlerinin sayısının ötesinde düşünün. Ayrıca, çalışanların uzun bir hafta sonu tatili için bir araya gelebileceği diğer tatil günleri veya takımınızın dahil olabileceği büyük bir şirket içi etkinlik olup olmadığını da göz önünde bulundurun.
Gerekli beceriler: Teknik, operasyonel ve yönetimsel beceriler dahil olmak üzere projeyi tamamlamak için ihtiyacınız olan tüm becerileri belirleyin.
Gerekli kaynaklar: Bir kişi birden fazla beceriye sahip olabilir. Birden fazla kişi aynı beceriye sahip olabilir. İhtiyacınız olan becerileri oluşturmak için takım üyelerinin en uygun kombinasyonunu oluşturun.
İş kırılım yapısı (WBS): Projeyi küçük, hiyerarşik ve yönetilebilir bileşenlere, yani görevlere bölün.
Bağımlılıklar: Takımlarınızın görevleri tamamlaması gereken sırayı ve bir görevin bir önceki veya sonraki görevleri nasıl etkilediğini özetleyin.
Kısıtlamalar: Proje takvimi sıkı mı? İhtiyacınız olduğundan daha az kişi mi var? Bütçe sınırlı mı? Takımınız, birbiriyle çakışmayan farklı saat dilimlerinde mi çalışıyor?
Karşılaşabileceğiniz tüm engelleri belirleyin. Ayrıca, daha iyi beceri paylaşımı için kuruluşunuzdaki kaynak talebini değerlendirin.
Proje çıktıları ve başarı ölçütleri: Her takım üyesinden ne beklediğinizi ve performanslarını nasıl ölçeceğinizi yazın. Bu, herkesin aynı sayfada olmasını ve birlikte çalışmasını sağlayacaktır.
2. Bir kaynak yönetim aracı seçin
Kuruluşlar, kaynakları planlamak için uzun süredir tablolar ve elektronik tablolar kullanmaktadır. Bu, yukarıda gösterilen gibi basit, sıralı görevler için işe yarar. Ancak, takımlar büyüdükçe, görevler karmaşıklaşır ve bağımlılıklar artar, gereksinimlerinizi karşılamak için tasarlanmış bir kaynak planlama yazılımına ihtiyacınız olur.
Kaynakları planlamak için ihtiyacınız olan tüm özellikler ClickUp'ın proje yönetimi uygulamasının bir parçasıdır.
- Proje görevleri
- Kullanıcılar belirli görevleri atayabilir
- İş yüklerini görme ve mevcut ihtiyaçlara göre uyarlama yeteneği
- Görevler ve projeler arasındaki bağımlılıklar
- Daha basit yönetim için zaman takipçisi ve zaman çizelgeleri
- Liste, Kanban, takvim ve Gantt grafik görünümleri
- Hızlı performans değerlendirmeleri için gösterge panelleri
- İşbirliği için belgeler, yorumlar ve beyaz tahtalar
ClickUp ayrıca, proje planlamanızı basit ve etkili hale getirmek için kolay sürükle ve bırak özellikleri, kullanıcı dostu bir arayüz, bildirimler ve özelleştirilebilir iş akışlarına sahiptir.
3. Görevler oluşturun
Kaynak yönetimi aracınızı seçtikten sonra, projeyi alt projeler, görevler, alt görevler ve kontrol listelerinden oluşan bir koleksiyon olarak ayarlayın. ClickUp ile görev yönetiminizde tam esnekliğe sahip olursunuz.
Özelleştirme: Otomasyon, Sprint Puanları, Özel Alan verileri ve daha fazlasıyla gerekli yapıyı oluşturun.
Hiyerarşi: İç içe alt görevler oluşturun ve bunları kolayca yeniden düzenleyin veya toplu olarak düzenleyin. Ayrıca, bu işle uğraşırken bağımlılıkları da ayarlayın.
Gruplama: Görevleri kategorilere göre düzenleyin, özel durumlar oluşturun, öncelikler atayın ve etiketler ekleyin. Görevleri, belgeleri ve entegrasyonları birbirine bağlayarak tüm takım üyelerinin bilgiye erişimini sağlayın.
Yinelenen görevler: Haftalık toplantıları veya günlük hatırlatıcıları yinelenen görevler olarak ayarlayın ve listenize otomatik olarak ekleyin.
Şablonlar: Görev şablonlarını kullanarak tekrarlanan görevler için bir iş akışı oluşturun. Örneğin, birisi yeni bir işe alım talebi oluşturduğunda yeniden kullanmak üzere bir aday ilişki şablonu oluşturabilirsiniz.
Dönüm Noktaları: Projenizin önemli aşamalarının tamamlandığını gösteren hedefler belirleyin. Bunları kutlamak için de zaman ayırın.
4. Proje kaynaklarını atayın
Her görev/alt göreve bireyler atayın. ClickUp'ın kaynak yönetimi aracıyla, bir göreve birden fazla birey atayabilirsiniz. Ayrıca, bir güncelleme veya durum değişikliği olduğunda bildirim alacak görüntüleyiciler de ekleyebilirsiniz.
ClickUp Box Görünümü'nü kullanarak takım üyelerinin ne kadar meşgul veya müsait olduğunu görün. İş Yükü Görünümü'nü kullanarak her bir takım üyesinin kapasitesinin üzerinde veya altında olup olmadığını ölçün. Zaman takibi ve tahminleri açarak ilerlemeyi takip edin.
5. Fizibiliteyi değerlendirin
Ayarları yaptıktan sonra, her şeyin yolunda olup olmadığını kontrol etme ve emin olma zamanı. Bunu yapmak için ClickUp'ın sunduğu 15'ten fazla görünümü kullanın.
Takvim görünümü: Zaman yönetimi için takvim görünümünü (günler, haftalar veya aylar) kullanın ve dönüm noktalarının proje son tarihleriyle uyumlu olup olmadığını görün.
Gantt görünümü: Gantt görünümünü kullanarak, paralel olarak yürütülen görevlerin birbirine bağımlı olmadığından emin olun. Görevleri bir aşamadan diğerine sorunsuz bir şekilde aktarmak için görevleri taşıyın ve kaynak yönetimini güçlendirin. ClickUp'ta, kritik yolu ve boş zamanları belirleyerek, daha büyük teslim tarihlerini etkilemeden bazı işleri yeniden planlayabilirsiniz.
Zaman çizelgesi görünümü: Anormallikleri tespit etmek için doğrusal bir proje zaman çizelgesinde yol haritasını, tamamlanan görevleri ve gelecekteki etkinlikleri görselleştirin.
6. Takımınızı başarıya hazırlayın
Gerekli tüm proje varlıklarını tek bir yere getirin. ClickUp Dokümanlar'ı kullanarak projeleri belgeleyebilirsiniz. Figma veya Google E-Tablolar gibi diğer araçlarda varlıklarınız varsa, bunları da ClickUp Çalışma Alanınıza yerleştirin. Beyin fırtınası yapmak için ClickUp Beyaz Tahta'yı kullanın. Takım üyelerinin birbirleriyle iletişim kurması için yorumları etkinleştirin veya yorumları hızlıca görevlere dönüştürün!
7. İzleyin ve iyileştirin
Kaynak planlaması, proje başladığında sona ermez. Takımlar her gün görevlerini tamamladıkça, proje yöneticileri ilerlemeyi izlemeli ve gerekirse ayarlamalar yapmalıdır. Bunun için ClickUp Gösterge Panellerini kullanın.
Sizin için önemli proje göstergeleriyle özelleştirilmiş gösterge panelinizi oluşturun. Takım üyeleri, kritik yollar, sprintler, durumlar ve diğer unsurlar için bileşenleri tek bir yere ekleyin.
Boş bir çalışma alanı arıyorsanız, ClickUp'ın Kaynak Planlama Şablonunu kullanın. İhtiyaçlarınıza göre kolayca özelleştirin. Karar vermenize yardımcı olacak Excel ve Google E-Tablolar'da bazı kaynak planlama şablonları.
etkili Kaynak Planlaması için 6 Strateji
Etkili kaynak planlaması için gerekli ayrıntılara baktıktan sonra, proje yönetimi için bazı etkili stratejiler sunuyoruz.
Standartları açıkça tanımlayın
Tüm görevleri yerine getirdiğinizde ve müşterinizin tüm şartlarını karşıladığınızda bir projeyi tamamlanmış sayarsınız. Bu nedenle, kaynak planlama sisteminizi şu amaçlarla kullanın:
- Gereksinimleri, beklentileri, başarı ölçütlerini ve kalite standartlarını tanımlayın
- Tüm proje takımını bir araya getirin ve standartları onlarla tartışın
- Bunu basit bir dille yayınlayın ve daha sonra herkesin kullanabilmesi için erişilebilir hale getirin
Ekstra zaman ve kaynaklar için plan yapın
Ani değişiklikler veya gelişmeler için kaynaklarınızı bir miktar marj bırakarak planlayın. İnsan kaynaklarınızı %100 kullanmayın. %75-80 kullanım oranı herkese nefes alma imkanı sağlar.
Ekstra zaman, özellikle yazma, tasarım ve yazılım geliştirme gibi yaratıcı işlerde bilişsel enerjiyi korur ve genel olarak daha iyi sonuçlar elde edilmesini sağlar.
Ayrıca, planlamayı son dakikaya bırakmayın. Beklenmedik gecikmeleri telafi etmek için sonuna 1-2 gün ekleyin. Yeni geliştirdiğiniz web sitesi çökerse veya afiş reklamınızda yazım hatası varsa, bu ekstra zaman sizi kurtaracaktır.
Bağımlılıklar etrafında plan yapın
Her proje, ne kadar basit görünürse görünsün, kendine özgü bağımlılıklara sahiptir. Kimsenin fazla çalışmaması için bunları göz önünde bulundurarak plan yapın. Ş Akışı'nın sonuna doğru gecikmelerle takım üyelerine aşırı yük bindirmemeye dikkat edin.
Örneğin, küçük DevOps takımınızın son gün yüzlerce özelliği üretime geçirmesi gerekiyorsa, muhtemelen teknik ve duygusal çöküntülerle karşılaşacaksınız. Bunun yerine, bu tür faaliyetleri dikkatlice aşamalı olarak gerçekleştirin.
Her zaman izleyin
Her gün olmasa da her hafta ilerlemeyi, takım kapasitesini ve kullanımı yakından takip edin. Kaynaklarınızı aşırı yüklemeyin veya yetersiz kullanmayın. Kaynakları kritik görevlere veya kişisel acil durumlar veya hastalık gibi beklenmedik engellere yeniden tahsis edin.
Proaktif iletişim kurun
Takımlar arası işbirliğini teşvik etmek için iletişim kanallarını açık tutun. Tüm paydaşları ihtiyaçlarına göre ilerleme hakkında bilgilendirin. Örneğin, teknoloji direktörü (CTO) tüm projenin ilerlemesi hakkında haftalık olarak genel bilgiye ihtiyaç duyacaktır.
C düzeyindeki yöneticilerin altındaki takım üyeleri, üst düzey görevleri hakkında mikro düzeyde güncellemeler alır. Bunu manuel olarak yapın veya raporları düzenli aralıklarla otomatikleştirin.
Bir projeyi anlamlı bir şekilde tamamlayın
- Müşterinin projenin tüm yönlerinden memnun olup olmadığını kontrol edin
- İyi yaptığınız ve iyileştirilmesi gerekenler hakkında geri bildirim alın
- Takımla zaferi kutlayın
- Geriye dönük değerlendirmeler veya performans incelemeleri gerçekleştirerek görev veya projenin başarısını takım olarak tartışın
- Proje yönetim aracındaki tüm görevleri kapatın ve uygun şekilde arşivleyin
Etkili Kaynak Planlamasıyla Takımınızın Potansiyelini En Üst Düzeye Çıkarın
Bir projeyi başarıyla tamamlamak için, tüm takım üyeleri sorumluluklarını bilir ve gerektiğinde birbirlerinin yerini alır. Bağımlılıkları ve bir görevin belirli bir zamanda tamamlanması gerektiğini belirtmek çok önemlidir. Etkili kaynak planlaması, bunu sağlamada merkezi bir rol oynar.
ClickUp'ın kaynak planlama özelliklerinden yararlanarak, her proje yöneticisine takımı başlangıçtan bitişe kadar doğru yönde yönlendirecek araçlar sağlayın. Doğru kişiyi doğru göreve atamak veya tamamlanması gereken bir görevi seçmek, ClickUp ile hepsini yapabilirsiniz. Bugün ücretsiz kaydolarak takımınızın potansiyelini en üst düzeye çıkarmayı keşfedin.