วิธีสร้างเอเจนซี่แห่งอนาคต

คู่มือนี้เหมาะสำหรับเจ้าของธุรกิจเอเจนซี่หรือผู้นำธุรกิจบริการที่ต้องการสร้างเอเจนซี่ที่สามารถขยายตัวได้มากขึ้นและขายได้ง่ายขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งในตอนนี้ ที่ClickUp 4.0,Super Agents, และ AI กำลังเปลี่ยนแปลงวิธีการดำเนินงานของเอเจนซี่

ผู้เขียนแบ่งปันเส้นทางของพวกเขาในการเริ่มต้น ขยาย และขายเอเจนซี่ โดยเน้นย้ำว่าClickUp(โดยเฉพาะเวอร์ชัน 4.0 และ Super Agents) สามารถเปลี่ยนแปลงการดำเนินงานของเอเจนซี่ได้อย่างไร

ประเด็นสำคัญ ได้แก่:

เอกสารสรุปว่า การรวมศูนย์—การนำทุกงาน การสื่อสาร และความรู้มาไว้ที่เดียว—เมื่อผสานกับปัญญาประดิษฐ์และระบบอัตโนมัติ จะเป็นพลังที่ทรงพลังสำหรับหน่วยงานสมัยใหม่

ทำไมส่วนใหญ่ของเอเจนซีถึงประสบปัญหาในการขยายตัว

หน่วยงานและธุรกิจบริการต่างประสบปัญหาเมื่อทุกโครงการของลูกค้าเปลี่ยนเป็นงานครั้งเดียว และงานกระจายไปทั่วเครื่องมือที่เชื่อมต่อกันไม่ได้ ฉันเคยเห็นกับตาตัวเอง: สิ่งที่เริ่มต้นจากลูกค้าเพียงไม่กี่ราย กลายเป็นเขาวงกตของคำขอที่ปรับแต่งเอง เอกสารที่กระจัดกระจาย และกระบวนการที่มีอยู่แค่ในหัวของคุณ มันเหนื่อยล้าและแทบจะเป็นไปไม่ได้ที่จะขยายหรือขายต่อ

ในปี 2013 ฉันได้เริ่มต้นบริษัทเอเจนซี่ของตัวเอง ในช่วงสามปีต่อมา เอเจนซี่นั้นเติบโตขึ้นและถูกซื้อกิจการโดยบริษัทเทคโนโลยีขนาดใหญ่ในอุตสาหกรรมเดียวกัน ต่อมา ฉันได้เริ่มต้นเอเจนซี่อีกแห่งหนึ่ง ซึ่งเอเจนซี่นั้นใช้ ClickUp เป็นส่วนสำคัญในการบริหารจัดการและขยายธุรกิจ ปัจจุบัน ฉันทำงานในฝ่ายการเติบโตที่ ClickUp—ถือเป็นช่วงเวลาที่เหมือนได้กลับมาเริ่มต้นใหม่ในเส้นทางเดิม

ตั้งแต่เอเจนซี่แรกของฉันถูกซื้อกิจการ ฉันได้เป็นแขกรับเชิญประจำในพอดแคสต์และเขียนบทความเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องใช้ในการสร้างเอเจนซี่ที่สามารถขยายและขายได้

แต่ถ้าผมได้ทำสิ่งต่าง ๆ ใหม่ในปี 2025 ด้วยทรัพยากรทั้งหมดที่มีอยู่และเครื่องมืออย่าง ClickUp 4.0 และ Super Agents ผมจะทำบางสิ่งให้แตกต่างออกไป

คู่มือนี้เป็นแผนปฏิบัติการ: เปลี่ยนบริการของคุณให้เป็นผลิตภัณฑ์ สร้างระบบที่สามารถทำซ้ำได้ รวบรวมความรู้ให้เป็นศูนย์กลาง และใช้ AI และตัวแทนเพื่อให้การทำงานดำเนินต่อไปได้โดยไม่ต้องให้คุณกลายเป็นคอขวด

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่ Super Agents สามารถช่วยคุณได้จริง:

ทำให้บริการเป็นสินค้าเพื่อกำจัดการขยายขอบเขต

การทำให้เป็นผลิตภัณฑ์คือหัวใจของความยืดหยุ่นในการขยายขนาดและความสามารถในการขาย มันเปลี่ยนงานที่ทำตามความต้องการเฉพาะให้กลายเป็นระบบที่สามารถทำซ้ำได้

สิ่งแรก: ฉันต้องการพูดถึงหัวใจของสิ่งที่ทำให้เอเจนซี่สามารถขยายตัวได้และขายได้: การผลิตเป็นสินค้า

เพื่อทำให้เอเจนซี่สามารถขยายขนาดและขายได้ ผมมุ่งเน้นการสร้างบริการที่เป็นผลิตภัณฑ์ กล่าวคือ การเปลี่ยนบริการให้กลายเป็นโครงการที่มีขอบเขตแน่นอน

บ่อยครั้งที่ฟรีแลนซ์และเอเจนซี่ต้องเผชิญกับปัญหาขอบเขตงานที่ขยายตัว: โครงการที่เริ่มต้นด้วยชุดงานที่ชัดเจน แต่แล้วลูกค้าก็ต้องการเพิ่มอีกเพียงหนึ่งอย่าง และอีกอย่างหนึ่ง และไม่มีที่สิ้นสุด คุณจึงต้องเสียสละวันหยุดสุดสัปดาห์และวันหยุดนักขัตฤกษ์ เพราะสิ่งที่เริ่มต้นเป็นโครงการที่ดูเหมือนง่าย กลับกลายเป็นการทำงานล่วงเวลาพร้อมกับการแก้ไขรอบใหม่และคำว่า "แค่เพิ่มอีกอย่างหนึ่ง"

ด้วยบริการที่มีการจัดเป็นผลิตภัณฑ์ มีชุดของสิ่งที่ส่งมอบที่แน่นอนพร้อมด้วยเป้าหมายที่ชัดเจน สิ่งใดที่อยู่นอกขอบเขตจะมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม

ประโยชน์อย่างหนึ่งของการให้บริการในรูปแบบผลิตภัณฑ์จากผู้ให้บริการคือ การทำงานกับขอบเขตที่แน่นอนนี้ช่วยให้คุณสร้างระบบและกระบวนการที่สามารถทำซ้ำได้

ไม่ว่าคุณจะมีลูกค้าจำนวนเท่าใด พวกเขาก็จะได้รับการต้อนรับและการให้บริการตามขั้นตอนเดียวกันทั้งหมด

การทำให้เป็นผลิตภัณฑ์มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการขยายธุรกิจเอเจนซี่แรกของฉัน มันช่วยให้เราสามารถให้บริการออกแบบเว็บไซต์และการตลาดแก่ลูกค้าได้ถึง 100 รายภายในสามปีด้วยทีมงานเพียงไม่กี่คน

นอกจากนี้ การทำให้เป็นผลิตภัณฑ์และการสร้างกระบวนการส่งมอบบริการที่สามารถทำซ้ำได้เหมือนสายการประกอบ จะสร้างระบบที่คุณสามารถถอดตัวเองออกจากกระบวนการทำงานได้ในที่สุด

ก่อนที่จะทำเป็นผลิตภัณฑ์ ฉันมีลูกค้าที่ดูเหมือนจะมีคำขอแก้ไขไม่สิ้นสุด โครงการที่ควรใช้เวลาหนึ่งเดือนกลับใช้เวลาถึงหกเดือน หลังจากทำเป็นผลิตภัณฑ์แล้ว ด้วยการกำหนดขอบเขตและผลลัพธ์ที่ชัดเจน โครงการสามารถเสร็จสิ้นได้รวดเร็วขึ้นมากพร้อมกับความล่าช้าที่น้อยลง

กับหลายบริษัทที่ฉันรู้จัก ผู้ก่อตั้งมักจะกลายเป็นคอขวดขององค์กร โครงการต่าง ๆ ไม่สามารถดำเนินต่อไปได้หากไม่ได้รับการอนุมัติหรือการมีส่วนร่วมจากพวกเขา ซึ่งในที่สุดหมายความว่าผู้ก่อตั้งไม่สามารถหยุดพักได้เมื่อต้องการไปพักผ่อนหรือมุ่งเน้นที่ธุรกิจแทนที่จะทำงาน ใน ธุรกิจ

แนวป้องกันชั่วคราวที่คุณควรบันทึก (และบังคับใช้):

สร้างระบบที่ทำงานได้โดยไม่ต้องพึ่งคุณ

เมื่อบริการถูกทำให้เป็นสินค้าแล้ว ระบบและระบบอัตโนมัติคือสิ่งที่เปลี่ยน "การทำซ้ำได้" ให้กลายเป็น "การขยายขนาดได้"

การสร้างธุรกิจบริการแบบผลิตภัณฑ์สามารถขยายขนาดได้อย่างมากด้วยเครื่องมือที่เหมาะสมและระบบที่สามารถทำซ้ำได้

ความสวยงามของแพลตฟอร์มอย่าง ClickUp คือไม่เพียงแต่คุณสามารถสร้างระบบที่ ทำซ้ำได้ แต่ AI และการทำงานอัตโนมัติยังสามารถจัดการงานที่ต้องทำด้วยมือจำนวนมากแทนคุณได้

ตัวอย่างเช่น ลองมาดูที่กระบวนการต้อนรับลูกค้าใหม่

ในโลกที่สมบูรณ์แบบ กระบวนการต้อนรับลูกค้าใหม่ทุกคนจะเป็นไปในลักษณะที่คล้ายคลึงกัน

ClickUp Automationsและระบบสามารถช่วยในเรื่องนั้นได้

นี่คือตัวอย่างวิธีที่ฉันใช้ ClickUp เพื่อปรับปรุงและทำให้กระบวนการต้อนรับลูกค้าใหม่เป็นไปอย่างราบรื่นและอัตโนมัติ:

สร้างเอเจนซี่แห่งอนาคตด้วย ClickUp 4.0 และซูเปอร์เอเจนต์

หาก ClickUp เคยช่วยให้เอเจนซี่ขยายขนาดมาก่อน ClickUp 4.0 + Super Agents จะเปลี่ยนสิ่งที่สามารถทำงานได้โดยอัตโนมัติ และสิ่งที่ไม่จำเป็นต้องพึ่งพาคนอีกต่อไป

แต่ทั้งหมดนี้เกิดขึ้นก่อน ClickUp 4.0

หากผมกำลังสร้างเอเจนซีในวันนี้ นี่คือบางสิ่งที่ผมจะทำแตกต่างออกไป:

รวมศูนย์ความรู้เพื่อให้ตัวแทนสามารถตอบคำถามได้

การแบ่งปันความรู้เป็นส่วนสำคัญในการสร้างเอเจนซี่และขยายทีม

สมาชิกใหม่ในทีมที่เพิ่งเข้าร่วมต้องได้รับการฝึกอบรม สมาชิกทีมต้องมีคู่มือมาตรฐานการปฏิบัติงาน (SOPs) และเอกสารประกอบสำหรับดำเนินการตามกระบวนการและขั้นตอนในการตัดสินใจ

ก่อนหน้านี้ ฉันสร้าง SOP ทั้งหมดในGoogle Docs และการบันทึก Zoom

ปัญหาคือเมื่อข้อมูลอยู่นอกระบบการทำงานของคุณ จะขาดบริบทอย่างรุนแรง. AI และตัวแทนสามารถทรงพลังได้ แต่เพียงเมื่อสามารถเข้าถึงความรู้ที่พวกเขาต้องการได้.

หากฉันทำสิ่งนี้อีกครั้ง ฉันจะใช้ClickUp Docsและเก็บทุกอย่างไว้ที่ศูนย์กลาง

ฉันจะสร้างวิกิภายในในClickUp Docs เพื่อเก็บรวบรวมข้อมูลบริษัทที่เกี่ยวข้อง โดยให้ทีมที่ต้องการสามารถเข้าถึงได้

ที่สำคัญ ผมจะให้ความรู้นี้สามารถเข้าถึงได้สำหรับ Super Agents และ ClickUp Brain

ด้วยวิธีนี้ หากสมาชิกในทีมติดขัด พวกเขาสามารถถามตัวแทนว่า "@AgentKnowledgeBot, ฉันควรทำอย่างไรในสถานการณ์นี้?" และได้รับคำตอบที่สอดคล้องกันโดยไม่ต้องรอผู้จัดการ

ตัวอย่างจากหน่วยงานเฉพาะ: ด้วยความรู้ที่รวมศูนย์ สมาชิกในทีมสามารถสอบถามตัวแทนเกี่ยวกับวิธีการตั้งค่า DNS ของลูกค้า และได้รับคำแนะนำที่ปรับให้เหมาะสมกับการตั้งค่าของลูกค้านั้นโดยเฉพาะ โดยอิงจากรายละเอียดของลูกค้าที่ได้บันทึกไว้แล้ว

การใช้ตัวแทนในการตอบคำถามโดยไม่ให้ผู้นำเข้ามามีส่วนร่วมช่วยลดปัญหาคอขวดและเพิ่มปริมาณงานที่ดำเนินการได้

ดำเนินการปฐมนิเทศทีมภายใน ClickUp

เมื่อฉันสร้างเอเจนซี่ครั้งล่าสุด ฉันใช้เครื่องมือคอร์สออนไลน์ที่ฉันเขียนโปรแกรมไว้เพื่อฝึกอบรมสมาชิกทีมเกี่ยวกับระบบภายในของเรา อย่างไรก็ตาม มันกลายเป็นเครื่องมืออีกชิ้นที่ต้องอัปเดตเป็นประจำเมื่อกระบวนการของเราเปลี่ยนแปลงไป

หากฉันทำสิ่งนี้อีกครั้ง ฉันจะสร้างการอบรมให้ผู้ใช้งานใหม่ทั้งหมดใน ClickUp

และฉันจะขอยืมรูปแบบที่ฉันเคยประสบมาในช่วงการปฐมนิเทศที่ ClickUp: ก่อนที่จะได้รับสิทธิ์เข้าถึงระบบบางอย่าง ฉันต้องเรียนหลักสูตรภายในที่สร้างขึ้นทั้งหมดภายใน ClickUp นั่นเป็นมาตรการป้องกันที่เป็นประโยชน์สำหรับธุรกิจที่กำลังเติบโตทุกแห่ง

นี่คือวิธีการที่อาจใช้ได้ในหน่วยงานของคุณ:

คุณสามารถใช้เทมเพลตรายการตรวจสอบการปฐมนิเทศของClickUpสำหรับพนักงานใหม่ได้

ทำให้กระบวนการทำการตลาดได้รับการช่วยเหลือจากตัวแทน ไม่ใช่ขับเคลื่อนโดยผู้ก่อตั้ง

ClickUp มีประโยชน์สำหรับการจัดการโครงการการตลาด: โครงการที่ปรับแต่งได้, ระบบอัตโนมัติ, และการมองเห็น

แต่ซูเปอร์เอเจนต์สามารถช่วยคุณทำได้มากขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งในด้านการจัดการเนื้อหา

ได้รับแรงบันดาลใจจากเครื่องมือสร้างเนื้อหาของ ClickUp เอง นี่คือสิ่งที่ผมจะทำสำหรับการตลาดเนื้อหาในเอเจนซี่:

ใช้ ClickUp เป็นระบบช่วยเหลือแบบเบา

คุณยังสามารถใช้ ClickUp เป็นระบบช่วยเหลือได้

ลูกค้าสามารถส่งแบบฟอร์ม ClickUpหรือส่งตั๋วสนับสนุนทางอีเมลได้

จากนั้น ซูเปอร์เอเจนต์สามารถตรวจสอบตั๋ว ดึงบริบทของลูกค้า อ้างอิงฐานความรู้ภายในของคุณ และร่างคำตอบได้

สิ่งนี้สามารถลดเวลาในการให้บริการลูกค้า ปรับปรุงความเร็วในการตอบสนอง และรักษาความสม่ำเสมอในการตอบกลับ

จากมุมมองของลูกค้า พวกเขาจะได้รับการตอบกลับอย่างรวดเร็วด้วยภาษาที่เป็นมิตรกับลูกค้า ซึ่งแก้ไขปัญหาได้อย่างครบถ้วน

ลดปัญหาคอขวดของลูกค้าด้วยการติดตามผลเชิงรุก

เมื่อลูกค้าต้องการแบ่งปันเอกสารหรือทรัพยากรกับคุณ พวกเขาสามารถแบ่งปันผ่านแบบฟอร์ม ClickUp ได้ เมื่อส่งแล้ว คุณสามารถให้ Super Agent ตรวจสอบเอกสารและดำเนินการต่อไปได้

สิ่งที่หน่วยงานส่วนใหญ่เข้าใจได้คือ ลูกค้าเป็นอุปสรรคใหญ่ที่มักทำให้งานล่าช้า

คุณอาจกำลังรอให้ลูกค้าส่งความคิดเห็น แบบฟอร์มการรับข้อมูล หรือทรัพย์สินที่ร้องขอมาเป็นเวลาหลายเดือน (และในบางกรณีอาจเป็นปี)

ซูเปอร์เอเจนต์สามารถช่วยให้คุณติดตามสิ่งที่ลูกค้าต้องการได้อย่างทันท่วงที และช่วยให้คุณติดตามลูกค้าโดยอัตโนมัติ

การบรรจบกันและบริบท

ปัญหาของตัวแทนมักไม่ใช่ "การขาดความพยายาม" แต่เป็นการกระจายตัว: งาน เอกสาร การสนทนา และบริบทของลูกค้ากระจายอยู่ในหลายที่เกินไป

เอเจนซี่แรกของฉันพึ่งพาระบบที่ไม่เชื่อมต่อกันและไม่สามารถสื่อสารกันได้

เมื่อมองย้อนกลับไป มันไม่ได้มีประสิทธิภาพอย่างสมบูรณ์ ข้อมูลบางส่วนซ้ำซ้อน อยู่ในหลายที่และต้องการการบำรุงรักษาในหลายที่ และไม่มีระบบใดที่แบ่งปันบริบท

ฉันไม่มีอะไรที่เหมือนกับที่ ClickUp มีในวันนี้

เมื่อฉันเข้าร่วม ClickUp เป็นครั้งแรก มันเป็นการเปิดโลกทัศน์ที่ได้เห็นว่าองค์กรที่มีพนักงานมากกว่า 1,000 คนใช้ชีวิตอยู่ภายในแพลตฟอร์มเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานอย่างไร การมีช่องทางการสื่อสารภายในในที่เดียว สามารถค้นหาและอ้างอิงงานต่างๆ ในแชท สร้างงานจากการสนทนา และจัดการเอกสารในที่เดียวกันนั้น เป็นสิ่งที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพได้อย่างเหลือเชื่อ

แทนที่จะมีระบบห้าตัวที่ต้องผสานข้อมูลอย่างไม่สมบูรณ์เพื่อแบ่งปันข้อมูล (แต่ไม่ใช่บริบท) ClickUp มีทุกอย่างไว้ในที่เดียว บริบทที่รวมศูนย์ช่วยให้สิ่งต่าง ๆ ไม่สูญหาย และทำให้แน่ใจได้ว่าเมื่อคุณใช้ AI อย่างClickUp Brain มันสามารถดึงข้อมูลจากงาน ความคิดเห็น เอกสารที่เกี่ยวข้อง และการสนทนาที่เชื่อมโยงกับงานได้

สำหรับเอเจนซี่ การรวมตัวกันของข้อมูลทั้งหมดในที่เดียว กลายเป็นพลังที่ทรงพลังเมื่อผสานกับตัวแทนเพื่อทำให้การดำเนินงานและการให้บริการมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ข้อคิดสุดท้าย: ขนาดใหญ่เกิดจากระบบ

หากคุณต้องการเอเจนซี่ที่สามารถขยายได้และขายได้ คุณต้องมีสองสิ่ง: บริการที่ถูกทำให้เป็นผลิตภัณฑ์ และระบบที่ช่วยให้การส่งมอบมีความสม่ำเสมอโดยไม่ต้องพึ่งพาความสามารถพิเศษของผู้ก่อตั้ง

ClickUp 4.0, ClickUp Brain และ Super Agents ไม่ได้มาแทนที่พื้นฐาน แต่ทำให้พื้นฐานเหล่านั้นสามารถทำซ้ำได้

หากคุณต้องการสร้างเอเจนซี่ที่ดำเนินงานได้อย่างราบรื่นโดยที่คุณไม่ต้องอยู่ตรงกลางทุกการตัดสินใจ ให้เริ่มต้นด้วยการรวมศูนย์การส่งมอบองค์ความรู้และการติดตามงานทั้งหมดไว้ใน ClickUp

ลองใช้ ClickUp ฟรี