วิธีรับมือเมื่อคุณทำผิดพลาดในที่ทำงาน

การผิดพลาดเป็นสิ่งที่มนุษย์ทำ. ทุกคนทำผิดพลาดที่ทำงาน.

เกือบทุกองค์กรได้รับผลกระทบในบางช่วงเวลา; มีเพียง1.3% ของทีมที่รายงานว่าไม่เคยประสบปัญหาที่เกิดจากความผิดพลาดของมนุษย์.

ความแตกต่างนั้น ไม่ใช่ระหว่างใครที่ทำผิดพลาดกับใครที่ไม่ทำ แต่เป็นสิ่งที่เกิดขึ้นหลังจากนั้นต่างหาก

ความผิดพลาดคือเหตุการณ์ แต่การตอบสนองของคุณคือทางเลือก ความรับผิดชอบที่คุณยอมรับ ความชัดเจนที่คุณนำมาสู่การสื่อสาร และทางออกที่คุณนำเสนอ ล้วนมีความสำคัญมากกว่าความผิดพลาดนั้นเอง

แล้วคุณจะทำอย่างไรเมื่อเกิดข้อผิดพลาดขึ้น?

มาดูวิธีการจัดการกับข้อผิดพลาดในที่ทำงานและลดการเกิดข้อผิดพลาดซ้ำ โดยไม่ทำลายความไว้วางใจหรือความมั่นใจในระหว่างทาง

ประเภทของข้อผิดพลาดที่พบได้บ่อยในที่ทำงาน

บางข้อผิดพลาดเห็นได้ชัดเจนทันที บางข้อปรากฏขึ้นในภายหลังเมื่อมีบางอย่างเสียหายหรือการสนทนาไม่เป็นไปตามที่คาดไว้ แต่ทั้งหมดนี้สามารถแบ่งออกเป็นสี่รูปแบบที่สามารถคาดการณ์ได้:

1. ข้อผิดพลาดในการสื่อสาร

ความท้าทายในการสื่อสารเกิดขึ้นเมื่อสิ่งที่คุณตั้งใจจะพูดไม่ได้สื่อออกมาในแบบที่คุณคาดหวัง หรือไม่ได้ถูกพูดออกไปเลย

📌 ตัวอย่าง:

2. ข้อผิดพลาดในการทำงานและการดำเนินการ

การพลาดงานและการดำเนินการผิดพลาดจะปรากฏขึ้นเมื่อผลงานที่ส่งมอบไม่ตรงกับสิ่งที่คาดหวังไว้ แต่สิ่งเหล่านี้แทบจะไม่ทำให้คุณถูกไล่ออก

📌 ตัวอย่าง:

3. ข้อผิดพลาดในการดำเนินการและเอกสาร

ข้อผิดพลาดในกระบวนการและเอกสารเกิดขึ้นเมื่อระบบพึ่งพาความจำมากเกินไปแทนที่จะใช้โครงสร้าง พวกมันไม่ค่อยรุนแรงในทันที แต่จะสะสมเพิ่มขึ้นเมื่อเวลาผ่านไปและอาจทำให้เกิดความสับสนอย่างมาก

📌 ตัวอย่าง:

4. ข้อผิดพลาดระหว่างบุคคล

ต่างจากความผิดพลาดในงานหรือกระบวนการ ความผิดพลาดระหว่างบุคคลไม่ได้ปรากฏให้เห็นเสมอไป งานอาจเสร็จสมบูรณ์ แต่มีความรู้สึกบางอย่างที่ไม่ลงตัวในความสัมพันธ์

📌 ตัวอย่าง:

วิธีรับมือกับการทำผิดพลาดในที่ทำงาน

คุณทำผิดพลาดไปแล้ว แล้วจะทำอย่างไรต่อไป? วิธีที่คุณตอบสนองในช่วงเวลาต่อจากนี้มีความสำคัญมากกว่าความผิดพลาดนั้นเสียอีก นี่คือเคล็ดลับปฏิบัติ 6 ข้อ:

ขั้นตอนที่ 1: ใจเย็นและประเมินความเสียหาย

ก่อนที่คุณจะทำอะไร คุณต้องออกจากโหมดตื่นตระหนกเสียก่อน เป็นเรื่องปกติอย่างยิ่งที่คุณจะรู้สึกหงุดหงิด วิตกกังวล หรือมีความรู้สึกด้านลบเกิดขึ้น แต่ความรู้สึกเหล่านี้อาจบดบังวิจารณญาณและส่งผลกระทบต่อสุขภาพจิตของคุณได้

นี่คือสิ่งที่คุณควรทำ:

ขั้นตอนที่ 2: รับผิดชอบอย่างรวดเร็ว

สัญชาตญาณของคุณอาจเป็นการอธิบายว่าทำไมถึงเกิดข้อผิดพลาดขึ้น แต่การเริ่มต้นด้วยบริบทอาจฟังดูเหมือนข้อแก้ตัว แม้ว่าจะเป็นความจริงก็ตาม ดังนั้น สิ่งที่ดีที่สุดที่คุณสามารถทำได้คือยอมรับข้อผิดพลาดว่าเป็นความรับผิดชอบของคุณที่จะต้องแก้ไข

ดังนั้น หยุดสักครู่แล้วพูดกับตัวเองว่า: "ฉันทำผิดพลาดนี้ มันเป็นความรับผิดชอบของฉันที่จะแก้ไข" เมื่อคุณยอมรับความผิดพลาด คุณจะควบคุมขั้นตอนต่อไปได้

ขั้นตอนที่ 3: สื่อสารอย่างชัดเจนกับผู้จัดการของคุณ

ตอนนี้คุณเป็นเจ้าของเรื่องราวแล้ว คุณต้องการที่จะกำหนดรูปแบบมัน นี่คือสิ่งที่คุณต้องทำ:

นี่ช่วยให้คุณทำสามสิ่งได้: ระบุสิ่งที่เกิดขึ้น, แสดงให้เห็นว่าคุณให้ความสำคัญกับการสื่อสาร, และสัญญาว่าจะมีการติดตามผลที่มุ่งเน้นการแก้ปัญหา. มันสร้างความไว้วางใจในขณะเดียวกันที่อาจกำลังถูกทำลาย.

ขั้นตอนที่ 4: เสนออย่างน้อยหนึ่งวิธีแก้ไข

ใคร ๆ ก็สามารถนำปัญหาขึ้นมาพูดคุยได้ สิ่งที่ทีมของคุณต้องการในตอนนี้คือใครสักคนที่สามารถชี้แนวทางไปข้างหน้าให้พวกเขาเห็น

มันไม่จำเป็นต้องสมบูรณ์แบบ; มันแค่ต้องแสดงให้เห็นว่าคุณได้คิดถึงขั้นตอนต่อไปแล้ว

นี่คือสิ่งที่คุณควรทำ:

ขั้นตอนที่ 5: แก้ไขปัญหาโดยทันที

ตัดสินใจเลือกวิธีแก้ปัญหาแล้วหรือยัง? ยอดเยี่ยม

ต่อไปคืออะไร?

แก้ไขปัญหาอย่างรวดเร็ว แม้ว่าจะต้องใช้เวลาเพิ่มเติมในตอนแรกก็ตาม คุณต้องการจำกัดความเสียหายที่อาจเกิดขึ้นและแสดงให้เห็นถึงความมุ่งมั่นของคุณ หากคุณต้องการความช่วยเหลือ โปรดขอความช่วยเหลือ

นอกจากนี้ ให้คิดถึงสาเหตุที่เกิดข้อผิดพลาดขึ้นด้วย กระบวนการเรียนรู้ไม่ชัดเจนหรือไม่? มีช่องว่างในการสื่อสารหรือไม่? มีคำแนะนำใด ๆ ที่ไม่ได้รับการใส่ใจหรือไม่? จดบันทึกสิ่งที่คุณสังเกตเห็นไว้

ขั้นตอนที่ 6: ติดตามผลหลังการแก้ไข

ความรับผิดชอบของคุณไม่ได้สิ้นสุดเพียงแค่การแก้ไขข้อผิดพลาด

การติดตามผลช่วยให้มั่นใจได้ว่าปัญหาได้รับการแก้ไขอย่างแท้จริง และแสดงให้เห็นว่าความผิดพลาดนั้นไม่ได้เกิดขึ้นเพียงครั้งเดียว

ดังนั้น เมื่อทุกอย่างสงบลงแล้ว กรุณาส่งข้อความติดตามผลสั้น ๆ ไปยังผู้ที่ได้รับผลกระทบทุกคน

สวัสดีทุกคน, เพียงแต่กลับมาเพื่อยืนยันว่า [การแก้ไข] ได้ดำเนินการเสร็จสิ้นแล้ว ขอบคุณสำหรับความอดทนของคุณ ฉันยังได้ [อัปเดตกระบวนการ/เอกสาร] เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดเหตุการณ์นี้อีกในอนาคต

ข้อความนี้เป็นการเปิดหน้าใหม่ช่วยปรับปรุงการทำงานร่วมกันในที่ทำงาน และช่วยให้คุณมั่นใจว่าข้อผิดพลาดนั้นจะทิ้งไว้ซึ่งสิ่งที่ดี

ตัวอย่างวิธีการขอโทษอย่างมืออาชีพในที่ทำงาน

นี่คือวิธีขอโทษสำหรับความผิดพลาดอย่างมืออาชีพ👇

1. ไม่ส่งงานตามกำหนดเวลา

หากกำหนดเวลาผ่านไปแล้ว นี่คือวิธีที่จะพูดถึงข้อผิดพลาด:

2. การส่งข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง

ทันทีที่คุณพบข้อผิดพลาดในข้อมูลที่คุณเพิ่งแบ่งปัน คุณต้องการแก้ไขให้ถูกต้องอย่างรวดเร็ว ทุกนาทีที่ข้อมูลที่ผิดพลาดยังคงอยู่ จะสร้างงานและความสับสนให้กับผู้อื่นมากขึ้น

นี่คือวิธีการจัดโครงสร้างคำขอโทษของคุณ:

3. มองข้ามงาน

มีคนคนหนึ่งฝากความหวังไว้กับคุณ แต่คุณกลับลืมไป ในคำขอโทษของคุณ คุณต้องการแสดงให้เห็นว่าสิ่งที่เขาให้ความสำคัญนั้นกลายเป็นสิ่งสำคัญของคุณเช่นกัน และคุณมีแผนที่ชัดเจนว่าจะไม่ให้เกิดความผิดพลาดเช่นนี้อีก นี่คือสิ่งที่คุณควรพูด:

4. การสื่อสารผิดพลาดกับลูกค้า

หากคุณสื่อสารผิดพลาดกับลูกค้าหรือให้บริการที่ไม่ดีแก่ลูกค้า คำขอโทษของคุณต้องแก้ไขข้อเท็จจริงและยืนยันเป้าหมายร่วมกันของคุณอีกครั้ง คำตอบของคุณควรเป็น:

5. ข้อผิดพลาดที่ส่งผลกระทบต่อรายได้

เมื่อคุณทำผิดพลาดที่ส่งผลกระทบต่อรายได้ของบริษัท คุณจำเป็นต้องออกคำขอโทษและแผนการแก้ไขที่ระบุอย่างชัดเจนว่าคุณจะแก้ไขปัญหาอย่างไร ให้ดูตัวอย่างจากสคริปต์ต่อไปนี้:

วิธีก้าวไปข้างหน้าหลังจากทำผิดพลาด

การแก้ไขเสร็จสมบูรณ์แล้ว คำขอโทษของคุณได้ถูกส่งไปแล้ว ตอนนี้มาถึงส่วนที่ยากที่สุด: การก้าวต่อไป

สิ่งนี้จะส่งผลต่อในที่สุดว่าความผิดพลาดของคุณจะส่งผลกระทบต่ออาชีพของคุณอย่างไร และผลกระทบจะกระจายออกไปอย่างไร

นี่คือวิธีที่จะสร้างตัวเองขึ้นมาใหม่หลังจากทำผิดพลาด:

1. สร้างความมั่นใจใหม่

หลังจากทำผิดพลาด สมองของคุณอาจเล่นซ้ำความผิดพลาดนั้นในหัวอย่างต่อเนื่อง ซึ่งอาจเพิ่มความรู้สึกผิด ทำให้คุณกังวล และบั่นทอนความมั่นใจของคุณ สิ่งที่น่ากังวลอย่างมากในขณะนี้คือความผิดพลาดนั้นจะกลายเป็นตัวกำหนดคุณ แต่ความจริงแล้วมันไม่ใช่

คุณต้องการตัดวงจรนี้เพื่อดูข้อผิดพลาดเป็นเหตุการณ์เดียว ไม่ใช่การนิยามความสามารถของคุณ นี่คือสิ่งที่คุณควรทำ:

หากคุณกังวลว่าความผิดพลาดเพียงครั้งเดียวจะบดบังผลงานทั้งหมดของคุณมุมมองของผู้ใช้ Reddit คนนี้อาจช่วยได้:

จากประสบการณ์ของฉัน ฉันคิดว่าผู้คนมักจะจดจำสิ่งดี ๆ ที่คุณทำมากกว่าข้อผิดพลาดเสียอีก พวกเขาคาดหวังว่าทุกคนจะทำผิดพลาดบ้างเป็นครั้งคราว เมื่อฉันเริ่มทำงานครั้งแรก ฉันใช้วิธีการที่ค่อนข้างกล้าและก้าวร้าว มักจะนำตัวเองไปอยู่ในสถานการณ์ที่ท้าทาย ซึ่งหมายความว่าฉันมักจะโดดเด่นในทางที่ดี แต่ก็มักทำผิดพลาดเช่นกัน โดยทั่วไปแล้ว ผู้คนมีแต่สิ่งดี ๆ ที่จะพูดถึงงานของฉัน ไม่มีใครจำข้อผิดพลาดนับสิบที่ฉันเคยทำได้เลย

2. สร้างความไว้วางใจกับทีมของคุณใหม่

ข้อผิดพลาดสามารถสร้างรอยร้าวที่มองไม่เห็นในความไว้วางใจของทีมคุณได้ คำถามที่พวกเขากำลังถามโดยไม่รู้ตัวคือ "สิ่งนี้จะเกิดขึ้นอีกหรือไม่?" คุณต้องการตอบคำถามนั้นด้วยการกระทำที่สม่ำเสมอและคาดเดาได้ ซึ่งจะช่วยปิดรอยร้าวนั้นอย่างถาวร นี่คือสิ่งที่คุณควรทำ:

3. เปลี่ยนข้อผิดพลาดให้กลายเป็นโอกาสในการเรียนรู้

คุณรู้ไหมว่าสัญญาณที่แท้จริงที่สุดของการเรียนรู้จากความผิดพลาดในที่ทำงานคืออะไร?

การปรับทิศทาง อาจเป็นรายการตรวจสอบ การเปลี่ยนแปลงกระบวนการ หรือการนำระบบอัตโนมัติมาใช้เพื่อปกป้องคุณและทีมของคุณในอนาคต

คุณอาจต้องการแชร์การแก้ไขในประชุมหรือช่องทางทีม. พูดถึงปัญหาที่คุณเผชิญและวิธีที่คุณแก้ไข. นี่แสดงให้เห็นว่าคุณเป็นผู้แก้ปัญหา.

💡 เคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญ: ใช้ClickUp BrainGPTเพื่อเขียนข้อความใหม่หลังเกิดข้อผิดพลาด

หลังจากทำผิดพลาดที่ทำงาน คุณไม่อยากอธิบายมากเกินไปหรือสื่อสารน้อยเกินไป

BrainGPT ผู้ช่วยเขียน AI ของคุณ ช่วยคุณปรับโทนข้อความก่อนที่ข้อความจะถูกส่งออกไป

ใช้ BrainGPT เพื่อ:

• เขียนข้อความที่ละเอียดอ่อนใหม่ ให้ฟังดูสงบ รับผิดชอบ และมองไปข้างหน้า
• ลบภาษาเชิงป้องกันหรืออารมณ์ ที่อาจแทรกซึมเข้ามาในช่วงเวลาที่เครียด
• สรุปสิ่งที่ผิดพลาดและสิ่งที่เปลี่ยนแปลง โดยไม่ขอโทษมากเกินไป
• ร่างการอัปเดตติดตามผลที่ชัดเจน โดยเน้นที่การดำเนินการ ไม่ใช่ข้อแก้ตัว

วิธีป้องกันความผิดพลาดในอนาคตในการทำงาน

ความผิดพลาดเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ แต่ระบบที่เหมาะสมสามารถทำให้มันเกิดขึ้นได้น้อยลงมาก งานในปัจจุบันมีปัญหา งานเอกสาร และการสื่อสารกระจัดกระจายอยู่ในเครื่องมือต่างๆ ซึ่งทำให้ง่ายต่อการพลาดข้อผิดพลาด

ClickUp,ที่ทำงาน AI แบบรวมตัวแรกของโลก, รวมเครื่องมือดิจิทัลและกระบวนการทำงานของคุณทั้งหมดไว้ในที่เดียว

มันช่วยให้คุณลดการกระจายงานโดยนำทุกสิ่งที่จำเป็นสำหรับการทำงานมารวมไว้ในที่เดียว

เมื่อทุกอย่างอยู่ในที่เดียว ทีมจะไม่ต้องพึ่งพาความจำ กล่องข้อความเข้า หรือรายการตรวจสอบในใจอีกต่อไป บริบทจะไม่สูญหายระหว่างเครื่องมือต่างๆ ความเชื่อมโยงระหว่างงานจะเห็นได้ชัดเจน ความรับผิดชอบก็ชัดเจนเช่นกัน

และข้อผิดพลาดจะถูกตรวจพบได้เร็วขึ้นเพราะงานสามารถติดตาม ทบทวน และกลับไปแก้ไขได้ง่ายขึ้น

มาดูกันว่า:

1. ใช้รายการตรวจสอบและมาตรฐานปฏิบัติงาน (SOP)

ความผิดพลาดที่เกิดขึ้นซ้ำส่วนใหญ่มักเกิดจากการที่ขั้นตอนสำคัญอยู่ในหัวของคนใดคนหนึ่ง เมื่องานเริ่มรู้สึกคุ้นเคย นั่นคือเวลาที่คุณควรนำมันออกจากสมองและใส่ไว้ในระบบ

ClickUp ทำให้สิ่งนี้เป็นเรื่องง่ายเพราะ SOP เอกสาร และรายการตรวจสอบอยู่ภายในงานโดยตรง

ใช้เทมเพลต SOP ของ ClickUpเพื่อบันทึกวัตถุประสงค์ ขั้นตอน และการส่งต่อข้อมูลเพียงครั้งเดียว จากนั้นนำกระบวนการนั้นไปใช้กับทุกงานหรือโครงการที่เกี่ยวข้อง

รับเทมเพลตฟรี

ด้วยเทมเพลตนี้:

จากนั้น ให้เปลี่ยน SOP ให้เป็นรายการตรวจสอบที่สามารถทำได้จริง หรือชุดของงานย่อยภายในงานนั้นเอง ด้วยวิธีนี้ กระบวนการจะปรากฏขึ้นอย่างชัดเจนเมื่อถึงเวลาที่ต้องทำงานจริง คุณจะไม่สามารถทำเครื่องหมายว่างานเสร็จสมบูรณ์ได้หากยังไม่ได้ดำเนินการตามขั้นตอนทั้งหมด ซึ่งจะช่วยป้องกันการข้ามขั้นตอนที่จำเป็น

⭐ โบนัส: ร่างหรือปรับปรุง SOP ในClickUp Docs จากนั้นใช้ClickUp BrainGPTเพื่อสรุปขั้นตอน แก้ไขคำแนะนำที่ไม่ชัดเจน หรือสร้างรายการตรวจสอบอย่างรวดเร็วจากเอกสารกระบวนการที่ยาว

เอกสาร + BrainGPT ช่วยให้คุณรักษาเอกสารให้ชัดเจน ทันสมัย และง่ายต่อการติดตาม ช่วยลดข้อผิดพลาดที่เกิดจากกระบวนการที่ล้าสมัยหรือไม่ชัดเจน

2. ปรับปรุงการจัดลำดับความสำคัญของงาน

นี่คือสิ่งที่เกิดขึ้นเมื่อลำดับความสำคัญไม่ชัดเจน: ทีมจะหันไปให้ความสำคัญกับความเร่งด่วน การมองเห็น หรือการทำงานโดยคาดเดา งานที่ต้องพึ่งพากันจะเริ่มเร็วเกินไปหรือช้าเกินไป

ผลที่ตามมาคือ งานที่สำคัญถูกเลื่อนออกไป

หากคุณกำลังเผชิญกับภาวะไม่สามารถจัดลำดับความสำคัญได้ เราได้สร้างวิดีโอนี้ขึ้นมาเพื่อช่วยคุณ มันให้คำแนะนำและกลยุทธ์ที่สามารถนำไปใช้ได้จริงเพื่อจัดลำดับความสำคัญของงานในที่ทำงาน 👇

ClickUp Tasksช่วยให้คุณแบ่งงานออกเป็นงานย่อยที่จัดการได้ง่าย

คุณสามารถกำหนดระดับความสำคัญ, วันที่ครบกำหนด, และผู้รับผิดชอบให้กับทุกงานเพื่อให้ความคาดหวังชัดเจน

การพึ่งพาของงานเพิ่มชั้นการป้องกันอีกชั้นหนึ่ง เมื่องานหนึ่งไม่สามารถเริ่มต้นได้จนกว่างานอื่นจะเสร็จสิ้น การพึ่งพาจะป้องกันไม่ให้งานดำเนินไปก่อนเวลาอันควร ซึ่งช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงการทำงานซ้ำอันเนื่องมาจากการขาดข้อมูลนำเข้า

โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับกระบวนการทำงานที่เกิดขึ้นซ้ำ คุณสมบัตินี้ช่วยให้มั่นใจว่าความคืบหน้าจะเกิดขึ้นตามลำดับที่ถูกต้อง

⭐ โบนัส: จับคู่การจัดลำดับความสำคัญของงานกับการสนับสนุนจาก AI ใช้ ClickUp Brain เพื่อสรุปรายการงานอย่างรวดเร็ว ระบุงานที่ล่าช้าหรือติดขัด หรือชี้แจงขั้นตอนถัดไปเมื่อลำดับความสำคัญเปลี่ยนแปลง

3. ดำเนินการทำงานร่วมกันและการสื่อสารแบบเรียลไทม์

คุณถามเพื่อนร่วมงานเพื่อขอความคืบหน้าของงานใน Slack

พวกเขาตอบกลับในภายหลังทางอีเมล โดยแนบไฟล์มาด้วยแต่ไม่ได้ระบุบริบทเกี่ยวกับกรอบเวลาหรือสิ่งที่ต้องพึ่งพา

ผลลัพธ์คืออะไร? งานดำเนินไปข้างหน้าบนพื้นฐานของสมมติฐาน ช่องว่างเล็กๆ ในบริบทกลายเป็นงานที่ต้องทำซ้ำ ความล่าช้า หรือการสื่อสารที่ไม่จำเป็น

นี่คือวิธีที่ความผิดพลาดที่เกิดจากการสื่อสารมักเกิดขึ้น เพราะการสนทนาและการทำงานถูกแบ่งแยกออกเป็นเครื่องมือมากเกินไป

ClickUp Chatแก้ปัญหานี้ได้ มันนำการสนทนาของทีมเข้ามาในพื้นที่ทำงานที่งานของคุณอยู่โดยตรง ช่วยคุณประหยัดเวลาจากการสลับไปมาระหว่างอีเมล แอปส่งข้อความ และความคิดเห็นเพื่อค้นหาบริบทหรือแม้แต่การทำงาน

คุณสามารถทำงานร่วมกันได้ทันทีในพื้นที่กลางที่สามารถค้นหาได้ซึ่งเชื่อมโยงกับงาน

จุดเด่นหลักของ ClickUp Chat คือ 👇

💡 เคล็ดลับจากมืออาชีพ: แทนที่จะพิมพ์คำอธิบายยาวๆ หรืออธิบายขั้นตอนเดิมซ้ำในแชท ให้บันทึกวิดีโอสาธิตหน้าจอสั้นๆ โดยใช้Clips วิดีโอสั้นๆ ที่แสดง วิธีการ ทำสิ่งต่างๆ มักจะช่วยขจัดความคลุมเครือได้มากกว่าข้อความยาวหลายย่อหน้า

ใช้คลิปเพื่อ:

• เดินผ่านขั้นตอนของกระบวนการอย่างชัดเจน
• อธิบายบริบทที่ยากต่อการถ่ายทอดเป็นลายลักษณ์อักษร
• ชี้แจงการแก้ไขหลังจากเกิดข้อผิดพลาดเพื่อไม่ให้เกิดขึ้นอีก
• แบ่งปันคำแนะนำที่สอดคล้องกันกับเพื่อนร่วมทีมหลายคน

เมื่อบันทึกวิดีโอแล้ว ให้เก็บไว้ในClips Hubเพื่อให้ค้นหาและนำกลับมาใช้ใหม่ได้ง่าย เมื่อเวลาผ่านไป จะช่วยสร้างฐานความรู้วิดีโอที่มีน้ำหนักเบา ซึ่งช่วยลดคำถามซ้ำ การดำเนินงานที่ไม่สอดคล้องกัน และข้อผิดพลาดที่เกิดจากการสื่อสาร

4. ถามคำถามเพื่อความชัดเจน

ก่อนที่จะขอคำชี้แจงจากผู้อื่น วิธีที่เร็วที่สุดในการลดความเสี่ยงคือการตรวจสอบว่าคำตอบมีอยู่แล้วหรือไม่

แต่เมื่อมันกระจายอยู่ในแอป ไฟล์ และการสนทนาต่างๆ ก็ง่ายที่จะสูญเสียการติดตามงานที่สำคัญ

ClickUp BrainGPT Enterprise Searchแก้ไขปัญหานี้ด้วยการดึงบริบทเชิงลึกจากเครื่องมือที่เชื่อมต่อทั้งหมดและแอปของบุคคลที่สามของคุณ มันนำเสนอคำตอบที่มีความหมายและปรับให้เหมาะสมซึ่งสะท้อนถึงวิธีการทำงานของคุณจริงๆ

สามารถใช้งานได้ผ่านส่วนขยายเบราว์เซอร์หรือโปรแกรมเสริมบนเดสก์ท็อป Enterprise Search มอบการค้นหาและการดำเนินการแบบรวมศูนย์ทั่วทั้งพื้นที่ทำงานและเว็บของคุณ

คุณสามารถเข้าถึงโมเดล AI ภายนอก เช่น ChatGPT, Claude และ Gemini พร้อมกับความสามารถในการทำงานอัตโนมัติได้ คุณสามารถเข้าใจบริบทและดำเนินการตามนั้นได้โดยไม่ต้องสลับแอป

💡 เคล็ดลับจากมืออาชีพ:ซูเปอร์เอเจนต์สามารถติดตามงานในเบื้องหลังและเข้ามาช่วยเหลือเมื่อมีสิ่งผิดปกติเกิดขึ้น

ใช้ซูเปอร์เอเจนต์เพื่อ:

• ติดธงงานที่ขาดข้อมูลที่จำเป็น เจ้าของ หรือวันที่ครบกำหนด
• ตรวจจับเมื่อการทำงานถูกขัดขวางหรือรอข้อมูลนำเข้า
• การติดตามผลทันทีเมื่อการพึ่งพาไม่ได้รับการแก้ไข
• ความเสี่ยงที่ปรากฏบนพื้นผิวเกิดขึ้นเร็วตามรูปแบบที่พบในภารกิจและโครงการต่าง ๆ

เนื่องจากตัวแทนเข้าใจบริบททั่วทั้งพื้นที่ทำงานของคุณ พวกเขาจึงปรับตัวให้เข้ากับวิธีการทำงานของทีมคุณได้อย่างเหมาะสม ซึ่งทำให้พวกเขามีประโยชน์อย่างยิ่งในการป้องกันข้อผิดพลาดที่เกิดจากการสันนิษฐานและการทำงานเงียบๆ ที่มักหลุดรอดจากการตรวจสอบด้วยตนเอง

ฟังดูดีเกินจริงใช่ไหม?วิดีโอนี้จะแสดงวิธีตั้งค่าSuper Agents ของคุณ 🤯

5. ตั้งค่าการทำงานอัตโนมัติเพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่เกิดซ้ำ

การกระทำซ้ำ ๆ คือจุดที่ความเสี่ยงที่เกิดจากความเหนื่อยล้าเกิดขึ้น และทำให้ระบบการทำงานล้มเหลว. คุณสามารถทำให้การกระทำเหล่านี้เป็นระบบอัตโนมัติเพื่อประหยัดเวลาของคุณ และหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดของมนุษย์.

ด้วยClickUp Automations คุณสามารถทำให้การทำงานซ้ำๆ เป็นอัตโนมัติด้วยกฎง่ายๆ ที่ไม่ต้องเขียนโค้ด

งานบางอย่างที่คุณสามารถทำให้เป็นอัตโนมัติได้คือ:

เมื่อข้อผิดพลาดต้องการการยกระดับ

ข้อผิดพลาดบางอย่างมีขอบเขตที่เกินกว่าจะจัดการได้เพียงลำพัง ซึ่งอาจก่อให้เกิดความเสียหายที่ร้ายแรงเกินไป ต่อไปนี้คือสามสัญญาณที่ควรรู้เมื่อถึงเวลาต้องรายงานต่อผู้บังคับบัญชา:

1. ผลกระทบอยู่นอกเหนือการควบคุมของคุณ

หากข้อผิดพลาดส่งผลกระทบต่อทีมอื่น ระบบที่ใช้ร่วมกัน ข้อกำหนดด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบ หรือความสัมพันธ์ที่สำคัญกับลูกค้า อาจจำเป็นต้องมีการตัดสินใจที่คุณไม่มีอำนาจในการตัดสินใจ แม้ว่าคุณจะเข้าใจปัญหาแล้วก็ตาม คุณอาจไม่มีความสามารถในการมองเห็นหรืออำนาจในการประเมินผลกระทบที่เกิดขึ้นตามมา

การยกระดับปัญหาตั้งแต่เนิ่นๆ ช่วยให้มั่นใจว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เหมาะสมเข้ามามีส่วนร่วมก่อนที่ปัญหาจะลุกลาม นอกจากนี้ยังช่วยป้องกันไม่ให้เกิดการแก้ไขที่มีเจตนาดีแต่กลับสร้างความเสี่ยงใหม่ในส่วนอื่น

ยกระดับเมื่อ:

2. วิธีแก้ปัญหาต้องการทรัพยากรที่คุณไม่มี

บางปัญหาไม่สามารถแก้ไขได้ด้วยแรงพยายามเพียงอย่างเดียว ปัญหาเหล่านี้ต้องการการอนุมัติงบประมาณ ความเชี่ยวชาญเฉพาะทาง การเข้าถึงระบบ หรือการประสานงานข้ามทีมซึ่งอยู่นอกเหนือขอบเขตหน้าที่ของคุณ

การพยายามฝืนทำต่อไปโดยไม่มีทรัพยากรที่เหมาะสมมักจะทำให้การแก้ไขล่าช้าและเพิ่มความเสียหาย การยกระดับปัญหาช่วยให้ผู้นำสามารถขจัดข้อจำกัดได้ แทนที่จะปล่อยให้คุณต้องแก้ไขปัญหาเหล่านั้นเอง

ยกระดับเมื่อ:

3. มีรูปแบบหรือความเสี่ยงเชิงระบบ

ความผิดพลาดเพียงครั้งเดียวอาจเป็นความผิดพลาดของมนุษย์ได้ ความผิดพลาดที่เกิดขึ้นซ้ำ ๆ มักบ่งชี้ถึงกระบวนการที่ล้มเหลว การไม่มีผู้รับผิดชอบที่ชัดเจน หรือช่องว่างในโครงสร้าง หากปัญหาเดิม ๆ ยังคงเกิดขึ้นซ้ำ ๆ แม้จะมีการแก้ไขเป็นรายบุคคลแล้ว ความเสี่ยงก็ไม่ได้จำกัดอยู่เพียงบุคคลเดียวอีกต่อไป

การยกระดับในขั้นตอนนี้เกี่ยวข้องกับการเปิดเผยปัญหาเชิงระบบตั้งแต่เนิ่นๆ ซึ่งควรได้รับการแก้ไขที่ต้นตอ

ยกระดับเมื่อ:

กำจัดข้อผิดพลาดในการออกแบบออกจากงานของคุณด้วย ClickUp

ความผิดพลาดในการทำงานไม่ใช่เรื่องของ "ถ้า" แต่เป็นเรื่องของ "เมื่อไหร่" อย่างไรก็ตาม ความผิดพลาดเหล่านี้ไม่จำเป็นต้องเกิดขึ้นซ้ำอีก ความผิดพลาดในที่ทำงานมักมีสาเหตุมาจากกระบวนการที่ไม่ชัดเจน ขั้นตอนที่ตกหล่น และการสื่อสารที่ขาดตอนระหว่างเครื่องมือที่กระจัดกระจาย

ClickUp's AI ที่ทำงานตามบริบทมอบโครงสร้างให้คุณเพื่อป้องกันข้อผิดพลาดเหล่านี้. นี่คือแพลตฟอร์มครบวงจรที่ช่วยคุณสร้างรายการตรวจสอบและ SOPs เพื่อควบคุมกระบวนการ, ใช้การพึ่งพาของงานเพื่อป้องกันการข้ามขั้นตอน, และตั้งค่าการอัตโนมัติเพื่อจัดการกับการส่งต่อที่ซ้ำซาก.

ด้วย ClickUp คุณสามารถสร้างแหล่งข้อมูลเดียวที่เชื่อถือได้สำหรับทีมของคุณและออกแบบข้อผิดพลาดออกจากงานของคุณ

ลงทะเบียนที่ ClickUp ฟรีเพื่อทำงานให้สำเร็จตั้งแต่ครั้งแรก ✅

คำถามที่พบบ่อย

ไม่จำเป็นต้องเป็นข้อผิดพลาดเล็กน้อยทุกครั้ง แต่คุณต้องรายงานข้อผิดพลาดใด ๆ ที่อาจก่อให้เกิดความเสียหายต่อบริษัท ใช้กฎง่าย ๆ นี้: หากข้อผิดพลาดส่งผลกระทบต่องานของผู้อื่น ลูกค้า กำหนดเวลา งบประมาณ หรือคุณภาพของงานที่ส่งมอบ คุณต้องแจ้งให้ผู้จัดการของคุณทราบ

การคิดมากเกินไปคือสมองของคุณติดอยู่ในลูปของอดีต คุณต้องบังคับให้มันหันไปสู่อนาคต นี่คือสิ่งที่คุณควรทำ: ให้เวลาตัวเองเป็น "ช่วงเวลาแห่งความกังวล" ที่จำกัด เช่น 10 นาที เพื่อรู้สึกถึงความหงุดหงิดหรือความกลัว เปลี่ยนโฟกัสของคุณโดยถามตัวเองว่า: "มีสิ่งเล็ก ๆ ที่สร้างสรรค์อย่างหนึ่งที่ฉันสามารถทำได้ในตอนนี้คืออะไร?" นี่อาจรวมถึงการบันทึกบทเรียนที่ได้เรียนรู้หรือการจัดทำรายการตรวจสอบเพื่อป้องกัน

เริ่มต้นด้วยการยอมรับมัน อย่าปล่อยให้ความผิดพลาดของคุณส่งผลกระทบต่อความเป็นอยู่ของคุณ หรือกลัวผลกระทบที่จะตามมา; พูดอย่างเรียบง่ายและจริงใจว่า "ฉันทำพลาด" และอธิบายผลกระทบที่ความผิดพลาดของคุณมีต่อทีมของคุณ จากนั้นให้มุ่งเน้นไปที่สิ่งที่คุณสามารถทำได้เพื่อปรับปรุงความรับผิดชอบของทีมคุณ ในอนาคต จงกลายเป็นบุคคลที่คาดการณ์ได้และโปร่งใสที่สุดในโครงการ ส่งมอบงานก่อนกำหนด สื่อสารเมื่อจำเป็น และช่วยเหลือเพื่อนร่วมทีมในทุกโอกาสที่คุณสามารถทำได้ สิ่งนี้จะแสดงให้เห็นว่าคุณได้ซึมซับบทเรียนนี้แล้วและค่อยๆสร้างความไว้วางใจของทีมที่คุณสูญเสียไป

ใช่ แต่ขอโทษในส่วนของคุณ ไม่ใช่ทั้งหมดของเหตุการณ์ คุณสามารถพูดอะไรประมาณนี้ได้: "ฉันขอโทษที่พลาดการประชุม ฉันควรถามให้ชัดเจนกว่านี้ตั้งแต่แรก มาโฟกัสที่วิธีที่เราจะแก้ไขปัญหานี้ด้วยกันดีกว่า" นี่แสดงให้เห็นว่าคุณเข้าใจบทบาทของคุณในสถานการณ์นี้และต้องการมุ่งเน้นที่การทำให้ทุกอย่างกลับมาทำงานได้ดี ไม่ใช่โยนความผิดให้ใคร

คุณต้องตั้งระบบที่จะช่วยคุณหลีกเลี่ยงการผิดพลาดในครั้งต่อไป ดังนั้น หลังจากที่คุณแก้ไขข้อผิดพลาดแล้ว ให้ถามตัวเองว่า: "การเปลี่ยนแปลงอะไรหนึ่งอย่างที่อาจทำให้สิ่งนี้ไม่สามารถเกิดขึ้นได้อีก?" จากนั้นให้สร้างมันขึ้นมา คุณสามารถเพิ่มรายการตรวจสอบใน ClickUp, ระบบอัตโนมัติสำหรับการตรวจสอบสองครั้ง, หรือขั้นตอนการตรวจสอบที่จำเป็นใน SOP ของคุณ เมื่อมันกลายเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการทำงานของคุณ คุณก็ทำให้การกระทำที่ถูกต้องกลายเป็นสิ่งที่เกิดขึ้นโดยอัตโนมัติ